Инструкция по делопроизводству в Федеральном государственном учреждении здравоохранения "Федеральный центр гигиены и эпидемиологии" Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека (утв. приказом Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека от 9 сентября 2005 г. N 140)

Приложение

Инструкция
по делопроизводству в Федеральном государственном учреждении здравоохранения "Федеральный центр гигиены и эпидемиологии" Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека
(утв. приказом Федеральной службой по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека от 9 сентября 2005 г. N 140)

1. Общие положения

Настоящая инструкция определяет порядок работы с документами в Федеральном государственном учреждении здравоохранения "Федеральный центр гигиены и эпидемиологии" Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека (далее Центр).

Инструкция по делопроизводству в Центре (далее - Инструкция) подготовлена в соответствии с "Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти", утвержденной приказом Росархива от 27.11.2000 N 68, в соответствии с Государственными стандартами Р 51141-1998 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" и Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (М.: Издательство стандартов, 2003) и "Инструкции по делопроизводству в аппарате Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека", утвержденной приказом Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека от 24.05.2005 N 408.

Инструкция устанавливает общие требования к документированию деятельности и организации работы с документами в Центре: порядок приема, учета, подготовки, оформления, размножения (тиражирования), контроля исполнения, хранения и использования документов.

Делопроизводство в Центре организуется с использованием автоматизированной системы "Делопроизводство", предназначенной для учета и сопровождения документов.

Документационное обеспечение, контроль за соблюдением в структурных подразделениях Центра единой системы делопроизводства, методическое руководство работой с документами, обучение работников основам делопроизводства возлагаются на Общий отдел.

Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в структурных подразделениях Центра возлагаются на их руководителей.

Руководитель структурного подразделения назначает ответственного за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководителя о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

Сотрудники структурных подразделений несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции по делопроизводству, сохранность находящихся у них служебных документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.

Работа с секретными документами осуществляется в соответствии со специальными инструкциями. Обработка секретной информации, подготовка и изготовление копий секретных документов осуществляется только на специальных технических средствах с разрешения руководства Центра. Регистрация секретной почты осуществляется спецчастью.

Права, обязанности и ответственность работников, участвующих в документационном обеспечении Центра и его структурных подразделений, определяются должностными инструкциями.

2. Порядок подготовки и оформления организационно-распорядительных документов ФГУЗ ФЦГиЭ Роспотребнадзора

Приказами Центра оформляются решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы.

Приказы издаются по основной деятельности; по личному составу; об отпусках сотрудников; о командировании сотрудников;

2.1. Порядок подготовки приказов

Проекты приказов печатаются на стандартных бланках установленной формы и представляются на подпись Главному врачу Центра.

Приказ печатаются на бланке установленной формы шрифтом Times New Roman N 14.

Приказ имеют следующие реквизиты:

Наименование учреждения.

Наименование вида документа - приказ.

Дата и номер - указанные реквизиты печатаются центрованным способом.

Дата оформляется цифровым способом: номер состоит из знака "N " и порядкового номера приказа, например:

03.07.2005 N 44

Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал.

Например:

О командировании работников ФГУЗ ФЦГиЭ Роспотребнадзора в г .Омск

Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером N 14 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок.

Например:

"Во исполнение постановления Правительства Российской Федерации от 21 июня 2004 г. N 285 "О неотложных мерах по защите населения Российской Федерации ......."

Преамбула в проектах приказов завершается словом ПРИКАЗЫВАЮ.

Преамбула в приказе может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в пояснении или обосновании.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица Центра.

В том случае, если исполнение действия предписывается конкретному лицу, соответствующий пункт приказа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже, например:

"Заведующему отделом обеспечения санитарного надзора службы Фокину М.В.. "

Как правило, в последнем пункте распорядительной части приказа, указывается фамилия и инициалы должностного лица, на которое возлагается контроль за исполнением приказа в целом. Ответственность за выполнение приказа возлагается Главным врачом Центра на одного из своих заместителей или руководителей структурных подразделений в соответствии с распределением обязанностей.

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или отдельные его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу ..."

Проект приказа должен быть написан ясно, доходчиво, с соблюдением всех грамматических правил. Следует избегать сложных придаточных предложений и большого числа причастных и деепричастных оборотов.

Если в тексте приказа требуется неоднократно упоминать тот или иной объект или то или иное понятие, при первом упоминании о таком объекте (понятии) приводится его полное и в скобках сокращенное наименование (по форме - "далее" -...) или аббревиатура, а в последующем тексте употребляется только его сокращенное наименование, например:

"Государственный научный центр вирусологии и биотехнологии "ВЕКТОР" (далее - ГНЦ ВБ "ВЕКТОР")

В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения ...". . Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, указываются в рассылке, которую исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

Недопустимо применение разных, хотя и равнозначных терминов для обозначения одного и того же понятия в одном документе.

Перечни, списки, положения, уставы, таблицы, графики, образцы бланков и т.п. оформляются приложением к приказу. О наличии приложений к приказу обязательно указывается в распорядительной части.

Каждое приложение должно иметь название, точно соответствующее тексту, содержащемуся в пункте приказа.

Если в тексте приказа дается ссылка ("согласно приложению") или ("приложение"), то в правом верхнем углу первого листа пишется "приложение N " с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение N 1
к приказу
ФГУЗ ФЦГиЭ Роспотребнадзора
от 30.06.2004 N 58

При наличии в тексте приказа формулировки "УТВЕРДИТЬ" (положение, устав, программу, план и т.д.); "Ввести в действие" (типовые требования, форму бланка и т.д.) на приложении в правом верхнем углу пишется слово УТВЕРЖДЕНО со ссылкой на приказ, его дату, номер,

например:

УТВЕРЖДЕНО приказом ФГУЗ ФЦГиЭ Роспотребнадзора от 15.06.2004 N 147

Если приложение одно, то номер приложения не указывается. При наличии нескольких приложений на них проставляется порядковый номер: приложение N 1, приложение N 2 и т.д.

До представления на подпись проект приказа визируется исполнителем (с обязательным указанием инициалов и фамилии, номера телефона); руководителем структурного подразделения, подготовившего документ; руководителями заинтересованных отделов; заместителем Главного врача Центра, курирующего данный вопрос.

Руководители структурных подразделений при визировании проекта приказа проверяют достоверность отраженных в нем фактов, целесообразность и реальность исполнения установленных поручений, соответствие устанавливаемых заданий ранее принятым решениям, а также другие вопросы, входящие в компетенцию подразделения.

При наличии замечаний к проекту приказа визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются
Заведующий отделом организационного обеспечения службы
Личная подпись	С.Н. Куликов
Дата

На визовом экземпляре приказа делается отметка о наличии замечаний.

Отказ от визирования проекта не допускается.

Если в процессе визирования проект приказа был существенно доработан и изменен, исполнитель обязан на окончательном варианте приказа вновь собрать все необходимые визы.

Проект приказа визируется на первом экземпляре на оборотной стороне последнего листа (подписного) документа (перед приложениями).

Виза включает в себя наименование структурного подразделения, должность визирующего, личную подпись, дату, расшифровку подписи.

Проект приказа считается согласованным при наличии всех виз. Завизированный проект приказа передается в Отдел кадров для представления на подпись Главному врачу Центра. Проект приказа представляется на подпись в одном экземпляре.

Проект приказа должен быть отпечатан на бланке установленного образца (приложение N 1).

2.2. Приказы по личному составу

Приказами по личному составу оформляются распорядительные действия руководства Центра, связанные с трудовой деятельностью граждан: прием на работу и увольнение, перевод на другие должности, поощрения и взыскания.

В приказах по личному составу констатирующая часть может отсутствовать. Распорядительная часть начинается с указания фамилии, имени, отчества (полностью) лица, на которое издается приказ. Затем указывается должность, наименование структурного подразделения и далее - глагол, обозначающий действие: назначить, перевести, освободить, объявить благодарность и т.д. Текст заканчивается указанием основания для распорядительного действия.

Формулировки в приказах по личному составу должны точно соответствовать Трудовому Кодексу Российской Федерации.

Приказы по личному составу подписывает Главный врач Центра, или исполняющий его обязанности, назначенный в установленном порядке

Приказы по личному составу оформляются на бланке приказов Центра.

2.3. Приказы об отпусках

Приказы об отпусках сотрудников Центра издаются Отделом кадров в соответствии с графиком отпусков. Сотрудник, которому в соответствии с графиком положен отпуск, подает заявление на имя Главного врача Центра, согласовывает его с руководителем структурного подразделения, курирующим заместителем Главного врача и передает в Отдел кадров для получения разрешения на отпуск у Главного врача Центра. После получения разрешения на отпуск Отдел кадров готовит на сотрудника соответствующий приказ.

В приказах об отпусках констатирующая часть может отсутствовать. Распорядительная часть начинается с указания фамилии, имени, отчества (полностью) лица, на которое издается приказ. Затем указывается должность, наименование структурного подразделения и далее - глагол, обозначающий действие: предоставить очередной отпуск (указывается количество дней отпуска, дата его начала и окончания). Текст заканчивается указанием основания для распорядительного действия.

Формулировки в приказах должны точно соответствовать Трудовому Кодексу Российской Федерации и другим нормативным актам.

Приказы об отпусках подписывает Главный врач Центра.

Приказы об отпусках оформляются на бланке приказов учреждения.

2.4. Служебные письма

Служебные письма Центра готовятся:

- как ответы на запросы различных организаций и обращений граждан;

- как инициативные письма.

- как ответы о выполнении поручений Роспотребнадзора.

Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией Главного врача Центра или его заместителей на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции.

Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений.

Служебные письма печатаются на стандартных бланках Центра формата А4.

Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

Адресование писем оформляется согласно п. 4.8

Подпись в служебных письмах оформляется в соответствии с п. 4.12.

Правила написания наименований федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, учреждений и организаций, должностных лиц указано в приложении N 2.

Если письмо является ответным, то ниже даты и индекса (исходящего номера) обязательно указывается номер и дата документа, на который дается ответ, например: на N 25/31 от 30.06.2004

Письма, подготовленные на бланках или стандартных листах бумаги формата А4, могут иметь заголовок к тексту согласно п. 4.2.

В деловой переписке принята форма изложения текста от 1-го лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение") и от 3-го лица единственного числа (ФГУЗ ФЦГиЭ Роспотребнадзора считает...), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени Центра. Форма изложения текста письма от 1-го лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить") возможна в двух случаях: если письмо оформляется на должностном бланке, либо письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины его написания.

Вступление может содержать:

ссылку на документ (организационно-правовой, распорядительный, нормативный, договорный, информационный или справочно-аналитический) и (или) его отдельные пункты, послужившие основанием для письма;

констатацию факта, события, сложившейся ситуации.

При необходимости ссылок на документы их следует давать в тексте письма.

Если письмо направляется в дополнение к ранее посланному, в нем следует указать номер и дату ранее посланного письма.

При ссылке в тексте письма на какой-либо документ указываются его реквизиты в следующей последовательности: название вида документа, автор, дата, номер документа, заголовок, например:

"В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 01.07.2004 N 100 " Об утверждении Положения ...................."

Основное содержание письма составляют описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства.

Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний.

В письмах должны быть приняты только официально принятые сокращения, обозначения и термины. Наименование учреждений, организаций, должностей, званий, единиц измерения, географические названия и другие должны точно соответствовать официальным названиям.

Отметку о наличии приложений к письмам следует оформлять в соответствии с п. 4.3.

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по центру верхнего поля листа арабскими цифрами.

Перед представлением на подпись проекта письма исполнитель обязан проверить наличие указанных приложений к письму, необходимых виз и количество экземпляров.

Проект письма представляется на подпись с материалами, на основании которых оно готовилось.

3. Правила оформления документов

3.1. Бланки документов

При оформлении документов необходимо всегда учитывать, что юридическая сила официального документа любого вида признается при наличии у него определенных атрибутов внешнего оформления, называемых реквизитами, таких как: бланк установленного образца, подпись должностного лица, дата, регистрационный номер и др.

Основные требования к реквизитам организационно-распорядительных и иных служебных документов устанавливаются ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации", принятый и введенный в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст. 

Документы Центра оформляются на бланках, имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.

Для составления документов используется бланк следующего стандартного размера (ГОСТ 9327. Бумага потребительская. Форматы): А4 210x297 мм

Бланки документов должны быть изготовлены на белой бумаге или бумаге светлых тонов. При изготовлении бланков используется черная краска. Бланки документов должны иметь следующие размеры полей: левое 3,0 см; правое - 1,5 см; верхнее - 2 см; нижнее 2 см.

В Центре установлены следующие виды бланков документов:

общий бланк учреждения;

бланк приказа

Документы, создаваемые от имени двух или более организаций, оформляются без бланка, на стандартных листах бумаги формата А4.

4. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов

4.1. Гриф (пометка) ограничения доступа к документу

Гриф секретности или пометка "Для служебного пользования" с указанием номера экземпляра проставляются на первой странице документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к документам, содержащим секретную и служебную информацию ограниченного распространения.

Гриф секретности (пометка) печатается в правом верхнем углу документа и подчеркивается. Номер экземпляра проставляется ниже грифа секретности (пометки) через 1,5 межстрочных интервала и центрируется по отношению к ним.

4.2. Заголовок к тексту документа

Заголовок составляется ко всем документам, за исключением резолюций, накладываемых Главным врачом Центра и заместителями Главного врача по рассмотренным документам, телефонограмм, телеграмм, извещений и документов, оформленных на бумаге формата А5.

Заголовок должен кратко и точно отражать содержание документа (о чем составлен документ).

Заголовок может отвечать на вопросы "о чем?" ("о ком?") - "О выделении..", "Об изменении...", "Об отмене....", "Об организации...", "О состоянии...." например:

Приказ о создании аттестационной комиссии

Заголовок к тексту письма печатается от левой границы текстового поля. Заголовок состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится.

4.3. Оформление приложений к документу

Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты (название, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметку о согласовании и т.п.)

О наличии приложений к документу указывается в тексте или ниже текста перед подписью.

Отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

В письмах:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывается его наименование, число листов и количество экземпляров.

Приложение: проект ответа в Государственную Думу Федерального

Собрания Российской Федерации на 1 л. в 1 экз.

При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами, при этом знак N перед цифровыми обозначениями не ставится.

Приложение:

1. проект постановления Правительства Российской Федерации " О выделении средств на закупку противотуберкулезных препаратов" на 2 л. в 1 экз. 2. лист согласования на 1 л. в 1 экз.

Если к документу прилагает другой документ, имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение:

письмо Федерального агентства по здравоохранению и социальному развитию от 26.06.2004 N 2111/56 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложения сброшюрованы, то число листов в них не указывается, например: Приложение: программа в 2 экз.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: на 7 л .в 2 экз. только в первый адрес.

Приложения к организационно-распорядительным документам оформляются следующим образом. На первом листе, в правом верхнем углу пишут "Приложение N " с указанием распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение N 1
к приказу главного врача
ФГУЗ ФЦГиЭ
Роспотребнадзора
от 02.07.2004 N 121

Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ N_" печатать прописными буквами, а также центровать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ N 2
к приказу ФГУЗ ФЦГиЭ
Роспотребнадзора
от 05.06.2003 N 154

4.4. Текст документа

Текст документа должен быть ясным, кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации.

Текст печатается на расстоянии 2-3 межстрочных интервалов от заголовка в установленных границах полей.

Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Переносы в текстах официальных документов не ставятся.

4.5. Дата документа

Датой документа является:

- для распорядительных документов, писем или события, зафиксированного в документе - дата его подписания;

- для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения;

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: число месяца, месяц, год. Число месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 23 мая 2003 г. следует оформлять 23.05.2003.

Способ написания даты зависит от характера документа: в нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты (например: 23 мая 2004 г.).

4.6. Регистрационный номер

Требования к оформлению регистрационных номеров изложены в разделе 6 "Регистрация документов".

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя или более организациями, состоит из регистрационных номеров каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе (слева направо).

4.7. Ссылка на номер и дату

Ссылка на регистрационный номер и дату документа используется только в тех видах документов, которые являются ответами на запрос, и включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. Она помещается в специально отведенном для этого верхнем углу левого поля документа.

Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма.

4.8. Адресование документа

Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам.

При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица, их наименования пишутся в именительном падеже.

Например:

Министерство культуры и и массовых коммуникаций Российской Федерации

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия в дательном, инициалы указывают перед фамилией,

Например:

ОАО "Алмаз" Генеральному директору П.С. Никифорову

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.

Например:

Председателю Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации И.О. Фамилия или Генеральному директору объединения "Агропром" В.Д. Иванову

Если служебное письмо адресуется руководителям нескольких однородных организаций, то их следует указывать обобщенно, например:

Руководителям органов управления учреждений здравоохранения Российской Федерации

Если документ будет направлен части однородных учреждений, то адресат излагается в следующей редакции:

Центры гигиены и эпидемиологии в субъектах Российской Федерации (по списку)

При адресовании документа физическому лицу, указывают инициалы и фамилию получателя.

Например:

С.И. Перовой ул. Садовая, д. 23 кв. 42 г. Троицк, Московская обл., 299015

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" для адресатов перед вторым, третьим, четвертым адресами на документах не указывают. При этом каждый экземпляр документа должен быть оформлен и подписан, а адрес, по которому направляется конкретный экземпляр, отмечен.

При направлении письма более чем в четыре адреса, подписывается первый экземпляр письма, ему присваивается номер, письмо размножается в необходимом количестве экземпляров и отправляется в соответствии со списком рассылки. При этом на каждом документе указывают только одного адресата.

В состав реквизита "Адресат" при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 26 сентября 1997 г. N 1239.

Устанавливается следующий порядок написания почтового адреса:

- наименование адресата (наименование организации - юридического лица или имя, отчество, фамилия для физических лиц);

- название улицы, номер дома, номер квартиры;

- название населенного пункта (города, поселка и т.д.);

- название области, края, автономного округа (области), республики;

- страна (для международных почтовых отправлений).

Если письмо адресуется организации, в реквизите "Адресат", указывают ее наименование, а затем почтовый адрес, например:

Российский медицинский университет ул. Островитянова, д. 1, Москва, 117869

Допускается центровать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке, например:

Директору Проектного института Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации И.О. Фамилия

4.9. Согласование (визирование) документа

Согласование документа оформляется визой на документе или грифом согласования.

Согласование может проводиться как внутри Центра (подразделениями и должностными лицами), так и вне его (с подчиненными и сторонними заинтересованными организациями).

Перечень согласующих организаций определяется составлением документа, исходя из его содержания, или предусматривается законодательными и нормативными актами.

Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом и включает личную подпись, должность визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату подписания. Например:

Заведующий отдела организационного обеспечения службы
личная подпись	С.Н. Куликов
21.06.2014

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Заведующий отдела организационного обеспечения службы	С.Н. Куликов
Дата

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Допускается полистное визирование документа и его приложения.

4.10. Утверждение документов

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ заместитель руководителя Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека ______________ И.О. Фамилия 00.00.2004

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, указанием, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО без кавычек), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕНО приказом Министерства здравоохранения социального развития Российской Федерации от 16.06.2004 N 150-01

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, дан в приложении N 3.

4.11. Резолюция

В резолюции даются указания по исполнению документа. В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата, например:

	Петрову Н.М. Федосеевой Н.Ф. Прошу подготовить проект договора с ОАО "Нева"
	Личная подпись	Дата

Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

На документе резолюция пишется от руки соответствующим руководителем на лицевой стороне первого листа на свободном от текста месте.

4.12. Подпись документа

Документы, направляемые в федеральные органы государственной власти, федеральные органы судебной власти, подведомственным организациям, подписываются Главным врачом Центра или его заместителями.

Документы, составленные комиссией, подписывают все члены комиссии, при этом указываются не должности лиц, составивших их, а распределение обязанностей в составе комиссии (председатель и члены).

В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы, фамилия).

В документах (письмах) оформленных на бланке Центра указывается наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись, инициалы и фамилия, например:

Главный врач

личная подпись

И.О. Фамилия

При подписании документа несколькими лицами разных должностей их подписи располагают одну под другой в последовательности соответственно занимаемой должности, например:

Генеральный директор

личная подпись

Ю.Ф. Северин

Главный бухгалтер

личная подпись

Т.М. Тимофеева

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне вертикальными рядами, а подписи и ее расшифровка помещаются под наименованием должности, например:

Заместитель Министра здравоохранения и социального развития Российской Федерации		Заместитель Министра юстиции Российской Федерации
личная подпись	И.О.Фамилия	личная подпись	И.О.Фамилия

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица, с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог "за", подпись от руки "зам" или проставлять косую черту перед наименованием должности.

Подпись располагают ниже текста документа и отметки о наличии приложения.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписавших документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии: Члены комиссии:

личная подпись личная подпись личная подпись

В.Н. Соколов Л.П. Красавина О.И. Рыжов

4.13. Удостоверение документов печатью

На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, ставится печать.

Центр имеет печать с изображением Государственного герба Российской Федерации и со своим наименованием, а также штамп с адресом учреждения.

Печати с наименованием структурного подразделения (без изображения государственной символики) могут иметь только те подразделения, которые получили на это право от Главного врача Центра и зафиксировали его в положении о подразделении.

Гербовой печатью Центра удостоверяются личные подписи Главного врача и его заместителей, если их подпись требует заверения. Примерный перечень документов, на которых ставится печать, приведен в приложении N 4.

Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ.

На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте. Как правило, это место нанесения печати обозначается символом "М.П.", без захвата наименования должности и подписи.

Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым.

Печати и штампы должны храниться в сейфах или металлических шкафах у должностных лиц, на которых возложена ответственность за их правильное использование и надлежащее хранение.

4.14. Заверение копий документов

Заверение копии документа производится для принятия ей юридической силы.

Центр может выдать копии только тех документов, которые создаются в его аппарате.

При решении дел, касающихся приема граждан на работу, удовлетворения их трудовых и других прав, при формировании личных дел допускается изготовление копий документов, выданных другими организациями и необходимых для решения соответствующих вопросов (копии дипломов, свидетельств об образовании, свидетельств о браке и т.д.) в соответствии с действующим законодательством.

При оформлении копии с документа, касающегося прав и интересов граждан, на документе, с которого снята копия, делают отметку о том, кому и когда она выдана, а на самой копии отметку, что подлинник хранится в данной организации.

На первом листе копии документа ставится отметка "Копия". При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют отметку о заверении, которая состоит из заверительной надписи "Верно", должности лица, заверившего копию, его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты заверения,

например:	Верно Начальник общего отдела
	личная подпись	И.О. Фамилия
	07.09.2004.

На копиях исходящих писем и телеграмм, остающихся в деле, дату заверения и должность сотрудника, заверившего копию, допускается не указывать.

При пересылке копии документа в другие организации или выдаче ее на руки заверительную подпись удостоверяют печатью.

Печати ставятся на копиях документов (включая ксерокопии) для удостоверения их соответствия подлинникам.

4.15. Отметка об исполнителе документа

Отметка об исполнителе документа включает фамилию, имя, отчество исполнителя и номер телефона, которая располагается в левом нижнем углу на лицевой или оборотной стороне последнего (подписного) листа, например:

Соловьева	или	Соколов Николай Михайлович
978-77-77		978-00-00

На информационных письмах, направляемых в несколько адресов и подлежащих тиражированию, сведения об исполнителе указываются на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

4.16. Отметка об исполнении документа

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении. При наличии такого документа - ссылку на его дату и номер, отметку "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа должна быть подписана и датирована исполнителем документа, а о направлении его в дело - руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

5. Прием, обработка, регистрация и распределение поступающей корреспонденции

5.1. Порядок обработки входящей корреспонденции

Прием, первоначальная обработка, распределение и регистрация поступающей в Центр корреспонденции производится в централизованном порядке Общим отделом. В процессе первоначальной обработки поступающей корреспонденции проверяются комплектность и целостность документов и приложений к ним, а также наличие необходимых реквизитов.

Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю.

Все конверты (бандероли), за исключением конвертов (бандеролей), имеющих пометку "лично", вскрываются. При обнаружении повреждения конверта (бандероли), при отсутствии документов или приложений к ним составляется акт в 3 экземплярах: первый экземпляр остается в общем отделе, второй приобщается к поступившему материалу, а третий - направляется отправителю документа.

Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документов.

Документы, адресованные Главному врачу Центра, его заместителям, а также руководителям структурных подразделений раскладываются в соответствующие папки в общем отделе для их дальнейшей передачи адресатам.

5.2. Рассмотрение документов

Документы на имя Главного врача Центра, его заместителей и в адрес учреждения, передаются в Общий отдел, где они сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые в соответствии Перечнем документов, не подлежащих регистрации (приложение N 5).

Нерегистрируемые документы передаются в структурные подразделения по назначению.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на: документы, требующие обязательного рассмотрения Главным врачом Центра и его заместителями; документы, непосредственно направляемые в отделы.

Предварительное рассмотрение документов осуществляется исходя из оценки их содержания, на основе установленного в Центре распределения обязанностей между Главным врачом и его заместителями, а также с учетом вопросов, отнесенным к сферам ведения структурных подразделений.

После регистрации в Общем отделе документы передаются для рассмотрения и наложения резолюции Главному врачу Центра и его заместителям.

Документы на имя заместителей Главного врача Центра регистрируются в Общем отделе и передаются им на рассмотрение через секретарей в течение рабочего дня.

Результаты предварительного рассмотрения документов отражаются в резолюциях (п. 4.11.).

После рассмотрения документов Главным врачом Центра и его заместителями они возвращаются в Общий отдел для перенесения резолюции в электронную карточку и постановки на контроль. При этом, если срок исполнения документа (поручения) не зафиксирован в резолюции или самом документе, то действует типовой срок.

Обработка и передача документов исполнителям осуществляется в день их поступления в учреждение или в первый рабочий день (при поступлении документов в нерабочее время).

Документы, исполняемые несколькими отделами Центра передаются им поочередно или одновременно в копиях, если срок исполнения ограничен. Подлинник передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Необходимость размножения документов и количество копий определяется лицом, организующим исполнение.

5.3. Обработка и отправка исходящей корреспонденции

Обработка и отправка документов осуществляется централизованно в Общем отделе в соответствии с Почтовыми правилами.

Документы, предназначенные для отправки, принимаются Общим отделом полностью оформленными, подписанными и зарегистрированными с отметкой о категории почтового отправления (кроме простых отправлений).

Перед упаковкой проверяется правильность оформления документов, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов. Неоформленные или неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку.

Обработка отправляемой корреспонденции включает сортировку и вложение в конверты, определение и проставление стоимости отправления.

Отправлять документы заказной почтой без крайней необходимости не рекомендуется.

Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт.

5.4. Передача документов внутри ФГУЗ ФЦГиЭ Роспотребнадзора

Сотрудники, ответственные за делопроизводство в отделах, два раза в день забирают почту из Общего отдела. Срочная корреспонденция по сообщению Общего отдела получается адресатом немедленно.

Передача документов между отделами осуществляется через лиц, ответственных за делопроизводство. Общий отдел контролирует ход ознакомления с документами и их перемещение.

Документы должны передаваться от одного исполнителя другому с учетом срока исполнения документов.

Прием и передача документов на всех этапах прохождения осуществляется без расписок, но с обязательной отметкой в регистрационной карточке или электронной базе на компьютере, кому передан документ. При этом документы, прошедшие регистрацию в Общем отделе, передаются в другие структурные подразделения только через него или с обязательным уведомлением о передаче.

Каждый сотрудник Центра непосредственно отвечает за сохранность документов, находящихся у него на исполнении.

В случае увольнения, ухода в отпуск, отъезда в командировку или болезни исполнители по указанию руководителя подразделения передают документы другому исполнителю с обязательной отметкой об этом в регистрационной карточке.

5.5. Учет объема документооборота

Учет объема документооборота в Центре, включает в себя подсчет общего количества входящих, исходящих и внутренних документов за определенный период времени.

Показатели объема документооборота используются для определения технологической оснащенности процессов работы с документами, а также анализа различных аспектов управленческой деятельности.

Раздельно учитывается количество входящих, исходящих документов, а также писем граждан.

6. Регистрация документов

6.1. Общие правила регистрации

Регистрация документов - это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические и др.), как исходящие из Центра, так и поступающие из других организаций и от физических лиц.

При помощи регистрации сведения о документах поступают в поисковую систему.

Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние - в день подписания или утверждения.

Основным принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ должен регистрироваться в Центре только один раз. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое, он повторно не регистрируется.

Отдельно регистрируются приказы Центра по основной деятельности и приказы по личному составу в отделе кадров.

Документы регистрируются при помощи электронных средств (компьютеров), машинописного или рукописного заполнения карточек единого образца (приложения N 6, N 7). Сведения, внесенные в карточку, должны обеспечить учет, справочно-информационный поиск, контроль исполнения и анализ документов.

Для удобства регистрации, облегчения поиска документов руководству Центра и каждому структурному подразделению присваивается условный индекс.

Классификатор индексов руководства Центра и структурных подразделений строится в соответствии со структурой учреждения. Он разрабатывается на начало календарного года и доводится Общим отделом до сведения каждого структурного подразделения учреждения.

6.2. Регистрация входящих и исходящих документов

Устанавливается следующий обязательный минимум реквизитов регистрации: автор (корреспондент); название вида документа; дата документа; индекс документа; дата поступления; индекс поступления; заголовок документа или краткое содержание; резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата); срок исполнения; отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и номер документа-ответа).

Состав обязательных регистрационных реквизитов в зависимости от характера документов и задач использования информации может быть дополнен другими реквизитами. Правила заполнения основных реквизитов регистрационной карточки указаны в приложении N 7.

Регистрационный номер и дата поступления документа проставляются в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа.

В регистрационно-контрольной карте электронной базы компьютера отмечается движение документа с момента поступления до его помещения в дело после исполнения.

Исходящий номер документов, подлежащих регистрации в Общем отделе, состоит из индекса отдела, подготовившего документ и через косую черту - порядкового номера.

7. Организация контроля исполнения

7.1. Система контроля исполнения

Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах. Контролю подлежат наиболее важные входящие, исходящие и внутренние документы.

Контроль исполнения документов, а также зафиксированных в них или данных по ним поручений, включает постановку на контроль, проверку своевременного доведения документа или поручения до исполнителя, проверку хода его выполнения, учет и анализ результатов исполнения контролируемых документов, формирование информационно-аналитического массива и информирование руководства.

Контроль исполнения документов строится на базе автоматизированных банков данных и регистрационных картотек.

Обязательному особому контролю исполнения подлежат:

- приказы, распоряжения и другие нормативные документы Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека;

- запросы и обращения членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания;

- письма и документы из министерств и ведомств на имя руководства Центра, требующие ответа Главного врача или его заместителей;

- другие документы по указанию руководства учреждения.

За исполнением остальных документов устанавливается срок контроля, установленный в самом документе, Главным врачом Центра или его заместителями.

Ответственность за организацию контроля и своевременное исполнение поручений, содержащихся в документах, возлагается на заместителей Главного врача Центра, руководителей структурных подразделений и Общий отдел.

Руководители структурных подразделений Центра обеспечивают рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопросов и еженедельное рассмотрение на совещаниях состояния исполнительской дисциплины.

Руководители структурных подразделений Центра являются ответственными исполнителями поручений по контрольным документам. В отдельных случаях по протоколам совещаний ответственными исполнителями могут быть заместители Главного врача Центра.

Ответственный исполнитель обеспечивает своевременное исполнение поручений и качество подготавливаемого документа.

Контроль за исполнением документов осуществляется с момента рассмотрения их Главным врачом, заместителями Главного врача Центра.

Контроль за исполнением входящих документов, адресованных руководству, приказов, писем граждан осуществляет Общий отдел.

Контроль по существу решения поставленных в документах вопросов осуществляют руководители структурных подразделений Центра.

Непосредственный контроль за сроками исполнения документов, поступающих в структурные подразделения, осуществляется сотрудником, назначенным руководителем структурного подразделения.

Контроль за своевременным решением вопросов, поставленных в документах, возлагается на исполнителей.

7.2. Сроки исполнения документов

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях.

Для документов, поступивших из вышестоящих органов государственной власти и внутренних документов - с даты подписания (утверждения) документа, а для документов, поступивших из других федеральных органов исполнительной власти, организаций и обращений граждан - с даты их поступления.

Сроки исполнения документов определяются Главным врачом Центра, его заместителями исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

- с конкретной датой исполнения - в указанный в документе срок;

- без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "срочно" - в 3-дневный срок, имеющие пометку "оперативно" - в 10-дневный срок, остальные - в срок не более 30 дней;

- по запросам депутатов Государственной Думы (депутатскому запросу) - не позднее, чем через 30 дней со дня получения;

- по обращениям граждан, поступившим в Центр - до одного месяца со дня их регистрации.

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и фиксируется в регистрационной карточке и в электронной базе на компьютере.

Изменение срока исполнения производится лицом, установившим этот срок, при наличии объективных причин, изложенных исполнителем. Исполнитель документа должен не менее чем за три дня до истечения срока исполнения документа обратиться к лицу, установившему срок, с просьбой о продлении срока, представив обоснование. Изменение срока должно быть также согласовано с организацией, установившей его, если срок установлен в документе.

Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.

Продление срока исполнения запросов депутатов Государственной Думы Российской Федерации предполагает наличие промежуточного ответа автору запроса с аргументированным обоснованием необходимости продления срока.

Изменение срока документируется: проставляется новый срок, дата изменения и подпись. Изменения вносятся в регистрационные формы - регистрационную карточку и электронную базу в компьютере. Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеет право только вышестоящая организация, организация - автор документа.

Отсутствие своевременной информации о необходимости переноса срока исполнения понимается как подтверждение нормального хода исполнения, обеспечивающего выполнение задания в установленный срок.

Запрещается увеличивать срок исполнения, установленный руководством Центра или определять его с момента поступления документа в структурное подразделение.

7.3. Организация и технология контроля исполнения

Постановка документов на контроль осуществляется Главным врачом Центра и его заместителями.

На входящем документе, подлежащем контролю, при регистрации в Общем отделе ставиться пометка "КОНТРОЛЬ" и указывается срок исполнения. Затем документы передаются в структурные подразделения Центра с регистрационными карточками.

Для контролируемых исходящих инициативных документов, по которым ожидается получение ответа, заводится специальная контрольная карточка или выделяется специальный раздел в справочной картотеке по срокам исполнения.

Приблизительный срок ожидаемого ответа на инициативный документ проставляется на его копии при регистрации (если этот срок не указан в самом тексте документа). Контроль за исполнением инициативного документа осуществляет исполнитель.

В структурных подразделениях Центра ответственный за ведение контроля исполнения документов обязан:

а) ежедневно проверять контрольные карточки в ячейках текущего и двух последующих дней и напомнить исполнителям о приближении срока исполнения;

б) выяснять состояние исполнения документов, перечисленных в сводках общего отдела;

в) докладывать руководителю подразделения о всех случаях возможных задержек и нарушений сроков исполнения документов;

г) фиксировать в контрольной карточке факты напоминаний о приближении или наступлении срока исполнения и необходимые сведения о ходе исполнения;

Ход исполнения документа и результат его выполнения вводится в базу данных автоматизированной регистрации Общего отдела.

Для проверки хода исполнения поручений и документов, поставленных на контроль. Общий отдел делает еженедельные распечатки с напоминаниями руководителям структурных подразделений о приближении сроков исполнения (предупредительный контроль) и о документах, не выполненных в срок.

Руководители подразделений обязаны лично рассматривать указанные сводки и принимать необходимые меры для своевременного исполнения документов.

7.4. Организация исполнения

При рассмотрении документов руководитель структурного подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения.

Обработка и передача документов непосредственным исполнителям осуществляется в день поступления документа в подразделение или, в крайнем случае, на следующий день. Срочные документы передаются немедленно.

Исполнение документа предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование со всеми соисполнителями, представление на подписание (утверждение) руководству Центра, подготовку к пересылке адресату.

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа и передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель составляет список на рассылку.

При оперативном решении вопроса без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе о датах поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа в Центр и к исполнителю), промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), дате и результатах окончательного исполнения. Все отметки делаются на свободных от текста местах.

В случае, когда документ (поручение) должен исполняться несколькими подразделениями совместно, ответственным за исполнение является лицо, названное в качестве исполнителя в резолюции или документе первым.

Ответственный исполнитель обязан организовать исполнение документа в установленный срок путем ознакомления с документом (в течение двух дней) всех исполнителей для принятия совместного решения, которое докладывается руководителю. Ответственному исполнителю предоставляется право созыва соисполнителей, которые обязаны по требованию ответственного исполнителя представлять все необходимые материалы.

Соисполнители в равной мере несут ответственность за своевременное и качественное исполнение документов.

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

При исполнении документов несколькими исполнителями с документа могут сниматься копии. Подлинник документа передается основному исполнителю.

7.5. Снятие документа с контроля

После исполнения документы снимаются с контроля. На документах, снятых с контроля, делается отметка: "В дело; подпись и дата".

Документ считается исполненным и снимается с контроля только после полного решения всех поставленных в нем вопросов и уведомления об этом всех заинтересованных организаций и лиц.

Промежуточный ответ, как и запрос по исполняемому документу, не является основанием для снятия документа с контроля и признания его исполненным.

Документы, представленные на подпись руководству Центра и возвращенные на доработку, не считаются исполненными в срок.

Исполненные входящие контрольные документы представляются в Общий отдел вместе с копией ответа или другими документами, свидетельствующими об исполнении.

Документ снимается с контроля, если он признан утратившим силу.

Руководители структурных подразделений обязаны регулярно проверять состояние исполнительской дисциплины, рассматривать случаи нарушения установленных сроков исполнения.

Данные о состоянии исполнительской дисциплины докладываются на совещаниях у Главного врача Центра.

8. Особенности работы с письмами (обращениями) граждан

Организация и обеспечение централизованного учета писем (обращений) граждан осуществляется Общим отделом Центра.

Контроль за своевременным и полным рассмотрением письменных обращений граждан, поступивших на исполнение в подразделения, осуществляют руководители этих подразделений.

Все письма, поступившие в адрес Центра, подлежат обязательной регистрации в Общем отделе с использованием специальной программы на компьютере, независимо от того, поступили они от заявителей по почте, на личном приеме граждан у Главного врача Центра, его заместителей и руководителей структурных подразделений или через организации.

Рассмотрение, передача на исполнение незарегистрированных жалоб, заявлений, предложений граждан не допускается. Пересылка обращений граждан на рассмотрение в подразделения и лицам, на действия которых поданы заявления или жалобы, категорически запрещается.

Письма, содержащие вопросы, решение которых входит в компетенцию Главного врача Центра и его заместителей, направляются Общим отделом на рассмотрение соответствующим должностным лицам. При регистрации на эти письма заводится регистрационно-контрольная карточка.

Письма граждан, рассмотренные Главным врачом Центра и его заместителями, передаются исполнителям через Общий отдел вместе с регистрационно-контрольными карточками. Повторная регистрация писем граждан в подразделениях не допускается.

Повторными считаются письма, поступившие от одного или разных лиц по одному вопросу, а также жалобы на несвоевременное рассмотрение писем.

На каждое повторное письмо заполняется новая регистрационная карточка.

Делопроизводство в отделах Центра по письмам граждан ведется отдельно от служебных документов.

Письма граждан исполняются в следующие сроки:

- письма, направляемые для окончательного разрешения в другие органы, учреждения, предприятия, организации - 5 рабочих дней;

- письма, которые можно разрешить непосредственно в ФГУЗ ФЦГиЭ Роспотребнадзора, направив разъяснения, отказав или удовлетворив просьбу заявителя - до 15 дней;

- письма, требующие для их разрешения комиссионной проверки с выездом на место, запроса документов, сведений, консультации специалистов или других дополнительных действий - до 30 дней.

В особо сложных случаях, с разрешения Главного врача Центра или заместителя Главного врача, курирующего отдел, на исполнении которого находятся обращения граждан, срок разрешения таких писем может быть продлен, но не более чем на один месяц, с сообщением об этом лицу, подавшему заявление или жалобу.

Сроки рассмотрения писем исчисляются со дня регистрации в Общем отделе.

Еженедельно в структурные подразделения направляются сводки по контрольным письмам граждан, не исполненным в установленный срок.

Общий отдел анализирует поступившие в учреждение обращения граждан и ежеквартально представляет Главному врачу Центра сведения о поступлении и рассмотрении писем граждан.

Письма граждан считаются исполненными лишь после ответа заявителю о принятом решении по существу обращения.

Документы, связанные с рассмотрением письменных обращений граждан, формируются в дела в подразделениях в соответствии с номенклатурой дел.

Информационно-справочную работу по поступившим обращениям граждан ведет Общий отдел.

9. Работа с обращениями и запросами депутатов

Подготовка и направление ответов на обращения и запросы члена Совета Федерации или депутата Государственной Думы осуществляется учреждением в соответствии с Федеральным законом "О статусе депутата Совета Федерации и статусе депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации".

В качестве обращения рассматривается письмо, написанное на бланке члена Совета Федерации или депутата Государственной Думы, имеющее подпись депутата и дату.

Ответ представляется автору обращения безотлагательно (а при необходимости получения дополнительных материалов - не позднее 30 дней со дня получения обращения). К ответу приобщаются запрашиваемые документы или сведения. При этом сведения, составляющие государственную тайну, предоставляются в порядке установленном федеральным законом о государственной тайне.

В случае необходимости проведения в связи с обращением или запросом дополнительной проверки или дополнительного изучения каких-либо вопросов следует сообщить об этом автору обращения или запроса в 3-дневный срок со дня его получения. Окончательный ответ депутату представляется не позднее 30 дней со дня поступления обращения или запроса или иной, согласованный с инициатором запроса, срок.

Прием, обработка и направление поступающих обращений и запросов депутатов осуществляется Общим отделом Центра с установленным порядком работы с поступающими документами.

В структурных подразделениях Центра по обращениям и запросам членов Совета Федерации или депутатов Государственной Думы, в соответствии с указаниями руководства учреждения, оперативно готовятся проекты ответов, а в необходимых случаях проекты поручений соответствующим организациям.

Обращения и запросы депутатов и документы по их рассмотрению формируют в дела в соответствии с номенклатурой дел.

10. Особенности оформления документов, представляемых по каналам электросвязи

10.1. Телеграммы (телетайпограммы)

Телеграммы (телетайпограммы) - обобщенное название различных по содержанию документов, выделенных в связи с особым способом передачи текста. Они направляются в случаях крайней необходимости, когда отправление документа почтой не обеспечит своевременного решения вопроса.

Телеграммы делятся на следующие категории: "Вне категории", "Внеочередные", "Международные", "Срочные", "Обыкновенные". Отметку о категории проставляют в первой строке телеграммы.

Категории и вид телеграммы проставляется составителем и указываются перед адресатом.

При оформлении телеграмм нужно указывать подробный адрес, полностью обеспечивающий доставку телеграммы адресату. Адресная часть телеграммы во всех случаях начинается с города или другого населенного пункта, а затем указывают номер отделения связи (последние три цифры почтового индекса), краткое (или условное телеграфное) название учреждения в именительном падеже, фамилию адресата в дательном падеже, например: ВОЛГОГРАД 100 Лесная 3 НИИ ЛЕКАРСТВЕННЫХ ПРЕПАРАТОВ

Если город является не административным центром, а районного подчинения или сельская местность, то обязательно указание области, района, например: АБАКАН КРАСНОЯРСКОГО ХАКАССКОЙ ....

ПОС СЕВЕРНЫЙ МАГАДАНСКОЙ....

Если телеграмма отправляется разовым адресам, на ней указывается подробный адрес или номер телетайпного аппарата.

Текст телеграммы печатают на одной стороне стандартного листа бумаги формата А4 прописными буквами через два машинописных интервала без абзацев и переноса слов.

Текст излагают кратко и ясно, без союзов, предлогов, если при этом не искажается смысл телеграммы. Отрицание "не" в телеграммах опускать нельзя. Текст печатается без переноса слов, без абзацев, исправлений и не должен превышать 50 слов. Вставки в тексте делать нельзя. Знаки препинания ставятся лишь в том случае, если от них зависит смысл текста: точка - тчк, тире - тире, запятая - зпт, кавычки - квч, двоеточие - двтч, скобки - скб.

Текст ответной телеграммы следует начинать с номера и даты документа, на который дается ответ, без добавлений "На Ваше письмо", "На Ваш запрос".

Текст телеграммы заканчивается точкой. Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрой. Все цифровые данные пишутся в телеграмме словами. Сочетание цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках и марках, в нумерации домов, индексах документов. Словами следует писать и знаки: N - номер или HP, "+" - плюс, "%" - процент и т.д.

Телеграмма должна быть подписана. Подпись ставится в отдельной строке через два интервала от текста. Должность подписавшего телеграмму указывается одним словом, например:

РУКОВОДИТЕЛЬ

СТЕПАНОВ

После текста и подписи проводится черта, под которой указывается структурное подразделение, подготовившее телеграмму, фамилия и телефон исполнителя, регистрационный номер и дата телеграммы. Полное название и адрес Центра при передаче телеграммы по телефону.

Если один и тот же текст телеграммы направляется нескольким адресатам, то при передаче по телетайпу подписывается один экземпляр, на котором указаны адреса. При передаче телетайпограммы более, чем в четыре адреса, к телетайпограмме должен быть приложен текст рассылки, подписанный исполнителем, с указанием адресов. При передаче по телеграфу количество экземпляров должно соответствовать количеству адресатов. Подписывается только один экземпляр телеграммы, остальные - заверяются.

Подтверждением отправки телеграммы (телетайпограммы) является заверенная оператором копия отправленной телеграммы (телетайпограммы).

10.2. Факсограммы

По каналам факсимильной связи передаются документы, требующие срочной передачи информации. К передаче принимаются подлинники и заверенные копии документов.

Требования к составлению и оформлению сообщений, передаваемых с помощью факсимильной связи, определяется видом отправляемого документа-подлинника (письмо, договор, протокол и т.д.). Если документ послан на согласование, то на первом листе документа указывается "проект".

Отправляемые документы должны быть напечатаны четким, контрастным шрифтом или написаны шариковой ручкой черными или темно-синими чернилами.

В том случае, когда документ направляется в сторонние организации, на документе указывается номер факса (с кодом страны, города) получателя.

Регистрация факсограмм, предназначенных для отправки или поступивших в учреждение, осуществляется в установленном порядке.

После передачи информации документы возвращаются исполнителю с отметкой о дате и времени отправки.

Доставка факсограмм в структурные подразделения обеспечивается сотрудниками, ответственными за делопроизводство этих подразделений.

Подтверждением отправки факса является сообщение факсимильного аппарата об успешной его доставке.

10.3. Телефонограммы

Для оперативного решения вопросов с организациями, расположенными в пределах города Москвы, рекомендуется использовать телефонограммы.

Текст телефонограммы передается устно по каналам телефонной связи.

Текст принятой телефонограммы перепечатывается получателем и передается на рассмотрение адресату.

Телефонограммами передаются несложные тексты (приглашения на совещания, заседания и т.д.)

Текст телефонограммы должен быть простым, не превышающим 30 слов. В тексте не должно быть труднопроизносимых слов и сложных речевых оборотов.

Телефонограмма составляется в одном экземпляре и после передачи подшивается в соответствующее дело.

Телефонограммы оформляются на стандартных листах бумаги и содержат следующие реквизиты: название документа, регистрационный номер, дату, текст, подпись, время приема-передачи телефонограммы; должность и номера телефонов передающего и принявшего телефонограмму. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций, которым ее передают, и номера телефонов, по которым она должна быть передана.

Следует проверять правильность записи телефонограммы ее повторным прочтением в конце передачи.

10.4. Сообщения, передаваемые электронной почтой (ЭП)

Одним из средств передачи срочных приказов, писем и других документов Центра, является электронная почта.

Адресат электронной почты получает изображение документа (электронного сообщения) на экране компьютера или в виде копии на бумажном носителе, полученной при помощи печатающего устройства (принтера).

Для передачи сообщения исполнитель передает в Общий отдел установленным образом оформленный документ и указывает, в каком виде документ должен быть отправлен: в виде изображения документа или его текста (к документу объемом более одной страницы должна прилагаться дискета с текстом документа). При направлении документа в сторонние организации, должен быть указан электронный адрес получателя.

Файлы, в которых указан адресат - главный врач или его заместители, направляются (копируются) на электронные носители и/или на бумажном носителе передаются руководителям.

Полученные по электронной почте документы регистрируются в Общем отделе в установленном порядке. При поступлении в Общий отдел оригинала документа, ему присваивается тот же входящий номер, что и документу, полученному по электронной почте.

Файлы, в которых указан адресат - структурное подразделение, направляются (копируются) в выделенные структурным подразделениям директории (папки), расположенные на сервере Центра.

11. Размножение документов

Размножению на множительных аппаратах всех типов подлежат служебные документы несекретных изданий.

Запрещается снятие и выдача копий документов вышестоящих органов, имеющих гриф "Снятие копий запрещено".

Размножение документов с грифом "Для служебного пользования" производится с разрешения спецчасти.

12. Организация документов в делопроизводстве

Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в архив учреждения (далее именуется - архив) в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России.

Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатур дел и формирование дел.

12.1. Составление номенклатур дел

Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в процессе работы учреждения, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура дел составляется в последнем квартале предшествующего года по установленным формам (Приложение N 8 - для структурных подразделений и Приложение N 9 сводная номенклатура дел Центра.

Номенклатура дел структурного подразделения составляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства, согласовывается с Общим отделом, подписывается руководителем структурного подразделения и представляется в Общий отдел учреждения. Номенклатура дел составляется на основе изучения состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе деятельности структурного подразделения. В номенклатуру дел включаются все документы, отражающие деятельность структурного подразделения, кроме печатных изданий. Ведение дел вне номенклатуры не допускается. Номенклатура дел печатается в двух экземплярах. Первый экземпляр сдается в Общий отдел, второй остается в подразделении.

Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в Общий отдел.

Сводная номенклатура дел составляется Общим отделом на основе номенклатур дел структурных подразделений.

Сводная номенклатура дел Центра утверждается главным врачом.

Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае существенных изменений функций и структуры учреждения.

После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения Центра получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения.

Второй используется Общим отделом в качестве рабочего.

Названиями разделов номенклатуры дел учреждения являются названия ее структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Центра.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы учреждения.

Графы номенклатур дел заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в учреждении цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материала", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов (" и т.д., "и др.", "и пр.").

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название федерального органа исполнительной власти или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).

Например: "Документы о проведении тематических выставок (планы, списки, доклады, характеристики экспонатов)".

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.

Например:

"Переписка с Центрами гигиены и эпидемиологии субъектов Российской Федерации об изучении ситуации с......."

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.

Например:

"Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности".

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

Например:

"Переписка с ВНИИ вирусологии по вопросам...................".

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.

Например:

"Переписка с филиалом института (г. Самара) об использовании архивных документов".

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (месяц, квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты).

Например:

"Квартальные планы работы ФГУЗ ФЦГиЭ Роспотребнадзора"

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформлении дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с Федеральной архивной службой России срок хранения.

Для определения сроков хранения документов следует руководствоваться Перечнем документов со сроками хранения Минздрава СССР (М.,1974) и Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений (М.,1989).

В графе 5 "Примечание" указываются название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 1995 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой федеральный орган исполнительной власти для продолжения и др.

Если в течение года в учреждении возникают новые документированные участки работы, не предусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

По окончании календарного года лицом, ответственным за ведение делопроизводства каждого структурного подразделения и учреждения в целом, составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов, частей) отдельно постоянного и временного сроков хранения (приложения N 8, N 9). Эти сведения в обязательном порядке сообщаются в Общий отдел.

В конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

12.2. Формирование дел

Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Формирование дел осуществляется в структурных подразделениях. Ответственность за формирование дел возлагается на специалистов структурных подразделений, ответственных за делопроизводство.

Исполненные документы должны сдаваться исполнителем лицам ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения; помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т.1, "т.2" и т.д.

Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимся к ним приложениями.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

12.3. Оформление дел

Дела Центра подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится сотрудниками структурных подразделений учреждения, в ведении которых заведение и формирование дел, при методической помощи Общего отдела.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме; нумерацию листов в деле; составление листа - заверителя дела; составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела; подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: полное наименование учреждения; наименование структурного подразделения; индекс дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:

- наименование Центра указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования;

- наименование структурного подразделения - записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой; индекс дела, - проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел учреждения;

- заголовок дела - переносится из номенклатуры дел Центра;

- дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами;

- номер описи и дела.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме чистых листов, листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.

Листы дел, состоящие из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

Запрещается вносить заверительную надпись на чистый оборот листа последнего документа или внутреннюю сторону обложки дела. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, то он наклеивается на внутренней стороне обложки дела.

Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности Федеральной службы, с указанием сроков хранения.

На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

12.4. Составление и оформление описей дел

На дела, передаваемые в архив, после их оформления составляется опись.

Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) срока хранения, дела по личному составу (приказы по личному составу, лицевые счета, личные дела)

Описи дел составляются сотрудниками структурных подразделений, ответственными за делопроизводство, под методическим руководством Общего отдела. Ответственность за своевременное и качественное составление описей несут руководители структурных подразделений.

По этим описям документы сдаются в архив Центра. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи Центра, которую готовит Общий отдел.

Описи дел составляются по установленным формам для дел постоянного и временного сроков хранения. Опись дел по личному составу оформляется так же, как для дел постоянного хранения.

Перед внесением заголовков дел в описи проверяются качество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел подразделения. В случае обнаружения отсутствия дел, числящихся по номенклатуре, принимаются меры по их розыску. На необнаруженные дела составляется справка о причинах отсутствия дел, которая подписывается руководителем структурного подразделения и передается вместе с описью дел в архив.

При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером;

- порядок нумерации дел в описи - валовый;

- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

- при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

Например:

Приказы Федеральной службы N 1-42. Том 1;

То же, N 43-91. Том 2.

- графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

В конце описи делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, внесенных в опись.

Опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Опись дел составляется в 3-х экземплярах, один из которых передается в архив, второй остается в структурном подразделении, третий экземпляр должен быть приложен к протоколу заседания экспертной комиссии, на котором она была рассмотрена и одобрена.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

12.5. Организация оперативного хранения документов

С момента заведения и до передачи в архив Центра, дела хранятся по месту их формирования.

Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.

Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в архив учреждения.

12.6. Экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности документов - установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

Экспертиза ценности документов в Центре на стадии делопроизводства проводится:

- при составлении номенклатуры дел;

- в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам;

- при подготовке дел к передаче в архив.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов в учреждении создается постоянно действующая Центральная экспертная комиссия (далее именуется - ЦЭК).

Функции и права ЦЭК (ЭК), а также организация их работы определяются положениями, которые утверждаются Главным врачом Центра (для ЦЭК).

Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях учреждения непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства совместно с ЦЭК (ЭК) под непосредственным методическим руководством архива.

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется:

- отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив Центра;

- отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности";

- отбор документов, подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях;

- выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Центра путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК учреждения.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

12.7. Уничтожение дел с истекшими сроками хранения

Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК (ЭК) учреждения одновременно.

Акт о выделении документов к уничтожению составляется на дела всего Центра. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.

Подлежащие уничтожению дела, увязанные в связки, передаются в контору по переработке сырья. Уничтожение документов без оформления соответствующих актов в структурных подразделениях не допускается.