Приложение N 7. Правила заполнения основных реквизитов регистрационной карточки

Приложение N 7
к Инструкции по
делопроизводству (п. 6.1)

Правила
заполнения основных реквизитов регистрационной карточки

Реквизиты	Пояснения к заполнению
1	2
Корреспондент	При регистрации поступающего документа записывается название организации (лица) - автора документа. При регистрации отправляемых документов записывается название организации (лица) - корреспондента. Допускается применение сокращенного названия организации
Входящий номер Дата поступления	Заполняется при регистрации входящей корреспонденции. В этих графах отмечается дата поступления документа и номер, присвоенный документу при регистрации в Федеральной службе
Номер документа	Номер и дата, присвоенные документу организацией-автором
Дата документа	При регистрации исходящей из Федеральной службы корреспонденции или внутреннего документа в этих графах указывается дата регистрируемого документа и его исходящий номер.
Заголовок дела или краткое содержание	Переносится заголовок, сформулированный на документе.
Резолюция	Переносится с документа основное содержание поручения, автор и дата резолюции, исполнитель.
Срок исполнения*	Проставляется число, месяц, год. При регистрации отправляемого инициативного документа записывается дата ожидаемого ответа.
Отметка об исполнении (на обороте карточки)	Краткая запись решения вопроса по существу: дата и номер ответного документа. Если не требуется составление письменного ответа - запись о том, когда, кем и как решен вопрос.
Дело (на обороте карточки)	Номер дела, в которое подшит документ, в соответствии с номенклатурой. Делается после исполнения документа.

Календарная шкала карточки используется для контроля за сроками исполнения документа: на ней отмечается дата, к которой должен быть исполнен документ.