Приказ Минздрава РСФСР от 10 февраля 1978 г. N 102 "Об утверждении Инструкции по ведению делопроизводства в аппарате Министерства здравоохранения РСФСР" (документ утратил силу)

Приказ Минздрава РСФСР от 10 февраля 1978 г. N 102
"Об утверждении Инструкции по ведению делопроизводства в аппарате Министерства здравоохранения РСФСР"

С целью введения основных положений Единой государственной системы делопроизводства и совершенствования работы с документами в аппарате министерства приказываю:

1. Утвердить Инструкцию по ведению делопроизводства в аппарате Министерства здравоохранения РСФСР и ввести в действие с 1 марта 1978 г.

2. Начальникам главных управлений, управлений и отделов обеспечить ведение делопроизводства в структурных подразделениях в соответствии с инструкцией.

3. Начальнику канцелярии т. Зинковец Л.К.:

3.1. Организовать в I квартале 1978 г. инструктаж работников аппарата министерства по работе с документами в соответствии с инструкцией.

3.2. Провести занятия с секретарями структурных подразделений по изучению инструкции в течение 1978 г.

3.3. Организовать контроль за ведением делопроизводства в соответствии с утвержденной инструкцией.

Министр

В.В. Трофимов

Инструкция
о делопроизводстве в аппарате Министерства здравоохранения РСФСР

1. Общие положения

1.1. Инструкция по ведению делопроизводства в аппарате Министерства здравоохранения РСФСР подготовлена в соответствии с Основными положениями Единой государственной системы делопроизводства, одобренными постановлением Госкомитета Совета Министров СССР по науке и технике от 04.09.73 N 435, ГОСТами на организационно-распорядительную документацию.

1.2. Настоящая инструкция предусматривает:

- установление единой системы делопроизводства в аппарате министерства;

- определение порядка регистрации, прохождения, подготовки, оформления, печатания, размножения и рассылки документов;

- ведение единых работ по контролю за исполнением;

- определение порядка оформления дел в текущем делопроизводстве, их систематизацию и подготовку дел для сдачи в архив.

1.3. Порядок ведения делопроизводства документов, имеющих ограничительные грифы, определен инструкцией, утвержденной приказом Министерства здравоохранения РСФСР от 30.04.74 N 233-ДСП.

Порядок ведения секретного делопроизводства определен специальной инструкцией.

1.4. Ответственность за соблюдение правил ведения делопроизводства, установленных настоящей инструкцией, за состояние делопроизводства в главных управлениях, управлениях и отделах возлагается на руководителей структурных подразделений.

1.5. Начальники структурных подразделений обязаны:

- обеспечить своевременное и правильное исполнение документов и устных поручений руководства министерства;

- не допускать ведения переписки по вопросам, которые можно решить путем переговоров;

- обеспечить сохранность документов в текущем делопроизводстве и своевременную сдачу документальных материалов в архив министерства.

1.6. Непосредственное ведение делопроизводства возлагается на секретарей-машинисток, делопроизводителей или работников, назначенных ответственными за эту работу.

1.7. Методическое руководство и контроль за правильным ведением делопроизводства в аппарате министерства, работа по его дальнейшему совершенствованию возлагаются на канцелярию.

Указания канцелярии по вопросам организации делопроизводства обязательны для всех сотрудников министерства.

1.8. Все работники аппарата министерства и вновь принятые на работу должны быть ознакомлены с настоящей инструкцией.

2. Подготовка служебных документов

2.1. Правила составления и оформления документов

2.1.1. При составлении и оформлении документов необходимо соблюдать ряд требований, обеспечивающих юридическую силу документов, способствующих оперативному исполнению и последующему использованию их в справочных и научно-исторических целях, а также создающих предпосылки для машинной обработки информации и использования ее в автоматизированных системах управления.

2.1.2. Каждый вид документа должен иметь строго определенный комплекс реквизитов (составных частей) и стабильный порядок их расположения:

- приказы печатаются на специальных бланках (приложение N 4);

- протоколы и решения коллегии печатаются на соответствующих бланках (приложения NN 9 и 10);

- письма - на бланках министерства (приложение N 5);

- справки, акты, заключения и т.п. документы печатаются на бланках министерства без указания почтовых реквизитов (приложение N 6).

Письма главного государственного санитарного врача и его заместителей печатаются на специальных бланках (приложения NN 7, 8).

2.1.3. Заголовок к тексту составляется для документов, оформляемых на бланках формата (210х297 мм).

Заголовок должен быть максимально коротким и точным. Формулировать заголовок рекомендуется с помощью отглагольных существительных, отвечая на вопрос "о чем?", "о выделении...", "о ходе выполнения...", "о внесении изменений..." и т.п.

Заголовок формулируется исполнителем.

В документах большого формата или отражающих несколько вопросов наряду с заголовком составляются подзаголовки. Их пишут в левой части листа, не прерывая текста, без красной строки.

Заголовок не проставляется на документах, текст которых печатается на бумаге формата (148х210).

2.2. Адресование документов

2.2.1. При адресовании документов необходимо соблюдать следующие правила:

- документы адресуются в организации или их структурные подразделения.

Например:

Министерство просвещения РСФСР

или

Министерство здравоохранения СССР.

Планово-финансовое управление.

Допускается адресование документов конкретному лицу. Если документ адресуется руководителю организации, то наименование организации должно входить в наименование должности адресата.

Например:

Начальнику Главного управления здравоохранения

Мосгорисполкома т. Ворохобову Л.А.

или

Министерство здравоохранения СССР.

Начальнику Главного управления учебных заведений

т. Исакову Ю.Ф.

2.2.2. В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес.

При адресовании документа в организации и учреждения почтовый адрес указывается после наименования организации.

Например:

Новокузнецкое шахтопроходческое управление комбината "Кузбассшахтстрой".

650086, Кемеровская обл., г. Новокузнецк, пос. Абашево, ул. Кедровая, 3. Если документы адресуются частному лицу, то сначала следует указать полностью почтовый адрес, затем фамилию и инициалы адресата.

432007, Ульяновск, ул. Краснопролетарская, д. 15, кв. 13.

Сидоровой Н.П.

2.2.3. В письмах, адресованных в правительственные, партийные и советские органы, а также в подведомственные организации, почтовый адрес не проставляется.

Например:

Президиум Верховного Совета РСФСР

или

Саратовский обком КПСС.

2.2.4. Документ не должен содержать более 4 адресов. При направлении документа более чем в 4 организации составляется список на рассылку, и на документе указывается один адрес.

2.2.5. Если документ адресуется в несколько однородных организаций, то их следует указывать обобщенно.

Например:

Директорам научно-исследовательских, ректорам медицинских институтов

или

Министерства здравоохранения АССР, краевые, областные отделы здравоохранения, главные управления здравоохранения Ленгорисполкома, Мосгорисполкома и Мособлисполкома.

2.2.6. Каждая составная часть реквизита "Адресат": наименование организации или учреждения, наименование структурного подразделения, наименование должности, фамилия и инициалы, почтовый адрес - печатается с новой строки от одного положения табулятора.

Например:

Министерство социального обеспечения РСФСР.

Начальнику Управления врачебно-трудовой экспертизы.

т. Трофимову К.А.

2.2.7. Письма, направляемые в ЦК КПСС, Президиумы Верховных Советов СССР и РСФСР, Советы Министров СССР и РСФСР, адресуются без указания структурных подразделений, должностей и фамилий.

2.3. Проставление даты

2.3.1. Датой документа является:

- дата подписания - для приказов и писем;

- дата утверждения - для документов, требующих утверждения;

- дата зафиксированного в документе события - для протокола, акта и т.п.

2.3.2. В состав даты входят число, месяц и год. Используются два способа оформления даты в документах.

Например:

8 декабря 1976 г.

или

08.12.76

(ГОСТ 6.38-72, п. 1,5).

2.3.3. Все служебные отметки на документах, связанные с их прохождением и исполнением, должны иметь подпись и дату.

2.4. Согласование и визирование

2.4.1. Согласование является способом предварительного рассмотрения и оценки проекта документа.

2.4.2. Формой согласования проекта документа является визирование.

Виза включает в себя личную подпись визирующего и дату.

Замечания или дополнения к документу излагаются на отдельном листе, о чем делается соответствующая отметка на проекте документа.

В таком случае визы имеют следующую форму:

(подпись) Козлов А.С.

Замечания прилагаются. 18.07.76

2.4.3. Приказы, инструктивные письма, материалы к заседаниям коллегии и т.п. визируются на первом экземпляре.

Исходящие документы (письма и т.п.) визируются на 2-м экземпляре, т.е. на экземпляре, остающемся в структурном подразделении министерства.

2.4.4. Проекты документов, представляемых на подпись министру, визируются исполнителем, начальником отдела, начальником главного управления или управления, заместителем министра.

Если документ по своему содержанию касается нескольких структурных подразделений, он должен быть завизирован начальниками всех заинтересованных главных управлений, управлений.

Проекты приказов организационного характера, проекты других распорядительных документов должны представляться на визу главному юрисконсульту.

2.4.5. Согласование проектов документов с вышестоящими организациями и другими министерствами и ведомствами можно оформлять:

- визированием проекта документа;

- проставлением грифа согласования;

- представлением протокола обсуждения проекта документа на заседании коллегиального органа.

2.4.6. Гриф согласования включает в себя следующие элементы: слово "Согласовано", наименование должности, личную подпись, инициалы и фамилию лица, с которым документ согласован.

Например:

Согласовано.

Зам. министра финансов РСФСР

А.М. Бочко

14.10.76.

2.5. Подписание документов

2.5.1. Основными способами удостоверения документов являются их подписание, утверждение и проставление печати.

Документы подписываются министром, его заместителями, руководителями структурных подразделений и отдельными должностными лицами министерства в соответствии с их компетенцией.

2.5.2. Документы, представляемые в Совет Министров РСФСР в соответствии с постановлением Совета Министров РСФСР от 7.06.55 N 740, подписываются министром, в его отсутствие - первым заместителем.

Главный государственный санитарный врач может подписывать документы в Совет Министров РСФСР в пределах своей компетенции.

2.5.3. Приказы Министерства здравоохранения РСФСР подписывает министр, в его отсутствие - первый заместитель.

Приказы по личному составу подписывает заместитель министра по кадрам.

2.5.4. Документы, направляемые в вышестоящие организации, руководителям других министерств и ведомств, в советские и партийные органы, подписывает министр или его заместители (на должностном уровне адресата).

2.5.5. Служебные письма, адресованные в другие министерства и ведомства, подведомственные организации и частным гражданам, подписывает министр, его заместители, начальники структурных подразделений и отдельные должностные лица в пределах своей компетенции.

2.5.6. От имени министерства документы подписывает министр и его заместители.

Руководители структурных подразделений подписывают документы от имени возглавляемых структурных подразделений, в пределах предоставленных им должностных прав.

2.5.7. Две или более подписей проставляют в том случае, если за содержание документа несут ответственность несколько лиц (акты, финансовые документы и т.п.).

2.5.8. Передача проектов документов на подпись производится:

- министру - через канцелярию министерства;

- заместителям министра - через секретарей;

- начальникам структурных подразделений - через секретарей этих подразделений.

Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку.

2.5.9. Проекты документов представляются на подпись со всеми приложениями и документами, послужившими основанием для их подготовки.

2.5.10. Подписывается, как правило, первый экземпляр документа. В состав подписи входят: обозначение должности лица, подписывающего документ (полное, если документ подготовлен не на бланке, сокращенное на документах, составленных на бланках), личная подпись и ее расшифровка с указанием инициалов и фамилии.

Например:

Зам. министра здравоохранения РСФСР

А.В. Сергеев

или

Зам. министра

А.В. Сергеев

2.5.11. При подписании документов, составленных комиссией, называются не должности лиц, а распределение обязанностей в составе комиссии.

Например:

председатель комиссии

С.Я. Чикин

Члены комиссии

В.А. Лимарев

Н.С. Мальцева

и т.д.

2.5.12. Утверждение - особый способ удостоверения документа после его подписания, санкционирующий распространение действия документа на определенный круг учреждений, должностных лиц, граждан.

Утверждают документы министр, его заместители или руководители структурных подразделений в пределах своей компетенции.

Документы, подлежащие утверждению, приобретают юридическую силу с момента их утверждения.

2.5.13. Утверждению подлежат следующие документы: положения, уставы, отчеты, балансы, штатные расписания, сметы расходов, текущие и перспективные планы, акты и т.п.

2.5.14. Утверждение документа производится 2 способами: грифом утверждения или изданием соответствующего приказа.

Оба способа имеют одинаковую юридическую силу.

Приказ рекомендуется издавать в случаях, когда введение документа требует дополнительных действий.

2.5.15. Элементами грифа утверждения являются: слово "Утверждаю", наименование должности, личная подпись, инициалы и фамилия лица, утверждающего документ, дата.

Например:

Утверждаю

Министр здравоохранения РСФСР

В.В. Трофимов

подпись

14.02.76

При утверждении документа приказом на нем проставляется гриф по форме:

Утверждено

приказом Министерства здравоохранения РСФСР

от 13.03.76 N 107

2.5.16. На документах, требующих особого удостоверения подлинности, на грифе "Утверждаю" ставится гербовая печать.

2.5.17. Каждый документ должен содержать отметку о непосредственном исполнителе. Отметка состоит из фамилии исполнителя и номера его служебного телефона, проставляемых в нижнем левом углу последнего листа документа.

2.6. Порядок оформления приложений

2.6.1 Приложения к документам могут быть трех видов:

- приложения, утверждаемые или вводимые в действие приказом;

- приложения, поясняющие или дополняющие содержание основного документа;

- приложения, являющиеся самостоятельными документами, направляемые с сопроводительным письмом.

2.6.2. Приложения должны иметь все необходимые для документа элементы (наименование, заголовок, подписи лиц, ответственных за содержание, дату, отметки о согласовании, утверждении и т.д.).

2.6.3. Приложения к приказам содержат в верхнем правом углу первого листа отметку с указанием названия приказа, его даты и номера по форме:

Приложение к приказу Министерства здравоохранения РСФСР от ________________ N _______________________

При наличии нескольких приложений на них проставляется порядковый номер: "Приложение N 1", "Приложение N 2" и т.д.

2.6.4. Если документы имеют приложения, упоминаемые в тексте, то отметку о наличии приложений оформляют по следующей форме:

Приложение: на ______________ л. в __________ экз.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и числа экземпляров, например:

Приложение: проект письма в Госкомитет Совета Министров СССР по науке и технике на 1 л. в 1 экз.

Если прилагается документ, имеющий приложения, то отметку о наличии приложения оформляют по следующей форме:

Приложение:
название вида документа и наименование организации или автора,
дата и индекс документа и приложения к нему, всего на			л.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.

2.7. Требования к текстам документов

2.7.1. Проекты постановлений и распоряжений правительства, приказов, инструкций, писем и других служебных документов должны быть всесторонне обоснованы, тщательно отредактированы, согласованы со всеми заинтересованными сторонами.

2.7.2. Документы, издаваемые во исполнение законов, указов, постановлений и распоряжений правительства или распорядительных документов других вышестоящих организаций, должны иметь ссылку на них с обязательным указанием наименования документа, его даты, номера и заголовка.

2.7.3. Текст проекта должен быть изложен логически последовательно, простыми фразами, без сложных придаточных предложений и оборотов.

2.7.4. Тексты документов рекомендуется разделять на 2 основные части.

В первой части излагается обоснование составления документа.

Во второй излагаются выводы, предложения, решения, распоряжения или просьбы.

В отдельных случаях текст документа может содержать одну заключительную часть: приказы - распорядительную часть без преамбулы, письма - просьбы без пояснений.

2.7.5. Текст второй части может быть разделен на разделы, пункты и подпункты.

Каждая из этих частей может быть пронумерована арабскими цифрами, которые включают в себя номера составных частей более высоких ступеней.

Например, разделы: 1, 2, 3, 4 и т.д., пункты (номера разделов и пунктов отделены точками): 1.1; 1.2; 2.1; 2.2; 2.3; 3.1; 3.2; 3.3; 4.1; 4.2 и т.д.;

подпункты (по тому же принципу): 1.1.1; 1.1.2; 1.1.3; 1.2.1; 1.2.2; 1.2.3 и т.д. (в соответствии с ГОСТ 1.5-68).

2.8. Особенности подготовки и оформления документов, направляемых в ЦК КПСС и Совет Министров РСФСР

2.8.1. Документы, направляемые в ЦК КПСС, должны готовиться и оформляться в соответствии с постановлениями ЦК КПСС по этому вопросу.

При подготовке и оформлении документов, направляемых в Совет Министров РСФСР, следует руководствоваться постановлением Совета Министров РСФСР от 7.06.55 N 740 "Об организации работы в Совете Министров РСФСР", постановлением Совета Министров РСФСР от 30.09.61 N 1238 "О мерах по улучшению делопроизводства в учреждениях и организациях РСФСР", постановлением Совета Министров РСФСР от 28.10.77 N 552 "О мерах по дальнейшему совершенствованию порядка оформления, отбора и представления документов, информационных и справочных материалов в Совет Министров РСФСР".

2.8.2. В документах, направляемых в ЦК КПСС и Совет Министров РСФСР, должны излагаться вопросы, которые требуют решения ЦК КПСС или Совета Министров РСФСР.

Проекты документов должны быть согласованы с заинтересованными структурными подразделениями министерства и другими ведомствами в соответствии с требованиями п. 2.4.4 настоящей инструкции.

2.8.3. Документы, направляемые в ЦК КПСС, не должны превышать 3-5 страниц, а по крупным вопросам - 8 страниц машинописного текста.

Документы, направляемые в Совет Министров РСФСР, не должны превышать 2 страниц. По вопросам, требующим глубокого анализа и обоснования предложений, размеры писем не должны превышать 5 страниц.

2.8.4. Проекты постановлений и распоряжений Совета Министров РСФСР печатаются по установленной форме (приложение N 11).

2.8.5. В сопроводительных письмах к проектам постановлений и распоряжений Совета Министров РСФСР должно быть изложено обоснование вносимых предложений.

В необходимых случаях в конце письма перечисляются учреждения и организации, с которыми согласован вносимый проект, с указанием в скобках с кем именно - должность, инициалы, фамилия.

Например:

"... с Министерством финансов РСФСР (зам. министра т. Бочко А.М.) согласовано".

2.8.6. Проекты постановлений и распоряжений Совета Министров РСФСР визируются министром.

Приложения к проекту постановления или распоряжения оформляются в соответствии с п. 2.6 настоящей инструкции и визируются начальниками главных управлений и управлений, подготовившими проект.

2.8.7. При одновременном направлении документов в ЦК КПСС и Совет Министров РСФСР для каждого адресата печатается первый экземпляр.

Порядок адресования документов определен п. 2.2.7 настоящей инструкции.

2.8.8. Документы, отправляемые в Совет Министров РСФСР, регистрируются и отправляются только канцелярией.

Документы, отправляемые в ЦК КПСС, подписанные министром, регистрируются и отправляются канцелярией, подписанные заместителями министра, регистрируются и отправляются структурными подразделениями, подготовившими документ.

Документы, адресованные в ЦК КПСС и Совет Министров РСФСР представляются на подпись в соответствии с требованием пп. 2.5.2, 2.5.8, 2.5.9 настоящей инструкции.

2.8.9. Документы, представляемые в ЦК КПСС, печатаются через 2 интервала.

2.9. Особенности подготовки и оформления приказов

2.9.1. Приказы являются основным видом распорядительных документов, издаваемых Министерством здравоохранения РСФСР.

2.9.2. Право издания приказов принадлежит министру здравоохранения РСФСР. В его отсутствие - первому заместителю (см. п. 2.5.3).

Приказы, подписанные министром или его заместителями, называются приказами Министерства здравоохранения РСФСР.

2.9.3. Приказы издаются, если организация исполнения постановлений, распоряжений и др. распорядительных документов требует осуществления дополнительных мероприятий.

Обязательному оформлению приказами подлежат:

- объявление постановлений и распоряжений Совета Министров РСФСР, Указов Президиума Верховного Совета РСФСР, касающихся деятельности Министерства здравоохранения РСФСР;

- руководящие указания по основным вопросам деятельности, имеющим постоянный характер и обязательные к исполнению для всех органов, учреждений, организаций и предприятий здравоохранения;

- утверждение и введение в действие положений, инструкций, правил и т.п.;

- итоги работы министерства или отдельных отраслей деятельности, объявление результатов ревизий;

- прием на работу, перевод на другую работу или увольнение работников, поощрение и наложение дисциплинарных взысканий на работников номенклатуры министерства.

2.9.4. Проекты приказов готовятся по поручению руководства министерства и по инициативе структурных подразделений.

2.9.5. При подготовке проектов приказов исполнитель обязан проверить, какие распорядительные документы издавались ранее по этому вопросу, в какой мере они утратили силу и требуют замены.

В соответствии с этим в проекте приказа необходимо предусмотреть мероприятия, обеспечивающие выполнение невыполненных пунктов ранее изданных документов.

2.9.6. При необходимости в преамбуле следует в сжатой форме охарактеризовать сначала положительные, затем отрицательные стороны обсуждаемого вопроса, иллюстрируя их примерами, статистическими и др. данными, характеризующими главные положения констатации.

2.9.7. В приказах о приеме на работу, переводе на другую работу, увольнении и т.п. фамилия, имя и отчество работника указывается полностью.

2.9.8. Распорядительная часть приказа начинается словом "Приказываю" и, как правило, разбивается на пункты и подпункты, которые необходимо строго систематизировать по значимости не только указываемых мероприятий, но и наименований подведомственных организаций и отдельных исполнителей, которым адресуется задание. Нумерацию пунктов и подпунктов производить в соответствии с п. 2.7.5 настоящей инструкции.

2.9.9. Все мероприятия и задания, предусматриваемые распорядительной частью, должны иметь конкретных исполнителей и сроки исполнения.

2.9.10. В последнем пункте распорядительной части указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

2.9.11. Отдельным пунктом в конце приказа дается перечень распорядительных документов, утративших силу.

2.9.12. Приказы, издаваемые совместно с другими министерствами и ведомствами, готовятся, визируются и подписываются в количестве, соответствующем количеству авторов подготовленного проекта.

2.9.13. Порядок оформления приложений к приказам определен п. 2.6.3 настоящей инструкции.

Визирование приказов производится в соответствии с пп. 2.4.3; 2.4.4 настоящей инструкции.

2.9.14. Главный юрисконсульт при визировании проектов приказов имеет право вносить необходимые редакционные поправки, а также требовать от исполнителей уточнения отдельных формулировок и дополнительного согласования проекта документа с заинтересованными должностными лицами.

Главный юрисконсульт обязан проверить целесообразность издания приказа, соответствие проекта приказа действующему законодательству и постановлениям правительства.

При несогласии с проектом приказа главный юрисконсульт излагает свои замечания.

2.9.15. Приказы, являющиеся дополнением к ранее изданным приказам, должны иметь соответствующую оговорку:

"В дополнение к приказу Министерства здравоохранения РСФСР от _____________ N ________________ и т.д.

2.9.16. Представление приказов на подпись производится в соответствии с пп. 2.5.3; 2.5.8; 2.5.9 настоящей инструкции.

2.9.17. Порядок регистрации приказов определен п. 4.1.6 настоящей инструкции.

2.9.18. Вносить добавления или изменения в текст подписанного приказа допускается только с разрешения лица, подписавшего приказ. Внесение поправок или дополнений, меняющих содержание и смысл приказа или отдельных пунктов, может быть осуществлено только приказом.

При обнаружении в изданном приказе ошибок, не меняющих смысла и содержания, поправки могут быть сделаны за подписью начальника канцелярии.

2.9.19. Подписанные приказы хранятся в канцелярии, в управления и отделы не выдаются.

2.9.20. Рассылка приказов производится канцелярией по разнарядке, подготовленной исполнителем приказа.

Канцелярия проверяет правильность составления разнарядки и при необходимости вносит в нее дополнения и изменения. Рассылаются приказы без сопроводительных писем.

Оформление размножения приказов производится в соответствии с приказом Министерства здравоохранения РСФСР от 18.01.77 N 42-ДСП. Начальник канцелярии министерства несет ответственность за своевременное размножение и рассылку приказов.

2.9.21. Главные управления, управления и отделы министерства полученные экземпляры приказов хранят в течение всего времени их действия.

2.10. Подготовка инструкций, инструктивных и служебных писем

2.10.1. Инструкции издаются в целях установления правил, регулирующих организационную, финансовую и другие специальные стороны деятельности аппарата министерства и органов, учреждений и организаций здравоохранения на местах. Право издания инструкций принадлежит министру здравоохранения РСФСР.

2.10.2. Инструкции утверждаются в соответствии с порядком, установленным п. 2.5.14 настоящей инструкции.

В конце текста инструкции подпись не ставится.

2.10.3. Инструктивные письма издаются во исполнение распорядительных документов вышестоящих органов, если организация их исполнения не требует дополнительных мероприятий и конкретизации.

2.10.4. Инструктивными письмами министерства:

- доводится до сведения органов здравоохранения и разъясняется порядок применения действующих законов и постановлений правительственных органов;

- объявляются директивные указания других министерств и ведомств, обязательные для исполнения органов, организаций, учреждений здравоохранения;

- устанавливается проведение мероприятий разового значения, подлежащих выполнению органами здравоохранения.

2.10.5. Министерство ведет переписку с вышестоящими и подведомственными организациями и другими министерствами и ведомствами, а также гражданами в пределах своей компетенции.

Служебные письма, как правило, составляются по одному вопросу и не должны превышать 2 страниц машинописного текста.

2.10.6. Для оформления идентичных управленческих действий рекомендуется использовать трафаретные письма.

Тексты трафаретных писем разрабатываются структурными подразделениями. Форма писем должна соответствовать требованиям ГОСТа 6.38-72 "Система организационно-распорядительной документации. Основные положения" и ГОСТа 6.39-72 "Система организационно-распорядительной документации "Формуляр-образец".

2.10.7. Указание - вид документа, которым определяется проведение каких-либо работ в аппарате министерства, подписывается министром или его заместителем.

2.11. Телеграммы, телетайпограммы и телефонограммы

2.11.1. Телеграммы и телетайпограммы посылаются в случаях крайней необходимости.

2.11.2. Текст телеграммы должен излагаться предельно кратко, без союзов, предлогов и знаков препинания, если это не искажает содержания.

2.11.3. Подпись пишется с новой строки. Наименование должности лица, подписавшего телеграмму, пишется одним словом.

Например:

ЗАММИНРОСМИНЗДРАВ Сергеев

В телеграммах, подписанных министром или его заместителями, в правом верхнем углу печатается слово "Правительственная".

После текста и подписи проводится черта, под которой указывается адрес министерства, регистрационный номер и дата.

2.11.4. Текст ответной телеграммы следует начать с номера и даты документа, на который дается ответ, без добавлений "На Ваше письмо", "На Ваш...".

Например:

"На N 48/50 от 16 марта документы 15 марта N 12/167 высланы адрес облздрава".

2.11.5. При адресовании телеграммы после наименования административного центра следует указывать 3 последних цифры почтового индекса.

Например:

Петрозаводск 660 Минздрав

К наименованиям, однозначным для нескольких пунктов, районных центров и городов, не являющихся республиканскими, краевыми и областными центрами, необходимо добавлять наименование края или области.

2.11.6. Телеграммы с одинаковым текстом, адресованные нескольким адресатам, оформляются и сдаются на отправку в количестве, соответствующем количеству адресатов.

2.11.7. При оформлении телетайпограммы подписывается один экземпляр, на котором адреса указаны в виде списка.

2.11.8. Все поправки в тексте телеграммы должны быть оговорены и заверены лицом, подписавшим телеграмму.

2.11.9. Телетайпограммы оформляются и подписываются, так же, как телеграммы.

2.11.10. Телефонограммы передаются для оперативного решения служебных вопросов.

В тексте телефонограммы не должно быть труднопроизносимых слов, словосочетаний и сложных речевых оборотов.

В конце текста указывается должность и фамилия лица, подписавшего телефонограмму, фамилия, номер телефона сотрудника, передавшего и фамилия принявшего телефонограмму.

2.12. Порядок работы с письмами депутатов Верховных Советов СССР и РСФСР

2.12.1. Работа с письмами депутатов Верховных Советов СССР и РСФСР должна проводиться в соответствии с постановлением Президиума Верховного Совета СССР от 12.04.68 "О порядке рассмотрения писем депутатов Верховного Совета СССР", постановлением Президиума Верховного Совета РСФСР от 15.07.68 "О порядке рассмотрения писем депутатов Верховного Совета РСФСР", приказом Министерства здравоохранения РСФСР от 31.11.69 N 309 "О порядке работы с письмами депутатов Верховных Советов СССР и РСФСР".

2.12.2. Письма депутатов Верховных Советов СССР и РСФСР, адресованные в Министерство здравоохранения РСФСР, докладываются министру.

Письма, адресованные должностным лицам, рассматриваются теми работниками министерства, которым они адресованы.

2.12.3. Все письма депутатов Верховных Советов СССР и РСФСР берутся на контроль.

Письма депутатов Верховных Советов СССР и РСФСР не могут быть сняты с контроля до тех пор, пока депутатам не будет сообщено об окончательных результатах рассмотрения письма, независимо от того, содержит или нет письма депутата просьбу о подобной информации.

2.12.4. Ответы депутатам Верховных Советов СССР и РСФСР направляются за подписью министра или тех работников министерства, на чье имя поступило письмо депутата.

2.13. Особенности работы с предложениями, заявлениями и жалобами граждан

2.13.1. Работа по рассмотрению предложений, заявлений и жалоб, поступивших в Министерство здравоохранения РСФСР, производится в соответствии с требованиями постановлений ЦК КПСС от 29.08.67 "Об улучшении работы по рассмотрению писем и организации приема трудящихся" и от 4.05.76 "О дальнейшем совершенствовании работы с письмами в свете решений XXV съезда КПСС", Указа Президиума Верховного Совета СССР от 12.04.68 "О порядке рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан" и протокольного решения Президиума Совета Министров РСФСР от 7.05.76 (протокол N 15) "О мерах по выполнению постановления ЦК КПСС "О дальнейшем совершенствовании работы с письмами трудящихся в свете решений XXV съезда КПСС" и приказов Министерства здравоохранения СССР и Министерства здравоохранения РСФСР, издаваемых по этому вопросу.

2.13.2. Ответственность за организацию работы по рассмотрению писем граждан и осуществление контроля за их исполнением в аппарате министерства возлагается на отдел писем.

2.13.3. Ответственность за организацию работы по рассмотрению предложений, заявлений и жалоб граждан в главных управлениях, управлениях и отделах министерства несут их руководители.

2.13.4. Делопроизводство по письмам трудящихся и служебной документации ведется раздельно.

2.13.5. Письма трудящихся, адресованные в министерство, структурные подразделения или конкретным должностным лицам, передаются экспедицией в отдел писем (см. пп. 3.1.2, 3.1.3).

2.13.6. В отделе писем предложения, заявления и жалобы граждан регистрируются на карточки (приложение N 12), кроме того на каждое письмо заводится карта учета рассмотрения писем трудящихся РИВЦа для последующей машинной обработки.

2.13.7. Письма и телеграммы о срочной медицинской помощи, жалобы, связанные со смертью, письма по принципиальным вопросам организации работы органов и учреждений здравоохранения докладываются руководству министерства, наиболее серьезные жалобы передают в канцелярию для доклада министру.

2.13.8. Предложения, заявления и жалобы трудящихся, требующие организации проверки или рассмотрения в аппарате министерства, передаются в соответствующие главные управления, управления и отделы в день поступления.

2.13.9. Письма трудящихся, поступившие в министерство не по назначению, в 5-дневный срок должны быть направлены по принадлежности в соответствующие учреждения с одновременным извещением об этом заявителя.

2.13.10. Предложения, заявления и жалобы, рассматриваемые в аппарате министерства, должны быть разрешены в месячный срок, а не требующие дополнительной проверки - не позднее 15 дней со дня их поступления в министерство.

2.13.11. В случаях, когда для разрешения заявления или жалобы необходимо проведение специальной проверки, получения дополнительных материалов и т.п., сроки исполнения могут быть продлены руководством министерства на 1 месяц, о чем необходимо поставить в известность заявителя.

2.13.12. Запрещается направлять жалобы на рассмотрение тому должностному лицу, на действия которого подана жалоба.

2.13.13. Заявление или жалоба считается законченной только в том случае, когда разрешены все поставленные вопросы и о принятом решении сообщено заявителю.

Письма трудящихся, поступившие в министерство через правительственные, партийные, советские органы, от депутатов Верховных Советов СССР и РСФСР, органы печати и взятые на контроль, считаются исполненными после того, как о результатах рассмотрения сообщено заявителю и в организацию, через которую они поступили.

2.13.14. Письма трудящихся снимаются с контроля начальниками структурных подразделений.

2.13.15. Повторными считаются письма, поступившие от одного или различных лиц, по одному вопросу, а также жалобы на несвоевременное рассмотрение писем.

На каждое повторное письмо выписывается новая регистрационная карточка для справочной картотеки.

2.13.16. Дублированными считаются письма одного лица, по одному вопросу, поступившие через различные организации и органы печати, если первое письмо находится на исполнении.

2.13.17. Регистрация писем, организация их прохождения, подготовка ответов, визирование, подписание и оформление исходящей почты по письмам трудящихся производятся в соответствии с требованиями настоящей инструкции и временной рабочей инструкцией отдела писем.

2.13.18. Регистрационные карточки на дублированные письма не заводятся, об их поступлении делаются соответствующие пометки в регистрационной карточке на основное письмо.

Письма приобщаются к материалам, находящимся на исполнении.

2.14. Порядок подготовки оформления материалов к рассмотрению на заседании коллегии

2.14.1. Коллегия работает в соответствии с положением от 21.02.53.

К 1-му числу последнего месяца квартала члены коллегии и начальники структурных подразделений представляют секретарю коллегии перечень вопросов для включения в план работы коллегии на следующий квартал.

Проект плана коллегии на предстоящий квартал представляется на рассмотрение и утверждение до 20 числа последнего месяца квартала.

Дополнительные вопросы включаются в повестку заседания коллегии только по указанию председателя коллегии.

2.14.2. Вопросы, обсуждаемые на заседаниях коллегии, оформляются протоколами (приложение N 9).

По результатам обсуждения издаются решения коллегии, приказы и письма.

2.14.3. Материалы к заседанию коллегии представляются секретарю коллегии в 2 экземплярах не позднее, чем за 10 дней до дня заседания.

Объем проекта решения, приказа, письма не должен превышать 5-8 страниц.

2.14.4. Материалы к заседанию коллегии должны быть завизированы в установленном порядке, как документы, представляемые на подпись (см. пп. 2.4.2; 2.4.3; 2.4.4).

2.14.5. В случае непредставления материалов в установленный срок вопрос может быть снят с рассмотрения председателем коллегии с соответствующим обсуждением и выводами коллегии.

В случае невозможности по каким-либо причинами представить материал к заседанию коллегии в установленный срок или если необходимость обсуждения вопроса отпала, лицо, ответственное за подготовку материала, обязано не позднее, чем за 10 дней до заседания коллегии, доложить об этом председателю коллегии.

2.14.6. Начальники главных управлений, управлений и отделов одновременно с материалами обязаны представить списки лиц, приглашенных по каждому вопросу (как работников аппарата министерства, так и представителей организаций, учреждений, предприятий и заинтересованных ведомств).

За своевременную явку приглашенных на коллегию несут ответственность структурные подразделения, вносившие вопрос на рассмотрение.

2.14.7. Решения коллегии и проекты приказов, которые в результате обсуждения требуют внесения изменений и дополнений, готовятся начальниками структурных подразделений и представляются на подпись в срок, установленный на коллегии.

В случае необходимости продления срока ответственные за подготовку документа обязаны доложить о причинах задержки председателю коллегии и получить разрешение на продление.

2.14.8. Вопрос о снятии решения коллегии с контроля решает коллегия на основании справки, представляемой начальниками главных управлений, управлений совместно с инспекцией при министре.

3. Организация документооборота

3.1. Порядок прохождения входящих документов

3.1.1. Прием и первоначальная обработка корреспонденции, поступающей в министерство, осуществляется канцелярией, при этом производится проверка правильности доставки и целостности вложений, фиксация факта поступления документа в министерство и подготовка корреспонденции к передаче по назначению.

3.1.2. Все конверты, за исключением личной корреспонденции, писем в адрес общественных организаций и писем трудящихся, вскрываются. При этом проверяется целостность конвертов и наличие вложенных в них документов. При обнаружении повреждения, отсутствия документа или приложений к нему, об этом сообщается отправителю. Неправильно засланные документы передаются или пересылаются по принадлежности.

Конверты от поступившей служебной корреспонденции, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по конверту можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документа.

На всех входящих документах (на нижнем поле первого листа справа) проставляется регистрационный штамп, фиксирующий факт и время поступления.

3.1.3. Документы в экспедиции сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые в соответствии с перечнем нерегистрируемых документов (приложение N 2).

Нерегистрируемые документы, документы, адресованные общественным организациям, и с пометкой "Лично" передаются по назначению.

Письма трудящихся в конвертах передаются в отдел писем.

Регистрируемые документы передаются по назначению после их рассмотрения и регистрации.

В канцелярию министерства передаются все документы, поступившие из правительственных органов, вышестоящих организаций, советских и партийных органов, письма депутатов Верховных Советов СССР и РСФСР, и все документы, адресованные министру.

Документы, адресованные в структурные подразделения, и письма подведомственных организаций, адресованные в министерство, передаются по назначению.

Если установлено, что документ адресован неправильно, его следует передать по назначению (согласно содержанию).

3.1.4. В канцелярии и структурных подразделениях производится предварительное рассмотрение поступивших документов.

Министру передаются документы правительственных и вышестоящих органов, советских и партийных органов с мест, а также другие важнейшие документы по принципиальным вопросам деятельности министерства, исполнение которых требует решения руководства, или содержащие необходимую информацию. Остальные документы передаются начальникам главных управлений и управлений для подготовки предложений.

3.1.5. Документы передаются министру или руководителям структурных подразделений в день их поступления.

Если в документе имеется ссылка на другие документы или предшествующую переписку, последние подбираются и передаются вместе с поступившим документом или соответствующей справкой.

3.1.6. Результаты рассмотрения документов отражаются в резолюциях, которые должны содержать ясное и исчерпывающее указание о порядке и характере исполнения.

Как правило, на документе должно быть не более одной резолюции.

3.1.7. Ответственным за исполнение документа является лицо, указанное в резолюции первым. Ответственному исполнителю предоставляется право созыва соисполнителей, которые обязаны по требованию ответственного исполнителя представить все необходимые материалы. Соисполнители в равной мере несут ответственность за своевременную и качественную подготовку проекта документа.

3.1.8. Документы, исполняемые несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или при необходимости размножаются и передаются одновременно в копиях.

3.1.9. На документах, по которым поставленные вопросы решены в оперативном порядке, исполнитель делает короткую запись, когда и как решен вопрос, и заверяет ее своей подписью.

3.2. Порядок прохождения исходящих документов

3.2.1. Порядок прохождения исходящих документов состоит в подготовке проекта документа, его изготовлении, согласовании и визировании, подписании (утверждении), регистрации и отправке.

3.2.2. Подготовленные к отправке документы передаются в экспедицию. При этом работники структурных подразделений обязаны:

- проверить, подписан ли документ, наличие регистрационного номера и даты;

- проверить правильность адресования и при необходимости уточнить почтовый адрес;

- проверить наличие приложений;

- при рассылке документа нескольким организациям на экземпляре, оставленном в деле, записать список адресатов, которым разослан документ.

3.2.3. Экспедиция проверяет правильность оформления документов, наличие приложений. Документы, оформленные с нарушением установленного порядка, возвращаются исполнителям.

3.2.4. Обработка отправляемой корреспонденции в экспедиции включает сортировку и вложение в конверты, определение и проставление стоимости отправления, составление списка на заказную почту и сдачу в отделение связи.

3.2.5. Документы передаются в экспедицию с отметками о категории почтового отправления (кроме простых отправлений).

Отправлять документы заказной почтой без крайней необходимости не рекомендуется.

3.2.6. Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт.

Для документов, направляемых постоянным адресатам, используются конверты с адресами.

Исходящие документы, поступившие в экспедицию до 15 часов, отправляются в день поступления.

Телеграммы, телетайпограммы отправляются немедленно.

3.3. Порядок прохождения внутренних документов

3.3.1. Внутренние документы готовятся, оформляются и исполняются (используются) в пределах министерства.

Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления организуется аналогично порядку прохождения исходящих документов, а на этапе исполнения (использования) - входящих документов.

3.4. Организация доставки документов

3.4.1. Доставка исходящих документов, адресованных в правительственные и вышестоящие органы, осуществляется курьером.

Доставка входящей и внутренней корреспонденции осуществляется секретарями.

3.5. Порядок приема и передачи документов

3.5.1. Прием и передача входящих, исходящих и внутренних документов на всех этапах прохождения осуществляется без расписок, но с обязательной отметкой в регистрационной карточке или журналах, кому и когда передан документ.

Под расписку могут передаваться контрольные и другие наиболее важные документы.

3.5.2. Передача документов в пределах структурного подразделения должна производиться через секретаря, который обязан сделать соответствующую пометку в регистрационном журнале.

Передача правительственных и контрольных документов из одного структурного подразделения в другое осуществляется через канцелярию.

О передаче контрольных документов ставится в известность инспекция при министре.

3.6. Учет объема документооборота

3.6.1. В аппарате министерства ежемесячно должен осуществляться учет документооборота.

Под объемом документооборота понимается количество входящих, исходящих и внутренних документов.

При проведении учета документов раздельно подсчитывается количество основных документов и количество экземпляров (копий), изготовленных средствами оперативного размножения. Общее количество выражается дробью, где числитель обозначает количество основных документов, знаменатель - количество экземпляров (копий) документов.

3.6.2. Раздельно учитывается количество входящих, исходящих и внутренних документов, а также писем трудящихся.

3.6.3. В каждом структурном подразделении учет документов следует проводить по видам документов и по корреспондентам по специальной форме (приложение N 15).

Подсчет внутренних документов осуществляется по месту подготовки так, чтобы документ учитывался только один раз.

3.6.4. Данные об объеме документооборота передаются в канцелярию, где суммируются и периодически докладываются руководству (приложение N 15).

4. Регистрация документов, построение справочного аппарата

4.1. Общие правила регистрации документов

4.1.1. Регистрация документов - это запись необходимых сведений о документах с последующим проставлением на них делопроизводственного индекса и даты регистрации. Целью регистрации является обеспечение учета, контроля и поиска документов.

4.1.2. Основным принципом регистрации документов является однократность.

Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние - в день подписания.

4.1.3. Регистрации подлежат документы, поступившие из правительственных и вышестоящих органов или направляемые в их адрес, важнейшие внутренние (приказы, протоколы), письма трудящихся.

Документы, поступившие из других учреждений, регистрируются при условии, если они требуют ответа.

4.1.4. При регистрации входящих и исходящих документов следует использовать перечень документов, не подлежащих регистрации (приложение N 2), индексы (цифровые обозначения) главных управлений, управлений и отделов министерства (приложение N 1), номенклатуры дел.

4.1.5. Регистрационный номер входящих документов состоит из индекса структурного подразделения и порядкового номера по журналу или картотеке.

При регистрации исходящих документов проставляется регистрационный номер, который состоит из индекса структурного подразделения, номера дела по номенклатуре, в которое будет подшита копия отправляемого документа, и регистрационного номера по журналу или картотеке.

К регистрационным номерам писем трудящихся добавляется первая буква фамилии автора документа.

4.1.6. Регистрация приказов и писем, подписанных министром, производится в канцелярии.

Регистрация приказов по основной деятельности и приказов по личному составу ведется раздельно.

При этом к регистрационным номерам приказов по личному составу добавляется буквенный индекс "Л".

Приказы по личному составу аппарата министерства регистрируются в хозяйственном управлении министерства с добавлением к регистрационному номеру буквенного индекса "л/а".

Регистрационные номера приказов и других документов, подготовленных совместно с другими организациями, проставляются дробью.

Протоколы заседаний коллегии регистрируются в секретариате коллегии.

4.2. Формы регистрационных документов, порядок их заполнения

4.2.1. Для регистрации всех категорий входящих, исходящих и внутренних документов применяется единая регистрационная карточка (приложение N 12) или единый журнал регистрации входящей и исходящей корреспонденции (приложение N 14).

4.2.2. При регистрации документов на карточках, как правило, самостоятельно регистрировать, следует только инициативный документ, составленный в аппарате министерства или присланный из другой организации. Данные об ответном документе заносятся на эту же карточку в дополнение к записям на соответствующий инициативный документ. Заполнение журнала производится аналогично заполнению граф карточки.

4.2.3. Календарная шкала карточки должна использоваться для контроля за сроками исполнения документа, на ней отмечается дата, к которой должен быть исполнен документ, и т.п.

4.2.4. В графе "Корреспондент" пишется сокращенное название организации, откуда поступил или куда направляется документ.

При регистрации писем трудящихся пишется фамилия, имя, отчество автора и его домашний адрес.

В графе "Дата поступления и индекс документа" проставляется дата поступления документа и регистрационный номер структурного подразделения.

В графе "Дата и индекс документа" проставляется дата и индекс, присвоенный документу организацией - автором документа.

В графе "Краткое содержание" указывается вид документа (кроме письма) и его заголовок или краткое содержание.

При записи в карточку содержания резолюции указывается ее автор и дата.

Запись об исполнении документа должна отражать решение вопроса по существу, дату и индекс ответного документа.

Если вопрос, поставленный в письме, решен в рабочем порядке, об этом делается соответствующая запись, которая должна содержать сведения кем, когда и как решен вопрос.

В графе "Контрольные отметки" фиксируются сведения о контроле за сроками исполнения. Графа может быть использована для записей, отражающих движение документа.

Графы регистрационной карточки "Фонд N ", "Опись N " и "Дело N " заполняются в архиве.

4.3. Построение справочного аппарата

4.3.1. Справочная картотека должна отвечать требованиям наиболее полного и разностороннего раскрытия состава и содержания документов, обеспечения их оперативного поиска и контроля за исполнением, быстрого получения необходимой информации.

Основу справочного аппарата составляют регистрационные карточки, отсистематизированные по определенной схеме.

4.3.2. Справочная картотека делится на 2 части: "Документы, находящиеся на исполнении" и "Исполненные документы".

Первая часть картотеки служит для поиска документа в процессе исполнения и систематизируется по срокам исполнения, исполнителям и корреспондентам.

Вторая часть картотеки строится с учетом использования ее для поиска исполненных документов.

4.3.3. Карточки из разделов первой части по мере исполнения документов с проставленными на них необходимыми отметками перемещаются в соответствующий раздел второй части картотеки.

4.3.4. Картотека на письма трудящихся ведется раздельно от картотеки на служебные документы; карточки в них располагаются по алфавиту фамилий заявителей. При необходимости могут дополнительно делиться по административно-территориальным разделам.

5. Контроль за исполнением

5.1. Организация контроля за исполнением документов

5.1.1. Организация контроля за исполнением документов должна обеспечивать их своевременное и качественное выполнение.

Работа по контролю за исполнением документов включает в себя непосредственную проверку и регулирование хода исполнения, учет и анализ результатов исполнения контролируемых документов.

5.1.2. Контроль за исполнением правительственных документов организуется и проводится в соответствии с постановлением Совета Министров РСФСР от 31.05.77 N 310 "О мерах по усилению контроля за сроками исполнения постановлений, распоряжений и поручений Совета Министров РСФСР" и поручением министра здравоохранения РСФСР N СМ-10/3 от 14.02.77.

5.1.3. Осуществляют контроль руководство министерства, начальники главных управлений, управлений и отделов.

Непосредственный контроль за исполнением документов возлагается на инспекцию при министре и канцелярию.

В структурных подразделениях контроль за сроками исполнения осуществляют лица, ответственные за эту работу.

5.1.4. Помимо документов, подлежащих контролю в аппарате министерства (приложение N 3), на контроль могут быть поставлены документы по указанию руководства.

5.1.5. Все документы после рассмотрения руководством министерства передаются в инспекцию при министре.

В инспекции на каждый документ, подлежащий контролю, выписываются контрольные карточки (приложение N 13). На документе делается пометка о взятии на контроль.

На документы оперативного контроля (срок до 1 месяца) карточки выписываются в 2 экземплярах, одна из которых остается в инспекции, вторая вместе с документом передается в структурные подразделения в соответствии с резолюцией руководства.

5.1.6. Ответственность за организацию исполнения контрольного документа несет лицо, поименованное в резолюции первым.

5.1.7. В структурных подразделениях контрольные документы должны быть немедленно зарегистрированы и переданы начальнику, а в его отсутствие заместителю начальника структурного подразделения.

Руководитель структурного подразделения обязан определить задание по каждому документу, исполнителя и срок исполнения.

Сведения о резолюции руководителя структурного подразделения должны быть занесены в контрольную карточку и журнал регистрации, после чего документ передается исполнителю. При этом контрольная карточка помещается в контрольную картотеку структурного подразделения.

5.1.8. Работник, ответственный за контроль, ежедневно обязан проверять исполнение документов, все сведения о ходе выполнения заносить на контрольные карточки.

О случаях задержки исполнения информировать руководителя структурного подразделения для принятия мер.

5.1.9. Если в процессе исполнения выясняется невозможность соблюдения установленного срока, исполнитель должен за 2-3 дня до его окончания обратиться к руководителю министерства с просьбой о продлении срока с объяснением причин задержки.

В случаях, когда срок исполнения установлен вышестоящей организацией, отсрочка должна быть согласована с этой организацией.

Данные о продлении срока исполнения заносятся в контрольную карточку.

Копия документа, разрешающего изменить срок исполнения, представляется в инспекцию при министре.

5.1.10. Документ считается исполненным только после решения всех поставленных в нем вопросов и извещения об этом корреспондентов.

Промежуточный ответ или запрос по исполняемому документу не может являться основанием для признания документа исполненным.

Документы, представленные на подпись руководству министерства и возвращенные на доработку, не считаются подготовленными в срок.

5.1.11. Исполненные контрольные документы представляются в инспекцию при министре вместе с копией ответа или другими материалами, свидетельствующими об исполнении.

После проверки и внесения необходимых данных в контрольную карточку документы передаются в канцелярию с отметками о снятии с контроля или возвращаются исполнителю на доработку.

5.1.12. Для снятия с контроля постановления или распоряжения Совета Министров РСФСР, приказа Минздрава СССР, приказа Минздрава РСФСР представляется краткая докладная записка о проделанной работе (конкретно по каждому пункту). Порядок снятия решений коллегии Минздрава РСФСР определен п. 2.13.8.

5.1.13. При уходе в отпуск или отъезд в командировку исполнитель обязан все имеющиеся у него документы передать по указанию начальника структурного подразделения другому исполнителю.

Контроль за своевременным получением ответов на посланные запросы ведет сам исполнитель по копиям, которые у него хранятся в папке "Документы, ожидающие ответа".

5.1.14. Начальники структурных подразделений министерства обязаны регулярно проверять состояние исполнения документов, рассматривать случаи нарушения установленных сроков.

5.1.15. Контроль за сроками исполнения писем трудящихся осуществляет отдел писем.

5.2. Сроки исполнения документов

5.2.1. Документы должны исполняться в 10-дневный срок, если срок исполнения не указан в самом документе или резолюции руководства.

Материалы к заседаниям Президиума Совета Министров РСФСР представляются в Совет Министров за 10 дней до даты рассмотрения.

Срок исполнения исчисляется со дня поступления документа в министерство.

Поручения Совета Министров РСФСР должны исполняться в течение 10 календарных дней со дня подписания поручения (приложение N 3).

5.2.2. Письма граждан рассматриваются в соответствии с Указом Президиума Верховного Совета СССР от 12.04.68 "О порядке рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан" (п. 2.13).

Направление писем трудящихся на рассмотрение органов здравоохранения на местах и в другие учреждения по принадлежности производится в срок до 5 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя.

5.3. Обобщение и анализ данных об исполнении документов

5.3.1. Инспекция при министре ежемесячно обобщает данные о результатах исполнения контрольных документов и о результатах докладывает министру (приложение N 16).

5.3.2. Данные о ходе и результатах контроля за исполнением документов анализируются. Результаты анализа ежеквартально рассматриваются на заседаниях коллегии.

По результатам анализа разрабатываются предложения по улучшению организации работы с контрольными документами, повышению исполнительской дисциплины.

5.3.3. Отчеты по письмам трудящихся и их анализ производит Республиканский вычислительный центр по картам учета, заполняемым в отделе писем.

6. Порядок печатания, размножения и снятия копий с документов

6.1. Подготовка документов для печатания

6.1.1. В машинописном бюро канцелярии на множительных аппаратах печатаются и размножаются только служебные документы.

6.1.2. Проекты приказов, писем за подписью министра и другие документы, адресованные в правительственные органы, печатаются в машинописном бюро.

Документы, подготовленные для печатания, должны быть написаны разборчиво, черными или синими чернилами и тщательно выверены.

На последней странице должны быть проставлены: фамилия и инициалы исполнителя и номер служебного телефона.

Рукописи, написанные неразборчиво, карандашом, на цветной бумаге, имеющие большое количество вставок и т.п., в машбюро не принимаются.

6.1.3. Очередность печатания работ устанавливает заведующая.

Приказы, материалы к заседаниям коллегии (с визой секретаря коллегии), контрольные документы печатаются вне очереди.

Повторная перепечатка производится с разрешения начальника канцелярии.

6.1.4. Документы, печатаемые в машбюро и структурных подразделениях, должны оформляться в соответствии с правилами печатания документов, установленными настоящей инструкцией, на соответствующих бланках или бумаге установленного стандарта.

Документы печатаются через 1,5 межстрочных интервала. Через 1 интервал печатаются тексты на бланках формата А5.

Через 2 интервала печатаются документы, адресованные в ЦК КПСС, доклады и тексты документов, подготавливаемых к изданию типографским способом.

6.1.5. Реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатаются через один межстрочный интервал. При этом составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения", "Отметка о наличии приложений", "Гриф согласования" следует отделять друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами.

6.1.6. Название вида документа печатается прописными буквами.

6.1.7. Расшифровка подписи в реквизите "Подпись" должна печататься на уровне последней строки наименования должности.

При наличии нескольких подписей, располагаемых одна под другой, наименование должности и расшифровка подписей разделяется 2-4 межстрочными интервалами.

6.1.8. Заголовок к тексту, текст (без абзацев), отметки о наличии приложений, наименование должности в реквизите "Подпись", "Гриф согласования", заверительная подпись "Верно", дата при заверении копий печатаются от нулевого положения табулятора.

6.1.9. Бланки хранятся у секретарей или лиц, ответственных за делопроизводство, на правах служебных документов.

6.2. Порядок заверения копий

6.2.1. Министерство может засвидетельствовать копии только тех документов, которые подготовлены в министерстве.

При разрешении дел, касающихся приема граждан на работу, учебу, удостоверения их трудовых, жилищных и т.п. прав, при формировании личных дел разрешается изготовлять копии документов, выданных другими учреждениями (копии дипломов, свидетельств об образовании и т.п.).

6.2.2. Копии документов воспроизводятся на бланках министерства, заверяются подписью должностного лица, удостоверяющего соответствие ее содержания подлиннику. Если копия изготовляется не на бланке, с оригинала документа, изготовленного на бланке, при ее снятии полностью воспроизводится текст бланка подлинника.

На первом листе копии документа ставится отметка "Копия".

Заверительная надпись составляется по форме: "Верно", наименование должности, личная подпись заверившего лица, его инициалы и фамилия, дата заверения копии.

При пересылке копии в другие учреждения или выдаче на руки отдельным лицам на ней следует проставлять печать канцелярии.

6.2.3. Копийные экземпляры исходящего документа (отпуск) содержат визы лиц, составивших документ, и визы лиц, с которыми документ согласовывался.

В него вносятся все исправления, сделанные при подписании подлинника. Текст бланка не воспроизводится, на его месте проставляется дата подписания и регистрационный индекс. Подпись удостоверяется по форме: "п/п (подлинник подписан) верно", подпись, инициалы и фамилия заверяющего лица, дата заверения.

6.3. Порядок размножения документов

6.3.1. Снятие копии и размножение на множительных аппаратах производится с разрешения канцелярии в соответствии с порядком, установленным приказом министра здравоохранения РСФСР от 18.01.77 N 42-ДСП.

6.3.2. Размножение документов других организаций производится с разрешения ведомств, учреждений или организаций, издавших данный документ.

6.3.3. Документы, подлежащие размножению, должны быть отпечатаны четким шрифтом, без помарок и исправлений, на бумаге одного сорта, без оборота.

6.3.4. Вместе с размноженными экземплярами подлинники документов возвращаются в соответствующие структурные подразделения.

6.3.5. Размноженные экземпляры документов, не воспроизводящие факсимильную подпись подлинника, удостоверяются печатью.

На размноженных экземплярах указывается номер заказа и тираж.

7. Составление номенклатур и формирование дел

7.1. Составление номенклатур дел

7.1.1. В целях обеспечения правильного формирования и учета дел в структурных подразделениях ведутся номенклатуры дел по установленной форме (приложение N 17).

7.1.2. Разрабатываются номенклатуры дел руководителями структурных подразделений и согласовываются с канцелярией министерства.

Сводная номенклатура дел министерства готовится канцелярией на основе номенклатур структурных подразделений, согласовывается с Центральным государственным архивом РСФСР, утверждается руководством министерства и вводится в действие с 1 января нового года.

7.1.3. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положением о министерстве и структурном подразделении, номенклатурой дел истекшего года с учетом происшедших за год изменений.

Сроки хранения в номенклатуре дел проставляются в соответствии с "Перечнем документов со сроками хранения Министерства здравоохранения СССР, органов, учреждений, организаций, предприятий системы здравоохранения", утвержденного приказом Министерства здравоохранения СССР от 30.05.74 N 493.

7.1.4. Номенклатура дел должна охватывать весь объем служебной документации, создаваемой в министерстве.

7.1.5. В номенклатуру дел включаются:

- все дела и документы, отражающие документируемые участки работы структурных подразделений;

- незаконченные делопроизводством дела, поступившие из других учреждений для их продолжения;

- все справочные журналы и картотеки к документам.

Не включаются в номенклатуру дел печатные издания, сборники постановлений Совета Министров РСФСР, Ведомостей Верховных Советов СССР и РСФСР, справочники, экспресс-информации и т.п.

7.1.6. Наименования дел в номенклатуре располагаются по степени значимости. Дела с документами, общими для всего структурного подразделения: приказы Минздравов СССР и РСФСР (копии), планы работы, переписка с вышестоящими организациями и т.д., затем дела по основным разделам работы структурного подразделения.

Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь строго определенный индекс, состоящий из обозначения структурного подразделения и порядкового номера дела по номенклатуре структурного подразделения.

Как правило, в номенклатуре дел следует сохранять одинаковые порядковые номера для однородных дел в пределах структурных подразделений.

7.1.7. При формулировании заголовков дел необходимо отражать виды документов (приказы, заключения, отчеты, переписка и т.д.), сведения об авторах документов и данные об их содержании, о подлинности или копийности документов. Например: "Переписка с минздравами АССР, обл(край) здравотделами об организации стоматологической помощи населению".

При составлении заголовка необходимо политически правильно отражать информацию о событиях.

Не допускается включение в номенклатуру дел с неконкретными заголовками: "Разная переписка", "Ротаторные письма", "Справочные материалы" и т.д.

7.1.8. Утвержденная номенклатура дел подлежит пересоставлению в случае изменения структуры и функций министерства.

В конце каждого года номенклатура должна пересматриваться, уточняться и утверждаться.

7.1.9. При необходимости в течение года могут быть заведены дела, не предусмотренные номенклатурой, для чего в конце каждого раздела оставляются резервные номера.

7.1.10. По окончании года в конце номенклатуры делается итоговая запись о количестве заведенных дел постоянного, долговременного хранения и дел, переходящих на следующий год.

7.2. Формирование дел

7.2.1. Формирование дел осуществляется по месту регистрации документов.

7.2.2. В дела формируются исполненные документы одного делопроизводственного года.

7.2.3. Документы постоянного и временного сроков хранения группируются в отдельные дела.

7.2.4. В дела подшиваются только исполненные и соответствующим образом оформленные документы (имеющие подпись, дату, индекс, отметку "В дело N ", заверительную подпись).

Металлические скрепки удаляются,

Не допускается включение в дело документов, не относящихся к нему, а также черновиков, вариантов, размноженных копий, документов, подлежащих возврату, и неисполненных документов.

7.2.5. Каждое дело должно содержать не более 250 листов.

Документы группируются в дела со всеми приложениями и дополнительными материалами. Приложения большого объема группируются в отдельные тома.

7.2.6. Документы коллегии группируются в 2 дела: 1 - протоколы и решения, коллегии, 2 - материалы к заседаниям коллегии (повестка дня, доклады, проекты решений и приказов и т.п.).

7.2.7. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

7.2.8. Планы, отчеты, сметы группируются отдельно от проектов этих документов и переписки.

7.2.9. Планы должны быть в делах того года, на который они составлены. Перспективные планы, рассчитанные на несколько лет, формируются в делах первого года их действия.

Отчеты - в делах того года, за который они составлены. Отчеты по выполнению перспективных планов - в делах последнего отчетного года.

7.2.10. Документы в деле подшиваются в хронологическом или алфавитном порядке, причем документ-отчет должен следовать за документом-запросом.

При хронологическом порядке расположения документов в делах постоянного хранения более ранние документы находятся в начале дела.

7.2.11. Документы в личных делах располагаются в следующем порядке: внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, заявление о приеме на работу, листок по учету кадров, автобиография, копии документов об образовании, копии приказов о назначении, перемещении, увольнении, дополнение к личному листку по учету кадров, справки и другие документы, относящиеся к данному лицу, кроме справок с места жительства, о состоянии здоровья и т.п., которые группируются отдельно от личных дел.

Копии приказов о наложении взыскания, поощрениях, изменении фамилии и т.п., в связи с внесением этих записей в дополнение к личному листку по учету кадров, в личное дело не помещаются.

7.2.12. Лицевые счета рабочих и служащих и другие подобные документы группируются в самостоятельные дела в пределах года и располагаются в них по алфавиту фамилий.

7.2.13. Законченные делопроизводством дела остаются в структурных подразделениях для справочной работы в течение года после их окончания.

7.2.14. Методическое руководство и контроль за правильностью формирования дел осуществляет канцелярия.

8. Подготовка документов к последующему хранению и использованию

8.1. Экспертиза научной и практической ценности

8.1.1. Подготовка документов к последующему хранению и использованию включает экспертизу научной и практической ценности документов, оформление дел, описание дел, обеспечение сохранности документов, передачу дел в архив министерства.

8.1.2. Экспертиза научной и практической ценности документов осуществляется постоянно действующей экспертной комиссией министерства, утверждаемой приказом Министерства здравоохранения РСФСР.

8.1.3. Отбор документов на хранение и к уничтожению проводится работниками структурных подразделений, отвечающими за делопроизводство.

Члены экспертной комиссии проверяют правильность отбора путем просмотра описей, актов и документов.

Экспертная комиссия в своей деятельности руководствуется методическими указаниями архивных органов, "Перечнем документов со сроками хранения Министерства здравоохранения СССР, органов, учреждений, организаций, предприятий системы здравоохранения" (приказ Министерства здравоохранения СССР от 30.05.74 N 493), сводной номенклатурой дел, утвержденной Центральным государственным архивом РСФСР.

Заседания экспертной комиссии протоколируются.

Решения экспертной комиссии утверждаются руководством министерства (описи на документальные материалы постоянного хранения, акты на уничтожение документов с истекшими сроками хранения).

8.2. Составление описей на дела постоянного хранения

8.2.1. По окончании делопроизводственного года производится отбор документов постоянного хранения, которые подлежат включению в опись.

Опись состоит из годовых разделов и представляет собой систематизированный перечень заголовков и других необходимых сведений о составе и содержании дел.

Описи составляются раздельно на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и на дела по личному составу.

8.2.2. Годовые разделы описей (приложение N 19) на дела постоянного хранения составляются в 4 экземплярах, подписываются лицом, ответственным за делопроизводство, представителем ЭК и согласовываются с руководством министерства.

Два экземпляра годового раздела описи на дела постоянного хранения направляются на утверждение в Центральный государственный архив РСФСР.

Первый экземпляр описи после утверждения остается в архиве, второй экземпляр возвращается в министерство.

Описи на дела временного хранения (свыше 10 лет) составляются в 2 экземплярах, оформляются аналогично описям на дела постоянного хранения, в Центральный государственный архив РСФСР не направляются.

8.2.3. При передаче документов на хранение в Центральный государственный архив РСФСР описи должны иметь оглавление, список сокращенных слов, предисловие, указатели, заверительный лист (приложение N 20).

Заглавный лист описи (приложение N 18) составляется при первой передаче дел в Центральный государственный архив РСФСР.

8.3. Оформление дел

8.3.1. Оформление дел постоянного хранения включает в себя комплекс работ по описанию дел на обложке, брошюровке, нумерации листов, составлению заверительной надписи.

8.3.2. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения подшиваются в твердую обложку, листы нумеруются, металлические скрепки удаляются.

В конце дела на отдельном листе ставится заверительная надпись.

8.3.3. Дела временного (до 10 лет) хранения не подшиваются, листы не нумеруются, уточнения обозначений на обложке не производится, описи на дела не составляются, учет ведется по номенклатуре дел.

8.3.4. Обложки при заведении дел оформляются в соответствии с ГОСТом 17914-72.

8.3.5. Надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения следует производить четко, черными чернилами или тушью.

8.3.6. На документы в делах постоянного хранения, оформленных по видам документов, рекомендуется составлять опись документов, находящихся в деле (приложение N 21).

Листы внутренней описи нумеруются отдельно, их количество обозначается в заверительной надписи после общего количества листов дела через знак + (плюс).

8.3.7. В целях обеспечения сохранности документов и закрепления порядка их расположения листы дел постоянного хранения нумеруются в правом верхнем углу черным графитным карандашом.

8.3.8. Количество листов каждого дела не должно превышать 200-250 листов. Если количество листов в деле превышает указанные размеры, оно должно быть разделено на 2 тома. Каждый том нумеруется отдельно.

В конце каждого дела постоянного хранения на отдельном листе делается заверительная надпись (приложение N 22), подтверждающая количество листов в деле, пропущенные и литерные номера.

Лист с заверительной надписью не нумеруется.

8.4. Передача дел в архив учреждения

8.4.1. В архив министерства передаются дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения через год после завершения их в делопроизводстве структурных подразделений.

8.4.2. Сдача дел в архив министерства осуществляется по графику, утвержденному руководством министерства.

Архив принимает дела по описям.

8.4.3. Если отдельные дела необходимо оставить в делопроизводство для текущей работы, архив оформляет выдачу этих дел во временное пользование.

8.4.4. Из архива министерства документы передаются в Центральный государственный архив РСФСР через 15 лет.

8.4.5. Изъятие и выдача каких-либо документов из дел постоянного хранения не разрешается.

В исключительных случаях, по требованию судебно-следственных органов и т.п., такое изъятие производится с разрешения руководства министерства с обязательным оставлением в деле заверенной копии изъятого документа и вложением акта о причинах изъятия подлинника.

8.4.6. В течение делопроизводственного года на выданное по служебной необходимости дело заполняется карточка-заместитель (приложение N 24).

Приложение N 1
к п. 1.4

Цифровые индексы
структурных подразделений Министерства здравоохранения РСФСР

1.	Министр т. Трофимов В.В.	- СМ
2.	Первый заместитель министра т. Сергеев А.В.	- 5б
3.	Заместитель министра т. Акулов К.И.	- 5в
4.	Заместитель министра т. Кисляк Н. С.	- 2
5.	Заместитель министра т. Сидоров Н.Н.	- 3
6.	Заместитель министра т. Чикин С.Я.	- 4
7.	Канцелярия	- СМ-05
8.	Главное управление научно-исследовательских институтов и координации научных исследований	- 06
9.	Отдел изобретательской работы и внедрения в практику научных достижений	- 06Б
10.	Отдел планирования и координации научно-исследовательских работ	- 06В
11.	Финансовый отдел ГУНИИ и КНИ	- 06П
12.	Отдел вычислительной техники и систем управления	- 06АС
13.	Ученый медицинский совет	- 06У
14.	Начальник Главного санитарно-эпидемиологического управления	- 10
15.	Отдел коммунальной гигиены	- 07
16.	Отдел гигиены труда	- 08
17.	Отдел гигиены питания	- 08П
18.	Отдел радиационной гигиены	- 08Р
19.	Отдел гигиены детей и подростков	- 08с
20.	Эпидемиологический отдел	- 9
21.	Отдел особо опасных инфекций	- 9а
22.	Управление НИИ эпидемиологии, микробиологии и ПВС	- 9б
23.	Начальник Главного управления лечебно-профилактической помощи	- 12а
24.	Отдел лечебно-профилактической помощи работникам водного транспорта	- 12в
25.	Отдел лечебно-профилактической помощи городскому населению и рабочим промпредприятий	- 12
26.	Отдел психоневрологической помощи	- 24
27.	Отдел гематологии и переливания крови	- Зк
28.	Отдел кожно-венерологической помощи	- 55
29.	Отдел лечебно-профилактической помощи сельскому населению	- 56
30.	Отдел онкологической и рентгено-радиологической помощи	- 58
31.	Начальник Главного управления противотуберкулезной помощи и спецсанаториев	- 13
32.	Отдел больничной и диспансерной помощи	- 23
33.	Отдел санаторно-курортной помощи	-135
34.	Начальник Управления лечебно-профилактической помощи детям	- 21
35.	Отдел лечебно-профилактической помощи детям	- 18
36.	Отдел медицинского обслуживания школ и детских домов	- 17
37.	Отдел медицинского обслуживания дошкольных детских учреждений	- 19
38.	Отдел лечебно-профилактической помощи матерям	- 22
39.	Управление распределения материальных фондов и оборудования	- 25
40.	Начальник Главного управления учебных заведений	- 26а
41.	Отдел высших учебных заведений	- 26
42.	Планово-финансовый отдел ГУУЗа	- 26б
43.	Отдел средних учебных заведений	- 27
44.	Управление капитального строительства	- 28
45.	Управление кадров	- 30
46.	Отдел медицинской статистики	- 31
47.	Контрольно-ревизионный отдел	- 14
48.	Начальник Планово-финансового управления	- 32а
49.	Плановый отдел	- 32
50.	Финансовый отдел	- 33
51.	Отдел хозрасчетных предприятий	- 32п
52.	Отдел труда и заработной платы	- 32т
53.	Отдел охраны труда и техники безопасности	- 32б
54.	Центральная бухгалтерия	- 34
55.	Второе управление	- 40
56.	Главное аптечное управление	- 42
57.	Главное управление "Росмедтехника"	- 43
58.	Четвертое главное управление	- 59

Приложение N 2
к п. 4.1.4

Перечень
документов, не подлежащих регистрации

1. Планы и отчеты подведомственных организаций по всем видам деятельности.

2. Формы финансовой и статистической отчетности.

3. Бухгалтерская документация.

4. Технические проекты.

5. Материалы по подведению итогов смотров и соцсоревнований.

6. Арбитражные дела.

7. Учебные планы, программы.

8. Программы совещаний, конференций и т.п.

9. Корешки подтверждений о прибытии молодых специалистов.

10. Графики, наряды, заявки, разнарядки и т.п.

11. Поздравительные письма и пригласительные билеты.

12. Информационные материалы, присылаемые для сведения.

13. Печатные издания (журналы, книги, бюллетени).

14. Прейскуранты.

Приложение N 3
к пп. 5.1.4, 5.2.1

Перечень
документов, подлежащих контролю за исполнением с указанием сроков исполнения

Законы Верховного Совета СССР и Верховного Совета РСФСР.	Согласно указанному в них сроку.
Указы Президиума Верховного Совета СССР и Президиума Верховного Совета РСФСР.	Согласно указанному в них сроку.
Постановления и письма ЦК КПСС.	10 дней или к указанному в них сроку.
Постановления и распоряжения Совета Министров РСФСР.	10 дней или к указанному в них сроку.
Поручения Совета Министров РСФСР.	10 дней со дня подписания поручения или к установленному сроку.
Письма депутатов Верховного Совета СССР, Верховного Совета РСФСР.	Безотлагательно по письмам, не требующим дополнительного изучения и проверки. 30 дней - по письмам, требующим дополнительной проверки.
Приказы Министерства здравоохранения СССР и Министерства здравоохранения РСФСР.	10 дней или к указанному в них сроку.
Решения коллегий Министерства здравоохранения СССР и Министерства здравоохранения РСФСР.	10 дней или к указанному в них сроку.
Письма-запросы и письма-поручения вышестоящих организаций.	10 дней.
Письма советских и партийных органов с мест.	10 дней.
Письма учреждений и организаций с резолюцией министра.	10 дней.
Предложения, заявления и жалобы трудящихся.	До 5 дней по письмам, поступившим в министерство не по назначению.
	До 15 дней по письмам, не требующим дополнительного изучения и проверки.
	До 1 месяца по письмам, требующим проверки, получения дополнительных материалов и т.п.
Телеграммы.	До 5 дней.

Приложение N 4
к п. 2.1.2

Приложение N 5
к п. 2.1.2

Приложение N 6
к п. 2.1.2

Приложение N 7
к п. 2.1.2

Приложение N 8
к п. 2.1.2

Приложение N 9
к п. 2.1.2

МИНИСТЕРСТВО ЗДРАВООХРАНЕНИЯ РСФСР

КОЛЛЕГИЯ

ПРОТОКОЛ

от

N

г. Москва

ПРЕДСЕДАТЕЛЬСТВОВАЛ

ПРИСУТСТВОВАЛИ:

Приложение N 10
к п. 2.1.2

МИНИСТЕРСТВО ЗДРАВООХРАНЕНИЯ РСФСР
КОЛЛЕГИЯ

РЕШЕНИЕ

От

протокол N

Приложение N 11
Проект

СОВЕТ МИНИСТРОВ РСФСР

РАСПОРЯЖЕНИЕ

от

197     г.

N

г. Москва

Принять предложение Минздрава РСФСР, согласованное с ГКНТ, Минздравом СССР и Минвузом СССР, об организации проблемной научно-исследовательской лаборатории по изучению механизмов естественного иммунитета в Оренбургском медицинском институте Минздрава РСФСР.

Организацию указанной лаборатории произвести в пределах фонда заработной платы и ассигнований, предусмотренных Минздраву РСФСР на 1976 г. на научно-исследовательские работы.

Приложение N 12
к п. 4.2.1

1 3 5 7 9 11 13 15 17 19 21 23 25 27 29 31
Корреспондент
Дата поступления и индекс документа	Дата и индекс документа
Краткое содержание
Резолюция или кому направлен документ
Отметка об исполнении документа

Лицевая сторона

Согласно ГОСТу 9327-60

Контрольные отметки
Фонд N	Опись N	Дело N

Оборотная сторона

Приложение N 13
к п. 5.1.5

1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15		16	17	18	19	20	21	22	23	24	25	26	27	28	29	30
															Корреспондент
Дата поступления и индекс документа																Дата и индекс документа
															Краткое содержание
Резолюция или кому направлен документ
Отметка об исполнении документа
Снято с контроля
Фонд N										Опись N											Дело N

Приложение N 14
к п. 4.2.1

Министерство здравоохранения РСФСР

(наименование структурного подразделения)

Журнал
регистрации входящей и исходящей корреспонденции
197___ г.

Начат		19       г.
Окончен		19       г.

Дата записи	Входящий номер	Откуда поступило, дата и номер документа	Краткое содержание	Кому передано

Продолжение приложения N 14

Дата и номер отправления	Куда направлено	Краткое содержание	Дата напоминания	N дела	Примечание

Приложение N 15
к пп. 3.6.3, 3.6.4

Сводка
учета объема документооборота

Структурные подразделения	Входящие		Исходящие		Внутренние по группам документов
	по группам документов	по корреспондентам	по группам документов	по адресам

Приложение N 16
к п. 5.3.1

Перечень
документов, не исполненных в установленный срок
по состоянию на ____________________ 19    г.

NN п/п.	Откуда поступил документ, N и дата	Краткое содержание документа	Срок исполнения	Фамилия и должность исполнителя	Причины неисполнения в срок	Состояние исполнения	Когда будет исполнено
1	2	3	4	5	6	7	8

Приложение N 17
к пп. 7.1.1, 7.1.10

Министерство здравоохранения РСФСР

(наименование структурного подразделения)

Номенклатура дел

Дата		индекс		Гриф
на 197     год				утверждение

Индексы дел	Наименование дел	Количество томов	Сроки хранения и статьи по перечню	Примечания
1	2	3	4	5

Итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел
По срокам хранения	Всего	В том числе переходящих
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
Итого

Подпись

Гриф согласования с архивным учреждением

Приложение N 18
к п. 8.2.3

(наименование ведомств)
(наименование учреждения и его структурного подразделения)
(переименование названий; крайние годы существования названий
до переименований)
	Фонд N

Опись N ______________
дел постоянного хранения

(или наименование группы документов)

за

годы

Заглавный лист описи

Приложение N 19
к п. 8.2.2

	Утверждаю
	ЭПК
		(протокол N)
	Дата
(наименование ведомства)
(наименование учреждения и структурного подразделения)

Опись N ______________
дел постоянного хранения
за 19___ год

NN п/п	Индексы дел	Заголовки дел	Дата	Количест. листов	Примечание
1	2	3	4	5	6

В данный раздел включено					дел
			(цифрами)
с N			по N
(должность, инициалы, фамилия составителя)
Итоговую запись к разделу описи за					год заверяю.
Подпись
		(должность, инициалы, фамилия ответственного за делопроизводство)

Председатель экспертной комиссии

(подпись)

Согласовано.	Дата
(подпись руководителя учреждения)

Приложение N 20
к п. 8.2.3

В данной описи пронумеровано
		(листов)
(цифрами и прописью)
Лист оглавления
		(цифрами)
В опись внесено
		(цифрами и прописью)
за			годы

Подпись
	(должность, инициалы, фамилия ответсвенного за делопроизводство)

Дата	Место печати

Заверительный лист к описи дел постоянного хранения.

Приложение N 21
к п. 8.3.6.

Внутренняя опись
документов, находящихся в деле N _______________

NN п/п	Наименование и краткое содержание документа	Дата	Индекс документа	Номера листов

Должность
Подпись

(дата)

Форма внутренней описи документов

Приложение N 22
к п. 8.3.8

В деле пронумеровано ____________________________________________________

__________________________________________________________________ листов

_________________________________________________________________________

              Подпись __________________

"_____" ___________________ 197  г.

Форма заверительной надписи дел постоянного хранения.

Приложение N 23
к п. 8.1

О  выделении  к  уничтожению

документов  и  дел

Основание: приказ N _________________ от ________________________________

                                                     (дата)

Составлен экспертной комиссией.

Председатель комиссии ___________________________________________________

                                 (должность, инициалы, фамилия)

Члены комиссии: _________________________________________________________

                                (должность, инициалы, фамилия)

_________________________________________________________________________

Присутствовали: _________________________________________________________

                                 (должность, инициалы, фамилия)

Комиссия, руководствуясь перечнем _______________________________________

                                            (название перечня)

отобрала к уничтожению как  не  имеющие  научно-исторчиеской  ценности  и

утратившие практическое значение следующие документы и дела.

_________________________________________________________________________

     (наименование учреждения, в деятельности которого отложились

_________________________________________________________________________

               документы, не подлежащие дальнейшему хранению)

NN п/п	Годы документов и дел	Заголовки документов и дел (групповые или индивидуальные), идекс дел по номенклатуре, описи	Пояснения	Количество документов и дел (томов)	Номера статей по перечню
1	2	3	4	5	6

Всего дел
Председатель экспертной комиссии
		подпись
Члены
	подпись

      Документы измельчены и сданы для уничтожения конторе  по  заготовке

вторичного сырья по приемо-сдаточной накладной от _______________________

                                                           дата

Председатель экспертной комиссии
	подпись

Приложение N 24
к п. 8.4.6

Карточка-заместитель
выдаваемых дел и документов

N N п/п.	Наименование дела или документа				Примечание
	Номер дела или документа	Подразделение и фамилия сотрудника	Расписка
			в получении и дата	о возврате и дате
1	2	3	4	5	6

Приложение N 25

Списки сокращенных слов

Академик	- акад.	Река, реки	- р., рр.-
Город, города	- г., гг.	Рубль	- руб.
Гражданин, граждане	- гр., гр-не	Сборник	- сб.
		Сего года	- с. г.
Деревня	- дер.	Секунда	- сек.
Железная дорога	- ж. д.	Село, станица	- с.
Завод	- з-д.	Смотри	- см.
		Станция	- ст.
Издание	- изд.	Статья	- ст.
Имени	- им.	Страница, строка	- стр.
Инженер	- инж.	Таблица	- табл.
Институт	- ин-т	Текущего года	- т. г.
Квартира	- кв.	Товарищ	- тов. в начале фразы, т. в середи не фразы
Копейка	- коп.
Лист, листы	- л., лл.	Товарищи	- тт. - только в середине фразы
Миллион	- млн
Младший	- мл	То есть	- т. е.
Область	- обл.	Том, тома	- т., тт.
Общество	- об-во	Тысяча	- тыс.
Озеро	- оз.	Улица	- ул.
Переулок	- пер.	Участок	- уч.
Полуостров	- п-ов	Час	- ч.
Поселок	- пос.	Человек	- чел.
Примечание	- прим.	Экземпляр	- экз.
Профессор	- проф.
Пункт, пункты	- п., пп.
Район	- р-н
Рабочий поселок	- р. п.