Приложение 2. Порядок подготовки и оформления распорядительных документов в системе электронного документооборота (инструкция для пользователей)

Приложение 2
к приказу Департамента
здравоохранения г. Москвы
от 6 октября 2014 г. N 863

Порядок
подготовки и оформления распорядительных документов в системе электронного документооборота (инструкция для пользователей)*

Процесс согласования документа зависит от количества пользователей участвующих в согласовании документа, является ли документ внутренним по департаменту или относится к организациям, находящихся в подчинении, а так же если данный распорядительный документ является межведомственным.

Подготовка для согласования распорядительных документов в ЭДО

Подготовка проекта распорядительного документа

Создание Регистрационной карты документа

Подготовленный проект распорядительного документа сохраняется в формате Word. Далее открываем в ЭДО блок "Согласование" - выбираем "Новый документ" - "Сводное поручение". Устанавливаем - "требует собственноручной подписи", нажимаем "Продолжить".

Заполняем Регистрационную карточку документа (РКД). Для удобства разделим карточку на 2 части - "исходящие реквизиты" и "Информация о документе".

Заполнение полей исходящих реквизитов в РКД.

Согласование документов: карточка регистрации документа

1. Реквизит "N документа" заполнять не требуется - документу будет автоматически присвоен временный номер на период согласования, Реестровый номер ему будет выдан только после подписания документа руководителем Департамента

2. В реквизите "Подпись" введите фамилию и инициалы того лица кто будет подписывать готовый документ после всех этапов согласования (В основном - это или руководитель Департамента или, в частных случаях, один из его заместителей.)

3. В реквизите "Исполнитель" введите фамилию лица, подготовившего проект документа (по умолчанию указывается фамилия того, кто создает лист согласования).

4. В реквизите "Кому" выберите адресата документа, кому после согласования будет направлен документ. Если адресатов несколько, воспользуйтесь кнопкой "Добавить адресата" или выберете из предустановленных списков рассылки.

Обратите внимание: если документ только для работы внутри Департамента, то в поле "Кому" так же указываем "Голухов Г.Н.". Если это приказ, касающийся всех организаций, подведомственных ДЗМ, то выбираем - #Дирекции по обеспечению деятельности государственных учреждений здравоохранения города Москвы и #Сеть.)

Заполнение информации о документе.

1. В реквизите "Вид документа" из выпадающего списка выберите вид создаваемого проекта документа.

Выбор - Постановление, Положение, Приказ, Распоряжение, согласование проекта РД (остальные варианты выбирать не следует).

2. В поле "Краткое содержание" введите информацию о вашем документе.

Пример. О порядке работы ГУЗ ДЗМ и медицинском обеспечении мероприятий в рамках празднования "Дня города - 2014" - корректная запись. "О порядке работы во время праздников" - нет. Усложнит дальнейший поиск данного документа в ЭДО.

3. "Количество листов" - в соответствии с документом.

4. "Вид доставки" - выбираем Электронный документ.

5. Добавляем файл с проектом документа. Нажмите на кнопку "Добавить файл", затем на появившуюся кнопку "Обзор" (выберите путь к файлу проекта документа и отметьте при помощи мыши "Создать страницы", чтобы открылись страницы документа для просмотра. При необходимости можно прикрепить несколько файлов. В поле "Название" можно ввести альтернативное название файла, иначе будет отображаться название прикрепленного файла. После этого нажмите на кнопку "Сохранить". Если требуется изменить порядок страниц в документе это можно сделать нажав над РКД Документа кнопку "Страницы".

При необходимости внесите Куратора документа (сотрудника, который будет непосредственно заниматься согласованием документа, вносить туда необходимые исправления и корректировки, если они появятся в процессе согласования). Если у назначенного пользователя установлена настройка уведомлений, то ему автоматически будет приходить на указанную почту изменения в документе согласовал ли кто, вернул, поставил отметку об исполнении в резолюции и т.д.

Согласование документа

Создание листа согласования и направление проекта документа на согласование

После сохранения РКФ документа, создания страниц, необходимо оформить "Лист согласования". Для этого нажмите на кнопку "Создать лист согласования".

Для согласования будем использовать 2 типа согласования: параллельное и последовательное.

Параллельное - документ поступает автоматически всем адресатам в листе согласования. В данном случае, если один или несколько адресатов возвращает документ на согласование, документ возвращается инициатору после того как документ рассмотрят все адресаты.

Последовательное - в данном случае документ будет поступать адресатам по указанной очередности в листе согласования сверху вниз. В данном случае, если один из адресатов возвращает документ на согласование, документ автоматически возвращается инициатору и до следующего адресата не доходит.

При помощи кнопки "Добавить согласующего" вы можете добавить необходимое количество адресатов листа согласования, с которыми необходимо согласовать этот проект документа. При этом открывается окно для выбора типа согласования и поле "Адресат для добавления согласующих лиц.

Для добавления параллельного типа согласования нажмите на кнопку "Добавить тип согласования". После чего открывается аналогичное поле выбора последовательного или параллельного согласования.

В поле "Адресат" добавляем адресатов листа согласования, т.е. тех с кем необходимо согласовать/подписать данный проект документа.

В поле "Комментарии" можно ввести некоторые комментарии, которые будут отображаться у всех участников листа согласования.

Обратите внимание, что типы согласования добавляются сверху вниз а адресаты согласования снизу вверх.

При первичной отправке документа всех тех кто согласует документ по должности ниже заместителя руководителя указываем в параллельном согласовании, далее выбираем тип "последовательное", где указываем заместителей и Руководителя. Пример заполнения листа согласования.

В поле "Комментарии" можно ввести некоторые комментарии, которые будут отображаться у всех участников листа согласования.

При необходимости можно поставить "Срок ответа" для определения в течение какого времени должен быть согласован данный документ.

Поле заполнения лист согласования нажмите на кнопку "Сохранить".

До отправки документа на согласование, вы можете отредактировать лист согласования, воспользовавшись кнопкой "Правка".

Для запуска процесса согласования нажмите на кнопку "Отправить на согласование". Только после этого проект попадает к пользователям, перечисленным в листе согласования.

Внимание! После отправки проекта документа на согласование редактирование РКФ, страниц документа и проектов резолюций будет недоступно

Возвращено на доработку

Подготовка документа на подпись руководителю.

После того как документ был согласован всеми участниками согласования требуется отнести его на подпись руководителю. Для этого вам необходимо предоставить проект документа.

Распечатанный лист согласования документа в ЭДО. Для того что бы его напечатать вам необходимо нажать кнопку "Печать" - выбрать "Лист согласования".

Далее необходимо что бы на листе согласования стояла подпись исполнителя документа, должностного лица вносящее проект и начальника Отдела руководителя.

Согласование документов в ЭДО

Согласование документов на сайте mosedo.ru

Документы поступают в блок "Согласование" по ссылкам "Новые поступившие" и "В работе". При открытии документа для согласующего лица в листе согласования появляются три активные ссылки "Согласовать", "Вернуть инициатору", "Перенаправить".

1. При нажатии на ссылку "Согласовать", лицо, согласующее согласно с его содержанием, но при необходимости может внести комментарии или прикрепить файл. При нажатии на ссылку "Согласовать", открывается окно, представленное ниже. Если внесение комментариев не требуется, нажмите кнопку "Сохранить" или "Сохранить и подписать" при наличии электронно-цифровой подписи (ЭЦП):

2. Нажать "Вернуть инициатору" или "Вернуть предыдущему участнику", если участник согласования имеет возражения или замечания по данному документу. Их необходимо обязательно написать.

При нажатии на ссылки "Вернуть инициатору" или "Вернуть предыдущему участнику", открывается окно.

Замечания можно внести двумя способами:

Набрать текст в поле "Замечания" и нажать на "Сохранить" или "Сохранить и подписать" (при наличии ЭЦП) или "Прикрепить файл с замечаниями или предложениями.

3. Ссылка "Перенаправить". Согласующее лицо имеет возможность согласовать этот документ с сотрудниками своего подразделения или своей организации. После согласования или замечаний сотрудников, документ возвращается согласующему лицу и предоставляется возможность принять собственное решение.

Согласование документов в Мобильном офисе

На согласование документ попадает в папки "Незамедлительные", "Срочные" и "Прочие".

Так же как и в случае с согласованием на сайте вы можете его согласовать, вернуть документ инициатору или предыдущему участнику.

При нажатии "Согласовать" у вас появится вверху экрана такая вот картинка.

После согласования всех документов не забывайте нажимать кнопку отправить в главном меню, что бы документы выгрузились на сайт.

Регистрация согласованных распорядительных документов в ЭДО документов

После того, как документ будет подписан собственноручно-ответственный за собственноручную подпись согласовывает это в ЭДО.

Документ попадает по ссылке "Без номеров с ЭЦП" в блоке "Распорядительные документы".

Согласованный проект документа регистрируется как внутренний документ (Поле "Подпись" - "Голухов Г.Н.", поле "Кому" - "Голухов Г.Н." Это проект документа.

Далее регистрируем дочерний документ - туда прикрепляем документ за подписью руководителя на официальном бланке Департамента. В "родительском документе" пройти по ссылке "Создать дочерний":

Поля "Дата документа", "Подпись", "Исполнитель", "Количество листов, приложений, экземпляров", "Вид документа", "Вид доставки" - заполняются автоматически. Реквизит "Кому" (выбирается если документ не внутренний).

Реквизит "Куратор" является желательным для заполнения. От данного реквизита зависит автоматическое направление документа для контроля.

При необходимости "Краткое содержание" копируется автоматически из соответствующего поля "Родительского документа". Текст нужно отредактировать, в соответствии с документом и поручением.

Далее для сохранения документа нажмите на кнопку "Сохранить + просмотр". Если этот документ является приложением к иному документу (дополнение приказа), там где "родительский документ" указываем номер этого документа.

Сотрудники, обеспечивающие контроль собственноручной подписи:

Голухов Г.Н. (Ю.М. Белямова, В.В. Егоров)

Хрипун А.И. (Тарасова Н.П.)

Павлов В.В. (Новикова Н.А.)

Мухтасарова Т.Р. (Тихомирова О.В.)

Антипова Ю.О. (Бороздина М.В.)

Папоудин О.В.

Потекаев Н.Н. (Гаврилина С.В.)

Старшинин А.В. (Богатырева Е.А., Куликова Я.О.)

------------------------------

* За основу взяты инструкции службы технической поддержки ЭДО "Согласование документов" и "Руководство по работе с блоком сводные поручения" и "Руководство по работе с блоком Согласование".