Приложение. Инструкция по контролю исполнения документов в аппарате Госкомсанэпиднадзора России

Приложение
к приказу Государственного комитета
санитарно-эпидемиологического надзора РФ
от 13 мая 1993 г. N 44

Инструкция
по контролю исполнения документов в аппарате Госкомсанэпиднадзора России

1. Общие вопросы

1.1. Исполнение всех поступающих в Госкомсанэпиднадзор России документов, требующих решения или ответа, а также приказов, указаний, решений коллегии подлежит контролю. Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах. Контролю подлежат наиболее важные входящие, исходящие и внутренние документы.

1.2. Ответственность за организацию контроля в Госкомитете возлагается на Управление обеспечения деятельности аппарата.

Руководители структурных подразделений несут персональную ответственность за организацию качественного и своевременного исполнения документов в подразделениях.

1.3. Непосредственный контроль за сроками исполнения поручений, поступающих в структурные подразделения, осуществляется работником, специально выделенным для этого руководителем подразделения.

2. Система контроля исполнения документов

2.1. Контроль за исполнением документов, а также зафиксированных в них или данных по ним поручений включает постановку на контроль, проверку своевременного доведения документа или поручения до исполнителя, проверку хода его выполнения, учет и обобщение результатов исполнения и информирование об этом руководства.

2.2. Обязательному особому контролю за исполнением подлежат:

законы, постановления Верховного Совета Российской Федерации;

указы, распоряжения, поручения Президента Российской Федерации;

распоряжения, поручения Вице-Президента Российской Федерации;

постановления, распоряжения и поручения Совета Министров - Правительства Российской Федерации;

поручения, содержащиеся в протоколах заседаний Совета Министров - Правительства Российской Федерации;

запросы, заявления, предложения депутатов Верховного Совета Российской Федерации;

нормативно-распорядительные документы Госкомитета (приказы, указания, решения, протоколы коллегии);

документы учреждений, организаций и предприятий с поручениями руководства Госкомитета, изложенными в их резолюциях;

предложения, заявления и жалобы граждан, поступившие из Администрации Президента России, Верховного Совета и Правительства России, требующие ответа руководства Госкомитета.

По указанию руководства на особый контроль может быть поставлен любой документ.

2.3. За исполнением остальных документов устанавливается общий контроль.

Особый контроль за исполнением документов (кроме решений и поручений коллегии Госкомитета, выполнение которых контролирует секретарь коллегии) осуществляет Общий отдел Управления обеспечения деятельности аппарата.

За исполнением поручений руководителей структурных подразделений, взятых ими на особый контроль - работники делопроизводства структурных подразделений.

Контроль за своевременным решением вопросов, поставленных в исходящих документах, возлагается на исполнителей.

3. Сроки исполнения документов

3.1. В Госкомитете устанавливаются следующие сроки исполнения документов:

поручения, содержащиеся в документах высших органов государственной власти и государственного управления Российской Федерации - в срок, указанный в поручении, либо в месячный срок со дня его подписания*.

Поручения с пометкой "СРОЧНО" исполняются в срок не более 3 дней.

Приказы, указания, решения коллегии, поручения руководства Госкомитета - в сроки, указанные в самих документах.

Проекты приказов во исполнение нормативно-распорядительных документов и поручений вышестоящих органов должны быть подготовлены и представлены на подпись в течение 10 дней (если руководством Госкомитета не установлен иной срок).

Срок подготовки проектов указаний, информационных писем - 7 дней.

Запросы депутатов Верховного Совета России - не более, чем в 3-дневный срок.

Предложения и заявления депутатов Верховного Совета Российской Федерации - безотлагательно по письмам, не требующим дополнительного изучения и проверки; 30 дней - по письмам, требующим дополнительной проверки.

Документы учреждений, организаций и предприятий с поручениями руководства Госкомитета - 10 дней.

Предложения, заявления и жалобы граждан - 15 дней по письмам, не требующим дополнительного изучения и проверки. 30 дней по письмам, требующим дополнительного изучения и проверки.

Телеграммы, требующие срочного решения - до 2 дней, остальные - в течение 10 дней.

3.2. Сроки исполнения внутренних документов исчисляются в календарных днях с даты подписания или утверждения (приказы, указания), решений коллегии - с даты проведения заседания, документов, поступивших из других организаций, - с даты их поступления в Госкомитет.

Индивидуальные сроки исполнения устанавливаются руководством Госкомитета (руководителями подразделений) или указываются в самом документе. В случае, когда срок исполнения документа не указан, он должен быть исполнен не более, чем в месячный срок.

Если очевидна невозможность исполнения документа в указанный срок, то исполнитель документа не менее чем за три дня до истечения срока должен обратиться к лицу, установившему срок, с просьбой о продлении срока, представив обоснованные данные.

Изменение срока исполнения документа должно быть также согласовано с организацией, которая его установила, если об этом указано в документе.

Изменение срока исполнения документируется - проставляется новый срок, дата изменения и подпись. Изменения вносятся в регистрационные формы - регистрационную карточку или ЭВМ. Приостанавливать исполнение документа, а также отменять их имеет право только вышестоящая организация, организация-автор документа и руководство Госкомитета.

Отсутствие своевременной информации о необходимости переноса сроков понимается как подтверждение нормального хода исполнения, обеспечивающего выполнение задания в установленный срок.

3.3. В случае, когда задание руководства Госкомитета должно выполняться двумя или несколькими подразделениями совместно, первым в документе называется основной исполнитель, затем соисполнители.

Ответственность за обеспечение своевременного и точного исполнения документа несет основной исполнитель, соисполнители обязаны представлять основному исполнителю свои материалы строго в согласованные с ним сроки.

При исполнении документов несколькими исполнителями с документов могут сниматься копии, а подлинник документа передается основному исполнителю.

Обработка и передача документов непосредственным исполнителям должна осуществляться в день их поступления в подразделение или, в крайнем случае, на следующий рабочий день.

4. Организация и технология контроля исполнения

4.1. В структурных подразделениях Госкомитета должностными инструкциями определяются лица, ответственные за контроль (как правило, заместители руководителей подразделений) и лица, непосредственно осуществляющие ведение работы по контролю.

4.2. Постановка документов на контроль осуществляется руководством Госкомитета и Управлением обеспечения деятельности аппарата.

4.3. На документе, подлежащем особому контролю, при регистрации в Общем отделе Управления обеспечения деятельности аппарата ставится штамп "Контроль" и указывается срок исполнения.

Документы из Общего отдела передаются в структурные подразделения Госкомитета с регистрационными карточками, на которых ставится штамп "Контроль" или отметка "К".

На поручения, содержащиеся в распорядительных документах Госкомитета (решения коллегии, приказы, указания) в структурных подразделениях в день получения документа по каждому пункту, подлежащему исполнению в данном управлении, заполняется регистрационно-контрольная карточка с указанием исполнителей и сроков исполнения.

Контроль исполнения строится на базе регистрационных данных: регистрационных карточек и ЭВМ. Контрольная картотека в структурных подразделениях систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов (приказы Госкомитета, решения коллегии и др.).

В структурных подразделениях Госкомитета ответственный за контроль ежедневно проверяет карточки в ячейках текущего и двух последующих дней.

Напоминает конкретному исполнителю о приближении срока исполнения. Исполнитель обязан дать делопроизводственной службе точный ответ на все вопросы, связанные с ходом исполнения контрольного документа.

Факт напоминания о приближении или наступлении срока исполнения документа и необходимые сведения о ходе работы с ним фиксируются в контрольной карточке.

Ответственные за организацию контроля в структурных подразделениях передают информацию о ходе исполнения контрольных документов в Общий отдел.

Ход исполнения документа и результат его выполнения отражается Общим отделом в докладной, вводимой в базу данных автоматизированной регистрации.

4.4. Для проверок хода исполнения поручений и документов, поставленных на контроль ЭВМ, Общий отдел Управления обеспечения деятельности аппарата делает распечатки, которые служат напоминанием руководителям подразделений о приближающихся сроках исполнения и документах, не выполненных в срок.

Установлены следующие сроки и виды распечаток:

- еженедельно по вторникам Председателю, заместителям Председателя комитета, начальникам управлений - перечень документов, срок исполнения которых на данный день истек;

- еженедельно по вторникам начальникам управлений - перечень документов, находящихся на контроле, срок исполнения которых завершается на текущей неделе;

- ежемесячно 5-го числа Председателю, заместителям Председателя комитета, начальникам управлений - перечень документов, срок исполнения которых истек;

- ежеквартально Председателю, заместителям Председателя комитета, начальникам управлений - перечень документов исполненных с нарушением срока и неисполненных.

5. Организация контроля исполнения приказов, указаний, решений коллегии Госкомитета

5.1. Ответственность за выполнение приказов Госкомитета возлагается, как правило, на заместителя Председателя Комитета (об этом делается запись в самом тексте приказа), а выполнение отдельных пунктов - на структурные подразделения Госкомитета или органы и учреждения Госсанэпидслужбы. При этом определяется конкретная дата выполнения той или иной работы.

5.2. Управление обеспечения деятельности аппарата осуществляет контроль за исполнением приказов Госкомитета, содержащих наиболее важные задания и поручения.

Приказы, находящиеся на контроле в Общем отделе, регистрируются на карточках, где фиксируется номер, дата и краткое содержание приказа, на основании каких документов он издан. Выписываются пункты приказа, подлежащие контролю, с указанием исполнителей и сроков исполнения.

Контроль исполнения решений коллегии Госкомсанэпиднадзора России осуществляет секретарь коллегии, который организует (в соответствии со своей компетенцией) работу по выполнению решений коллегии, проверяет их выполнение и ежеквартально составляет сводки о невыполненных поручениях с указанием исполнителей и причин невыполнения, которые представляет руководству Госкомитета и начальникам управлений.

5.3. Текущий контроль за сроками исполнения конкретных порученческих пунктов приказов, указаний и решений коллегии Госкомитета возлагается на руководителей структурных подразделений, ответственных за контроль, и исполнителей, которые несут личную персональную ответственность за своевременность исполнения.

В случаях, когда в распорядительных документах Госкомитета оперативные задания даются руководителям органов и учреждений санитарно-эпидемиологической службы, контроль за выполнением в аппарате Госкомитета возлагается на управления по соответствующим вопросам их деятельности.

Руководители структурных подразделений Госкомитета обязаны регулярно (как правило, один раз в месяц) информировать Управление обеспечения деятельности аппарата о состоянии выполнения того или иного задания, поручения.

Данные об исполнительской дисциплине докладываются на аппаратных совещаниях у руководства Госкомитета.

6. Порядок рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан, контроль за их исполнением

6.1. Все предложения, заявления и жалобы граждан, поступающие на имя Председателя и его заместителей, а также в адрес Госкомитета, регистрируются в Общем отделе Управления обеспечения деятельности аппарата Госкомитета и после их рассмотрения руководством управления в соответствии с резолюцией направляются в соответствующие структурные подразделения для исполнения. По наиболее важным вопросам письма докладываются руководству Госкомитета.

На каждое предложение, заявление или жалобу в Общем отделе заполняется регистрационно-контрольная карточка, которая помещается в справочную картотеку.

6.2. В структурных подразделениях Госкомитета на обращения граждан, поступившие из Общего отдела, заводятся карточки, в которые, наряду с другими реквизитами, переносится регистрационный номер документа, присвоенный Общим отделом. Повторная регистрация предложений, заявлений и жалоб граждан не допускается.

В структурных подразделениях ведется отдельный учет только тех предложений, заявлений и жалоб граждан, которые адресованы непосредственно в эти подразделения.

Регистрационная карточка помещается в соответствующий раздел картотеки. В ней делаются отметки об исполнении, прохождении обращений, содержании решения по поставленным вопросам и ответе заявителю. После исполнения обращения подразделение сообщает об этом Общему отделу. В Общем отделе сведения заносятся в соответствующую карточку.

6.3. Общий отдел осуществляет контроль за своевременным рассмотрением и состоянием работы с предложениями, заявлениями и жалобами граждан, анализирует поступившие в Госкомитет обращения граждан и ежеквартально представляет руководству Госкомитета сведения о поступлении и рассмотрении обращений граждан.

6.4. Предложения, заявления и жалобы граждан считаются исполненными лишь после ответа автору о принятом окончательном решении по существу жалобы.

Ответы на предложения, заявления и жалобы граждан, имеющие правовой характер, обязательно должны согласовываться с юристом.

Предложения, заявления и жалобы граждан, подлежащие рассмотрению в подведомственных и других организациях, направляются для исполнения в эти организации с сопроводительным письмом не позднее чем в трехдневный срок. Автор письма об этом уведомляется.

7. Снятие документов с контроля

7.1. Документ считается исполненным и снимается с контроля только после полного решения всех поставленных в нем вопросов и уведомления об этом заинтересованных организаций и лиц.

Промежуточный ответ, равно как и запрос по исполняемому документу, не может являться основанием для признания документа исполненным.

Документы, представленные на подпись руководству Госкомитета и возвращенные на доработку, не считаются подготовленными в срок.

7.2. Исполненные контрольные документы представляются в Общий отдел Управления обеспечения деятельности аппарата Госкомитета вместе с копией ответа или другими материалами, свидетельствующими об исполнении.

Для снятия с контроля приказов, указаний, решений коллегии Госкомсанэпиднадзора России в Общий отдел или секретарю коллегии представляется краткая докладная записка (справка) о проделанной работе (конкретно по каждому пункту) за подписью руководителей структурных подразделений.

Руководители структурных подразделений обязаны регулярно проверять состояние исполнительской дисциплины, рассматривать случаи нарушения установленных сроков.