Инструкция о документационном обеспечении управления в аппарате Государственного комитета санитарно-эпидемиологического надзора при Президенте РФ (утв. Государственным комитетом санитарно-эпидемиологического надзора РФ 25 марта 1992 г. N 01-19/1-19)

Инструкция о документационном обеспечении управления в аппарате Государственного комитета санитарно-эпидемиологического надзора при Президенте РФ
(утв. Государственным комитетом санитарно-эпидемиологического надзора РФ 25 марта 1992 г. N 01-19/1-19)

1. Общие положения

1.1. Инструкция устанавливает в аппарате Государственного комитета санитарно-эпидемиологического надзора при Президенте Российской Федерации единый порядок ведения делопроизводства и контроля исполнения документов в соответствии с основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления (М., 1991), ГОСТ 6.38-90 "Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", другими действующими нормативами и методическими разработками в области документационного обеспечения управления и архивного дела.

1.2. В аппарате Госкомсанэпиднадзора при Президенте Российской Федерации установлена смешанная система делопроизводства:

Централизованно в Управлении обеспечения деятельности аппарата осуществляется прием, регистрация документов, поступающих на имя руководства Госкомитета и в адрес Госкомитета, организация их прохождения и исполнения, формирование дел, отправка всей корреспонденции;

децентрализованно в Управлениях ведется аналогичная работа с документами, поступившими в их адрес.

Координация работы с документами в Госкомитете осуществляется Управлением обеспечения деятельности аппарата.

1.3. Ответственность за организацию и состояние работы с документами, своевременность их исполнения, обеспечение надлежащего оформления и сохранности, использования документов возлагается на начальника Управления обеспечения деятельности аппарата и руководителей структурных подразделений Госкомитета.

1.4. Выполнение основных работ по делопроизводственному обслуживанию в аппарате Госкомитета осуществляет Общий отдел Управления обеспечения деятельности аппарата.

Делопроизводственное обслуживание в структурных подразделениях Госкомитета осуществляется старшими инспекторами или другими специально выделенными для этой работы лицами.

2. Организация документооборота в Госкомитете

2.1. Порядок обработки поступающих документов

Документы, поступающие в Госкомитет, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Прием и первичная обработка документов осуществляется централизованно экспедицией.

Документы, доставляемые спецсвязью, принимаются Общим отделом Управления обеспечения деятельностью аппарата, а после окончания рабочего дня, в выходные и праздничные дни - секретарями председателя Госкомитета.

Конверты с документами, в том числе и заказные, вскрываются в экспедиции, при этом проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов.

Конверты от поступающих документов /в том числе писем граждан/ не уничтожаются в случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и получения документа, а также при поступлении личных или доплатных документов.

Документы с пометкой "лично" передаются без вскрытия конвертов.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством к направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

Предварительное рассмотрение документов осуществляется, исходя из оценки их содержания, на основания установленного в Госкомитете распределения обязанностей.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.

Документы, адресованные руководству Госкомитета, или без указания конкретного должностного лица и структурного подразделения, предварительно рассматриваются в Общем отделе Управления обеспечения деятельности аппарата.

На рассмотрение руководству передаются документы, полученные от правительственных и вышестоящих органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности Госкомитета, требующе решения руководства.

Результаты рассмотрения документов отражаются в резолюциях. Проекты резолюций к документам, рассматриваемым председателем Госкомитета, готовит начальник Управления обеспечения деятельности аппарата или его заместитель. Резолюции к документам должны записываться на бланках установленного образца или на самих документах. В состав резолюции должны входить следующие элементы: исполнитель, содержание поручения и срок исполнения.

Обработка и передача документов исполнителям осуществляется в день их поступления в Госкомитет или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

Документы, которые исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Необходимость размножения документов и количество копий определяется лицом, организующим исполнение.

При необходимости безотлагательного исполнения поступившего документа допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководством Госкомитета.

2.2. Порядок обработки отправляемых документов

Документы, отправляемые Госкомитетом, проходят сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи.

Обработка и отправка документов осуществляется централизованно экспедицией в соответствии с Почтовыми правилами.

Документы, предназначенные для отправки, принимаются экспедицией полностью оформленными, подписанными и зарегистрированными с отметкой о категории почтового отправления /кроме простых отправлений/.

Перед упаковкой проверяется правильность оформления документов, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов. Неоформленные или неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку.

Документы, поступающие для отправки, должны обрабатываться и отправляться в тот же день или не позднее следующего рабочего дня.

2.3. Передача документов внутри Госкомитета и контроль их движения

Сотрудники, ответственные за делопроизводство в Управлениях, два раза в день забирают почту из Общего отдела и Экспедиции Управления обеспечения деятельности аппарата. Срочная корреспонденция по сообщению Общего отдела получается адресатом немедленно.

Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через старших инспекторов структурных подразделений. Общий отдел контролирует ход ознакомления с документами и ход их перемещения. Документы должны передаваться от одного исполнителя к другому с учетом срока исполнения документов.

Документы, поступившие непосредственно в адрес подразделения, после регистрации, рассмотрения руководством подразделения и перенесения резолюции в карточку направляются исполнителю.

Документы, не требующие рассмотрения руководством подразделения, после регистрации передаются непосредственно исполнителю.

Все документы с поручениями руководства Госкомитета, направленные в подразделения, после их исполнения за подписью руководства подразделения остаются в данном подразделении и формируются в соответствующие дела.

Подшивать в дела неисполненные документы и документы исполненные, но не имеющие отметки об исполнении, запрещается.

Документы с поручениями руководства Госкомитета, имеющие штамп "подлежит возврату" вместе с копиями ответов и материалов по исполнению подлежат возврату в Общий отдел в установленные сроки.

Нормативно-распорядительные документы, присланные из вышестоящих органов, подлежат возврату в Общий отдел.

2.4. Правила регистрации и индексации документов

Регистрация документов - фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические и др.), как создаваемые и используемые внутри Госкомитета, так и направляемые в другие организации; поступившие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц.

При помощи регистрации сведения о документах поступают в поисковую систему.

Документы могут регистрироваться при помощи ЭВМ, машинописи или рукописным заполнением форм (регистрационно-контрольные карточки, журналы). Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и поисковых систем устанавливается следующий обязательный минимум реквизитов регистрации:

1. Автор (корреспондент);

2. Название документа;

3. Дата документа;

4. Индекс документа;

5. Заголовок документа, краткое содержание документа;

6. Резолюция руководителя (определение исполнителя, содержание поручения, дата и подпись автора резолюции);

7. Срок исполнения - дата, к которой поручение должно быть выполнено;

8. Промежуточные сроки исполнения;

9. Перенос срока исполнения;

10. Отметки о прохождении документа;

11. Индекс (номер) дела, в котором хранится исполненный документ (исполнение которого завершено).

Поступающая в Госкомитет корреспонденция регистрируется только один раз: в Общем отделе Управления обеспечения деятельности аппарата или в структурном подразделении. Поступающие документы регистрируются в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения.

При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется.

Регистрация документов производится в пределах групп в завистимости от названия вида документа, автора и содержания документов.

Порядковые регистрационные номера присваиваются документам в пределах каждой регистрационной группы.

Регистрация постановлений, приказов, указаний, протоколов заседаний коллегии ведется в журнальной форме.

Регистрация поступающих и создаваемых документов производится децентрализованно в местах создания и исполнения документов.

В Общем отделе Управления обеспечения деятельности аппарата регистрируются постановления, приказы по основной деятельности, указания, приказы по личному составу руководящих работников учреждений, организаций и предприятий Госкомитета; в секретариате коллегии - протоколы и решения коллегии; в Секторе руководящих кадров Управления подготовки и использования кадров - приказы по личному составу аппарата Госкомитета. Приказы о приеме, переводе, поощрении, премировании, увольнении, длительных командировках формируются отдельно от приказов о предоставлении отпусков и имеют самостоятельную нумерацию. В Хозяйственном управлении регистрируются приказы о командировках сотрудников Госкомитета.

Документы на имя руководства Госкомитета регистрируются в Общем отделе Управления обеспечения деятельности аппарата.

Не подлежат регистрации следующие документы:

- сообщения о заседаниях и совещаниях;

- копии писем, присланные для сведения;

- копии счетов на оплату;

- наряды и фондовые извещения;

- документация статистической и бухгалтерской отчетности подведомственных Госкомитету организаций;

- печатные издания (книги, брошюры, проспекты изданий, авторефераты);

- поздравительные письма;

- информационные документы и справочные материалы, бюллетени, сводки, обзоры;

- ответы на запросы Госкомитета (данные об этих документах дата, номер, корреспондент, заносятся в регистрационную карточку соответствующего исходящего документа).

Регистрируется только инициативный документ (запрос), составленный в Госкомитете или присланный извне. Регистрация документов - ответов осуществляется на РКК инициативных документов.

При регистрации документов следует использовать классификатор индексов руководства и структурных подразделений и классификатор корреспондентов.

Классификатор индексов руководства и структурных подразделений строится в соответствии со структурой Госкомитета.

Классификатор корреспондентов представляет собой перечень органов управления, с которыми Госкомитет связан в своей деятельности, названия корреспондентов располагаются по уровням управления.

Регистрационный номер входящего документа проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа.

Регистрационный номер состоит:

для документов, адресованных председателю и заместителям председателя Госкомитета - из цифрового индекса, через тире индекса корреспондента и через дробь - порядкового номера;

для документов, поступающих в управления - из индекса структурного подразделения, через тире - индекса корреспондента, через дробь - порядкового номера;

исходящий номер состоит из индекса (цифрового обозначения руководства или структурного подразделения), через тире - индекса корреспондента, через дробь - порядкового номера по данной группе корреспондентов и номера дела, в котором будет находиться документ, проставляемого через тире.

На документах, подлежащих особому контролю, а также на карточках при регистрации ставится штамп "Контроль" или буква "К" и штамп "подлежит возврату".

В РКК на ЭВМ отмечается движение документа с момента поступления до его помещения в дело после исполнения.

2.5. Исполнение документов

Заместители председателя и руководители структурных подразделений Госкомитета обязаны рассматривать корреспонденцию в день ее поступления и давать поручения.

В резолюции, как правило, должны быть указаны: фамилия и инициалы исполнителя, поручение, порядок и сроки его исполнения, подпись руководителя и дата подписания резолюции.

Исполнение документа следует поручать по возможности, одному исполнителю.

В том случае, когда поручение дано нескольким сотрудникам, ответственность за его исполнение несут в равной мере все указанные лица.

Сотрудник, указанный в резолюции первым, организовывает ознакомление с документом (в течение двух дней) всех исполнителей и принятие совместного решения, которое докладывается руководителю.

Снятие копий с документов, по которым дается поручение нескольким лицам, допускается в зависимости от срочности и характера исполняемого документа.

Документ должен быть исполнен в течение срока, указанного в поручении вышестоящего органа, в резолюции руководства или Управлением обеспечения деятельности аппарата.

Если исполнитель не может исполнить документ в установленный срок, он обязан до истечения срока исполнения обратиться с просьбой о его продлении с указанием причины отсрочки в Общий отдел Управления обеспечения деятельности аппарата, а по документам, поступившим непосредственно в структурные подразделения - к руководителям подразделений.

В случае, если срок исполнения установлен вышестоящей организацией, отсрочка исполнения должна быть согласована с этой организацией.

Если решение вопроса, изложенного в документе, откладывается на срок свыше 30 дней, исполнитель ставит об этом в известность корреспондента.

Промежуточный ответ, равно как и запрос по исполняемому документу, не может являться основанием для признания документа исполненным.

На документе, исполненном в оперативном порядке и не требующем письменного ответа, исполнитель должен указать, как и когда решены поставленные в нем вопросы (по телефону, выезд на место, личные переговоры и т.д.).

2.6. Контроль за исполнением документов

Исполнение всех поступающих в Госкомитет документов, требующих решения или ответа, а также постановлений, приказов, указаний, решений коллегии Госкомитета подлежит контролю.

Персональную ответственность за своевременное и правильное исполнение документов несут руководители структурных подразделений перед руководством Госкомитета.

За исполнением документов, содержащих наиболее важные вопросы, устанавливается особый контроль.

Особому контролю подлежат:

- поручения и указания, содержащиеся в указах, постановлениях, распоряжениях, высших правительственных органов России;

- письма депутатов Верховного Совета России;

- решения коллегии, постановления, приказы Госкомитета;

- поручения руководства Госкомитета, взятые ими или по их указанию на особый контроль;

- критические замечания и предложения, содержащиеся в выступлениях органов печати.

За исполнением остальных документов устанавливается общий контроль.

Особый контроль осуществляет Общий отдел Управления обеспечения деятельности аппарата.

За исполнением поручений руководителей структурных подразделений, взятых ими на особый контроль - работники делопроизводства структурных подразделений.

Контроль за исполнением документов осуществляется при помощи ЭВМ.

Контроль за своевременным решением вопросов, поставленных в исходящих документах, возлагается на исполнителей.

Документ считается исполненным и снимается с контроля только после полного решения всех поставленных в нем вопросов и уведомления об этом заинтересованных организаций и лиц.

Исполнение документа удостоверяется отметкой "снято с контроля" с подписью и датой ответственного эа контроль, которая проставляется на нижнем поле первого листа исполненного документа.

3. Составление номенклатур и формирование дел

3.1. Общие положения

Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в структурных подразделениях, с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел составляется для правильного формирования дел, их учета и обеспечения сохранности.

Номенклатура дел составляется в последнем квартале предшествующего года по установленной форме (приложение 1), согласовывается с общим отделом (архивом) и вводится в действие с 1 января следующего года.

Номенклатуры дел разрабатываются руководителями структурных подразделений и лицами, ответственными за делопроизводство, с привлечением специалистов подразделений. Ответственность за разработку номенклатуры дел структурного подразделения несет его руководитель.

Номенклатура дел составляется на основе изучения состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе деятельности структурного подразделения.

В номенклатуру дел включаются все документы, отражающие деятельность структурного подразделения, кроме печатных изданий. Ведение дел вне номенклатуры не допускается.

Номенклатура дел составляется в соответствии с утвержденной структурой. Разделами номенклатуры являются наименования отделов, секторов.

Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь строго определенный индекс. Индексы дел состоят из индекса структурного подразделения и порядкового номера дела по номенклатуре.

Если в течение года в структурном подразделении возникают непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для этого в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

Для определения сроков хранения документов следует руководствоваться Перечнем документов со сроками хранения Минздрава СССР (М., 1974 г.) и Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений (М., 1989 г.).

По окончании календарного года старшим инспектором структурного подразделения составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов, частей) отдельно постоянного и временного хранения. Эти сведения в обязательном порядке сообщаются в Общий отдел (архив).

Номенклатура дел структурного подразделения печатается в 3-х экземплярах. Первый и второй экземпляры сдаются в Общий отдел (архив), третий остается в подразделении.

3.2. Требования к составлению заголовков дел

Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок: "разные материалы", "общая переписка", словосочетаний: "и т.д.", "и др.", "и пр.", а также вводных слов и сложных оборотов.

Заголовок дела должен начинаться с указания вида документа (приказы, протоколы, планы, отчеты, переписка и т.д.).

Если дело состоит из документов нескольких видов по одному вопросу, то при составлении заголовка употребляется термин "документы", а в скобках в конце заголовка указываются 3-4 вида документов, которые вошли в дело.

Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются переходящими и вносятся в номенклатуру следующего года с тем же индексом.

В номенклатуре дел должно быть предусмотрено дело для документов для служебного пользования, которое называется "Документы ДСП".

В заголовках, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается периодичность (месяц, квартал, год) и характер этой документации.

Если в дело подшиваются систематические отчеты по определенным формам, то в заголовке дела указывают название формы, ее номер или условное обозначение. Номер формы указывается в скобках, как дополнение к заголовку.

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и по какому вопросу она ведется.

Заголовки дел в номенклатуре располагаются по степени важности документов. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию (приказы, указания, решения, инструкции).

Далее следуют заголовки, содержащие плановые и отчетные документы, затем - переписка и предложения, заявления, жалобы граждан по вопросам данного структурного подразделения.

3.3. Формирование дел

Формирование дел - это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Формирование дел осуществляется в структурных подразделениях. Ответственность за формирование дел возлагается на старших инспекторов структурных подразделений, ответственных за делопроизводство. Указания Общего отдела (архива) о необходимости переформирования дел обязательны для исполнения сотрудниками структурных подразделений.

Документы постоянного и временного сроков хранения следует группировать в отдельные дела (подлинники отделять от копий, годовые планы и отчеты от квартальных и месячных; утвержденные штатные расписания - от их проектов и переписки по утверждению штатов и т.д.).

В дело нужно включать по одному экземпляру каждого документа. Не допускается включение в дело не относящихся к нему документов, а также черновиков, вариантов, размноженных копий документов.

В дела формируются документы одного делопроизводственного года. Исключение составляют переходящие и личные дела. Личные дела формируются в течение периода работы данного лица в учреждении.

Каждое дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см.

Распорядительные документы формируются в дела по видам и хронологии. В делах постоянного хранения наиболее ранние документы располагаются в начале дела. Не допускается обратный хронологический порядок расположения документов в делах постоянного хранения.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Приказы о назначении, перемещении, увольнении работников формируются отдельно от приказов об отпусках и командировках.

Материалы коллегии группируются в четыре дела:

- квартальные планы работы коллегии;

- протоколы и решения коллегии;

- документы к заседаниям коллегии;

- перечень вопросов, рассмотренных на заседаниях коллегии.

Протоколы располагаются в прямом хронологическом порядке и по номерам. Документы к заседаниям, сгруппированные в отдельное дело, систематизируются по номерам протоколов, заседаний. Стенограммы заседаний группируются в отдельные дела, в порядке записей выступлений.

Поручения вышестоящих органов располагают в деле в хронологическом порядке. К каждому поручению прикладываются материалы по исполнению поручений.

Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в самостоятельные дела в пределах года и располагаются в них в порядке алфавита по фамилиям.

Предложения, заявления и жалобы граждан по личным вопросам и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются раздельно от заявлений граждан по вопросам работы учреждения.

Переписка группируется за период календарного года. Документ-ответ помещается за документом-запросом.

4. Подготовка документов к последующему хранению и использованию

4.1. Оформление дел

Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения после окончания календарного года, в котором они были заведены для подготовки их к передаче в ведомственный архив, подлежат оформлению и описанию в соответствии с требованиями Единой государственной системы делопроизводства.

Оформление дел проводится работниками структурных подразделений, в ведении которых находились заведение и формирование дел, при методической помощи Общего отдела (архива).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения оформляются упрощенно. Такие дела оставляются в скоросшивателях, листы в них не нумеруются.

Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения подлежат полному оформлению.

Полное оформление включает в себя подшивку или переплет дела, нумерацию листов в деле, составление заверительной надписи дела, внесение уточнений в заголовок дела, в даты дела и т.д.

Документы должны быть переплетены или подшиты на 4 прокола в твердую обложку суровыми нитками или шнурками. Металлические скрепки, булавки должны быть удалены из дел.

В начале каждого дела подшивается чистый лист.

Все листы дела, кроме чистых, нумеруются простым графитным карандашом, в правом верхнем углу листа арабскими цифрами не задевая текста документов. Нумеровать листы чернилами и цветными карандашами запрещается.

Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов допускается употребление литерных номеров листов.

В конце дела на специальном листе-заверителе (приложение 2) составляется заверительная надпись для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации.

Запрещается выносить заверительную надпись на чистый оборот листа последнего документа или внутреннюю сторону обложки дела. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, то он накладывается на внутренней стороне обложки дела.

Количество пронумерованных листов дела в заверительной надписи указывается цифрами и прописью.

На обложке дел (приложение 3) постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения указывается:

- наименование Госкомитета;

- наименование структурного подразделения;

- индекс дела;

- заголовок дела;

- крайние даты;

- количество листов в деле;

- срок хранения дела;

- номер фонда, описи, дела.

При оформлении обложки дел наименование Госкомитета указывается полностью, в именительном падеже.

Заголовки дел переносятся на обложку из номенклатуры дел. В необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения и уточнения (проставляются номера приказов, протоколов и т.д.).

В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.

На обложке дела обязательно указывается дата дела. При оформлении даты дела проставляются крайние даты, т.е. даты самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

Датой дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты первого и последнего заседания.

Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении сотрудника, на которого оно заведено.

При обозначении даты документа сначала указывается число, затем месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

На обложке дела обязательно указывается количество листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела, и срок хранения дела, который переносится на обложку дела из номенклатуры дел. На делах постоянного хранения пишется "Хранить постоянно".

4.2. Составление и оформление описей дел

На дела, передаваемые в архив, после их оформления составляется опись. Опись дел - это систематизированный перечень заголовков дел, раскрывающий состав и содержание дел. Одновременно опись дел является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел в архиве.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу (приказы по личному составу, лицевые счета, личные дела).

Описи дел составляются старшими инспекторами структурных подразделений под методическим руководством сотрудников Общего отдела (архива). Ответственность за своевременное и качественное составление описей несут руководители структурных подразделений.

Описи дел составляются по установленным формам для дел постоянного хранения (приложение 4) и временного хранения (приложение 5). Опись дел по личному составу оформляется так же, как для дел постоянного хранения.

Перед внесением заголовков дел в описи проверяются качество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел подразделения. В случае обнаружения отсутствия дел, числящихся по номенклатуре, принимаются меры по их розыску. На необнаруженные дела составляется справка о причинах отсутствия дел, которая подписывается руководителем структурного подразделения и передается вместе с описью дел в архив.

При составлении описи дел необходимо иметь в виду следующее:

- дела в описи располагаются в соответствии с утвержденной номенклатурой дел;

- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером;

- если дело состоит из нескольких томов, то каждый том дела вносится в опись под самостоятельным номером;

- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

- номера фонда и описи структурного подразделения устанавливаются Общим отделом (архивом).

В конце описи делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, внесенных в опись.

Опись дел подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с Общим отделом (архивом), рассматривается на заседании экспертной комиссии структурного подразделения и утверждается руководителем структурного подразделения.

Опись составляется в 3-х экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив, второй остается в структурном подразделении, третий экземпляр должен быть приложен к протоколу заседания экспертной комиссии, на котором она была рассмотрена и одобрена.

На обложках дел, внесенных в опись, указывается номер фонда, описи и дела.

4.3. Передача дел в архив

В архив принимаются дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Архив принимает дела только по описям. Дела должны быть увязанными в связки, на каждую связку прикрепляется ярлык, на котором указывается структурное подразделение; крайние даты дел; номера фонда, описи, дела, связки; срок хранения.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному Общим отделом (архивом).

Сотрудники архива проверяют правильность формирования и оформления дел, соответствие количества дел, включенных в опись количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел.

Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурных подразделений обязаны устранить.

Если отдельные дела необходимо оставить в структурном подразделении для текущей работы, архив оформляет выдачу таких дел во временное пользование.

Прием дел проводится сотрудниками архива в присутствии работника структурного подразделения, ответственного за сдачу дел в архив. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи сотрудника архива и лица, передавшего дела.

4.4. Уничтожение дел с истекшими сроками хранения

После сдачи дел постоянного и долговременного хранения в архив, дела с истекшими сроками хранения за этот же период выделяются к уничтожению.

На отобранные к уничтожению дела составляется акт (приложение 6), который рассматривается экспертной комиссией структурного подразделения и утверждается руководителем подразделения.

В акте указываются все дела, выделенные к уничтожению. Если в акт вносятся однородные дела за разные года, то названия всех дел не перечисляются, а заголовок пишется один раз и указывается общее количество дел.

Подлежащие уничтожению дела, увязанные в связки, передаются в контору по переработке сырья.

Уничтожение документов в структурных подразделениях не допускается.

5. Документирование управленческой деятельности

Документирование управленческой деятельности заключается в создании документов.

Создание служебных документов в Государственном комитете санитарно-эпидемиологического надзора допускается только при объективной производственной необходимости, по требованию, поручению вышестоящих органов, во исполнение действующих законов и нормативных актов.

Документы, как правило, должны составляться в том случае, когда невозможен, затруднен или неправомерен бездокументный способ обмена информацией.

5.1. Состав управленческих документов

Состав управленческих документов определяется:

- кругом вопросов, решаемых Госкомитетом или подразделениями центрального аппарата в процессе своей деятельности;

- объемом и характером компетенции Госкомитета или подразделения;

- порядком решения вопросов (на основе коллегиальности или единоначалия);

- объемом и характером взаимосвязей с другими ведомствами, предприятиями и организациями.

Управленческая деятельность Госкомитета выражается посредством распорядительных документов.

В соответствии с действующим законодательством и компетенцией Госкомитет издает:

постановления, приказы, инструкции, указания.

Постановления и приказы издаются во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции Госкомитета.

Постановление - правовой акт, принимаемый органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норы, правил. Постановление касается широкого круга организаций и должностных лиц, независимо от подчиненности.

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем органа государственного управления, действующим на основе единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом.

Указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений и приказов.

По вопросам, представляющим взаимный инерес и входящим в компетенцию различных государственных органов и общественных организаций, принимаются совместные распорядительные документы.

Совместные распорядительные документы организаций, издавших одинаковые по форме документы /приказы, постановления и др./ издаются в соответствующей форме /приказ, постановление и др/.

Совместные распорядительные документы органов, полномочных издавать различные по форме документы, издаются в форме "Совместного решения", которое имеет правовую силу распорядительного документа каждой организации, принимавшей этот документ.

Нормативно-распорядительные документы, поступающие в Госкомитет из вышестоящих органов, доводятся до подведомственных учреждений посредством:

- издания самостоятельных распорядительных документов /приказов/, в которых излагается содержание документа из вышестоящего органа применительно к задачам Госкомитета и намечаются конкретные мероприятия, подлежащие осуществлению;

- издания информационного письма, если распорядительный документ вышестоящего органа не требует для его выполнения разработки специальных мероприятий.

6. Общие требования к составлению и оформлению документов

Составление и оформление документов необходимо осуществлять с соблюдением ряда правил, которые обеспечивают им юридическую силу и способствуют оперативности исполнения документов.

Документы должны оформляться на бланках установленного образца или стандартных листах бумаги форматов А4 /297x210 мм/ и А5 /210-148 мм/.

ГОСТом установлены общий бланк и бланк для писем.

В Госкомитете действует общий бланк, в котором типографским способом внесено название конкретного вида документа: приказ, постановление, указание.

Бланк для писем Госкомитета применяется при подготовке документов за подписью председателя и заместителей председателя. Для писем, подготовленных за подписью руководителей структурных подразделений, применяются бланки Госкомитета для писем, в которых впечатывается наименование структурного подразделения.

Для других документов используется стандартный лист бумаги, на котором в установленном месте прописными буквами впечатывается вид документа /протокол, докладная записка, справка и др./. Указание вида должно быть на каждом документе за исключением письма.

Документы, подготовленные за подписями руководителей нескольких организаций, печатаются на стандартных листах бумаги формата А4.

6.1. Реквизиты документов

Организационно-распорядительные документы имеют строго определенный комплекс обязательных реквизитов /составных частей/ и стабильный порядок их расположения.

Обязательными реквизитами документа являются: наименование автора документа (Госкомитета, структурного подразделения); название вида документа (может не указываться только на письмах); заголовок; дата документа; индекс; текст; подпись (для документов, подлежащих утверждению, согласованию или удостоверению печатью, эти реквизиты также являются обязательными).

В конкретных документах отдельные реквизиты могут отсутствовать.

6.2. Текст

Текст документов должен полно, конкретно, логически, последовательно и лаконично раскрывать освещаемые вопросы, исключать различные толкования, необходимость дополнительных заданий и соответствовать действующему законодательству.

При составлении текста документа рекомендуется:

заменять сложные предложения простыми; применять устойчивые /трафаретные/ словосочетания; использовать прямой порядок слов в предложении, если логическое ударение падает на объект действия;

использовать обратный порядок слов в предложении /сказуемое предшествует подлежащему/, если логическое ударение падает на само действие;

в распорядительных документах употреблять глаголы неопределенной формы /"утвердить", "обязать", "отменить" и т.д./;

заменять местоимения существительными, например; "Государственный комитет санитарно-эпидемиологического надзора рассмотрел...", а не "Мы рассмотрели...";

использовать в распорядительных документах языковые конструкции повелительного характера, например:

ПРИКАЗЫВАЮ /в приказе/.

РЕШИЛИ /в решении/;

ПРЕДЛАГАЮ, ОБЯЗЫВАЮ /в указании/.

При подготовке служебных документов текст следует излагать от третьего лица /например, "Госкомитет считает возможным...."/, или первого лица /например, "В целях координации... предлагаю..."/.

Текст документа, как правило, должен состоять из двух частей: в первой части указываются причины и основания для издания документа, во второй части излагается существо вопроса. Текст документа может состоять только из второй части.

Документы, составленные на основании законов, указов, а также постановлений и распоряжений вышестоящих органов, должны содержать ссылку на соответствующий документ с указанием его наименования, даты, номера.

Текст документов разрешается делить на разделы, подразделы, пункты к подпункты, нумерация которых производится только арабскими цифрами. Разделы, подразделы, пункты и подпункты разделяются между собой и заканчиваются точками.

Разделы обозначаются одним числом и имеют порядковые номера в пределах всего документа, например: 1; 2; 3.

Подразделы состоят из номера соответствующего раздела и каждого подраздела, нумеруемого в пределах каждого раздела, например: 1.1; 1.2.

Пункты имеют нумерацию в пределах подраздела, и их номера складываются из номера раздела, подраздела и пункта, например: 1.1.1; 1.1.2.

Нумерацию текста следует оформлять с абзаца. После цифровых перечислений с точкой текст каждого абзаца следует начинать с прописной буквы и заканчивать точкой.

В документах должны употребляться только официально принятые сокращения, обозначения и термины. Наименования учреждений, организаций, должностей, званий, единиц измерения, географические названия и другие должны точно соответствовать названиям, принятым в официальных изданиях.

В тексте документа слово "государственный комитет" /в единственном числе/ пишется с прописной буквы, когда подразумевается конкретное ведомство, в выражениях типа: указанный Государственный комитет.

Во множественном числе пишутся со строчной буквы словосочетания типа: государственные комитеты, министерства и другие учреждения; указанные министерства.

Слова "коллегия", "приказ" пишутся со строчной буквы. Например: "...коллегия Государственного комитета санитарно-эпидемиологического надзора", "...приказ Государственного комитета санитарно-эпидемиологического надзора".

В тексте необходимо правильно употреблять предлоги. Предлог "по" в значении "после чего-нибудь" употребляется с предложным падежом, а не с дательным. Например: по истечении срока исполнения.

Предлоги: благодаря, согласно, вопреки, подобно употребляются только с дательным падежом, а не с родительным. Например:

Благодаря своевременному обеспечению

Согласно приказу Государственного комитета

Вопреки указанию.

6.3. Заголовок к тексту

Заголовок составляется к документу формата А4 /210х297 мм/ независимо от его назначения.

Заголовок должен быть максимально коротким и точным. Текст заголовка должен отвечать на вопрос "о чем?". Например: "Об измерении...", "О выделении...", "Об отмене...". Допускается в тексте заголовка применять сокращение слов и словосочетаний, соответствующих требованиям государственных стандартов и общесоюзных классификаторов. Заголовок формулируется составителем документа.

Заголовок располагается перед текстом документа слева, печатается от границы левого поля через один межстрочный интервал. Расстояние между заголовком и текстом должно составлять 2-4 межстрочных интервала. В одной строке заголовка должно быть не более 28 знаков. Точка в конце заголовка не ставится. Объем заголовка не должен превышать 5 строк.

Заголовок не проставляется на телеграммах /телетайпограммах/, телефонограммах, извещениях и на документах, текст которых печатается на бумаге формата А5 /148x210 мм/.

6.4. Приложения к документам

Приложения к документу могут быть трех видов:

- утверждаемые или вводимые в действие соответствующими распорядительными документами;

- поясняющие или дополняющие содержание основного документа;

- являющиеся самостоятельными документами, направленными с сопроводительным письмом.

Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты.

Приложения к документам должны быть подписаны лицом, ответственным за их содержание.

Приложения к распорядительному документу содержат в верхнем правом углу первого листа приложения отметку с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера, напечатанную через один межстрочный интервал.

                                                Приложение_______________

                                                              /номер/

                                                к _______________________

                                                       /вид документа в

                                                       дательном падеже,

                                                         дата, номер/

О наличии приложения к документу делается отметка ниже текста.

Если документ имеет приложение, упомянутое в тексте, отметка делается по следующей форме:

Приложение: на ______ л. в __________ экз.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования необходимо перечислять с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров. Например:

Приложение: 1. Справка по проверке на 2 л. в 1 экз.

2. Проект приказа на 3 л. в 1 экз.

Если приложение сброшюровано, то количество листов не указывается. Например:

Приложение: Методические указания в 1 экз.

Отметка о приложении не проставляется в приказах, указаниях и протоколах. При упоминании в тексте приказа, указаниях или протокола сведений, содержащихся в приложении, в скобках указывается /приложение _______/ или без скобки: согласно приложению ____________.

Приложения нумеруются по порядку их упоминания в тексте документа, при этом знак N не ставится. Например:

"Приложение 1 к ...", "Приложение 2 к ..." и т.д.

6.5. Согласование

Согласование является способом предварительной оценки проекта документа после его рассмотрения с целью обеспечения правильного и всестороннего решения поставленных в нем вопросов.

Применяются две формы согласования проектов документов: внутренняя - с должностными лицами Госкомитета и внешняя - с подведомственными и сторонними организациями.

Перечень согласующих организаций определяется составителем документа, исходя из его содержания, или предусматривается законодательными и нормативными актами.

Внутреннее согласование документа оформляется визой, которая включает наименование должности, личную подпись, расшифровку подписи /инициалы и фамилия/, дату и служебный телефон.

Гриф согласования располагается в левой части документа ниже реквизита "подпись". При необходимости согласования документа с несколькими лицами или организациями грифы располагаются на отдельном листе.

6.6. Подпись

Обязательным реквизитом служебного документа является подпись.

Право подписи приказов по основной деятельности в Госкомитете предоставляется председателю, а в его отсутствие заместителю, исполняющему обязанности председателя. Право подписи указаний предоставлено председателю и его заместителям по курируемым ими направлениям /вопросам/ деятельности.

Документы, представляемые в вышестоящие организации, подписываются председателем, а в его отсутствии - первым заместителем председателя, исполняющим обязанности председателя.

Руководителям министерств и ведомств Российской Федерации, в органы государственной власти и государственного управления документы отправляются за подписью председателя или заместителей председателя - по вопросам, входящим в их компетенцию.

Служебные документы, направляемые от имени Госкомитета в сторонние организации, подписываются председателем и его заместителями. Кроме того, право подписи таких документов предоставляется начальникам управлений - членам коллегии - по вопросам, относящимся к их деятельности.

Письма управлений Госкомитета подписываются руководителями структурных подразделений в пределах их компетенции, установленной положениями о структурных подразделениях Госкомитета.

Телеграммы с грифом "Правительственная" подписываются председателем, а в его отсутствие - первым заместителем председателя.

Приложения к приказам подписывают начальники структурных подразделений.

Документ подписывается, как правило, одним должностным лицом. Подписи двух должностных лиц проставляются на документах коллегиальных органов /председатель и секретарь/. Две или более подписей проставляются также в том случае, если за содержание документа несут ответственность несколько должностных лиц, например: акты, финансовые и совместные документы.

Документы, составленные комиссией, подписывают все члены комиссии. В этом случае должности членов комиссии не указываются. Их подписывает председатель и члены комиссии.

Подписывается, как правило, только первый экземпляр документа. При направлении документа в несколько адресов подписываются все отправляемые экземпляры.

Реквизит "подпись" состоит из обозначения должности лица, подписавшего документ, его личной подписи и ее расшифровки /инициалы и фамилия/.

Подпись располагается ниже текста и отметки о наличии приложения.

При оформлении документа на бланке наименование Госкомитета в реквизите "подпись" не указывается, например:

Председатель Комитета                                             /подпись/ Е.Н. Беляев

В документах, оформленных не на бланках, наименование Госкомитета и подразделения включаются в состав наименования должности, например:

Начальник Управления экономики

Государственного Комитета

санитарно-эпидемиологического

надзора при Президенте Российской

Федерации                                                                    /подпи сь/ М.Д. Данилина

На документах за подписью руководителей двух и более министерств и ведомств или их структурных подразделений /пишутся не на бланке/ подпись каждого из авторов включает наименование организации и проставляется на одном горизонтальном уровне.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

6.7. Утверждение

Утверждение - способ удостоверения документа после его подписания. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только после его утверждения.

Утверждению подлежат: положения /об организациях, структурных подразделениях и т.п./; уставы предприятий; структура и штатные расписания; текущие и перспективные планы; акты контрольно-ревизионного характера; акты приема и передачи дел; отдельные разновидности протоколов и др.

Гриф утверждения документа располагается перед текстом в правом верхнем углу. Он состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ /включая наименование организации, если оно не входят в состав реквизитов бланка/, подписи, ее расшифровки и даты, например:

                                          УТВЕРЖДАЮ

                                          Первый заместитель председателя

                                          Государственного  комитета

                                          санитарно-эпидемиологического

                                          надзора  при  Президенте

                                          Российской  Федерации

                                                         С.В. Семенов

                                          12.01.92

Если документ утверждается постановлением, решением, приказом, протоколом, гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДЕНО", названия документа в именительном падеже, его даты и номера, например:

                                          УТВЕРЖДЕНО

                                          Приказ  Государственного

                                          комитета  санитарно-эпиде-

                                          миологического  надзора  при

                                          Президенте Российской Федерации

                                          25.08.91 N 41

В случае, когда документ утверждается руководителями нескольких организаций, грифы утверждения располагаются на одном уровне. При этом наименования организаций обязательно включаются в наименования должностных лиц, утверждающих документ.

6.8. Удостоверение документов печатью

На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, ставится печать. В Госкомитете применяются гербовая и простые печати.

Гербовой печатью Госкомитета удостоверяется подпись председателя, заместителей председателя, начальников структурных подразделений на следующих документах: актах (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполнения работ и т.д.), доверенностях (на получение товарно-материальных ценностей, ведения дел в арбитраже и т.д.), договорах (о материальной ответственности, поставках, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений и т.д.), образцах оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций; письмах гарантийных /на выполнение работ, услуг и т.д./; поручениях /бюджетные, банковские, платежные и т.д./; положениях, сметах, штатных расписаниях и изменениях к ним, трудовых книжках и др.

Печати /не гербовые/ ставятся на размноженных экземплярах нормативно-распорядительных документов, если не воспроизведена подпись, а также на копиях документов, подлинники которых требуют удостоверения гербовой печатью; на командировочных удостоверениях и справках, подтверждающих трудовую деятельность сотрудников.

Печать проставляется таким образом, чтобы оттиск затрагивал подлинную подпись и название должности подписывающего.

6.9. Заверение копий документов

Копии документов должны быть заверены путем проставления на них отметка о заверении, которая состоит из подписи "ВЕРНО", наименования должности сотрудника, заверившего копию, его подписи, ее расшифровки и даты заверения, например:

Верно: старший Инспектор Управления экономики

/подпись/ Н.Н. Юткина

26.11.91.

Отметка о заверении проставляется ниже подписи.

На копиях исходящих писем и телеграмм /телетайпограмм/, остающихся в деле, дату заверения и должность сотрудника, заверившего копию, допускается не указывать.

При пересылке копии документа в другие организации или выдача ее на руки заверительную подпись удостоверяют печатью.

6.10. Нумерация страниц

В документах, оформленных на двух и более страницах, вторая и последующая страницы должны быть пронумерованы.

Номера страниц должны проставляться по середине верхнего листа арабскими цифрами. Например: 2, 3, 4.

Номера страниц печатаются на расстоянии 10-15 мм от верхнего среза листа.

6.11. Даты

Даты в документах оформляются цифровым способом. Элементы даты должны приводиться в одной строке арабскими цифрами, разделенными точками, в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. Например: дату "20 июля 1989 г." следует оформлять "20.07.89" или "20.07.1989" /после цифр обозначения года буква "г" не ставится, точка не ставится в том случае, если датой не заканчивается предложение/.

Допускается пропуск двух первых цифр обозначения года в случае, когда это не приводит к неоднозначности толкования даты.

Допускается применять в актах, служебных письмах, приказах, протоколах и других документах, содержащих сведения финансового характера словесно-цифровой способ оформления дат: 12 мая 1937 г.

Детой документа является дата его подписания, утверждения или события. Датой приказа и письма является дата их подписания, датой протокола и акта - дата события, датой плана, отчета и других документов - дата их утверждения.

7. Машинописное оформление документов

7.1. Порядок печатания документов

Печатание документов служебного характера производится в Госкомитете машинописным бюро, старшими инспекторами, ответственными за делопроизводство и контроль в структурных подразделениях, старшими инспекторами /секретарями/ председателя и заместители председателя Госкомитета.

В машбюро Управления обеспечения деятельности аппарата печатаются окончательные варианты приказов Госкомитета по основной деятельности, доклада или выступления председателя Госкомитета, документов заседания коллегии /после проведения заседания/.

Окончательная проверка и считка отпечатанного материала производится исполнителем рукописного текста.

Недоброкачественные материалы с большим количеством ошибок, исправлений и подчисток возвращаются для перепечатки. При исправлении ошибок, неточностей, опечаток в документах, отпечатанных на пишущей машинке, применяются корректурные знаки.

7.2. Требования к машинописному оформлению документов

Машинописный текст должен быть напечатан аккуратно, без ошибок, пропусков, помарок и расположен в соответствии с ГОСТ 6.10.1-80, 6.38-90.

Все листы документа печатаются на бумаге одного качества, цвета и формата. Второй и последующие экземпляры документа допускается печатать на бумаге другого качества, цвета, но одинакового с первым экземпляром формата.

Рукописные материалы, сдаваемые в машбюро, должны быть написаны разборчиво чернилами /пастой, тушью/ черного, синего или фиолетового цвета, тщательно отредактированы, просмотрены руководителями структурных подразделений Госкомитета. При этом должны быть соблюдены правила орфографии, пунктуации и применения сокращений.

Размеры полей документов устанавливаются в мм: левое - 20, верхнее - не менее 10, правое и нижнее - не менее 8 /ГОСТ 6.38-90/.

В документах, размешанных на двух или более листах /страницах/, второй и последующие листы /вторая и последующие страницы/ должны быть пронумерованы. Номера страниц должны проставляться посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без точек и тире на расстоянии не менее 10 мм от верхнего обреза листа.

Текст документов, как правило, печатается через 1,5 межстрочных интервала. Допускается печатать через один межстрочный интервал текст документов формата А5. Через два межстрочных интервала печатаются тексты документов, подготавливаемых к изданию типографским способом, телеграммы, тексты документов для устного прочтения /например, доклады/, а также документы, направляемые в правительственные органы.

Реквизиты документа /кроме текста/ печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов через 1,5-2 межстрочных интервала. Реквизиты отделяют друг от друга 2-4 межстрочными интервалами.

Многострочные реквизиты следует печатать, используя строки максимальной длины в пределах размеров, допускаемых стандартами. Строки в многострочных реквизитах печатают через 1 интервал и выравнивают их по левой вертикальной линии, например:

                                            1 Начальнику Управления

                                              Государственного санитарно-

                                            1 эпидемиологического надзора

Рекомендуются следующие сочетания межстрочных интервалов в зависимости от формата документов:

Формат документа	Межстрочный интервал
	для текста документа	для отделения друг от друга составных частей реквизитов	для отделения реквизитов друг от друга
А4	1,5	1,5	3
А5	1,5; 1	1,5	3; 2

Расшифровка подписи в реквизите "подпись" печатается на уровне последней строки наименования должности без скобок:

Начальник Управления

обеспечения деятельности

аппарата                 _______________                     В.М. Христюк

                        /личная подпись/

Инициалы печатают перед фамилией в тексте, в реквизитах "подпись", "гриф утверждения", "отметка о заверении копии", "гриф согласования". Пробелы между инициалами и фамилией не делают. Инициалы печатают после фамилии при перечислении /в списках и т.д./ и после слова "товарищ" - полного или сокращенного. Пробелы между инициалами не делают.

Названия документов печатаются прописными буквами /ПРИКАЗ/.

В реквизите "заголовок к тексту" в одной строке должно быть не более 28 печатных знаков. Если заголовок превышает 150 печатных знаков /5 машинописных строк/, то можно продлевать его до границы правого поля документа. Реквизит "заголовок к тексту" отделяют от текста 2-3 интервалами. Подзаголовки оформляют так же, как и заголовки. Начало первой строки заголовка отмечается на бланке ограничительной отметкой. В конце заголовка точка не ставится.

Если документ имеет два грифа согласования, то они располагаются на одном уровне, при большом количестве их размещают двумя вертикальными рядами.

Слова УТВЕРЖДАЮ, УТВЕРЖДЕНО, СОГЛАСОВАНО, ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ, ПРЕДЛАГАЕМ, ОБЯЗЫВАЮ, СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ печатают прописными буквами без кавычек, подчеркиваний, разрядки.

Слова "Приложение", "Примечание", "Основание" печатают строчными буквами, кроме начальных от 0-го положения табулятора, через 2-3 интервала ниже последней строки текста, а относящийся к ним текст - через один интервал.

Номера телефонов печатаются без дефиса с промежутком между группами цифр в один удар 923 64 69.

При нумерации приложений, примечаний, таблиц знак N не печатается.

Сокращения слов при печатании документов должны соответствовать действующим правилам орфографии и пунктуации.

Сокращения не допускаются в заголовках и реквизитах, исполненных по типу заголовков /"адресат", наименование должности в реквизите "подпись" и др/.

Наименования должностей могут сокращаться только в тексте документа.

Слова "год", "годы" сокращаются только при цифрах. При обозначении периода годы сокращаются до двух букв с точкой после второго "г": план 1986-1987 гг. При обозначении хозяйственного, административного, бюджетного, учебного годов печатается 1986/1987 гг. Слово "год" сокращается до буквы "г" с точкой при написании в тексте документа даты смешанным способом - 27 апреля 1987 г, при сочетании названия месяца и года - ...в мае 1987 г.; при сочетании квартала и года - ... в III квартале 1987 г. /кварталы обозначаются римскими цифрами; слово "квартал" не сокращается/; полугодие пишут словами - в первом полугодии 1937 года.

Слово "товарищ" сокращается: в адресате - т. Сергееву И.П.; в начале предложения - Тов. Сергееву И.П.. Слово "товарищи" сокращается только в середине предложения тт. Сергеев И.П., Иванов В.В.. При подчеркнуто вежливой форме обращения слово "товарищ" не сокращается.

Знаки N , §, % в тексте ставятся только при цифрах, во множественном числе они не удваиваются: N 5, 6, 8; § 11-13; 98-99%.

При печатании реквизитов документа ислользуют 8 стандартных положений табулятора:

0-е /граница левого поля/ - наименование Госкомитета, наименование структурного подразделения, индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер абонентского телеграфа, номер телефона, номер счета в банке, название документа, дата, ссылка на индекс и дату поступившего документа, место составления или издания, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения, наименование должности в реквизите "подпись", гриф согласования, отметка о заверении копий, фамилия исполнителя и номер его служебного телефона;

1-ое /5 знаков от границы левого поля/ - начало абзаца, расшифровка первой подписи /в совместных документах/ реквизита "подпись";

2-ое /16 знаков/ - расшифровка подписи в первом грифе согласования;

3-е /24 знака/ - используется при составлении таблиц и оформлении бланков с трафаретными текстам;

4-ое /32 знака/ - гриф ограничения доступа к документу, адресат, составление таблиц и оформление бланков с трафаретными текстами;

5-ое /40 знаков/ - гриф утверждения, наименование должности /в совместных документам/ в реквизите "подпись", второй гриф согласования;

6-ое /48 знаков/ - код организации по ОКПО /на общих бланках/, код формы документа по ОКУД /на общих бланках/, расшифровка подписи в реквизите "подпись", расшифровка подписи в грифе утверждения, расшифровка подписи во втором грифе согласования;

7-ое /56 знаков/ - используется при составлении таблиц и оформлении бланков с трафаретными текстами.

8. Размножение документов

Размножение документов на копировально-множительных аппаратах и типографским способом производится в соответствии с "Едиными правилами печатания несекретных изданий", утвержденными Главным управлением по охране государственных тайн в печати при Совете Министров СССР 21.12.87.

Материалы на размножение на ксероксе принимаются на основании бланка-заказа.

Разрешение на размножение материалов подписывается руководителем структурного подразделения, заместителем начальника Управления обеспечения деятельности аппарата.

Материалы тиражом от 50 экземпляров передаются для размножения в типографию. При определении тиража и рассылки документов нужно исходить из необходимости обеспечить своевременное доведение их до организаций, которых касаются эти документы.

Тираж определяется ответственным исполнителем по согласованию с Общим отделом Управления обеспечения деятельности аппарата.

На размножение принимаются только документы хорошего качества, отпечатанные на одной стороне листа с ярким машинописным шрифтом. Текст, включая чертежи, схемы, рисунки, фотографии, должен быть пронумерован.

Материалы, поступающие на размножение, должны быть тщательно проверены и отредактированы, иметь необходимые визы и подписи.

При размножении документов типографским способом сверка корректуры издания производится исполнителем только с подлинным документом.

В предоставляемые типографией верстки документов не могут вноситься редакционные поправки, изменяющие содержание текста.

Подлинники документов после размножения возвращаются заказчикам.

9. Составление и оформление организационно-распорядительных документов

9.1. Приказы (постановления)

Постановления Госкомсанэпиднадзора России являются нормативно-распорядительными документами по важнейшим вопросам обеспечения санитарно-эпидемиологического благополучия населения, обязательными для исполнения на территории России министерствами и ведомствами, органами исполнительной власти, предприятиями, организациями, учреждениями и гражданами.

Постановления подписываются председателем комитета, а при его временном отсутствии - первым заместителем председателя.

Приказы Госкомсанэпиднадзора России являются нормативно-распорядительными документами, принимаемыми по вопросам: управления Государственной санитарно-эпидемиологической службой России; выполнения Указов и распоряжений Президента Российской Федерации и решений Правительства Российской Федерации; назначения и освобождения от должности руководящих кадров подведомственных организаций и предприятий, аттестации руководящих кадров; структуры, штатного расписания и основным направлениям деятельности центрального аппарата комитета и подведомственных ему учреждений, организаций и предприятий.

Приказы подписываются председателем комитета, при его временном отсутствии - первым заместителем председателя, а в отдельных случаях по поручению председателя - его заместителем (по курирующим вопросам).

Проекты приказов Госкомитета разрабатываются соответствующими структурными подразделениями Госкомитета по поручению руководства Госкомитета или по собственной инициативе.

Проекты приказов должны соответствовать действующему законодательству.

Проекты приказов во исполнение решений вышестоящих органов должны быть подготовлены в срок, установленный руководством Госкомитета, а в тех случаях, когда такой срок не установлен, не более чем в 10-дневный срок с момента получения Госкомитетом соответствующего постановления или распоряжения.

Содержание проекта приказа излагается в заголовке, состоящем из одного предложения "О внедрении...", "Об утверждении...", "О мерах..." и т.п.

Содержание приказа должно быть логичным, стиль кратким, четким и ясным, текст не должен содержать повторов, фраз с различным смысловым толкованием, соответствовать грамматическим нормам русского языка.

Названия организаций и других объектов указываются в проекте в точном соответствии с их официальным наименованием.

Употребление их сокращенных наименований допускается в тех случаях, когда такие сокращения являются официальными.

Текст приказа должен состоять, как правило, из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи подписываемых действий и причины издания приказа. Если основанием к изданию приказа является распорядительный документ вышестоящей организации, то в констатирующей части указывается его название, дата, номер, заголовок и передается содержание той его части, которая непосредственно относится к деятельности Госкомитета. Если проект приказа подготавливается в дополнение или изменение ранее изданного приказа, то в констатирующей часта указывается дата, номер, заголовок дополняемого или изменяемого приказа. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

Распорядительная часть приказа должна начинаться словом ПРИКАЗЫВАЮ, напечатанным прописными буквами без кавычек отдельной строкой от границы левого поля без пробелов между печатными знаками и подчеркивания.

Распорядительная часть делится на пункты, а пункты на подпункты, если исполнение приказа предполагает выполнение различных по характеру действий. Действия однородного характера перечисляются в одном пункте.

Пункты /подпункты/ распорядительной части проекта приказа должны нумероваться только арабскими цифрами в соответствии с ГОСТ 1.5-68.

Каждый пункт должен начинаться указанием исполнителя и конкретного действия, выраженного глаголом в неопределенной форме, и срока исполнения.

В качестве исполнителя могут быть указаны структурные подразделения аппарата Госкомитета и подведомственные организации. Вслед за наименованием структурного подразделения или организации-исполнителя в скобках указывается в дательном падеже фамилия руководителя /без инициалов/.

Должностное лицо в качестве исполнителя указывается в том случае, если исполнение действия предписывется конкретному лицу. Тогда указывается и полное наименование его должности.

Специальным /предпоследним/ пунктом перечисляются документы, ранее изданные Госкомитетом по содержащемуся в приказе вопросу и подлежащие отмене в связи с выходок данного приказа.

В случаях, когда при подготовке проекта приказа выявляется необходимость внесения изменений в ранее изданный приказ, в проекте приказа дается новая редакция соответствующих пунктов /подпунктов/ действующего приказа.

В последнем пункте распорядительной части указываются наименование структурного подразделения аппарата Госкомитета и фамилия руководителя, на которого возлагается контроль за исполнение приказа.

В случае ликвидации отдельных учреждений, подведомственных Госкомитету, в приказах о ликвидации необходимо предусматривать порядок передачи архива ликвидируемого учреждения.

До представления на подпись проекты приказов визируются с целью согласования их содержания с заинтересованными структурными подразделениями или отдельными должностными лицами.

Визирование проектов приказов, как правило, производится в следующей последовательности:

исполнитель документа;

руководитель подразделения, в котором работает исполнитель;

заинтересованные подразделения;

Юридическая служба;

Управление обеспечения деятельности аппарата;

заместитель председателя, ведающий данными вопросами /если документ подписывает председатель/.

Проекты приказов об организации, реорганизации и ликвидации учреждений и предприятий, об изменении бюджета, штатов и фондов заработной платы, о должностных и персональных окладах должны быть завизированы руководством Управления экономики.

Руководители структурных подразделений при визировании проекта приказа проверяют достоверность отраженных в нем фактов, целесообразность и реальность устанавливаемых поручений, соответствие устанавливаемых заданий ранее принятым решениям, а также другие вопросы, входящие в компетенцию подразделения.

Юридическая служба при визировании проекта приказа должна определить целесообразность оформления данного вопроса приказом: соответствие проекта приказа действующему законодательству России, постановлениям Правительства России, отсутствие противоречий ранее изданным нормативным актам.

При визировании проекта приказа в Управлении обеспечения деятельности аппарата проверяется правильность его оформления и соответствие требованиям, предъявляемым к составлению приказов.

При наличии возражений против проекта приказа визирующий обязан изложить их за своей подписью в виде точно сформулированного предложения и приложить к проекту; на визовом экземпляре приказа делается отметка о наличии замечаний. Отказ от визирования проекта приказа не допускается.

Визирование проекта приказа производится на обратной стороне последней страницы первого экземпляра. При визировании проектов приказов кроме подписи указывается наименование должности, расшифровка подписи и дата.

Ниже виз проставляется фамилия исполнителя с указанием структурного подразделения и номера телофона.

Категорически запрещается представлять проекты приказов на подпись руководству Госкомитета при отсутствии виз указанных служб.

Структурным подразделением, подготовившим приказ, должна быть приложена к нему рассылка с указанием количества экземпляров документа, посылаемого в каждый адрес. Рассылка подписывается руководителем структурного подразделения.

Окончательно подготовленный и оформленный проект приказа представляется на визирование в Управление обеспечения деятельности аппарата, которое передает затем проект приказа на подпись руководству Госкомитета.

Запрещается представлять проекты приказов на подпись руководству при личных докладах без визы Управления обеспечения деятельности аппарата.

Проекты приказов, подготовленные с нарушением установленного порядка, к подписи не принимаются и возвращаются Управлением обеспечения деятельности аппарата для доработки.

Опечатки и неточности редакционного характера, выявленные в приказе после его подписания руководством Госкомитета, вносятся после согласования с Управлением обеспечения деятельности аппарата.

Приказы, издаваемые совместно с другими министерствами и ведомствами, готовятся и подписываются в двух или более экземплярах, имеют наименования и номера всех ведомств, руководители которых подписывают данный документ.

Наименования, номера и подписи руководителей располагаются в соответствующем месте на одном уровне.

Все экземпляры проектов совместных приказов должны иметь идентичные визы. Первыми располагаются наименование, номер и подпись руководителя ведомства - инициатора создания совместного приказа. Последовательность подписания и регистрации приказа должна соответствовать последовательности расположения наименований ведомств, издающих совместный приказ. Датой совместного приказа является дата его подписания.

Если в приказе необходимо привести перечни /лиц, органов, работ/, таблицы, графики, образцы документов и т.п., они, как правило, помещаются в приложениях.

Приложения к проектам приказов должны быть подписаны руководителем структурного подразделения, подготовившего проект приказа.

Приложения к проекту приказа нумеруются в порядке упоминания их в тексте приказа, при этом знак N не ставится. В правом вернем углу первого листа приложения должно быть напечатано через один межстрочный интервал:

                                              Приложение 1

                                              к приказу Государственного

                                              комитета санитарно-

                                              эпидемиологического надзора

                                              при Президенте Российской

                                              Федерации

                                              от ______ N _____

Если приложение к проекту приказа взято из постановления или распоряжения Правительства России, указание на это помещается в правом верхнем углу /в скобках/ ниже обозначения приложения к приказу:

                                              Приложение

                                              к приказу Государственного

                                              комитета санитарно-

                                              эпидемиологического надзора

                                              при Президенте Российской

                                              Федерации

                                              от __________N _________

                                              /утверждено постановлением

                                              Правительства

                                              Российской Федерации

                                              от ________ N  __________/

Подобное приложение не подписывается, а визируется руководителем структурного подразделения, подготовившего приказ.

Если приложение одно, то оно не нумеруется. В проектах приказов, имеющих одно или несколько приложений, должна быть единая нумерация страниц, с охватом основного текста и всех приложений.

9.2. Приказы по личному составу

Приказами по личному составу оформляются распорядительные действия администрации, связанные с трудовой деятельностью граждан: прием на работу и увольнение, перевод на другие должности, направление в заграничную командировку, поощрения и взыскания.

Проекты приказов по вопросам назначения и перемещения кадров, поощрений и наложений взысканий, установления персональных окладов, готовятся сотрудниками Управления подготовки и использования кадров на основании представлений, поступивших из структурных подразделений и подведомственных организаций.

В приказах по личному составу констатирующая часть может отсутствовать. Распорядительная часть приказа начинается с указания фамилии, имени, отчества лица, на которое издается приказ. Затем следует глагол, обозначающий действие: назначить, перевести, освободить, объявить благодарность и т.д., должность, наименование отдела и структурного подразделения. Текст заканчивается указанием основания для распорядительного действия.

Формулировки в приказах по личному составу должны точно соответствовать кодексу законов о труде.

9.3. Указания

Указание - правовой акт, издаваемый Государственным комитетом санитарно-эпидемиологического надзора преимущественно по вопросам, связанным с проведением совещаний, конференций, симпозиумов, командировок. На основании указаний создаются комиссии Госкомитета для проверки жалоб населения, деятельности учреждений системы Госкомитета.

Подготовка и оформление указаний производятся в соответствии с установленным порядком подготовки и оформления приказов.

Текст проекта указания, как правило, начинается вводной частью, раскрывающей цели или причины его издания. Часть текста, в которой перечисляются предписываемые действия, излагается в повелительной форме, краткими, точными фразами и начинается словом ПРЕДЛАГАЮ (ОБЯЗЫВАЮ), напечатанным прописными буквами без разрядки с новой строки от нулевого положения табулятора (от границы левого поля).

Проекты указаний должны иметь заголовок, тщательно редактироваться и печататься на стандартных бланках в соответствии с ГОСТ 6.38-90.

Не допускается отмена, изменение или дополнение приказов или их частей указаниями.

9.4. Решения коллегии

Проекты решений коллегии подготавливаются, в основном, в соответствии с требованиями, предъявляемыми к составлению приказов по основной деятельности.

Коллегия работает в соответствии с Планом, составляемым ежеквартально. Ее заседания проводятся, как правило, дважды в месяц.

План заседания колллегии формируется по предложениям заместителей председателя, членов коллегии, руководителей структурных подразделений. Эти предложения передаются секретарю коллегии к 5 числу последнего месяца квартала.

Руководители структурных подразделений, которые ответственны за подготовку материалов на коллегию, представляют начальнику Секретариата - секретарю коллегии справку, проект решения коллегии и список приглашенных для рассмотрения данного вопроса , в том числе работников центрального аппарата.

Объем справки, представляемой в коллегию, не должен превышать, как правило, 5-7 страниц машинописного текста (без таблиц и графиков) .

Справка должна освещать следующие стороны рассматриваемого вопроса:

- содержание постановки вопроса на коллегию;

- содержание и анализ рассматриваемого вопроса;

- обоснование проекта решения вопроса;

В разделе "Обоснование постановки вопроса на коллегию", кроме краткого изложения причин вынесения данного вопроса на коллегию отмечается, обсуждался ли этот вопрос ранее и какие документы были приняты по результатам обсуждения.

В разделе "Содержание и анализ рассматриваемого вопроса" приводятся необходимые данные, характеризующие общее состояние дела или направление деятельности за рассматриваемый отрезок времени. Этими данными должны вскрываться и показываться только те стороны, которые требуют улучшения, изменения, корректировок или принятия нового решения и являются предметом рассмотрения коллегии.

Цифровые материалы, отражающие динамику работы рассматриваемого вопроса (объекта) по нескольким показателям, целесообразно представлять в виде таблиц или графиков. Количество оценочных показателей должно быть ограничено.

В разделе "Обоснование проекта решения вопроса" приводятся обоснования необходимости осуществления мер для улучшения состояния вопроса (направления деятельности); вносятся предложения о поощрении, а также, в случае необходимости, наказании лиц, виновных в неудовлетворительном состоянии или невыполнении ранее принятых решений.

Текст проекта решения коллегии, как правило, должен состоять из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части излагается состояние вопроса, цели, задачи проекта решения.

Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые решением действия не нуждаются в разъяснении.

Распорядительная часть должна содержать перечень мероприятий или действий, предписываемых решением, их исполнителей (указываются структурные подразделения Госкомитета, организации, учреждения без указания должностных лиц) и сроков исполнения.

Должностное лицо может быть указано в качестве исполнителя только в том случае, если исполнение действия предписывается конкретному лицу.

Распорядительная часть решения излагается в повелительной форме. Она должна начинаться словами: коллегия решила...

Распорядительная часть делится на пункты, если решение предписывает несколько различных по характеру действий. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. Каждый пункт должен начинаться с указания исполнителя и конкретного действия.

Справка и проект решения коллегии должны предварительно рассматриваться и визироваться заместителем председателя, на которого возлагается ответственность за сроки и качество представляемых материалов.

Все вопросы и предложения, содержащиеся в представленном проекте решения, должны быть проработаны и завизированы всеми членами коллегии, а также юридической службой и секретерем коллегии. В случае разногласий должно быть представлено мотивированное обоснование, прилагаемое к проекту решения.

Если возражения не приняты, то в листке согласования решения делается отметка о его рассмотрении и об этом сообщается автору замечаний.

Документы, принятые коллегией с изменениями, повторно визируются только заместителями председателя и руководителями структурных подразделений, в компетенцию которых входят решения измененных пунктов.

В повестку заседания коллегии включается не более двух крупных вопросов и только те, по которым имеются качественно подготовленные материалы. Оценка готовности материала определяется заместителем Председателя или членом коллегии, ответственным за его подготовку.

Материалы сдаются секретарю коллегии не позднее чем за две недели до срока рассмотрения. Если в этот срок они не представлены или не завизированы членами коллегии, вопроо снимается с обсуждения с соответствующим обсуждением. Порядок рассмотрения вопросов определяется председателем коллегии.

Материалы к заседанию коллегии в полном комплекте рассылаются членам коллегии и в центральные организации по установленному списку не позднее, чем за 5 дней до заседания коллегии.

Приглашенным рассылается только повестка дня и материалы по тому вопросу, в обсуждении которого они будут принимать участие.

Ответственность за тиражирование и рассылку материалов к заседанию коллегии возлагается на секретаря коллегии.

Докладчик излагает наиболее важные положения, обращая главное внимание на меры по наиболее эффективному разрешению поставленной проблемы, не повторяя данных, изложенных в справке.

Время на доклад (отчет) отводится до 15 минут. На большее время спрашивается разрешение председателя коллегии.

Если по данному вопросу возникает необходимость сделать сообщение лицами, приглашенными на заседание, то они должны до заседания записаться на выступление у секретаря коллегии или направить письменный запрос на выступление председателю коллегии.

Повторение уже высказанных положений выступающими не допускается. Основным содержанием выступления (5-7 минут) должны быть четко сформулированные изменения и дополнения к предложенному проекту документа.

Заседания коллегии оформляются протоколами и представляются на подпись председателю коллегии, как правило в течение первой недели, в отдельных случаях - в срок им назначенный.

Проекты протоколов, решений коллегии, приказов, постановлений за подписью председателя, принятые коллегией в окончательной редакции, представляются в пятидневный срок секретарю коллегии для подписи у председателя.

При подготовке проекта совместного решения коллегии в подписи указывают:

Председатель коллегии, Председатель Государственного комитета санитарно-эпидемиологического надзора при Президенте Российской Федерации	Министр здравоохранения Российской Федерации
Е.Н. Беляев	А.И. Воробьев

Проекты решений коллегии, подготавливаемые за подписями руководителей нескольких ведомств, оформляются на стандартных листах бумаги.

9.5. Инструкции

Инструкция - правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, объединений, их подразделений, служб, должностных лиц и граждан.

Инструктивный характер носят также широко применяемые на практике акты, как "правила", "рекомендации", "методические рекомендации", "методические указания" и другие документы, имеющие одинаковую юридическую природу*.

В тексте инструкции должны быть изложены правила, регулирующие специальные стороны деятельности организаций и должностных лиц.

Текст инструкции должен состоять из разделов. Внутри разделов текст должен быть разбит на пункты, а при необходимости, и на подпункты.

Текст инструкции должен начинаться с раздела "Общие положения", в котором могут указываться цели и причины издания инструкции, область распространения, основания для разработки и другие сведения общего характера.

В заголовке к тексту должен раскрываться объект или круг вопросов, на которые распространяются требования инструкции.

Текст инструкции должен быть типовым, если в инструкции изложены правила для групп однородных учреждений в определенной сфере деятельности.

Инструкция должна быть подписана руководителем структурного подразделения, разработавшим ее.

Утверждение инструкции производится двумя способами: грифом утверждения или издания приказа.

При утверждении инструкции руководством Госкомитета или структурного подразделения гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утвердившего документ /включая наименование утверждения/, личной подписи, ее расшифровки, даты и номера, например:

                                            УТВЕРЖДАЮ:

                                            Председатель Государственного

                                            Комитета санитарно-

                                            эпидемиологического надзора

                                            при Президенте Российской

                                            Федерации

                                            /подпись/       Е.Н.Беляев

                                            23.12.91 N 01-19/1

Если инструкция утверждается организационно-распорядительным документом /приказом/, то гриф утверждения имеет следующий вид:

                                               УТВЕРЖДЕНО

                                              Приказ Государственного

                                              комитета санитарно-

                                              эпидемиологического надзора

                                              при Президенте Российской

                                              Федерации

                                              27.12.91 N 80

Гриф утверждения помещается в правой верхней частя первого листа документа.

Инструкции должны быть зарегистрированы по месту их утверждения.

Датой инструкции является дата ее утверждения.

9.6. Документы, направляемые в вышестоящие органы государственной власти и государственного управления

Проекты писем, подготавливаемые в вышестоящие органы, печатаются на бланке для писем Госкомитета на одной стороне листа на пишущей машинке с четким шрифтом и лентой черного цвета через два межстрочных интервала.

При подготовке проектов писем в вышестоящие органы их наименования необходимо писать прописными буквам, например:

                                        АДМИНИСТРАЦИЯ ПРЕЗИДЕНТА

                                        РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

                                        ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ

                                        ФЕДЕРАЦИИ

Материал должен адресоваться вышестоящему органу, например: Правительство Российской Федерации, без указания должности и фамилии адресата, а также без почтового адреса.

Документы, направляемые по указанию отдельных работников вышестоящих органов, адресуются аналогично. К документу прилагается сопроводительное письмо, в котором указывается, что документ направляется по просьбе соответствующего отдела.

В случае обращения в вышестоящие органы с указанием должности и фамилии адресата фамилию подчеркивать не следует.

Документ должен иметь исходящий номер и дату, краткий заголовок, раскрывающий основное содержание вопроса. Под заголовком дается ссылка на номер и дату постановления или поручения.

Документы, направляемые в вышестоящие органы, должны содержать исчерпывавшие сведения как о выполнении постановлений и поручений данных органов, так и по существу документа, на основании которого дано поручение. Если в документе содержатся предложения о поручениях другим ведомствам и организациям, они в обязательном порядке согласовываются с их руководителями, о чем в документе делается соответствующая запись или прилагается справка о согласовании. Если поручением предусматривается совместное решение вопроса несколькими организациями, то документ об исполнении представляется за подписью руководителей всех этих организаций. Исполнение каждого постановления или поручения оформляется отдельным документом.

Объем текста не должен превышать 4-5 страниц, а по крупным вопросам - 8 страниц.

Исправления и подчистки не допускаются.

Документы, адресованные в вышестоящие органы, подписываются лично председателем, а в его отсутствие - первым заместителем председателя.

Документы и приложения к ним представляются в вышестоящие органы в одном /первом/ экземпляре.

Не разрешается представлять документы и приложения в копиях.

9.7. Протоколы

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения, вопроса и принятия решений на заседаниях коллегии, совещаниях, конференциях и собраниях.

Протоколы в зависимости от степени изложения хода заседания составляются по краткой или полной форме. В краткой форме протокола указывают фамилии докладчиков, лиц, выступающих в прениях, и принятые решения. В полных протоколах излагается содержание выступлений.

Датой протокола является дата проведения заседания.

Протокол должен иметь заголовок, в который входят указание вида совещания и краткое содержание рассмотренных вопросов.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части указываются фамилии и инициалы председателя, секретаря и присутствующих на заседании /совещании/, а также повестка дня. Фамилия и инициалы присутствующих перечисляются только при небольшом составе участников заседания /совещания/. К протоколам больших заседаний /совещаний/ прилагается список присутствующих, а в протоколе указывается общая численность. Вопросы, рассматриваемые на заседании /совещании/ отражаются в повестке дня. Если повестка дня состоит из одного вопроса, то он может быть отражен в заголовке протокола, а раздел '"Повестка дня" исключается.

Текст основной части, протокола должен состоять из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Разделы нумеруются арабскими цифрами. Текст каждого раздела состоит из трех частей: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ.

Протокол должны подписывать председатель и секретарь.

9.8. Служебные письма

Письма, как правило, печатаются на бланках формата А4 или А5 в зависимости от объема текста. На стандартном листе бумаги печатаются письма, подписываемые должностными лисами нескольких организаций.

Адресование писем располагают в правом верхнем углу.

На письмах должно указываться точное наименование адресата и его полный почтовый адрес. Почтовый адрес может не указываться в письмах, направляемых правительственным, центральным учреждениям, постоянным корреспондентам и учреждениям системы Государственного Комитета санитарно-эпидемиологического надзора.

При адресовании документа организации или ее структурному подразделению их наименования указываются в именительном падеже, например:

                                      Министерство здравоохранения России

                                                      или

                                      Министерство здравоохранения России

                                      Главное управление капитального

                                      строительства

При адресовании документа конкретному должностному лицу наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном. Должностное лицо указывается во внутриведомственной переписке и с постоянными корреспондентами, а также в случаях, когда установление конкретного лица не вызывает затруднений. Например:

                                              Новокузнецкий электро-

                                              механический завод

                                              Начальнику отдела снабжения

                                              и сбыта

                                              т. Маслову Н.Б.

Если письмо адресуется руководителю учреждения, то наименование учреждения должно входить в состав наименования должности адресата, само наименование должности адресата пишется в дательном падеже, например:

                                                   Директору Петровского

                                                   механического завода

                                                   т. Карасеву М.А.

                                                   378005, г. Петровск-5,

                                                   Саратовской обл.,

                                                   ул. Индустриальная, 10

Документ не должен содержать более четырех адресов. Слово "копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатом не проставляется.

При направлении документа более чем в четыре адреса следует составить список на рассылку. При этом на каждом отправленном документе указывается только один адресат.

При направлении документов в другие организации ниже наименования адресата следует указать адрес с соблюдением почтовых правил Министерства связи, например:

                                                  Директору Центрального

                                                  государственного архива

                                                  народного хозяйства

                                                  т. Кузьминой Э.С.

                                                  119435, Москва, Г-435,

                                                  Б.Пироговская ул., 17

В документах, подготовленных в ответ на письма трудящихся, первоначально печатают почтовый адрес /индекс, республика, город, область, улица, номер дома/, а затем фамилию и инициалы получателя, например:

                                                  446040, г. Октябрьск,

                                                  Самарской обл., ул. Га-

                                                  гарина, д. 21, кв. 46,

                                                  т. Сергееву В.А.

При направлении документов в несколько однородных организаций их наименования следует указывать обобщенно, например:

                                       Главным государственным санитарным

                                       врачом областных Центров

                                       Государственного санитарно-

                                       эпидемиологического надзора

В письмах-ответах в установленном месте бланка необходимо ссылаться на индекс и дату инициативного документа. Например: на N 85 от 14.03.91.

Письма, подготовленные на бланках или стандартных листах бумаги формата А4, должны иметь заголовок к тексту.

Письма рекомендуется составлять по одному вопросу. Текст должен быть убедительным и состоять из двух логически взаимосвязанных частей. В первой - приводятся причины, послужившие основанием к подготовке письма. В письме, составленном во исполнение указания вышестоящей организации, дается ссылка на его название, дату и номер. Во второй части излагаются выводы, предложения, просьбы, решения.

В зависимости от назначения письма изложение содержания может начинаться со второй части.

Письмо визируют на втором экземпляре.

Проекты документов, представляемые на подпись заместителю председателя должны иметь визы: исполнителя, первого руководителя структурного подразделения, подготовившего документ, в случае его отсутствия - заместителя руководителя, исполняющего его обязанности, руководителей заинтересованных структурных подразделений.

Проекты документов, представляемые на подпись председателю кроме указанных выше виз должны быть завизированы заместителями председателя, курирующими соответствующие вопросы.

Проекты писем должны представляться на подпись руководителям вместе с материалами, на основании которых они готовились.

Проекты писем за подписью руководства Госкомитета с одним адресатом представляются в трех экземплярах, один из которых на бланке после подписи направляется адресату, второй /со всеми визами/ остается в Управлении обеспечения деятельности аппарата Госкомитета, а третий, заверенный работниками Общего отдела Госкомитета возвращается в соответствующее структурное подразделение. Аналогичные проекты писем за подписью руководства структурных подразделений Госкомитета представляются на подпись в двух экземплярах.

Письма должны содержать отметку о непосредственном исполнителе, которая размещается на последнем листе документа в левом нижнем углу. Отметка состоит из фамилии исполнителя и номера служебного телефона.

Служебные письма подписываются:

направляемые в вышестоящие органы - председателем, а в его отсутствие - первым заместителем председателя;

направляемые в другие организации от имени Госкомитета - председателем или соответствующими заместителями председателя;

направляемые от имени структурных подразделений Госкомитета - начальниками этих подразделений или их заместителями.

Приложении к письмам подписываются ответственными за их подготовку должностными лицами.

Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные письма не разрешается.

В целях доведения до подведомственной сети организационно-распорядительных документов вышестоящих органов, не требующих конкретизации, а также для разъяснения порядка и уточнения сроков действия нормативных документов Госкомитета или вышестоящих органов, издаются информационные письма.

Информационное письмо должно иметь реквизит "адресат" в следующей редакции:

                                   Главным врачам республиканских

                                   /республик в составе Роосии/, краевых,

                                   областных, окружных, Московского и

                                   Санкт-Петербургского городских,

                                   бассейновых на водном, на воздушном

                                   транспорте центров госсанэпиднадзоре

                                        Директорам НИИ и предприятий по

                                        производству медицинских иммуно-

                                        биологических препаратов

                                        Начальникам противочумных станций

Информационное письмо должно иметь заголовок. Текст письма необходимо печатать на общем бланке.

9.9. Телеграммы, телетайпограммы, телефонограммы

Телеграммы - объединенное название различных по содержанию документов, выделенных в связи с особым способом передачи текста.

Телеграммы /телетайпограммы/ составляются в случаях, когда отправление документа почтой не обеспечит своевременного решения вопроса.

Телеграммы делятся на следующие категории: "Вне категории", "Внеочередные'', "Правительственные", "Международные", "Срочные", "Обыкновенные". Отметку о категории проставляют в первой строке телеграммы:

                             СРОЧНАЯ САМАРА      15

Текст телеграммы печатают на одной стороне листа прописными буквами /без абзацев, предлогов и союзов/ через два машинописных интервала. Текст телеграммы не должен превышать 50 слов. Перенос слов, помарки и исправления в тексте не допускаются. Знаки препинания ставятся лишь в том случае, если от них зависит смысл текста:

точка - тчк	тире - тире
запятая - зпт	кавычки - квч
двоеточие - двтч	скобки - скб

Телеграммы, оформленные таблично не принимаются, их необходимо печатать построчным текстом.

Телеграммы, текст которых имеет постоянную и переменную части, печатаются в каждый адрес отдельно. Вставки не допускаются.

Адресная часть телеграммы во всех случаях начинается с города /или другого населенного пункта/, а затем указывают номер отделения связи, краткое /или условное телеграфное/ название учреждения, фамилию адресата, например:

САРАНСК   2   ГЛАВСТРОЙ   ИВАНОВУ

МОСКВА   К1   МАШИНА   СМИРНОВУ

Конец текста телеграммы заканчивается точкой /тчк/. Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрой. После текста перед подписью ставят индекс телеграммы. Все цифровые данные в тексте пишутся словами. Сочетание из цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках и номерах, нумерации домов, индексах документов. Знаки "N ", "+", "-", "%", "!", "?" следует писать словами /"N " - номер или HP; "+" - плюс; "%" - процент и т.д./.

Текст ответной телеграммы следует начинать с указания индекса или названия инициативного документа, без добавления слов: "номер: "Ваш" или "на Ваш".

Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой и начинается с абзаца. В подписи должна быть указана фамилия автора телеграммы, наименование организации и должность автора указывать не обязательно, например:

РОСКОМСАНЭПИДНАДЗОР                 БЕЛЯЕВ

ЗАМРОСКОМСАНЭПИДНАДЗОР               ОНИЩЕНКО

Ниже подписи проводится черта, под которой указывается название и адрес Госкомитета, полное наименование должности и фамилия подписавшего, фамилия исполнителя, его телефон и дата подписания.

Если одна и та же телеграмма направляется нескольким адресатам, при передаче по телетайпу дополнительные экземпляры /кроме необходимого числа копий/ не печатаются; при передаче большому количеству адресатов /более четырех/ к телетайпограмма должен быть приложен лист рассылки; при передаче по телеграфу количество экземпляров должно быть увеличено в соответствии с числом населенных пунктов. Подписывается только один экземпляр телеграммы, остальные - заверяются.

Для оперативного решения вопросов с организациями, расположенными в пределах Москвы, рекомендуется использовать телефонограммы.

Текст телефонограммы должен быть простым, не превышающим 30 слов.

Телефонограммы оформляются на стандартном листе бумаги формата А5 и содержат следующие реквизиты: название документа, индекс, дату, текст, подпись, время приема-передачи телефонограммы, фамилию, должность и номера телефонов передающего и принимающего телефонограмму. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций, которым ее передают, и номера телефонов, по которым она должна быть передана.

Телефонограммы подписываются руководством Госкомитета или руководителями структурных подразделений.

Визы на телефонограмме проставляются на первом экземпляре.

Телефонограммы передаются и принимаются старшими инспекторами /секретарями/ руководства Госкомитета и структурных подразделений.

Начальник Управления обеспечения деятельности аппарата

В.М. Христюк

______________________________

* Далее в тексте "инструкции"

Председатель Государственного Комитета санитарно-эпидемиологического надзора при Президенте Российской Федерации

Е.Н. Беляев