Приказ Федерального дорожного агентства от 24 ноября 2014 г. N 361 "Об утверждении Регламента организации электронного документооборота в Федеральном дорожном агентстве"

В целях автоматизации функций делопроизводства и документооборота в Федеральном дорожном агентстве приказываю:

1. Утвердить прилагаемый Регламент организации электронного документооборота в Федеральном дорожном агентстве (далее - Регламент).

2. Начальникам управлений организовать работу по изучению Регламента работниками управлений, обеспечив исполнение его положений.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на начальника Управления административно-кадровой работы В.В. Тимофеева.

Руководитель

Р.В. Старовойт

Регламент
организации электронного документооборота в Федеральном дорожном агентстве
(утв. приказом Федерального дорожного агентства от 24 ноября 2014 г. N 361)

1. Общие положения

Регламент организации электронного документооборота в Федеральном дорожном агентстве и подведомственных ему федеральных казенных учреждениях разработан в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в Федеральном дорожном агентстве, утвержденной приказом Федерального дорожного агентства от 12 августа 2013 г. N 203, а также в соответствии с положениями Федерального закона от 06 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

Регламент организации электронного документооборота в Федеральном дорожном агентстве и подведомственных ему федеральных казенных учреждениях (далее - Регламент) определяет порядок выполнения сотрудниками Федерального дорожного агентства (далее - Росавтодор) и подведомственных ему федеральных казенных учреждений (далее - ФКУ) своих функций по ведению делопроизводства и организации документооборота с использованием прикладной системы "Система электронного документооборота и делопроизводства" Корпоративной информационной системы управления Федерального дорожного агентства (далее - СЭДД), в том числе порядок использования средств электронной подписи в СЭДД при подписании документов, для которых в Федеральном дорожном агентстве установлена возможность подписания в электронном виде с использованием средств электронной подписи*.

СЭДД обеспечивает автоматизацию делопроизводственных процессов в безбумажном виде с минимальными сроками прохождения документов как внутри Росавтодора, так и при обмене документами между Росавтодором и подведомственными ФКУ.

СЭДД обеспечивает автоматизированную поддержку следующих организационно-технологических процессов делопроизводства:

работа с входящими документами;

работа с исходящими документами;

работа с распорядительными документами;

работа с внутренними документами.

Выполнение отдельных этапов процесса, в том числе функций подписания документов, возможно посредством использования функционала подсистемы "Удаленный доступ к СЭДД базового сегмента распределенной сети Росавтодора с использованием планшетных устройств" (далее - подсистема "Планшет").

Основными процессами автоматизации, решаемыми СЭДД, являются:

регистрация документов;

потоковое сканирование документов (только на уровне базового сегмента распределенной сети Росавтодора с использованием "Подсистемы потокового сканирования");

создание указания по исполнению документа (далее - резолюция);

контроль исполнения документов;

формирование хранилища документов Росавтодора и подведомственных ФКУ в электронном виде;

распознавание электронного образа документов и автоматическое преобразование в текстовый эквивалент и работа с электронными образами;

оперативный доступ сотрудников Росавтодора и подведомственных ФКУ к документам из СЭДД;

поиск документов как по атрибутивному составу, так и по текстовому содержанию;

обмен документами между структурными подразделениями Росавтодора, подведомственными ФКУ, а также внешними ведомствами, подключенными к системе межведомственного электронного документооборота (далее - МЭДО);

работа с документами на особом контроле (только на уровне базового сегмента распределенной сети Росавтодора);

формирование различной аналитической и статистической отчетности.

Основными функциями пользователей СЭДД по выполнению возложенных задач (далее - пользователь с ролью) являются:

"Регистратор" - специалист, осуществляющий регистрацию документов, а также, при необходимости, их сканирование;

"Референт" - специалист, осуществляющий подготовку проектов резолюций по документам или ввод в СЭДД резолюций, вынесенных должностными лицами, осуществляющими рассмотрение документов;

"Рассмотрение документа" - должностное лицо, осуществляющее рассмотрение документов и вынесение резолюций по ним;

"Контролер" - специалист, осуществляющий контроль исполнительской дисциплины;

"Аудитор" - должностное лицо, осуществляющее аудит по документам на особом контроле;

"Переадресация исполнителям" - специалист, ответственный за передачу оригиналов бумажных документов ответственным исполнителям;

"Ответственный исполнитель" - специалист или должностное лицо, ответственное за исполнение резолюций или инициацию подготовки проектов документов;

"Соисполнитель" - специалист или должностное лицо, принимающее участие в исполнении резолюций;

"Подготовил" - специалист, осуществляющий непосредственную подготовку проектов документов;

"Визирующий" - должностное лицо, ответственное за визирование подготовленных проектов документов;

"Согласующий" - должностное лицо, ответственное за согласование подготовленных проектов документов;

"Подписал" - должностное лицо, ответственное за подписание проектов резолюций или подготовленных проектов документов;

"Сотрудник экспедиции" - специалист, ответственный за рассылку документов;

"Архивариус" - специалист, ответственный за работу с документами, требующими помещения в архив.

2. Описание выполнения процедур по работе с документами в базовом сегменте распределенной сети Росавтодора

2.1. Регистрация документов

Регистрация документов (распорядительных, входящих, исходящих) осуществляется в отделе делопроизводства, контроля прохождения документов и протокола Управления административно-кадровой работы (далее - Отдел делопроизводства) на странице "Иерархия" ("Папки и документы") путем занесения в регистрационную карточку документа обязательных сведений о документе. Действия по регистрации документов выполняет пользователь с ролью "Регистратор" в соответствии с п. 1.1 Инструкции пользователя СЭДД Росавтодора (далее - Инструкция) (см. приложение к Регламенту).

В результате выполнения данной процедуры документу автоматически присваивается регистрационный номер и дата регистрации документа. Сформированный в СЭДД штрихкод наклеивается на документ.

2.2. Сканирование документов

Сканирование распорядительных, входящих, исходящих документов осуществляется после их регистрации.

Процедура сканирования документов заключается в выполнении следующих действий:

- помещение одного или нескольких документов в принимающий лоток потокового сканера (50 листов или 10 документов);

- запуск предустановленного задания сканера.

Распознавание отсканированных документов, помещение электронных образов в хранилище данных и прикрепление электронных образов к регистрационным карточкам документов в СЭДД осуществляется в автоматическом режиме на основе данных штрихкода после завершения процедуры сканирования.

Не подлежат сканированию:

- документы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну;

- документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения;

- документы, содержащие персональные данные сотрудников Росавтодора и подведомственных организаций;

- запросы и справки, связанные с прохождением и прекращением государственной гражданской службы сотрудниками Росавтодора;

- заявления сотрудников Росавтодора и подведомственных организаций;

- судебные повестки и иные судебные извещения;

- определения, решения судов;

- исковые заявления;

- доверенности;

- документы о представлении к награждению (представления, ходатайства, характеристики и др.);

- запросы граждан и организаций, архивные справки о подтверждении трудового стажа, выплате заработной платы;

- документы, оформленные на листах иного, кроме А4, формата;

- сброшюрованные приложения;

- сшитые документы, заверенные подписью должностного лица и печатью организации;

- уведомления о присвоении категорий объектам транспортной инфраструктуры (транспортным средствам).

- документы, касающиеся вопросов согласования проектов технических требований и условий на:

прокладку, перенос или переустройство инженерных коммуникаций, их эксплуатацию в границах полосы отвода или придорожных полос автомобильной дороги;

строительство, реконструкцию пересечений автомобильных дорог с другими автомобильными дорогами и примыканий автомобильных дорог к другим автомобильным дорогам;

строительство, реконструкцию примыканий к объектам дорожного сервиса;

строительство, реконструкцию в границах придорожных полос автомобильной дороги объектов капитального строительства, объектов, предназначенных для осуществления дорожной деятельности, объектов дорожного сервиса;

установку рекламных конструкций, информационных щитов и указателей в границах придорожных полос автомобильной дороги;

Действия по сканированию документов выполняет пользователь с ролью "Регистратор" в соответствии с п. 1.2 Инструкции (см. приложение к Регламенту).

2.3. Работа с резолюциями по документу

2.3.1. Создание резолюции

Процедура создания резолюции первого уровня состоит в добавлении текстового описания поручения руководителем Росавтодора, должностным лицом, ответственным за рассмотрение поступивших документов (в случае регистрации документа непосредственно на заместителя руководителя, начальника управления).

Создание резолюции осуществляется в регистрационной карточке документа в списке "Резолюции" с указанием ответственного исполнителя, переводом в состояние "На исполнении" и, при необходимости, указанием контрольного срока исполнения документа.

Процедура создания резолюции может выполняться как на стационарном рабочем месте СЭДД, так и на планшетном компьютере с использованием функционала подсистемы "Планшет".

Действия по созданию резолюции выполняет пользователь с ролью "Рассмотрение документа" в соответствии с п. 1.3.1 Инструкции (см. приложение к Регламенту).

2.3.2. Подготовка проекта резолюции

Процедура подготовки проекта резолюции первого уровня состоит в добавлении текстового описания поручения сотрудниками Росавтодора, являющимися референтами руководителя Росавтодора или должностного лица, ответственного за рассмотрение поступивших документов (в случае регистрации документа непосредственно на заместителя руководителя, начальника управления).

Подготовка проекта резолюции осуществляется в регистрационной карточке документа в списке "Резолюции" с указанием ответственного исполнителя и, при необходимости, контрольного срока исполнения документа.

Процедура подготовки проекта резолюции выполняется на стационарном рабочем месте СЭДД.

Действия по подготовке проекта резолюции выполняет пользователь с ролью "Референт" в соответствии с п. 1.3.2 Инструкции (см. приложение к Регламенту).

После внесения референтом проекта резолюции в СЭДД, данный проект направляется руководителю Росавтодора, должностному лицу, ответственному за рассмотрение поступивших документов, на подписание.

2.3.3. Подписание проекта резолюции

Процедура подписания проекта резолюции состоит в просмотре руководителем Росавтодора (должностным лицом, ответственным за рассмотрение поступивших документов) документа и проекта резолюции по нему, включая его текст в электронном виде, и подписание проекта резолюции в электронном виде простой электронной подписью, формируемой средствами СЭДД.

Также предусмотрена возможность внести соответствующие изменения в проект резолюции либо отклонить его и вернуть на доработку референту с указанием причины отклонения.

Действия по подписанию проекта резолюции выполняет пользователь с ролью "Подписал" в соответствии с п. 1.3.3 Инструкции (см. приложение к Регламенту).

Процедура подписания проекта резолюции может выполняться как на стационарном рабочем месте СЭДД (см. п. 1.3.3.1 Инструкции), так и на планшетном компьютере с использованием функционала подсистемы "Планшет" (см. п 1.3.3.2 Инструкции).

2.3.4. Постановка резолюции на контроль

Процедура постановки резолюции на контроль состоит в просмотре сотрудником, ответственным за осуществление контроля исполнительской дисциплины (далее - Контролер), документа и резолюции по нему, включая его текст в электронном виде, и проверке корректности контрольного срока, установленного ранее руководителем Росавтодора или референтом.

Если ранее контрольный срок не был установлен, Контролеру необходимо установить для этой резолюции либо контрольный срок, либо отметку о том, что постановка на контроль не требуется.

Действия по постановке резолюции на контроль выполняет пользователь с ролью "Контролер" в соответствии с п. 1.3.4 Инструкции (см. приложение к Регламенту).

Данная процедура может выполняться только на стационарном рабочем месте СЭДД.

2.3.5. Переадресация документа исполнителям

Процедура переадресации документа исполнителям состоит в передаче бумажного оригинала документа в структурное подразделение Росавтодора (далее - Управление), являющееся ответственным исполнителем по главной резолюции этого документа, для работы с ним и последующего помещения в дело.

Переадресацию оригинала документа в Управление выполняет сотрудник, являющийся референтом руководителя, пользователь с ролью "Переадресация исполнителям" в соответствии с п. 1.3.5 Инструкции (см. приложение к Регламенту).

Процедура выполняется после получения информации из СЭДД о назначении сотрудника Управления, ответственного за исполнение резолюции.

2.3.6. Исполнение резолюции

Процедура исполнения резолюции может проходить по одному из следующих путей: подготовка последующей резолюции, подготовка исходящего или распорядительного документа во исполнение резолюции, указание информации о ходе исполнения резолюции (если резолюция не требует подготовки документа).

Действия по исполнению резолюции выполняет пользователь с ролью "Ответственный исполнитель" в соответствии с п. 1.3.6 Инструкции (см. приложение к Регламенту). Также в исполнении резолюции может принимать участие пользователь с ролью "Исполнитель" (см. приложение к Регламенту).

2.3.6.1. Подготовка последующей резолюции

Подготовка последующей резолюции (проекта резолюции) осуществляется в карточке резолюции в списке "Последующие резолюции и документы" при выборе пункта "Резолюция", с указанием ответственного исполнителя.

Подготовка последующей резолюции может выполняться как на стационарном рабочем месте СЭДД (см. п. 1.3.6.1 Инструкции), так и на планшетном компьютере, с использованием функционала подсистемы "Планшет".

Текущая резолюция будет исполнена в тот момент, когда будут исполнены все последующие резолюции.

2.3.6.2. Подготовка исходящего или распорядительного документа во исполнение резолюции

Подготовка исходящего или распорядительного документа во исполнение резолюции осуществляется в карточке резолюции в списке "Последующие резолюции и документы" при выборе пункта "Исходящий документ" или "Распорядительный документ". При этом инициируется создание нового документа СЭДД.

Подготовка исходящего или распорядительного документа во исполнение резолюции может выполняться только на стационарном рабочем месте СЭДД (см. п. 1.3.6.2 Инструкции).

Описание порядка создания нового документа СЭДД представлено в разделе 2.4 Регламента.

Резолюция будет исполнена в тот момент, когда зарегистрирован созданный во исполнение резолюции исходящий или распорядительный документ и информация об этом внесена в поле "Ход исполнения".

2.3.6.3. Указание информации о ходе исполнения резолюции

Процедура указания информации о ходе исполнения резолюции выполняется в том случае, если резолюция не требует подготовки последующей резолюции или нового документа, и предполагает внесение сведений в поле "Ход исполнения" карточки резолюции с указанием фактического срока исполнения.

Указание информации о ходе исполнения резолюции может выполняться только на стационарном рабочем месте СЭДД (см. п. 1.3.6.3 Инструкции).

Резолюция будет исполнена в тот момент, когда информация о ходе исполнения внесена в ее поле "Ход исполнения" в карточке резолюции и указан фактический срок исполнения.

2.4. Создание новых документов

Создание документов (исходящих, распорядительных, внутренних) может проходить по одному из следующих путей: создание документа в инициативном порядке, создание документа во исполнение резолюции.

Создание документов в инициативном порядке осуществляется на странице "Иерархия" ("Папки и документы") путем занесения в карточку документа обязательных сведений о документе и прикрепления к ней файлов с текстом проекта документа (электронный образ).

Создание документов во исполнение резолюции осуществляется в карточке резолюции в списке "Последующие резолюции и документы" путем занесения в карточку документа обязательных сведений о документе и прикрепления к ней файлов с текстом проекта документа (электронный образ).

Инициирует начало создания нового документа пользователь с ролью "Ответственный исполнитель" в соответствии с Инструкцией (см. приложение к Регламенту). Подготовку проекта нового документа выполняет пользователь с ролью "Подготовил" в соответствии с п. 1.4 Инструкции (см. приложение к Регламенту).

В результате выполнения данной процедуры в СЭДД создается проект документа, который может быть направлен на визирование, согласование и подписание в электронном виде.

Процедура создания нового документа может выполняться только на стационарном рабочем месте СЭДД.

2.5. Визирование, согласование, подписание документов

Визирование, согласование, подписание документа СЭДД осуществляется с использованием простой электронной подписи, формируемой средствами СЭДД, или средств усиленной квалифицированной электронной подписи**.

Процедуры визирования, согласования, подписания документа могут выполняться как на стационарном рабочем месте СЭДД, так и на планшетном компьютере, с использованием функционала подсистемы "Планшет".

Также при выполнении процедур визирования, согласования, подписания возможно вернуть документ на доработку, выполнив операцию "Отклонить" в карточке документа СЭДД. При этом потребуется указать причину отклонения, и все ранее внесенные подписи документа будут сняты.

Действия по визированию, согласованию, подписанию проекта документа выполняет пользователь с ролью соответственно "Визирующий", "Согласующий", "Подписал" согласно п. 1.5 Инструкции (см. приложение к Регламенту).

В результате выполнения процедур визирования, согласования, подписания документа в СЭДД документ будет завизирован, согласован, подписан в электронном виде.

2.6. Подготовка бумажной версии документа

Процедура подготовки бумажной версии документа осуществляется сотрудником, ответственным за подготовку проекта документа, пользователем с ролью "Подготовил" в соответствии с п. 1.6 Инструкции (см. приложение к Регламенту).

Подготовка бумажной версии документа, подписанного с использованием простой электронной подписи, формируемой средствами СЭДД Росавтодора, осуществляется путем распечатывания текста документа на бланке и "листа согласования", содержащего сведения о подписях должностных лиц, принимавших участие в подготовке, визировании, согласовании, подписании проекта документа в электронном виде.

После выполнения данной процедуры документ представляется на подпись руководителю Росавтодора (должностному лицу, ответственному за подписание документа).

При подписании документа с использованием средств усиленной квалифицированной электронной подписи бумажная версия документа, представляющая собой распечатанный текст документа на бланке в необходимом количестве экземпляров, предоставляется исполнителем документа на регистрацию. Сотрудник, ответственный за регистрацию документа, проверяет наличие на бумажной версии документа информации о сертификате электронной подписи, использованном при подписании документа:

- кому выдан сертификат электронной подписи;

- кем выдан сертификат электронной подписи;

- период действия сертификата электронной подписи.

2.7. Рассылка распорядительных документов

Распорядительные документы Росавтодора после их регистрации и сканирования подлежат передаче на исполнение в соответствующие Управления и подведомственные ФКУ в электронном виде в СЭДД.

Данная процедура выполняется сотрудником, ответственным за регистрацию распорядительных документов, либо пользователем с ролью "Сотрудник экспедиции" в соответствии с п. 1.7 Инструкции (см. приложение к Регламенту).

Для проведения рассылки в регистрационной карточке документа указываются адресаты согласно указателю рассылки к документу.

Процедура рассылки документа может выполняться только на стационарном рабочем месте СЭДД.

2.8. Рассылка исходящих документов по каналам МЭДО

Исходящие документы Росавтодора, адресованные в организации и ведомства, подключенные к каналам МЭДО, после их регистрации и сканирования подлежат пересылке адресатам посредством МЭДО.

Данная процедура выполняется сотрудником, ответственным за регистрацию исходящих документов либо, пользователем с ролью "Сотрудник экспедиции" в соответствии с п. 1.8 Инструкции (см. приложение к Регламенту).

Пересылка документа по каналам МЭДО производится в случае, если в исходящем документе Росавтодора указана связь с входящим документом Росавтодора, поступившим по каналам МЭДО, или если для организации-адресата исходящего документа указан признак подключения к МЭДО.

Процедура рассылки документа может выполняться только на стационарном рабочем месте СЭДД.

2.9. Рассылка исходящих документов в подведомственные ФКУ

Исходящие документы Росавтодора, адресованные в подведомственные ФКУ, после их регистрации и сканирования подлежат пересылке адресатам посредством СЭДД.

Данная процедура выполняется сотрудником, ответственным за регистрацию исходящих документов, либо пользователем с ролью "Сотрудник экспедиции" в соответствии с п. 1.9 Инструкции (см. приложение к Регламенту).

Процедура рассылки документа может выполняться только на стационарном рабочем месте СЭДД.

2.10. Помещение документов в оперативный архив Управления

Документы, поступившие в Управление и исполненные в установленном порядке, подлежат помещению в оперативный архив Управления.

Данная процедура выполняется путем внесения в регистрационную карточку документа сведений о реквизитах архивного дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел с указанием в регистрационной карточке документа в СЭДД ссылки на архивную папку для оперативного хранения документа.

Помещение документов в оперативный архив Управления выполняется сотрудником, ответственным за ведение делопроизводства в Управлении, пользователем с ролью "Регистратор" в соответствии с п. 1.10 Инструкции (см. приложение к Регламенту).

Процедура может выполняться только на стационарном рабочем месте СЭДД Росавтодора.

2.11. Передача документов в архив Федерального дорожного агентства

В соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в Федеральном дорожном агентстве в конце отчетного периода делопроизводства документы, являющиеся в соответствии с утвержденной номенклатурой дел документами постоянного или временного (свыше десяти лет) хранения, подлежат передаче в архив Росавтодора. Данная процедура выполняется путем передачи дел по описи сотруднику, ответственному за ведение архива Федерального дорожного агентства.

Передача документов постоянного или временного (свыше десяти лет) хранения в архив Росавтодора выполняется сотрудником, ответственным за ведение делопроизводства в Управлении, пользователем с ролью "Архивариус" в соответствии с п. 1.11 Инструкции (см. приложение к Регламенту).

После того, как дела, поступившие в архив, будут сверены с архивными делами в СЭДД Росавтодора, доступ в СЭДД к документам, входящим в эти дела, ограничен функцией "только чтение", без возможности их редактирования и печати.

Работа с архивными документами постоянного или временного (свыше десяти лет) хранения в СЭДД Росавтодора выполняется сотрудником, ответственным за ведение архива Росавтодора.

Процедура может выполняться только на стационарном рабочем месте СЭДД Росавтодора.

3. Порядок использования простой электронной подписи

3.1. Общие положения

Простой электронной подписью является электронная подпись, которая посредством использования ключа простой электронной подписи подтверждает факт формирования электронной подписи конкретным сотрудником Федерального дорожного агентства.

Ключом простой электронной подписи является сочетание 2 элементов - логина и пароля пользователя СЭДД, уполномоченного на осуществление создания и (или) отправки электронного документа.

Лицо, создающее и (или) использующее ключ простой электронной подписи, должно соблюдать его конфиденциальность.

3.2. Правила применения ключа простой электронной подписи

Для работы с резолюциями по документу, использованием простой электронной подписи являются действия в СЭДД лица, использующего ключ электронной подписи, в соответствии с п. 2.3 настоящего регламента.

Для процесса создания нового документа, использованием простой электронной подписи являются действия в СЭДД лица, использующего ключ электронной подписи, завершающие выполнение процедур в соответствии с п.п. 2.4 и 2.5 настоящего регламента.

Создание (замена) ключа осуществляется администратором локальной вычислительной сети Федерального дорожного агентства с использованием сервиса службы каталогов Active Directory.

Принадлежность ключа лицу, использующему ключ электронной подписи, в СЭДД определяется соответствующей записью в справочнике "Подразделения и пользователи" и устанавливается администратором СЭДД.

3.3. Правила определения лица, подписавшего электронный документ простой электронной подписью

При работе с документами, для определения лица, подписавшего электронный документ простой электронной подписью, используется механизм сохранения истории изменения документа СЭДД.

Для резолюции информацией о подписании является запись, о переводе резолюции в состояние "На исполнении" с указанием лица осуществившего перевод.

Для процесса создания нового документа информацией о подписании является запись изменения состояния документа в соответствии с выполняемой процедурой с указанием лица выполнившего процедуру.

______________________________

* Перечень документов, для которых в Федеральном дорожном агентстве установлена возможность подписания в электронном виде с использованием средств электронной подписи определяется отдельным распорядительным актом Федерального дорожного агентства.

** Перечень документов, для которых в Федеральном дорожном агентстве установлена возможность подписания в электронном виде, с использованием средств усиленной квалифицированной электронной подписи, определяется отдельным распорядительным актом Федерального дорожного агентства. В отсутствие технической возможности использования средств усиленной квалифицированной электронной подписи подписание соответствующих документов осуществляется в бумажном виде, а подписание внутренних документов осуществляется простой электронной подписью, формируемой средствами СЭДД.

Приложение
к регламенту организации электронного документооборота
в Федеральном дорожном агентстве

Инструкция
пользователя СЭДД Росавтодора (выполнение процедур в соответствии с регламентом организации электронного документооборота в Федеральном дорожном агентстве)

1.1. Регистрация документов

1.1.1. Регистрация документов

1. В главном меню ПС СЭДД выполнить переход в функциональный блок "Иерархия";

2. В левой части экрана выделить папку, предназначенную для регистрации документа;

3. В правой части экрана, в области "Регистрация документов" выбрать наименование операции соответствующее типу регистрируемого документа;

4. В открывшемся окне редактора заполнить регистрационные атрибуты на первой странице редактора, выполнить переход ко второй странице редактора нажатием кнопки "Далее";

5. Заполнить обязательные регистрационные атрибуты на второй странице редактора;

6. Завершить регистрацию документа нажатием кнопки "Готово";

7. В появившемся окне с уведомлением о регистрации нового документа выбрать "Печать штрихкода";

8. После вывода штрихкода с регистрационной информацией на печать, переклеить самоклеящуюся этикетку на первую страницу зарегистрированного документа.

Регистрация документов

1. В главном меню ПС СЭДД выполнить переход в функциональный блок "Иерархия";

2. В левой части экрана выделить папку, предназначенную для регистрации документа;

5. Заполнить обязательные регистрационные атрибуты на второй странице редактора;

6. Завершить регистрацию документа нажатием кнопки "Готово";

7. В появившемся окне с уведомлением о регистрации нового документа выбрать "Печать штрихкода";

1.1.2. Регистрация документа на этапе подготовки исходящего

1. В главном меню ПС СЭДД выполнить переход в функциональный блок "Задачи";

2. Выбрать подпапку "На регистрации" в папке "Исходящие";

3. Щелчком левой клавиши мыши открыть документ, поступивший на регистрацию;

4. В левой части рабочего окна заполнить атрибуты:

a. ввести регистрационный номер;

b. установить дату регистрации;

c. добавить адресата: организация или пользователь;

d. в списке выбрать папку для списания в дело;

e. установить дату списания;

5. Для завершения регистрации, нажать кнопку "Зарегистрировать".

Регистрация документа на этапе подготовки исходящего

1. В главном меню ПС СЭДД выполнить переход в функциональный блок "Задачи";

2. Выбрать папку "На регистрации" в группе папок "Создание";#

3. Щелчком левой клавиши мыши открыть документ, поступивший на регистрацию;

4. В левой части рабочего окна заполнить атрибуты:

a. ввести регистрационный номер;

b. установить дату регистрации;

с. добавить адресата: организация или пользователь;

d. в списке выбрать папку списания в дело;

e. установить дату списания;

5. Для завершения регистрации, нажать кнопку "Зарегистрировать".

1.2. Сканирование документов (роль пользователя "Регистратор")

1. Зарегистрированный(-ые) документ(-ы) поместить в приемный лоток потокового сканера (для успешного разделения документов в процессе сканирования первым листом для вновь начинаемого документа в обязательном порядке должен следовать лист со штрихкодом);

2. Запустить процесс сканирования нажатием кнопки предустановленного задания на потоковом сканере;

3. После перемещения документов в отдающий лоток потокового сканера, разобрать документы по копиям и при необходимости предать оригиналы для рассмотрения в соответствующее структурное подразделение.

1.3. Работа с резолюциями по документу

1.3.1. Создание резолюции (роль пользователя "Рассмотрение документа")

1. В главном меню ПС СЭДД выполнить переход в функциональный блок "Задачи";

2. Выбрать подпапку "На рассмотрении" в папке "Входящие";

3. Щелчком левой клавиши мыши открыть документ, поступивший на рассмотрение;

4. Ознакомиться с регистрационными атрибутами документа на панели в левой части экрана (для просмотра подробной информации, щелчком левой клавиши мыши выполнить переход по панели);

5. Ознакомиться с содержимым электронных образов документа (при прикреплении нескольких образов, выбрать необходимый для просмотра электронный образ из выпадающего списка);

6. Запустить процесс создания резолюции (нажать кнопку "Создать резолюцию");

7. В окне создания новой резолюции:

a. выбрать ответственного исполнителя и соисполнителей (при выборе из справочника одновременно можно выбрать нескольких исполнителей, первый выбранный автоматически устанавливается ответственным исполнителем);

b. заполнить поле "Текст резолюции";

c. нажать кнопку "Сохранить".

8. Созданная резолюция отобразится в области "Резолюции" в левой части окна работы с документом. Для передачи документа на исполнение ответственному исполнителю, необходимо нажать кнопку "На исполнение".

9. Для пользователя с ролью "Рассмотрение документа", документ уйдет из подпапки "На рассмотрении", и придет ответственному исполнителю в подпапку "На рассмотрении" в состоянии "На исполнении".

Создание резолюции для зарегистрированного документа (роль пользователя "Рассмотрение документа")

1. В главном меню ПС СЭДД выполнить переход в функциональный блок "Задачи";

2. Выбрать подпапку "На рассмотрении" в папке "Входящие";

3. Щелчком левой клавиши мыши открыть документ, поступивший на рассмотрение;

6. Запустить процесс создания резолюции;

7. В окне создания новой резолюции:

а. выбрать ответственного исполнителя и соисполнителей (при выборе из справочника одновременно можно выбрать нескольких исполнителей, первый выбранный автоматически устанавливается ответственным исполнителем);

b. заполнить поле "Текст резолюции";

c. нажать кнопку "Сохранить".

8. Созданная резолюция отобразится в области "Последующие резолюции" в левой части окна работы с документом. Для передачи документа на исполнение ответственному исполнителю, необходимо нажать кнопку "На исполнение".

Создание резолюции на планшетном устройстве с использованием мобильного клиента ПС СЭДД (роль пользователя "Рассмотрение документа")

1. На планшетном устройстве запустить приложение ФДА СЭДД;

2. Перейти на закладку "На рассмотрении";

3. Выбрать для просмотра необходимый документ из списка;

4. Ознакомиться с содержанием электронного образа документа;

5. Для создания резолюции выполнить нажатие экрана на свободном пространстве в области "Предварительные поручения";

6. В открывшемся окне выбрать из справочника ответственного исполнителя, заполнить поле "Текст резолюции", затем нажать кнопку "Сохранить";

7. В области "Предварительные поручения" отображена информация о новой резолюции;

8. Для сохранения информации о рассмотрении документа и передаче сведений в ПС СЭДД нажать кнопку "Согласовать".

1.3.2. Подготовка проекта резолюции (роль пользователя "Референт")

1. В главном меню ПС СЭДД выполнить переход в функциональный блок "Задачи";

2. Выбрать папку "На рассмотрении" в группе папок "Входящие";

3. Щелчком левой клавиши мыши открыть документ, поступивший на рассмотрение;

6. Запустить процесс создания резолюции (нажать кнопку "Создать резолюцию";

7. В окне создания новой резолюции:

b. заполнить поле "Текст резолюции";

c. выбрать папку с резолюциями того сотрудника, которому будет выполнена отправка проекта резолюции для подписания;

d. нажать кнопку "Сохранить".

8. Созданная резолюция отобразится в области "Резолюции", в левой части окна работы с документом. Для передачи проекта резолюции на подписание сотруднику ответственному за рассмотрение документа, необходимо нажать кнопку "На подписание".

9. Для пользователя с ролью "Референт", проект резолюции перейдет в подпапку "На подписании" в папку "Входящие" и будет там находиться до непосредственного подписания сотрудником ответственным за рассмотрение документа.

10. Для пользователя с ролью "Подписал", документ с проектом резолюции придет в подпапку "На подписании" и будет ожидать выполнения действий по подписанию, изменению или отклонению резолюции.

Подготовка проекта резолюции (роль пользователя "Референт")

1. В главном меню ПС СЭДД выполнить переход в функциональный блок "Задачи";

2. Выбрать папку "На рассмотрении" в группе папок "Входящие";

3. Щелчком левой клавиши мыши открыть документ, поступивший на рассмотрение;

6. Запустить процесс создания резолюции (нажать кнопку "Создать резолюцию");

7. В окне создания новой резолюции:

а. Выбрать ответственного исполнителя и соисполнителей (при выборе из справочника одновременно можно выбрать нескольких исполнителей, первый выбранный автоматически устанавливается ответственным исполнителем);

b. Заполнить поле "Текст резолюции";

с. Выбрать папку с резолюциями того сотрудника, которому будет выполнена отправка проекта резолюции для подписания;

d. Нажать кнопку "Сохранить".

Создание резолюции для зарегистрированного документа (роль пользователя "Референт")

1. В главном меню ПС СЭДД выполнить переход в функциональный блок "Задачи";

2. Выбрать папку "На рассмотрении" в группе папок "Входящие";

3. Щелчком левой клавиши мыши открыть документ, поступивший на рассмотрение;

6. Запустить процесс создания резолюции;

7. В окне создания новой резолюции:

b. Заполнить поле "Текст резолюции";

d. Нажать кнопку "Сохранить".

8. Созданная резолюция отобразится в области "Резолюции", в левой части окна работы с документом. Для передачи документа на исполнение ответственному исполнителю, необходимо нажать кнопку "На исполнение".

1.3.3. Подписание проекта резолюции (роль пользователя "Подписал")

1.3.3.1. Подписание проекта резолюции на стационарном рабочем месте (роль пользователя "Подписал")

1. В главном меню ПС СЭДД выполнить переход в функциональный блок "Задачи";

2. Перейти в папку "На подписании", в группе папок "Входящие";

3. Щелчком левой клавиши мыши, открыть документ поступивший на подписание;

4. Просмотреть резолюцию, ознакомиться с регистрационными атрибутами документа на панели в левой части экрана (для просмотра подробной информации, щелчком левой клавиши мыши выполнить переход по панели);

6. При необходимости, щелчком левой клавиши мыши, выполнить переход по резолюции для ее редактирования (изменить исполнителей или текст резолюции, после изменения нажать кнопку "Сохранить");

7. Для подписания проекта резолюции в основном окне нажать кнопку "Подписать". Для отклонения проекта резолюции нажать кнопку "Отклонить", а в открывшемся окне, в текстовом поле указать причину отклонения. При отклонении, резолюция вернется в папку "На рассмотрении".

8. После подписания проекта резолюции, для пользователя с ролью "Подписал", документ уйдет из подпапки "На подписании", а ответственному исполнителю или соисполнителю, документ с подписанной резолюцией поступит в папку "На рассмотрении".

Подписание проекта резолюции на стационарном рабочем месте (роль пользователя "Подписал")

1. В главном меню ПС СЭДД выполнить переход в функциональный блок "Задачи";

2. Перейти в подпапку "На подписании" в папке "Входящие";

3. Щелчком левой клавиши мыши, открыть документ поступивший на подписание;

1.3.3.2. Подписание проекта резолюции на планшетном устройстве (роль пользователя "Подписал")

1. На планшетном устройстве запустить приложение для взаимодействия с ПС СЭДД "Планшет";

2. В режиме "Документооборот" перейти в папку "На подписании", выбрать для просмотра необходимый документ;

3. Ознакомиться с содержанием электронного образа документа;

4. Выполнить переход вправо для просмотра предлагаемого проекта резолюции для документа;

5. Для возврата к электронному образу документа выполнить переход влево;

6. Для принятия решения выполнить переход влево со страницы отображения электронного образа;

7. Нажать кнопку "Согласовать", для подписания проекта резолюции;

8. Нажать кнопку "Отклонить" и указать причину отклонения, для возврата проекта резолюции на корректировку;

9. Нажать кнопку "Изменить" для самостоятельного изменения информации в проекте резолюции и последующего согласования внесенных изменений.

Подписание проекта резолюции на планшетном устройстве с использованием мобильного клиента ПС СЭДД (роль пользователя "Подписал")

1. На планшетном устройстве запустить приложение ФДА СЭДД;

2. В зависимости от установки признака срочности для поступившего документа выбрать закладку "Срочно" или "На подписании";

3. Выбрать для просмотра необходимый документ из списка;

4. Ознакомиться с содержанием электронного образа документа;

5. Проект резолюции по документу находится в левой части экрана в области "Предварительные поручения";

6. Для просмотра детальной информации или для изменения проекта резолюции необходимо нажать на область карточки проекта резолюции.

7. В открывшемся окне при необходимости изменить текст резолюции или удалить перетягиванием ответственного исполнителя, затем выбрать из справочника нового ответственного исполнителя и нажать кнопку "Сохранить";

8. Для принятия решения в верхней правой части экрана нажать кнопку "Подписать" или "Отклонить" (при выборе варианта отклонения необходимо будет также указать причину отклонения);

1.3.4. Постановка резолюции на контроль (роль пользователя "Контролер")

1. В главном меню ПС СЭДД выполнить переход в функциональный блок "Задачи";

2. Двойным щелчком левой клавиши мыши открыть резолюцию по документу, для которого требуется проверка необходимости постановки на контроль;

3. В открывшемся окне резолюции на закладке "Общие" в строке "Документ" нажать кнопку вызова электронного образа документа, в следующем открывшемся окне выделить в списке электронный образ и для ознакомления с содержанием нажать кнопку "Просмотр".

4. После ознакомления с содержанием документа вернуться на закладку "Общие";

5. Для постановки на контроль установить необходимое значение в поле "Контрольный срок исполнения";

6. Если постановка на контроль не требуется, установить флаг выбора в поле "Срок не установлен";

7. Нажать кнопку "ОК".

Постановка резолюции на контроль (роль пользователя "Контролер")

1. В главном меню ПС СЭДД выполнить переход в функциональный блок "Задачи";

3. В открывшемся окне резолюции на закладке "Общие" в строке "Документ" нажать кнопку вызова электронного образа документа;

4. В открывшемся окне выделить в списке электронный образ и для ознакомления с содержанием нажать кнопку "Просмотр";

5. После ознакомления с содержанием документа вернуться на закладку "Общие";

6. Для постановки на контроль установить необходимое значение в поле "Контрольный срок исполнения";

7. Если постановка на контроль не требуется, установить флаг выбора в поле "Срок не установлен";

8. Нажать кнопку "ОК".

1.3.5. Переадресация документа исполнителям (роль пользователя "Переадресация исполнителем")

1. Пользователю с ролью "Референт" в главном меню ПС СЭДД выполнить переход в функциональный блок "Поиск";

2. Выполнить процедуру поиска по регистрационным атрибутам поступившей на рассмотрение копии документа на бумажном носителе (ранее направленной на рассмотрение в электронном виде);

3. Выделить документ в списке результатов, в меню операций выбрать "Просмотр" (правая клавиша мыши или кнопка "Операции");

4. Убедиться в отображении в просмотровой карточке документа информации о резолюции назначенной ответственному исполнителю;

5. Передать копию документа на бумажном носителе ответственному исполнителю для исполнения.

Переадресация документа исполнителям (роль пользователя "Переадресация исполнителем")

1. Пользователю с ролью "Референт" в главном меню ПС СЭДД выполнить переход в функциональный блок "Поиск";

5. Передать копию документа на бумажном носителе ответственному исполнителю для исполнения.

1.3.6. Исполнение резолюции (роль пользователя "Ответственный исполнитель" и "Соисполнитель")

1.3.6.1. Создание последующей резолюции (роль пользователя "Ответственный исполнитель" и "Соисполнитель")

1. В главном меню ПС СЭДД выполнить переход в функциональный блок "Задачи";

2. Перейти в подпапку "На рассмотрении" в папке "Входящие";

3. Щелчком левой клавиши мыши, открыть документ поступивший на рассмотрение;

4. Ознакомиться с электронными образами;

5. Ознакомиться с задачей по документу в левой части рабочего окна;

6. Запустить процесс создания резолюции (нажать кнопку "Создать резолюцию");

7. В окне создания новой резолюции:

b. заполнить поле "Текст резолюции";

c. Выбрать папку с резолюциями того сотрудника, которому будет выполнена отправка проекта резолюции для подписания;

d. нажать кнопку "Сохранить".

8. Далее для отправки документа на исполнение ответственному исполнителю, нажать кнопку "На исполнение", дождаться закрытия окна.

9. После передачи резолюции на исполнение ответственному исполнителю, для сотрудника ответственного за рассмотрение документа, этот документ уйдет из папки "На рассмотрении", а резолюция поступит в папку "На рассмотрении" ответственному исполнителю.

Создание последующей резолюции (роль пользователя "Ответственный исполнитель" и "Соисполнитель")

1. В главном меню ПС СЭДД выполнить переход в функциональный блок "Задачи";

2. Перейти в подпапку "На рассмотрении" в папке "Входящие";

3. Щелчком левой клавиши мыши, открыть документ поступивший на рассмотрение;

4. Ознакомиться с электронными образами;

5. Ознакомиться с задачей по документу в левой части рабочего окна;

6. Запустить процесс создания резолюции (нажать кнопку "Создать резолюцию");

7. В окне создания новой резолюции:

b. заполнить поле "Текст резолюции";

c. нажать кнопку "Сохранить".

8. Созданная резолюция отобразится в области "Резолюции", в левой части рабочего окна. Для отправки документа на исполнение ответственному исполнителю, нажать кнопку "На исполнение", дождаться закрытия окна.

Создание последующей резолюции на планшетном устройстве с использованием мобильного клиента ПС СЭДД (роль пользователя "Ответственный исполнитель" и "Соисполнитель")

1. На планшетном устройстве запустить приложение ФДА СЭДД;

2. Перейти на закладку "На рассмотрении";

3. Выбрать для просмотра необходимый документ из списка;

4. Ознакомиться с содержанием электронного образа документа;

7. В области "Предварительные поручения" отображена информация о новой резолюции;

1.3.6.2. Подготовка исходящего или распорядительного документа во исполнение резолюции (роль пользователя "Ответственный исполнитель" и "Соисполнитель")

1. В главном меню ПС СЭДД выполнить переход в функциональный блок "Задачи";

2. Перейти в подпапку "На рассмотрении" в папке "Входящие";

3. Щелчком левой клавиши мыши, открыть документ поступивший на рассмотрение;

4. Ознакомиться с электронными образами;

5. Ознакомиться с задачей по документу в левой части рабочего окна;

6. Запустить процесс создания исходящего документа (нажать кнопку "Создать исходящий документ");

7. В окне подготовки исходящего документа выполнить следующие действия:

a. в дереве папок открыть папку "Исходящие документы", из списка выбрать подпапку сотрудника на которого создается документ;

b. выбрать вид документа из выпадающего списка;

c. описать краткое содержание документа;

d. при необходимости, установить значение "Срочно";

e. заполнить журнал передачи документа (выбрать роль, нажать кнопку "Добавить", в открывшемся окне, в списке выделить пользователя, нажать кнопку "ОК");

f. прикрепить электронный образ;

g. Для отправки документа на визирование, нажать кнопку "Завершить", дождаться закрытия окна.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

9. Документ, подготовка которого была завершена, перейдет в подпапку "На визировании" в папку "Создание".

10. При нажатии кнопки "Сохранить", документ перейдет в папку "Подготовка" и будет ожидать завершения этапа подготовки.

11. Входящий документ, во исполнение которого создан исходящий документ, для ответственного исполнителя перейдет в папку "В работе" и будет находиться там до регистрации исходящего документа.

Подготовка исходящего или распорядительного документа во исполнение резолюции (роль пользователя "Ответственный исполнитель" и "Соисполнитель")

1. В главном меню ПС СЭДД выполнить переход в функциональный блок "Задачи";

2. Перейти в подпапку "На рассмотрении", в группе папок "Входящие";

3. Щелчком левой клавиши мыши, открыть документ поступивший на рассмотрение;

4. Ознакомиться с электронными образами;

5. Ознакомиться с задачей по документу в левой части рабочего окна;

6. Запустить процесс создания исходящего документа (нажать кнопку "Создать исходящий документ");

7. В окне подготовки исходящего документа заполнить основные атрибуты:

a. в дереве папок открыть папку "Исходящие документы", из списка выбрать подпапку для загрузки предустановленного шаблона маршрута прохождения документа;

b. выбрать вид документа из выпадающего списка;

c. описать краткое содержание документа;

d. при необходимости установить значение "Срочно";

е. заполнить журнал передачи документа (выбрать роль, нажать кнопку "Добавить", в открывшемся окне, в списке выделить пользователя, нажать кнопку "ОК");

f. прикрепить электронный образ;

g. Для отправки документа на визирование, нажать кнопку "Завершить", дождаться закрытия окна.

1.3.6.3. Указание информации о ходе исполнения резолюции

1. В главном меню ПС СЭДД выполнить переход в функциональный блок "Задачи";

2. Перейти в подпапку "На рассмотрении", в папке "Входящие";

3. Щелчком левой клавиши мыши, открыть документ поступивший на рассмотрение;

4. Ознакомиться с электронными образами;

5. Ознакомиться с задачей по документу в левой части рабочего окна;

6. В текстовом поле указать ход исполнения;

7. Установить фактический срок исполнения;

8. Для сохранения нажать кнопку "Исполнить".

9. После того, как резолюция была исполнена, документ поступает на передачу в архив для оперативного хранения документов в Управлении.

Указание информации о ходе исполнения резолюции

1. В главном меню ПС СЭДД выполнить переход в функциональный блок "Задачи";

2. Перейти в подпапку "На рассмотрении", в папке "Входящие";

3. Щелчком левой клавиши мыши, открыть документ поступивший на рассмотрение;

4. Ознакомиться с электронными образами;

5. Ознакомиться с задачей по документу в левой части рабочего окна;

6. В текстовом поле указать ход исполнения, указать папку оперативного хранения согласно утвержденной номенклатуре дел.

7. Установить фактический срок исполнения;

8. Для сохранения нажать кнопку "Исполнить".

1.4. Создание новых документов (роль пользователя "Ответственный исполнитель")

1. Выполнить переход в функциональный блок "Задачи", выполнить переход в любую из папок, в верхней части над списком документов, рядом со строкой поиска нажать кнопку "Создать", в выпадающем списке выбрать вид документа который требуется создать.

2. В окне подготовки исходящего документа выполнить следующие действия:

b. выбрать вид документа из выпадающего списка;

c. описать краткое содержание документа;

d. при необходимости, установить значение "Срочно";

f. прикрепить электронный образ;

g. Для отправки документа на визирование, нажать кнопку "Завершить", дождаться закрытия окна.

3. Документ, подготовка которого была завершена, перейдет в подпапку "На визировании" в папку "Создание".

4. При нажатии кнопки "Сохранить", документ перейдет в папку "Подготовка" и будет ожидать завершения этапа подготовки.

5. Входящий документ, во исполнение которого создан исходящий документ, для ответсвенного исполнителя перейдет в папку "В работе" и будет находиться там до регистрации исходящего документа.

Создание новых документов (роль пользователя "Ответственный исполнитель")

2. В окне подготовки исходящего документа заполнить основные атрибуты:

b. выбрать вид документа из выпадающего списка;

c. описать краткое содержание документа;

d. при необходимости установить значение "Срочно";

f. прикрепить электронный образ;

g. Для отправки документа на визирование, нажать кнопку "Завершить", дождаться закрытия окна.

1.5. Визирование, согласование, подписание документов (роль пользователя "Визирующий", "Согласующий", "Подписал")

1.5.1. Визирование проектов документов (роль пользователя "Визирующий"). Выполнение операции на стационарном рабочем месте СЭДД

1. В главном меню ПС СЭДД выполнить переход в функциональный блок "Задачи";

2. Перейти в подпапку "На визировании" в папке "Исходящие";

3. Щелчком левой клавиши мыши, открыть документ поступивший на визирование;

4. Ознакомиться с электронными образами (выбрать электронный образ из выпадающего списка);

5. При необходимости отредактировать, прикрепить электронный образ;

6. Для отклонения документа, нажать кнопку "Отклонить";

7. В открывшемся окне внести замечания и нажать кнопку "Отклонить", дождаться закрытия окна. Документ вернется на доработку сотруднику, указанному для состояния "Подготовка".

8. Если по документу нет замечаний, при необходимости, установить значение "Срочно", нажать кнопку "Завизировать", дождаться закрытия окна.

9. Завизированный документ перейдет из подпапки "На визировании" в подпапку "На подписании" сотруднику с ролью "Подписал".

Визирование проектов документов (роль пользователя "Визирующий")

1. В главном меню ПС СЭДД выполнить переход в функциональный блок "Задачи";

2. Перейти в подпапку "На визировании" в папке "Исходящие";

3. Щелчком левой клавиши мыши, открыть документ поступивший на визирование;

4. Ознакомиться с электронными образами (выбрать электронный образ из выпадающего списка);

5. При необходимости отредактировать, прикрепить электронный образ;

6. Для отклонения документа нажать кнопку "Отклонить";

1.5.2. Подписание проектов документов (роль пользователя "Подписал")

1. В главном меню ПС СЭДД выполнить переход в функциональный блок "Задачи";

2. Перейти в подпапку "На подписании" в папке "Исходящие";

3. Щелчком левой клавиши мыши, открыть документ поступивший на подписание;

4. Ознакомиться с электронными образами (выбрать электронный образ из выпадающего списка);

5. При необходимости отредактировать, прикрепить электронный образ;

6. Для отклонения документа, нажать кнопку "Отклонить";

7. В открывшемся окне внести замечания по документу и нажать кнопку "Отклонить", дождаться закрытия окна. Документ вернется на доработку сотруднику, указанному для состояния "Подготовка".

8. Если по документу нет замечаний, нажать кнопку "Подписать", дождаться закрытия окна.

9. Подписанный документ перейдет из подпапки "На подписании" в подпапку "На регистрации" сотруднику с ролью "Регистратор".

Подписание проектов документов (роль пользователя "Подписал")

1. В главном меню ПС СЭДД выполнить переход в функциональный блок "Задачи";

2. Перейти в подпапку "На подписании" в папке "Исходящие";

3. Щелчком левой клавиши мыши, открыть документ поступивший на подписание;

4. Ознакомиться с электронными образами (выбрать электронный образ из выпадающего списка);

5. При необходимости отредактировать, прикрепить электронный образ;

6. Для отклонения документа, нажать кнопку "Отклонить";

8. Если по документу нет замечаний, нажать кнопку "Подписать", дождаться закрытия окна.

ГАРАНТ:

Нумерация подразделов приводится в соответствии с источником

1.5.6.3. Выполнение операций на планшетном устройстве (роль пользователя "Визирующий", "Согласующий", "Подписал")

1. На планшетном устройстве запустить приложение ФДА СЭДД;

2. Перейти на закладку "На подписании";

3. Выбрать для просмотра необходимый документ из списка;

4. Ознакомиться с проектом документа;

5. При необходимости выполнить редактирование документа подготовленного в формате MS Office;

6. Для принятия решения нажать соответствующую кнопку "Подписать" или "Отклонить" (при выборе варианта отклонения проекта документа необходимо указать причину отклонения, документ вернется исполнителю на доработку);

Выполнение операций на планшетном устройстве с использованием нового мобильного клиента ПС СЭДД (роль пользователя "Визирующий", "Согласующий", "Подписал")

1. На планшетном устройстве запустить приложение ФДА СЭДД;

2. Перейти на закладку "На подписании";

3. Выбрать для просмотра необходимый документ из списка;

4. Ознакомиться с проектом документа;

5. При необходимости выполнить редактирование документа подготовленного в формате MS Office;

1.6. Подготовка бумажной версии (роль пользователя "Подготовил")

1. В главном меню ПС СЭДД выполнить переход в функциональный блок "Задачи";

2. Выбрать подпапку "Подписанные" в папке "Исходящие";

3. Щелчком левой клавиши мыши открыть подписанный документ;

4. В меню действий применяемых к электронным образам нажать кнопку "Просмотр";

5. Распечатать полученный документ на бланке;

6. При наличии на распечатанной версии документа штампа об электронной подписи (вид штампа см. на рисунке), необходимо передать документ на регистрацию;

7. В случае отсутствия сведений о подписании документа электронной подписью необходимо дополнительно распечатать лист согласования (кнопка в левом нижнем углу);

8. Распечатанный документ на бумажном носителе, вместе с распечатанным листом согласования необходимо передать на подписание должностному лицу ответственному за подписание этого документа;

9. После подписания передать документ на регистрацию.

1.7. Рассылка распорядительных документов (роль пользователя "Сотрудник экспедиции")

1. В главном меню ПС СЭДД выполнить переход в функциональный блок "Задачи";

2. Двойным щелчком левой клавиши мыши открыть требуемую задачу "Рассылка распорядительного документа";

3. Выполнить переход на закладку "Список рассылки", в поле "Адресаты" нажать кнопку "Создать", выбрать требуемый тип адресата, затем выбрать конкретных адресатов в открывшемся списке справочника;

4. После добавления всех необходимых адресатов в список нажать кнопку "Завершить" в основном окне задачи;

5. Выполнить отправку документа на бумажном носителе способом, предусмотренным "Инструкцией по делопроизводству Федерального дорожного агентства".

Рассылка распорядительных документов (роль пользователя "Сотрудник экспедиции")

1. В главном меню ПС СЭДД выполнить переход в функциональный блок "Задачи";

2. Двойным щелчком левой клавиши мыши открыть требуемую задачу "Рассылка распорядительного документа";

4. После добавления всех необходимых адресатов в список нажать кнопку "Завершить" в основном окне задачи;

1.8. Рассылка исходящих документов по каналам МЭДО (роль пользователя "Сотрудник экспедиции")

1. В главном меню ПС СЭДД выполнить переход в функциональный блок "Поиск";

2. По регистрационным атрибутам выполнить поиск документа предназначенного для отправки по каналам МЭДО;

3. Выделить найденный документ и в меню операций выбрать "Отправить в МЭДО", дождаться появления уведомления об успешной отправке.

Рассылка исходящих документов по каналам МЭДО (роль пользователя "Сотрудник экспедиции")

1. В главном меню ПС СЭДД выполнить переход в функциональный блок "Поиск";

2. По регистрационным атрибутам выполнить поиск документа предназначенного для отправки по каналам МЭДО;

1.9. Рассылка исходящих документов в подведомственные ФКУ (роль пользователя "Сотрудник экспедиции")

1. В главном меню ПС СЭДД выполнить переход в функциональный блок "Задачи";

2. Двойным щелчком левой клавиши мыши открыть требуемую задачу "Рассылка исходящего документа";

3. Выполнить переход на закладку "Список рассылки", в поле "Адресаты" нажать кнопку "Создать", в качестве адресатов выбрать необходимые подведомственные ФКУ из справочника;

4. После добавления всех необходимых адресатов в список нажать кнопку "Завершить" в основном окне задачи;

5. В главном меню ПС СЭДД выполнить переход в функциональный блок "Поиск";

6. По регистрационным атрибутам выполнить поиск документа предназначенного для отправки в подведомственные ФКУ;

7. Выделить найденный документ и в меню операций выбрать "Переслать документ всем адресатам".

Рассылка исходящих документов в подведомственные (роль пользователя "Сотрудник экспедиции")

1. В главном меню ПС СЭДД выполнить переход в функциональный блок "Задачи";

2. Двойным щелчком левой клавиши мыши открыть требуемую задачу "Рассылка исходящего документа";

4. После добавления всех необходимых адресатов в список нажать кнопку "Завершить" в основном окне задачи;

5. В главном меню ПС СЭДД выполнить переход в функциональный блок "Поиск";

7. Выделить найденный документ и в меню операций выбрать "Переслать документ всем адресатам".

1.10. Помещение документов в оперативный архив Управления (роль пользователя "Регистратор")

1. В главном меню ПС СЭДД выполнить переход в функциональный блок "Задачи";

2. Двойным щелчком левой клавиши мыши открыть задачу с описанием "Помещение документа в архив для оперативного хранения документов в Управлении";

3. На закладке "Общие" выбрать значение "Архивная папка" в соответствии с тем, в какую архивную папку передан бумажный документ (том архивного дела) в соответствии с утвержденной номенклатурой.

4. Установить значение "Дата занесения в архив".

5. Для завершения процедуры нажать кнопку "Завершить".

Помещение документов в оперативный архив Управления (роль пользователя "Регистратор")

1. В главном меню ПС СЭДД выполнить переход в функциональный блок "Задачи";

4. Установить значение "Дата занесения в архив".

5. Для завершения процедуры нажать кнопку "Завершить".

1.11. Передача документов в архив Федерального дорожного агентства (роль пользователя "Архивариус")

1. В главном меню ПС СЭДД выполнить переход в функциональный блок "Архив";

2. Перейти по ссылке "Архивные папки";

3. Выполнить поиск папок входящих в переданное архивное дело, двойным щелчком левой клавиши мыши открыть необходимую папку;

4. Проверить соответствие бумажных документов в каждом томе архивного дела перечню документов в архивной папке СЭДД Росавтодора, установить для каждой архивной папки этого дела в СЭДД Росавтодора дату завершения;

5. Вернуться на главную страницу функционального блока "Архив", перейти по ссылке "Архивные дела";

6. Выполнить поиск переданного архивного дела, двойным щелчком левой клавиши мыши открыть его на редактирование;

7. Установить значение "Дата передачи дела в архив", затем нажать кнопку "ОК".

Передача документов в архив Федерального дорожного агентства (роль пользователя "Архивариус")

1. В главном меню ПС СЭДД выполнить переход в функциональный блок "Архив";

2. Перейти по ссылке "Архивные папки";

5. Вернуться на главную страницу функционального блока "Архив", перейти по ссылке "Архивные дела";

7. Установить значение "Дата передачи дела в архив", затем нажать кнопку "ОК".

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас

Получить бесплатный доступ

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.