Письмо Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии от 12 февраля 2013 г. N 14-исх/01116-ГЕ/13 О хранении бумажных документов, формируемых в процессе предоставления Росреестром государственных услуг в сфере государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним

Письмо Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии
от 12 февраля 2013 г. N 14-исх/01116-ГЕ/13

Федеральная служба государственной регистрации, кадастра и картографии доводит до сведения и руководства в работе следующее.

С целью оптимизации хранения бумажных документов, формируемых в процессе предоставления Росреестром государственных услуг в сфере государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним, необходимо:

1. Исключить практику помещения территориальными органами Росреестра в дела правоустанавливающих документов бумажных копий документов, в виде которых предоставляются сведения, содержащиеся в Едином государственном реестре прав на недвижимое имущество и сделок с ним (далее - ЕГРП). Привести дела правоустанавливающих документов в соответствие с требованиями Федерального закона от 21.07.1997 N 122-ФЗ "О государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним" (далее - Закон о регистрации), приказа Минюста России от 24.12.2001 N 343 "Об утверждении Правил ведения книг учета документов и дел правоустанавливающих документов при государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним".

При этом обращаем внимание, что действующими нормативными правовыми актами в сфере регистрации прав не предусмотрено хранение в делах правоустанавливающих документов бумажных копий выписок (справок) из ЕГРП, уведомлений об отсутствии в ЕГРП запрашиваемых сведений, сообщений об отказе в предоставлении сведений, содержащихся в ЕГРП, за исключением выписок, выдаваемых после принятия на учет объекта недвижимого имущества (постановление Правительства Российской Федерации от 17.09.2003 N 580 "Об утверждении Положения о принятии на учет бесхозяйных недвижимых вещей").

2. При поступлении электронных документов, оформленных, в том числе заверенных, надлежащим образом (кадастровых паспортов, кадастровых выписок), в порядке внутриведомственного взаимодействия исключить практику перевода таких документов в бумажный вид, равно как и истребование от органа кадастрового учета кадастровых паспортов и кадастровых выписок в виде бумажных документов, и помещения их в дела правоустанавливающих документов. Обмен сведениями между органами кадастрового учета и органами, осуществляющими государственную регистрацию прав, осуществлять в электронном виде.

До издания нормативного правового акта, регламентирующего порядок хранения документов в электронном виде, необходимо обеспечить хранение таких документов в виде XML-файлов в учетных системах ведения ЕГРП.

3. Принять меры по сведению к минимуму приема на государственную регистрацию прав в бумажном виде кадастровых паспортов и кадастровых выписок на объекты недвижимости (за исключением случаев, прямо предусмотренных Законом о регистрации, при этом при применении статей 26, 27 Закона о регистрации следует руководствоваться письмом Росреестра от 14.07.2011 N 14-4499-ГЕ, в том числе и в отношении земельных участков). В том числе, если при личном обращении заявителями на государственную регистрацию представляются документы, которые не являются в соответствии с действующим законодательством необходимыми для проведения государственной регистрации либо обязанность по их представлению не возложена на заявителей, разъяснять заявителям их право не представлять указанные документы.

Заместитель руководителя

Г.Ю. Елизарова