Приказ Федеральной налоговой службы от 12 декабря 2014 г. N ММВ-7-12/643@ "Об утверждении Концепции создания централизованной системы обработки и хранения документов, образующихся в процессе деятельности налоговых органов" (документ утратил силу)

Приказ Федеральной налоговой службы от 12 декабря 2014 г. N ММВ-7-12/643@
"Об утверждении Концепции создания централизованной системы обработки и хранения документов, образующихся в процессе деятельности налоговых органов"

В целях совершенствования организации хранения, использования и уничтожения документов ФНС России и во исполнение распоряжения ФНС России от 19.06.2014 N 92@ приказываю:

1. Утвердить Концепцию создания централизованной системы обработки и хранения документов, образующихся в процессе деятельности налоговых органов (далее - Концепция), согласно приложению к настоящему приказу.

2. Реализация Концепции осуществляется ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России (Р.В. Филимошин) в пределах установленной штатной численности, а также в пределах и за счет лимитов бюджетных обязательств, предусмотренных ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России на соответствующий год.

3. Признать утратившим силу приказ ФНС России от 24.06.2009 N ММ-7-6/335@ "О создании Централизованной системы обработки и хранения документов, образующихся в процессе деятельности ФНС России".

4. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Руководитель Федеральной налоговой службы

М.В. Мишустин

Концепция
создания централизованной системы обработки и хранения документов, образующихся в процессе деятельности налоговых органов
(утв. приказом Федеральной налоговой службы от 12 декабря 2014 г. N ММВ-7-12/643@)

I. Введение

Концепция создания централизованной системы обработки и хранения документов, образующихся в процессе деятельности ФНС России и ее территориальных органов (далее - налоговые органы), разработана в целях повышения эффективности деятельности сотрудников налоговых органов при работе с документами, совершенствования организации хранения, использования и уничтожения документов ФНС России.

Настоящая Концепция определяет основные цели и задачи создания централизованной системы обработки и хранения документов, образующихся в процессе деятельности налоговых органов (далее - Система), ее информационно-технологическую архитектуру, порядок обеспечения информационной безопасности, этапы создания, функционирования и развития Системы.

II. Предпосылки создания Системы

Темпы роста объема документооборота в налоговых органах превышают текущие возможности налоговых органов по обеспечению учета документов, организации надежного хранения и своевременного доступа.

Значительные объемы уже накопленных документов, рост их количества, нехватка у налоговых органов помещений для хранения документов на бумажных носителях, необходимость обеспечения сохранности электронных документов наряду с документами на бумажных носителях, необходимость оперативного доступа к ним требуют системного решения при организации их учета, хранения и использования.

В настоящее время осуществляется хранение:

- в технологических комплексах хранения налоговых органов - всех типов документов (данные технологические комплексы хранения, как правило, не оснащены средствами автоматизации размещения, учета и извлечения хранимых документов). Для размещения, учета и извлечения хранимых документов, представляемых при государственной регистрации, используется программный комплекс "Система обслуживания архива регистрационных дел" (ПО СОАРД) в составе автоматизированной информационной системы "Регистрация", остальные типы документов хранятся без использования программного обеспечения;

- в технологических комплексах хранения налоговых органов в г. Санкт-Петербурге и Республике Башкортостан - отдельных типов документов всех налоговых органов данных субъектов Российской Федерации с использованием следующего программного обеспечения: программный комплекс "Система электронной обработки документов" (ПК СЭОД), система оперативного хранилища документов налогового органа (ПК "Архивист"), информационная система "Централизованная обработка и хранение документов" (ИС ЦОХД);

- в технологических комплексах хранения структурных подразделений ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России - документов налоговой и бухгалтерской отчетности, прошедших централизованную обработку с использованием АИС "Налог-ЦОД" (СПОНИ), которая также обеспечивает автоматизацию размещения, учета и извлечения хранимых документов. На основании приказов ФНС России от 26.12.2011 N ММВ-7-1/981@, от 15.02.2012 N ММВ-7-1/89@, от 28.04.2012 N ММВ-7-1/285@, от 16.10.2012 N ММВ-7-1/747@, от 11.12.2012 N ММВ-7-1/937@ функции по централизованному хранению налоговой и бухгалтерской отчетности на бумажных носителях, прошедших централизованную обработку, в полном объеме переданы в ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России в 63 субъектах Российской Федерации.

Существующие технологические комплексы хранения, обслуживаемые налоговыми органами и ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России, не объединены единой информационной системой.

Отдельные элементы будущей Системы уже созданы:

- завершено строительство региональных технологических комплексов хранения: в Московской области, Краснодарском крае, Ростовской области, Республике Татарстан и Республике Башкортостан;

- подготовлена к I этапу внедрения автоматизированная информационная система ФНС России нового поколения - АИС "Налог-3".

Организация централизованного хранения документов в переходный период (до внедрения АИС "Налог-3") на базе созданных и создаваемых технологических комплексов хранения осуществляется с использованием имеющихся вышеуказанных программных средств.

Сроки и порядок перехода в технологических комплексах хранения на АИС "Налог-3" определяются отдельными организационно-распорядительными документами ФНС России.

Создание Системы на новом качественном уровне становится возможным с учетом возможностей архитектуры АИС "Налог-3", планируемых мероприятий по реализации принципа экстерриториального обслуживания налогоплательщиков и передачи функций централизованного хранения документов на бумажных носителях и электронных документов, образующихся в процессе деятельности налоговых органов, в ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России.

III. Нормативная база создания Системы

Концепция разработана с учетом требований следующих нормативных правовых и ведомственных актов в сфере информации, документооборота и хранения документов:

- федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";

- указ Президента Российской Федерации от 06.03.1997 N 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера";

- постановление Правительства Российской Федерации от 30.09.2004 N 506 "Об утверждении Положения о Федеральной налоговой службе";

- постановление Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти";

- приказ ФНС России от 23.10.2007 N ММ-4-27/29дсп@ "Об утверждении руководства по организации информационной безопасности на объектах информатизации Федеральной налоговой службы";

- приказ ФНС России от 31.12.2009 N ММ-7-6/728@ "Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в налоговых органах";

- приказ ФНС России от 25.07.2011 N ММВ-7-10/463 "Об обмене документами в системе Федеральной налоговой службы";

- приказ ФНС России от 13.01.2012 N ММВ-7-4/6@ "Об утверждении Концепции информационной безопасности ФНС России";

- приказ ФНС России от 15.02.2012 N ММВ-7-10/88@ "Об утверждении Перечня документов, образующихся в деятельности Федеральной налоговой службы, её территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения" (с последующими изменениями и дополнениями);

- приказ ФНС России от 17.02.2014 N ММВ-7-7/53@ "Об утверждении Регламента Федеральной налоговой службы".

IV. Цели и задачи создания Системы

Целью создания Системы является обеспечение сохранности документов на бумажных носителях и электронных документов, гарантированного оперативного доступа к ним (поиск, извлечение документов из технологического комплекса хранения, преобразование в электронный вид, предоставление) и увеличение плотности хранения документов на бумажных носителях.

Основными задачами, требующими решения для достижения данной цели, являются:

- создание единого информационного пространства на основе подсистем "Управление документами" и "Электронный архив налоговой информации" АИС "Налог-3" для учета информации на всех стадиях жизненного цикла документов на бумажных носителях и электронных документов, образующихся в деятельности налоговых органов, объединяющего территориально распределенную сеть технологических комплексов хранения, обслуживаемых налоговыми органами и ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России;

- обеспечение полнофункциональной работы автоматизированных систем управления делопроизводством и данными на протяжении всего жизненного цикла документов с учетом действующих норм делопроизводства;

- оптимизация документооборота и максимальное использование безбумажных технологий в процессе осуществления деятельности налоговых органов;

- освобождение налоговых органов от рутинных функций по обработке и хранению документов за счет их передачи в ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России;

- сокращение затрат налоговых органов на обеспечение процедур обработки и хранения документов;

- автоматизация информационно-справочной работы налоговых органов;

- унификация и оптимизация процедур хранения и использования документов на бумажных носителях и электронных документов;

- обеспечение рационального использования эксплуатируемых технологических комплексов хранения, помещений, стеллажей, тар (коробов, папок);

- создание необходимого научно-справочного аппарата (справочно-поисковых средств);

- модернизация материально-технической базы технологических комплексов хранения;

- модернизация информационно-вычислительных ресурсов.

По результатам создания Системы прогнозируется повышение:

- оперативности выполнения процессов налогового администрирования, реализуемых налоговыми органами;

- достоверности данных, используемых должностными лицами налоговых органов в процессе выполнения своих функциональных обязанностей;

- оперативности и эффективности принятия налоговыми органами решений, предусмотренных законодательством;

- своевременности, полноты и достоверности представления отчетной и аналитической информации о деятельности налоговых органов в органы государственного управления;

- эффективности взаимодействия налоговых органов с налогоплательщиками и внешними организациями,

а также снижение общих затрат на обеспечение деятельности по хранению документов.

V. Перечень документов, подлежащих централизованной обработке и хранению, сроки хранения документов

Обработке в рамках Системы подлежат документы, образующиеся в деятельности налоговых органов, перечень которых утвержден приказом ФНС России от 15.02.2012 N ММВ-7-10/88@ (с учетом изменений и дополнений).

В рамках реализации настоящей Концепции предполагается поэтапный переход к хранению в Системе всех документов, образующихся в деятельности налоговых органов.

VI. Информационно-технологическая архитектура Системы

Структура технологических комплексов хранения будет включать объединенные в единое информационное пространство технологические комплексы хранения, обслуживаемые как налоговыми органами, так и структурными подразделениями ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России.

Технологические комплексы хранения, обслуживаемые структурными подразделениями ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России, будут обеспечивать услугами налоговые органы одного или нескольких субъектов Российской Федерации в зависимости от объема технологического комплекса хранения.

При эксплуатации технологических комплексов хранения обработка и хранение документов должны осуществляться по единой технологии, должно использоваться единое программное обеспечение. Технологические комплексы хранения должны быть объединены единой управляющей и информационной основой, обеспечивающей, в том числе, единое виртуальное хранилище электронных документов и учетных сведений (метаданных) всех документов.

Управляющая и информационная основа Системы должна строиться на базе архитектуры АИС "Налог-3". Для указанных целей в составе АИС "Налог-3" должна быть создана единая централизованная электронная база документов и обеспечено централизованное управление распределенным хранением документов на бумажных носителях.

Подсистемы АИС "Налог-3" "Электронный архив налоговой информации" и "Управление документами" обеспечивают единую систему учета и хранения электронных документов (в том числе подписанных электронной подписью), а также организацию взаимодействия с блоком управления логистикой обработки и хранения документов на бумажных носителях.

Для управления логистикой обработки и хранения документов на бумажных носителях в технологических комплексах хранения, обслуживаемых налоговыми органами, должна использоваться подсистема АИС "Налог-3" "Управление документами".

Для управления логистикой обработки и хранения документов на бумажных носителях в технологических комплексах хранения, обслуживаемых структурными подразделениями ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России, должен использоваться Комплекс задач ведения бумажных архивов в составе АИС3 "Налог-ЦОД". В данном комплексе задач будет обеспечиваться обработка и хранение документов на основе минимальной учетной информации о документе. Полные учетные сведения о документах, данные, полученные после массового ввода документов, и электронные образы документов на бумажных носителях будут храниться в подсистемах "Электронный архив налоговой информации" и "Управление документами" АИС "Налог-3".

С использованием АИС "Налог-3", в том числе АИС3 "Налог-ЦОД", будут выполняться следующие функции:

- выделение мест хранения поступающим объектам хранения в зависимости от срока хранения и принадлежности к фонду хранения (виду документа);

- создание и поддержка в актуальном состоянии информационного ресурса, состоящего из структурированного массива электронных документов, включая электронные образы бумажных документов, учетной и индексной информации, сведений о местонахождении и движении документов на бумажных носителях и электронных документов, и использование данного ресурса в соответствии с установленными правами доступа к информации;

- контроль статусов состояний документов;

- обеспечение учета, качества обработки, поиска, отбора и использования документов, хранящихся в технологических комплексах хранения, обслуживаемых налоговыми органами и ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России;

- предоставление доступа к документам и информации о них со стороны пользователей и внешних подсистем АИС "Налог-3" независимо от места их хранения;

- формирование необходимых статистических, учетных и отчетных сведений о размещении и движении документов, а также свободных мест хранения;

- согласование объемов и сроков (графиков) поступления документов в технологические комплексы хранения, обслуживаемые структурными подразделениями ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России, от налоговых органов и контроль исполнения этих графиков;

- отбор документов с истекшим сроком хранения для уничтожения;

- планирование и контроль работы в технологических комплексах хранения при необходимости оптимизации хранения документов после проведения процедур извлечения документов из технологического комплекса хранения, их уничтожения или изменения сроков хранения.

ГАРАНТ:

Нумерация разделов приводится в соответствии с источником

VI. Этапы создания, функционирования и развития Системы

Первый этап

На первом этапе осуществляется ввод в промышленную эксплуатацию региональных технологических комплексов хранения в Московской области, в Краснодарском крае, Ростовской области, Республике Татарстан и Республике Башкортостан, передача их на обслуживание структурным подразделениям ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России.

Кроме того, на первом этапе осуществляется пилотный проект и передача функции обеспечения централизованного хранения документов в ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России в 22 субъектах Российской Федерации:

- г. Москва;

- Республика Татарстан;

- Республика Башкортостан;

- Белгородская область;

- Брянская область;

- Владимирская область;

- Воронежская область;

- Ивановская область;

- Калужская область;

- Костромская область;

- Курская область;

- Липецкая область;

- Московская область;

- Орловская область;

- Рязанская область;

- Смоленская область;

- Тамбовская область;

- Тверская область;

- Тульская область;

- Ярославская область;

- Краснодарский край;

- Ростовская область,

а также в части межрегиональных инспекций ФНС России по крупнейшим налогоплательщикам.

После ввода АИС "Налог-3" в промышленную эксплуатацию с использованием АИС3 "Налог-ЦОД" осуществляется перемещение в данные технологические комплексы хранения документов, представляемых при государственной регистрации, из технологических комплексов хранения, обслуживаемых налоговыми органами. Вновь обрабатываемые с использованием АИС3 "Налог-ЦОД" документы, представляемые при государственной регистрации, размещаются на хранение в данные технологические комплексы хранения.

На первом этапе в указанных региональных технологических комплексах хранения размещается налоговая и бухгалтерская отчетность, обрабатываемая структурными подразделениями ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России с использованием АИС "Налог-ЦОД" (СПОНИ) в интересах налоговых органов вышеуказанных 22 субъектов Российской Федерации.

После реализации функциональности в соответствующем программном обеспечении осуществляется размещение истребованных документов на хранение в технологические комплексы хранения, обслуживаемые ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России.

По итогам проведения пилотного проекта принимается решение о передаче функции обеспечения централизованного хранения документов в ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России в остальных субъектах Российской Федерации.

Срок выполнения мероприятий данного этапа: до 01 июля 2015 года.

Второй этап

На втором этапе осуществляется передача функции обеспечения централизованного хранения документов в ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России в следующих субъектах Российской Федерации:

- г. Санкт-Петербург;

- Астраханская область;

- Кемеровская область;

- Ленинградская область;

- Новгородская область;

- Омская область;

- Пензенская область;

- Псковская область;

- Саратовская область;

- Челябинская область.

С использованием АИС3 "Налог-ЦОД" осуществляется перемещение в технологические комплексы хранения, обслуживаемые структурными подразделениями ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России документов, представляемых при государственной регистрации, из технологических комплексов хранения, обслуживаемых налоговыми органами.

Вновь обрабатываемые с использованием АИС3 "Налог-ЦОД" документы, а также истребованные документы (после реализации функциональности в соответствующем программном обеспечении) размещаются на хранение в технологические комплексы хранения, обслуживаемые ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России.

Срок выполнения мероприятий данного этапа: до 01 июля 2016 года.

Третий этап

На третьем этапе осуществляется передача функции обеспечения централизованного хранения документов в ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России в следующих субъектах Российской Федерации:

- Республика Дагестан;

- Республика Ингушетия;

- Кабардино-Балкарская Республика;

- Карачаево-Черкесская Республика;

- Республика Северная Осетия (Алания);

- Чеченская Республика;

- Ставропольский край.

Вновь обрабатываемые с использованием АИС3 "Налог-ЦОД" документы, а также истребованные документы размещаются на хранение в технологические комплексы хранения, обслуживаемые ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России.

Срок выполнения мероприятий данного этапа: до 01 декабря 2016 года.

Четвертый этап

На четвертом этапе осуществляется передача функции обеспечения централизованного хранения документов в ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России во всех остальных субъектах Российской Федерации.

Срок выполнения мероприятий данного этапа: 2017-2019 годы.

Сроки выполнения этапов создания, функционирования и развития Системы уточняются отдельными организационно-распорядительными документами ФНС России.