Письмо Минфина России от 30 сентября 2013 г. N 02-06-10/40454 Об организации хранения первичных учетных документов, сформированных в виде электронного документа, подписанных простой или неквалифицированной электронной подписью, о формировании их копий и регистров бухгалтерского учета

Письмо Минфина России от 30 сентября 2013 г. N 02-06-10/40454

Департамент бюджетной методологии Министерства финансов Российской Федерации (далее - Департамент) рассмотрел письмо и сообщает.

В силу положений постановления Правительства Российской Федерации от 30.06.2004 N 329 "О Министерстве финансов Российской Федерации", в Министерстве финансов Российской Федерации, если законодательством не установлено иное, не рассматриваются по существу обращения организаций по разъяснению (толкованию норм, терминов и понятий) законодательства Российской Федерации и практики его применения, а также по оценке конкретных хозяйственных операций.

Вместе с тем, Департамент считает необходимым сообщить следующее.

С 1 января 2013 года вступил в силу Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ).

Согласно пункту 1 статьи 9 Закона N 402-ФЗ каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом.

Данные, содержащиеся в первичных учетных документах, подлежат своевременной регистрации и накоплению в регистрах бухгалтерского учета (пункт 1 статьи 10 Закона N 402-ФЗ). Аналогичная норма содержится также в приказе Министерства финансов Российской Федерации от 01.12.2010 N 157н "Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению" (далее - Инструкция N 157н).

Формы первичной учетной документации по бюджетному учету утверждены приказом Министерства финансов Российской Федерации от 15.12.2010 N 173н "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями и Методических указаний по их применению" (далее - Инструкция N 173н).

Согласно Инструкции N 173н для учета движения средств на счетах (лицевых счетах), открытых учреждению для учета операций со средствами, поступающими во временное распоряжение учреждения, для учета расчетов с финансовыми органами по средствам, поступающим в бюджет, и по платежам из бюджета применяется Журнал операций с безналичными денежными средствами (ф. 0504071).

Записи в Журнал операций с безналичными денежными средствами (ф. 0504071) производятся на основании первичных (сводных) учетных документов, прилагаемых к ежедневным выпискам по счету (лицевому счету).

Первичные и сводные учетные документы составляются на бумажных носителях или, при наличии технических возможностей субъекта учета, на машинных носителях - в виде электронного документа с использованием электронно-цифровой подписи (далее - электронный документ).

Отношения в области использования электронных подписей регулируются Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (далее - Закон N 63-ФЗ).

Информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия (статья 6 Закона N 63-ФЗ).

При этом Инструкцией N 157н (пункт 11) предусматривается обязанность подбирать и подшивать первичные (сводные) учетные документы, сформированные на бумажном носителе, по истечении каждого отчетного периода (месяца, квартала, года), относящиеся к соответствующим Журналам операций.

Обязанность подбирать и подшивать к соответствующим Журналам операций документы, сформированные в электронном виде, законодательством не предусмотрена.

Согласно нормам Инструкции N 157н по первичным (сводным) электронным документам, принятым к учету и относящимся к соответствующему регистру бухгалтерского учета (Журналу операций), формируется реестр электронных документов (регистр, содержащий перечень (реестр) электронных документов), подшиваемый в отдельную папку (дело). Периодичность формирования указанных реестров на бумажном носителе устанавливается субъектом учета в рамках документооборота в соответствии с периодичностью формирования регистров бухгалтерского учета - Журналов операций (операционного дня, месяца, квартала).

В случае формирования электронного документа, субъект учета обязан изготавливать за свой счет копии таких документов на бумажных носителях по письменному запросу других участников фактов хозяйственной жизни, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры (пункт 7 Инструкции N 157н).

Автоматизация бухгалтерского учета субъекта учета основывается на едином взаимосвязанном технологическом процессе обработки первичных (сводных) учетных документов и отражения операций по соответствующим счетам Рабочего плана счетов при условии обеспечения полной сохранности первичных (сводных) учетных документов и регистров бухгалтерского учета (пункт 19 Инструкции N 157н).

Обязанность организации хранения первичных учетных документов согласно пункту 1 статьи 7 Закона N 402-ФЗ, пункту 14 Инструкции N 157н возложена на руководителя субъекта учета.

При наличии технической возможности субъект учета вправе осуществлять хранение первичных электронных документов (электронных регистров) на машинных носителях с учетом требований законодательства Российской Федерации, регулирующего использование электронной цифровой подписи в электронных документах (пункт 14 Инструкции N 157н).

С учетом изложенного, организация хранения первичных учетных документов, сформированных в виде электронного документа, подписанных простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, порядка формирования их копий, регистров бухгалтерского учета, с приложением копий электронных документов (реестров), находится в компетенции субъекта учета (учреждения) и реализуется им в рамках формирования учетной политики.

Заместитель директора Департамента бюджетной методологии

С.В. Сивец