Приложение. Регламент Департамента физической культуры и спорта г. Москвы

Приложение
к распоряжению Департамента
физической культуры
и спорта г. Москвы
от 1 августа 2013 г. N 280

Регламент
Департамента физической культуры и спорта города Москвы

1. Общие положения

1.1. Настоящий Регламент определяет порядок организационного, документационного и информационного обеспечения деятельности Департамента физической культуры и спорта города Москвы (далее - Москомспорт).

1.2. Полномочия Москомспорта, порядок взаимодействия Москомспорта с другими государственными органами определяются законами города Москвы, Положением о Департаменте физической культуры и спорта города Москвы, иными правовыми актами города Москвы.

1.3. Особенности работы с документами Мэра Москвы и Правительства Москвы, Аппарата Мэра и Правительства Москвы установлены Регламентом Правительства Москвы.

1.4. Требования настоящего Регламента распространяются на все документы Москомспорта, в том числе электронные документы, и обязательны для всех должностных лиц, государственных гражданских служащих Москомспорта и других сотрудников, обеспечивающих деятельность Москомспорта.

Электронные документы, оформленные в соответствии с требованиями федерального законодательства, являются равнозначными документам, оформленным на бумажном носителе, если иное не установлено федеральным законодательством. Если необходимость наличия документа в бумажной форме не определена нормативными правовыми актами, электронный документ имеет право хождения без создания и использования копий на бумажном носителе.

1.5. Организации, подведомственные Москомспорту, с учетом требований настоящего Регламента разрабатывают документы, регламентирующие порядок их работы.

1.6. Несоблюдение требований настоящего Регламента должностными лицами, государственными гражданскими служащими Москомспорта и другими сотрудниками, обеспечивающими деятельность Москомспорта, влечет их дисциплинарную и иную ответственность, установленную федеральным законодательством, законами и иными нормативными правовыми актами города Москвы.

2. Организация работы Москомспорта

2.1. Общие положения работы Москомспорта.

2.1.1. Основные направления деятельности Москомспорта определяются руководителем Москомспорта.

2.1.2. Москомспорт на основании и во исполнение законов города Москвы, Положения о Департаменте физической культуры и спорта города Москвы, иных правовых актов города Москвы издает приказы и распоряжения.

Порядок подготовки, оформления и издания правовых актов Москомспорта устанавливается Регламентом подготовки, оформления и издания правовых актов Департамента физической культуры и спорта города Москвы.

2.2. Планирование работы Москомспорта.

2.2.1. Москомспорт организует свою работу на основе планов работы, ориентированных на реализацию государственных программ города Москвы, плана работы Правительства Москвы на соответствующее полугодие, а также решение других вопросов деятельности, отнесенных к ведению Москомспорта.

2.2.2. В основе планирования деятельности Москомспорта лежит разработка Единого календарного плана физкультурных и спортивных мероприятий города Москвы (далее - Календарный план города Москвы) на текущий год.

Порядок формирования Календарного плана города Москвы, в том числе его структура и форма, устанавливается Москомспортом.

2.2.3. Ответственность за формирование и реализацию планов работы Москомспорта, включая Календарный план города Москвы, возлагается на заместителей руководителя Москомспорта в соответствии с распределением обязанностей.

2.2.4. Управление руководителя Москомспорта обобщает поступившие предложения заместителей руководителя Москомспорта, готовит проекты соответствующих планов работы Москомспорта, включая проект Календарного плана города Москвы, и проекты распоряжений Москомспорта об их утверждении, которые вносятся на рассмотрение руководителю Москомспорта до начала планируемого периода.

2.2.5. План работы Москомспорта на соответствующий период содержит перечень наиболее важных вопросов в области физической культуры и спорта города Москвы с указанием сроков их исполнения, ответственных должностных лиц и структурных подразделений Москомспорта.

2.2.6. Предложения в План работы Москомспорта на соответствующий период направляются в Управление руководителя Москомспорта за подписью заместителей руководителя Москомспорта в соответствии с распределением обязанностей не позднее чем за 30 календарных дней до начала планируемого периода с представлением обоснований необходимости внесения соответствующих вопросов, указанием сроков их исполнения, ответственных должностных лиц и структурных подразделений Москомспорта.

Предложения заместителей руководителя Москомспорта в План работы Москомспорта на соответствующий период по вопросам, относящимся к ведению других заместителей руководителя Москомспорта, Управлением руководителя Москомспорта согласовываются с заместителями руководителя Москомспорта, к ведению которых относятся предлагаемые к решению вопросы.

Управление руководителя Москомспорта вправе вносить в План работы Москомспорта на соответствующий период вопросы о ходе выполнения правовых актов Москомспорта и поручений руководителя Москомспорта без предварительного согласования с заместителями руководителя Москомспорта, на которых возлагается контроль за их выполнением.

Проект Плана работы Москомспорта на соответствующий период направляется на согласование заместителям руководителя Москомспорта и дорабатывается с учетом полученных замечаний.

При наличии разногласий окончательное решение о включении вопроса в План работы Москомспорта на соответствующий период принимает руководитель Москомспорта.

Проект распоряжения Москомспорта о Плане работы Москомспорта на соответствующий период не позднее чем за две недели до начала планируемого периода вносится Управлением руководителя Москомспорта на подпись руководителю Москомспорта.

2.2.7. Контроль за выполнением Плана работы Москомспорта на соответствующий период осуществляется заместителями руководителя Москомспорта в соответствии с распределением обязанностей.

2.2.8. Обобщение и анализ информации о выполнении Плана работы Москомспорта на соответствующий период возлагается на Управление руководителя Москомспорта, которое докладывает руководителю Москомспорта о ходе выполнения Плана работы Москомспорта на соответствующий период.

2.2.9. В случае, если вопрос, включенный в План работы Москомспорта на соответствующий период, не может быть своевременно исполнен или предлагается исключить его из Плана работы Москомспорта на соответствующий период, заместитель руководителя Москомспорта, ответственный за подготовку, не позднее чем за три недели до запланированной даты обращается к руководителю Москомспорта в письменной форме с обоснованной просьбой перенести вопрос на другой срок либо снять его с выполнения.

2.2.10. Управление руководителя Москомспорта на основе Плана работы Москомспорта на соответствующий период и поручений руководителя Москомспорта разрабатывает еженедельный план работы Москомспорта.

2.3. Подготовка и проведение оперативных совещаний руководителем Москомспорта.

2.3.1. Целью проведения руководителем Москомспорта или лицом, его замещающим, оперативных совещаний является принятие решений по текущим вопросам развития и жизнеобеспечения спортивной отрасли города Москвы, а также контроль за выполнением указов, распоряжений и поручений Мэра Москвы, постановлений и распоряжений Правительства Москвы, правовых актов Москомспорта, поручений заместителя Мэра Москвы в Правительстве Москвы по вопросам региональной безопасности и информационной политики, а также руководителя Москомспорта.

2.3.2. Оперативные совещания проводятся руководителем Москомспорта еженедельно по понедельникам, как правило, в 10.30 с приглашением заместителей руководителя Москомспорта, начальников структурных подразделений Москомспорта, руководителей организаций, подведомственных Москомспорту.

2.3.3. Вопросы на оперативных совещаниях рассматриваются в соответствии с повесткой дня.

Повестка дня оперативного совещания формируется Управлением руководителя Москомспорта с учетом предложений заместителей руководителя Москомспорта, начальников структурных подразделений Москомспорта, поданных в форме заявок, и утверждается руководителем Москомспорта.

2.3.4. Подготовка информационных, статистических и других материалов по вопросам повестки дня оперативного совещания осуществляется тем заместителем руководителя Москомспорта и (или) структурным подразделением Москомспорта, к компетенции которых относится вопрос.

Материалы к оперативному совещанию представляются в Управление руководителя Москомспорта не позднее чем за один рабочий день до дня проведения оперативного совещания.

Контроль за подготовкой материалов к оперативному совещанию, составление списка приглашенных осуществляются Управлением руководителя Москомспорта.

2.3.5. Приглашение лиц на оперативное совещание согласно списку, регистрацию участников оперативного совещания осуществляет Управление руководителя Москомспорта.

2.3.6. По итогам оперативного совещания Управлением руководителя Москомспорта не позднее одного рабочего дня следующего за днем оперативного совещания оформляется протокол, который утверждается руководителем Москомспорта или лицом его замещающим, проводившим совещание.

Утвержденный протокол рассылается Управлением руководителя Москомспорта всем участникам оперативного совещания, а также иным должностным лицам, которым в ходе совещания были даны поручения.

2.3.7. Подлинники протоколов оперативных совещаний хранятся в Управлении руководителя Москомспорта в течение 2 лет, а затем передаются в архив на постоянное хранение в соответствии с номенклатурой дел.

2.3.8. Контроль за исполнением поручений руководителя Москомспорта, данных в ходе оперативного совещания, осуществляется заместителями руководителя Москомспорта и начальниками структурных подразделений по принадлежности.

Общий контроль за исполнением поручений, содержащихся в протоколах оперативных совещаний, осуществляет Управление руководителя Москомспорта.

3. Порядок взаимодействия Москомспорта с Аппаратом Мэра и Правительства Москвы, органами исполнительной власти города Москвы, членами Совета Федерации, депутатами Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатами Московской городской Думы, федеральными органами исполнительной власти

3.1. При необходимости обращения к Мэру Москвы, заместителям Мэра Москвы в Правительстве Москвы, заместителю Мэра Москвы в Правительстве Москвы - руководителю Аппарата Мэра и Правительства Москвы, руководителям федеральных органов власти для решения вопросов, входящих в компетенцию Москомспорта, должностные лица Москомспорта направляют соответствующее предложение руководителю Москомспорта.

3.2. Заместители руководителя Москомспорта для решения вопросов, входящих в их компетенцию в соответствии с распределением обязанностей, вправе обращаться к руководителям органов исполнительной власти города Москвы, в структурные подразделения Аппарата Мэра и Правительства Москвы.

3.3. Подготовка и согласование Москомспортом проектов распорядительных документов Правительства Москвы осуществляется в соответствии с Регламентом Правительства Москвы.

3.4. Выполнение должностными лицами Москомспорта требований распорядительных документов Правительства Москвы, поручений Мэра Москвы, заместителей Мэра Москвы в Правительстве Москвы, поручений Аппарата Мэра и Правительства Москвы осуществляется в соответствии с Регламентом Правительства Москвы.

3.5. По вопросам своей депутатской деятельности члены Совета Федерации, депутаты Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутаты Московской городской Думы и депутаты муниципальных собраний пользуются правом на прием в первоочередном порядке руководителем и другими должностными лицами Москомспорта в соответствии с законами о статусе депутатов.

3.6. Подготовка проектов ответов по обращениям членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации или Московской городской Думы поручается должностному лицу, к ведению которого относится поставленный в обращении вопрос.

Должностные лица Москомспорта, к которым обратился член Совета Федерации, депутат Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации по вопросам, связанным с его депутатской деятельностью, обязаны дать ответ на обращение или представить запрашиваемые им документы или сведения безотлагательно.

В случае необходимости проведения в связи с обращением дополнительной проверки или дополнительного изучения каких-либо вопросов об этом сообщается члену Совета Федерации или депутату Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации в течение 5 календарных дней со дня получения обращения. Окончательный ответ представляется члену Совета Федерации, депутату Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации не позднее 30 календарных дней со дня получения обращения.

Ответ на обращение членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации представляется за подписью руководителя Москомспорта. Ответ на обращение депутата Московской городской Думы может представляться за подписью руководителя Москомспорта и заместителей руководителя Москомспорта.

3.7. В случае подготовки ответа на обращение члена Совета Федерации, депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутата Московской городской Думы за подписью Мэра Москвы представление на подпись проекта ответа осуществляется после согласования с заместителем Мэра Москвы в Правительстве Москвы - руководителем Аппарата Мэра и Правительства Москвы.

4. Организация работы с нормативными и распорядительными документами вышестоящих органов власти, служебными документами и обращениями граждан

4.1. Прием, первичная обработка, доставка и отправка документов

4.1.1. Прием и отправка служебных документов и обращений граждан в Москомспорте осуществляется следующими способами:

- фельдъегерской службой (в соответствии с графиком маршрутов);

- через почтовое отделение;

- нарочными, курьерами;

- лично гражданами (через окно приема корреспонденции);

- с использованием официального сервера Москомспорта в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет";

- с использованием телеграфной связи;

- через Единую систему электронного документооборота Правительства Москвы (далее - ЭДО).

4.1.2. Прием документов, доставленных из вышестоящих органов государственной власти фельдъегерской службой.

4.1.2.1. Прием документов, доставленных из вышестоящих органов государственной власти фельдъегерской службой в запечатанных конвертах с указанием номеров документов, содержащихся в конвертах, осуществляется сотрудниками Контрольно-аналитического отдела.

4.1.2.2. Корреспонденция, доставленная фельдъегерской службой и адресованная лично руководителю, направляется на доклад незамедлительно.

4.1.2.3. Секретная корреспонденция, доставленная фельдъегерской службой, передается в установленном порядке сотруднику первого сектора.

4.1.2.4. Корреспонденция, доставленная фельдъегерской службой, передается для дальнейшей обработки в день ее поступления либо в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

4.1.3. Прием служебных документов и обращений граждан, направленных по почте.

4.1.3.1. Корреспонденция, доставляемая из почтового отделения связи, поступает в Контрольно-аналитический отдел.

4.1.3.2. При приеме корреспонденции проверяется правильность адресации и целостность упаковок. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается отправителю с пояснением причины возврата в течение трех рабочих дней с момента ее получения.

4.1.3.3. При поступлении корреспонденции в распечатанных конвертах сотрудник Контрольно-аналитического отдела проверяет наличие документов и указанных в них приложений. В случае обнаружения несоответствий:

- служебные документы возвращаются отправителю с указанием причин возврата;

- обращения граждан направляются на регистрацию с отметкой о выявленных несоответствиях.

4.1.4. Прием документов от граждан и представителей организаций через окно приема корреспонденции Контрольно-аналитическим отделом.

4.1.4.1. Документы, передаваемые через Контрольно-аналитический отдел, принимаются только при вскрытых конвертах, при этом проверяется наличие документов, указанных в них приложений, необходимых сопроводительных документов, а также наличие удостоверяющих реквизитов отправителя:

- для организаций - указание адресата письма; название и почтовый адрес организации; подпись руководителя; печать; дата;

- для граждан - указание адресата письма; фамилия, имя, отчество заявителя (последнее - при наличии); почтовый адрес для отправки ответа; контактный телефон, дата и личная подпись заявителя.

В случае обнаружения несоответствий либо отсутствия необходимых реквизитов документы возвращаются с указанием причин возврата.

4.1.4.2. При принятии документов через окно приема корреспонденции Контрольно-аналитического отдела по требованию заявителя в разносной книге отправителя либо на копии документа ставятся штамп и дата приема документа.

4.1.4.3. В разносных книгах и на копиях документов, полученных:

- до 12.00 указывается текущая дата поступления документа;

- после 12.00 указывается дата следующего рабочего дня.

4.1.4.4. Служебные документы, поступившие через окно приема корреспонденции Контрольно-аналитического отдела, регистрируются и направляются (передаются) на рассмотрение, подпись, визирование руководителю Москомспорта, как правило, один раз в день.

Документы, требующие срочного рассмотрения - не более трех рабочих дней, регистрируются и направляются (передаются) на рассмотрение, подпись, визирование руководителю Москомспорта незамедлительно.

4.1.5. Прием и отправка документов с использованием факсимильной, телефонной связи и электронной почты.

4.1.5.1. Централизованный прием и отправка документов с использованием электронной почты осуществляется Контрольно-аналитическим отделом.

4.1.5.2. Прием и передача документов с использованием факсимильной связи и телефонограмм осуществляется Контрольно-аналитическим отделом.

4.1.5.3. Документы, поступающие в Москомспорт по факсимильной связи и электронной почте, регистрируются в ЭДО и направляются по принадлежности руководителю для рассмотрения и/или с резолюцией руководителя соответствующему должностному лицу согласно распределению обязанностей. Направление документов осуществляется в течение дня. Документы, требующие срочного рассмотрения (не более трех рабочих дней), направляются незамедлительно.

4.1.6. Прием и отправка сообщений с использованием официального интернет-сервера Москомспорта.

4.1.6.1. Прием обращений, поступающих на официальный интернет-сервер Москомспорта, осуществляется пресс-службой Москомспорта.

4.1.6.2. При приеме обращений граждан, поступивших на официальный интернет-адрес, проверяются наличие фамилии, имени, отчества заявителя (последнее - при наличии), почтового адреса, контактного телефона, адреса электронной почты, а также устанавливается, входит ли вопрос, поставленный в обращении, в компетенцию Москомспорта.

4.1.6.3. Обращения, поступившие на официальный интернет-адрес Москомспорта, в которых отсутствуют фамилия и адрес заявителя, считаются анонимными и не подлежат рассмотрению.

4.1.7. Доставка документов.

Доставка документов, направляемых руководителю Москомспорта, осуществляется сотрудниками Контрольно-аналитического отдела, а заместителям руководителя, начальникам структурных подразделений и иным должностным лицам Москомспорта - сотрудниками, ответственными за делопроизводство.

Ответственность за своевременное получение документов заместителями руководителя, начальниками структурных подразделений и иными должностными лицами Москомспорта возлагается на вышеуказанных сотрудников.

Доставка документов, направляемых в вышестоящие организации, различные органы власти, осуществляется через ЭДО, нарочно или по почте. Оперативная информация направляется по факсимильной, электронной связи или телефонограммой.

4.1.8. Отправка документов через Аппарат Мэра и Правительства Москвы.

4.1.8.1. Документы, адресованные Мэру Москвы, членам Правительства Москвы, Аппарату Мэра и Правительства Москвы, а также его подразделениям, органам исполнительной власти города, территориально расположенным по адресам: ул. Тверская, д. 13 и ул. Новый Арбат, д. 36, отправляются через сектор приема и отправки корреспонденции Аппарата Мэра и Правительства Москвы, по адресу: ул. Тверская, д. 13.

4.1.8.2. Подписанные документы, представленные до 12.00 рабочего дня в Контрольно-аналитический отдел для отправки через Аппарат Мэра и Правительства Москвы, доставляются в сектор приема и отправки корреспонденции Аппарата Мэра и Правительства Москвы в тот же рабочий день.

Подписанные документы, представленные после 12.00 рабочего дня в Контрольно-аналитический отдел для отправки через Аппарат Мэра и Правительства Москвы, доставляются в сектор приема и отправки корреспонденции Аппарата Мэра и Правительства Москвы на следующий рабочий день.

4.1.8.3. Для доставки в Аппарат Мэра и Правительства Москвы принимаются документы, подписанные руководителем Москомспорта или его заместителями в соответствии с распределением обязанностей.

4.1.8.4. При отправке документов через Аппарат Мэра и Правительства Москвы в разносной книге Контрольно-аналитического отдела делается запись об отправляемых документах (с указанием даты отправки и номеров документов). При передаче документов в сектор приема и отправки корреспонденции Аппарата Мэра и Правительства Москвы в копиях документов ставится штамп Правительства Москвы с указанием даты и времени передачи.

4.1.9. Отправка документов через почтовое отделение связи.

4.1.9.1. Документы, адресованные организациям и должностным лицам, за исключением организаций и должностных лиц, указанных в пункте 4.1.8.1, организаций и должностных лиц, подключенных к ЭДО (в случаях, когда не требуется собственноручная подпись), отправляются через почтовое отделение связи.

4.1.9.2. Контрольно-аналитическим отделом осуществляется ежедневная централизованная доставка документов в почтовое отделение связи.

4.1.9.3. Отправка документов производится после их регистрации.

При отправке корреспонденции Контрольно-аналитическим отделом проверяется наличие:

- адреса с индексом (для документов, отправляемых в неподведомственные Мэру и Правительству Москвы организации);

- исходящей даты и номера;

- фамилии и инициалов исполнителя и номера его рабочего телефона;

- указанных в тексте приложений;

- подписи на документе.

4.1.9.4. Начальник Контрольно-аналитического отдела или лицо, исполняющее его обязанности, обязан в случае получения неправильно оформленного документа:

- вернуть документ исполнителю на доработку с указанием причины возврата;

- по документам срочного характера - незамедлительно уведомить исполнителя о необходимости исправления допущенных нарушений.

4.1.9.5. Централизованное конвертование документов, отправляемых из Москомспорта через почтовое отделение связи, осуществляется Контрольно-аналитическим отделом.

4.1.9.6. Доставка конвертованных документов в почтовое отделение связи осуществляется не позднее следующего рабочего дня с момента конвертования.

4.1.9.7. Конвертование и доставка в почтовое отделение связи документов, направляемых в органы исполнительной власти города, членам Совета Федерации, депутатам Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, в федеральные органы исполнительной власти, в судебные органы и органы прокуратуры, осуществляются в течение одного рабочего дня с момента поступления.

4.1.9.8. Отправка документов через почтовое отделение связи осуществляется простыми почтовыми отправлениями. Отправка документов заказными почтовыми отправлениями, ценными почтовыми отправлениями или почтовыми отправлениями с уведомлениями о доставке осуществляется только по указанию руководства Москомспорта.

4.1.10. Выдача документов на руки и отправка документов нарочными способами.

4.1.10.1. Допускается выдача оригиналов документов на руки автору или адресату в связи со срочностью решения вопросов, поставленных в документах.

4.1.10.2. Выдача оригиналов документов осуществляется по письменному указанию руководителя Москомспорта или заместителей руководителя Москомспорта в соответствии с распределением обязанностей.

4.1.10.3. Выдача оригиналов документов производится под роспись получателя на основании записи установленного образца на копии документа, например: "Оригинал документа получен на руки. 15.05.2012 (дата получения). Акимов Андрей Владимирович, директор ГБОУ ДОДСН "ДЮСШ N 155" Москомспорта (фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии), должность получателя полностью). Личная подпись".

4.1.10.4. Должностное лицо, получившее для доставки оригинал документа, обязано представить в Контрольно-аналитический отдел копию передаваемого документа с отметкой, подтверждающей доставку документа адресату, не позднее следующего рабочего дня с момента получения оригинала, либо вернуть оригинал документа.

4.1.10.5. В исключительных случаях по указанию руководителя Москомспорта документы срочного характера направляются адресатам нарочными. Ответственность за доставку документа срочного характера возлагается на подразделение, осуществлявшее подготовку документа. Сотрудник, ответственный за доставку документа, получает оригинал на руки согласно пункту 4.1.10.3 настоящего Регламента.

4.2. Организация работы с электронными документами

4.2.1. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в ЭДО.

4.2.2. Электронные документы создаются с использованием электронной цифровой подписи и (или) электронной подписи (далее - ЭЦП и (или) ЭП) в случае их адресования должностным лицам, органам исполнительной власти города Москвы, учреждениям города Москвы, являющимся участниками ЭДО. Электронные документы, адресованные в органы исполнительной власти города Москвы, учреждения города Москвы, не являющиеся участниками ЭДО, переводятся на бумажный носитель, подписываются собственноручной подписью соответствующего должностного лица Москомспорта и отправляются адресату. В ЭДО сохраняется электронная копия указанного документа. Электронные документы, обмен которыми происходит между пользователями ЭДО, относящимися к одному участнику ЭДО, не подлежат подписанию ЭЦП и могут быть подписаны простой ЭП.

4.2.3. Прием, регистрация и отправка электронных документов, поступающих в адрес Москомспорта, осуществляются Контрольно-аналитическим отделом.

4.2.4. Доставка и отправка электронных документов осуществляются по информационно-телекоммуникационным сетям.

4.2.5. Электронные документы в Контрольно-аналитическом отделе проходят первичную обработку и регистрацию. В ЭДО электронные документы хранятся и передаются вместе с их регистрационными данными, зафиксированными в электронной карточке.

4.2.6. Первичная обработка поступающих электронных документов включает проверку правильности адресования (доставки) электронных документов, проверку подлинности ЭЦП и (или) ЭП (при наличии), наличия указанных в содержании документа приложений. Неправильно оформленные или доставленные не по адресу электронные документы незамедлительно подлежат возврату автору обращения.

4.2.7. В ЭДО фиксируются дата и время отправки электронного документа, его регистрационный номер, сведения об отправителе документа (фамилия, имя, отчество (при наличии), наименование участника ЭДО).

4.3. Регистрация документов

4.3.1. Регистрации подлежат все документы, требующие учета и использования в справочных целях (распорядительные и служебные документы, обращения граждан, факсограммы и электронные письма), кроме рекламных материалов.

Обязательной регистрации подлежат все документы, требующие ответа (как входящие, так и исходящие), а также все без исключения документы, поступающие из Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации, Правительства Москвы, Московской городской Думы, органов исполнительной власти города Москвы.

4.3.2. Регистрация документов (нормативных и распорядительных документов вышестоящих органов власти, служебной корреспонденции и обращений граждан) осуществляется в Москомспорте с использованием ЭДО, а также путем записи необходимых сведений о документе в автоматизированный системе документооборота и делопроизводства.

4.3.3. Регистрация телефонограмм, адресованных руководителю Москомспорта и его заместителям, производится Контрольно-аналитическим отделом в ЭДО.

4.3.4. Документы, адресованные руководителю Москомспорта, после регистрации Контрольно-аналитическим отделом незамедлительно направляются руководителю Москомспорта.

4.3.5. Документы, поступившие без указания конкретного адресата, после регистрации Контрольно-аналитическим отделом направляются по принадлежности заместителям руководителя Москомспорта в соответствии с распределением обязанностей.

4.3.6. Документы, поступившие руководителю и заместителям руководителя Москомспорта в ходе приема представителей организаций, по которым указанные должностные лица дали поручения (проставили резолюцию), подлежат регистрации в ЭДО.

4.3.7. При регистрации документов используются индексы в соответствии с утвержденной сводной номенклатурой дел.

4.3.8. Структурные подразделения, участвующие в процессе создания, регистрации и хранения документов, несут ответственность за сохранность, как самих документов, так и информации о них, а также за оперативное предоставление необходимой информации кругу лиц, имеющих право на ее получение.

4.3.9. Повторными считаются документы, поступившие в Москомспорт по одному и тому же вопросу из одной организации или от одного и того же физического лица (группы лиц) в течение года, считая от даты первичной регистрации документа, или если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения, а также если первоначальное решение вопроса, содержащееся в обращении, не удовлетворило организацию или заявителя.

4.3.10. Регистрация документов в ЭДО осуществляется в соответствии с принципом единой регистрации документа (однократности записи информации о документе). Документ, зарегистрированный в ЭДО, имеет единую карточку, добавляется только поступающий номер и дата регистрации документа у каждого конкретного участника ЭДО.

4.3.11. Единицей учета в ЭДО является зарегистрированный электронный документ. Регистрация электронных документов в ЭДО осуществляется в соответствии с правовыми актами Правительства Москвы и настоящим Регламентом.

4.3.12. При регистрации документа в ЭДО:

- формируется электронная карточка документа, в которую путем заполнения полей карточки заносятся сведения о документе;

- документу присваивается регистрационный номер.

Регистрация созданных или поступающих бумажных документов включает в себя также создание электронных копий данных документов и прикрепление их к электронной карточке документа.

Электронная карточка документа содержит полный набор реквизитов, предусмотренных государственными стандартами по делопроизводству.

Некоторые поля электронной карточки заполняются путем выбора значений из справочников, в остальные поля информация вводится с клавиатуры.

Если к документу приложены вышестоящие резолюции, они также вводятся в электронную карточку.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

4.3.12. При поступлении уже созданного электронного документа от одного участника ЭДО к другому регистрация документа заключается в присвоении ему входящего номера и даты регистрации.

4.3.13. Регистрация электронных документов, поступающих Москомспорт, осуществляется в течение трех часов с момента их поступления. Контрольно-аналитический отдел регулярно, но не реже чем каждые 2 часа осуществляют проверку поступления новых электронных документов.

4.3.14. Электронные документы, поступившие после окончания рабочего дня и в праздничные дни, регистрируются в течение первых трех часов следующего рабочего дня.

4.3.15. Создание электронных копий документов, поступивших в Москомспорт на бумажном носителе, осуществляется в течение одного рабочего дня с момента поступления.

4.3.16. В случае поступления ошибочно направленного документа (не по назначению) делопроизводственная служба получателя обязана незамедлительно оформить возврат отправителю.

4.3.17. Регистрация отправляемых документов в ЭДО включает в себя следующие действия:

- заполнение полей электронной карточки документа;

- присвоение номера исходящему документу;

- создание электронной копии документа и прикрепление ее к электронной карточке документа (для документов, созданных на бумажных носителях).

4.3.18. Временем отправки документа считается момент времени, когда все необходимые сведения о документе сохраняются в электронной карточке документа.

4.3.19. При регистрации отправляемого ответа на входящий документ исполнитель обязан указать в ЭДО номер документа, на который подготовлен ответ.

4.4. Рассмотрение документов и оформление резолюций

4.4.1. Рассмотрение документа в Москомспорте предполагает ознакомление с содержанием документа, подготовку проекта резолюции руководителя Москомспорта, направление через ЭДО (передача) документа соответствующему должностному лицу для принятия решения по исполнению документа, подписание резолюции.

4.4.2. Рассмотрение документа с последующим вводом информации в ЭДО или в автоматизированную систему документооборота и делопроизводства производится не позднее двух рабочих дней с момента регистрации документа.

4.4.3. Результат рассмотрения документа отражается в резолюции (резолюциях).

4.4.4. Подготовку проектов резолюций руководителя Москомспорта по исполнению документов, поступающих в Москомспорт, осуществляет Контрольно-аналитический отдел.

4.4.5. При подготовке проекта резолюции руководителя Москомспорта учитываются распределение обязанностей между заместителями руководителя Москомспорта и функции, возложенные на структурные подразделения Москомспорта в соответствии с положениями о соответствующих структурных подразделениях.

4.4.6. Документ может иметь несколько резолюций (одного или нескольких должностных лиц) соответственно этапам рассмотрения. При этом последующая резолюция не должна дублировать и противоречить первой, в ней должен конкретизироваться порядок исполнения документа, срок его исполнения (с учетом конечного срока исполнения, установленного первой резолюцией) и исполнитель.

4.4.7. Резолюция, содержащая принятое решение заместителя руководителя Москомспорта по исполнению документа, может быть адресована только начальникам структурных подразделений Москомспорта, контроль за деятельностью и координацию работы которых осуществляет указанное должностное лицо.

4.4.8. Допускается возможность повторного рассмотрения документа при изменении обстоятельств дела. В этом случае документ вновь докладывается руководителю Москомспорта, который имеет право дать новое поручение с учетом изменившихся обстоятельств и определить других исполнителей.

4.4.9. На бумажном носителе резолюция оформляется на бланке установленного образца. Бланк резолюции скрепляется с документом. Резолюция может быть оформлена и на самом документе.

4.4.10. В состав резолюции входят следующие элементы:

- исполнитель (фамилия и инициалы должностного лица или лиц, которым дается поручение);

- содержание поручения;

- срок исполнения поручения.

Дополнительно (знак +) могут быть указаны фамилии и инициалы должностных лиц, которым данный документ направляется для информации и по их усмотрению для участия в решении вопроса, а также в случае необходимости для контроля за ходом исполнения.

При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель либо им считается лицо, указанное в резолюции первым.

Резолюция подписывается должностным лицом, которое дает поручение, и датируется.

На бланке резолюции указывается также фамилия исполнителя, подготовившего проект резолюции (либо условное обозначение фамилии, имени, отчества исполнителя). При необходимости возможно указание дополнительных элементов, отражающих работу с документом.

4.4.11. Право проставлять резолюции (давать поручения по исполнению) на документах, зарегистрированных в Контрольно-аналитическом отделе, имеют:

- руководитель Москомспорта или лицо, исполняющее его обязанности;

- заместители руководителя Москомспорта в соответствии с распределением обязанностей;

- начальники структурных подразделений Москомспорта в соответствии с положениями о соответствующих структурных подразделениях.

4.4.12. Подготовку проектов резолюций по исполнению документов, поступающих на рассмотрение заместителям руководителя Москомспорта, могут готовить их помощники или сотрудники, уполномоченные соответствующим должностным лицом.

4.4.13. Резолюции руководства могут снабжаться специальными пометками важности документа. Пометки важности проставляются в верхнем правом углу бланка резолюции или документа:

- пометка "Особый контроль":

- на контрольных поручениях Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, Мэра и Правительства Москвы, Аппарата Мэра и Правительства Москвы;

- на проектах распорядительных документов Правительства Москвы, поступивших на согласование;

- на обращениях членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Московской городской Думы;

- на обращениях органов прокуратуры и судебных органов, требующих ответа;

- на поручениях, поставленных на особый контроль руководителем Москомспорта и его заместителями;

- пометка "Контроль":

- на поручениях Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, Мэра и Правительства Москвы, Аппарата Мэра и Правительства Москвы;

- на обращениях органов исполнительной власти города Москвы, требующих ответа Москомспорта;

- на обращениях депутатов муниципальных Собраний внутригородских муниципальных образований в городе Москве;

- на поручениях, поставленных на контроль руководителем Москомспорта и его заместителями.

4.5. Оформление исходящих документов

4.5.1. На бумажном носителе оформляются и удостоверяются собственноручной подписью:

4.5.1.1. Документы, адресованные лицам, не являющимся участниками ЭДО, в том числе:

- должностным лицам и государственным органам Российской Федерации и субъектов Российской Федерации;

- Московской городской Думе;

- органам местного самоуправления в городе Москве;

- органам власти иностранных государств и международным организациям;

- юридическим и физическим лицам;

- документы, удостоверяющие наделение полномочиями (доверенности) или фиксирующие договоренности (договоры и соглашения города Москвы);

- документы, требующие строгой финансовой отчетности, направляемые адресатам, не входящим в ЭДО.

4.5.1.2. Документы, создание и обмен которыми осуществляется без использования ЭДО, согласно утвержденному руководителем Москомспорта перечню.

4.5.2. В случаях невозможности передачи адресату электронного документа в ЭДО и (или) подтверждения подлинности электронных документов, подписанных ЭЦП и (или) ЭП, документы оформляются на бумажном носителе и подписываются собственноручной подписью соответствующего должностного лица. Документ на бумажном носителе, подписанный собственноручной подписью, направляется адресату. В ЭДО сохраняется электронная копия данного документа.

4.5.3. Включение электронной копии документа в ЭДО происходит после подтверждения его соответствия документу на бумажном носителе. Документ на бумажном носителе хранится в деле документа, а движение (передача) документа и его рассмотрение участниками ЭДО осуществляется с использованием его электронной копии.

4.5.4. Исходящие документы (в том числе и инициативные) подписываются руководителем и его заместителями, руководителями подразделений Москомспорта в соответствии с их компетенцией.

4.5.5. Исходящие документы оформляются на бланках писем установленного образца, подписываются руководителем Москомспорта, заместителями руководителя, руководителями структурных подразделений (если это право оговорено в положениях о соответствующих структурных подразделениях), а также лицами официально их замещающими.

4.5.6. Право подписи на должностных бланках имеют лица, должность которых указана на бланке, а также лица, исполняющие их обязанности.

4.5.7. После исполнения документа при направлении ответа заявителю (гражданину или организации) исходящим номером этого ответа является входящий номер документа, данный при регистрации обращения.

4.5.8. Инициативным документам присваивается самостоятельный исходящий номер в соответствии с номенклатурой дел.

4.5.9. Исполнение документов осуществляется в соответствии с поручениями должностных лиц, содержащимися в распорядительных документах, протоколах, резолюциях.

4.5.10. Если в резолюции служебного документа или обращения гражданина в качестве исполнителей указано несколько лиц и не определен ответственный исполнитель, ответственным за подготовку обобщенной информации является лицо, указанное в резолюции (поручении) первым (далее - ответственный исполнитель).

Должностные лица, указанные в резолюции отдельно от основных исполнителей (знак +), принимают участие в работе над документом по их усмотрению для участия в решении вопроса, а также в случае необходимости для контроля за ходом его исполнения.

4.5.11. Соисполнители, как правило, не позднее, чем за три дня до истечения срока исполнения документа представляют ответ исполнителю, справки для обобщения и составления отчета, либо сообщают свое мнение по поднятому в документе вопросу в другой форме, устраивающей исполнителя.

4.5.12. Ответственному исполнителю дается право созыва исполнителей.

4.5.13. Соисполнители в равной степени несут ответственность за качественную и своевременную подготовку проектов документов.

4.5.14. Ответственный исполнитель обобщает полученную информацию и, как правило, не позднее, чем за один день до истечения срока исполнения представляет должностному лицу, давшему поручение, документ (справку, информацию, проект ответа в вышестоящий орган власти и (или) заявителю) по исполнению резолюции (поручения) с указанием мнения соисполнителей либо прилагает копии справок (информацию) соисполнителей.

Порядок исполнения документов, срок исполнения которых составляет два дня и менее, в том числе документов с пометками "незамедлительно" и "весьма срочно", определяется ответственным исполнителем с учетом обеспечения выполнения поручения руководителя Москомспорта в установленный срок.

4.5.15. Справки (информация) о ходе и результатах исполнения поручений руководителя Москомспорта и заместителей руководителя Москомспорта, направленных соисполнителями в Контрольно-аналитический отдел, а также документы, поступившие в Москомспорт от других органов исполнительной власти города, являющихся соисполнителями по поручениям Мэра и Правительства Москвы, направляются ответственному исполнителю для подготовки обобщенного ответа Москомспорта независимо от адресации данных документов.

4.5.16. Справки (информация), доклады Москомспорта о ходе и результатах исполнения поручений Мэра и Правительства Москвы, Аппарата Мэра и Правительства Москвы подготавливаются согласно Регламенту Правительства Москвы.

4.5.17. Справки (информация) о ходе и результатах исполнения поручений руководителя Москомспорта и его заместителей должны подписываться только руководителями структурных подразделений или лицами, исполняющими их обязанности.

4.5.18. Допускается устная форма ответа на служебный документ и письменное обращение гражданина, если такая форма устраивает обратившуюся организацию или заявителя. При этом на документах и обращениях граждан (либо в отдельных справках) исполнителем делается соответствующая отметка с указанием даты ответа, его краткого содержания и информацией о конкретном лице, подготовившим ответ (фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии), должность, номер телефона), а также о лице, его получившим.

4.5.19. Справка (информация) о ходе и результатах исполнения поручения руководителя Москомспорта или его заместителей должна содержать конкретную и четкую информацию по всем вопросам, поставленным в поручении, служебном документе или обращении гражданина:

- что, когда и кем сделано или будет делаться в ходе выполнения поручения;

- в случае, если ранее по аналогичному обращению заявителя не было принято должных мер, необходимо осуществить проверку данной информации, и при подтверждении информации - определить виновных должностных лиц и проинформировать о принятых мерах;

- если просьбу (требование) невозможно удовлетворить - ответ должен содержать аргументированный отказ.

4.5.20. Корректировка срока исполнения производится должностным лицом, его установившим, на основании информации (справки), служебной записки ответственного исполнителя поручения.

При поступлении в Москомспорт информации о корректировке срока исполнения поручений Мэра Москвы и Правительства Москвы, Аппарата Мэра и Правительства Москвы либо о необходимости принятия дополнительных мер по документу, ранее поступившему и зарегистрированному в Москомспорте, данная информация направляется:

- исполнителям по данному поручению - для документов, находящихся на контроле;

- руководству для принятия решения о дальнейшем порядке выполнения поручения - для документов, снятых с контроля.

4.5.21. Поручение о подготовке проекта распорядительного документа Мэра Москвы или Правительства Москвы считается выполненным, когда оформленный проект распорядительного документа со всеми необходимыми визами внесен в базу данных Протокольного отдела Правительства Москвы.

4.5.22. Если информация (справка) о выполнении поручения, представленная исполнителем, не соответствует требованиям настоящего Регламента и Регламента Правительства Москвы (при подготовке информации в адрес Мэра Москвы и Правительства Москвы), информация (справка) может быть возвращена исполнителю для доработки:

- должностным лицом, давшим поручение;

- Контрольно-аналитическим отделом.

Доработанная информация (справка) об исполнении поручения, не позднее чем через три дня, должна быть представлена исполнителем должностному лицу, давшему поручение, если при возврате документа не указан иной срок.

5. Правила оформления служебных документов

5.1. Служебные документы на бумажном носителе оформляются на бланках документов утвержденного образца (кроме "внутренней" переписки) и должны иметь определенный состав реквизитов, расположенных в установленном порядке.

Бланки документов изготавливаются только типографским способом (ксерокопирование запрещено) на бумаге формата А4 (290х297), бланки резолюций на бумаге формата А5 (148х210) и А6 (105х148).

Для ведения переписки между структурными подразделениями бланки документов не применяются: "внутренняя" переписка оформляется на листах бумаги формата А4.

Применение бланков документов, в том числе и должностных, обязательно при направлении документов на бумажном носителе за подписью должностных лиц в сторонние организации.

5.2. Документы следует оформлять в формате редактора Microsoft Word for Windows в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительных документов. Требования к оформлению документов" по образцу согласно приложению к настоящему Регламенту.

Документы оформляют шрифтом Times New Roman Cyr размера 14 кеглей (при крайней необходимости допускается уменьшение до 13,5 и 12 кеглей) с одинарным межстрочным интервалом. Начало абзаца - отступ 1,25 см от границы левого поля документа.

Для выделения разрешается использовать только жирное начертание. Недопустимо использование разрядки, использование наклонных черт вместо скобок, использование различных символов вместо тире для выделения абзацев.

Поля документа:

Слева - 20 мм;

справа - 15 мм;

сверху - 20 мм;

снизу - 20 мм.

5.3. Реквизиты документов.

Обязательными реквизитами документов являются:

- наименование организации (должностного лица) - автора документа;

- наименование вида документа (кроме писем);

- дата и индекс документа;

- адресат;

- текст;

- подпись;

- данные непосредственного исполнителя;

- печать (в случаях, требующих удостоверения документа).

Реквизиты отделяются друг от друга 2-3 межстрочными интервалами. При необходимости могут быть введены и другие реквизиты.

5.3.1. Наименование вида документа (приказ, распоряжение, справка, заявление и т.д.) указывается на всех видах документов, кроме служебных писем. При его отсутствии на бланке реквизит печатается прописными буквами.

5.3.2. Дата и индекс документа.

Дата документа - это дата его подписания и регистрации. Для протоколов - дата принятия решения. Проставляется от границы левого поля и на расстоянии 30-40 мм от верхнего края листа. На бланке - в специально отведенном месте.

Индекс документа - порядковый номер для распорядительных документов, а для писем, поручений и служебной корреспонденции - входящий или исходящий номер с указанием индекса дела по номенклатуре дел. Проставляется в специально обозначенном месте бланка документа - на уровне и после реквизита "дата документа".

Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа в обязательном порядке указывается на документах-ответах под датой и номером документа-ответа.

5.3.3. Адресат указывается на отправляемых документах. При адресовании документа должностному лицу его инициалы указываются перед фамилией, например:

                                         Комитет по туризму города Москвы

                                                 начальнику Общего отдела

                                                            Т.Д. Ивановой

Если в качестве адресата выступает руководитель органа (организации), то наименование органа (организации) входит в наименование должности адресата, например:

                                           Министру Правительства Москвы,

                                                руководителю Департамента

                                        экономической политики и развития

                                                            города Москвы

                                                         М.Г. Решетникову

При адресовании документа физическому лицу инициалы указывают после фамилии.

При адресовании нескольким адресатам, но не более четырех, они все указываются в документе один под другим без слова "копия" перед вторым, третьим, четвертым. При этом на бумажном носителе все экземпляры документа должны быть оформлены на бланке для письма утвержденного образца.

Если документ направляется как ответ, то первым адресатом указывается автор инициативного письма.

При направлении более чем в четыре адреса документ размножается с подписанного экземпляра (подлинника) согласно списку рассылки. При этом на каждом документе указывают только одного адресата или адресат указывается обобщенно, например:

                                                   Начальникам управлений

                                             физической культуры и спорта

                                                 административных округов

                                                            города Москвы

При адресовании документа Президенту Российской Федерации, Председателю Правительства Российской Федерации, Мэру Москвы одновременное его адресование другим лицам недопустимо.

В состав реквизита "адресат" должен входить почтовый адрес. Порядок написания следующий:

- наименование адресата (наименование организации или фамилия, имя, отчество физического лица (последнее - при наличии);

- название улицы, номер дома, номер квартиры, кабинета;

- город;

- страна (для международных почтовых отправлений);

- почтовый индекс.

Например:

                                   Всероссийский научно-исследовательский

                                                институт документоведения

                                                         и архивного дела

                                                  Профсоюзная ул., д. 82,

                                                           Москва, 117393

Адрес не проставляется при направлении документа в органы государственной власти Российской Федерации и города Москвы, а также при переписке между структурными подразделениями Аппарата Мэра и Правительства Москвы.

Реквизит "адресат" печатается на расстоянии не менее 110 мм от левого края листа бумаги и 20-40 мм от его верхнего края (при угловом расположении реквизитов). На бланке с продольным расположением реквизитов адресат печатается на 10-20 мм ниже разделительной полосы между реквизитами бланка. Реквизит "адресат" выделяется жирным шрифтом.

5.3.4. Текст документа.

Текст документа строится в зависимости от вида документа и должен состоять из двух основных частей.

В первой части излагается причина составления документа, даются ссылки на основополагающие документы и содержится информация по существу рассматриваемого вопроса, во второй части - выводы, предложения, решения или просьбы.

Текст документа подразделяется на разделы. Подразделы, пункты, подпункты, которые должны быть пронумерованы арабскими цифрами.

Текст должен отвечать следующим требованиям:

- должен размещаться в одну колонку (по ширине страницы), за исключением ячеек таблиц;

- заголовки должны быть центрированы относительно полей документа (без красной строки);

- интервал между заголовком 2-3, а между обращением и основным текстом 1-2 межстрочных интервала;

- все абзацы текста должны иметь красную строку - 1,25 см (кроме таблиц);

- абзацы в таблицах должны начинаться без красной строки;

- выравнивание по позициям табуляции - 1,25 см;

- в начале страниц не должна располагаться последняя строка абзацев в отрыве от предыдущих строк;

- в конце страниц не должны оставаться заголовки и первая строка абзацев в отрыве от остального текста (в этом случае заголовки и абзацы должны целиком переходить на следующую страницу).

При направлении документа конкретному лицу допускается начинать текст с использованием слов "уважаемый" или "уважаемая", например:

                       Уважаемая Любовь Петровна!

При адресовании документов в иные организации допускается обращение "господин".

В конце текста перед подписью возможно проставление слов "С уважением" (пишутся с прописной буквы, выравниваются по левому краю, запятая после них не ставится).

Одновременное использование слов "Уважаемый" и "С уважением" не рекомендуется.

При оформлении текста на двух и более страницах вторая и последующие нумеруются. Номер проставляется арабскими цифрами посередине верхнего поля листа.

Если документ имеет приложения, упомянутые в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:

     Приложение: на ___ л. в ___ экз.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении числа экземпляров, а также с указанием адресов, в которые приложения направляются. Если приложение сброшюровано, то количество листов в нем не указывается.

Отметка о наличии приложения печатается от границы левого поля документа через 1 строку после текста документа (до реквизита "подпись").

5.3.5. Подпись является обязательным реквизитом документа. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ; личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).

При использовании должностного бланка наименование должности не указывается.

При использовании бланка организации должность руководителя пишется без повторения названия организации.

При подписании документа несколькими лицами их подписи располагают одну над другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.

При подписании документа исполняющим обязанности руководителя документ перепечатывается, и указываются фактическая должность и ФИО лица, подписавшего документ (например: "Исполняющий обязанности..."). Не допускается подписывать документ с предлогом "за" и/или проставлением наклонной черты.

Факсимильное воспроизведение подписи допускается на документах справочно-информационного характера: приглашения, справки, извещения и др.

Наименование должности печатается от границы левого поля документа, расшифровка подписи - на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией вплотную к правому полю документа.

5.3.6. Формой внутреннего согласования является визирование документа. Виза включает личную подпись визирующего, ее расшифровку и дату визирования. При необходимости можно указывать должность визирующего. При наличии замечаний по документу согласование оформляют следующим образом: "с замечаниями".

Особенности согласования проектов правовых актов Москомспорта определяются Регламентом подготовки, оформления и издания правовых актов Департамента физической культуры и спорта города Москвы.

5.3.7. Инициалы, фамилия и номер служебного телефона непосредственного исполнителя на документах располагаются в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа (оформляются с использованием шрифта размером на 2-4 кегля меньше, чем в тексте документа).

5.3.8. Утверждение документа - особый способ введения документа в действие. В состав грифа входят: слова "УТВЕРЖДАЮ" и "УТВЕРЖДЕНО" (без кавычек заглавными буквами), наименование должности лица, утвердившего документ, личная подпись, расшифровка подписи и дата утверждения.

Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу на расстоянии 130-140 мм от левого края листа бумаги и 15-20 мм - от его верхнего края. При наличии двух грифов они располагаются в правом и левом (от границы левого поля документа) верхних углах документа.

Например:

                                                                УТВЕРЖДАЮ

                                          Первый заместитель руководителя

                                         Департамента физической культуры

                                                   и спорта города Москвы

                                                  ___________ Н.А. Гуляев

                                                  "__" __________ 201_ г.

Если документ утверждается распоряжением, протоколом, то гриф утверждения должен состоять из слова "УТВЕРЖДЕНО".

Например:

                                                               УТВЕРЖДЕНО

                                               Распоряжением Департамента

                                             физической культуры и спорта

                                                            города Москвы

                                        от "__" __________ 201_ г. N ____

6. Применение и хранение печатей

6.1. На документах, требующих особого удостоверения, ставится печать Москомспорта.

Печать удостоверяет подлинность подписи должностного лица на документе либо соответствие копии подлиннику документа.

6.2. В Москомспорте используются следующие печати:

- гербовая печать "Правительство Москвы. Департамент физической культуры и спорта города Москвы";

- круглая печать "Правительство Москвы. Департамент физической культуры и спорта города Москвы. Для документов";

- круглая печать "Правительство Москвы. Департамент физической культуры и спорта города Москвы Управление государственной службы кадров и наград".

6.2.1. Гербовой печатью заверяются подписи руководителя Москомспорта и его заместителей на следующих документах:

- на договорах, контрактах, соглашениях;

- на доверенностях на право представлять интересы Москомспорта;

- на уставах организаций, находящихся в ведении Москомспорта;

- на представлениях к награждению и ходатайствах о награждении орденами и медалями, почетными званиями Российской Федерации, наградами и званиями города Москвы;

- на грамотах и благодарностях руководителя Москомспорта;

- на банковских счетах, документах финансового характера, бухгалтерской и статистической отчетности, штатных расписаниях и положениях о структурных подразделениях;

- на сводной номенклатуре дел.

6.2.2. Круглой печатью "Правительство Москвы Департамент физической культуры и спорта города Москвы. Для документов" заверяются копии распорядительных документов Москомспорта.

6.2.3. Круглой печатью "Правительство Москвы. Департамент физической культуры и спорта города Москвы Управление государственной службы кадров и наград" заверяются документы: по личному составу, справки, акты, выписки из документов, направленных другим организациям, касающиеся трудовой деятельности и прав работников Москомспорта, а также копии документов, составляющих комплект личного дела работника Москомспорта, заявление о выдаче паспорта.

6.3. Гербовая печать "Правительство Москвы. Департамент физической культуры и спорта города Москвы" хранится в Управлении руководителя Москомспорта или доверенного лица, назначенного распоряжением руководителя Москомспорта.

6.4. Простая круглая печать "Правительство Москвы. Департамент физической культуры и спорта города Москвы. Для документов" хранится в Контрольно-аналитическом отделе.

6.5. Круглая печать "Правительство Москвы. Департамент физической культуры и спорта города Москвы. Управление государственной службы кадров и наград" хранится в Управлении государственной службы кадров и наград.

7. Заверение копий документов

Москомспорт и его структурные подразделения могут выдавать только копии документов Москомспорта, то есть документы, авторами которых являются должностные лица и структурные подразделения Москомспорта.

Копия документа должна быть заверена должностным лицом, удостоверяющим полное соответствие подлиннику, и печатью Москомспорта.

Заверительная надпись составляется по форме:

"Верно", наименование должности лица, заверившего копию, его личная подпись, расшифровка подписи и дата заверения копии.

8. Контроль исполнения документов и обращений граждан

8.1. В целях обеспечения эффективности управления на основе проверок хода исполнения поручений и принятия своевременных мер по их выполнению в установленные сроки организуется контроль исполнения поручений.

8.2. Контроль исполнения поручения включает в себя контроль за качественным (полнота и точность) и своевременным (сроки исполнения) исполнением документов и резолюций.

8.3. В компетенцию должностного лица, ответственного за контроль исполнения распорядительного документа (координатора) или являющегося ответственным исполнителем служебного документа и обращения граждан, входят:

- организация выполнения поручений, зафиксированных в документе;

- координация деятельности должностных лиц и органов исполнительной власти округа, являющихся исполнителями и соисполнителями;

- корректировка срока исполнения поручения в рамках конечного срока исполнения документа в целом;

- принятие мер для своевременного выполнения содержащихся в документе поручений;

- подготовка и представление лицу, подписавшему документ или давшему поручение, отчета (справки о выполнении документа в целом).

8.4. Контроль исполнения поручений по документам возлагается:

- по приказам и распоряжениям Москомспорта - на руководителя Москомспорта и его заместителей в соответствии с распределением обязанностей;

- по протоколам совещаний у руководителя Москомспорта - на Управление руководителя Москомспорта;

- по служебным документам и обращениям граждан - на заместителей руководителя Москомспорта в соответствии с распределением обязанностей и на Контрольно-аналитический отдел;

- по инициативным документам за подписью руководителя Москомспорта, направляемым в вышестоящие органы власти, - на исполнителей, которые подготовили и представили на подпись указанные документы.

Контроль исполнения поручений возлагается, как правило, на одно должностное лицо.

Контроль исполнения поручений может быть возложен на несколько должностных лиц в соответствии с распределением обязанностей.

В том случае, если контроль возложен на несколько должностных лиц, то обобщает материал (готовит итоговую справку) в целом по исполнению документа или резолюции то должностное лицо, которое в распорядительном документе или резолюции значится первым, если нет других указаний.

8.5. Решение о снятии с контроля поручений производится должностным лицом, поставившим документ на контроль. Основанием для снятия с контроля служат:

- справка (служебная записка) исполнителя о результатах выполнения поручения;

- копия подписанного и зарегистрированного ответа корреспонденту, направленная с сопроводительным документом.

8.6. Контрольно-аналитический отдел в порядке контроля за распорядительными документами заранее до истечения срока исполнения поручений направляет должностным лицам, являющимися исполнителями поручений, уведомления об исполнении.

В целях информирования руководителя Москомспорта о выполнении поручения, зафиксированного в распорядительном документе, должностные лица, являющиеся исполнителями поручений, обязаны не позднее указанного в бланке уведомления срока исполнения поручения представить в Контрольно-аналитический отдел информацию о ходе выполнения поручения. В случае, если поручение не выполнено, в информации указываются причины невыполнения, предлагаемые или принятые меры по устранению причин невыполнения поручения, окончательный срок выполнения поручения.

8.7. Контрольно-аналитический отдел в порядке контроля за служебными документами и обращениями граждан один раз в неделю направляет должностным лицам, являющимся исполнителями поручении, напоминания о поручениях, срок исполнения которых истечет в ближайшие 5 дней.

В случае, если по поручениям с отметками "Особый контроль" в Контрольно-аналитический отдел не поступила от ответственного исполнителя информация (справка) о ходе выполнения поручения за три рабочих дня до истечения срока исполнения, Контрольно-аналитическим отделом в адрес ответственного исполнителя направляется повторное напоминание о приближении срока исполнения поручения.

8.8. К документам (справкам, информации, ответам) о выполнении поручений, представляемым в контролирующее подразделение, в обязательном порядке прилагаются подлинники (для ответственных исполнителей) или копии (для соисполнителей) поручений.

8.9. Контролирующие структурные подразделения после получения информации (справки) от исполнителя:

- анализируют полученную информацию;

- представляют полученную информацию, соответствующую требованиям настоящего Регламента, на рассмотрение руководителю Москомспорта;

- осуществляют ведение баз данных;

- обеспечивают систематическую подготовку и представление сводных отчетов об исполнительской дисциплине.

9. Особенности работы с электронными документами при осуществлении контрольных функций

9.1. В ЭДО осуществляется контроль исполнения документов и обеспечивается многоуровневый контроль исполнения резолюций руководителей различных уровней управления. На контроль может быть поставлено как исполнение отдельных резолюций, так и исполнение документа в целом. При этом автоматически отслеживаются сроки исполнения, особо выделяются контролируемые документы и документы с истекшими сроками исполнения.

9.2. Контроль исполнения документов и поручений руководства в ЭДО включает в себя:

- постановку документов на контроль;

- внесение текста резолюции руководителя;

- внесение сроков исполнения документов;

- адресацию документа исполнителям в соответствии с резолюциями;

- проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей;

- предварительную проверку и регулирование хода исполнения;

- внесение данных о выполнении документа;

- просмотр документов, по которым сроки исполнения просрочены;

- снятие документов с контроля;

- построение отчетов об исполнительской дисциплине;

- учет и обобщение результатов контроля исполнения документов.

9.3. Во время постановки документа на контроль в верхнем поле бланка резолюции проставляется отметка о контроле словом "Контроль". В ЭДО контрольные документы обозначаются значком в виде часов.

9.4. Исполнение документа контролируется с момента постановки на контроль. При этом Контрольно-аналитический отдел имеет возможность провести проверку своевременности доведения документа до конкретного исполнителя.

9.5. В течение срока исполнения документа должны осуществляться предварительные проверки и регулирование хода исполнения, результаты которых, как правило, также фиксируются в электронной карточке. Ответственность за правильность представленной информации несут исполнители.

9.6. Если документ имеет конкретную дату исполнения, указанную в тексте, или документ входит в перечень документов с типовыми сроками исполнения, контроль ставится сразу при регистрации.

9.7. Входящие документы с индивидуальными сроками исполнения ставятся на контроль после рассмотрения их руководителем, который в своей резолюции определяет конкретный срок исполнения.

9.8. Снятие документа с контроля осуществляет руководитель, установивший контроль, или по его поручению Контрольно-аналитический отдел. Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа в электронной карточке.

9.9. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.

9.10. Для осуществления контрольно-аналитических функций Контрольно-аналитическим отделом осуществляется мониторинг исполнительской дисциплины, который отражается в составлении отчетов при помощи программных средств.

9.11. Для осуществления контрольных функций в предупредительном режиме, а также для анализа исполнительской дисциплины Контрольно-аналитическим отделом используется печать списков и статистических данных для рассылки должностным лицам Москомспорта.

10. Информационное обеспечение деятельности Москомспорта

10.1. Информационное обеспечение деятельности Москомспорта направлено на обеспечение должностных лиц и структурных подразделений Москомспорта, подведомственных Москомспорту организаций документами и информацией, необходимыми для решения задач управления, а также для освещения и разъяснения отдельных вопросов деятельности.

10.2. Организация информационного обеспечения возлагается на Контрольно-аналитический отдел и информационную службу Москомспорта.

Предусмотрены следующие формы предоставления и распространения информации:

- адресная рассылка заверенных копий распорядительных документов;

- предоставление копий документов и выписок из них по запросу;

- предоставление справок по телефону;

- публикация информации на официальном сайте Москомспорта в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет";

- передача информации через систему электронной почты;

- передача информации через систему электронного документооборота Правительства Москвы (ЭДО);

- передача информации через автоматизированную систему документооборота и делопроизводства "Гран-Док".

Из числа вышеуказанных форм предоставления и распространения информации информационная служба Москомспорта осуществляет публикацию информации на официальном сайте Москомспорта в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".

10.3. В перечень информационных ресурсов входят:

- распорядительные документы;

- служебные документы, подписанные должностными лицами;

- документы, базы данных и программное обеспечение на технических и бумажных носителях (сборники документов, информационные бюллетени, брошюры, обзоры и т.д.), подготовленные Москомспортом или по его заказу;

- документы, базы данных и программное обеспечение на технических и бумажных носителях (сборники документов, информационные бюллетени, брошюры, обзоры и т.д.), приобретенные Москомспортом в установленном порядке;

- компьютерные базы данных.

10.4. Информационные ресурсы по доступу (возможности использования) подразделяются на три категории:

- ресурсы, содержащие открытую (общедоступную) информацию;

- ресурсы, содержащие служебную информацию;

- ресурсы, содержащие информацию ограниченного распространения (доступа).

К категории открытой информации относится информация, содержащаяся в документах и компьютерных базах данных Москомспорта и затрагивающая права, свободы и обязанности граждан.

К категории служебной информации относится информация, содержащаяся в документах и компьютерных базах данных Москомспорта, предназначенная для использования должностными лицами и служащими исполнительной власти города Москвы при выполнении ими своих функциональных обязанностей и не относящаяся к категориям открытой информации и информации ограниченного распространения (доступа).

К категории информации ограниченного распространения (доступа) относится информация, содержащаяся в документах и компьютерных базах данных Москомспорта, включающая сведения конфиденциального характера (служебная тайна, персональные данные о гражданах и другая информация в соответствии с действующим законодательством и решениями должностных лиц исполнительной власти города Москвы).

10.5. Руководитель Москомспорта или по его поручению иные должностные лица определяют пользователей (потребителей), а также режим и правила обработки, защиты информационных ресурсов и доступа к ним, условия использования и распространения информации.

Должностные лица, принявшие решение об отнесении информации, зафиксированной в документе, к категории конфиденциальной, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения и соответствие своего решения законодательству Российской Федерации.

10.6. Режим защиты информации в отношении документов, содержащих сведения конфиденциального характера, неправомерное использование которых может нанести материальный, репутационный или какой-либо другой ущерб руководителю Москомспорта, органам исполнительной власти города Москвы либо деловым партнерам, регулируется Регламентом Правительства Москвы и настоящим Регламентом.

10.7. Контроль по соблюдению установленных режимов доступа к информационным ресурсам, а также правил их обработки и защиты осуществляет Контрольно-аналитический отдел.

10.8. Режим защиты, обработки и использования информации в отношении персональных данных обеспечивает Управление государственной службы, кадров и наград в соответствии с законодательством Российской Федерации.

10.9. Обращение с организационно-распорядительными и служебными документами Мэра Москвы, Правительства Москвы и Москомспорта, содержащими сведения, отнесенные к государственной тайне, осуществляется в соответствии с положениями, регламентирующими порядок работы с указанными документами.

Ответственность за организацию защиты сведений, составляющих государственную тайну, возлагается на руководителя Москомспорта.

10.10. Порядок предоставления и распространения информации, а также ее состав устанавливаются настоящим Регламентом, а также распоряжениями Москомспорта и поручениями руководителя Москомспорта.

10.11. Формирование компьютерных баз данных осуществляют структурные подразделения Москомспорта в соответствии с возложенными на них обязанностями.

10.12. Подразделения Москомспорта, окружные управления физической культуры и спорта и подведомственные организации обязаны сохранять поступившие заверенные копии распорядительных документов, касающиеся их деятельности, до минования надобности, после чего копии могут быть уничтожены в установленном порядке.

10.13. В случае отсутствия в подразделении необходимого распорядительного документа заверенная копия документа выдается в установленном порядке на основании письменного обращения руководителя организации или подразделения.

10.14. Ознакомление граждан и организаций с распорядительными документами, затрагивающими их права, свободы и обязанности, осуществляется путем выдачи заверенных копий или архивных выписок в установленном порядке.

10.15. Контрольно-аналитический отдел предоставляет населению и организациям по телефону справочную информацию об исполнителях, регистрации и сроках рассмотрения поступивших документов.

10.16. Москомспорт имеет собственные электронные средства взаимодействия с населением и организациями, которые интегрируются в структуру KMC и должны быть программно совместимы с информационными технологиями, применяемыми в Аппарате Мэра и Правительства Москвы.

10.17. Для оперативного получения внешней информации, предоставления информации гражданам и юридическим лицам, а также размещения законодательной, нормативной, справочной, статистической, исторической и иной информации электронным каналом является официальный сайт Москомспорта в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" с официальным электронным адресом: E-mail: www.sport.mos.ru.

11. Формирование и хранение архивного фонда

11.1. Формирование дел, их хранение, справочная работа по документам осуществляются в структурных подразделениях Москомспорта в зависимости от того, где были зарегистрированы данные документы в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

11.2. Номенклатура дел структурных подразделений Москомспорта утверждается соответствующими заместителями руководителя Москомспорта. Сводная номенклатура дел Москомспорта составляется Контрольно-аналитическим отделом на основе номенклатур дел структурных подразделений Москомспорта и утверждается руководителем Москомспорта.

11.3. Формирование дел структурных подразделений Москомспорта осуществляется секретарями или специально назначенными сотрудниками структурных подразделений, что отражается в соответствующих должностных инструкциях.

11.4. При формировании дел необходимо придерживаться следующих общих правил:

- группировать в дела раздельно документы постоянного и временного сроков хранения;

- помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

- систематизировать документы внутри дела в последовательности решения вопросов по хронологии, при этом документ - ответ должен располагаться после документа - запроса;

- упорядочение документов должно проводится в соответствии с номенклатурой дел за соответствующий хронологический период, за исключением переходящих дел;

- подшивать в дела заверенные копии документов (отсутствие заверительной отметки лишает документ юридической силы);

- подшивать в дела документы в единственном экземпляре;

- включать годовые планы, отчеты в материалы того года, к которому они относятся, независимо от времени их составления и даты поступления;

- количество листов в деле не должно превышать 250;

- при формировании дел с правительственной перепиской, распоряжениями, приказами, протоколами необходимо составлять внутренние описи на документы.

11.5. Все оформленные дела хранятся в шкафах или на стеллажах. В каждом шкафу должен быть перечень хранящихся в нем дел, на корешках обложек дел (папок) указываются цифровые обозначения. Хранение дел в столах не допускается.

11.6. Снятие копий со служебных документов Москомспорта (в том числе и распоряжений) и их выдача заявителям помимо утвержденного списка рассылки, а также выдача архивных справок осуществляется Контрольно-аналитическим отделом только по письменному запросу организаций или граждан и с письменного разрешения заместителя руководителя Москомспорта, курирующего соответствующее направление работы, под расписку о получении.

11.7. Выдача справок по находящимся в работе и неисполненным письмам и обращениям граждан и организаций осуществляется по запросу заявителей (письменному или устному) сотрудниками Контрольно-аналитического отдела. При этом заявителю могут быть сообщены: дата регистрации и входящий номер документа, ответственный исполнитель, установленные срок рассмотрения.

Содержание резолюций руководителя Москомспорта и начальников структурных подразделений, а также материалов внутренней служебной переписки заявителям не сообщается.

11.8. Выдача справок по документам, хранящимся в делах подразделений Москомспорта, а также вынос документов из здания Москомспорта производятся только с разрешения руководителей этих подразделений.

11.9. Завершенные делопроизводством дела временного срока хранения хранятся в структурных подразделениях Москомспорта и по истечении сроков хранения, установленных утвержденной номенклатурой дел, подлежат уничтожению в установленном порядке. Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу передаются в архив Москомспорта в установленном порядке. Уничтожение документов временного хранения, а также передача документов в архив осуществляются по результатам экспертизы ценности, проводимой ежегодно экспертной комиссией Москомспорта.

11.10. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в ЭДО в течение сроков, предусмотренных законодательством Российской Федерации для аналогичных документов на бумажных носителях.

11.11. Хранение электронных документов должно сопровождаться хранением соответствующих сертификатов ключей ЭЦП и (или) ЭП и программного обеспечения, обеспечивающего возможность проверки ЭЦП и (или) ЭП хранимых электронных документов.

11.12. После истечения установленного срока хранения электронных документов на основании акта о выделении их к уничтожению, оформленного и утвержденного в установленном порядке, указанные электронные документы и информация о них, зафиксированная в электронных карточках, подлежат уничтожению (удалению из ЭДО).

12. Заключительные положения

12.1. Особенности работы с обращениями граждан и организации личного приема граждан в Москомспорте определяются Регламентом Департамента физической культуры и спорта города Москвы по организации приема граждан и рассмотрения обращений граждан.

12.2. Порядок работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации и правовыми актами города Москвы.

12.3. Положение о Коллегии Москомспорта утверждается распоряжением Москомспорта в соответствии с Примерным положением о коллегии органа исполнительной власти города Москвы, утвержденным Правительством Москвы.

12.4. При обмене электронными документами должна обеспечиваться защита персональных данных, сведений, составляющих служебную тайну, а также иной информации, доступ к которой ограничен.

12.5. Использование бланков документов Москомспорта осуществляется в соответствии с Регламентом использования бланков документов Департамента физической культуры и спорта города Москвы.