Методические рекомендации по упорядочению и подготовке к передаче на хранение в государственные (муниципальные) архивы документов ликвидированных кредитных организаций (для конкурсных управляющих (ликвидаторов)) (2014 г.)

1. Общие положения

1.1. В соответствии с подпунктом 10 пункта 3 ст. 50.21 Федерального закона от 25 февраля 1999 г. N 40-ФЗ "О несостоятельности (банкротстве) кредитных организаций" конкурсный управляющий обязан передать документы, образовавшиеся в процессе деятельности кредитной организации, на хранение в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами, в соответствии с перечнем документов, образующихся в процессе деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения, который утверждается уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти и Банком России".

Деятельность конкурсных управляющих (ликвидаторов) по упорядочению и подготовке к передаче на хранение в государственные (муниципальные) архивы документов ликвидированных кредитных организаций регламентируется Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Федеральным законом от 02 декабря 1990 N 395-1 "О банках и банковской деятельности", Федеральным законом от 26 октября 2002 г. N 127-ФЗ "О несостоятельности (банкротстве)", Федеральным законом от 25 февраля 1999 г. N 40 "О несостоятельности (банкротстве) кредитных организаций", нормативными актами Банка России, Минкультуры России и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, в том числе, устанавливающими состав и сроки хранения документов, образующихся в деятельности организаций, в том числе в кредитных организациях.*

1.2. Основное назначение Методических рекомендаций: оптимизация работы конкурсных управляющих (ликвидаторов) по упорядочению и подготовке к передаче на хранение в государственные (муниципальные) архивы документов ликвидированных кредитных организаций.

Основные задачи Методических рекомендаций:

- раскрыть последовательность (этапы) работы конкурсных управляющих (ликвидаторов) по упорядочению и подготовке к передаче на хранение в государственные (муниципальные) архивы документов ликвидированных кредитных организаций;

- указать итоговые документы, образующиеся на каждом этапе;

- описать содержание работ по упорядочению и подготовке к передаче на хранение в государственные (муниципальные) архивы документов ликвидированных кредитных организаций.

1.3. Методические рекомендации предназначены для конкурсных управляющих (ликвидаторов) и могут быть использованы специалистами государственных (муниципальных) архивов, в том числе специализированных архивов документов по личному составу.

1.4. Методические рекомендации состоят из четырех разделов: общих положений; организации работы конкурсных управляющих (ликвидаторов) по упорядочению и подготовке к передаче на хранение в государственные (муниципальные) архивы документов ликвидированных кредитных организаций; упорядочения и подготовки к передаче на хранение в государственные (муниципальные) архивы, документов ликвидированных кредитных организаций; порядка передачи документов на хранение и приложения.

2. Организация работы конкурсных управляющих (ликвидаторов) по упорядочению и подготовке к передаче на хранение в государственные (муниципальные) архивы документов ликвидированных кредитных организаций

2.1. Работа по упорядочению и подготовке к передаче на хранение в государственные (муниципальные) архивы документов ликвидированных кредитных организаций включает следующие этапы:

1. Прием конкурсным управляющим (ликвидатором) от временной администрации документов, образовавшихся в деятельности кредитной организации.

2. Установление контактов с государственным (муниципальным) архивом, источником комплектования которого являлась ранее кредитная организация.

3. Установление контактов с уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела, затем с соответствующими государственными (муниципальными) архивами, на предмет определения места дальнейшего хранения документов ликвидированной кредитной организации, не являвшейся ранее источником, исходя из принципа ее территориального месторасположения.

4. Проведение работ по упорядочению документов (экспертиза ценности, формирование дел, оформление дел, составление описей дел и актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению).

5. Передача документов на хранение.

2.1.1. На первом этапе конкурсный управляющий (ликвидатор) принимает от временной администрации документы, образовавшиеся в деятельности ликвидированной кредитной организации. Перед приемом конкурсный управляющий (ликвидатор) совместно с временной администрацией определяет количество документов, их хронологические рамки, их физическое, техническое и санитарно-гигиеническое состояние; определяет наличие нормативных и учетных документов (номенклатур дел, описей дел, положений, договоров и др.).

2.1.2. На втором, третьем этапах конкурсный управляющий (ликвидатор) устанавливает являлась или нет ликвидируемая кредитная организация источником комплектования какого-либо государственного (муниципального) архива. При этом используются сведения документов служб делопроизводства и архива кредитной организации (прежде всего, договоры с определенным архивом).

Если организация являлась источником комплектования государственного (муниципального) архива, то устанавливаются контакты с этим архивом. Изучаются положения ранее заключенных договоров с архивом и составляется план совместных действий по упорядочению и подготовке к передаче на хранение в государственный (муниципальный) архив документов ликвидируемой кредитной организации (исполнители, сроки и порядок проведения работы).

Если организация не являлась источником комплектования государственного (муниципального) архива, то устанавливаются контакты с уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела и с соответствующим архивом, находящимся на той же территории, что и кредитная организация, для получения консультаций и возможной дальнейшей совместной работы.

2.1.3. На четвертом этапе конкурсный управляющий (ликвидатор) организует работу по упорядочению архивных документов. Эта работа может быть осуществлена путем проведения отбора специализированных организаций на право оказания услуг по упорядочению архивных документов ликвидированных кредитных организаций. Порядок проведения отбора специализированных организаций устанавливается Государственной корпорацией "Агентство по страхованию вкладов".

По результатам конкурсного отбора конкурсный управляющий (ликвидатор) заключает договор с выбранной специализированной организацией.

В договорах на упорядочение документов ликвидированных кредитных организаций, указывается, что результатом работы по исполнению договора являются:

- экспертиза ценности документов, формирование и описание дел;

- подготовка описи дел постоянного хранения (по полной или выборочной формам приема документов от кредитных организаций, являвшихся и не являвшихся источниками комплектования соответствующих архивов);

- подготовка описи дел по личному составу;

- подготовка акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;

- составление перечня документов с неистекшими сроками временного хранения.

2.1.4. На пятом этапе проводится: заключение договора на хранение документов ликвидированной кредитной организации, утверждение описи дел постоянного срока хранения, согласование описи дел по личному составу и утверждение актов о выделении документов к уничтожению в соответствии с установленными правилами. В договорах о передаче документов ликвидированных кредитных организаций в государственные или муниципальные архивы указывается, что документы включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации, передаются в собственность субъекта Российской Федерации (в случае передачи документов в государственные архивы) или муниципальную собственность (в случае передачи документов в муниципальные архивы).

Описи дел постоянного хранения и акты о выделении документов к уничтожению, не подлежащих хранению, представляются на рассмотрение ЭПК соответствующего уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела или федерального архива. После утверждения описей дел постоянного хранения на ЭПК они утверждаются конкурсным управляющим (ликвидатором). Описи дел по личному составу согласовываются с ЭПК или с государственным, муниципальным архивом (в случае предоставления им соответствующих полномочий), после чего также утверждаются конкурсным управляющим (ликвидатором).

3. Упорядочение и подготовка к передаче на хранение в государственные (муниципальные) архивы документов ликвидированных кредитных организаций

3.1. Работа по упорядочению и подготовке к передаче на хранение в государственные (муниципальные) архивы документов ликвидированных кредитных организаций включает:

1. Экспертизу ценности документов.

2. Формирование дел, подшивку дел, нумерацию листов, оформление дел, составление листа-заверителя, в случае необходимости - внутренней описи.

3. Составление описей дел и актов о выделении документов к уничтожению, не подлежащих хранению.

3.1.1. В ходе экспертизы ценности документов ликвидированной кредитной организации проводится:

- отбор документов постоянного срока хранения;

- отбор документов долговременного срока хранения;

- отбор документов, сроки хранения которых истекли;

- составление перечня документов с неистекшими сроками временного хранения (до 10 лет).

При этом используются соответствующие перечни документов со сроками хранения,** номенклатуры дел кредитных организаций.

3.1.1.1. Документы постоянного срока хранения, образовавшиеся в деятельности кредитной организации до ее ликвидации, включают управленческие и банковские документы.

Документы постоянного срока хранения ликвидированных кредитных организаций, являвшихся и не являвшихся ранее источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, могут быть переданы в соответствующий архив по полной или выборочной формам приема.

В состав документов, передаваемых в государственные (муниципальные) архивы, могут быть включены: правоустанавливающие документы; документы по имущественным правам кредитной организации; нормативные документы; распорядительные документы; документы по взаимоотношениям с клиентами (частично); документы по труду и кадровому обеспечению; сводные планово-отчетные документы; документы по истории организации.**

3.1.1.2. Документы долговременного срока хранения, образовавшиеся в деятельности кредитной организации до ее ликвидации, включают управленческие и банковские документы.

Для ликвидированных кредитных организаций часть документов долговременного и временного сроков хранения с отметкой "ЭПК", "ЭК (ЭПК)" может быть после проведения экспертизы ценности принята на хранение государственными (муниципальными) архивами.**

Документы ликвидированных кредитных организаций долговременного и временного сроков хранения, кроме документов по личному составу, по истечении сроков их хранения и проведения экспертизы ценности документов включаются в акт о выделении документов к уничтожению.

Документы по личному составу ликвидированных кредитных организаций в соответствии с действующими правилами в обязательном порядке передаются на хранение в государственные (муниципальные) архивы, в том числе в специализированные архивы документов по личному составу.

3.1.1.3. Документы временного срока хранения, образовавшиеся в деятельности кредитной организации до ее ликвидации, срок хранения которых на момент ликвидации истек, а также, как правило, первичные плановые, отчетные, бухгалтерские, финансовые документы, не включенные в Приложение N 2, независимо от того, истек ли срок их хранения, включаются в акт о выделении документов к уничтожению.

3.1.2. Формирование дел, подшивка дел, нумерация листов, оформление обложек дел, составление листа-заверителя и в случае необходимости - внутренней описи проводится в соответствии с установленными правилами.

Документы кредитных организаций формируются в дела в соответствии с установленным порядком. Основные признаки формирования дел: в дело помещаются документы одного хронологического периода (года); в дело помещаются документы по одному вопросу; в дело помещаются документы одного срока хранения. Объем документов в деле не может превышать 250 листов толщиной в четыре сантиметра. Большие по объему дела разбиваются на тома (части).

При формировании дел необходимо проверить правильность их оформления: наличия номера, даты, подписи и других обязательных реквизитов.

Оформление дел представляет собой комплекс работ по их технической обработке, включающий: подшивку (переплет) дел, нумерацию листов дела, составление заверительной надписи, составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела, оформление обложки дела. Оформление дел проводится для документов постоянного и долговременного сроков хранения.

Дела подшиваются в 4 прокола в твердую обложку, из дела удаляются все посторонние предметы (скрепки, закладки и др.). В конце дела подшивается бланк заверительной надписи. В необходимых случаях для учета документов, вызванного спецификой данных документов (конфиденциальность, особая ценность и др.), в начале дела подшивается бланк внутренней описи документов, где перечисляются виды документов и страницы, на которых находятся документы.

Все листы дела, кроме бланка листов внутренней описи и листа заверительной надписи, нумеруются в развернутом виде в правом верхнем углу арабскими цифрами графитным карандашом или нумератором. Подшитые в дело конверты также нумеруются (сначала конверт, потом по порядку все включения).

Заверительная надпись составляется только на отдельном листе-заверителе по установленной форме. Запрещается выносить ее на оборот последнего документа или обложку дела. Она включает сведения о количественных параметрах дела и их особенностях (литеры, пропущенные листы, листы с оборотом, конверты).

Внутренняя опись составляется для личных дел, каждое из которых формируется отдельно, и содержит сведения о порядковых номерах документов в ней, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположены эти документы.

К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности и даты составления.

При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замене их копиями) изменения отражаются в графе "Примечание" со сноской на номера внутренней описи. Может быть составлена и особая опись этих изменений.

Обложка дела содержит следующие реквизиты:

- наименование организации, наименование структурного подразделения;

- индекс дела;

- архивный шифр дела;

- заголовок дела;

- крайние даты дела;

- количество листов дела;

- срок хранения дела.

При этом наименование организации указывается полностью в именительном падеже. Если организация имеет официально принятое сокращение наименования, то они указываются в скобках после полного наименования.

3.1.3. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел, документов и акты о выделении документов к уничтожению, не подлежащих хранению.

Систематизация заголовков дел в описи, как правило, осуществляется в соответствии с хронологически-структурной схемой построения, при которой разделами описи являются годы, а подразделами - названия структурных подразделений, где образовались или отложились документы.

Заголовки дел в описи дел располагаются по номинальному признаку и значимости.

К описи дел в обязательном порядке составляется предисловие, оглавление, списки сокращенных слов.

На документы постоянного срока хранения, долговременного срока хранения, документы по личному составу составляются отдельные описи.

Составление актов о выделении документов (дел) к уничтожению является заключительным этапом экспертизы ценности документов.

Акты составляются только после проведения описания документов, включения документов в соответствующие описи дел и их утверждения (согласования).

Акты составляются, как правило, на все документы, отложившиеся в различных структурных подразделениях организации, или направлений деятельности (кадры, бухгалтерия, охрана труда и т.д.) и внесенных в ранее составленные описи.

Название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения (подраздела описи). Заголовки однородных дел могут вноситься в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.

Дела (документы) включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек.

Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется по форме, установленной Правилами.

Три экземпляра описей дел и акт о выделении дел к уничтожению передаются конкурсным управляющим (ликвидатором) в государственный (муниципальный) архив, архив документов по личному составу. Экземпляр описей и акт о выделении дел к уничтожению прикладываются к отчету конкурсного управляющего (ликвидатора).

3.2. Весь комплекс документов по процедуре банкротства кредитной организации отнесен нормативными документами к постоянному сроку хранения и хранится у конкурсных управляющих (ликвидаторов), т.е. отдельно от документов ликвидированной кредитной организации.

4. Порядок передачи документов ликвидированной кредитной организации на хранение в соответствующий государственный (муниципальный) архив

4.1.1. После проведения работ по упорядочению архивных документов и утверждения (согласования) описей дел постоянного хранения, описей дел по личному составу в установленном порядке, конкурсный управляющий (ликвидатор) передает документы ликвидированной кредитной организации на хранение в соответствующий государственный (муниципальный) архив.

Документы передаются по акту приема-передачи вместе с соответствующими описями дел, актами о выделении документов к уничтожению, перечнями документов с неистекшими сроками временного хранения.

4.1.2. Конкурсный управляющий (ликвидатор) организует транспортировку документов в соответствующий государственный (муниципальный) архив в соответствии с планом-графиком приема-передачи документов.

______________________________

* См. Приложение N 1.

** См. Приложение N 2.