Приложение. Правила работы с личными делами личного состава в системе Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий

1.1. Порядок работы с личными делами сотрудников федеральной противопожарной службы Государственной противопожарной службы (далее - сотрудники).

1.2. Порядок работы с личными делами военнослужащих спасательных воинских формирований МЧС России, проходящих военную службу по контракту (далее - военнослужащие).

1.3. Порядок работы с личными делами федеральных государственных гражданских служащих МЧС России (далее - гражданские служащие).

1.4. Порядок работы с личными делами работников учреждений и организаций МЧС России, находящихся в ведении МЧС России (далее - работники).

1.5. Ответственность за соблюдение настоящих Правил.

1. Личное дело сотрудника (далее - личное дело) состоит из шести частей и ведется по форме согласно приложению N 1 к Правилам.

2. Документы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну и подлежащие засекречиванию, в личное дело не приобщаются и хранятся с соблюдением норм законодательства Российской Федерации о защите государственной тайны*(2).

3. Первая, вторая и третья части личного дела вшиваются в основную папку личного дела.

4. Четвертая, пятая и шестая части личного дела не скрепляются с основной папкой личного дела.

5. Документы, приобщаемые к шестой части личного дела, могут храниться отдельно от личного дела с присвоением номера, аналогичного номеру личного дела.

6. Каждая часть личного дела должна содержать опись, приобщаемых документов (приложение N 2 к Правилам).

7. В первой части личного дела хранятся: послужной список (приложение N 3 к Правилам) и документы, подтверждающие стаж службы (выслугу лет) или ее отдельные периоды, в том числе в льготном исчислении.

8. Во второй части личного дела учитываются следующие документы: заявление о приеме на службу, заключение о приеме на службу в федеральную противопожарную службу Государственной противопожарной службы, контракт, представления к присвоению специальных званий, наградные листы, аттестации, служебные характеристики, выписки из приказов о назначении, увольнении и откомандировании, документы о прохождении стажировок, испытательного срока, а также другие документы, связанные с прохождением службы.

Документы, хранящиеся во второй части личного дела, подшиваются в хронологическом порядке.

9. В третьей части личного дела учитываются следующие документы: заявление о рассмотрении документов с целью изучения возможности приема на службу в МЧС России, анкета, автобиография (написанная от руки, в том числе и машинописная), а также иные документы, связанные с изучением возможности приема кандидата на службу в МЧС России (кроме тех, которые указаны в пятой части), заключение военно-врачебной комиссии об установлении категории годности к службе, результаты психофизиологического обследования, обязательство о неразглашении сведений, составляющих государственную и служебную тайны, подписанный сотрудником бланк с текстом присяги, копия свидетельства идентификационного номера налогоплательщика, копия свидетельства страхового номера индивидуального лицевого счета застрахованного лица в системе персонифицированного учета, копии актов гражданского состояния, копии документов об окончании образовательных учреждений, копии свидетельств о повышении квалификации, согласие на обработку персональных данных, обязательство по соблюдению кодекса этики служебного поведения.

Документы, хранящиеся в третьей части личного дела, подшиваются в хронологическом порядке.

10. В четвертой части личного дела содержатся следующие документы: копии послужного списка личного дела военнослужащего и документов воинского учета - для военнообязанных и граждан, подлежащих призыву на военную службу, архивные документы (устаревшие анкеты, автобиографии, документы, связанные с прохождением службы, копии заключений по результатам служебных проверок в отношении сотрудника (если факты нарушения законности и служебной дисциплины не подтвердились, копии соответствующих заключений к документам личного дела не приобщаются).

11. В пятой части личного дела содержатся следующие документы: материалы проверок кандидата по учетам органов внутренних дел, его жены (мужа) и их детей, а также проверок органами внутренних дел по месту жительства*(4).

12. В шестой части личного дела содержатся следующие документы: справки о доходах (расходах), об имуществе и обязательствах имущественного характера федерального государственного служащего и членов его семьи*(5).

13. Копии документов, приобщенные к личному делу, заверяются лицами, непосредственно осуществляющими обработку персональных данных, и используются в повседневной деятельности только для внутреннего пользования.

14. Приобщаемые к личному делу документы, подшиваются в него прочными нитками (в три (четыре) прокола) с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.

При подготовке документов к подшивке в личное дело, металлические скрепления (скобы, скрепки и т.п.) удаляются.

15. Документы, приобщенные к личному делу, нумеруются арабскими цифрами в возрастающем порядке в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графическим карандашом в соответствующей части личного дела по мере поступления. Каждый документ учитывается в описи соответствующей части личного дела с указанием его наименования, номеров листов, даты приобщения к документам личного дела и подписи лица, непосредственно осуществляющего обработку персональных данных.

16. На второй внутренней стороне обложки подклеивается конверт (приложение N 4 к Правилам), в котором хранятся трудовая книжка, за исключением случаев, если служебная (трудовая) деятельность осуществляется впервые, либо если трудовая книжка утрачена и устаревшие фотографии. Конверт снабжается бланком описи для регистрации хранящихся в нем документов.

17. Отметки о наличии в личном деле четвертой, пятой и шестой частей личного дела вносятся в специальный бланк (приложение N 5 к Правилам), который подклеивается под конвертом.

18. На оборотной стороне титульной обложки личного дела должна быть цветная фотография (анфас) размером 9x12 см. Лица, имеющие специальные звания, фотографируются в установленной повседневной форме одежды (без шинели и головного убора). Знаки различия на погонах и эмблемы должны быть отчетливыми и соответствовать специальному званию. На оборотной стороне фотографии записываются специальное звание, фамилия, имя, отчество сотрудника, которые заверяются подписью лица, непосредственно осуществляющего обработку персональных данных и печатью кадрового подразделения.

В случае прекращения трудовых отношений сотруднику выдается трудовая книжка, заполненная в соответствии с требованиями трудового законодательства Российской Федерации.

19. Личные дела подлежат регистрации не позднее пятидневного срока с момента издания приказа о назначении на должность.

20. Личные дела сотрудников хранятся в специально оборудованном помещении (архиве) в сейфе или металлическом шкафу. Условия хранения личных дел должны обеспечивать их сохранность от хищения, порчи, уничтожения, несанкционированного использования, либо иных негативных факторов, влияющих на сохранность и целостность.

21. Учет личных дел ведется по журналу учета и регистрации личных дел сотрудников (приложение N 6 к Правилам). Количество номеров в нем должно соответствовать количеству личных дел, подлежащих хранению. Номер, под которым учтено личное дело, проставляется на лицевой части и корешке обложки личного дела, а также в служебной карточке сотрудника. Личные дела хранятся по порядку номеров. В кадровых подразделениях, где на хранении находится свыше 500 личных дел, могут вестись алфавитные карточки личных дел (приложение N 7 к Правилам).

22. Инвентаризация личных дел (сверка наличия личных дел с записями в журнале учета и регистрации личных дел) производится не реже одного раза в год, о чем составляется соответствующий акт.

23. Выдача (пересылка) личных дел для временного пользования производится на основании запроса на личное дело, по контрольной карточке личного дела (приложение N 8 к Правилам), находящейся в каждом личном деле, в которой расписывается получатель или указываются регистрационные реквизиты письма о направлении личного дела.

24. При откомандировании сотрудника к новому месту службы, его личное дело высылается к новому месту службы в срок не позднее 5 суток со дня издания приказа об откомандировании. В журнале учета и регистрации личных дел делается соответствующая запись с указанием реквизитов письма, с которым было выслано личное дело.

25. Личные дела уволенных со службы сотрудников хранятся в кадровом подразделении в течение 10 лет со дня увольнения.

26. Порядок хранения и передачи личных дел уволенных сотрудников центрального аппарата МЧС России в Центральный архив МЧС России осуществляется в соответствии с требованиями приказа МЧС России от 01 декабря 2010 года N 606 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в центральном аппарате Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий".

27. Порядок хранения и передачи личных дел уволенных сотрудников территориальных органов МЧС России и организаций МЧС России осуществляется в соответствии с приказом МЧС России от 16 марта 2006 года N 160 "Об утверждении Инструкции по архивной работе в органах управления, соединениях, воинских частях войск гражданской обороны и организациях системы Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий".

28. Изъятие документов из личного дела, а также хранение в нем документов, не предусмотренных настоящими Правилами, запрещаются, за исключением случаев, установленных законодательством Российской Федерации.

При изъятии документов личное дело расшивается, об этом составляется акт об изъятии, а в описи делается отметка черным графитным карандашом (дата изъятия документа и подпись).

29. Изъятие документов из личного дела производится в следующем порядке.

30. В случае направления изъятого документа почтой (заказным письмом) составляется письмо, копия которого подшивается в личное дело вместе с корешком об уведомлении о вручении заказного письма. Производится перенумерация листов. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа. Вносятся исправления в внутреннюю опись соответствующей части личного дела. Переформированные документы в личном деле прошиваются.

31. При возвращении ранее изъятых из личного дела документов, они вновь помещаются в личное дело, из которого изымаются их копии, акт об изъятии, и иные документы, на основании которых производилось изъятие и прошиваются. Документы, на основании которых производилось изъятие документов, подшиваются в дело согласно номенклатуре.

32. При изъятии личного дела по решению судебного органа составляется акт изъятия. Кроме того с послужного списка, находящегося в личном деле, снимается копия, которая заверяется руководителем кадрового подразделения.

33. Подготовка и выдача заверенных копий документов, оригиналы которых не являются исходящими этого территориального органа МЧС России и организации МЧС России, запрещена.

34. Сведения, находящиеся в личных делах, представляются в виде справок (выписок из приказов и иных подтверждающих документов), заверенных подписью руководителя территориального органа МЧС России и организации МЧС России и гербовой печатью.

36. Личные дела гражданских служащих хранятся и ведутся в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 г. N 609 "Об утверждении положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела".

37. Личное дело гражданского служащего при его поступлении на государственную гражданскую службу (далее - гражданская служба) формируется не позднее пятидневного срока с момента издания приказа о назначении на должность и регистрируется в журнале учета личных дел (приложение N 6 к настоящим Правилам).

38. Журнал учета личных дел должен быть прошнурован, пронумерован, скреплен печатью и подписью руководителя кадрового подразделения.

39. Номер личного дела указывается на обложке личного дела гражданского служащего в соответствии с его регистрационным номером по книге учета личных дел.

40. При переводе гражданского служащего на должность гражданской службы в другой государственный орган его личное дело передается в государственный орган по новому месту замещения должности гражданской службы, где личному делу гражданского служащего присваивается новый регистрационный номер. При этом в журнале учета личных дел делается соответствующая запись с указанием реквизитов письма, с которым было выслано личное дело и письма о запросе личного дела.

41. При увольнении гражданского служащего в журнале учета личных дел делается соответствующая запись с указанием реквизитов приказа об увольнении.

42. Порядок оформления и ведения личных дел работников в кадровых подразделениях определяется соответствующим приказом руководителя территориального органа МЧС России и организации МЧС России в соответствии с трудовым законодательством, иными актами, содержащими нормы трудового права Российской Федерации и уставом территориального органа МЧС России и организации МЧС России.

43. Личное дело работника при его трудоустройстве формируется не позднее пятидневного срока с момента издания приказа о назначении на должность и регистрируется в журнале учета личных дел (приложение N 9 к Правилам).

44. Журнал учета личных дел должен быть прошнурован, пронумерован, скреплен печатью и подписью руководителя кадрового подразделения.

45. Номер личного дела работника указывается на обложке личного дела работника в соответствии с его регистрационным номером по журналу учета личных дел.

46. При увольнении работника в журнале учета личных дел делается соответствующая запись с указанием реквизитов приказа об увольнении.