3. Взаимодействие с подразделениями мэрии города

3. Взаимодействие с подразделениями мэрии города

Для обеспечения координации внешнеэкономических и международных связей структурных подразделений мэрии города устанавливается следующая система взаимодействия:

3.1. Вся информация, поступающая в мэрию по различным каналам (факсы, телексы, письма и т.д.), относящаяся к международной и внешнеэкономической деятельности мэрии, докладывается заместителю мэра, курирующему внешнеэкономическую и международную деятельность, и регистрируется в отделе.

3.2. Структурные подразделения мэрии разрабатывают и своевременно представляют в отдел планы и мероприятия по международной и внешнеэкономической деятельности с указанием ответственных исполнителей, сроков, источников финансирования. Представленные планы рассматриваются и утверждаются заместителем мэра, курирующем отдел.

3.3. Проекты соглашений, договоров, меморандумов, протоколов и других документов, относящихся к международной деятельности мэрии, готовятся подразделениями мэрии с участием отдела и визируются (подписываются) заместителем мэра, курирующим внешнеэкономическую и международную деятельность.

3.4. Для получения конкретной информации, консультации, перевода, организационного обеспечения проводимого мероприятия оформляется соответствующая заявка. Если мероприятие не вошло в план, утвержденный мэрией, необходимо согласование и разрешение мэра или его заместителя на его проведение.

3.5. Встречи и беседы сотрудников подразделений мэрии, на которых происходит обсуждение и принимаются решения по вопросам международной и внешнеэкономической деятельности мэрии, должны происходить в присутствии сотрудников комитета и соответствующим образом протоколироваться с последующим информированием об этих встречах и беседах заместителя мэра.

3.6. Загранкомандировки сотрудников мэрии готовятся и обосновываются при участии отдела и утверждаются мэром. Отчеты и результаты загранкомандировок оформляются в письменном виде и представляются в отдел с последующим рассмотрением у заместителя мэра.

3.7. Обмен информацией, касающейся внешнеэкономической и международной деятельности мэрии, осуществляются только через средства связи отдела (факс, телекс, почта) с обязательным визированием у мэра, заместителя мэра или руководителя отдела.

3.8. Денежные расходы, связанные с осуществлением внешнеэкономической и международной деятельности мэрии, визируются заместителем мэра, курирующим международную деятельность по представлению отдела.

3.9. Отдел по итогам года осуществляет анализ эффективности внешнеэкономической и международной деятельности мэрии, доводит до сведения подразделений мэрии отчет о результатах указанной деятельности, а также готовит совместно с другими подразделениями предложения по развитию внешнеэкономической и международной деятельности мэрии на ближайшую перспективу.