Приложение 1. Регламент работы со средствами массовой информации в Департаменте культурного наследия г. Москвы

Приложение 1
к приказу Департамента
культурного наследия г. Москвы
от 4 августа 2015 г. N 122

Регламент
работы со средствами массовой информации в Департаменте культурного наследия города Москвы

С изменениями и дополнениями от:

2 августа 2016 г.

1. Общие положения

1.1. Настоящий Регламент разработан в целях установления системного подхода к информированию общественности о деятельности Департамента культурного наследия города Москвы (далее - Департамент) в области сохранения, использования, популяризации и государственной охраны объектов культурного наследия (памятников истории и культуры) народов Российской Федерации, расположенных на территории города Москвы (далее - установленная сфера деятельности), совершенствования порядка предоставления редакциям средств массовой информации (далее - СМИ) своевременной и объективной информации по вопросам, относящимся к установленной сфере деятельности Департамента, упорядочения взаимодействия должностных лиц и структурных подразделений Департамента со СМИ.

1.2. Основными источниками информации о деятельности Департамента являются:

официальный сайт Департамента в справочно-информационной сети Интернет по адресу: dkn.mos.ru (далее - официальный сайт Департамента);

интервью и публичные выступления должностных лиц Департамента, в том числе на специально созываемых пресс-конференциях, брифингах и "круглых столах";

пресс-релизы, сообщения для СМИ информационного и справочного характера, анонсы предстоящих мероприятий и другие информационные материалы, распространяемые должностным лицом, уполномоченным на осуществление взаимодействия Департамента с представителями СМИ.

1.3. Работа со СМИ в Департаменте включает в себя:

аккредитацию журналистов СМИ при Департаменте;

предоставление журналистам СМИ информации по вопросам, отнесенным к установленной сфере деятельности Департамента, в том числе по запросам СМИ;

работа по обращениям журналистов СМИ об организации интервью с должностными лицами Департамента;

планирование и осуществление плановых публичных выступлений должностных лиц Департамента с участием (приглашением) журналистов СМИ;

реагирование на внештатные ситуации, связанные с деятельностью СМИ.

1.4. Общую координацию работы со СМИ в Департаменте осуществляет должностное лицо, уполномоченное на осуществление взаимодействия Департамента с представителями СМИ.

При необходимости руководитель структурного подразделения определяет сотрудников, уполномоченных на обеспечение информационного взаимодействия с должностным лицом, уполномоченным на осуществление взаимодействия Департамента с представителями СМИ (далее - уполномоченный сотрудник), о чем информирует последнего служебной запиской с указанием ФИО сотрудника, его должности и контактных данных.

В случае изменения сведений об уполномоченных сотрудниках руководитель структурного подразделения своевременно информирует должностное лицо, уполномоченное на осуществление взаимодействия Департамента с представителями СМИ, служебной запиской.

1.5. Должностные лица Департамента, предоставляющие информацию журналистам и редакциям СМИ, несут персональную ответственность за ее достоверность и отсутствие в ней сведений конфиденциального характера, а также составляющих государственную и иную охраняемую законом тайну.

1.6. В случае выявления фактов публичных выступлений и взаимодействия со СМИ должностных лиц и иных представителей Департамента с нарушением требований, установленных настоящим Регламентом, должностное лицо, уполномоченное на осуществление взаимодействия Департамента с представителями СМИ, докладывает о них руководителю Департамента в установленном порядке.

2. Порядок участия журналистов СМИ в мероприятиях Департамента

Информация об изменениях:

Приказом Департамента культурного наследия г. Москвы от 2 августа 2016 г. N 609 пункт 2.1 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

2.1. Участие журналистов СМИ в работе совещаний (включая заседания Научно-методического совета при Департаменте, Общественного совета при Департаменте), конференций, конкурсов, выставок, пресс-конференций, других мероприятий, проводимых Департаментом, осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации и правилами аккредитации журналистов СМИ при Департаменте.

2.2. Аккредитация журналистов СМИ при Департаменте осуществляется в соответствии с правилами аккредитации, утверждаемыми Департаментом.

2.3. Необходимая информация по рассмотренным на проводимых Департаментом мероприятиях вопросам и о принятых на них решениях доводится до СМИ должностным лицом, уполномоченным на осуществление взаимодействия Департамента с представителями СМИ, путем ее размещения на официальном сайте Департамента или распространения в печатном виде соответствующих пресс-релизов.

3. Порядок представления информации СМИ

3.1. Официальная информация по вопросам, отнесенным к установленной сфере деятельности Департамента, предоставляется СМИ руководителем Департамента, должностными лицами Департамента (в соответствии с их компетенцией) и должностным лицом, уполномоченным на осуществление взаимодействия Департамента с представителями СМИ.

Официальные сообщения для СМИ (за исключением статей должностных лиц) готовятся должностным лицом, уполномоченным на осуществление взаимодействия Департамента с представителями СМИ, на основании сведений, предоставляемых структурными подразделениями Департамента и организациями, находящимися в ведении Департамента.

3.2. Официальная информация предоставляется СМИ в устной или в письменной форме, в том числе путем размещения ее на официальном сайте Департамента.

Для информационного наполнения официального сайта Департамента руководитель структурного подразделения определяет сотрудников, ответственных за предоставление информации в разделы структуры официального сайта Департамента, в начале календарного года, о чем информирует должностное лицо, уполномоченное на осуществление взаимодействия Департамента с представителями СМИ, и Организационно-аналитическое управление Департамента с указанием ФИО сотрудника и его должности.

В случае изменения сведений о сотрудниках, ответственных за предоставление информации в разделы структуры официального сайта Департамента, руководитель структурного подразделения своевременно информирует служебной запиской должностное лицо, уполномоченное на осуществление взаимодействия Департамента с представителями СМИ, и Организационно-аналитическое управление Департамента.

Порядок информационного наполнения официального сайта Департамента определяется Департаментом.

3.3. К официальной информации, предоставляемой в устной форме, относятся публичные выступления, интервью и комментарии должностных лиц Департамента, в том числе данные ими в теле- и радиопередачах, пресс-конференциях, брифингах, "круглых столах", организуемых как СМИ, так и Департаментом.

Предоставление СМИ официальной устной информации по телефону осуществляется в исключительных случаях руководителем, первым заместителем руководителя и заместителями руководителя Департамента в соответствии с их компетенцией.

3.4. К официальной информации, предоставляемой в письменной форме, относятся статьи должностных лиц Департамента, пресс-релизы, сообщения для прессы информационного и справочного характера, анонсы предстоящих мероприятий и другие информационные материалы, связанные с установленной сферой деятельности Департамента, публикуемые на официальном сайте Департамента, в печатных и электронных изданиях, а также направляемые в СМИ должностным лицом, уполномоченным на осуществление взаимодействия Департамента с представителями СМИ.

Официальные публикации и интервью в СМИ должностных лиц Департамента по вопросам, входящим в их компетенцию, в обязательном порядке согласовываются с должностным лицом, уполномоченным на осуществление взаимодействия Департамента с представителями СМИ, и осуществляются с одобрения руководителя Департамента (первого заместителя руководителя или заместителя руководителя Департамента в соответствии с их компетенцией).

3.5. Сведения о проведении открытых мероприятий Департамента (теме, времени и месте проведения), в которых возможно участие журналистов СМИ, о запросах журналистов и редакций СМИ на получение информации, а также о планируемом либо осуществленном взаимодействии должностных лиц Департамента с журналистами СМИ представляются должностному лицу, уполномоченному на осуществление взаимодействия Департамента с представителями СМИ, соответствующими должностными лицами, ответственными за организацию проведения указанных мероприятий, ответственными исполнителями соответствующих запросов и осуществляющими взаимодействие со СМИ или уполномоченными сотрудниками.

4. Порядок работы по запросам СМИ

4.1. Необходимую официальную информацию по вопросам, отнесенным к установленной сфере деятельности Департамента, а также разрешение на публикацию официальных интервью и статей, запись теле- и радиопередач с участием должностных лиц Департамента представители СМИ получают по письменному запросу на имя руководителя Департамента (первого заместителя руководителя или заместителей руководителя Департамента в соответствии с их компетенцией).

Запросы оформляются на официальном бланке редакции за подписью главного редактора, заверенной печатью СМИ, подавшего заявку.

В запросе указываются:

основная тема (предмет запроса);

примерный список вопросов;

контактные данные редакции и журналиста;

краткие сведения о СМИ: фактический адрес редакции с почтовым индексом, телефон, форма периодического распространения, тематика и (или) специализация СМИ, периодичность выпуска, территория распространения.

В случае планируемого интервью также сообщается о предлагаемых дате, времени и месте его проведения.

Запрос может быть направлен в Департамент по электронной почте (press.mkn@gmail.com) в виде сканированного документа в формате JPEG или PDF.

4.2. Рассмотрение запросов СМИ осуществляется в установленном порядке.

4.3. По требованию должностного лица, уполномоченного на осуществление взаимодействия Департамента с представителями СМИ, журналисты сообщают название, тематику и дату выхода телевизионной программы, для которой проводится съемка, а также фамилии должностных лиц Департамента, участие которых планируется в данной программе.

5. Компетенция должностного лица, уполномоченного на осуществление взаимодействия Департамента с представителями СМИ

5.1. К полномочиям должностного лица, уполномоченного на осуществление взаимодействия Департамента с представителями СМИ, относятся:

координация и контроль работы структурных подразделений Департамента по вопросам информационного освещения в СМИ деятельности Департамента;

деятельность по аккредитации журналистов в соответствии с Правилами аккредитации журналистов СМИ при Департаменте;

выполнение организационной работы по подготовке и проведению руководством Департамента пресс-конференций, брифингов, Интернет-пресс-конференций, "прямых линий", встреч с журналистами СМИ и других мероприятий с присутствием журналистов СМИ;

организация подготовки и участие в подготовке для СМИ официальных сообщений, пресс-релизов, иных информационных материалов, содействие в формировании тематических спецвыпусков печатных изданий;

подготовка проектов тематических статей, печатных интервью, комментариев на основе информации, предоставляемой структурными подразделениями и должностными лицами Департамента;

подготовка с использованием материалов, предоставляемых структурными подразделениями и должностными лицами Департамента, ответов на запросы СМИ, поступающие через официальный сайт Департамента;

подготовка и предоставление руководству Департамента опубликованных в СМИ подборок значимых новостных материалов (пресс-дайджест);

организация подготовки ответов на публикации, содержащие недостоверную информацию, требующие разъяснений и комментариев;

обобщение критических замечаний, высказанных в СМИ в адрес Департамента;

установление взаимодействия с подведомственными учреждениями Департамента по вопросам взаимодействия со СМИ;

формирование "журналистского пула" и работа с ним;

организация приглашения журналистов на значимые мероприятия Департамента и публичные мероприятия с участием руководства Департамента;

подготовка предложений по информационному сопровождению деятельности Департамента и подведомственных ему организаций, в том числе в части совершенствования структуры и наполнения официального сайта Департамента;

осуществление регулярных встреч с представителями общественных организаций и других структур гражданского общества с целью их информирования по социально и общественно значимым вопросам, отнесенным к установленной сфере деятельности Департамента;

участие в информационном наполнении официального сайта Департамента.

5.2. В целях реализации своих полномочий должностное лицо, уполномоченное на осуществление взаимодействия Департамента с представителями СМИ, имеет право (по согласованию с руководством Департамента):

осуществлять разовую аккредитацию журналистов СМИ при Департаменте, а также отказывать журналистам в постоянной и разовой аккредитации;

вводить квоты на аккредитацию журналистов СМИ при Департаменте;

ограничивать проход (участие) журналистов, в том числе аккредитованных, на проводимые с участием СМИ мероприятия Департамента в случае невозможности создания для них на данных мероприятиях необходимых условий для профессиональной деятельности;

запрашивать и получать необходимую информацию, материалы, документы от структурных подразделений Департамента и организаций, находящихся в ведении Департамента;

передавать письменные запросы и переадресовывать устные запросы СМИ руководству Департамента, руководителям структурных подразделений Департамента;

редактировать материалы структурных подразделений Департамента и организаций, подведомственных Департаменту, в соответствии с требованиями к печатным публикациям и передавать их в СМИ;

принимать участие в работе совещаний, заседаний, конференций и других мероприятий Департамента, планируемых к последующему освещению в СМИ;

оказывать консультативную помощь представителям СМИ по вопросам освещения деятельности Департамента;

привлекать представителей СМИ к сотрудничеству в части информационного освещения деятельности Департамента и подведомственных ему организаций.

6. Планирование мероприятий Департамента, проводимых с участием СМИ, и выступлений должностных лиц Департамента на таких мероприятиях

6.1. С целью проведения согласованной информационной политики руководитель Департамента (первый заместитель руководителя или заместитель руководителя Департамента в соответствии с их компетенцией) проводит с соответствующими должностными лицами Департамента и уполномоченными сотрудниками совещания по планированию текущих задач и мероприятий по продвижению интересов Департамента в публичном пространстве, а также публичных выступлений должностных лиц Департамента и их взаимодействия со СМИ.

6.2. До 25 числа каждого месяца должностные лица Департамента, руководители структурных подразделений Департамента либо по их поручению уполномоченные сотрудники направляют должностному лицу, уполномоченному на осуществление взаимодействия Департамента с представителями СМИ, сведения (график) о планируемых публичных мероприятиях Департамента с участием журналистов СМИ, публичных выступлениях должностных лиц Департамента на данных мероприятиях, а также на иных публичных мероприятиях, проводимых с участием журналистов СМИ, и других видах взаимодействия должностных лиц Департамента со СМИ с указанием места проведения, планируемой даты, темы мероприятия и (или) выступления.

6.3. Должностное лицо, уполномоченное на осуществление взаимодействия Департамента с представителями СМИ, с учетом сведений, поступивших в соответствии с пунктом 6.2 настоящего Регламента, до конца текущего месяца (до первого числа следующего месяца) готовит сводный график участия должностных лиц Департамента в публичных мероприятиях на следующий месяц (далее - График) с указанием места, времени и темы мероприятия (выступления).

График согласовывается с заинтересованными должностными лицами и утверждается руководителем Департамента.

6.4. Выступления должностных лиц и иных представителей Департамента, которым предоставлено такое право, на предусмотренных Графиком публичных мероприятиях с участием журналистов СМИ, а также организация таких мероприятий (выступлений), их тематика, формат и время проведения согласовываются должностным лицом, уполномоченным на осуществление взаимодействия Департамента с представителями СМИ, и утверждаются руководителем Департамента.

6.5. Тезисы публичных выступлений и порядок взаимодействия со СМИ должностных лиц Департамента согласовываются данными лицами с должностным лицом, уполномоченным на осуществление взаимодействия Департамента с представителями СМИ, не менее чем за сутки до выступления.

6.6. За один рабочий день до публичного мероприятия (выступления) должностные лица Департамента направляют должностному лицу, уполномоченному на осуществление взаимодействия Департамента с представителями СМИ, материалы выступлений (тексты, презентации и т.д.).

6.7. Требования пунктов 1.6, 6.1-6.6 настоящего Регламента не распространяются на выступления должностных лиц и иных представителей Департамента в судебных заседаниях, проводимых с участием журналистов СМИ.

Порядок и объем сведений, представляемых должностному лицу, уполномоченному на осуществление взаимодействия Департамента с представителями СМИ, по результатам судебных заседаний, проводимых с участием должностных лиц и иных представителей Департамента, определяется первым заместителем руководителя Департамента.

7. Действия должностного лица, уполномоченного на осуществление взаимодействия Департамента с представителями СМИ, и сотрудников Департамента во внештатных ситуациях

В случае возникновения внештатной, в том числе конфликтной, ситуации в публичном пространстве, способной оказать негативное влияние на репутацию (имидж) Департамента, должностное лицо, уполномоченное на осуществление взаимодействия с представителями СМИ, а также по его поручению должностные лица Департамента и уполномоченные сотрудники оперативно осуществляют скоординированные действия по ее минимизации и ликвидации негативных последствий.