Приложение. Порядок регистрации и хранения документов, поступающих на конкурсы, аукционы, запросы котировок в Минсельхоз России

Приложение
к распоряжению Министерства сельского хозяйства РФ
от 31 июля 2008 г. N 42-р

Порядок
регистрации и хранения документов, поступающих на конкурсы, аукционы, запросы котировок в Минсельхоз России

1. Настоящий Порядок регистрации и хранения документов, поступающих на конкурсы, аукционы, запросы котировок (далее - Порядок) определяет особенности приема в Минсельхозе России входящей корреспонденции, содержащей документы участников размещения заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных нужд (далее - Участники размещения заказов).

2. Прием документов осуществляется в отделе правительственной и общей корреспонденции Департамента управления делами и государственной службы (далее - Экспедиция). Конверты с пометкой "заявка на участие в конкурсе (аукционе, запросе котировок)" Экспедицией не вскрываются.

При отсутствии на конверте пометки "заявка на участие в конкурсе (аукционе, запросе котировок)", последующем вскрытии конверта и обнаружении в нем заявки на участие в конкурсе (аукционе, запросе котировок), Экспедицией при участии секретаря конкурсной (аукционной, котировочной) комиссии (далее - Секретаря комиссии) составляется соответствующий акт с указанием причины вскрытия конверта и описи его содержимого.

Вскрытый конверт вместе с содержимым помещается в новый конверт и в присутствии лиц, подписавших вышеупомянутый акт, запечатывается и возвращается отправителю, о чем делается соответствующая отметка в акте и журнале регистрации.

3. На поступивших конвертах с заявками Участников размещения заказа Экспедиция ставит печать в местах склеивания с указанием даты и времени поступления, а также номера по порядку поступления. Нумерация конвертов с заявками Участников размещения заказа осуществляется обособленно от другой корреспонденции, поступающей в Минсельхоз России.

4. Экспедиция ведет учет поступивших конвертов с заявками в журнале регистрации, страницы которого должны быть прошиты и пронумерованы. При учете Экспедиция отмечает следующие данные:

номер по порядку поступления;

наименование отправителя (при его наличии);

дата и время поступления конверта с заявкой;

краткое название конкурса (аукциона, запроса котировок), указанное на конверте.

5. По требованию Участника размещения заказа, подавшего конверт с заявкой на участие в конкурсе (аукционе, запросе котировок), Экспедиция выдает расписку в получении конверта с такой заявкой по форме согласно приложению к Порядку.

6. Экспедиция по мере поступления заявок Участников размещения заказа выдает Секретарю комиссии поступившие конверты с заявками. Одновременно в журнале учета Секретарь комиссии расписывается в получении конвертов с заявками.

7. Экспедиция соблюдает конфиденциальность при работе с заявками Участников размещения заказа и отвечает за их сохранность.

8. Секретарь комиссии по окончании процедуры соответствующей закупки передает в установленном порядке подлежащие хранению документы в департамент, ответственный за размещение заказа по направлениям расходов федерального бюджета, предусмотренным Минсельхозу России.

9. По истечению установленного срока хранения указанные документы подлежат уничтожению в соответствии с распоряжением Минсельхоза России от 1 апреля 2008 г. N 16-р.