Информация Федерального архивного агентства "Часто задаваемые вопросы, связанные с деятельностью архивов организаций"

Распространяется ли частная собственность на документы, создаваемые в организации?

Архивные документы, создаваемые в организациях, действующих на территории Российской Федерации, относятся к частной собственности в том случае, если организации не являются государственными или муниципальными. К частной собственности относятся также архивные документы, создаваемые в общественных объединениях со дня их регистрации в соответствии с законодательством Российской Федерации об общественных объединениях, а также в религиозных объединениях после отделения церкви от государства. Законодательство называет все эти организации общим термином "негосударственные организации".

Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125 "Об архивном деле в Российской Федерации". Ст. 9, п. 1.

Какие документы относятся к Архивному фонду Российской Федерации?

В состав Архивного фонда Российской Федерации входят находящиеся на территории Российской Федерации архивные документы независимо от источника их происхождения, времени и способа создания, вида носителя, форм собственности и места хранения, в том числе юридические акты, управленческая документация, документы, содержащие результаты научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ, градостроительная документация, кино-, фото-, видео- и фонодокументы, электронные и телеметрические документы, рукописи, рисунки, чертежи, дневники, переписка, мемуары, копии архивных документов на правах подлинников, а также архивные документы государственных организаций, находящихся в иностранных государствах. Документы Архивного фонда Российской Федерации включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации на основании экспертизы ценности документов, подлежат постоянному хранению и находятся на государственном учете.

Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125 "Об архивном деле в Российской Федерации". Ст. 3, п. 4; ст. 5; ст 6, ч. 1.

Может ли организация иметь в составе своего архива документы Архивного фонда Российской Федерации?

Документы Архивного фонда Российской Федерации могут храниться в архиве негосударственной организации:

временно - если они образовались в деятельности государственной или муниципальной организации, на базе которой возникла негосударственная организация, и были в свое время в установленном порядке включены в состав Архивного фонда Российской Федерации, в силу чего они остаются в федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации или муниципальной собственности и должны быть переданы на постоянное хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив;

постоянно - если они образовались в деятельности негосударственной организации (либо данная организация на законных основаниях является их собственником или владельцем) и включены в состав Архивного фонда Российской Федерации в результате экспертизы ценности, проведенной в соответствии с договором, заключенным между негосударственной организацией и государственным или муниципальным архивом.

Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125 "Об архивном деле в Российской Федерации". Ст. 6, п. 7; ст. 10, ч. 3, 4; ст. 11.

Что необходимо делать с документами предшественника предприятия, если у них истекают строки ведомственного хранения?

В организации хранятся документы предшественника - государственного (муниципального) предприятия (учреждения), но договор с архивом по включению этих документов в АФ РВ заключен не был. Что необходимо делать с этими документами, если у них истекают строки ведомственного хранения?

Поскольку выделение к уничтожению архивных документов возможно только после проведения экспертизы ценности, негосударственная организация, временно хранящая документы, находящиеся в федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации или муниципальной собственности, должна заключить соответствующий договор с государственным, муниципальным архивом (органом местного самоуправления муниципального района, городского округа), музеем, библиотекой либо организацией Российской академии наук. До проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов уничтожение документов запрещается.

Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125 "Об архивном деле в Российской Федерации". Ст. 6, ч. 6, 7.

Что делать с документами по личному составу уволенных работников?

Для документов по личному составу установлен 75-летний срок хранения, после чего они подвергаются экспертизе ценности; по ее результатам они могут быть полностью или частично оставлены на постоянное хранение. При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности документы по личному составу передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства.

Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125 "Об архивном деле в Российской Федерации". Ст. 22, п. 4б; Ст. 23, ч. 10.

Как определяется судьба архивных документов организации в случае ее ликвидации или реорганизации?

При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства.

Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125 "Об архивном деле в Российской Федерации". Ст. 23, ч. 10.

До приватизации организация являлась источником комплектования госархива. Является ли ее правопреемник источ. комплектования?

До приватизации организация являлась источником комплектования государственного архива. Является ли ее правопреемник источником комплектования?

Негосударственная организация не может автоматически остаться источником комплектования государственного или муниципального архива. Находящиеся в федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации или муниципальной собственности документы Архивного фонда Российской Федерации, образовавшиеся в деятельности предшественника негосударственной организации, должны быть переданы ею на постоянное хранение в соответствующий архив. В соответствии с федеральным архивным законодательством негосударственная организация вправе заключить договор с государственным или муниципальным архивом, музеем, библиотекой, организацией Российской академии наук о передаче на хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в ее деятельности.

Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125 "Об архивном деле в Российской Федерации". Ст. 18, ч. 4; Ст. 21, ч. 3.

С какими запросами могут обращаться граждане в архивы негосударственных учреждений?

Федеральным архивным законодательством установлено, что все организации при наличии у них соответствующих архивных документов обязаны бесплатно предоставлять пользователю архивными документами оформленные в установленном порядке архивные справки или копии архивных документов, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации. В то же время условия доступа к архивным документам, находящимся в частной собственности, за исключением архивных документов, доступ к которым регламентируется законодательством Российской Федерации (например, акционеры имеют право доступа к документам предприятия, акциями которых они владеют), собственник или владелец таковых вправе устанавливать самостоятельно.

Если организация решила передать свои документы, включая док. АФ РФ, на гос.хранение, чем руководствоваться при выборе архива?

Если организация решила передать свои документы, включая документы Архивного фонда РФ, на государственное хранение, чем руководствоваться при выборе архивного учреждения?

Негосударственная организация вправе выбрать любой государственный или муниципальный архив, музей, библиотеку или организацию Российской академии наук для заключения с ним (ней) договора о хранении документов Архивного фонда Российской Федерации (равным образом она вправе заключить договор и о хранении иных архивных документов). Однако по практическим соображениям целесообразно заключать договор по месту фактического расположения негосударственной организации.

Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125 "Об архивном деле в Российской Федерации". Ст. 21, ч. 3.

Сколько архивных фондов может быть создано в организации?

Как правило, в архиве негосударственной организации существует один фонд -ее собственный. Самостоятельному фондированию подлежат документы негосударственной организации, включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации, архивные документы организации или организаций -предшественников негосударственной организации, присоединенных организаций, филиалов (если по составу и содержанию последние существенным образом отличаются от архивных документов собственно организации).

Чем руководствоваться при определении сроков хранения документов негосударственной организации?

При определении сроков хранения своих архивных документов негосударственная организация должна руководствоваться кодексами и федеральными законами Российской Федерации, Указами Президента Российской Федерации, постановлениями Правительства Российской Федерации, подзаконными актами, нормативными документами специально уполномоченного Правительством Российской Федерации федерального органа исполнительной власти, перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным руководителем Федеральной архивной службы России 6 октября 2000 г., отраслевым перечнем по профилю организации. Кроме того, должны учитываться законы и иные нормативные и правовые акты того субъекта Российской Федерации, на территории которого расположена негосударственная организация.

Каков правовой статус перечней документов?

Поскольку федеральным законом установлено, что специально уполномоченный Правительством Российской Федерации федеральный орган исполнительной власти утверждает перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения, их следует отнести к категории подзаконных актов (документов).

Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125 "Об архивном деле в Российской Федерации". Ст. 6, ч. 3.

Какими перечнями документов необходимо руководствоваться при определении сроков хранения документов негосудар. организаций?

Какими перечнями документов необходимо руководствоваться при определении сроков хранения документов негосударственных организаций различного профиля?

Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным руководителем Федеральной архивной службы России 6 октября 2000 г., отраслевым перечнем по профилю деятельности организации. Если в деятельности организации образуется научно-техническая и производственная документация, следует использовать Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2007 г. N 1182 и зарегистрированный Минюстом России 27 сентября 2007 г., рег. N 10194.

Имеют ли приоритет перечни перед закон. актами при определении сроков хранения документов, созданных до приватизации организации?

Имеют ли приоритет перечни перед законодательными актами при определении сроков хранения документов, созданных до приватизации организации?

Сроки хранения определенных категорий документов, установленные законодательными актами, приоритетны для любого периода деятельности организации. При этом следует помнить, что закон не имеет обратной силы и при определении срока хранения архивных документов, образовавшихся до вступления в силу закона, установившего новый срок хранения, нужно руководствоваться действовавшим в этот период перечнем типовых архивных документов или отраслевым перечнем.

Можно ли руководствоваться в работе негосударственных организаций Правилами работы архивов организаций?

Действующие Правила работы ведомственных архивов не ограничивают сферу их применения. Правила работы архивов организаций в настоящее время готовятся к утверждению и также не имеют ограничений по сфере применения.

Надо ли при хранении разделять дела постоянного, долговременного и временного сроков хранения

В архиве негосударственной организации архивные документы постоянного срока хранения формируются в дела, хранятся и учитываются отдельно от дел с документами, имеющими временный срок хранения, а также от дел с документами по личному составу. Для удобства работы дела с документами долговременных сроков хранения могут также храниться отдельно.

Правила выемки документов и предоставления их органам

Выемка - это следственное действие, заключающееся в изъятии (добровольном или принудительном) из помещений, с участков местности и у конкретных лиц строго определенных решением компетентного органа (должностного лица) предметов и (или) документов, имеющих значение для уголовного дела, без предварительного их поиска (ст. 183 Уголовно-процессуального кодекса РФ от 18.12.2001 N 174-ФЗ).

Архивные документы могут быть изъяты по постановлению должностного лица, уполномоченного проводить следственные действия, если они являются вещественными доказательствами. В соответствии с п. 8 ст. 26 (глава 6) Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"архивные документы, изъятые в качестве вещественных доказательств, подлежат возврату собственнику или владельцу архивных документов.