Вы можете открыть актуальную версию документа прямо сейчас.
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Приложение
к распоряжению префектуры Юго-Восточного
административного округа г. Москвы
от 16 июня 2015 г. N 310
1. Общие положения
1.1. Высшим должностным лицом префектуры Юго-Восточного административного округа города Москвы (далее - префектура) является префект.
1.2. Статус, полномочия, порядок избрания (назначения) и формирования, принципы и гарантии деятельности должностных лиц и органов исполнительной власти Юго-Восточного административного округа города Москвы определены Уставом города Москвы, законами города Москвы "О территориальном делении города Москвы", "О государственной гражданской службе города Москвы", положением о префектуре административного округа в г. Москве и другими нормативными правовыми актами.
1.3. Регламент префектуры определяет порядок организационного, документационного, информационного обеспечения деятельности префекта и префектуры. Префект осуществляет на территории административного округа переданные Мэром Москвы полномочия городской администрации как юридического лица, имеет гербовую печать и официальный бланк с изображением герба Москвы.
Ответственность за правовое, организационно-методическое, документационное и информационное обеспечение деятельности префекта и префектуры возлагается на руководителя Аппарата префектуры.
1.4. Требования настоящего Регламента распространяются на все документы префекта и префектуры, в том числе электронные документы, и обязательны для всех должностных лиц, государственных гражданских служащих и других сотрудников, обеспечивающих деятельность префекта и префектуры.
Электронные документы, оформленные в соответствии с требованиями федерального законодательства, являются равнозначными документам, оформленным на бумажном носителе, если иное не установлено федеральным законодательством. Если необходимость наличия документа в бумажной форме не определена нормативными правовыми актами, электронный документ применяется без создания и использования копий на бумажном носителе.
1.5. Управы районов Юго-Восточного округа города Москвы с учетом требований настоящего Регламента разрабатывают документы, регламентирующие порядок их работы.
1.6. Несоблюдение требований Регламента должностными лицами, государственными гражданскими служащими префектуры и другими сотрудниками, обеспечивающими деятельность префекта и префектуры, влечет их дисциплинарную и иную ответственность, установленную законодательством Российской Федерации, законами и иными нормативными правовыми актами города Москвы.
2. Организация работы префектуры
2.1. Планирование работы префектуры
2.1.1. План работы префектуры составляется на основании плана работы Правительства Москвы и программы комплексного развития административного округа в интересах населения.
2.1.2. План работы на полугодие формируется на основе перспективного годового плана и содержит перечень вопросов, мероприятий, обеспечивающих решение приоритетных задач развития административного округа, устанавливает необходимые порядок, этапы, сроки и ответственных за их исполнение. Для более оперативного решения вопросов может составляться план на квартал, месяц и неделю.
2.1.3. Ответственность за формирование и реализацию плана работы префектуры на год возлагается на заместителей префекта, руководителя Аппарата префектуры и глав управ районов. Координацию выполнения плана в целом осуществляет префект.
2.1.4. Отдел префекта на основе полугодовых планов работы префектуры и поручений префекта разрабатывает еженедельный план работы префекта.
2.1.5. Предложения в план работы префектуры направляются руководителю Аппарата префектуры за подписью заместителей префекта и глав управ районов за 20 дней до начала планируемого периода с представлением обоснований необходимости внесения вопросов на заседание коллегии и с указанием ответственных за подготовку, и срока рассмотрения вопроса.
2.1.6. Руководитель Аппарата префектуры вправе по своему усмотрению вносить в проект плана работы префектуры вопросы о ходе выполнения поручений, реализация которых осуществляется с отставанием от установленных сроков.
2.1.7. Проект плана работы префектуры в обобщенном виде представляется руководителем Аппарата для последующего утверждения префектом не позднее, чем за 10 дней до начала планируемого периода.
2.1.8. Контроль за исполнением планов работы префектуры осуществляется заместителями префекта в соответствии с распределением обязанностей, а в целом - на руководителя Аппарата префектуры.
2.1.9. В случае, если вопрос, запланированный для рассмотрения на заседании коллегии префектуры (раздел 4 настоящего Регламента) не может быть своевременно внесен или предлагается исключить его из плана работы, член коллегии, ответственный за подготовку, не позднее, чем за 2 рабочих дня, обращается к префекту в письменной форме с обоснованием снятия запланированного вопроса с рассмотрения. Одновременно вносится предложение об обсуждении другого вопроса взамен снимаемого.
2.2. Общие положения по организации проведения совещаний в префектуре ЮВАО
2.2.1. Протокол - организационно-распорядительный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях и совещаниях, проводимых должностными лицами префектуры ЮВАО, структурными подразделениями префектуры ЮВАО.
Подготовка, согласование, подписание и рассылка протоколов осуществляется в электронном виде через Систему электронного документооборота Правительства Москвы.
2.2.2. Решения, зафиксированные в протоколах, принятые в пределах полномочий должностных лиц префектуры Юго-Восточного административного округа города Москвы являются обязательными для исполнения должностными лицами и сотрудниками префектуры ЮВАО, управ районов, территориальных подразделений отраслевых и функциональных органов власти, предприятий и учреждений (в пределах полномочий собственника), руководимых (курируемых) должностными лицами, проводившими совещание (заседание) и подписавшими протокол.
2.2.3. На совещаниях, проводимых префектом, необходимо личное присутствие заместителей префектов, руководителей структурных подразделений префектуры, руководителей окружных территориальных управлений (отделов, инспекций), глав управ районов или лиц, официально их замещающих.
На совещаниях, проводимых заместителями префекта, допускается присутствие заместителей руководителей органов исполнительной власти административного округа или лиц, официально их замещающих.
На совещаниях, проводимых должностными лицами префектуры, допускается присутствие руководителей структурных подразделений и специалистов органов исполнительной власти округа.
2.2.4. В протоколе совещания указываются конкретные исполнители поручений и сроки их исполнения, определенные префектом. После утверждения протокола префектом срок исполнения поручения считается обязательным. В случае проведения еженедельных регламентных совещаний при отсутствии конкретных указаний префекта по сроку исполнения поручений сроком исполнения считается дата последующего совещания по данному вопросу.
2.3. Проведение оперативных совещаний префекта
2.3.1. Оперативные совещания с руководителями окружных управлений, структурных подразделений префектуры, управ районов, предприятий и организаций округа, а также представителей общественных организаций обычно проводятся префектом или лицом, его замещающим.
2.3.2. Оперативные совещания проводятся по мере возникновения необходимости, в целях оперативного реагирования для принятия решений по управлению складывающейся ситуации в различных областях деятельности префектуры.
2.3.3. Подготовка оперативных совещание возлагается на заместителей префекта и руководителя Аппарата префектуры, а в отдельных случаях на руководителей структурных подразделений префектуры в соответствии с их компетенцией.
Общий контроль и координация подготовки оперативного совещания префекта осуществляется Отделом префекта.
2.3.4. Протокол оперативного совещания префекта ведется сотрудниками Отдела префекта совместно со специалистами структурных подразделений префектуры.
2.3.5. Контроль за исполнением поручений, данных на оперативном совещании префекта, осуществляется Отделом префекта.
2.4. Проведение совещаний в префектуре
2.4.1. Совещания в префектуре с заинтересованными окружными структурами и организациями проводятся руководителями префектуры по мере необходимости.
2.4.2. Подготовка совещания возлагается на заместителей префекта и руководителя Аппарата префектуры, а в отдельных случаях на руководителей структурных подразделений префектуры в соответствии с их компетенцией.
2.4.3. Должностные лица, ответственные за подготовку совещания, не менее чем за один рабочий день до проведения совещания обеспечивают предоставление в Отдел префекта в соответствии с их компетенцией следующих материалов:
- повестки дня совещания с указанием докладчика, а при необходимости и содокладчика;
- списка участников совещания по установленной форме;
- сводной (справочной) информации по существу рассматриваемого вопроса.
2.4.4. Протокол совещания, проводимого под председательством префекта, ведется специалистами структурного подразделения префектуры, ответственного за подготовку данного совещания.
2.4.5. Протоколы совещаний руководителей префектуры с руководителями окружных органов управления, предприятий, учреждений подписываются соответствующим руководителем префектуры, проводившим совещание.
2.4.6. После проведения совещания в двухдневный срок соответствующие структурные подразделения префектуры составляют протокол. Протокол либо выписки из протокола с конкретными поручениями и сроками исполнения направляются исполнителям на следующий день после его подписания.
2.4.7. Контроль за исполнением поручений осуществляют соответствующие подразделения префектуры, которые информируют руководителей, проводивших совещание.
3. Порядок подготовки и оформления распорядительных документов префектуры
3.1. Виды распорядительных документов
3.1.1. Общие положения.
Распорядительными документами префектуры являются распоряжения, приказы, поручения префектуры. В отдельных случаях могут приниматься совместные распорядительные документы префектуры и других государственных органов исполнительной власти и органов местного самоуправления.
Распоряжение префектуры - правовой акт, издаваемый префектурой в пределах компетенции, определенной законами города Москвы и иными нормативными актами органов и должностных лиц исполнительной власти города Москвы.
Приказ префектуры - правовой акт, издаваемый префектом по кадровым вопросам и вопросам внутренней деятельности префектуры.
Поручение - распорядительный документ, издаваемый префектом, заместителями префекта и руководителем Аппарата для решения срочных вопросов руководства хозяйственной деятельностью на территории округа, его социально-экономического развития, а также организационного, материально-технического обеспечения деятельности префектуры.
3.1.2. Распоряжения префектуры.
Префектура издает распоряжения по вопросам:
- жилищно-коммунального хозяйства, благоустройства, праздничного и тематического оформления административного округа, обеспечения благоприятных условий для проживания граждан;
- экономической политики, финансов, торговли и услуг;
- градостроительной деятельности, предотвращения и противодействия самовольному строительству;
- имущественно-земельных и жилищных отношений;
- транспорта и дорожно-транспортной инфраструктуры;
- социальной политики, охраны труда;
- взаимодействия с государственными органами, органами местного самоуправления;
- взаимодействия с населением, общественными объединениями граждан и средствами массовой информации;
- кадровой политики, исполнительской дисциплины;
- организации работы префектуры и др.
Распоряжения префектуры обязательны для исполнения всеми органами исполнительной власти округа, а также органами местного самоуправления, хозяйствующими субъектами независимо от их организационно-правовых форм деятельности, общественными организациями, должностными лицами и гражданами, проживающими на территории округа.
Издаваемые префектом в пределах его компетенции распоряжения оформляются на бланках "Распоряжение префектуры" и подписываются префектом или лицом, его замещающим.
Распоряжения префектуры вступают в силу со дня их подписания и регистрации, если иное не предусмотрено в тексте самого акта.
Внесение изменений и дополнений в ранее принятые распоряжения, а также их отмена, приостановление действия или признание утратившими силу, возможно только путем издания соответствующих распоряжений префектуры.
Распоряжения префектуры могут быть отменены или приостановлены Мэром Москвы или признаны недействительными по решению суда, в этом случае выпуск распоряжения префектуры об отмене или приостановлении не требуется.
3.1.3. Приказы префектуры.
Приказы префектуры являются обязательными для всех структурных подразделений префектуры.
Приказы префектуры издаются по вопросам правового, кадрового, документационного, информационного и организационного обеспечения деятельности префектуры, в том числе:
По основной деятельности:
- организации работы структурных подразделений префектуры;
- поощрения сотрудников префектуры, управ районов, учреждений, организаций и предприятий;
- другим вопросам, входящим в компетенцию префекта.
По кадровым вопросам:
- назначения и освобождения от должности государственных гражданских служащих, иных сотрудников префектуры и руководителей подведомственных префектуре учреждений;
- установления надбавок и доплат;
- наложения дисциплинарных взысканий;
- предоставления отпусков и командирования;
- переподготовки кадров, повышения квалификации и проведения аттестации и квалификационного экзамена;
Издаваемые префектом приказы оформляются на бланках "Приказ префектуры" и подписываются префектом. Приказы префектуры вступают в силу со дня их подписания, если иное не предусмотрено в тексте самого приказа.
Внесение изменений и дополнений в приказы префекта возможно путем издания приказа префектуры о внесении изменений и дополнений.
Приказы префектуры могут быть отменены или приостановлены Мэром Москвы, а также признаны недействительными по решению суда.
3.1.4. Поручения.
Решения префекта, заместителей префекта и руководителя Аппарата, изданные в срочном порядке по оперативным вопросам управления округом, оформляются в виде поручений.
Поручения оформляются на электронном бланке через Систему электронного документооборота Правительства Москвы.
Поручение может быть отменено лицом, его издавшим.
3.1.5. Совместные распорядительные документы.
Возможно также принятие (издание) совместных распорядительных документов префектуры и других государственных органов исполнительной власти и местного самоуправления.
Совместные распорядительные документы имеют правовую силу распорядительного документа каждого органа исполнительной власти, принявшего этот документ в пределах своих полномочий, и распространяются на весь круг организаций, должностных лиц и граждан, для которых были бы обязательными распорядительные документы каждой из сторон, участвующих в решении вопроса.
Принимаемые совместные распорядительные документы оформляются на специальных бланках или бумаге формата А4 с указанием наименования каждого из органов, от имени которых принят распорядительный документ, и подписывается должностными лицами или официально замещающими их лицами, уполномоченными подписывать соответствующие распорядительные документы.
Совместно принятые распорядительные документы вступают в силу со дня их подписания последним должностным лицом, если иное не предусмотрено в тексте самого акта.
Внесение изменений и дополнений в совместно принятые распорядительные документы возможно путем принятия соответствующего совместного распорядительного документа о внесении изменений и дополнений.
Совместно принятые распорядительные документы могут быть отменены или приостановлены Мэром Москвы или признаны недействительными по решению суда.
3.2. Порядок подготовки проектов распорядительных документов префектуры
3.2.1. Общие положения
Подготовка проектов распорядительных документов префектуры осуществляется отраслевыми и функциональными органами административного округа, главами управ районов, должностными лицами и структурными подразделениями префектуры, выступающими в качестве исполнителей по подготовке проектов распорядительных документов префектуры (далее - исполнители).
Подготовка распоряжений префектуры осуществляется исполнителями в соответствии с планами префектуры, решениями вышестоящих органов, поручениями Мэра, заместителей Мэра Москвы в Правительстве Москвы, префекта, а также по инициативе исполнителей в связи с необходимостью решения задач по управлению округом.
Подготовка приказов префектуры производится по поручению префекта, его заместителей, а также по инициативе структурных подразделений префектуры в связи с необходимостью решения задач, поставленных перед префектурой.
Не допускается принятие повторных распорядительных документов префектуры, если не выполнены ранее принятые (кроме случаев, когда необходимость принятия нового решения продиктована изменением обстоятельств).
Ответственность за качество составления и оформления проектов распорядительных документов, за точность их содержания и правильность согласования возлагается на исполнителей.
3.2.2. Правила оформления проектов распорядительных документов префектуры
3.2.2.1. Использование бланков распорядительных документов.
Оформляются проекты распорядительных документов на бланках установленного образца:
- проекты распоряжений префектуры оформляются на бланках "Распоряжение префектуры";
- проекты приказов префектуры оформляются на бланках "Приказ префектуры".
Совместные распорядительные документы оформляются на специально изготовленном бланке средствами вычислительной техники на чистом листе бумаги с указанием, от имени каких органов принимается распорядительный документ.
3.2.2.2. Заголовок к тексту.
Заголовок к тексту должен быть кратким и соответствовать содержанию документа. Заголовок начинается с предлога "О" или "Об" (о чем распоряжение, приказ).
Заголовок распорядительного документа о внесении изменений и дополнений в ранее принятый документ оформляется следующим образом: "О внесении изменений и дополнений в... (далее указывается дата, регистрационный номер"), например: "О внесении изменений и дополнений в распоряжение префектуры Юго-Восточного административного округа города Москвы от 22 марта 2012 г. N 339".
Заголовок к тесту печатается на 12 строке первого листа через одинарный межстрочный интервал, длина заголовка в одной строке составляет не более половины длины строки. Заголовок выделяется жирным шрифтом.
3.2.2.3. Текст документа.
Текст документа должен быть кратким, суть документа должна быть изложена четко, исключая возможность двоякого толкования.
В текстах распорядительных документов префектуры следует избегать употребления сокращенных слов, использование сокращений должно быть общепринятым, а написание наименований организаций, учреждений, предприятий - официальными. При использовании сокращений необходимо соблюдать единообразие в пределах одного документа.
В целях исключения возможности двоякого толкования при необходимости обозначения (перечисления) категорий граждан, организаций и т.д. в тексте документа рекомендуется приводить каждое наименование с новой строки, например:
- лица, старше 8 0 лет;
- пенсионеры;
- лица, имеющие стаж работы свыше 2 0 лет, и т.д.
Текст печатается в программе Microsoft Word. Параметры страницы устанавливаются: верхнее, нижнее, левое и правое поля по 2 см, абзац начинается с 6 знака. Формат шрифта Times New Roman, размер шрифта 14, через одинарный межстрочный интервал с отступом от заголовка в 2 интервала.
Номера страниц проставляются в середине верхнего поля (при вертикальном и горизонтальном расположении текста) на всех последующих страницах, кроме первой.
3.2.2.4. Структура текста распорядительного документа.
Текст распоряжения и приказа содержит, как правило, мотивировочную и распорядительную части. Если содержание документа не нуждается в пояснениях, то мотивировочная часть отсутствует. Это характерно, как правило, для приказов.
В мотивировочной части излагаются цели и задачи предписываемых действий. Факты или события, послужившие причиной издания документа. Мотивировочная часть может содержать оценку состояния дел по рассматриваемому вопросу.
При этом мотивировочная часть должна быть изложена кратко и не превышать 1/3 документа.
Мотивировочная часть распоряжений и приказов начинается словами: "В целях...", "В связи...", "В соответствии...", "Во исполнение...", "На основании" и т.д.
Мотивировочная часть распоряжения не имеет специальных завершающих слов.
Мотивировочная часть приказа (кроме приказов по личному составу) заканчивается словом приказываю и двоеточием (выделяется жирным шрифтом).
В распорядительной части в повелительной форме указывается, кому какие действия предписывается выполнить и в какие сроки, начинается глаголом в неопределенной форме, например, обязать, организовать, обеспечить, рекомендовать и т.д.
Распорядительная часть указанных документов может состоять из пунктов. Для детализации предписываемых действий текст может делиться на подпункты и абзацы, которые могут включать в себя дефисы. Оформлять подпункты в пределах одного пункта документа следует, если их количество не менее двух. В конце каждого подпункта ставится точка. Абзац печатается с красной строки с прописной буквы и начинается с графического знака "дефис" (-). Номера пунктов обозначаются арабскими цифрами по порядку, номер подпункта состоит из номера пункта и порядкового номера подпункта через точку.
Пункты распоряжения, приказа группируются по их значимости (от наиболее существенных вопросов к более второстепенным) или в последовательности развития темы документа.
Поручения (задания) даются управам районов, территориальным подразделениям отраслевых управлений, структурным подразделениям префектуры, организациям, находящимся в ведении префектуры (фамилии руководителей не указываются) и должностным лицам, например: Управлению социальной защиты населения Юго-Восточного административного округа, Управлению экономики и перспективного развития префектуры Юго-Восточного административного округа, заместителю префекта Юго-Восточного административного округа Иванову И.И., главе управы района Кузьминки Петрову П.П.
Текст распоряжения излагается последовательно. Короткими фразами, без сложных придаточных предложений и оборотов. Недопустимо употребление устаревших и многозначительных слов, широкое применение примечаний и ссылок.
В тесте жирным шрифтом выделяются:
- наименования управ районов, территориальных подразделений отраслевых или функциональных органов власти города Москвы, организаций, структурных подразделений префектуры, организаций и фамилии должностных лиц, которым даются поручения;
- сроки исполнения;
- цифры по тексту (даты проведения мероприятий, суммы выделяемых средств, площадь земельного участка, площадь выделяемого жилья и т.д.);
- фамилия должностного лица, на которое возложен контроль за выполнением распорядительного документа;
- должность и фамилия лица, подписавшего распорядительный документ.
3.2.2.5. Приложение
Если к распорядительному документу префектуры имеются приложения, то это указывается в тексте.
Приложение к распорядительному документу является неотъемлемой частью распорядительного документа.
При наличии нескольких приложений их нумеруют. Знак номера (N) перед порядковыми номерами приложений не ставится.
Нумерация страниц приложений производится отдельно от нумерации страниц текста.
Каждое приложение имеет самостоятельную нумерацию страниц, начинающуюся со второй страницы. Номера страниц проставляются в середине верхнего поля листа (как при вертикальном, так и при горизонтальном расположении текста).
Название приложения должно соответствовать названию, приведенному в тексте распорядительного документа.
Если приложение оформлено в виде таблицы и занимает более одной страницы, наименование таблицы должно повторяться далее вверху каждой страницы.
Приложения содержат в верхнем правом углу первого листа отметку с указанием названия вида распорядительного документа, его даты и номера.
3.2.2.6. Обязательные пункты проекта распорядительного документа.
В распорядительных документах должны быть указаны:
- точные наименования управ районов, территориальных подразделений отраслевых или функциональных органов власти города Москвы, структурных подразделений префектуры, организаций или должности и фамилии должностных лиц, которым поручается исполнение задания;
- сроки исполнения поручений;
- поручение о контроле за выполнением данного распорядительного документа;
- указание о признании утратившими силу распорядительных документов либо их отдельных пунктов, если вновь принимаемый документ исключает действие ранее принятых;
- указание о снятии с контроля распорядительного документа в случае его выполнения либо, если новый документ принят взамен ранее принятого,
- отметка об отнесении документа к категории ограниченного пользования ("ДСП");
- отметка о наличии приложений.
В проектах распорядительных документов, основанием для принятия которых послужили другие документы (договоры, контракты, соглашения, решения конкурсных комиссий и т.п.), содержащие сведения конфиденциального характера, делается ссылка на данные документы (без указания конфиденциальной информации в тексте распорядительного документа).
При этом к проекту распорядительного документа, представляемого на подпись, прилагаются копии договоров, контрактов и т.п.
3.2.2.7. Поручения о контроле за исполнением распорядительных документов.
Контроль за исполнением распорядительных документов префектуры возлагается, как правило, на те должностные лица администрации округа, которые вносили вопрос на рассмотрение префекта.
При возложении контроля за выполнением распорядительного документа на двух должностных лиц функции координатора возлагаются на должностное лицо, указанное в распорядительном документе первым.
В случае, когда проект распорядительного документа представлен структурным подразделением префектуры, контроль за исполнением распорядительного документа может быть возложен на то должностное лицо администрации округа, которому в оперативном порядке поручено ведение данного вопроса, либо на руководителя подразделения, подготовившего документ. Возложение контроля за выполнением распорядительного документа персонально на префекта возможно только по прямому указанию (поручению) префекта и по согласованию с руководителем Аппарата префектуры.
Контроль за исполнением приказов префекта возлагается, как правило, на заместителей префекта в соответствии с распределением обязанностей или руководителей структурных подразделений префектуры, которые представили проект приказа на рассмотрение префекту.
Контроль за исполнением поручений возлагается на руководителя Аппарата префектуры и может осуществляться в Системе электронного документооборота Правительства Москвы.
3.2.2.8. Подготовка листа согласования.
К каждому проекту распорядительного документа исполнитель заполняет лист согласования, который печатается на оборотной стороне последнего листа документа (Приложение 2 к Регламенту префектуры).
На листе оформления располагаются подписи:
- исполнителя (реквизит "ИСПОЛНИТЕЛЬ") - конкретного специалиста органа администрации округа, управы района, структурного подразделения префектуры, подготовивших проект документа, его телефон;
- ответственного исполнителя (реквизит "ОТВЕТСТВЕННЫЙ ИСПОЛНИТЕЛЬ" - может отсутствовать) - конкретного специалиста структурного подразделения префектуры в случае, если исполнителем проекта документа является специалист управы района или территориального подразделения отраслевого и функционального органа власти;
- руководителя (заместителя руководителя) органа администрации округа, главы управы района, руководителя структурного подразделения префектуры, подготовивших проект документа (реквизит "ВНЕСЕНО");
- руководителя (заместителя руководителя) согласующих организаций (реквизит "СОГЛАСОВАНО");
- руководителя юридической службы префектуры (реквизит "СОГЛАСОВАНО");
- начальника Управления по работе с документами префектуры (реквизит "СОГЛАСОВАНО");
- руководителя Аппарата префектуры (реквизит "СОГЛАСОВАНО").
Распоряжение подлежит согласованию с руководителями территориальных подразделений отраслевых и функциональных органов власти, структурных подразделений префектуры, управ районов и организаций в ведении которых находятся вопросы, включенные в распорядительный акт.
3.2.2.9. Список рассылки.
К каждому распорядительному документу оформляется список рассылки, который располагается на листе оформления, либо на отдельном листе бумаги (если список рассылки не умещается на листе оформления).
В список рассылки включаются:
- должностные лица и управы районов, отраслевые управления, структурные подразделения префектуры и организации, названные в проекте в качестве исполнителей заданий, например: Архитектурно-планировочному объединению Юго-Восточного административного округа или Иванов И.И.;
- должностные лица, на которые возложен контроль исполнения, например: Петров П.П.;
- согласующие органы и организации, например: Административно-техническая инспекция по ЮВАО;
- организации, на которые распространяется действие данного документа, например: Окружной совет профсоюзов по Юго-Восточному административному округу.
- по всем распоряжениям - прокуратура ЮВАО.
Если действие документа распространяются на целый ряд однородных органов или подразделений, в реквизите "Разослать" они называются обобщенно, например, управам районов. Конкретные фамилии могут указываться только заместителей префекта, отдельных глав управ, а также должностные лица, на которых возложен контроль. Список рассылки печатается в дательном падеже. В случае рассылки документа в организации следует указывать адреса данных организаций с индексом. При направлении адресатам более одного экземпляра следует указать необходимое количество экземпляров. В случае наличия приложений к распорядительному документу, направляемых не во все адреса, следует сделать пометку "без приложения" либо указать, какое из приложений направляется.
Ответственность за правильность и полноту списка рассылки несет исполнитель.
3.2.3. Порядок согласования распорядительных документов префектуры
3.2.3.1. Согласующие органы и организации.
Проект распорядительного документа подлежит согласованию. Согласование осуществляется исполнителем:
- с заместителями префекта, в компетенции которых находится данный вопрос;
- со структурными подразделениями префектуры, с территориальными подразделениями отраслевых и функциональных органов власти, в компетенции которых находится данный вопрос;
- с главами управ районов (в соответствии с их компетенцией);
- с органами исполнительной власти и организациями окружного подчинения, указанными в проекте в качестве исполнителей;
- с общественными организациями (при необходимости);
- с юридической службой префектуры;
- с Управлением по работе с документами;
- с руководителем Аппарата префектуры.
Согласование проекта распорядительного документа о внесении изменений и дополнений в ранее изданный распорядительный документ производится с теми должностными лицами и управами районов, отраслевыми управлениями, структурными подразделениями префектуры, организациями, в компетенции которых находятся вопросы, разрешаемые в подготовленном проекте распорядительного документа.
Органы администрации округа, главы управ районов, структурные подразделения префектуры, осуществляющие согласование проектов распорядительных документов префектуры в соответствии со своей компетенцией, объединяются условным наименованием - "согласующий".
В отношении проектов распорядительных документов префектуры Юридическим отделом префектуры проводится обязательная антикоррупционная экспертиза. В случае необходимости проводится независимая антикоррупционная экспертиза в порядке, установленном постановлением Правительства Москвы от 02.06.2009 N 513-ПП "Об антикоррупционной экспертизе проектов правовых актов органов и должностных лиц исполнительной власти города Москвы".
3.2.3.2. Рассылка проекта распорядительного документа на согласование.
Ответственность за своевременную рассылку проекта распорядительного документа на согласование, в соответствии с п. 3.2.3.1., несет исполнитель, подготовивший проект распорядительного документа.
Рассылаемый проект распорядительного документа должен быть завизирован:
- исполнителем (реквизит "Исполнитель");
- ответственным исполнителем от префектуры, если проект подготовлен управами районов или территориальными подразделениями отраслевых и функциональных органов власти (реквизит "Ответственный исполнитель");
- руководителем (заместителем руководителя) органа администрации округа, главой управы района, руководителем структурного подразделения префектуры, подготовившим проект документа (реквизит "Вопрос внесен");
- юридической службой префектуры
Формы отправки на согласование проекта распорядительного документа могут быть различны: Система электронного документооборота Правительства Москвы, личные посещения, почтовые отправления, курьерская связь/применение электронной почты.
Использование факсимильной связи для передачи проектов не допускается.
3.2.3.3. Сроки согласования.
Срок рассмотрения проектов распорядительных документов, представленных на согласование, не должен превышать трех рабочих дней с момента поступления проекта к согласующему, если иной срок не установлен префектом.
В случае непредставления исполнителю согласующими проекта документа в указанный срок, проект считается согласованным. В этом случае исполнитель оформляет в производной форме записку о несоблюдении согласующими срока согласования, а на листе оформления делается надпись: "Автоматическое согласование. Записка прилагается".
Согласование действительно в течение одного месяца. В случае необходимости продления срока согласования исполнитель обращается к согласующему с просьбой подтвердить согласование, т.е. фактически проводит повторное согласование.
При повторном согласовании срок не должен превышать двух рабочих дней, если иной срок не установлен префектом.
3.2.3.4. Оформление согласования.
Согласование осуществляется путем визирования: на листе оформления указывается структурное подразделение префектуры или организации, должность, фамилия, подпись официального лица, согласующего проект, дата согласования. В отдельных случаях подпись должностного лица, осуществляющего согласование, может быть заверена печатью (для организаций).
Согласование проекта распорядительного документа, требующего решения финансовых вопросов, осуществляется заместителем префекта - руководителем контрактной службы при наличии виз заместителя префекта, курирующего направление деятельности, на которое выделяются финансовые средства, и начальника управления экономики и перспективного развития префектуры.
В случае необходимости согласования проекта с большим количеством согласующих к проекту дополнительно оформляется лист согласования.
Дополнительный лист согласования оформляется на чистом листе следующим образом: сверху делается надпись "Лист согласования проекта (распоряжения) "О..." (заголовок распорядительного документа), далее следует само согласование, т.е. указывается структурное подразделение префектуры или организации, должность, фамилия, подпись официального лица, согласующего проект, дата согласования.
В случае наличия однозначных, небольших по объему замечаний по проекту распорядительного документа согласующий указывает замечания в тексте проекта (на любом свободном месте), а на листе оформления (лист согласования) рядом с подписью указывает: "с замечаниями по пункту...".
В случае наличия замечаний по проекту распорядительного документа согласующий излагает замечания не на отдельном листе, а на листе оформления (лист согласования) рядом с подписью указывается: "с замечаниями. Замечания прилагаются".
3.2.3.5. Оформление разногласий.
Если замечания носят принципиальный характер, и согласующий с исполнителем имеют различные точки зрения, оформляется письмо разногласий, а на листе оформления (лист согласования) указывается: "письмо разногласий прилагается". Надпись на листе согласования оформляется исполнителем.
Письмо разногласий оформляется в произвольной форме, обязательным является указание спорных пунктов проекта распорядительного документа, а также изложение точек зрения исполнителя и согласующего. Письмо разногласий подписывает руководитель (заместитель руководителя) территориального подразделения отраслевых и функциональных органов власти, глава управы района, руководитель структурного подразделения префектуры, выступающие в качестве согласующих сторон проекта распорядительного документа.
В случае наличия письма разногласий по проекту распоряжения префектуры вопрос представления проекта на подпись префекту решается руководителем Аппарата префектуры. Окончательное решение принимает префект.
3.2.3.6. Повторное согласование.
Внесение в проект незначительных, не меняющих сути документа изменений, не влечет за собой повторного визирования.
При появлении замечаний, имеющих принципиальное значение, исполнитель должен заново согласовать проект со всеми согласующими.
Ответственность за решение о целесообразности или нецелесообразности повторного согласования несет исполнитель (организационная структура, подготовившая проект, структурное подразделение Аппарата префектуры).
3.2.4. Доработка проекта распорядительного документа после согласования
Доработка проекта распорядительного документа после согласования включает в себя внесение в единый экземпляр проекта всех замечаний и дополнений, внесенных согласующими.
Ответственность за соответствие внесенных изменений и дополнений в проект распорядительного документа замечаниям согласующих возлагается на исполнителей.
В случае наличия разногласий делается служебная записка на имя префекта или лица исполняющего его обязанности со ссылкой на то, что "письмо разногласий прилагается".
3.2.5. Порядок представления проектов распорядительных документов префектуры для рассмотрения и утверждения
Представление подготовленных в соответствии с данным Регламентом проектов распорядительных документов для их рассмотрения и утверждения осуществляется исполнителем документа лично.
Контроль за качеством распоряжений префектуры осуществляет Управление по работе с документами.
Контроль за качеством приказов префектуры по кадровым вопросам осуществляет Управление государственной службы и кадров.
Контроль за качеством проектов распорядительных документов префектуры включает в себя:
- проверку правильности оформления (использование бланка, наличие заголовка, структура текста, соотношение размеров мотивировочной и распорядительных частей, форма изложения, наличие обязательных пунктов о контроле и при необходимости отмене или изменении ранее принятого документа, оформление подписи, наличие ссылок и приложений, правильность официальных названий и наименований органов администрации округа и ее должностных лиц, указание сроков исполнения, четкость и однозначность толкования формулировок, наличие листа согласования и т.д.);
- анализ положения по решению данного вопроса (наличие утвержденных распорядительных документов префектуры, их выполнение или невыполнение);
- проверку комплектности представленных документов (наличие приложений, при необходимости листа разногласий, документов, на которые есть ссылка или упоминание в тексте, исторической справки);
- проверку листа согласований (наличие всех необходимых согласований и их действенность, указание справочных данных исполнителя, полнота и достаточность списка рассылки).
Контроль за соответствием представленного проекта распорядительного документа префектуры законодательным актам Москвы и Российской Федерации, а также действующим распорядительным документам префектуры, возлагается на Юридический отдел префектуры.
В целях контроля за качеством проектов распорядительных документов исполнитель представляет проекты распоряжений префектуры в Управление по работе с документами, за два рабочих дня до установленного в поручении префекта срока или при инициативной подготовке проекта распоряжения - по мере необходимости.
Управление по работе с документами принимает проекты распорядительных документов при наличии всех необходимых виз согласования.
Передачу проектов распоряжений префектуры, прошедших экспертизу качества подготовки проекта, на подпись префекту производит Управление по работе с документами.
3.2.6. Доработка проектов распоряжений префектуры
Подписанные и отклоненные распоряжения префектуры поступают в Управление по работе с документами, где исполнитель может получить информацию о принятом решении, а в случае необходимости доработки - и сам проект распоряжения
Распоряжения префектуры, подписанные с замечаниями, дорабатываются исполнителем с учетом высказанных замечаний и дополнений в срок, не превышающий двух рабочих дней, кроме случаев, когда префектом не установлен иной срок.
Доработка проекта распоряжения осуществляется исполнителем с учетом замечаний и дополнений:
- для проектов распоряжений, подготовленных по поручению префекта - в срок не более одного рабочего дня, если префектом при возврате проекта распоряжения не установлен другой срок;
- для проектов распоряжений, подготовленных в инициативном порядке - время доработки определяет сам исполнитель.
Проекты распоряжений префектуры после доработки вновь поступают в Управление по работе с документами для передачи на подпись префекту.
3.2.7. Доработка приказов
Приказы префектуры, подписанные с замечаниями, дорабатываются исполнителем с учетом высказанных замечаний и дополнений в срок, не превышающий одного рабочего дней (со дня подписания распорядительного документа), кроме случаев, когда префектом установлен иной срок.
3.2.8. Подписание распорядительных документов префектуры
Распоряжение, приказ префектуры и поручение префекта может издавать (подписывать) только префект, а также лицо, его официально замещающее.
В случае, когда распоряжение, приказ и поручение подписано другим должностным лицом, реквизит "подпись" оформляется следующим образом: "Исполняющий обязанности префекта" и далее указывается инициалы, фамилия, должностного лица, подписавшего документ.
Совместные распорядительные документы должны быть подписаны всеми должностными лицами, издающими распоряжение. При этом подписи располагаются на одном уровне и, как правило, должны соответствовать расположению реквизита "автор" на бланке документа.
Подлинники распорядительных документов, принятых совместно несколькими должностными лицами (органами), оформляются в количестве, равном числу должностных лиц (органов), подписавших документ.
3.2.9. Регистрация, рассылка и формирование дел распорядительных документов префектуры
Распорядительные документы префектуры после их подписания регистрируются в Управлении по работе с документами и рассылаются согласно списку рассылки через Систему электронного документооборота Правительства Москвы или на бумажном носителе в двухдневный срок в соответствии с требованиями, установленными федеральным законодательством.
Приказы префекта по кадровым вопросам после их подписания сдаются в Управление государственной службы и кадров.
Внесение каких-либо исправлений в подписанные распорядительные документы запрещено.
Подготовка и рассылка выписок из текста распорядительных документов не осуществляется.
3.2.9.1. Регистрация распорядительных документов префектуры.
Регистрация распоряжений и приказов производится в течение года в порядке возрастания номеров согласно Номенклатуре дел префектуры, утверждаемой префектом.
Датой указанных документов является дата их регистрации, которая, как правило, должна совпадать с датой подписания.
Совместные распорядительные документы, принятые (изданные) несколькими органами (должностными лицами), имеют единую дату (самая поздняя дата) и регистрационный номер каждого из авторов распорядительного документа, которые проставляются через косую черту в порядке указания авторов на документе (слева направо).
Например, распоряжение префектуры Юго-Восточного административного округа, принятое совместно с Департаментом жилищно-коммунального хозяйства и благоустройства города Москвы N 5450/05-02-298/4 означает, что распоряжение префекта зарегистрировано в Управлении по работе с документами за N 5450, а распоряжение Департамента жилищно-коммунального хозяйства и благоустройства города Москвы зарегистрировано в Департаменте за N 05-02-298/4, даты совместного документа 09.02.2014 г. совпадают.
3.2.9.2. Рассылка документов на бумажных носителях.
Подписанные документы тиражируются и рассылаются в соответствии со списком рассылки в двухдневный срок (в случае необходимости рассылка осуществляется в более сжатые сроки).
Приложения являются неотъемлемой частью распорядительного документа и подлежат рассылке в соответствии со списком рассылки. Приложения больших объемов могут быть изданы в виде брошюр и в этом случае рассылку приложений осуществляет исполнитель.
Тиражирование и рассылку распорядительных документов осуществляет Управление по работе с документами префектуры.
Каждый экземпляр рассылаемого документа должен быть заверен печатью "Управление по работе с документами" префектуры.
3.2.9.3. Замена отдельных листов разосланных распорядительных документов.
Замена разосланных экземпляров распорядительных документов при обнаружении орфографических или технических ошибок может быть произведена только с разрешения руководителя Аппарата префектуры. При необходимости исправления (замены) даже одного слова производится замена полного листа распорядительного документа, при этом сохраняется нумерация страниц утвержденного распорядительного документа.
В этом случае Управление по работе с документами оформляет заменяемый лист распорядительного документа следующим образом: на верхнем поле нового (изменяемого) листа делает надпись "Взамен разосланного" (при замене нескольких листов надпись делается на каждой странице) и указывается дата, номер и название распорядительного документа, в котором производится замена листов (при замене первой страницы - дату, номер и название указывать не обязательно).
Дело распорядительного документа (подлинник) дополняется заменяемым листом (листами).
3.2.9.4. Формирование дел распорядительных документов префектуры.
Подписанные распорядительные документы формируются в дела в течение года в порядке возрастания номеров в соответствии с установленным порядком регистрации распорядительных документов.
Дело распорядительного документа включает в себя:
- подлинник распорядительного документа;
- приложения к распорядительному документу;
- листы согласований и листы (письма) разногласий (если имеются).
3.3. Порядок подготовки проектов распорядительных документов Правительства Москвы
При подготовке проектов указов и распоряжений Мэра Москвы, постановлений и распоряжений Правительства Москвы необходимо руководствоваться п. 3.2 Регламента Правительства Москвы, утвержденного постановлением Правительства Москвы от 21 февраля 2006 года N 112-ПП.
3.4. Порядок осуществления контрольной деятельности
Информация о выполнении распорядительного документа префектуры докладывается префекту административного округа лицом, на которое возложен контроль за исполнением распорядительного документа.
В случае, если документ не исполнен в установленный срок, должностное лицо, на которое возложен контроль за исполнением, обязан указать причины невыполнения и предложения по дальнейшему контролю.
3.5. Бланки документов
Документы в префектуре должны оформляться на бланках утвержденного образца.
Документы в Системе электронного документооборота Правительства Москвы оформляются на электронном бланке, который является электронным образом бланка утвержденного образца.
3.5.1. Макеты бланков документов разрабатываются на бумаге формата А4 и представляются на утверждение префекту руководителем Аппарата префектуры.
Образцы электронных бланков рассылаются Управлением по работе с документами по электронной почте в формате MS Word исполнителям документов.
Ответственность за соответствие используемого в документе электронного бланка утвержденному образцу возлагается на исполнителя документа.
3.5.2. В префектуре применяются бланки, согласованные с Управлением по организации работы с документами Правительства Москвы:
- префектура;
- префект;
- префектура - приказ;
- префектура - распоряжение;
- префект - поручение;
- заместитель префекта;
- руководитель Аппарата префектуры.
3.5.3. Для ведения "внутренней" переписки бланки не используются. "Внутренней" считается переписка между структурными подразделениями префектуры, а также между должностными лицами названных структур.
3.5.4. Применение бланков документов обязательно при направлении документов в сторонние организации.
3.5.5. Использование ксерокопий бланков префектуры запрещено.
3.6. Применение печатей префектуры
На документах, требующих особого удостоверения, ставится печать. Печать удостоверяет подлинность подписи должностного лица.
3.6.1. В префектуре используются гербовая печать "Префектура Юго-Восточного административного округа", а также простые круглые печати: "Префектура (для документов)", "Управление делами", "Управление по работе с документами", "Управление государственной службы и кадров", "Первый отдел", "Второй отдел", "Административная комиссия префектуры Юго-Восточного административного округа по делам об административных правонарушениях".
3.6.2. Гербовой печатью "Префектура Юго-Восточного административного округа" заверяется подпись префекта (или лица, его замещающего) на документах, требующих особого удостоверения: наградные материалы, характеристики, финансовые документы, штатные расписания структурных подразделений префектуры и изменения к ним, справки о допуске по соответствующей форме, подписанные начальником Первого отдела префектуры, и т.д.
3.6.3. Простой круглой печатью "Префектура (для документов)" удостоверяются подписи заместителей префекта и главного бухгалтера.
3.6.4. Печатью "Управление делами префектуры" заверяется подпись руководителя Аппарата префектуры, начальников управлений, ответственных должностных лиц на справках и командировочных удостоверениях сотрудников префектуры.
3.6.5. Печатью "Управление по работе с документами" удостоверяются копии распорядительных документов префектуры при необходимости копии протоколов.
3.6.6. Печатью "Управление государственной службы и кадров" удостоверяются подписи руководителей и сотрудников управления на трудовых книжках, различных справках кадрового характера, заверяются копии документов, составляющих "личные дела" сотрудников префектуры.
3.6.7. Гербовая печать "Префектура Юго-Восточного административного округа г. Москвы", а также простая круглая печать "Префектура (для документов)" хранятся в отделе бухгалтерского учета и отчетности.
Простая круглая печать "Управление по работе с документами" хранится в Управлении по работе с документами.
Простая круглая печать "Управление государственной службы и кадров" хранится в Управлении государственной службы и кадров.
Простая круглая печать "Первый отдел" хранится в Первом отделе префектуры.
Простая круглая печать "Второй отдел" хранится во Втором отделе префектуры.
Простая круглая печать "Административная комиссия префектуры Юго-Восточного административного округа по делам об административных правонарушениях" хранится у ответственного секретаря данной комиссии.
3.6.8. Заверение копий документа производится для придания документу юридической силы.
При этом префектура, ее структурные подразделения могут выдать копии только документов префектуры, т.е. документов, автором которых являются должностные лица и структурные подразделения префектуры.
Копия с документа воспроизводится средствами оперативной полиграфии. Копия должна быть заверена должностным лицом, удостоверяющим полное соответствие подлиннику.
Заверительная надпись составляется по форме: "верно", наименование должности лица, заверившего копию, его личная подпись, расшифровка и дата заверения копии; печатается от нулевого положения табулятора. На копиях отправляемых документов, остающихся в деле, должность, сотрудника, заверившего копию, допускается не указывать.
В ряде случаев (оговоренных документами) заверительная надпись удостоверяется печатью.
4. Порядок подготовки и проведения заседаний коллегии в префектуре
4.1. Коллегия префектуры
4.1.1. Для решения вопросов, связанных с хозяйственной и экономической деятельностью на территории округа, его социально-экономическим развитием, формируется коллегия.
4.1.2. Коллегию возглавляет председатель коллегии - префект, структура и персональный состав коллегии утверждается префектом.
4.1.3. Коллегия префектуры состоит из:
председателя коллегии - префекта;
членов коллегии:
- заместителей префекта;
- руководителя Аппарата префектуры;
- глав управ районов.
4.1.4. Созыв коллегии префектуры осуществляется префектом или лицом, его замещающим.
Время для докладов устанавливается председательствующим, как правило, в пределах 10 минут, для выступления (в т.ч. в прениях) - не более 5 минут.
4.1.5. За подготовку заседаний коллегии несет ответственность руководитель Аппарата префектуры.
4.1.6. Вопросы на заседаниях коллегии рассматриваются в соответствии с планом работы. В отдельных случаях, по решению префекта, на рассмотрение могут вноситься вопросы, не предусмотренные планом работы. При внесении на рассмотрение коллегии внеплановых инициативных вопросов на имя префекта составляется служебная записка инициатором вопроса с обоснованием необходимости его рассмотрения.
4.1.7. Проекты повестки дня заседаний коллегии готовятся Отделом префекта на основе материалов, подготовленных и оформленных в соответствии с требованиями данного Регламента, согласовывается с префектом или лицом, его замещающим.
При планировании закрытых заседаний (обсуждении вопросов, содержащих секретную информацию) к работе привлекается Первый отдел.
4.1.8. Члены коллегии не позднее, чем за два дня до заседания, должны быть ознакомлены Управлением по работе с документами с проектом повестки дня и материалами по всем основным вопросам, вносимым на рассмотрение.
4.1.9. Заседания коллегии ведутся префектом или лицом, его замещающим. Повестка заседания и порядок работы утверждается членами коллегии в начале заседания.
4.1.10. Оповещение лиц, приглашенных на заседание, осуществляется Отделом префекта.
Вопрос об участии в заседаниях коллегии префектуры руководителей вышестоящих организаций предварительно согласовывается заместителями префекта, руководителем Аппарата префектуры, ответственными за подготовку соответствующего вопроса, с префектом.
В ходе заседания префект и члены коллегии имеют право:
- вносить предложения по повестке дня и порядку работы;
- получать от докладчиков дополнительные разъяснения по рассматриваемым вопросам;
- в необходимых случаях вносить предложения о переносе обсуждения вопроса на другое заседание или о дополнительном изучении вопроса специально созданной комиссией.
4.1.11. Присутствующие на заседании коллегии вправе:
- участвовать в обсуждении вопросов;
- вносить предложения об изменениях и дополнениях в проекты постановлений или об их доработке.
4.1.12. На заседании коллегии ведется протокол заседания коллегии и аудиозапись.
4.1.13. Отдельные вопросы коллегия префектуры может рассматривать на закрытых заседаниях.
4.2. Оформление протоколов заседаний коллегии
4.2.1. Ведение и оформление протоколов осуществляется Управлением по работе с документами.
4.2.2. Протоколы заседаний коллегии префектуры визируются начальником Отдела префекта и подписываются председательствующим на заседании коллегии.
4.2.3. Протоколы заседаний оформляются следующим образом: основная часть протокола делится на разделы в соответствии с пунктами повестки дня, каждый раздел протокола строится по форме: слушали - выступали - поручить - решили.
4.2.4. Ответственность за правильность составления протокола и его соответствие ходу заседания возлагается на Управление по работе с документами.
4.3. Порядок оформления решений коллегии
4.3.1. Проекты решений вносятся на рассмотрение коллегии в строгом соответствии с планом работы ответственными за вопрос заместителями префекта.
4.3.2. Вместе с проектом решения исполнитель, ответственный за подготовку вопроса, представляет в Управление по работе с документами согласованный с заместителем префекта список лиц, приглашаемых на заседание, с указанием докладчика, предварительно записавшихся выступающих, а также справочный материал.
4.3.3. Решения, принятые на заседании коллегии, дорабатываются исполнителем с учетом высказанных замечаний и предложений в трехдневный срок, кроме случаев, когда коллегия устанавливает другой срок.
4.3.4. Решения коллегии оформляются в виде протокольных поручений, в отдельных случаях распоряжениями префектуры.
4.3.5. По результатам коллегии префект подписывает протокол и оформленные решения.
5. Организация работы со служебными документами и обращениями граждан
5.1. Прием, первичная обработка и отправка корреспонденции.
5.1.1. Прием, отправка, регистрация служебных документов и обращений граждан, адресованных префекту и его заместителям, осуществляется Управлением по работе с документами следующими способами:
- через Систему электронного документооборота Правительства Москвы;
- фельдъегерской службой;
- через почтовое отделение;
- нарочными, курьерами;
- лично гражданами;
- с использованием факсимильной связи;
- с использованием электронной почты;
- с использованием телеграфной связи;
- в виде телефонограмм;
- с использованием информационного канала связи (для обращений граждан).
5.1.2. Служебные документы и обращения граждан, лично передаваемые в префектуру, принимаются только при вскрытых конвертах.
5.1.3. При приеме от нарочных служебных документов на копии документа ставится штамп, дата и подпись сотрудника, принявшего документ.
5.1.4. При приеме обращений от граждан при наличии копии обращения на ней, по просьбе гражданина, ставится штамп с указанием даты поступления документа в префектуру, контактный телефон и подпись сотрудника, принявшего документ.
5.1.5. Прием и отправка документов в префектуре производится централизованно, за исключением факсимильной, телефонной и электронной почты.
5.1.6. Пользователи Системы электронного документооборота в префектуре регулярно, но не реже чем каждые два часа, осуществляют проверку поступления новых электронных документов.
5.1.7. Корреспонденция, поступившая в нерабочее время, в выходные и праздничные дни из Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Правительства Москвы, Московской Городской Думы и в связи с чрезвычайными ситуациями, принимается дежурными префектуры с последующей передачей в Управление по работе с документами (с указанием какие документы доложены префекту в рабочем порядке).
Указанная корреспонденция передается в 8.00 следующего рабочего дня.
5.1.8. При приеме корреспонденции проверяется правильность адресования и целостность упаковок.
При вскрытии конвертов со служебными документами проверяется наличие документов, указанных в них приложений, а также наличие удостоверяющих реквизитов (подписи, печати и др.).
В случае обнаружения недостачи, либо отсутствия необходимых реквизитов служебные документы возвращаются отправителю с указанием причин возврата.
5.1.9. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается отправителю с пояснением причины возврата не позднее следующего рабочего дня с момента получения.
5.1.10. На служебных документах и обращениях граждан, поступивших в Управление по работе с документами до 16.00 текущего дня, проставляется штамп с указанием даты текущего дня (дата поступления).
На корреспонденции, поступившей после 16.00, проставляется штамп с указанием даты следующего рабочего дня.
5.1.11. Сотрудники Управления по работе с документами осуществляют регистрацию и, при необходимости, перевод в электронный образ поступившей корреспонденции и направляют на рассмотрение префекту, заместителям префекта, руководителю Аппарата префектуры в соответствии с распределением обязанностей в Системе электронного документооборота.
5.1.12. Документы, требующие срочного рассмотрения, с грифами: "Срочно", "Весьма срочно", "Вручить немедленно", регистрируются с указанием даты текущего дня (дня поступления), и сразу направляются через Систему электронного документооборота Правительства Москвы.
5.1.13. Начальник Управления по работе с документами имеет право в случае неправильно оформленного документа в Системе электронного документооборота Правительства Москвы:
- отказать в регистрации и вернуть документ исполнителю с указанием ошибки;
- пригласить исполнителя к себе по документам срочного характера для исправления допущенной ошибки.
5.2. Регистрация документов и особенности работы с обращениями граждан и служебной корреспонденцией.
5.2.1. Регистрации в Управлении по работе с документами подлежат все документы, требующие учета и использования в справочных целях (служебные документы и обращения граждан).
Если обращение поступило в префектуру не по адресу, то оно пересылается по назначению с обязательным уведомлением об этом автора обращения.
5.2.2. Информация обо всех поступивших документах, в том числе электронный образ, и их прохождении в префектуре регистрируется в Системе электронного документооборота Правительства Москвы.
Все письменные обращения граждан, поступающие в префектуру, регистрируются в Управлении по работе с документами и передаются в соответствии с резолюцией префекта, заместителей префекта в управления префектуры и управы районов только через Систему электронного документооборота Правительства Москвы.
При регистрации документов используются индексы в соответствии с утвержденной номенклатурой дел префектуры.
5.2.3. Работа с обращениями граждан в префектуре осуществляется на основании Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращения граждан Российской Федерации", Регламента Правительства Москвы, а также настоящего Регламента.
5.2.4. В соответствии с законом под обращениями граждан понимаются изложенные в устной и письменной форме предложения, заявления, жалобы, ходатайства, в том числе коллективные обращения и петиции граждан.
5.2.5. Письменные обращения граждан должны содержать наименование и адрес органа власти округа или должностного лица, которым они адресованы, изложение существа предложения, заявления, жалобы, ходатайства, фамилию, имя, отчество обращающихся, их адреса, контактный телефон, дату и личную подпись.
Обращение, в котором отсутствует фамилия, адрес и личная подпись, считается анонимным и не подлежит рассмотрению.
Не рассматривается обращение, содержащее выражения, оскорбляющие честь и достоинство других лиц.
Обращение гражданина с просьбой о толковании действующего российского законодательства, законодательства города Москвы возвращается им без рассмотрения с извещением об органе государственной власти, в компетенцию которого входит толкование федеральных законов и законодательных актов города, в адрес которого им следует обратиться.
Нумерация подпунктов приводится в соответствии с источником
5.2.7. Запрещается отправлять на рассмотрение обращение гражданина по поводу восстановления его прав или законных интересов (жалобу) тому должностному лицу или органу исполнительной власти города Москвы, действия (бездействие) которых обжалуется.
Рекомендуется осуществлять рассмотрение жалобы комиссионно.
5.2.8. В целях своевременной и качественной подготовки ответов по обращениям граждан и служебной корреспонденции в Правительство Москвы для управлений префектуры и управ районов контрольным сроком исполнения данных документов является дата, указанная в резолюции префекта, заместителя префекта. В случае неисполнения указанного контрольного срока руководитель Аппарата префектуры вносит руководству префектуры предложения о дисциплинарной ответственности и депремировании сотрудников, не обеспечивающих своевременное выполнение поручений префекта, заместителя префекта вышестоящих организаций.
5.2.9. Ответственность за своевременное и полное рассмотрение обращений граждан и служебной корреспонденции возлагается на руководителей структурных подразделений префектуры.
Руководители структурных подразделений назначают специалистов, ответственных за делопроизводство.
5.2.10. Ответственные за делопроизводство обязаны ежедневно формировать отчеты о неисполненных поручениях на предстоящий период и принимать все возможные меры по их своевременному выполнению, в том числе:
- напоминать исполнителю о приближении срока исполнения;
- организовывать работу с соисполнителями по получению необходимой информации;
- докладывать начальнику управления и заместителю префекта о непредставленной информации, проверять соответствие текстов документов правилам русского языка, законам формальной логики, требованиям регламентов Правительства Москвы и префектуры;
- обеспечивать своевременное согласование документа ответственным исполнителем, а также незамедлительную сдачу проектов документов в Управление по работе с документами (при необходимости наличия документа на бумажном носителе).
5.2.11. Повторными считаются документы, поступившие в префектуру по одному и тому же вопросу из одной организации или от одного и того же частного лица (группы лиц) в течение года, считая от даты первичной регистрации документов в префектуре, и если со времени подачи первого сообщения истек установленный законодательством срок рассмотрения, а также, если первоначальное решение вопроса, содержащее в обращении, не удовлетворило заявителя или организацию.
5.2.12. В тех случаях, когда рассмотрение вопросов, поставленных автором обращения, требует дополнительного времени для их решения, исполнитель обязан дать промежуточную справку на имя руководителя префектуры, чья резолюция была первоначально, с просьбой установления нового конкретного срока с уведомлением об этом автора обращения.
5.2.13. По итогам рассмотрения письма составляется справка - ответ на имя префекта или его заместителей, давшего поручение по рассмотрению обращения. Ответы - справки оформляются на бланках префекта и его заместителей, а также на бланках глав управ районов.
5.2.14. Ответ должен содержать конкретную и четкую информацию по всем вопросам, поставленным в обращении:
- что, когда и с кем сделано и будет делаться;
- в случае, если ранее по обращению гражданина не было принято необходимых мер, должен быть определен виновный, а также сообщено какое наказание он понес за это, и дана информация, какие меры в настоящее время приняты.
5.2.15. Если исполнение поручения по обращению гражданина невозможно в установленные сроки, то в ответе необходимо указать конкретную дату - реальный срок исполнения, в который будет представлен дополнительный ответ. О продлении сроков исполнения поручения и причинах продления в обязательном порядке сообщается заявителю.
Необходимо иметь ввиду следующее: если в ответе будет сообщено лишь о предполагаемых действиях по решению вопросов, поставленными гражданами в своих обращениях, документ с контроля снят не будет до момента принятия окончательного решения и конкретной информации о принятых мерах.
Если просьбу (жалобу) невозможно удовлетворить, то ответ должен содержать аргументированный отказ (со ссылками на статьи соответствующего Закона или другого нормативного документа).
5.2.16. В ответе в организацию, давшую поручение, должно указываться кем и когда дан ответ гражданину.
При ответе на коллективное обращение необходимо указать фамилию и адрес лица, которому был дан ответ.
В случае коллективных обращений граждан с большим количеством подписей, а также по письмам, в которых затронуты интересы значительных групп населения либо ставится под сомнение авторитет органов власти, необходимо информацию о рассмотрении такого рода обращений доводить до возможно большего числа граждан через СМИ, собрания жителей и другие формы общения с населением.
5.2.17. Ответ в вышестоящую организацию подписывается руководителем либо лицом, официально его замещающим.
Ответ в вышестоящие органы (в Администрацию Президента, Правительство Российской Федерации, на поручения Мэра, руководителя Аппарата Мэра и Правительства Москвы) подписывается префектом административного округа.
5.2.18. В ответе указывается:
- название организации (фамилия должностного лица), давшей поручение, которой направляется ответ;
- дается ссылка на регистрационный номер организации;
- указывается дата отправки и исходящий номер;
- инициалы, фамилия и телефон исполнителя;
В ответе заявителю (если он не дается одновременно в копии с ответом в организацию) указывается: "В связи с Вашим обращением в адрес Мэра Москвы (Президента России, Правительства Москвы, префектуру и т.п.) сообщаем...".
5.2.19. На основании анализа, проводимого ежеквартально по обращениям граждан и служебным документам, Управлением по работе с документами готовится справка-информация и направляется во все структурные подразделения округа.
5.2.20. Устные обращения граждан рассматриваются в тех случаях, когда изложенные в них факты и обстоятельства очевидны и не требуют дополнительной проверки, личности обращающихся известны или установлены.
На устные обращения граждан, как правило, дается ответ в устной форме.
В отдельных случаях ввиду сложного характера вопросов, поставленных в устных обращениях граждан, либо необходимости дополнительной проверки изложенных в них фактов должностные лица дают соответствующие поручения исполнителям в порядке подчиненности.
Указанные обращения регистрируются и ставятся на контроль, результаты их рассмотрения доводятся до сведения заинтересованных лиц в порядке, установленном законом.
5.3. Особенности работы с обращениями граждан в электронном виде.
5.3.1. Ответ гражданину на обращение, поступившее в Департамент в форме электронного документа (далее - электронное обращение), направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, с использованием Единой почтовой системы Правительства Москвы.
5.3.2. Управление по работе с документами направляет на рассмотрение заместителю префекта, главе управы электронное обращение в Системе электронного документооборота Правительства Москвы в соответствии с распределением обязанностей.
5.3.3. Исполнитель готовит все ответы на обращения граждан и согласовывает их в Системе электронного документооборота Правительства Москвы в соответствии с действующим порядком работы в указанной системе.
5.4. Особенности работы по рассмотрению обращений Уполномоченного по правам ребенка в городе Москве.
5.4.1. Работа с обращениями Уполномоченного по правам ребенка в городе Москве (далее - Уполномоченного) осуществляется на основании Закона города Москвы от 3 октября 2001 года N 43 "Об Уполномоченном по правам ребенка в городе Москве", а также настоящего Регламента.
5.4.2. Должностные лица органов исполнительной власти округа обязаны в двухнедельный срок предоставлять сведения, материалы и документы по запросам Уполномоченного, необходимые для осуществления его полномочий.
5.4.3. Органы исполнительной власти округа, их должностные лица, которым Уполномоченный направляет свое заключение, обязаны рассмотреть заключения и рекомендации Уполномоченного в двухнедельный срок и уведомить Уполномоченного о принятых мерах в письменной форме.
В случае, если рекомендации Уполномоченного не выполнены, в ответе должно содержаться обоснование причин их невыполнения.
5.4.4. Уполномоченный имеет право принимать непосредственное участие в рассмотрении и обсуждении поставленных им вопросов. О времени и месте рассмотрения Уполномоченный должен быть извещен не позднее чем за три дня до даты рассмотрения вопроса.
5.5. Оформление резолюций и рассмотрение документов.
5.5.1. Рассмотрение документа в префектуре предполагает ознакомление с содержанием документа, подготовку проекта резолюции, направление документа на доклад руководству, подписание резолюции в Системе электронного документооборота Правительства Москвы.
5.5.2. Рассмотрение документа в префектуре производится не позднее двух рабочих дней с момента получения документа в Управлении по работе с документами.
5.5.3. Резолюции оформляются в Системе электронного документооборота Правительства Москвы. Рукописные резолюции префекта подлежат немедленному внесению в указанную систему.
Документы, направленные исполнителю, но не входящие в его компетенцию, возвращаются в Управление по работе с документами по договоренности в течение трех дней, оперативного характера - в течение одного дня, срочного характера - в течение трех часов с момента получения.
При нарушении сроков возврата документов исполнитель под свою ответственность организует исполнение поручения.
5.5.4. В состав резолюции входят следующие элементы:
- исполнитель (фамилия и инициалы должностного лица или лиц, которым дается поручение);
- содержание поручения;
- срок исполнения поручения.
Дополнительно (знак +) могут быть указаны фамилии и инициалы должностных лиц, которым данный документ направляется для информации и, по их усмотрению, участия в решении вопроса, а также контроля за ходом исполнения.
При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель, либо им считается лицо, указанное в резолюции первым.
Если срок исполнения в резолюции не указан, это означает, что исполнение документа предусмотрено в течение одного месяца.
Резолюция подписывается должностным лицом, которое дает поручение (его подпись расшифровывается на бланке) и датируется.
5.5.5. Запрещается направлять жалобу на рассмотрение должностному лицу, решение или действие (бездействие) которого обжалуется, в этом случае обращение направляется в структурное подразделение префектуры по направлению деятельности для подготовки проекта ответа за подписью префекта или руководителя аппарата в зависимости от поручения и содержания обращения.
5.5.6. Кроме руководителя, давшего поручение по исполнению документа, резолюции имеют право подписывать от своего имени заместители данных руководителей или должностные лица, официально их замещающие.
В этом случае в реквизите "подпись" указывается должность и фамилия лица, фактически подписавшего резолюцию.
Право подписи на резолюциях от имени и по поручению руководителей имеют:
от имени префекта - должностные лица, которым это право предоставлено;
от имени заместителя префекта - должностные лица, которым это право предоставлено;
от имени руководителя Аппарата префектуры - должностное лицо, которому такое право предоставлено руководителем Аппарата префектуры.
5.5.7. В случае отсутствия префекта его полномочия по приказу префекта осуществляет заместитель префекта, который выступает в качестве исполняющего обязанности префекта.
В этом случае исходящую корреспонденцию из префектуры подписывает заместитель префекта как "Исполняющий обязанности префекта" с использованием бланков префекта.
5.5.8. Право, предоставленное руководителями префектуры определенным должностным лицам от их имени давать поручения по исполнению документов, должно быть зафиксировано в соответствующих нормативных или организационных документах (регламентах, положениях, должностных инструкциях и т.д.).
5.5.9. В случае отсутствия префекта его полномочия осуществляет заместитель префекта, который выступает в качестве исполняющего обязанности префекта.
В этом случае резолюции по исполнению документов, поступивших на имя префекта, указанное должностное лицо подписывает как "Исполняющий обязанности префекта" с использованием бланков резолюции префекта.
5.5.10. Перевод Системы электронного документооборота на исполнение обязанностей префекта заместителем префекта осуществляется Управлением по работе с документами.
5.6. Оформление исходящих документов.
5.6.1. Исходящие документы (в том числе и инициативные) оформляются на бланках для писем, утвержденных в префектуре, а также на соответствующих электронных бланках в Системе электронного документооборота Правительства Москвы
5.6.2. Право подписи на должностных бланках префектуры имеют лица, должность которых указана на бланке, а также лица, исполняющие их обязанности.
5.6.3. Исходящие документы (в том числе и инициативные) на бумажном носителе принимаются к отправке в случае направления документа в один адрес - в двух экземплярах, в случае направления нескольким адресатам - в таком количестве экземпляров, которое соответствовало бы количеству адресатов на документе плюс один.
5.6.4. Инициалы, фамилия и номер служебного телефона исполнителя на документах располагаются в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа (оформляется с использованием шрифта размером на 2-4 кегля меньше, чем текст документа).
Экземпляр исходящего документа (копия), остающийся в Управлении по работе с документами, должен быть завизирован руководителем подразделения, подготовившего документ и исполнителем (то же самое относится и к ответам на служебные письма, обращения граждан и распорядительные документы).
Исходящие документы направляются в Управление по работе с документами для отправки на электронном или бумажном носителе в соответствии с данным Регламентом.
Электронные документы визируются исключительно в Системе электронного документооборота Правительства Москвы без применения рукописной подписи.
5.6.5. Соответствие подготовленного проекта ответа требованиям Регламента Правительства Москвы и настоящего Регламента осуществляют сотрудники Управления по работе с документами.
5.6.6. Проекты ответов непосредственно перед подписью префекта в Системе электронного документооборота в обязательном порядке согласуются начальником Управления по работе с документами.
5.6.5. Для ведения "внутренней" переписки электронные бланки документов не применяются. "Внутренней" считается переписка между заместителями префекта, структурными подразделениями префектуры, а также между должностными лицами названных структур. "Внутренняя" переписка, в том числе и служебные записки, оформляется исключительно в Системе электронного документооборота Правительства Москвы и регистрируется в структурном подразделении, подготовившем документ, согласно номенклатуре делопроизводства.
Применение бланков, в том числе и должностных, обязательно при направлении документа в сторонние организации.
5.6.6. Инициативным документам присваивается самостоятельный исходящий номер в соответствии с номенклатурой дел.
5.6.7. После исполнения документа при направлении документа автору исходящим номером этого ответа является входящий номер документа, данный при регистрации обращения.
5.6.8. Выдача служебных документов на руки автору для отправки или адресату допускается в исключительных случаях, в связи со срочностью решения вопросов, поставленных в документах, в Управлении по работе с документами под роспись получателя (с обязательным указанием ФИО, номера контактного телефона), при наличии записки руководителя структурного подразделения префектуры либо лица его замещающего, рассматривавшего документ, и резолюции руководителя Аппарата префектуры.
5.6.9. Выдача ответов префектуры на обращение гражданина или организации на руки заявителю (адресату) допускается только в случаях, когда в обращении гражданина/организации содержится просьба "выдать на руки", выдается под роспись получателя (с обязательным указанием ФИО, номера контактного телефона) при предъявлении документов, удостоверяющих личность получателя, доверенность от организации (для получателя - представителя организации), доверенность от автора обращения (для получателя - представителя обратившегося гражданина).
5.7. Срок исполнения служебного документа и обращения гражданина.
5.7.1. В префектуре подлежат исполнению поручения должностных лиц исполнительной власти города, округа, Правительства России, Администрации Президента РФ, зафиксированные в служебных документах, а также резолюциях по исполнению служебных документов и обращений граждан.
5.7.2. Исполнение предполагает разработку мер, направленных на осуществление и проведение в жизнь поручений должностных лиц исполнительной власти города, округа.
5.7.3. Ответственность за качественное и своевременное исполнение указанных документов и поручений, как содержащихся в них, так и данных по их исполнению, возлагается на должностные лица исполнительной власти округа в соответствии с возложенными на них функциями.
5.7.4. Срок исполнения служебного документа и обращения гражданина указываются в резолюциях должностных лиц префектуры.
Каждая последующая резолюция должна быть оформлена с учетом конечного срока исполнения, установленного первой резолюцией.
Отсутствие указания конкретного срока исполнения в резолюции означает, что исполнение документа предусмотрено в течение одного месяца, за исключением документов, имеющих сроки исполнения, установленные федеральным и московским законодательством.
Годовые и месячные периоды времени исчисляются календарными днями; срок исполнения, установленный в днях, исчисляется рабочими днями. Срок исполнения, установленный в днях лично префектом, исчисляется календарными днями. Срок исполнения, установленный календарной датой, истекает в день, установленный в резолюции.
Срок исполнения истекает:
- исчисляемого месяцем - через 28, 30 или 31 день в зависимости от месяца года (в соответствующее число следующего месяца), не считая нерабочих праздничных дней;
- исчисляемого неделей - через пять дней, не считая нерабочих, праздничных и выходных дней;
- исчисляемого днями - в последний день исполнения поручения, не считая нерабочих, праздничных и выходных дней.
Нерабочие праздничные дни устанавливаются в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации.
Если последний день срока приходится на нерабочий день, днем окончания срока считается следующий за ним рабочий день.
Если служебный документ, обращение гражданина поставлены на контроль Мэром Москвы, Правительством Москвы, руководителем Аппарата Мэра и Правительства Москвы, срок исполнения поручений по ним исчисляется от даты поступления документа в Правительство Москвы (первичной регистрации документа в Аппарате Мэра и Правительства) и составляет один месяц, если в резолюции не установлен другой срок исполнения. Срок исполнения поручения, установленный в днях, начинается на следующий после подписания резолюции должностным лицом и ее регистрации в Аппарате Мэра и Правительства.
В случае переадресования документа, т.е. направления по принадлежности органам исполнительной власти города Москвы, срок исполнения исчисляется с даты поступления и регистрации документа в указанный орган.
Исполнение поручений, зафиксированных в резолюциях и снабженных специальными пометками, осуществляется в следующем порядке:
- поручения с пометкой "незамедлительно" исполняются в течение одного дня со дня подписания и регистрации поручения (резолюции);
- поручения с пометкой "весьма срочно" исполняются не позднее двух дней со дня подписания и регистрации поручения (резолюции);
- поручения с пометкой "срочно" исполняются не позднее трех дней со дня подписания и регистрации поручения (резолюции);
- поручения с пометкой "оперативно" исполняются не позднее 10 дней со дня подписания и регистрации поручения (резолюции).
Пометки срочности в префектуре имеют право проставлять префект, заместители префекта, руководитель Аппарата префектуры, которые ужесточают срок исполнения поручения путем введения соответствующей пометки.
При простановке пометок срочности вышеуказанными должностными лицами сотрудники Управления по работе с документами обязаны довести до сведения исполнителей информацию о срочном поручении и направить документ исполнителю, используя Систему электронного документооборота или средства оперативной доставки документов.
До двух месяцев устанавливается срок исполнения первичных поручений Мэра Москвы, руководителя Аппарата Мэра и Правительства Москвы, заместителей Мэра Москвы в Правительстве Москвы, данных по исполнению служебных документов по следующим вопросам:
- регистрация граждан по месту жительства и пребывания в Москве;
- предоставление жилой площади в Москве, а также внесение вопроса о предоставлении жилой площади на совещание коллегии префектуры;
- подбор земельных участков, выделяемых для коллективного садоводства;
- экономико-правовое регулирование земельных отношений на территории Москвы и лесопаркового защитного пояса, в том числе отвод земельных участков под застройку;
- разработка архитектурных и градостроительных проектов и их реализация в округе;
- рассмотрение ходатайства городских организаций о награждении государственными наградами Российской Федерации.
Данное положение не распространяется на работу с поручениями по исполнению документов, поступивших из вышестоящих органов с указанием конкретных сроков исполнения, а также обращений членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального собрания Российской Федерации, Московской Городской Думы, муниципальных собраний внутригородских муниципальных образований, парламентских и депутатских запросов (порядок и сроки работы с указанными документами изложен в Регламенте Правительства Москвы).
5.7.5. Для всех видов обращений граждан - индивидуальных и коллективных, поданных в письменной форме, если их разрешение не требует продления или принятия безотлагательных мер, устанавливаются единые предельные сроки рассмотрения.
Решение по обращению гражданина принимается в срок до одного месяца со дня его поступления и регистрации.
Обращение, не требующее дополнительного изучения и проверки, разрешается не позднее 15 календарных дней.
В тех случаях, когда для разрешения обращения необходимо проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов либо принятие других мер, срок его разрешения может быть в порядке исключения продлен должностными лицами, подписавшими резолюцию, но не более чем на один месяц с сообщением об этом гражданину, подавшему обращение.
При этом общий срок рассмотрения обращения не может превышать двух месяцев, за исключением случаев, когда материалы, необходимые для принятия решения и ответа автору, рассматриваются в суде. В таких случаях общий срок рассмотрения обращения продлевается на весь период судебного разбирательства.
5.7.6. Корректировка сроков исполнения производится должностным лицом, его установившим, на основании информации (справки) ответственного исполнителя.
Если в установленный срок исполнение документа невозможно, то ответственным исполнителем готовится справка на имя должностного лица, подписавшего резолюцию, с обоснованием необходимости продления срока, и не позднее, чем за четыре дня до истечения срока исполнения представляется в Управление по работе с документами.
5.7.7. Контроль исполнения поручений осуществляется в Системе электронного документооборота Правительства Москвы, в работе которой предусмотрен контроль префекта (обозначается красным цветом) и контроль заместителя префекта (обозначается зеленым цветом). Решение о снятии с контроля поручений производится в зависимости от видов контроля.
Ответственным за постановку контроля префекта и контроля заместителя префекта является структурное подразделение префектуры, подготовившее проект поручения.
Ответственным за снятие Контроля префекта является Управление по работе с документами.
Контроль заместителя префекта предполагает исполнение поручения под личную ответственность заместителя префекта. Ответственных лиц за снятие контроля заместителя префекта назначает заместитель префекта самостоятельно, и они обеспечивают актуальное состояние информации о контроле в Системе электронного документооборота.
Основанием для снятия с контроля может служить:
- служебная записка о результатах выполнения поручения;
- подписанный и зарегистрированный ответ корреспонденту или доклад должностному лицу, в орган государственной власти.
5.7.8. Документы о снятии с контроля или продлении срока исполнения поручений соответствующих должностных лиц подготавливаются и вносятся должностному лицу, подписавшему резолюцию.
5.7.9. Исполненным считается служебный документ и обращение гражданина, по которым рассмотрены все поставленные вопросы, приняты необходимые меры и корреспондентам даны исчерпывающие ответы.
5.8. Порядок исполнения документа.
5.8.1. Исполнение документов осуществляется в соответствии с поручениями должностных лиц префектуры, содержащимися в резолюциях.
Если в резолюции служебного документа или обращения гражданина в качестве исполнителя указаны несколько лиц и не определен ответственный исполнитель, ответственным за подготовку обобщенной информации является лицо, указанное в резолюции (поручении) первым (далее - ответственный исполнитель).
Должностное лицо, указанное в резолюции отдельно от основных исполнителей (знак +), принимает участие в работе над документом при необходимости, по собственному усмотрению участвует в решении вопроса и контроля за ходом исполнения (по служебным документам и письмам граждан).
Соисполнители не позднее чем за пять дней до истечения срока исполнения документа обязаны представить ответственному исполнителю справки для обобщения и составления отчета через Систему электронного документооборота Правительства Москвы либо сообщает свое мнение по поднятому в документе вопросу в другой форме, устраивающей ответственного исполнителя.
Ответственному исполнителю дается право созыва соисполнителей.
Соисполнители в равной степени несут ответственность за качественную и своевременную подготовку проектов документов.
Ответственный исполнитель обобщает полученную информацию и представляет должностному лицу, давшему поручение, документ (справку, информацию) по исполнению резолюции (поручения) с указанием мнения соисполнителей, либо прилагает копии справок (информации) соисполнителей.
5.8.2. Ответы из организаций и структурных подразделений префектуры по исполнению документов, зарегистрированных в Управлении по работе с документами, должны направляться в это же Управление в целях осуществления контроля за ходом и результатом исполнения документов.
Справки (информация) о ходе и результатах исполнения поручений префекта должны подписываться руководителями структурных подразделений префектуры, подведомственных организаций и управ районов, которым даны поручения, или лицами, исполняющими их обязанности, и представляться в срок, указанный в поручении.
5.8.3. Информация в адрес Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации, Председателя Совета Федерации и Председателя Государственной Думы, депутатов Государственной Думы и Московской Городской Думы, руководителей федеральных органов исполнительной власти, подготовленная членами Правительства Москвы, органами исполнительной власти города Москвы по поручению Мэра Москвы или должностного лица, исполняющего его обязанности, должна оформляться на бланке письма Мэра Москвы и в двух экземплярах с сопроводительным письмом в адрес Мэра Москвы направляться в Аппарат Мэра и Правительства Москвы (при этом на втором экземпляре должны быть визы членов Правительства Москвы, руководителей органов исполнительной власти города Москвы, подготовивших проект ответа, либо лиц, официально их замещающих)
Если по контрольному документу требуется ответ Администрации Президента, Правительству Российской Федерации, Совету Федерации и Государственной Думе Федерального Собрания Российской Федерации, документ печатается на бланке письма "Правительство Москвы" за подписью члена Правительства Москвы либо на должностном бланке члена Правительства Москвы и направляется в Аппарат Мэра и Правительства Москвы в двух экземплярах (с указанием, на какие исходящие номера вышестоящей организации и Правительства Москвы дается ответ).
В случае отсутствия члена Правительства Москвы, руководителя органа исполнительной власти города Москвы ответ может быть подписан лицом, исполняющим его обязанности, на соответствующем бланке органа исполнительной власти города Москвы.
Бланк письма Правительства Москвы может быть использован лишь в том случае, если документ подписывает Мэр Москвы или член Правительства Москвы.
5.8.4. Ответы на служебный документ и письменное обращение гражданина даются, как правило, в письменной форме.
Ответ на обращение организации и гражданина по исполнению документа с поручением (резолюцией) Мэра Москвы и уполномоченных им должностных лиц, а также заместителя Мэра Москвы в Правительстве Москвы-руководителя Аппарата Мэра и Правительства Москвы дает ответственный исполнитель: член Правительства, руководитель органа исполнительной власти города Москвы, в случае их отсутствия - должностные лица, исполняющие их обязанности, либо заместитель руководителя органа исполнительной власти Москвы.
Ответы на поручения Мэра Москвы и должностных лиц, имеющих право от его имени давать поручения, адресуются членами Правительства Москвы, руководителями органов исполнительной власти города Москвы либо лицами, исполняющими их обязанности, исключительно Мэру Москвы.
Ответ на обращение организации и гражданина, поступившее в префектуру и направленное по принадлежности на исполнение в управы районов, дает глава управы района либо другое должностное лицо управы района в пределах определенной компетенции.
На устное обращение гражданина, как правило, дается ответ в устной форме.
5.8.5. Отметка об исполнении документа на бумажном носителе и направление его в дело должна включать следующие данные: краткие сведения об исполнении, подпись исполнителя (если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении), слова "В дело", дата, подпись должностного лица, чье поручение выполнялось.
5.9. Особенности исполнения поручений Президента Российской Федерации и документов, поступивших в Правительство Москвы из Правительства Российской Федерации регулируются Регламентом Правительства Москвы.
5.10. Контроль исполнения.
5.10.1. Контроль исполнения включает в себя контроль за качественным (полнота и точность) и своевременным (сроки исполнения), исполнением документов и резолюций.
5.10.2. В компетенцию должностного лица, являющегося ответственным исполнителем служебного документа и обращения гражданина, входит:
- организация выполнения поручений, зафиксированных в документе;
- координация деятельности должностных лиц и органов исполнительной власти города Москвы, являющихся исполнителями и соисполнителями;
- корректировка срока исполнения поручения в рамках конечного срока исполнения документа в целом;
- принятие мер для безусловного выполнения содержащихся в документе поручений;
- подготовка и представление лицу, подписавшему документ или давшему поручение, отчета (справки о выполнении документа в целом).
В случае, если поручение не выполнено, должностное лицо исполнительной власти города Москвы, на которое возложен контроль за выполнением документа в целом, устанавливает конечный срок выполнения данного поручения в рамках срока по последнему пункту распорядительного документа, о чем информирует руководителя Аппарата Мэра и Правительства Москвы.
5.11. Формирование дел для документов на бумажном носителе, их хранение и справочная работа.
5.11.1. Формирование дел, их хранение, справочная работа по документам (как входящим, так и исходящим) осуществляется как в Управлении по работе с документа префектуры, так и в структурных подразделениях префектуры, в зависимости от того, где были зарегистрированы данные документы в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
5.11.2. Справочную работу по централизованно зарегистрированным документам осуществляют:
- по служебной корреспонденции - сектор по работе с обращениями граждан и юридических лиц;
- по обращениям граждан - сектор по работе с обращениями граждан и юридических лиц;
- по распорядительным документам - Управление по работе с документами.
5.11.3. Руководители структурных подразделений префектуры отвечают за:
- сохранность поступающих к ним документов и информации о них в базе данных;
- соблюдение сроков их хранения (в соответствии с утвержденной номенклатурой дел), в том числе при реорганизации или упразднении (ликвидации) структурного подразделения префектуры;
- своевременную подготовку и передачу дел в архив префектуры (в соответствии с утвержденной номенклатурой дел).
5.11.4. Законченные делопроизводством дела в течение 1-2 лет или другого согласованного в установленном порядке срока остаются в структурных подразделениях префектуры для справочной работы, а затем в соответствии с номенклатурой дел сдаются в архив префектуры. Оформление дел для передачи в архив префектуры производится работниками структурных подразделений префектуры при методической помощи и под контролем архива префектуры.
5.11.5. Архивом префектуры осуществляется сохранность документов, справочная работа по переданным документам, выдача документов во временное пользование только сотрудникам структурных подразделений префектуры под их личную ответственность; выдача архивных справок, копий, выписок из документов организациям и гражданам в соответствии с федеральным и московским законодательством об архивном деле и требованиями настоящего Регламента.
6. Порядок рассмотрения обращений депутатов
6.1. При обращении депутата Московской Городской Думы в органы исполнительной власти города Москвы должностные лица обеспечивают депутата информацией по вопросам, связанным с его депутатской деятельностью, консультациями специалистов, безотлагательно предоставляют ему необходимую информацию и документацию. Доступ к сведениям, составляющим государственную тайну, осуществляется в соответствии с действующим законом о государственной тайне.
6.2. Депутаты Московской городской Думы имеют преимущественное право выступать по вопросам депутатской деятельности в официальных изданиях Мэра Москвы и Правительства Москвы, при этом опубликование производится в срок, согласованный с депутатом, но не позднее семи дней со дня обращения. Редактирование представленных к опубликованию материалов не допускается.
6.3. Должностные лица исполнительной власти города Москвы, к которым обратился член Совета Федерации, депутат Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации по вопросам, связанным с его депутатской деятельностью, обязаны дать ответ на обращение или предоставить запрашиваемые им документы или сведения безотлагательно.
В случае необходимости проведения в связи с обращением дополнительной проверки или дополнительного изучения каких-либо вопросов руководители органов исполнительной власти города Москвы и должностные лица обязаны сообщить об этом члену Совета Федерации или депутату Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации в трехдневный срок со дня получения обращения. Окончательный ответ представляется члену Совета Федерации, депутату Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации не позднее 3 0 дней со дня получения обращения.
6.4. Обращения Московской городской Думы, депутатской комиссии, рабочей группы или фракции, конкретного депутата в органы и к должностным лицам исполнительной власти города Москвы рассматриваются в месячный срок с момента получения обращения, а в случае указания в обращении на нарушение законодательства органы и должностные лица исполнительной власти города незамедлительно принимают меры для устранения нарушения и привлечения виновных к ответственности.
Обращение Московской городской Думы к Правительству Москвы с предложением отмены, изменения или дополнения принятых им актов рассматривается Правительством Москвы в месячный срок, если иное не установлено законодательством, и о результатах рассмотрения сообщается Московской городской Думе.
Обращение депутата муниципального Собрания в органы и к должностным лицам исполнительной власти города Москвы рассматривается в пятнадцатидневный срок с момента получения обращения, если оно не требует дополнительного изучения и проверки. В случае необходимости проведения в связи с обращением депутата дополнительной проверки или дополнительного изучения каких-либо вопросов должностные лица обязаны сообщить об этом депутату в пятнадцатидневный срок со дня получения обращения. Окончательный ответ представляется депутату не позднее 30 дней со дня получения письменного обращения. Депутат имеет право принимать непосредственное участие в рассмотрении поставленных им в обращении вопросов.
6.5. Подготовка проекта ответа на обращение члена Совета Федерации, депутата Государственной Думы или Московской городской Думы к Мэру Москвы, Правительству Москвы поручается органу исполнительной власти города Москвы или должностному лицу, к ведению которого относится поставленный вопрос. Ответ на обращение дается за подписью члена Правительства Москвы, полномочного решать поставленный в обращении вопрос.
6.6. В случае подготовки ответа на обращение члена Совета Федерации, депутата Государственной Думы, депутата Московской городской Думы за подписью Мэра Москвы представление на подпись проекта ответа осуществляется должностным лицом, которому поручена подготовка проекта ответа, после согласования с заместителем Мэра Москвы в Правительстве Москвы, полномочным представителем Мэра Москвы в Московской городской Думе.
6.7. Порядок рассмотрения парламентского и депутатского запросов.
6.7.1. Парламентский запрос.
Совет Федерации, Государственная Дума вправе направить парламентский запрос руководителям органов исполнительной власти города Москвы по вопросам, входящим в их компетенцию. Парламентский запрос принимается большинством голосов от общего числа членов или депутатов соответствующей палаты Федерального Собрания Российской Федерации в порядке, установленном регламентами палат Федерального Собрания Российской Федерации. Должностное лицо, которому направлен парламентский запрос, должно дать ответ на него в устной (на заседании соответствующей палаты Федерального Собрания Российской Федерации) или письменной форме не позднее чем через 15 дней со дня получения парламентского запроса или в иной, установленный соответствующей палатой Федерального Собрания Российской Федерации срок.
Ответ должен быть подписан тем должностным лицом, которому направлен парламентский запрос, либо лицом, исполняющим его обязанности.
Подготовка проекта ответа на парламентский запрос Совета Федерации, Государственной Думы к Мэру Москвы, Правительству Москвы поручается органу исполнительной власти города Москвы или должностному лицу, к ведению которого относится поставленный вопрос. Ответ на запрос дается за подписью Мэра Москвы либо лица, исполняющего его обязанности. Представление на подпись проекта ответа осуществляется должностным лицом, которому направлен парламентский запрос на исполнение, после согласования с заместителем Мэра Москвы в Правительстве Москвы, полномочным представителем в Московской городской Думе
6.7.2. Депутатский запрос члена Совета Федерации, депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации
Член Совета Федерации, депутат Государственной Думы (инициатор запроса) вправе направить запрос руководителям органов исполнительной власти города Москвы по вопросам, входящим в их компетенцию.
Запрос члена Совета Федерации, депутата Государственной Думы направляется ими самостоятельно и не требует оглашения на заседании соответствующей палаты Федерального Собрания Российской Федерации.
Должностное лицо, которому направлен запрос, должно дать ответ на него в письменной форме не позднее чем через 30 дней со дня его получения (или в иной, согласованный с инициатором запроса срок).
Инициатор запроса имеет право принимать непосредственное участие в рассмотрении поставленных им в запросе вопросов, в том числе на закрытых заседаниях соответствующих органов, с соблюдением требований федерального законодательства.
0 дне рассмотрения поставленных в запросе вопросов инициатор запроса должен быть извещен заблаговременно, но не позднее чем за три дня до дня заседания соответствующего органа.
Ответ на запрос должен быть подписан тем должностным лицом, которому направлен запрос, либо лицом, исполняющим его обязанности.
Подготовка проекта ответа на запрос члена Совета Федерации, депутата Государственной Думы к Мэру Москвы, Правительству Москвы поручается органу исполнительной власти города Москвы или должностному лицу, к ведению которого относится поставленный вопрос. Ответ на запрос дается за подписью Мэра Москвы либо лица, исполняющего его обязанности. Представление на подпись проекта ответа осуществляется должностным лицом, которому направлен запрос на исполнение, после согласования с заместителем Мэра Москвы в Правительстве Москвы, полномочным представителем Мэра Москвы в Московской городской Думе.
6.7.3. Депутатский запрос депутата Московской городской Думы Депутатский запрос депутата Московской городской Думы - особая форма обращения депутата (групп депутатов), которое в письменной форме вносится на заседание Московской городской Думы. Запрос депутата Московской городской Думы оформляется на специальном бланке и должен содержать фразу: "Запрос сделан на заседании Московской городской Думы (число, месяц, год)", удостоверенную подписью председательствующего на данном заседании. Запрос должен быть подписан автором (авторами) запроса.
Орган исполнительной власти города Москвы или должностное лицо, к которому обращен запрос депутата Московской городской Думы, должны дать ответ на него в устной (на заседании Думы) или письменной форме не позднее чем через пятнадцать дней со дня его получения в Правительстве Москвы (регистрации в Аппарате Мэра и Правительства Москвы или в иной, установленный Думой срок).
Подготовка проекта ответа на запрос депутата Московской городской Думы к Мэру Москвы, Правительству Москвы поручается органу исполнительной власти города Москвы или должностному лицу, к ведению которого относится поставленный вопрос. Ответ на запрос дается за подписью Мэра Москвы либо лица, исполняющего его обязанности.
Представление на подпись проекта ответа осуществляется должностным лицом, которому поручено исполнение запроса, после согласования с заместителем Мэра Москвы в Правительстве Москвы, полномочным представителем Мэра Москвы в Московской Городской Думе.
6.7.4. Депутатский запрос депутата муниципального Собрания.
Депутатский запрос депутата муниципального Собрания - особая форма обращения депутата (группы депутатов), которая в письменной форме вносится на заседание муниципального Собрания.
Запрос депутата оформляется на бланке муниципального Собрания и должен содержать фразу "Запрос сделан на заседании муниципального Собрания (число, месяц, год)", удостоверенную подписью председательствующего на данном заседании. Запрос должен быть подписан автором (авторами) запроса.
Орган исполнительной власти города Москвы или должностное лицо, к которому обращен депутатский запрос депутата муниципального Собрания, должен дать ответ на него в устной (на заседании муниципального Собрания) или в письменной форме не позднее, чем через 15 дней со дня его получения.
6.7.5. Представление на подпись Мэру Москвы документов, направляемых в Федеральное Собрание Российской Федерации, осуществляется после согласования с заместителем Мэра Москвы в Правительстве Москвы, полномочным представителем Мэра Москвы в Московской городской Думе.
6.8. Запрос средств массовой информации (СМИ).
6.8.1. Запрашиваемая информация о деятельности префектуры возможна как в устной, так и в письменной форме. Запрашиваемую информацию обязаны предоставлять уполномоченные лица префектуры в пределах их компетенции в семидневный срок.
6.8.2. В случае отказа о предоставлении запрашиваемой информации по причине сведений, составляющих государственную, коммерческую или иную специально охраняемую законом тайну, уведомление об отказе вручается представителю СМИ в трехдневный срок со дня получения письменного запроса информации.
В уведомлении должны быть указаны:
- причины, по которым запрашиваемая информация не может быть отделена от сведений, составляющих специально охраняемую законом тайну;
- должностное лицо, отказывающее в предоставлении информации;
- дата принятия решения об отказе.
6.8.3. В случае отсрочки в предоставлении запрашиваемой информации, уведомление об отсрочке вручается представителю СМИ в трехдневный срок со дня получения письменного запроса информации. В уведомлении должны быть указаны:
- причины, по которым запрашиваемая информация не может быть представлена в семидневный срок;
- дата, к которой будет представлена запрашиваемая информация;
- должностное лицо, установившее отсрочку;
- дата принятия решения об отсрочке.
7. Организация приема граждан
7.1. Прием граждан осуществляется по вопросам, входящим в компетенцию префекта и заместителей префекта.
7.2. Прием граждан осуществляется лично префектом и заместителями префекта. Префект и заместители префекта проводят прием населения два раза в месяц по утвержденному графику.
7.3. На прием к префекту и заместителям префекта могут записаться жители Юго-Восточного административного округа города Москвы, их законные представители, уполномоченные в установленном законом порядке, иные граждане, законно находящиеся на территории города, если вопрос не был решен на уровне района или структурном подразделении префектуры.
7.4. Прием производится по предварительной записи. Для записи на прием необходимо представить в приемную ответы на обращения в управу района по месту жительства или другие структурные подразделения префектуры; ответы на письменные обращения в префектуру и другие вышестоящие организации.
7.5. Запись производится к заместителю префекта, в компетенции которого находится решение поставленного вопроса.
7.6. Запись на прием повторно производиться после получения официального ответа на обращение.
7.7. Запись на прием повторно производится, если в деле открылись новые обстоятельства.
7.8. Запись на прием к префекту производится после получения официального ответа по обращению на прием к главе управы района и по обращению на прием к заместителю префекта.
7.9. Для записи на прием к префекту, кроме ответов на обращения, необходимо письменное заявление на имя префекта с изложением поставленного вопроса.
7.10. На обращение в приемную, о записи на прием к префекту повторно, запись производиться к тому заместителю префекта, которому было дано поручение префектом. При этом обязательным является подбор документов с приема префекта.
7.11. Организация приема населения возложена на заведующего приемной, обязанности, права и ответственность которого определены должностным регламентом, утвержденным префектом.
7.12. Заведующий приемной ведет прием населения ежедневно по рабочим дням с 8.00 до 17.00. Помимо организации приема руководителями префектуры заведующий приемной оказывает гражданам консультативно-правовую помощь.
7.13. Каждое обращение в приемную регистрируется в журнале регистрации устных обращений граждан в приемную префектуры. Кроме присвоения порядкового номера указывается фамилия, имя, отчество заявителя, адрес, краткое содержание обращения и результат беседы: даны разъяснения или запись на прием к заместителю префекта или префекту.
7.14. Обращения по телефону в приемную регистрации не подлежат.
7.15. На устные обращения граждан в приемную ответ дается в устной форме.
7.16. При записи на прием к руководству префектуры данные заносятся в базу данных. Делопроизводство по приему ведется в программе "Устные обращения граждан".
7.17. Ксерокопия карточки приема с резолюцией префекта или заместителя префекта направляется исполнителю в день приема или на следующий день. Подлинник карточки остается в приемной.
7.18. При наличии в резолюции нескольких исполнителей, ответственным исполнителем считается лицо, указанное в резолюции первым.
7.19. В соответствии с Законом города Москвы "Об обращениях граждан" срок исполнения поручения - 30 дней, если в резолюции не указан другой срок.
7.20. Когда руководитель указывает в карточке, что заявителю даны разъяснения во время приема, письменный ответ не направляется и поручение закрывается "В дело".
7.21. Каждое поручение должностного лица, проводившего прием, ставится на контроль.
7.22. Поручение снимается с контроля если:
- вопрос решен положительно;
- даны разъяснения во время приема устно;
- даны разъяснения письменно;
- дан обоснованный отказ в выполнении требований гражданина и должностное лицо, давшее поручение рассмотреть заявление, согласно с доводами исполнителя.
7.23. Продление сроков исполнения возможно только должностным лицом, установившим срок исполнения, либо по его поручению главным специалистом сектора. В случае, если поступившая информация не отвечает предъявленным требованиям, документы повторно направляются для рассмотрения по существу и ответа, а обращение ставится на дополнительный контроль.
7.24. Срок хранения карточек приема и ответов на обращения - 3 года в приемной, далее документы передаются в архив.
8. Оформление служебных документов
8.1. Общие требования к оформлению документов
Правила оформления проектов распорядительных документов Мэра Москвы, членов Правительства Москвы изложены в Регламенте Правительства Москвы.
Документы префекта, заместителей префекта оформляются на бланках документов (электронных бланках) утвержденного образца (кроме "внутренней" переписки) и должны иметь определенный состав реквизитов, расположенных в установленном порядке(Приложение 3).
Документы (кроме распорядительных) рекомендуется оформлять в текстовом редакторе "Word for Windows" (версия 7.0 и последующие) с использованием шрифтов Times New Roman размером 12-14 кеглей, одинарным межстрочным интервалом. Начало абзаца устанавливается через 12.7 мм от границы левого поля документа.
Размеры полей каждого листа документа, оформленного как на бланке, так и без него, должны быть не менее, мм:
20 - левое;
10 - правое;
20 - верхнее;
20 - нижнее.
8.1.1. При оформлении писем на имя Мэра Москвы за подписью членов Правительства Москвы бланки документов не применяются, при этом в подписи указывается должность и фамилия лица, подписавшего документ.
Переписка между членами Правительства Москвы может осуществляться как с использованием бланка письма, например, когда член Правительства Москвы является одновременно руководителем органа исполнительной власти города Москвы, так и без использования бланка. В последнем случае подпись оформляется с указанием должности и фамилии лица, подписавшего документ.
8.1.2. Применение бланков документов, в том числе и должностных, обязательно при направлении документов за подписью префекта, заместителей префекта в сторонние организации, и при направлении в адрес префекта, заместителей префекта документов за подписью глав управ округа и лиц, официально их замещающих.
При переписке между органами исполнительной власти города Москвы, а также между структурными подразделениями Аппарата Мэра и Правительства Москвы и органами исполнительной власти города Москвы применение бланков документов обязательно.
8.1.3. Допускается использование бланков документов префекта, заместителя префекта, руководителя Аппарата префектуры, изготовленных только типографским способом.
8.2. Реквизиты документов
Обязательными реквизитами документов являются: наименование организации (должностного лица)- автор документа, название вида документа (кроме писем), дата и индекс документа, текст, подпись, печать (в случаях, требующих дополнительного удостоверения документа).
В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа, его обработка.
Реквизиты документов отделяются друг от друга 2-3 межстрочными интервалами.
8.2.1. Наименование организации (должностного лица)- автора документа приведено на бланках префектуры.
8.2.2. Наименование вида документа указывается на всех документах (постановление, распоряжение, приказ, заявление, справка и т.д.), кроме служебных писем. При его отсутствии на бланке реквизит печатается прописными буквами. Как правило, для каждого вида распорядительного документа используется свой бланк, на котором типографским способом воспроизведено изменение вида документа.
8.2.3. Датой документа в зависимости от его вида и назначения является:
- дата подписания и регистрации - для распорядительных и служебных документов;
- дата составления (принятия решения) - для протоколов заседаний совещаний.
Дата документа указывается в специально обозначенном месте бланка документа. При оформлении письма на листе бумаги реквизит "дата документа" печатается от границы левого поля и на расстоянии 30-40 мм от верхнего края листа.
8.2.4. Индекс документа - это порядковый номер для, постановлений, распоряжений, протоколов, приказов; для писем, поручений и служебной корреспонденции - это входящий или исходящий номер с указанием индекса дела по номенклатуре дел. Проставляется в специально обозначенном месте бланка документа - на уровне и после реквизита "дата документа".
Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа в обязательном порядке указывается на документах-ответах под датой и номером документа-ответа.
8.2.5. Заголовок к тексту указывается к каждому документу формата А4. Заголовок должен быть кратким, точно отражать содержание документа и формулироваться в виде ответа на вопрос "о чем?".
Печатается от границы левого поля, под реквизитами "дата и регистрационный номер документа" или "ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа" (на документах-ответах). Длина заголовка в одной строке не должна превышать 8 0 мм. Допускается выделение заголовка к тексту жирным шрифтом.
8.2.6. Адресат указывается на отправляемых документах. Документы адресуются в организации, их структурные подразделения, конкретному должностному лицу.
Наименование органа исполнительной власти города Москвы, организации (структурного подразделения) указывается в именительном падеже, наименование должности и фамилия адресата - в дательном. При этом при адресовании документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией, например:
Комитет по туризму
города Москвы
Начальнику Общего отдела
Т.Д. Ивановой
Если в качестве адресата выступает руководитель органа (организации), то наименование органа (организации) входит в наименование должности адресата, например:
Министру Правительства Москвы,
Руководителю
Департамента здравоохранения
города Москвы
А.И. Хрипуну
При адресовании документа физическому лицу инициалы указываются после фамилии.
Если документ отправляют в несколько однородных организаций, то их следует указать обобщенно, например:
Руководителям органов
исполнительной власти
города Москвы
При адресовании документа должностному лицу исполнительной власти города наименование должности указывается в соответствии с наименованием, приведенном в распорядительном документе о назначении на должность, например: первый заместитель префекта, глава управы района. При направлении документа нескольким адресатам, но не более четырех, они все указываются в документе один под другим без слова "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатом. При этом каждый экземпляр документа должен быть оформлен на бланке и подписан, а адресат, которому направляется конкретный экземпляр, отмечается. Если документ отправляется как ответ, то первым адресатом указывается автор инициативного письма.
При направлении документа в более чем в четыре адреса, документ размножается с подписанного экземпляра (подлинника) согласно списку рассылки, при этом адресат указывается обобщенно или на каждом документе указывают только одного адресата. В этом случае адресатам направляются копии документов.
При адресовании документа Президенту Российской Федерации, Председателю Правительства Российской Федерации, Мэру Москвы одновременное его адресование другим должностным лицам не допускается.
В состав реквизита "адресат" должен входить почтовый адрес, при этом должен соблюдаться следующий порядок написания:
- наименование адресата (наименование организации или при адресовании документа физическому лицу - фамилия, имя, отчество);
- название улицы, номер дома, номер квартиры;
- название населенного пункта (город, поселок и т.п.);
- название области, края, автономного округа (области), республики;
- страна (для международных почтовых отправлений);
- почтовый индекс;
Например:
Всероссийский научно-исследовательский
институт документоведения и архивного дела
Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393
Адрес не проставляется на документах, направляемых в органы, должностным лицам государственной власти Российской Федерации и органы, должностным лицам государственной власти города Москвы (Московская городская Дума, Правительство Москвы, органы исполнительной власти города). Реквизит "адресат" печатается на расстоянии не менее 110 мм от левого края листа бумаги и на 20-40 мм от его верхнего края (при угловом расположении реквизитов). На бланках с продольным расположением реквизитов адресат печатается на 10-20 мм ниже разделительной полосы между реквизитами бланка. Допускается выделение реквизита "адресат" жирным шрифтом.
8.2.7. Текст документа строится в зависимости от вида (разновидности) документа.
Текст документа должен, как правило, состоять из двух основных частей. В первой части излагается причина составления документа, даются ссылки на основополагающие документы, и содержится информация по существу рассматриваемого вопроса, во второй части - выводы, предложения, решения или просьбы.
Текст документов допускается подразделять на разделы, пункты и подпункты, которые должны быть пронумерованы арабскими цифрами.
Текст документа должен излагаться четко, последовательно, кратко.
При направлении документа в адрес конкретного должностного лица допускается начинать текст с персонального обращения к адресату с использованием слов "уважаемый" или "уважаемая", например:
Уважаемый Иван Иванович!
При адресовании документов в иные организации допускается также обращение с использованием слов "господин", например:
Уважаемый господин Иванов!
Или
Господин Иванов!
В конце текста перед подписью можно проставление слов "С уважением" (пишутся с прописной буквы, выравниваются по левому краю, запятая после них не ставится).
Одновременное использование слов "уважаемый" и "с уважением" не рекомендуется.
При оформлении документа на двух и более страницах, вторая и последующие должны быть пронумерованы. Номера страниц должны быть проставлены по середине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания.
8.2.8. Если документ имеет приложения, упоминаемые в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:
Приложение: на ____ л. в ____ экз.
Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименование необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров, а также указанием адресов, в которые приложение направляется, например:
Приложение:
1. Копия распоряжения Правительства Москвы от 28 января 2004 г. N 70-РП "Об Аппарате Мэра и Правительства Москвы" и приложение к нему, всего на 5 л. в 1 экз.
2. Справка о документообороте в Аппарате Мэра и Правительства Москвы за второй квартал 2005 г. На 5 л. в 2 экз., в первый адрес.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают. Отметка о наличии приложения печатается от границы левого поля документа, через 1 строку после текста документа.
8.2.9. Подпись является обязательным реквизитом документа. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности указывать не нужно), личная (электронная) подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия), например:
Заместитель Мэра Москвы |
И.И. Иванов |
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну над другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.
Если должностное лицо, правомочное подписать документ, отсутствует, то документ может подписывать лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом документ перепечатывается и указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его инициалы и фамилия: "исполняющий обязанности..." или "первый заместитель (заместитель)..."
Не допускается подписывать документы с предлогом "за" и проставлением косой черты перед наименованием должности.
8.2.10. Гриф согласования проставляется на проектах документов, требующих правильного рассмотрения заинтересованными органами (организациями), структурными подразделениями, должностными лицами.
Согласование документов может быть внешним и внутренним. Внешнее согласование оформляется грифом согласования, справкой о согласовании, листом согласования или протоколом обсуждения документа.
В гриф согласования входит слово СОГЛАСОВАНО (печатается заглавными буквами без кавычек), наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личная подпись, ее расшифровка и дата, например:
СОГЛАСОВАНО
Заместитель префекта ЮВАО
А.С. Найданов
Подпись
Дата
При согласовании документа членом Правительства Москвы, руководителем органа исполнительной власти города, возможно, указывать наименование должности в соответствии с наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении на должность, либо указывать только наименование должности руководителя органа исполнительной власти города, например:
СОГЛАСОВАНО
Министр Правительства Москвы,
руководитель
Департамента образования
города Москвы
И.И. Калина
дата
Грифы согласования располагаются ниже реквизита "подпись" или на отдельном листе согласования.
Лист согласования, справка о согласовании, протокол обсуждения составляются в том случае, когда содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, о чем делается отметка на месте грифа согласования, например: Лист согласования (справка, протокол) прилагается. Подпись, дата.
Формой внутреннего согласования является визирование документов. Виза включает личную подпись визирующего, ее расшифровку и дату визирования, при необходимости можно указывать должность визирующего.
При наличии замечаний по документу согласование оформляют следующим образом: "замечания прилагаются" или "с замечаниями по пункту..." (при внесении замечаний в текст документа), подпись, ее расшифровка, дата.
Грифы (визы) согласования должны проставляться на подлинниках документов, за исключением отправляемых документов, которые визируются на копиях.
Гриф согласования печатается от границы левого поля.
8.2.11. Инициалы, фамилия и номер служебного телефона исполнителя на документах располагаются в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа (оформляется с использованием шрифта размером на 2-4 кегля меньше, чем текст документа).
8.2.12. Особым способом введения документа в действие, санкционирующим распространение его на определенный круг организаций, подразделений, должностных лиц, является утверждение документа.
Утверждаются документы, авторы которых не правомочны ввести их в действие. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения.
Утверждение документа производится посредством грифа утверждения или издания соответствующего распорядительного документа. Оба способа утверждения имеют одинаковую юридическую силу.
Распорядительный документ необходимо составлять в тех случаях, когда требуются пояснения; либо действие документа выходит за рамки префектуры и распространяется на организации городского подчинения и граждан; в остальных случаях - может проставляться гриф утверждения.
В состав грифа утверждения входит слово УТВЕРЖДАЮ (печатается заглавными буквами, без кавычек), наименование должности лица, утвердившего документ, личная подпись, расшифровка подписи и дата утверждения.
Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу на расстоянии 130-140 мм от левого края листа бумаги и 15-20 мм - от его верхнего края. При наличии двух грифов они располагаются в правом и левом (от границы левого поля документа) верхних углах документа.
9. Информационное обеспечение деятельности префекта и префектуры Юго-Восточного административного округа города Москвы
9.1. Информационное обеспечение деятельности префекта и префектуры направлено на обеспечение органов, должностных лиц исполнительной власти Юго-Восточного административного округа и структурных подразделений префектуры документами и информацией, необходимыми для решения задач управления, а также для освещения и разъяснения деятельности исполнительной власти Юго-Восточного административного округа.
9.2. Потребителями информации являются:
- органы и должностные лица исполнительной власти Юго-Восточного округа;
- органы местного самоуправления;
- структурные подразделения префектуры;
- население Юго-Восточного округа;
- организации, расположенные или зарегистрированные на территории округа;
- иные организации (по согласованию с соответствующими должностными лицами исполнительной власти округа).
9.3. Формы и средства предоставления и распространения информации:
- адресная рассылка заверенных копий распорядительных документов префекта, коллегии префектуры и членов коллегии префектуры;
- рассылка планов работы коллегии префектуры на полугодие, включая электронную почту и официальный сервер префектуры в сети Интернет, проектов повесток совещаний коллегии префектуры, информации о еженедельных мероприятиях органов государственной власти округа;
- предоставление копий документов и выписок из них по запросу;
- публикации в центральных и городских средствах массовой информации;
- выпуск сборников, обзоров, перечней, буклетов, справочно-информационных материалов;
- организация телевизионных программ;
- проведение разъяснительных кампаний;
- использование визуальной информации (наружная реклама);
- обеспечение удаленного доступа к базам данных через корпоративную мультисервисную телекоммуникационную сеть (KMC) префектуры удостоверенным пользователям;
- публикация информации на официальном сервере префектуры в сети Интернет;
- передача информации через Единую почтовую систему Правительства Москвы (ГИС ЕПС).
9.4. Положения настоящего Регламента распространяются на информационные ресурсы, сети и технологии, создаваемые, приобретаемые, накапливаемые за счет средств бюджета округа и иных ресурсов.
9.5. В перечень информационных ресурсов префектуры входят:
- распорядительные и служебные документы, подписанные префектом, руководителем Аппарата префектуры, заместителями префекта, другими должностными лицами префектуры;
- документы на технических и бумажных носителях (сборники документов, информационные бюллетени, брошюры, обзоры и т.д.);
- компьютерные базы данных.
9.6. Информационные системы префектуры базируются на корпоративной мультисервисной телекоммуникационной сети (KMC), включающей:
- систему электронной почты;
- Интернет-узел;
- локальные сети структурных подразделений префектуры и органов исполнительной власти, интегрированные в KMC;
- систему передачи данных;
- систему телефонной связи;
- систему аудио-, видео-, конференц-связи;
9.7. Информационные ресурсы префектуры по доступу (возможности использования) подразделяются на три категории:
- ресурсы, содержащие открытую (общедоступную) информацию;
- ресурсы, содержащие служебную информацию;
- ресурсы, содержащие информацию ограниченного распространения (доступа).
К категории открытой информации относится информация, содержащаяся в документах и компьютерных базах данных префектуры и не затрагивающая права, свободы и обязанности граждан.
К категории служебной информации относится информация, содержащаяся в документах и компьютерных базах префектуры, предназначенная для использования должностными лицами и служащими исполнительной власти округа при выполнении ими своих функциональных обязанностей и не относящаяся к категориям открытой информации и информации ограниченного распространения (доступа).
К категории информации ограниченного распространения (доступа) относится информация, содержащаяся в документах и компьютерных базах префектуры, включающая сведения конфиденциального характера (коммерческая и служебная тайна, персональные данные о гражданах, и другая информация в соответствии с действующим законодательством и решениями должностных лиц исполнительной власти округа).
Обмен электронными письмами и мгновенными сообщениями в рамках осуществления служебной деятельности осуществляется только с использованием государственной информационной системы "Единая почтовая система Правительства Москвы (ГИС ЕПС ПМ).
Использование для обмена электронными письмами сторонних почтовых сервисов, размещенных в сети Интернет, отличных от адресов электронной почты, используемых в ГИС ЕПС ПМ, запрещено. Исключением является отправка информации гражданам о результатах рассмотрения их обращений, а также направление сведений справочно-информационного характера в адрес организаций, не имеющих подключения к ГИС ЕПС ПМ.
9.8. Префект, коллегия префектуры или по их поручению иные должностные лица определяют пользователей (потребителей), а также режим и правила обработки, защиты информационных ресурсов и доступа к ним, условия использования и распространения информации.
Должностные лица, принявшие решение об отнесении информации, зафиксированной в документе, к категории конфиденциальной, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения и соответствие своего решения законодательству.
9.9. Режим защиты информации в отношении документов, содержащих сведения конфиденциального характера, неправомерное использование которых может нанести материальный, моральный или какой-либо другой ущерб префекту и префектуре, их органам либо деловым партнерам, регулируется настоящим Регламентом и специальными положениями, устанавливающими режим и правила обработки, защиты информации и информационных ресурсов.
9.10. Периодический контроль за соблюдением установленных режимов доступа к информационным ресурсам префектуры, а также правил их обработки и защиты в префектуре осуществляет руководитель Аппарата префектуры.
Режим защиты, обработки и использования информации в отношении персональных данных устанавливает руководитель Аппарата префектуры совместно с Управлением государственной службы и кадров в соответствии с федеральным законом.
9.11. Обращение с организационно-распорядительными документами и служебными документами префектуры и коллегии префектуры, содержащими сведения, отнесенные к государственной тайне, осуществляется в соответствии с положениями, регламентирующими порядок работы и правила работы с указанными документами.
Ответственность за организацию защиты сведений, составляющих государственную тайну, в органах исполнительной власти округа возлагается на их руководителей.
9.12. Порядок предоставления и распространения информации, а также ее состав устанавливается настоящим Регламентом или отдельным распорядительным документом.
9.12.1. Официальным информационным органом префекта и префектуры, передающим официальное мнение префекта и коллегии префектуры, является пресс-служба префектуры, входящая в состав Управления делами.
9.12.2. Официальным изданием префектуры является газета "Юго-Восточный Курьер".
9.12.3. В целях обеспечения органов исполнительной власти округа, структурных подразделений префектуры распорядительными документами префекта, коллегии префектуры и членов коллегии префектуры в соответствии с их компетенцией Управление по работе с документами в трехдневный срок с момента подписания распорядительного документа осуществляет рассылку его заверенных копий органам исполнительной власти округа, структурным подразделениям префектуры и организациям в соответствии с утвержденными списками, рассылки.
Управление по работе с документами осуществляет рассылку электронных копий утвержденных (изданных) распорядительных документов структурным подразделениям префектуры, органам исполнительной власти округа, являющимся пользователями Системы электронного документооборота Правительства Москвы.
9.12.4. Управление делами совместно с другими структурными подразделениями префектуры осуществляет справочно-информационное обеспечение деятельности префекта, префектуры, организует разработку и изготовление тематических сборников, справочников, буклетов и иных печатных изданий.
9.12.5. Информирование граждан о распорядительных документах префекта и префектуры, затрагивающих их права, свободы и обязанности, осуществляется путем публикации этих документов в официальных изданиях префекта и префектуры.
Указание на обязательность опубликования распорядительного документа, как правило, содержится в тексте самого документа. Ответственность за включение пункта об обязательности опубликования несет член Правительства Москвы, руководитель органа исполнительной власти города Москвы, вносивший проект распорядительного документа.
Ответственность за обязательность опубликования распорядительных документов префектуры в официальных изданиях префектуры, затрагивающих права, свободы и обязанности граждан, возлагается на должностное лицо, вносившее распорядительный документ.
9.12.5.1. Ознакомление с распорядительными документами префекта, опубликованными в официальных изданиях префектуры, производится в общественных библиотеках города.
9.12.5.2. В отдельных случаях (отсутствие в библиотеках официальных изданий префектуры, отсутствие в изданиях нужных документов) граждане и представители организаций могут ознакомиться с текстом документа, затрагивающим их права, свободы и обязанности, в территориальных органах исполнительной власти города Москвы (префектуре или управе района) по месту жительства или нахождения организации либо в другом органе исполнительной власти города Москвы, если вопрос касается деятельности данного органа. Обеспечение информацией (ознакомление, предоставление копии) осуществляется в соответствии с порядком, установленным в органе исполнительной власти города Москвы.
9.12.5.3. Органы исполнительной власти округа обязаны сохранять поступившие из Управления по работе с документами заверенные копии распорядительных документов, касающихся их деятельности, до минования надобности, но не менее пяти лет, после чего копии могут быть уничтожены в установленном порядке.
9.12.5.4. В случае отсутствия в органе исполнительной власти округа нужных документов ознакомиться с официальными изданиями префекта, публикующими полные тексты распорядительных документов префекта и префектуры, возможно в электронной библиотеке префектуры.
9.12.5.5. В случае необходимости в получении копии распорядительного документа префекта и префектуры, затрагивающего права, свободы и обязанности гражданина и организации, для представления в судебные органы, органы прокуратуры и др., а также в связи с выполнением организацией функций, вытекающих из ее полномочий, граждане и организации обращаются с письменной обоснованной заявкой на выдачу заверенной копии. В соответствии с резолюцией руководителя Аппарата префектуры Управление по работе с документами выполняет заявку. Заверенные копии распорядительных документов, устанавливающих права граждан и юридических лиц на недвижимое имущество, выдаются в двух экземплярах, копии иных распорядительных документов выдаются в одном экземпляре. В целях свидетельствования верности копии распорядительного документа префекта нотариусом, по запросу заявителя, на копии может быть проставлена отметка о том, что подлинник находится в соответствующем структурном подразделении префектуры.
9.12.5.6. В случае нахождения подлинников распорядительных документов префекта и префектуры в Главном архивном управлении города Москвы граждане и организации должны обратиться с заявкой на выдачу копии в Главное архивное управление города Москвы.
10. Порядок работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения
10.1. Работа с документами, отнесенными к категории ограниченного распространения, определяется настоящим Регламентом префектуры.
10.2. Необходимость постановки грифа "Для служебного пользования" или "ДСП" определяется, как правило, на стадии создания проекта документа.
10.3. Должностные лица префектуры, принявшие решение об отнесении служебной информации, зафиксированной в документе, к разряду ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения.
10.4. На документах и их проектах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется гриф "Для служебного пользования" или "ДСП".
10.5. При подготовке документа определяется количество экземпляров данного документа. Каждый экземпляр документа нумеруется и отправляется соответствующему адресату.
10.6. Документированная информация для служебного пользования без санкций должностного лица префектуры, установившего режим ограниченного распространения для конкретного документа, не подлежит разглашению (распространению):
- для сотрудников структурных подразделений префектуры, не входящих в список рассылки, снятие копий, а также выписки из документов с грифом "ДСП" производятся по разрешению должностного лица префектуры, подписавшего документ, либо руководителя Аппарата префектуры (по служебным документам);
- для сторонних организаций снятие копий производится на основании письменных запросов этих организаций и по разрешению должностного лица, подписавшего документ, либо руководителя аппарата префектуры.
10.7. Документы с грифом "ДСП" не подлежат сканированию и размещению в системе электронного документооборота Правительства Москвы.
10.8. Снятие грифа "Для служебного пользования" производится по результатам экспертизы в связи с утратой конфиденциальности информации. Гриф погашается штампом или от руки с указанием номера акта или протокола послужившего основанием для его снятия. Запись подтверждается подписью работника, занимающегося учетом и хранением документов.
Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником
10.8. Организация работы с протоколами совещаний у Мэра Москвы.
В соответствии с распоряжением Мэра Москвы от 10 ноября 2002 года N 644-РМ "Об утверждении Положения о порядке подготовки и проведения совещаний у Мэра Москвы и организации контроля за выполнением поручений, зафиксированных в протоколах":
10.8.1. Информация, содержащаяся в протоколах совещаний у Мэра Москвы, по уровню доступа относится к категории ограниченного распространения (за исключением случаев, когда она составляет государственную тайну).
Протоколы, содержащие информацию ограниченного распространения, оформляются с грифом "Для служебного пользования". После подписания протокола решением руководителя структурного подразделения, осуществлявшего его подготовку, определяется необходимое количество экземпляров и утверждается список их рассылки.
На рассылаемых экземплярах протокола (выписок из протокола), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, дополнительно может проставляться пометка "Не подлежит размножению", которая заранее указывает на отказной ответ в случае запроса (согласования) на его копирование.
10.8.2. Префект, в случае возложения на него выполнения поручения, содержащегося в протоколе совещания:
- организует исполнение данного поручения и письменно докладывает Мэру Москвы о его выполнении (или ходе его выполнения) в сроки, установленные в протоколе. В отдельных случаях информация, не требующая принятия по ней решения и не носящая принципиального характера, может быть представлена в виде отчета по контрольному талону автоматизированной системы контроля протоколов Управления Мэра Москвы;
- в случае невозможности выполнения в установленный срок поручений, содержащихся в протоколе совещания, обращается в письменной форме к Мэру Москвы с мотивированным объяснением причин их неисполнения и просьбой об установлении нового (конкретного) срока их реализации;
При личном докладе Мэру Москвы хода выполнения поручений, зафиксированных в протоколе, префект письменно информирует Управление Мэра Москвы о принятом на встрече решении.
11. Оформление доверенности
11.1. Доверенность - документ, удостоверяющий передачу полномочий Мэра, Правительства, должностных лиц исполнительной власти города на представление интересов или совершение каких-либо действий конкретному должностному лицу и служащим органов исполнительной власти города.
Срок действия доверенности не может превышать 3 лет. Если срок в доверенности не указан, то она сохраняет силу в течение года со дня ее выдачи.
11.2. Доверенность оформляется на соответствующем бланке документа:
- бланк письма Мэра используется при подписании доверенности Мэром на представление интересов Мэра или совершение каких-либо действий от его имени;
- бланк письма Правительства используется при подписании доверенности Мэром на представление интересов Правительства или совершение каких-либо действий от имени Правительства;
- должностной бланк письма должностного лица исполнительной власти города (например, заместителя Мэра в Правительстве Москвы, руководителя Аппарата Правительства Москвы, префекта, руководителя Аппарата префектуры) при подписании доверенности соответствующим должностным лицом, передающим свои полномочия. Например, бланк письма префекта на представление интересов префектуры Юго-Восточного административного округа или совершение действий от имени префектуры.
11.3. Обязательные реквизиты доверенности:
- заголовок ("ДОВЕРЕННОСТЬ");
- регистрационный номер и дата выдачи;
- фамилия, имя, отчество (полностью), должность лица исполнительной власти города, передающего свои полномочия или полномочия органа, представляемого указанным должностным лицом;
- фамилия, имя, отчество (полностью) и должность уполномоченного должностного лица органа исполнительной власти города;
- перечисление предоставляемых полномочий;
- срок действия доверенности;
- подпись должностного лица органа исполнительной власти города;
- гербовая печать Мэра, Правительства Москвы, Аппарата Правительства, префектуры и печать "Управление делами" префектуры.
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.