Приложение. Послужной список муниципального служащего

Приложение

Утверждено

постановлением мэра

от 26 мая 1998 г. N 498

Порядок
ведения личных дел муниципальных служащих
в структурных подразделениях мэрии

1. Личное дело муниципального служащего (форма1) содержит основные сведения о нем, его трудовой деятельности и прохождении им муниципальной службы.

2. В личном деле муниципального служащего содержатся:

анкета;

послужной список;

копии документов об образовании;

личное заявление о приеме на муниципальную службу;

копии документов о назначении, переводах на муниципальные должности муниципальной службы, другие документы, связанные с поступлением данного лица на муниципальную службу и ее прохождением;

трудовой контракт;

материалы аттестаций;

копии документов о повышении квалификации и переподготовке;

материалы о соблюдении муниципальным служащим ограничений, связанных с замещением муниципальной должности;

медицинское заключение о состоянии здоровья;

иные документы, связанные с прохождением военной службы, со службой в органах внутренних дел, в таможенных органах, в органах налоговой полиции и т.д.

3. Анкета заполняется собственноручно гражданином при поступлении на муниципальную службу (форма 2).

4. Послужной список содержит основные данные, связанные с прохождением муниципальным служащим муниципальной службы (форма 3). Он заполняется работником кадровой службы структурного подразделения мэрии на основании анкеты, трудовой книжки, других документов. Внесение в послужной список данных, не предусмотренных его формой не допускается.

5. Ведение послужного списка осуществляется следующим образом:

5.1. В разделе 1 в хронологическом порядке производятся записи сведений о прохождении муниципальной службы.

5.2. В разделе 2 отражаются результаты аттестации на соответствие занимаемой должности. Рекомендации комиссии записываются в строгом соответствии с принятым решением и протоколами аттестационной комиссии.

5.3. Раздел 3 содержит сведения о сдаче муниципальным служащим квалификационных экзаменов и результатах аттестаций для присвоения квалификационных разрядов.

5.4. Раздел 4 содержит сведения о награждении муниципального служащего государственными наградами СССР, Российской Федерации, Почетной грамотой Новосибирской области, Почетной грамотой мэрии города Новосибирска и иных поощрениях.

5.5. В разделе 5 заносятся сведения о дисциплинарных взысканиях, наложенных на муниципального служащего, отметки об их снятии на основании распорядительных документов.

5.6. В разделе 6 записываются сведения о служебных командировках муниципального служащего за границу в период прохождения муниципальной службы с указанием цели поездки.

5.7. Раздел 7 содержит сведения о дополнительном профессиональном образовании с указанием формы обучения, времени проведения обучения, места прохождения обучения (наименование образовательного учреждения и его местонахождение).

5.8. В раздел 8 заносятся изменения в учетные данные муниципального служащего в период прохождения муниципальной службы.

6. Послужной список ведется на протяжении всего периода прохождения муниципальной службы. В случае изменения данных, изложенных в послужном списке, муниципальный служащий представляет в кадровую службу документы, подтверждающие соответствующие изменения.

7. Личное дело оформляется и ведется следующим образом:

7.1. Материалы личного дела помещаются в папку с твердой обложкой. На титульном листе обложки (форма1) указываются: полное наименование структурного подразделения мэрии, фамилия, имя, отчество муниципального служащего и номер его личного дела.

7.2. Документы личного дела нумеруются и вносятся в опись (форма 4). Каждый документ записывается отдельно с указанием его наименования, количества листов и даты приобщения к материалам личного дела. При передаче личного дела в другие муниципальные или государственные органы опись документов, находящихся в личном деле, заверяется работником кадровой службы структурного подразделения мэрии.

8. Оформление и сверка личного дела муниципального служащего, а также обновление данных и внесение соответствующих изменений осуществляется работниками кадровой службы муниципального органа.

9. Изъятие документов из личного дела, а также хранение в нем документов, не предусмотренных настоящим Порядком, не допускается. Изъятие документов может быть произведено в исключительных случаях лишь с разрешения руководителя, имеющего право приема и увольнения муниципального служащего. На место изъятого документа вкладывается справка с указанием причин изъятия и визой руководителя, разрешившего изъятие документа.

10. Личные дела учитываются как документы для служебного пользования. Ответственность за ведение и хранение личных дел возлагается на работника кадровой службы структурного подразделения мэрии. В структурных подразделениях, где нет кадровых служб, приказом руководителя назначается лицо, на которое возлагается эта ответственность.

Учет личных дел производится в журнале учета личных дел муниципальных служащих (форма 5), в котором указываются: дата поступления личного дела, дата снятия с учета личного дела, основание снятия с учета (дата и номер распорядительного документа), данные об отправке (передаче) личного дела (дата, исходящий номер, наименование муниципального или государственного органа, в который отправлено (передано) личное дело).

Не реже одного раза в два года производится инвентаризация личных дел, о чем составляется соответствующий акт.

Выдача личных дел муниципальных служащих для служебного пользования производится по контрольной карточке (форма 6), находящейся в каждом личном деле, в которой расписывается получатель.

При переходе муниципального служащего на новое место муниципальной или государственной службы его личное дело передается по акту в кадровую службу муниципального или государственного органа или высылается не позднее 5 суток со дня поступления запроса. В контрольной карточке делается запись с указанием данных об отправке личного дела (дата, исходящий номер, полное наименование организации получателя).

11. При прекращении муниципальной службы личное дело муниципального служащего передается на государственное хранение в архив. При этом в раздел 1 послужного списка вносится запись об основании прекращения муниципальной службы с указанием даты и номера соответствующего распорядительного документа.