Инструкция по делопроизводству (утв. приказом Федерального агентства по недропользованию от 16 сентября 2005 г. N 949)

Инструкция по делопроизводству
(утв. приказом Федерального агентства по недропользованию от 16 сентября 2005 г. N 949)

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству (далее - Инструкция) устанавливает общие правила работы с документами в Федеральном агентстве по недропользованию (далее - Агентство). Инструкция разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.

1.2. Инструкция разработана в соответствии с федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, на основе Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Федеральной архивной службы России от 27.11.2000 N 68 (далее - Типовая инструкция), и с Положением о Федеральном агентстве по недропользованию (далее - Положение об Агентстве), утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 17.06.2004 N 293.

1.3. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях Агентства (далее - подразделения) осуществляются отделом делопроизводства и секретариата.

1.4. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в подразделениях Агентства возлагается на их руководителей. Секретари подразделений или иные работники, назначенные руководителями подразделений в качестве ответственных за делопроизводство, обеспечивают учет документов, прохождение документов в установленные сроки, осуществляют ознакомление работников подразделений с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

1.5. Работники Агентства несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции, своевременное рассмотрение и исполнение документов, их правильное оформление и сохранность. При утрате служебных документов немедленно докладывается руководству подразделения и в отдел делопроизводства и секретариата.

1.6. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в Агентстве, должны отвечать требованиям Инструкции.

1.7. Организация работы с документами, содержащими информацию ограниченного доступа (государственную тайну и конфиденциальную информацию), регулируется специальными инструкциями, утверждаемыми Руководителем Агентства.

Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с ними, а также подготовки документов к передаче в архив.

1.8. Передача служебных документов и их копий сторонним организациям, а также публикация их в печати допускаются только с письменного разрешения Руководителя Агентства.

1.9. При уходе работника в отпуск, отъезде в командировку, увольнении или перемещении, имеющиеся у него документы по указанию руководителя подразделения передаются другому работнику.

2. Документация Федерального агентства по недропользованию

2.1. Деятельность Агентства обеспечивается комплексом взаимоувязанных управленческих документов, составляющих его документационную базу. Состав документации Агентства определяется Положением об Агентстве, установленным порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между Агентством, другими органами власти и управления и организациями.

2.2. В целях повышения качества подготовки управленческих документов в Агентстве устанавливаются единые правила подготовки и оформления документов, призванные обеспечить юридическую силу документов, способствовать оперативному исполнению документов и их последующему использованию.

2.3. Юридическая сила документов обеспечивается наличием в них определенных реквизитов. Состав и порядок расположения реквизитов установлены ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (далее - ГОСТ Р 6.30-2003).

Требования к оформлению нормативных правовых актов (правил, положений, инструкций, постановлений, приказов) установлены Правилами оформления нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации (утв. постановлением Правительства Российской Федерации от 13.08.1997 N 1009) и Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

2.4. Управленческие документы, подготовленные в подразделениях Агентства, должны быть краткими, ясными по содержанию, всесторонне обоснованными, отредактированными и, при необходимости, согласованными со всеми заинтересованными подразделениями, должностными лицами, органами власти и управления, организациями. Тексты документов не должны допускать различных толкований и противоречить действующему законодательству.

2.5. Каждый сотрудник Агентства непосредственно отвечает за качество подготовки документов. Ответственность за некачественную подготовку документов, недостоверность содержащихся в них сведений возлагается на лиц, подготовивших, завизировавших и подписавших документы.

3. Правила оформления документов

3.1. Бланки документов

3.1.1. Документы Агентства должны оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.

3.1.2. Бланк документа - стандартный лист бумаги с нанесенными на нем реквизитами организации - автора документа.

Бланки документов Агентства утверждаются приказом и изготавливаются типографским способом на стандартных листах бумаги форматом А4 (210х297 мм), А5 (148 х 210 мм). Для бланков резолюций используется бумага форматом А6 (105х148 мм).

3.1.3. Для изготовления документов в Агентстве используются следующие бланки:

- бланк письма Агентства (приложение 1);

- бланк письма Руководителя Агентства (приложение 2);

- бланк приказа Агентства (приложение 3);

- бланк письма Управления делами (приложение 4).

Состав видов бланков утверждается Руководителем по представлению отдела делопроизводства и секретариата.

Для переписки с зарубежными корреспондентами используется бланк письма Агентства на двух языках - русском и английском.

3.1.4. Без бланка на стандартных листах бумаги формата А4 оформляются документы, издаваемые совместно с другими органами власти и управления, организациями, а также внутренние документы Агентства (докладные записки, служебные записки, справки, сводки, заявления плановые, отчетные и др.). Для изготовления этих документов средствами компьютерной техники могут использоваться электронные шаблоны документов.

3.1.5. Документы, изготавливаемые на бланках Агентства, должны иметь поля:

- левое - 30 мм;

- правое - 10 мм;

- верхнее - 20 мм;

- нижнее - 20 мм.

3.1.6. При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером N 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15, Times DL размером N 12, 13, 14 через 1-2 интервала.

3.2. Оформление реквизитов документов

3.2.1. При оформлении документов в Агентстве используются следующие реквизиты:

1. Государственный герб Российской Федерации;

2. наименование организации - автора документа;

3. справочные данные об организации (на бланках писем);

4. наименование вида документа;

5. дата документа;

6. регистрационный номер документа;

7. ссылка на регистрационный номер и дату документа;

8. место составления или издания документа;

9. адресат;

10. гриф утверждения документа;

11. резолюция;

12. заголовок к тексту;

13. отметка о контроле;

14. текст документа;

15. отметка о наличии приложения;

16. гриф согласования документа;

17. визы согласования документа;

18. подпись;

19. оттиск печати;

20. отметка о заверении копии;

21. отметка об исполнителе;

22. отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

23. отметка о поступлении документа в организацию;

3.2.2. Государственный герб Российской Федерации.

Изображение Государственного герба помещается на бланках документов Агентства в соответствии с Федеральным конституционным законом "О государственном гербе Российской Федерации"от 25.12.2000 N 2-ФКЗ и Положением об Агентстве. Государственный герб изображается на верхнем поле документа по середине зоны, занимаемой реквизитами бланка.

3.2.3.Наименование организации - автора документа.

Наименование организации - ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО НЕДРОПОЛЬЗОВАНИЮ - указывается в документах в соответствии с Положением об Агентстве.

В бланках писем наряду с полным наименованием Агентства указывается официально принятое сокращенное наименование - Роснедра.

3.2.4. Справочные данные об организации.

Реквизит используется в бланках писем и содержит сведения, необходимые для осуществления информационного обмена с другими организациями. В состав реквизита входят: почтовый адрес организации, номера телефона, факса, электронной почты, интернет-адрес.

3.2.5. Наименование вида документа.

Вид документа указывается во всех документах, кроме писем, в соответствии с содержанием и назначением документа и сложившимися в системе делопроизводства традициями: приказ, протокол, справка, докладная записка и др. Нельзя использовать в качестве названия вида документа слова "мероприятия", "информация", "порядок", "сведения"и другие.

В служебной переписке наименование вида и разновидности письма (гарантийное письмо, сопроводительное письмо и др.) не указывается.

Приложения информационного и справочного характера к нормативным актам также должны иметь наименование вида документа.

3.2.6. Дата документа.

Датой документа является дата его подписания (нормативные правовые акты, распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт); для утверждения документа (план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения.

Способ написания даты зависит от характера документа: в нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты (25 апреля 2005 г.), а в остальных случаях - цифровой в следующей последовательности: день, месяц, год (25.04.2005).

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.

Документы, изданные совместно двумя или более органами федеральной исполнительной власти должны иметь одну (единую) дату.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

3.2.7. Регистрационный номер документа.

Регистрационный номер документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваемое документу при его регистрации. Регистрация документа проводится после его подписания или утверждения.

Не допускается отправлять корреспондентам письма, не имеющие регистрационного номера и даты.

3.2.8. Ссылка на регистрационный номер и дату документа.

Реквизит используется в бланках писем и заполняется в том случае, если письмо является ответом на поступивший документ. Сведения о поступившем документе указываются в отметке "На N _.. от _..", входящей в состав реквизитов бланка письма.

Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания в тексте документа даты и номера поступившего документа.

3.2.9. Место составления или издания документа.

Место издания документа - Москва - указывается в приказах, распоряжениях, протоколах, актах и др. документах, за исключением служебных писем.

3.2.10. Адресат.

Документ может быть адресован в одну или несколько организаций, в подразделение, должностному лицу, группе организаций или должностных лиц, конкретному работнику, физическому лицу.

При направлении документа в организацию или ее структурное подразделение указывается полное (или сокращенное) наименование организации или организации и структурного подразделения в именительном падеже.

Например: Или

Министерство финансов Российской Федерации Министерство финансов Российской Федерации Управление делами

При адресовании документа руководителю организации, наименование организации входит в наименование должности адресата. Наименование должности и фамилии пишутся в дательном падеже, инициалы должностного лица перед фамилией:

Руководителю Федерального космического агентства И.О.Фамилия

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном.

Например: Или

Министерство финансов Российской Федерации Департамент бюджетной политики Ведущему специалисту А.И. Петрову

Строки реквизита "адресат" допускается центрировать относительно самой длинной строки.

При адресовании документа группе однородных организаций или подразделений адресат указывается обобщенно:

Руководителям департаментов и отделов МПР России

При адресовании внутренних документов указывается должность, название подразделения, инициалы, фамилия должностного лица:

Начальнику управления государственной службы и кадров И.О.Фамилия

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.

Например:

Генеральному директору объединения "Агропром" В.Д. Иванову

В состав реквизита "адресат" может входить почтовый адрес, который указывается в следующей последовательности:

При адресовании в организацию: При адресовании физическому лицу:

Государственный Университет управления Рязанский просп., 99 Москва, 109542 Л.И.Орлову ул. Веснина, д. 15, кв. 5 Москва, 101385

Почтовый адрес не указывают при направлении документа в высшие органы власти и управления, постоянным корреспондентам, в подведомственные организации.

В одном письме может быть до четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым и последующими адресатами не проставляется.

При рассылке письма более чем в четыре адреса составляется список на рассылку и на каждом документе указывается только один адрес.

3.2.11. Гриф утверждения документа.

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа.

Гриф утверждения оформляется следующим образом:

	УТВЕРЖДАЮ Руководитель Федерального агентства по недропользованию
	(личная подпись) 25.04.2005	И.О.Фамилия

При необходимости дополнительных предписаний и разъяснений документ может утверждаться приказом Агентства.

УТВЕРЖДЕНО приказом Федерального агентства по недропользованию от 25.04.2005 N 210

3.2.12. Резолюция

Содержит поручение руководителя по исполнению документа, в котором определяются подразделения и работники, ответственные за выполнение документа, характер и сроки исполнения.

Резолюция оформляется на специальных бланках резолюций установленной формы с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится, или на свободном месте в заголовочной части документа. Резолюция включает фамилию исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дату.

Если в резолюции указано несколько исполнителей, то ответственным за исполнение является лицо, названное первым или обозначенное словами "созыв", "ответственный", "свод". Ответственный исполнитель организует работу соисполнителей и отвечает за исполнение документа. Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

3.2.13. Заголовок к тексту документа

Заголовок к тексту документа должен быть кратким и точно передавать смысл текста, отвечать на вопрос "о чем?", - "О выделении_", "Об изменении _", или "чего?", - "Акт списания_"

Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок не составляется.

3.2.14. Отметка о контроле.

Проставляется начальником отдела делопроизводства и секретариата при постановке документа на контроль на верхнем поле документа справа специальным штампом "Контроль".

3.2.15. Текст документа.

Текст документа должен содержать достоверную и аргументированную информацию, выраженную точно, ясно, логично, по возможности кратко. Используемые в тексте документа формулировки не должны допускать различных толкований. Содержание документа должно быть увязано с ранее изданными по данному вопросу документами.

Текст документа может быть представлен в виде грамматически связного текста, текста-трафарета, анкеты или таблицы.

Тексты уставов, положений, инструкций, правил, регламентов и др. документов состоят из разделов, подразделов, пунктов и подпунктов. Разделы и подразделы текста могут иметь самостоятельные заголовки. При нумерации разделов могут использоваться римские цифры, другие части текста нумеруются арабскими цифрами.

Тексты постановлений, приказов, распоряжений, как правило, состоят из двух частей. В первой, констатирующей части, указываются причины, основания, цели составления документа, во второй части - распорядительной, формулируются поручения.

Тексты писем, докладных и служебных записок, справок и др. могут состоять из нескольких смысловых частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, в заключительной - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

При упоминании в тексте документа законодательного, нормативного правового акта или иного документа указываются все поисковые данные документа: наименование документа, кем он издан или утвержден, дата и регистрационный номер документа (или дата утверждения), заголовок к тексту.

Текст документа может излагаться:

- от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу");

- от третьего лица единственного числа ("_коллегия постановляет:", "комиссия установила_", "руководство не возражает");

- от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили", "постановили");

- от третьего лица множественного числа ("просим", "предлагаем", "слушали", "выступили", "постановили").

3.2.16. Отметка о наличии приложений.

Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты (название, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметку о согласовании и т.п.).

В сопроводительных письмах отметка о наличии приложения размещается непосредственно под текстом от границы левого поля, без абзаца. Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 3 экз.

Если приложения не названы в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров, например:

Приложение:	1. Справка о _ на 3 л. в 2 экз.
	2. Проект _ на 8 л. в 3 экз.

Если приложение к документу также имеет приложения, отметка оформляется следующим образом:

Приложение: Акт от 31.03.2004 N 3 и приложения к нему, всего на 6 л.

Если приложения сброшюрованы, указывается только количество экземпляров.

Приложения к нормативным правовым актам, распорядительным документам и письмам содержат в правом верхнем углу первого листа отметку с указанием документа, его даты и номера, например:

Приложение к письму Федерального агентства по недропользованию от 25.04.2005 N ИФ-61/911

Если документ направляют в несколько адресов, а приложение только в один адрес, отметка и приложении имеет вид:

Приложение: на 2 л. в 1 экз. только в первый адрес.

При наличии нескольких приложений они нумеруются: приложение N 1, приложение N 2 и т.д.

3.2.17. Подпись.

Документы, направляемые в вышестоящие органы, органы представительной и судебной власти, подписываются Руководителем Агентства или, по его поручению, заместителем Руководителя.

Документы, направляемые заместителям руководителей органов власти, указанных выше, подведомственным и другим организациям, а также гражданам подписываются Руководителем Агентства, его заместителями или руководителями подразделений в соответствии с их компетенцией, в случае, если им это право предоставлено приказом Руководителя.

В частности, в соответствии с приказом Руководителя Федерального агентства по недропользованию от 14.07.2004 N 6 "Об упорядочении оформления финансовых и бухгалтерских документов" право первой подписи на финансово-хозяйственных, бухгалтерских и денежных документах имеют:

- заместитель Руководителя Федерального агентства по недропользованию, курирующий вопросы экономики и финансов;

Право второй подписи на финансово-хозяйственных, бухгалтерсикх и денежных документах имеют:

- заместитель начальника Управления финансово-экономического обеспечения - начальник отдела бухгалтерского учета и отчетности - главный бухгалтер;

- заместитель начальника отдела бухгалтерского учета и отчетности - заместитель главного бухгалтера.

Право подписи договоров, государственных контрактов, заключаемых в целях обеспечения хозяйственной деятельности центрального аппарата Федерального агентства по недропользованию, а также необходимых для их исполнения финансово-хозяйственных документов, имеет начальник Управления делами.

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании бланка Руководителя Агентства наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия). При использовании бланка письма название Агентства в наименовании должности не указывается.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность должностного лица, подписавшего документ и его фамилия. Не допускается подписывать документы с предлогом "за"или проставлением косой черты перед наименованием должности.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

3.2.18. Согласование документа.

Для оценки целесообразности подготовки документа, его обоснованности, соответствия законодательству Российской Федерации и иным нормативным правововым актам проводится согласование документа.

Гриф согласования - отметка о внешнем согласовании документа, то есть согласовании с другой организацией, интересы которой затрагиваются в проекте документа. Гриф согласования документа включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования; или название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс.

Например:

СОГЛАСОВАНО Заместитель Министра финансов Российской Федерации
(личная подпись)	И.О.Фамилия
25.04.2005 СОГЛАСОВАНО Письмо Росархива от 25.04.2005 N 01-15/155-К

Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись"в левом нижнем углу документа.

Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе согласования"если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается".

Согласование документа в зависимости от его содержания осуществляется в следующей последовательности:

с должностными лицами Агентства;

с руководителями подчиненных организаций, интересы которых затрагиваются в документе;

с федеральными органами государственной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;

при необходимости, с органами власти и управления субъекта Федерации, местного самоуправления;

при необходимости, с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (горный, пожарный и т.п.), с общественными организациями;

с вышестоящими органами - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий с согласия этих органов.

3.2.19. Визы согласования документа.

Визирование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям. Визирование документа проводится до подписания документа всеми заинтересованными лицами.

Представляемые на подпись документы визируются:

- ответственным исполнителем;

- соисполнителями;

- руководителем подразделения, где готовился проект документа;

- работниками, которым даются поручения;

- юридической службой;

- заместителем Руководителя, курирующим направление деятельности, по которому принимается решение.

Визы работников, которым не даны поручения, на документе не проставляются.

Визы включают в себя личную подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.

Виза проставляется в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника нормативного правового акта, распорядительного документа.

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:

Замечания прилагаются. Начальник Управления делами (личная подпись) 25.04.2005

И.О.Фамилия

Замечания докладываются должностному лицу Агентства, подписывающему документ.

3.2.20. Оттиск печати.

В Федеральном агентстве по недропользованию используется печать с изображением Государственного герба Российской Федерации (главная печать) и простая круглая печать. Порядок использования гербовой печати уставлен приказом Федерального агентства по недропользованию от 21.07.2004 N 8 "О порядке использования и хранения гербовой печати Федерального агентства по недропользованию". Печать с изображением Государственного герба проставляется на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми, материальными средствами, требующих допольнительного удостоверения их подлинности (приложение 5).

Оттиск печати на документе может захватывать часть наименования должности, но не должен захватывать подпись должностного лица. В документах, оформленных на основе унифицированных форм (финансовые, бухгалтерские, отчетные документы), печать проставляется на специально отведенном месте, обозначенном - М.П.

Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым.

Ответственность за хранение и правильное использование печатей Агентства несут назначенные приказом Агентства лица.

3.2.21. Отметка о заверении копии.

Копия документа - документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и все его внешние признаки или часть их.

Копии документов и выписки из документов, представляемые в другие организации, заверяются надписью ВЕРНО (без кавычек), с указанием должности лица, заверившего копию; его личной подписи; расшифровки подписи; даты заверения и печати:

Верно Начальник службы персонала

Подпись Дата

И.О.Фамилия

Копии исходящих документов, остающиеся в делах организации, заверяются подписью работника делопроизводства с отметкой - п/п - "подлинник подписан", даты и подписи работника.

3.2.22. Отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе включает инициалы и фамилию исполнителя документа, номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа подготовленного документа ближе к нижнему полю документа слева:

Н.О.Иванова

257 00 00

На документе, подготовленном по поручению Руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

3.2.23. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, или, при наличии такого документа, ссылку на его дату и номер; отметку "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ; дату, подпись исполнителя или руководителя подразделения, в котором исполнен документ.

Все сведения об исполнении резолюций и документа в целом вносятся исполнителями в систему электронного документооборота (СЭД), принятую в Агентстве.

3.2.24. Отметка о поступлении документа в организацию.

Отметка проставляется на поступающих документах в целях их учета и включает: дату поступления и порядковый номер поступленияю. Отметка о поступлении проставляется в нижнем правом углу первого листа документа с помощью штампа:

4. Подготовка и оформление проектов нормативных правовых актов

4.1. Агентство не вправе осуществлять нормативно-правовое регулирование в установленной сфере деятельности и функции по контролю и надзору, кроме случаев, установленных указами Президента Российской Федерации или постановлениями Правительства Российской Федерации.

Установленные абзацем первым настоящего пункта ограничения полномочий Агентства не распространяются на полномочия Руководителя Агентства по решению кадровых вопросов и вопросов организации деятельности Агентства, контролю деятельности в возглавляемом им Агенствта (его структурных подразделениях).

4.2. Руководитель Агентства на основании и во исполнении Конституции Российской Федерации, федеральных конституционных законов, актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и Министерства природных ресурсов Российской Федерации издает приказы по вопросам, отнесенным к компетенции Агентства.

4.3. Требования к подготовке и оформлению нормативных правовых актов Агентства установлены:

постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. N 1009 "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации";

приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 14 июля 1999 года N 217 "Об утверждении разъяснений о применении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации";

Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

4.3. Проекты нормативных правовых актов визируются руководителями заинтересованных подразделений и направляются на рассмотрение в подразделение, на которое возложены функции организации правовой деятельности Агентства (далее - юридическое подразделение).

4.4. Нормативные правовые акты, затрагивающие права, свободы и обязанности гражданина, устанавливающие правовой статус организаций или имеющие межведомственный характер, подлежат государственной регистрации в Министерстве юстиции Российской Федерации (далее - Минюст России).

Решение о направлении приказа в Минюст России принимается юридическим подразделением, которое и организует подготовку необходимого пакета документов для направления его Руководителю агентства одновременно с проектом нормативного правового акта, подлежащего государственной регистрации.

Юридическое подразделение ведет строгий учет нормативных правовых актов Агентства и, в первую очередь, зарегистрированных в Минюсте России, а также их кодификацию.

Нормативные правовые акты, подлежащие государственной регистрации, не позднее 10 дней со дня их подписания (утверждения) представляются в 6 экземплярах (подлинник и 5 копий, одна из которых может быть представлена на магнитном носителе) в Минюст России.

К нормативному правовому акту, направляемому в Минюст России, прилагается справка, содержащая:

основания для издания акта;

сведения обо всех действующих нормативных актах по данному вопросу и информацию о сроках их приведения в соответствие с принятым актом;

сведения о согласовании акта с заинтересованными Министерствами и ведомствами, если такое согласование является обязательным.

Представленный на государственную регистрацию нормативный правовой акт должен быть завизирован, а прилагаемая справка подписана руководителем юридического подразделения.

В случае представления на государственную регистрацию нормативных правовых актов за подписью лица, исполняющего обязанности Руководителя Агентства, наряду с вышеуказанными документами представляется документ, подтверждающий полномочия лица, исполняющего обязанности Руководителя Агентства.

Нормативные правовые акты, подлежащие государственной регистрации, направляются для исполнения только после их регистрации и официального опубликования.

Нормативные правовые акты, прошедшие государственную регистрацию в Минюсте России, в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 23 мая 1996 года N 763 "О порядке опубликования и вступления в силу актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти", подлежат официальному опубликованию в "Российской газете"в течение десяти дней после дня их регистрации, а также в Бюллетене нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, кроме актов или отдельных их положений, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, или сведения конфиденциального характера.

Нормативные правовые акты, не прошедшие государственную регистрацию и не опубликованные в установленном порядке, не влекут правовых последствий, как не вступившие в силу, и не могут служить основанием для регулирования соответствующих правоотношений, применения санкций к гражданам, должностным лицам и организациям за невыполнение содержащихся в них предписаний. На указанные акты нельзя ссылаться при разрешении споров.

5. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

5.1. Приказ

5.1.1. Приказами оформляются решения нормативного и ненормативного характера. Приказы ненормативного характера издаются по оперативным вопросам основной деятельности Агентства и по вопросам кадрового обеспечения (личного состава). Приказы по личному составу издаются по вопросам приема (назначения) на должность, перевода, увольнения работников, командирования, предоставления отпусков, поощрения, вынесения взысканий, устанвления стажа и др.

5.1.2. При издании приказов по личному составу используются типовые унифицированные формы Унифицированной системы первичной учетной документации (утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1).

5.1.3. Проекты приказов по основной деятельности готовят и вносят подразделения на основании поручений Руководителя Агентства, его заместителей, либо в инициативном порядке.

Проекты приказов по кадровым вопросам готовит Управление делами на основании соответствующих представлений начальников структурных подразделений Агентства.

Для подготовки проектов приказов по сложным, комплексным вопросам, а также актов, издаваемых совместно с другими органами власти и управления, организациями, могут создаваться рабочие группы.

5.1.4. Приказы подписываются Руководителем Агентства или лицом, исполняющим его обязанности. По поручению Руководителя приказы могут подписываться одним из заместителей Руководителя.

5.1.5. Обеспечение качественной подготовки проектов приказов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на начальников подразделений, которые готовят и вносят проект.

Контроль за правильностью оформления проектов приказов осуществляет отдел делопроизводства и секретариата.

5.1.6. Приказы, издаваемые в Агентстве, не должны противоречить законодательству Российской Федерации, указам и распоряжениям Президента Российской Федерации, постановлениям и распоряжениям Правительства Российской Федерации, международным обязательствам Российской Федерации, Положению об Агентстве и ранее изданным приказам Агентства.

Приказы по основной деятельности издаются:

- во исполнении законодательных и иных нормативных правовых актов вышестоящих органов управления;

- в целях осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, вытекающей из функций и задач Агентства.

- проекты приказов по основной деятельности составляются на основе тщательного и всестороннего изучения вопросов, требующих разрешения, чтобы содержащиеся в приказах поручения были конкретными и реальными, обеспечивались достаточными материально-техническими и финансовыми средствами и в дальнейшем исключали необходимость корректировки принятых решений в связи с неполнотой или недоработкой предыдущего приказа.

5.1.7. Проекты приказов по основной деятельности и приложения к ним визируются:

- исполнителем;

- руководителем подразделения, подготовившего проект приказа;

- руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения;

- юридической службой;

- заместителем (заместителями) Руководителя в соответствии с распределением обязанностей;

- начальником Управления делами.

Проекты приказов по личному составу визируются:

- начальником отдела кадров;

- начальником отдела бухгалтерского учета;

- руководителями заинтересованных подразделений;

- юридической службой;

- заместителем (заместителями) Руководителя в соответствии с распределением обязанностей;

- начальником Управления делами.

Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта приказа (приложение 7).

На оборотной стороне последнего листа подлинника проекта приказа кроме виз указываются: вверху - наименование подразделения, подготовившего проект, снизу слева - фамилия исполнителя и его телефон.

При большом количестве визирующих инстанций визы могут оформляться на отдельном листе согласования (визирования). Имеющиеся замечания редакционного характера вносятся визирующей стороной непосредственно в проект приказа, представленный на согласование. Серьезные возражения по проекту приказа, возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту, а виза дополняется фразой "Имеются замечания"или "Замечания прилагаются".

Если в процессе согласования в проект приказа (распоряжения) вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию (визированию).

5.1.8. Проекты приказов направляются на подпись при необходимости со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути приказа, обоснование необходимости его принятия, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Датой приказа является дата его подписания.

5.1.9. Приказ Агентства оформляется на бланках установленной формы (приложение 6). Текст приказа печатается шрифтом размером N 14.

Приказ имеет следующие реквизиты:

- наименование Агентства;

- наименование вида документа - приказ;

- дата приказа;

- регистрационный номер;

- место составления или издания;

- заголовок к тексту;

- текст;

- подпись;

- визы согласования.

Дата приказа оформляется цифровым способом: 20.02.2004, и проставляется после подписания приказа. Приказы по основной деятельности и приказы по личному составу регистрируются отдельно.

Регистрационный номер приказа по основной деятельности представляет собой порядковый номер в пределах календарного года, приказа по личному составу - порядковый номер с буквенным индексом. Регистрация приказов проводится после их подписания.

Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается полужирным шрифтом через межстрочный интервал "Точно"(12 пт), выравнивается по центру. Количество знаков в строке заголовка должна составлять примерно две трети от количества знаков в строке текста. Перенос слов в заголовке недопустим.

Например:

Об утверждении образцов бланков, печатей и штампов

Текст отделяется от заголовка двумя-тремя межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером N 13 через 1,5 межстрочных интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст приказа может состоять из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение"и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок.

Преамбула приказа завершается словом приказываю, которое печатается в разрядку.

Распорядительная часть приказа содержит перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения, может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. Если пункт приказа содержит конкретное поручение, в нем указываются:

- наименование исполнителя (наименование организации или должности, фамилии, инициалов исполнителя или исполнителей);

- поручение;

- срок выполнения поручения.

При наличии промежуточных сроков выполнения или при разбивке поручения на отдельные задания, каждое из них формируется отдельным подпунктом. Каждый пункт или подпункт распорядительной части приказа содержит только одно задание с одним сроком исполнения.

Срок исполнения в пунктах и подпунктах распорядительной части приказа не указывается, если действия носят регулярный или нормативный характер и их выполнение предписывается на весь период действия данного приказа. Количество исполнителей по каждому пункту (подпункту) не ограничивается. Исполнитель, названный первым, является ответственным исполнителем данного поручения. В качестве исполнителей указываются подразделения или конкретные должностные лица. В последнем пункте приказа указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу ...".

В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения ...". Подразделения (должностные лица), до сведений которых доводится приказ, указываются в схеме рассылки, которую исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

Названия организаций и подразделений, упоминаемых в приказе, должны точно соответствовать их полным наименованиям. Если организация или подразделение упоминается один раз, то дается их полное наименование. В случаях неоднократного упоминания - в первый раз дается полное наименование организации или подразделения и в скобках установленное сокращенное название. В дальнейшем указывается сокращенное название.

Исправления и дополнения в приказах после их подписания не допускаются.

5.1.10. При большом объеме текста в проекте приказа излагаются лишь основные вопросы, а остальной текст - в приложениях к проекту. При наличии приложений (графики, схемы, таблицы, списки и т.д.), в тексте приказа в соответствующих пунктах распорядительной части даются ссылки: _(приложение N 1); "согласно приложению_".

Приложения к приказу подписываются руководителем подразделения, подготовившего проект. Подпись ставится на оборотной стороне последнего листа приложения.

На самом приложении в правом верхнем углу первого листа печатается слово "Приложение"(если приложений несколько, они нумеруются) с указанием, к какому приказу или пункту приказа относится приложение:

Приложение N 2
к приказу Федерального агентства
по недропользованию
от 25.04.2005 N 210

Приложения к приказу должны иметь соответствующие названия (список, перечень, график и т.д.). Каждое приложение визируется на последнем листе приложения начальником подразделения, отвечавшим за подготовку приложения.

В проектах приказов, имеющих одно или несколько приложений справочного характера, должна быть единая нумерация страниц, с охватом основного текста и всех приложений. Если приложением к приказу является утверждаемый документ (правила, положение, инструкция и др.), он имеет самостоятельную нумерацию страниц. На самом приложении в верхнем правом углу проставляется гриф утверждения со ссылкой на дату и номер приказа.

УТВЕРЖДЕНО
приказом Федерального агентства
по недропользованиюот 25.04.2005 N 210

5.1.11. Заверенные в отделе делопроизводства и секретариата копии приказов рассылаются исполнителям в соответствии со схемой рассылки, которая составляется исполнителем и подписывается руководителем подразделения-исполнителя. Копия обязательно направляется также исполнителю и в юридическое подразделение.

Схема рассылки готовится одновременно с подготовкой проекта приказа в двух экземплярах.

Изготовление дополнительных копий приказов и досылка их организациям и подразделениям производится только с разрешения начальника отдела делопроизводства и секретариата. При этом делается соответствующая отметка в схеме рассылки.

5.1.12. Проекты приказов, подготовленных совместно с другими федеральными органами исполнительной власти или организациями, печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 с указанием названий организаций - авторов документа.

При оформлении совместного приказа:

наименования организаций - авторов документа располагаются на одном уровне;

наименование вида документа - приказ; располагается по центру страницы;

дата совместного приказа - единая, соответствует дате более поздней подписи; располагается по центру страницы;

регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;

подписи руководителей организаций - авторов документа располагаются ниже текста на одном уровне и заверяются гербовыми печатями.

Проекты совместных приказов готовятся в нескольких экземплярах (подлинников), по одному для каждой стороны.

5.2. Положение, правила, инструкция

5.2.1. Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции Агентства.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов. Инструкции издаются в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финанасовые или иные специальные стороны деятельности Агентства.

5.2.2. Положения (правила, инструкции) применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются Руководителем Агентства, или как акты, утверждаемые приказом Агентства, если одновременно с утверждением положения (правил, инструкции) необходимо дать поручения, связанные с введением в действие или применением утверждаемого документа.

Утверждение оформляется в форме грифа утверждения на документе или изданием приказа об утверждении. Решение о порядке утверждения положений (правил, инструкций) принимает Руководитель или лицо, исполняющее его обязанности.

5.2.3. Порядок подготовки проекта положения, правил, инструкции соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных правовых актов Агентства (раздел 4).

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

5.2.3. Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".

Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "О чем?"; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос "Кому?"(должностная инструкция главному специалисту).

Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.

Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

5.3. Протокол

5.3.1. Протокол- документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятые решения на заседаниях, совещаниях, собраниях (приложение 8).

Протокол составляется на основании записей, сделанных во время совещания (заседания, в т.ч. - коллегии Агентства), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов, решений и др.; материалы к обсуждению представляются подразделениями и другими организациями, на которые возложена их подготовка, не позднее, чем за 15 дней до даты, предусмотренной планом работы коллегиального органа. Справки подписываются руководителями подразделений-исполнителей.

Подготовка материалов к заседанию и решений коллегии Агентства осуществляется в соответствии с Регламентом коллегии Агентства.

5.3.2. Ведение записи во время заседания, сбор материалов, составление и оформление протокола возлагается на секретаря коллегиального органа или сотрудника подразделения, готовившего вопросы к обсуждению. Протокол должен быть подготовлен не позднее, чем через 3 дня со дня заседания. До подписания протоколы визируются руководителями подразделений, ответственными за подготовку. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа протокола.

5.3.3. Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании, направляются для подшивки в дело в подразделение-исполнитель вместе с выпиской из протокола о принятых решениях.

Копии протоколов заседаний, копии повесток дня заседаний и материалов к заседаниям уничтожаются по миновании надобности в них, причем копии протоколов - по акту.

На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, на верхнем поле справа проставляется пометка "Для служебного пользования".

5.3.4. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части указываются фамилии и инициалы председателя (председательствующего) и секретаря, количество или фамилии (при необходимости - и должности) присутствующих и, отдельно - приглашенных.

Фамилии присутствующих записываются в протокол (если их не более 15) в алфавитном порядке. Если на заседании присутствовало более 15 человек, составляется список присутствовавших, который прилагается к протоколу, а в протоколе указывается общее количество участников с отметкой - (список прилагается).

Вводная часть заканчивается повесткой дня. Вопросы в повестке дня располагают по степени их сложности, важности и предполагаемого времени обсуждения. Вопросы формулируются с предлогом "о", "об"и нумеруются арабскими цифрами. Под формулировкой вопроса указывается фамилия и инициалы докладчика. Не рекомендуется вопрос или группу вопросов формулировать словом "Разное".

Ход рассмотрения каждого вопроса повестки дня записывается в последовательности: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

В разделе СЛУШАЛИ приводится фамилия и инициалы докладчика, полное или краткое изложение доклада (сообщения, отчета). Если докладчиком представлен текст выступления, в протоколе после указания фамили докладчика в скобках указывается - (текст доклада прилагается).

В разделе ВЫСТУПИЛИ также указываются фамилии, инициалы, при необходимости, - должности выступавших и содержание их выступлений в той последовательности, в какой они прозвучали на заседании.

Вопросы к докладчику и ответы протоколируются по мере их поступления и записываются в той же последовательности, при этом слова "вопрос", "ответ"не пишутся, а указываются фамилии и инициалы лица, от которого поступил вопрос, после чего записывается ответ.

Текст постановляющей части протокола формулируется в повелительной форме (как в распорядительных документах).

В постановляющую часть записываются принятые решения. Если решений несколько, они нумеруются арабскими цифрами. При принятии решения голосованием, после записи решения приводятся результаты голосования с указанием числа голосов, поданных "за", "против", "воздержавшихся", а также список лиц, не участвоваших в голосовании.

Решения по процедурным вопросам (об утверждении повестки дня, о прекрашении обсуждения, о принятии к сведению справок, сообщений и т.п.) также отражаются в тексте протокола.

5.3.5. Участник заседания или совещания может высказать особое мнение по принятому решению. После заседания особое мнение излагается на отдельном листе, подписывается и передается лицу, ответственному за ведение протокола. Содержание особого мнения записывается в протокол после записи соответствующего решения.

Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые решения по соответствующим вопросам.

5.3.6. Протокол заседания подписывается председателем и секретарем заседания.

Датой протокола является дата заседания. Дата оформляется цифровым способом.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года по каждой группе протоколов отдельно: протоколы заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.

5.3.7. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии со списком рассылки, который составляет и подписывает секретарь заседания. Копии протоколов заверяются печатью отдела делопроизводства и секретариата.

Принятые решения могут доводиться до исполнителей в виде выписок из протокола, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью отдела делопроизводства и секретариата.

5.3.8. Протоколы печатаются на стандартных листах бумаги формата А4.

Реквизитами протокола являтся: наименование организации, наименование вида документа, дата документа, регистрационный номер, место составления или издания документа, заголовок к тексту, текст, подписи, визы.

Наименование документа - ПРОТОКОЛ - печатается под наименование Агентства прописными буквами вразрядку. Полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Вид заседания, совещания печатается под датой слева, отделяясь двумя межстрочными интервалами.

Основная часть протокола печатается через один межстрочный интервал.

Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).

5.4. Служебные письма

5.4.1. Служебное письмо - документ, посредством которого осуществляется информационный обмен между организациями и должностными лицами (приложение 9).

5.4.2. Служебные письма Агентства готовятся:

как ответы о выполнении поручений Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации и его заместителей;

как исполнение поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции Агентства;

как исполнение поручений Главы Администрации Президента Российской Федерации, его заместителей, руководства Аппарата Правительства Российской Федерации и его структурных подразделений по вопросам, относящимся к компетенции Агентства;

как ответы на запросы различных юридических и физических лиц;

как инициативные письма.

5.4.3. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией Руководителя агентства или его заместителей на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции Руководителя Агентства или его заместителей. Срок подготовки инициативного письма Агентства определяется руководством Агентства (далее - Руководство) или руководителем подразделения.

5.4.4. Служебные письма оформляются на бланках писем Агентства и Руководителя. Изготовление бланков писем с изображением Государственного герба Российской Федерации средствами электронно-вычислительной техники запрещается.

5.4.5. Реквизитами письма являются: наименование организации-автора, справочные данные об организации, дата, регистрационный номер, ссылка на индекс и дату поступившего документа, заголовок к тексту, адресат, текст, отметка о наличии приложения (в сопроводительных письмах), подпись, отметка об исполнителе.

Дата письма - дата принятия решения, зафиксированного в тексте. Датой письма является дата его подписания, которая проставляется отделом делопроизводства и секретариата.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка слева. Загловок в краткой форме отражает суть письма. Если текст письма до пяти строк, заголовок к тексту не составляется.

При подготовке ответа на поступившее письмо в реквизитах бланка проставляется номер и дата поступившего письма.

На одном письме не должно быть более четырых адресатов. При большем количестве адресатов исполнителем составляется список рассылки (приложение 10).

При направлении писем в вышестоящие и подведомственные организации, а также постоянными корреспондентам почтовый адрес в реквизите "Адресат"не указывается.

5.4.6. Служебное письмо должно быть посвящено одному вопросу. Несколько вопросов излагаются в одном письме только в случае, если вопросы взаимосвязаны. Объем письма не должен превышать двух страниц; в исключительных случаях допускаются письма до пяти страниц машинописного текста. Вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

В служебных письмах, оформленных на бланках Агентства, используется форма изложения:

- от первого лица множественного числа (просим, направляем, предлагаем и др.);

- от третьего лица единственного числа (предприятие рассмотрело и др.).

В служебных письмах, оформленных на должностных бланках писем, используется форма изложения текста от первого лица единственного числа: "прошу _", "направляю _".

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

5.4.7. Служебные письма, оформленные на бланке Агентства или должностном бланке Руководителя, подлежат согласованию (визированию) всеми заинтересованными лицами. Визы проставляются на копии письма, остающейся в деле организации.

Если письмо пересылается адресату по факсимильной связи (без отправки подлинника по почте) визы проставляются на первом экземпляре (подлиннике) на оборотной стороне последнего листа и, после передачи по факсу, подлинник письма передается в дело на хранение.

5.4.8. Служебные письма подписываются Руководителем, его заместителями в соответствии с распределением обязанностей, утвержденным Руководителем Агентства, а также начальниками подразделений в соответствии с их компетенцией и функциями, установленными соответствующими приказами Агентства. Служебные письма могут подписываться лицами, исполняющими обязанности перечисленных должностных лиц.

5.4.9. Отметка об исполнителе (составителе письма) проставляется на лицевой стороне последнего листа под подписью, ближе к нижнему полю документа или на оборотной стороне письма. Отметку об исполнителе допускается печатать шрифтом меньшего размера: 11, 12.

5.4.10. Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные письма не разрешается.

6. Организация документооборота и исполнения документов

6.1.Организация документооборота

6.1.1. Движение документов в Агентстве с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

6.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в Агентстве, регламентируются настоящей Инструкцией, положениями о подразделениях и должностными инструкциями их работников.

6.1.3. Система электронного документооборота Агентства обеспечивает возможность определения последовательности операций, производимых с документом, и пути его движения от момента регистрации до отправки в архив Агентства (далее - Архив).

Особенностью системы является появление входящего номера ("очередь") документа на компьютере того исполнителя, кому он адресован. Только тот исполнитель, у которого документ находится в очереди, может с ним работать в соответствии с руководством пользователя системы на каждом конкретном рабочем месте (вводить резолюцию, вносить информацию о ходе исполнения, направлять следующему исполнителю). Другие пользователи могут использовать сведения о прохождении документа только в информационном варианте.

6.2. Организация доставки документов

6.2.1. Доставка документов в Агентство осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи.

С помощью почтовой связи в Агентство доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

6.2.2. По каналам электрической связи поступают телеграммы, факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте.

6.3. Прием, обработка и распределение поступающих документов

6.3.1. Поступающая корреспонденция принимается централизованно отделом делопроизводства и секретариата. Документы, полученные работниками в других организациях и от посетителей, для регистрации и учета также передаются в отдел делопроизводства и секретариата.

6.3.2. Документы, поступающие в Агентство на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение Руководством и доставляются исполнителям.

Прием и первичная обработка документов осуществляется работниками отдела делопроизводства и секретариата.

6.3.3. При получении документа проверяется целостность конверта, пакета или упаковки, правильность адресования документа, а при вскрытии конверта (за исключением конвертов с пометкой "лично") - наличие в нем документов, включая приложения.

При обнаружении отстутствия документов или приложений к ним составляется акт в двух экземплярах: первый остается в отделе делопроизводства и секретариата, второй приобщается к поступившему документу и вместе с документом возвращается отправителю.

Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается отправителю.

На конвертах с грифом "Для служебного пользования"или "Конфиденциально"проставляется штамп о поступлении и дата поступления, после чего они передаются под расписку в подразделение, обеспечивающее работу с документами ограниченного доступа.

Конверты сохраняются и прилагаются к документам в случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя и дату отправки. В остальных случаях конверты уничтожаются.

6.3.4. Документы, требующие срочного рассмотрения, передаются на регистрацию незамедлительно. Обработка остальной корреспонденции и передача ее на регистрацию осуществляется в день ее поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

Документы, адресованные в подразделения, передаются в подразделения, минуя руководство.

6.3.5. Все поступившие документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые (приложение 11). Нерегистрируемые документы, содержащие сведения для руководства, передаются руководителю или его заместителям, остальные - непосредственно в структурные подразделения.

6.3.6. На документе, подлежащем регистрации, проставляется регистрационный штамп, в котором указывается дата поступления и порядковый номер поступления. Регистрационный штамп проставляется в правом нижнем углу первого листа документа, не задевая его текста. Порядковая нумерация документов ведется в пределах одного года.

Регистрация в системе электронного документооборота производится путем заполнения электронной карточки документа (ввод входящего номера, даты поступления и сведений о поступившем документе - исходящий номер и дата, данные о корреспонденте, количестве листов, наличии приложений).

6.3.7. Документы, адресованные Руководству, а также без указания конкретного лица или подразделения предварительно рассматриваются в отделе делопроизводства и секретариата, а затем направляются на резолюцию Руководству или в подразделение. Предварительное их рассмотрение осуществляется, исходя из оценки содержания, на основании установленного в Агентстве распределения обязанностей между заместителями Руководителя Агентства и положений о подразделениях.

Документы, адресованные непосредственно в структурные подразделения или конкретным должностным лицам, передаются по назначению в день поступления без предварительного рассмотрения.

6.3.8. После рассмотрения документа Руководителем Агентства или его заместителем работники отдела делопроизводства и секретариата вносят резолюцию в базу данных (далее - БД) системы "Босс-Референт", рассылают электронные регистрационные карточки (РК) всем исполнителям в соответствии с резолюцией, а документ передают на исполнение ответственному исполнителю.

Подлинник документа, который исполняется несколькими подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям отделом делопроизводства и секретариата направляются копии.

Ответственному исполнителю предоставляется право определять порядок исполнения документа. Ответственность за своевременное и качественное исполнение документа в равной мере несут все исполнители. Соисполнители обязаны по требованию ответственного исполнителя представлять все необходимые для исполнения документа материалы.

6.3.9. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение Руководству и исполнение.

Текст поступившей телефонограммы записывается, регистрируется получателем и оперативно передается должностному лицу, которому она адресована.

6.3.10. Поступающие оригиналы документов с электронной копией должны иметь сопроводительное письмо. Текст копии на магнитном носителе должен соответствовать тексту оригинала.

6.3.11. Документы, поступившие в структурное подразделение на исполнение из отдела делопроизводства и секретариата, повторно в подразделении не регистрируются.

6.3.12. Передача документа, находящегося на исполнении, из одного подразделения в другое производится с разрешения руководителя, вынесшего резолюцию, через сотрудников делопроизводства отдела делопроизводства и секретариата.

6.4. Организация обработки и передачи отправляемых документов

6.4.1. Документы, отправляемые Агентством, передаются посредством почтовой и электронной связи. При необходимости - при помощи фельдъегерской связи.

6.4.2. Документы для отправки по почте передаются полностью оформленными, зарегистрированными с указанием почтового адреса или с приложением схемы рассылки. Если в схеме рассылки имеются организации, которые отсутствуют в схемах рассылки, разработанных отделом делопроизводства и секретариата, исполнитель обязан указать их почтовый адрес.

Отправка документов осуществляется централизованно отделом делопроизводства и секретариата. Неправильно оформленные, некомплектные документы возвращаются исполнителю на доработку.

Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или начальника отдела делопроизводства и секретариата.

Отправляемая корреспонденция проходит упаковку, адресование, проставление стоимости почтовых услуг и передачу на отправку в местное отделение связи.

Документы, предназначенные для пересылки по почте, вкладываются в конверты. Перед упаковкой проверяется правильность оформления документа, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов.

Документы, направляемые разными подразделениями в один адрес, могут вкладываться в один конверт.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

6.4.2. С помощью средств электрической связи осуществляется передача информации в виде телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений.

6.4.3. Телеграммы, составленные в Агентстве, принимаются сотрудниками отдела делопроизводства и секретариата завизированными, подписанными, датированными и зарегистрированными с отметкой о категории и виде отправления, с указанием телеграфного адреса или с приложением списка рассылки. Списки рассылки, составленные самими исполнителями, должны в обязательном порядке содержать телеграфные адреса.

6.4.4. Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи и регистрируется самим исполнителем.

6.5. Порядок прохождения внутренних документов

6.5.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.

6.5.2. Проекты нормативных правовых актов, распорядительных документов и писем после подготовки и согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами передаются в Управление делами для проверки соответствия содержания документов действующему законодательству, правильности их оформления, включая соблюдение правил русского языка.

Оформленные документы передаются на подпись руководству в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей.

6.5.3. Копии подписанных руководством нормативных правовых актов, распорядительных документов, писем в обязательном порядке рассылаются в подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.

6.5.4. Передача документа между подразделениями осуществляется через сотрудников делопроизводства отдела делопроизводства и секретариата.

6.6. Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи

6.6.1. Электронная почта - один из компонентов системы автоматизации документооборота, средство доставки, отправки информации и ее передачи между пользователями как внутри Агентства, так и между организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.

6.6.2. Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте и имеющие электронную цифровую подпись, исполняются аналогично документам на бумажных носителях, при наличии определенной специфики в процессе исполнения.

6.6.3. Отправитель электронного сообщения запускает программу отправки почты и создает файл сообщения, указывает его имя, дату и время отправки. Сообщения можно вводить и редактировать с помощью текстовых редакторов. Электронные сообщения передаются адресатам в соответствии со схемой рассылки.

Адресат получает изображение документа на экране компьютера, а при необходимости распечатывает его на бумажный носитель.

Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный почтовый ящик (область памяти ЭВМ), которому присваивается код пользователя, и обмен электронными сообщениями осуществляется через эти почтовые ящики.

6.6.4. При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;

документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается с заявкой установленного образца, подписанной начальником подразделения. Заявки хранятся в течение одного года;

ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и начальника соответствующего подразделения;

факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;

запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования";

подлежащий передаче документ учитывается в журнале установленной формы. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;

поступившие факсограммы учитываются в журнале установленной формы и передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно. Регистрация факсограмм производится при наличии на поступившем документе обязательных реквизитов в соответствии с требованиями делопроизводства (номер, дата и подпись);

факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.

Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях, осуществляется их начальниками.

6.7. Учет количества документов

6.7.1. Учет количества документов за определенный период времени (год, месяц) проводится отделом делопроизводства и секретариата при помощи действующей в Агентстве системы электронного документооборота.

6.7.2. За единицу учета количества документов принимается сам документ, без учета копий, создаваемых при печатании и размножении.

Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно в копировально-множительном бюро на основе принятой в Агентстве системы учета документов.

Учет количества документов может производиться по Агентству в целом или по отдельным подразделениям.

Поступающие и создающиеся документы подсчитываются отдельно.

6.8. Работа исполнителей с документами

6.8.1. Начальники подразделений Агентства обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса.

6.8.2. При рассмотрении документов руководитель подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения.

Срочные документы передаются немедленно.

6.8.3. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) Руководству или начальникам подразделений, подготовку к пересылке адресату.

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список рассылки.

6.8.4. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.

Все отметки размещаются на свободных от текста местах.

6.8.5. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

6.8.6. Если исполнение документа Руководством возложено на начальников нескольких подразделений, то ответственным за его исполнение является лицо, указанное в резолюции первым. Ответственному исполнителю предоставляется право созыва соисполнителей. Соисполнители обязаны по требованию ответственного исполнителя представить все необходимые материалы. Соисполнители в равной мере несут ответственность за своевременное и качественное исполнение документа.

Документ, подготовленный по этому поручению, должен представляться подписанным или завизированным всеми исполнителями, указанными в резолюции. Визы лиц, не указанных в резолюции, на документе не проставляются.

6.8.7. По документу, поступившему из экспедиции непосредственно в подразделение, сотрудник, ответственный за делопроизводство соответствующего подразделения, находит в "очереди"входящий номер документа и в электронной карточке заполняет "аннотацию", даты поступления и передачи документа начальнику подразделения. При наличии в документе ссылки на предыдущие документы, указываются их входящие номера и фамилия исполнителя. Передача документа от одного исполнителя другому внутри подразделения производится только по указанию начальника подразделения, о чем вносится соответствующая запись в электронную карточку.

6.8.8. Передача документов на исполнение из одного подразделения в другое производится только с разрешения того должностного лица, чья резолюция имеется на документе. Передачу документов осуществляют сотрудники отдела делопроизводства и секретариата. При этом вводятся: соответствующая запись в электронную карточку документа, новая резолюция, рассылка (согласно резолюции) электронной карточки исполнителям.

В случае поступления в подразделение документа, с которым, по мнению начальника подразделения, должно ознакомиться Руководство, но этого не произошло, документ и его электронная карточка перенаправляются в соответствующий секретариат.

6.8.9. Вся информация о ходе исполнения документа, о решении вопроса и подшивке в дело вносится в систему электронного документооборота сотрудником, ответственным за делопроизводство в подразделении.

6.9. Работа с обращениями и запросами депутатов

6.9.1. Подготовка и направление ответов на обращения и запросы депутатов разных уровней осуществляется Агентством в соответствии с законодательством Российской Федерации о статусе депутата.

6.9.2. В качестве обращения и запроса рассматривается письмо, написанное на бланке депутата, имеющее подпись депутата и дату.

При обращении депутата в Агентство должностные лица должны предоставить депутату всю информацию, связанную с его депутатской деятельностью.

При обращении депутата должностные лица безотлагательно (а при необходимости получения дополнительных материалов - не позднее 30 дней со дня получения обращения) дают ответ на это обращение и предоставляют запрашиваемые документы или сведения. При этом сведения, составляющие государственную тайну, предоставляются в порядке, установленном Законом Российской Федерации "О государственной тайне".

Должностное лицо, которому направлен запрос депутата, должно дать ответ на него в письменной форме не позднее чем через 30 дней со дня его получения или в иной, согласованный с инициатором запроса срок.

6.9.3. В случае необходимости проведения в связи с обращением или запросом дополнительной проверки или дополнительного изучения каких-либо вопросов следует сообщить об этом автору обращения или запроса в трехдневный срок со дня его получения. Окончательный ответ депутату представляется в срок не позднее 30 дней со дня поступления обращения или запроса.

6.9.4. Должностное лицо, которому направлен парламентский запрос, должно дать ответ на него в устной (на заседании соответствующей палаты Федерального Собрания Российской Федерации) или письменной форме не позднее чем через 15 дней со дня получения парламентского запроса или в иной, установленный соответствующей палатой Федерального Собрания Российской Федерации, срок. Ответ должен быть подписан тем должностным лицом, которому направлен парламентский запрос, либо лицом, временно исполняющим его обязанности.

6.9.5. Прием, обработка и направление поступающих обращений и запросов депутатов осуществляется отделом делопроизводства и секретариата в соответствии с установленным порядком работы с поступающими документами.

6.9.6. В подразделениях по обращениям и запросам в соответствии с указаниями Руководства оперативно готовятся проекты ответов, а в необходимых случаях проекты поручений соответствующим организациям.

6.9.7. Обращения и запросы депутатов, и документы по их рассмотрению формируют в дела в соответствии с номенклатурой дел отдела делопроизводства и секретариата.

6.9.8. В отделе делопроизводства и секретариата анализируют количество, характер и содержание обращений и запросов депутатов и информируют об этом Руководство.

7. Поисковая система по документам

7.1. Регистрация документов

7.1.1. Регистрация документа - фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем регистрационного номера с последующим вводом сведений о документе в БД.

В электронной РК документа фиксируются: входящий номер документа, дата поступления, исходящий номер и дата документа, данные о корреспонденте, количестве листов, наличии приложений.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета и исполнения .

Поступившие телеграммы и факсограммы регистрируются вместе с поступившими письмами.

7.1.2. Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые.

7.1.3. Поступившие документы распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые.

Не подлежат регистрации:

материалы информационно-справочного характера (справочники, рекламные буклеты, брошюры), присланные для сведения;

газеты, журналы, иные периодические издания;

поздравительные открытки, телеграммы и т.п.

7.1.4. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется.

7.1.5. В Агентстве применяется сквозная регистрация входящих документов. Отдельно регистрируются приказы Агентства по основной деятельности, приказы по личному составу, служебная переписка.

7.1.6. Регистрация всех поступающих документов, нормативных правовых актов, распорядительных документов, протоколов и решений коллегии, писем за подписью Руководителя, его заместителей производится в отделе делопроизводства и секретариата.

7.1.7. Документы регистрируются в системе электронного документооборота в виде электронных карточек.

7.1.8. Регистрационный номер документа

Номера исходящих писем Агентства, подписанных Руководителем и его заместителями, состоят из следующих элементов: индекс, образованный из первых букв имени и фамилии лица, подписавшего письмо, через тире - индекс подразделения-исполнителя, через тире - индекс дела по номенклатуре, через дробь - порядковый исходящий номер, например: АЛ-03-18/4760.

Номера исходящих писем, подписанных начальниками подразделений, состоят из следующих элементов: индекс подразделения, через тире - индекс дела по номенклатуре, через дробь - порядковый исходящий номер, например: 01-21/551.

Номера приказов по основной деятельности состоят только из цифр.

Номера кадровых приказов имеют индекс "к", например: 133-к.

Номера протоколов совещаний у Руководителя и его заместителей состоят из следующих элементов: индекс, образованный из первых букв имени и фамилии лица, утвердившего протокол, через тире - индекс дела по номенклатуре, через дробь - порядковый номер, через тире - индекс "пр", например: АЛ-07/61-пр.

Номера протоколов совещаний у начальников подразделений состоят из следующих элементов: индекс дела по номенклатуре, через дробь - порядковый номер, через тире - индекс "пр", например: 07/52-пр.

Номера исходящих телеграмм состоят из следующих элементов: индекс, образованный из первых букв имени и фамилии лица, подписавшего телеграмму, через тире - индекс "Т", через тире - порядковый исходящий номер, например: Т-155.

7.1.9. Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания поисковых систем устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:

наименование организации (автора или корреспондента);

исходящие реквизиты;

наименование вида документа (номенклатура);

количество листов;

дата поступления;

заголовок к тексту (краткое содержание документа);

резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

срок исполнения документа;

отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Состав обязательных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:

гриф (пометка) ограничения доступа к документу;

внутренняя переадресация документов по исполнителям;

код по тематическому классификатору;

ключевые слова;

наличие приложений;

должностное лицо, поставившее документ на контроль;

промежуточные сроки исполнения;

перенос сроков исполнения;

срок хранения документа;

статус документа (проект, версия);

вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.

7.2. Организация поисковой системы по документам

7.2.1. Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений в Агентстве действует поисковая система по документам в рамках существующей системы автоматизированного документооборота и делопроизводства.

7.2.2. Поиск конкретного документа или подборки материалов осуществляется по атрибутам (названию, виду документа, дате принятия, номеру документа и т.п.) или по контексту (по любому слову или фразе, содержащимся в аннотации искомого документа).

Поисковый запрос может содержать любую комбинацию атрибутов и элементов текста аннотации.

7.2.3. Поисковая система обеспечивает поиск информации о деятельности Агентства, не отнесенной к государственной тайне или служебной информации ограниченного распространения.

8. Организация контроля исполнения документов

8.1. Контроль исполнения документов включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование Руководства о состоянии исполнительской дисциплины.

8.2. Контролю подлежат зарегистрированные документы, имеющие конкретные задания Агентству и требующие исполнения:

поручения Президента Российской Федерации и его Администрации в адрес Агентства;

поручения в адрес Агентства, содержащиеся в постановлениях и распоряжениях Правительства Российской Федерации;

поручения Правительства Российской Федерации и его Аппарата;

поручения, содержащиеся в протоколах заседаний Правительства Российской Федерации и его комиссий;

обращения членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации (парламентские и депутатские запросы);

поручения Министра природных ресурсов Российской Федерации и его заместителей;

поручения, содержащиеся в приказах Агентства;

поручения, содержащиеся в протоколах совещаний у Руководителя Агентства.

При постановке документа на контроль на документе делается отметка о контроле, которую обозначают буквой "К"или словом (штампом) "Контроль", а в электронной карточке ставится соответствующий символ в поле "Контроль".

Руководитель Агентства либо его заместитель, которому передан документ, определяют исполнителей и сроки исполнения поручений в своей резолюции.

8.3. Отдел делопроизводства и секретариата контролирует своевременность и полноту исполнения контрольных поручений Руководителя по реализации заданий, содержащихся в контрольных документах.

Своевременность и полнота исполнения приказов, контроль за исполнением которых Руководитель Агентства оставил за собой, контролируется помощником Руководителя Агентства.

Секретари заместителей Руководителя Агентства контролируют своевременность и полноту исполнения:

приказов, постановлений и распоряжений, контроль за исполнением которых возложен на заместителей Руководителя Агентства;

поручений, содержащихся в протоколах совещаний у Руководства;

разовых поручений заместителей Руководителя Агентства;

решений, принятых заместителями Руководителя Агентства при рассмотрении служебной корреспонденции;

своевременность рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан, направленных заместителем Руководителя Агентства для рассмотрения и принятия мер в подразделения или организации Агентства;

своевременность и полноту исполнения принятых заместителями Руководителя Агентства решений при приеме граждан по личным вопросам.

Документы, поставленные на контроль начальником структурного подразделения Агентства, контролируются в самом подразделении.

Начальники управлений Агентства обеспечивают контроль за своевременным и полным исполнением:

поручений Руководства по подготовке проектов документов во исполнение постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации;

поручений Руководства по входящей корреспонденции, поступившей на исполнение в управление;

приказов Агентства, подготовленных управлением;

предложений, заявлений и жалоб граждан, поступивших на исполнение в управление.

Контроль за своевременным получением ответов на запросы, направленные в организации, осуществляется непосредственно исполнителями.

Лица, ответственные за контроль исполнения документов в управлениях центрального аппарата Агентства, выполняют основную работу по проверке исполнения, заблаговременно докладывают начальнику управления о наступлении срока исполнения, а также о документах, не исполненных в установленный срок; готовят за подписью начальника управления информацию о ходе исполнения документов для представления в отдел делопроизводства и секретариата.

Контроль исполнения документов по существу вопроса осуществляют начальники управлений.

8.4. Сроки исполнения поступивших документов исчисляются в календарных днях:

из Правительства Российской Федерации или Администрации Президента Российской Федерации - с даты подписания (утверждения) документа;

из других организаций - с даты их поступления в Агентство.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "срочно"- исполняются в трехдневный срок; имеющие пометку "оперативно"- в десятидневный срок, остальные - в срок не более месяца;

по парламентским запросам - не позднее, чем через 15 дней со дня регистрации в Агентстве;

по запросам членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы (депутатские запросы) - не позднее чем через 30 дней со дня регистрации в Агентстве;

по поручениям Правительства Российской Федерации, данным Агентству по доработке проектов постановлений и распоряжений, рассмотренных на заседании Правительства РФ, а также по проектам постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, поступившим от ответственного ведомства-исполнителя на согласование - до 10 дней;

по письмам Министерства иностранных дел Российской Федерации, без согласования с другими организациями - в течение 15 дней, с согласованием - 30 дней;

по обращениям граждан, поступившим в Агентство и требующим дополнительного изучения и проверки - до одного месяца со дня их регистрации, по остальным - не более 15 дней;

срочные телеграммы по основной деятельности Агентства исполняются в течение суток;

материалы по вопросам, включенным в план заседаний Правительства Российской Федерации, ответственным за подготовку которых является Агентство, представляются в Правительство Российской Федерации не позднее, чем за 15 дней до даты, определенной планом;

заключения или необходимые материалы к заседаниям Правительства Российской Федерации и его комиссий подготавливаются безотлагательно;

поручения Руководителя и его заместителей с конкретной датой исполнения выполняются в указанный срок;

неконтрольная корреспонденция, как правило, должна исполняться в течение 1 месяца.

Если поручение, содержащееся в документе Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации или Федерального Собрания Российской Федерации дано нескольким должностным лицам, то федеральный орган исполнительной власти, указанный в поручении первым, является ответственным исполнителем поручения и организует работу соисполнителей. Ответственный исполнитель определяет сроки представления соисполнителями предложений, порядок согласования и подготовки итогового проекта документа. Соисполнители представляют свои предложения ответственному исполнителю в установленные им сроки.

Доклад об исполнении поручения Президента Российской Федерации с приложением проекта доклада Президенту Российской Федерации представляется в Правительство Российской Федерации за 5 дней до истечения срока, установленного Президентом Российской Федерации, если иной срок не оговорен в поручении.

В срок исполнения документа входит весь цикл обработки и подготовки документа, начиная с момента поступления на регистрацию в Агентство до его подписания и регистрации на исходящем участке.

В случае если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

8.5. При необходимости изменения срока исполнения документа заместители Руководителя, курирующие соответствующий вопрос, представляют Руководителю предложения о продлении срока с указанием причин продления и планируемой даты исполнения. Такие предложения представляются на позднее трех дней до истечения этого срока. Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.

Продление срока исполнения поручения Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации или Федерального Собрания Российской Федерации допускается в исключительных случаях, когда исполнение поручения невозможно осуществить в указанный срок по объективным причинам. В этом случае, Руководитель Агентства представляет органу государственной власти, давшему поручение, мотивированные предложения о продлении срока с указанием планируемой даты исполнения. Такие предложения представляются не позднее, чем в 10-дневный срок с даты подписания поручения. Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.

Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует отдел делопроизводства и секретариата для внесения изменений в электронную карточку (новый срок, дата изменения, подпись).

Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеют право только вышестоящий орган государственной власти или автор документа.

8.6. Ответственным исполнителем поручения является лицо, указанное в поручении первым. В случае исполнения документа несколькими подразделениями центрального аппарата Агентства подлинник документа направляется ответственному исполнителю. По документам, находящимся на контроле, остальным подразделениям направляются копии документа.

8.7. При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни, увольнения или перемещения работник подразделения, ответственный за исполнение документов, обязан передать другому работнику по согласованию со отделом делопроизводства и секретариата, все контролируемые документы.

8.8. Отдел делопроизводства и секретариата еженедельно составляет справку о ходе исполнения подразделениями контрольных документов для информирования Руководства о состоянии исполнительской дисциплины в центральном аппарате Агентства.

8.9. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам.

Снятие с контроля документов, контролируемых отделом делопроизводства и секретариата по поручению Руководителя Агентства, осуществляется начальником отдела делопроизводства и секретариата и оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело. Сведения о снятии с контроля вносятся в подлинник документа.

8.10. Организация исполнения контрольных поручений Руководителя Агентства осуществляется в соответствии с отдельным Регламентом.

9. Организация документов в делопроизводстве

Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в Архив в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства Российской Федерации, а также соответствующими нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству Агентства.

Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатур дел и формирование дел.

9.1. Составление номенклатур дел

9.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Агентстве, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

9.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями об Агентстве и его подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности Агентства, их виды, состав и содержание.

9.1.3. В Агентстве составляются по установленным формам номенклатуры дел подразделений и сводная номенклатура дел Агентства (приложения 12, 13).

9.1.4. Номенклатура дел подразделения составляется сотрудником, ответственным за ведение делопроизводства, согласовывается с отделом делопроизводства и секретариата, подписывается начальником подразделения и представляется в отдел делопроизводства и секретариата.

Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в отдел делопроизводства и секретариата.

9.1.5. Сводная номенклатура дел составляется отделом делопроизводства и секретариата на основе номенклатур дел подразделений.

9.1.6. Сводная номенклатура дел Агентства, подписывается начальником отдела делопроизводства и секретариата, согласовывается с центральной экспертной комиссией Агентства, с экспертной проверочной комиссией федерального архива, в который документы передаются на государственное хранение, и утверждается Руководителем Агентства. Номенклатура дел согласовывается с Государственным архивом Российской Федерации не реже одного раза в 5 лет, если не было структурных изменений в Агентстве.

9.1.7. После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения Агентства получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

9.1.8. Сводная номенклатура дел изготавливается в нескольких экземплярах: 1-й утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел службы делопроизводства; 2-й - используется в службе делопроизводства в качестве рабочего; 3-й - применяется в Архиве; 4-й - в федеральном архиве, с которым согласовывалась номенклатура дел.

9.1.9. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

9.1.10. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры Агентства.

9.1.11. Наименованиями разделов номенклатуры дел Агентства являются названия подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Агентства.

9.1.12. В номеклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Агентства.

В номеклатуру дел не включаются периодические издания.

9.1.13. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Агентстве цифрового обозначения подразделения, цифрового обозначения отдела и порядкового номера заголовка дела по номеклатуре в пределах подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 02-01-05, где 02 - обозначение подразделения, 01 - обозначение отдела данного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка"и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название Агентства или подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).

Например:

Документы о проведении тематических выставок

(планы, списки, доклады, характеристики экспонатов)

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.

Например:

Переписка с архивными учреждениями о комплектовании Архивного

фонда Российской Федерации научно-технической документацией

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.

Например:

Переписка об организации семинаров и совещаний по

вопросам документирования управленческой деятельности

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

Например:

Переписка с ВНИИДАДом по вопросам научно-методической работы

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.

Например:

Переписка с главами администраций областей

о социальной защите населения

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.

Например:

Переписка с филиалом РГАНТД (г.Самара)

об использовании архивных документов

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты).

Например:

Годовые отчеты ЗАО "Болшевский текстиль"о

работе автотранспорта

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой (примерной) номенклатуре дел или согласованный с Федеральной архивным агентством срок хранения.

В графе 5 "Примечание"указываются название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 1995 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой федеральный орган исполнительной власти для продолжения и др.

9.1.14. Если в течение года в Агентстве возникают новые документированные участки работы, не предусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

9.1.15. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

9.2. Формирование и оформление дел

9.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

9.2.2. Дела формируются в Агентстве, как правило, децентрализовано, т.е. в подразделениях.

9.2.3. Исполненные документы должны в 15-дневный срок сдаваться исполнителем в отдел делопроизводства и секретариата или сотруднику подразделения, ответственному за ведение делопроизводства, в зависимости от индекса номенклатуры дел для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет начальник подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.

9.2.4. Контроль за правильным формированием дел осуществляется отделом делопроизводства и секретариата.

9.2.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

помещать в дела, ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях;

в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т.1", "т.2"и т.д.

9.2.6. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Нормативные правовые акты и распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимся к ним приложениями.

В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации или его Президиума.

Все документы отчетного и информационного характера по исполнению акта Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, находящиеся на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.

Положения, инструкции, утвержденные приказами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Ведение дел государственных служащих осуществляется в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 1 июня 1998 г. N 640 "О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы".

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

9.2.7. Дела Агентства подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной подписи. Оформление дел проводится сотрудниками отдела делопроизводства и секретариата и соответствующих подразделений, в ведении которых находится заведение и оформление дел, при методической помощи и под контролем Архива.

9.2.8. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме; нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела; составление в необходимых случаях, внутренней описи документов дела; подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

9.2.9. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме (приложение 14). На обложке дела указываются реквизиты: наименование Агентства; наименование подразделения; индекс дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование Агентства указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования; наименование подразделения - записывается название подразделения в соответствии с утвержденной структурой; индекс дела - проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел Агентства; заголовок дела - переносится из номенклатуры дел Агентства, согласованной с ЭПК федерального архива; дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих нормативные правовые акты и распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.

Листы дел, состоящие из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела (приложение 15). Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

Реквизит "срок хранения"переносится на обложку дела из соответствующей номеклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности Агентства, с указанием сроков хранения.

На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется в Архиве чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК соответствующего федерального архива (до этого он проставляется карандашом).

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования федерального архива, в который будут передаваться дела, кодов федерального архива и Агентства по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

9.2.10. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела (приложение 16).

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Необходимость составления внутренней описи документов дела определяется инструкцией. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

9.2.11. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

9.3. Организация оперативного хранения документов

9.3.1. С момента заведения и до передачи в Архив дела хранятся по месту их формирования.

Руководители подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.

Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в Архив.

9.3.2. Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения начальника отдела делопроизводства и секретариата. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указывается подразделение, индекс дела, дату его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения Руководителя Агентства по актам.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения Руководителя Агентства с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

10. Порядок передачи документов на хранение в архив

Документы Агентства являются федеральной собственностью, и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным архивным агентством, подлежат обязательной передаче на государственное хранение в федеральный архив, как государственная часть Архивного фонда Российской Федерации.

Для хранения документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение Агентство образует Архив.

Подготовка документов к передаче на хранение в Архив включает работу отдела делопроизводства и секретариата и сотрудников подразделений, ответственных за ведение делопроизводства, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.

10.1. Экспертиза ценности документов

10.1.1. Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

10.1.2. Экспертиза ценности документов в Агентстве на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в Архив.

10.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Агентстве создается постоянно действующая Центральная экспертная комиссия (далее - ЦЭК).

10.1.4. Функции и права ЦЭК, а также организация ее работы определяются Положением, которое утверждаются Руководителем Агентства. Положение о ЦЭК до его утверждения подлежит согласованию с Федеральным архивным агентством.

10.1.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в подразделениях Агентства непосредственно сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЦЭК под непосредственным методическим руководством сотрудника отдела делопроизводства и секретариата, ответственного за Архив.

10.1.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в Архив; отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

10.1.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Агентства путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК Агентства.

10.1.8. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

10.1.9. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

10.1.10. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

10.1.11. В Агентстве, в каждом подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством сотрудника отдела делопроизводства и секретариата, ответственным за архив. По этим описям документы сдаются в Архив.

Описи дел, подготовленные подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел Агентства, которую готовит Архив и по которой он сдает дела на государственное хранение в соответствующий федеральный архив.

10.1.12. Описи дел подразделений (приложение 17) составляются по установленной форме и представляются в Архив через два года после завершения дел в делопроизводстве.

10.1.13. Описательная статья описи дел подразделения имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.

10.1.14. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером);

порядок нумерации дел в описи - валовой;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же". При этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

графа описи "примечание"используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

10.1.15. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

10.1.16. Опись дел подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с начальником отдела делопроизводства и секретариата и утверждается начальником подразделения.

10.1.17. Опись дел подразделения составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в Архив, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в подразделении.

10.1.18. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК одновременно. Согласованные ЦЭК акты утверждаются Руководителем Агентства только после утверждения экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего федерального архива описей дел постоянного хранения; после этого Агентство имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты в соответствии с установленным порядком.

10.1.19. Акт о выделении документов к уничтожению составляется по установленной форме (приложение 18), как правило, на дела всего Агентства. Если в акте указаны дела нескольких подразделений, то название каждого подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.

10.2. Подготовка и передача документов в Архив

10.2.1. В Архив передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.

10.2.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в Архив после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в подразделении.

10.2.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в Архив, как правило, не подлежат. Они хранятся в подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

10.2.4. Передача дел в Архив осуществляется по графику, составленному Архивом, согласованному с начальниками подразделений и утвержденному начальником отдела делопроизводства и секретариата .

10.2.5. В период подготовки дел подразделением к передаче в Архив сотрудником отдела делопроизводства и секретариата, ответственным за Архив, предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Агентства. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники подразделения обязаны устранить.

10.2.6. Прием каждого дела производится сотрудником отдела делопроизводства и секретариата, ответственным за Архив, в присутствии работника подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи заведующего Архивом и сотрудника, передавшего дела.

Вместе с делами в Архив передаются программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой базы данных включается в опись.

10.2.7. В случае ликвидации или реорганизации подразделения Агентства, сотрудник, ответственный за ведение делопроизводства данного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в Архив, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

11. Изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов, бланков документов

11.1 Учет, использование и хранение печатей и штампов

11.1.1. Для удостоверения подлинности документов и заверения копий документов в Агентстве используется печать с Государственным гербом Российской Федерации, простая круглая печать Федерального агентства по недропользованию с его наименованием, печати подразделений, штампы и металлические выжимные печати для опечатывания помещений.

11.1.2. Печати изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях. Решение о необходимости изготовления печатей и их количестве принимает Руководитель. Заявка на изготовление печати и ее эскиз оформляются в соответствующих подразделениях и передаются в Управление делами, которое размещает заказ на предприятии. Гербовая печать Федерального агентства по недропользованию изготавливается в соответствии с ГОСТ Р 51511-2001 "Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования".

11.1.3. Гербовая печать Федерального агентства по недропользованию хранится в Управлении делами. Гербовой печатью Федерального агентства по недропользованию заверяются подписи Руководителя, его заместителей, главного бухгалтера, а также других должностных лиц, которым доверенностью или приказом Руководителя представлены соответствующие полномочия.

11.1.4. Передача печатей посторонним лицам и вынос их за пределы здания не опускается.

11.1.5. Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, а также других отметок справочного характера применяются соответствующие мастичные штампы.

11.1.6. Отдел административно-хозяйственной работы ведет общий учет имеющихся в Федеральном агентстве по недропользованию печатей и штампов в специальном журнале (приложение N 19) с проставлением их оттисков, выдача печатей и штампов осуществляется под расписку работникам, персонально ответственным за их использование и хранение. Листы журнала учета печатей и штампов нумеруются, прошиваются и опечатываются.

11.1.7. Печати Федерального агентства по недропользованию хранятся в надежно запираемых шкафах.

11.1.8. Ответственность за законность использования и надежность хранения гербовой печати организации возлагается на Руководителя. Ответственность за надежность хранения, законность использования других печатей возлагается на руководителей соответствующих подразделений.

11.1.9. Пришедшие в негодность, изношенные, неиспользуемые и устаревшие печати и штампы возвращаются в отдел административно-хозяйственной работы для централизованного уничтожения по акту с соответствующей отметкой в журнале учета.

11.1.10. Порядок хранения печатей и штампов, правильность их использования в структурных подразделениях организации ежегодно проверяется отделом административно- хозяйственной работы.

11.1.11. В случае действительной служебной необходимости по решению Руководителя допускается изготовление дополнительных экземпляров гербовой печати.

11.2. Учет бланков документов

11.2.1. В Федеральном агентстве по недропользованию запрещается тиражирование бланков документов средствами оперативной полиграфии и компьютерной техники.

11.2.2. Организация работы по изготовлению бланков возлагается на отдел административно-хозяйственной работы, который:

- получает от отдела делопроизводства заявки на изготовление бланков документов, а также, при необходимости, их образцы (макеты);

- оформляет заказы на изготовление в типографии печатно-бланочной продукции;

- осуществляет получение, учет и выдачу в отдел делопроизводства изготовленных бланков документов.

11.2.3. Изготовленные бланки документов нумеруются типографским способом или нумератором в отделе делопроизводства. Порядковый номер проставляется в нижней части оборотной стороны бланка. Учет бланков ведется раздельно по видам бланков в журнале (приложение N 20).

11.2.4. Бланки выдаются ответственным за делопроизводство в подразделениях под роспись в журнале учета выдачи бланков (приложение N 20). В подразделениях Федерального агентства по недропользованию бланки документов должны использоваться строго по назначению и храниться в надежно запираемых шкафах. Передача бланков другим организациям и лицам не допускается. Ответственность за обеспечение сохранности бланков и правильность их использования несут ответственные за делопроизводство и руководители подразделений.

СОГЛАСОВАНО

Руководитель

Федерального архивного агентства

В.П.Козлов