Приложение 1. Положение "Об архивном отделе - городском архиве"

Приложение 1

Положение
"Об архивном отделе - городском архиве"
(утв. постановлением мэра от 15 мая 1998 г. N 461 )

С изменениями и дополнениями от:

21 мая 1999 г.

1. Общие положения

Информация об изменениях:

Постановлением Мэра г. Новосибирска от 21 мая 1999 г. N 531 в пункт 1.1. настоящего положения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

1.1. Отдел архивной службы - городской архив (далее - городской архив) является органом управления архивным делом в городе, входит в систему Государственной архивной службы России.

Городской архив является самостоятельным структурным подразделением мэрии. Оперативное руководство архивом осуществляет начальник административно-хозяйственного управления мэрии. Методическое руководство городским архивом осуществляет Комитет государственной архивной службы администрации Новосибирской области (далее - Комитет ГАС).

1.2. Городской архив обеспечивает хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, образовавшихся в результате деятельности предприятий, учреждений и организаций города, осуществляет межотраслевое руководство архивным делом и несет ответственность за дальнейшее развитие и совершенствование архивного дела на территории города.

1.3. В своей деятельности городской архив руководствуется Конституцией Российской Федерации, законами и другими нормативными актами Российской Федерации и Новосибирской области, рекомендациями комитета государственной архивной службы России, Законом Новосибирской области "Об Архивном фонде Новосибирской области и архивах", приказами комитета государственной архивной службы администрации Новосибирской области, решениями городского Совета, постановлениями и распоряжениями мэра и настоящим Положением.

1.4. Деятельность городского архива финансируется за счет средств бюджета города.

Информация об изменениях:

Постановлением Мэра г. Новосибирска от 21 мая 1999 г. N 531 пункт 1.5. настоящего положения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

1.5. Работа городского архива организуется на основе годовых планов развития архивного дела в городе, согласованных с Комитетом ГАС.

2. Состав документов

2.1. Городской архив обеспечивает хранение:

2.1.1. Документов Архивного фонда Российской Федерации, образовавшихся в результате деятельности районных, городского и поселковых Советов народных депутатов, их исполнительных комитетов, администраций районов города, муниципалитета, муниципальных предприятий и учреждений, кооперативных, общественных и других организаций, перечень которых по согласованию с экспертно-проверочной методической комиссией (ЭПМК) комитета ГАС утверждается мэром.

2.1.2. Документов личного происхождения участников Великой Октябрьской социалистической революции, гражданской и Великой Отечественной войн, государственных и общественных деятелей, работников науки и культуры, известных руководителей, специалистов, а также семейных архивов, коллекций, воспоминаний, писем, альбомов других лиц, деятельность которых связана с историей города, переданных в архив на законном основании и поступивших в собственность государства.

2.1.3. Фотодокументов, негативов, имеющих значение для изучения прошлого и настоящего города.

2.1.4. Печатных, иллюстративных и других материалов, дополняющих документы архива.

2.2. Учетных документов, архивных справочников, а также печатных изданий и других материалов, необходимых в практической работе архива.

3. Задачи городского архива

3.1. Обеспечение сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в архиве.

3.2. Планомерное и своевременное комплектование архива соответствующими документами.

3.3. Всестороннее и интенсивное использование документов на основе постоянного расширения информационной базы архива в целях максимального удовлетворения возросших потребностей общества в ретроспективной документной информации.

3.4. Публикация документов по актуальной тематике.

3.5. Научная разработка фондов, развитие и совершенствование средств научной информации о документах, хранящихся в архиве.

3.6. Организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий города.

4. Функции городского архива

4.1. Хранение документов.

4.2. Ведение учета и представление в комитет ГАС сведений о хранящихся в архиве документах.

4.3. В соответствии с рекомендациями комитета ГАС составление списка организаций, учреждений и предприятий, документы которых подлежат приему в городской архив, согласование его с экспертно-проверочной методической комиссией (ЭПМК) комитета ГАС и представление мэру на утверждение; подготовка предложений по утверждению нового списка (раз в пять лет); осуществление приема документов от предприятий, учреждений и организаций города, включенных в список; прием граждан.

4.4. Прием на хранение документов по личному составу от ликвидированных муниципальных предприятий, правопреемник которых не определен или отсутствует.

4.5. Проведение экспертизы ценности документов, хранящихся в архиве.

4.6. Создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам, хранящимся в архиве.

4.7. Подготовка инициативных информаций для заинтересованных учреждений, организаций и предприятий по актуальным вопросам экономического и социально-культурного развития; выполнение запросов учреждений, организаций и предприятий, а также граждан; использование документов на выставках, в средствах массовой информации; в установленном порядке предоставление документов для ознакомления учреждениям, организациям и предприятиям, а также гражданам с целью научного и практического использования.

4.8. Совместно со структурными подразделениями мэрии, организациями города проведение мероприятий по улучшению делопроизводства на основе внедрения единой системы документационного обеспечения управления (ЕСДОУ), повышению квалификации работников архивной и делопроизводственной служб, совершенствованию работы ведомственных архивов, а также общественные смотры состояния делопроизводства и архивов.

4.9. Оказание методической помощи экспертным комиссиям учреждений, организаций и предприятий - источников комплектования в отборе и подготовке документов для передачи на государственное хранение.

4.10. Согласование положения об экспертных комиссиях, номенклатуры дел, описи дел по личному составу, представляемых учреждениями, организациями и предприятиями - источниками комплектования.

4.11. Рассмотрение описи дел, подготовленных источниками комплектования для передачи на государственное хранение и направление их на утверждение ЭПМК комитета ГАС.

4.12. Изучение и распространение опыта работы с документами в архивах учреждений, организаций и предприятий города.

4.13. По согласованию с руководством Государственного архива Новосибирской области подготовка и передача документов и описей к ним в названный архив для дальнейшего их хранения.

4.14. Проведение приема граждан по вопросам, относящимся к компетенции городского архива, выдача в установленном порядке копий документов учреждениям, организациям, предприятиям, гражданам. Справки и копии документов заверяются печатью архива.

4.15. Информирование вышестоящих органов о фактах утраты, порчи, незаконного уничтожения документов в учреждениях, организациях и предприятиях города для привлечения к ответственности лиц, виновных в их допущении.

5. Права городского архива

5.1. Разрабатывать план развития архивного дела в городе на основе контрольных цифр и стабильных экономических нормативов, полученных от комитета ГАС.

5.2. Получать от организаций необходимые материалы о работе ведомственных архивов и об организации делопроизводства в них.

5.3. Давать организациям независимо от организационно - правовых форм и форм собственности для исполнения указания по устранению выявленных недостатков в состоянии делопроизводства и архивов.

5.4. Посещать в установленном порядке, архивы и делопроизводственные службы организаций независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности.

5.5. Разрабатывать и утверждать нормы времени и выработки на основные виды работ, выполняемые в архиве.

Информация об изменениях:

Постановлением Мэра г. Новосибирска от 21 мая 1999 г. N 531 раздел 6 настоящего положения внесены изменения

См. текст раздела в предыдущей редакции

6. Управление городским архивом

6.1. Городской архив возглавляет начальник, назначаемый и освобождаемый от должности мэром по согласованию с Комитетом ГАС на контрактной основе.

6.2. Начальник городского архива руководит его деятельностью и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на архив задач и функций, отчитывается о своей работе перед мэром и Комитетом ГАС.

6.3. При смене начальника городского архива оформляется акт приема-передачи дел и документов, который утверждается мэром.

6.4. Как орган управления архивным делом в городе городской архив пользуется гербовой печатью, угловым штампом с обозначением своего наименования.

6.5. Обеспечение помещением, пригодным для длительного хранения документов, техническое оборудование, охрану, обеспечение транспортом, создание других условий для работы городского архива осуществляет мэрия города.

Начальник отдела

распорядительных документов

М.Б.Барбышева