Приложение. Положение "Об организации контроля исполнения документов, поручений и резолюций в мэрии Новосибирска"

Приложение

Положение
"Об организации контроля исполнения
документов, поручений и резолюций в мэрии Новосибирска"
(утв. постановлением мэра от 21 декабря 2000 г. N 2380)

1. Общие положения.

1.1. Настоящее Положение определяет порядок организации контроля исполнения документов, поручений и резолюций в мэрии Новосибирска.

1.2. Ответственными за организацию контроля являются следующие должностные лица:

в мэрии - директор департамента организации управления и контроля мэрии;

в администрациях районов города - главы администраций районов города;

в департаментах, управлениях, комитетах и самостоятельных отделах мэрии - руководители структурных подразделений.

1.3. Информация об исполнении документов, поставленных на контроль в отделе контроля департамента организации управления и контроля мэрии (далее - отдел контроля), доводится до сведения мэра.

1.4. Документы с резолюцией, содержащей указания "Для сведения", "В дело" постановке на контроль не подлежат.

1.5. При уходе в отпуск, выезде в командировку или болезни работник передает находящиеся у него на исполнении документы другому сотруднику по указанию руководителя структурного подразделения.

2. Документы, поручения и резолюции, исполнение которых подлежит
контролю в мэрии.

2.1. Резолюции мэра на законах Российской Федерации и Новосибирской области, указах и распоряжениях Президента Российской Федерации, постановлениях и распоряжениях Правительства Российской Федерации, постановлениях, распоряжениях и поручениях главы администрации Новосибирской области, других документах органов государственной власти.

2.2. Поручения в решениях городского Совета, подлежащие исполнению мэрией.

2.3. Постановления и распоряжения мэра (далее - правовые акты мэра).

2.4. Поручения мэра, данные на президиуме мэрии, сессии городского Совета, аппаратном совещании, совещании "час контроля" и других совещаниях.

2.5. Обращения депутатов всех уровней.

2.6. Резолюции мэра и его заместителей на материалах личного приема граждан.

2.7. Резолюции мэра на критических материалах в адрес мэрии, опубликованных в средствах массовой информации (далее - СМИ).

2.8. Распоряжения, приказы, поручения и резолюции глав администраций районов города.

2.9. Приказы, поручения и резолюции руководителей структурных подразделений мэрии.

2.10. Письменные обращения граждан.

2.11. Резолюции мэра и его заместителей на входящей корреспонденции.

3. Организация контроля исполнения документов, поручений и
резолюций.

3.1. Общий контроль осуществляют следующие структурные подразделения департамента организации управления и контроля мэрии:

отдел контроля - за исполнением правовых актов мэра, поручений мэра; резолюций мэра на законах Российской Федерации и Новосибирской области, указах и распоряжениях Президента Российской Федерации, постановлениях и распоряжениях Правительства Российской Федерации; постановлениях, распоряжениях и поручениях главы администрации Новосибирской области; поручений, данных мэрии в решениях городского Совета;

отдел корреспонденции - канцелярия мэрии (далее - канцелярия) - за соблюдением сроков рассмотрения входящей корреспонденции и исполнением резолюций мэра и его заместителей на входящей корреспонденции;

отдел по работе с населением - общественная приемная мэра - за сроками рассмотрения письменных обращений граждан и депутатов, исполнением резолюций мэра и его заместителей на материалах личного приема;

организационный отдел - за исполнением квартальных планов работы мэрии;

комитет по связям со средствами массовой информации - прессцентр мэрии (далее - пресс-центр) - за своевременным принятием мер структурными подразделениями мэрии в ответ на критические материалы в адрес мэрии, опубликованные в СМИ.

3.2. Организация контроля исполнения обращений и резолюций, перечисленных в подпунктах 2.5, 2.6, 2.10, регламентируется отдельным правовым актом мэра.

3.3. Организация контроля исполнения документов, перечисленных в подпунктах 2.8 и 2.9, регламентируется распоряжениями и приказами глав администраций районов города и приказами руководителей структурных подразделений мэрии.

3.4. Осуществление контроля исполнения документов, поручений и резолюций включает следующие этапы:

постановка на контроль;

контроль исполнения;

снятие с контроля исполнения;

учет и анализ результатов исполнения.

4. Постановка на контроль исполнения документов, поручений и
резолюций.

4.1. Постановка на общий контроль исполнения правовых актов мэра отделом контроля осуществляется с использованием базы правовых актов отдела распорядительных документов управления организационной и кадровой работы мэрии (далее - отдел распорядительных документов). Перечень правовых актов мэра, не подлежащих постановке на общий контроль, представлен в приложении.

4.2. В департаментах мэрии и администрациях районов города на контроль ставятся все правовые акты мэра, в которых ответственность за исполнение возлагается на их руководителей.

4.3. Поручения мэра, данные на президиуме мэрии, сессии городского Совета, в течение трех дней передаются секретарем президиума (сессии) в отдел контроля для постановки на контроль.

4.4. Поручения мэра, первого заместителя мэра, директора департамента организации управления и контроля мэрии, данные на совещании "час контроля", в течение двух дней оформляются, передаются исполнителям и ставятся на контроль начальником отдела контроля.

4.5. Решения городского Совета в течение дня после подписания передаются секретарем сессии в отдел контроля для постановки на контроль поручений, подлежащих исполнению мэрией.

4.6. Поручения мэра, данные на аппаратном совещании, оформляются в течение дня начальником отдела контроля или помощником мэра, на следующий день передаются отделом контроля исполнителям и ставятся на контроль.

4.7. Резолюции мэра на нормативных правовых актах Российской Федерации и Новосибирской области вместе с копиями документов в течение дня передаются канцелярией мэрии в отдел контроля для постановки на контроль.

4.8. Поручения и резолюции мэра, оформленные на должностных бланках мэра, в течение дня передаются помощником мэра в отдел контроля для дальнейшей передачи исполнителям и постановки на контроль.

4.9. Резолюции мэра и его заместителей на входящей корреспонденции ставятся на контроль в канцелярии и в течение двух дней передаются исполнителям.

4.10. Резолюции мэра на критических материалах в адрес мэрии, опубликованных в средствах массовой информации, ставятся на контроль в пресс-центре и в течение дня передаются исполнителям.

4.11. Постановка на контроль документов, поручений и резолюций осуществляется с помощью автоматизированной системы контроля исполнительской дисциплины (далее - программа АСКИД) не позднее следующего дня после их получения.

Техническое сопровождение и совершенствование программы АСКИД обеспечивает управление связи, телекоммуникаций и информатики мэрии.

4.12. Отдел контроля, канцелярия, пресс-центр информируют о постановке на контроль структурные подразделения мэрии, администрации районов города с помощью контрольных карт программы АСКИД.

5. Контроль исполнения документов, поручений и резолюций.

5.1. Документы, поручения и резолюции, поступившие в структурные подразделения мэрии, администрации районов города, в течение дня рассматриваются их руководителями и передаются исполнителям.

5.2. Сроки исполнения исчисляются в календарных днях.

5.3. Срок исполнения поручений, содержащихся в правовых актах, не должен превышать одного месяца с даты их издания, если в акте не указан иной срок.

5.4. Поручения и резолюции на документах, перечисленные в подпунктах 2.1, 2.2, 2.4 и 2.7, исполняются в указанные в них сроки, если срок не указан - в течение месяца со дня, когда дано поручение или подписана резолюция, если есть пометка "Срочно" или "Прошу переговорить" - в течение трех дней.

5.5. Резолюции на входящей корреспонденции исполняются в указанные сроки, если срок не указан - в течение месяца со дня регистрации в канцелярии.

5.6. Об исполнении поручений и резолюций, оформленных на должностных бланках мэра с "красной полосой" или с символом "К", исполнитель устно или письменно докладывает мэру в установленный им срок.

5.7. Должностное лицо (структурное подразделение мэрии), указанное в правовом акте, поручении или резолюции первым, является ответственным исполнителем, остальные - соисполнителями.

Ответственный исполнитель в случае необходимости получает от соисполнителей информацию в определенный им срок для дальнейшего ее обобщения.

Соисполнители в равной степени несут ответственность за качественное, своевременное исполнение поручения или резолюции.

Копия документа, поставленного на контроль, направляется каждому соисполнителю.

5.8. Если исполнение поручения, указанного в правовом акте мэра, возложено на организацию, не являющуюся структурным подразделением мэрии, то ответственным за исполнение поручения является руководитель структурного подразделения мэрии, подготовившего правовой акт.

5.9. Руководители структурных подразделений мэрии, администраций районов города, являющиеся ответственными за исполнение документов, поручений и резолюций, передают информацию об их исполнении в контролирующие подразделения департамента организации управления и контроля мэрии не позднее указанных в них сроков.

5.10. Непосредственную работу по контролю исполнения документов, поручений и резолюций в мэрии осуществляют помощники руководителей структурных подразделений мэрии или лица, на которых приказом руководителя возложены обязанности контролеров. Копии соответствующих приказов направляются в отдел контроля.

5.11. Исполнитель поручения, содержащегося в правовом акте мэра, представляет должностному лицу мэрии, ответственному за исполнение правового акта, информацию об исполнении до истечения срока. Отсутствие информации является нарушением срока исполнения.

Главы администраций районов города представляют информацию об исполнении правового акта мэра должностному лицу мэрии, ответственному за его исполнение.

5.12. Лица, на которых возложена ответственность за исполнение правовых актов мэра:

организуют непосредственную проверку хода и качества исполнения этих документов по информации исполнителей;

передают обобщенную информацию об исполнении в отдел контроля, который информацию регистрирует, рассматривает и заносит в базу данных программы АСКИД.

5.13. Контроль исполнения правовых актов мэра проводится в следующие сроки:

один раз в год - со сроками исполнения несколько лет;

один раз в квартал - со сроками исполнения год;

один раз в месяц - со сроками исполнения несколько месяцев;

один раз в неделю - со сроками исполнения месяц.

По поручению мэра или заместителя мэра, ответственного за исполнение правового акта мэра, могут проводиться внеочередные проверки исполнения правовых актов.

5.14. Отдел контроля имеет право проводить проверки исполнения правовых актов, поручений или резолюций мэра во всех структурных подразделениях мэрии с последующим информированием директора департамента организации управления и контроля мэрии или мэра.

Отдел контроля, канцелярия направляют в департаменты мэрии и администрации районов города напоминания об исполнении документов, поручений и резолюций, стоящих на контроле.

6. Продление срока исполнения правовых актов мэра, поручений и
резолюций.

6.1. Срок исполнения правового акта, поручения или резолюции мэра, поставленных на контроль в отделе контроля, продлевается мэром или первым заместителем мэра после рассмотрения причин продления на совещании "час контроля".

При необходимости продления срока исполнения правового акта, поручения или резолюции мэра, поставленных на контроль в отделе контроля, должностное лицо, ответственное за исполнение, или исполнитель не позднее трех дней до истечения установленного срока, должен представить в отдел контроля на имя мэра мотивированное ходатайство об установлении нового срока.

Отдел контроля представляет ходатайство и свои предложения о продлении срока исполнения директору департамента организации управления и контроля мэрии для подписания и передачи мэру, который принимает решение.

Срок исполнения правого акта, поручения или резолюции мэра считается продленным при наличии соответствующей резолюции мэра или решения, принятого на совещании "час контроля", проводимого первым заместителем мэра.

6.2. При необходимости продления срока исполнения отдельного поручения, содержащегося в правовом акте мэра, исполнитель не позднее трех дней до истечения установленного срока представляет заместителю мэра или директору департамента мэрии, ответственному за исполнение правового акта, мотивированное ходатайство об установлении нового срока исполнения поручения.

Заместитель мэра или директор департамента мэрии, ответственный за исполнение правового акта мэра, имеет право продлить срок исполнения отдельного поручения на срок, не превышающий срок исполнения правового акта, информируя о продлении срока отдел контроля.

6.3. Сроки исполнения резолюций мэра на входящей корреспонденции, на критических материалах в адрес мэрии, опубликованных в СМИ, продлеваются директором департамента организации управления и контроля мэрии.

6.4. Сроки исполнения резолюций заместителей мэра на входящей корреспонденции продлеваются соответствующими заместителями мэра с информированием об этом канцелярии.

6.5. Сроки исполнения поручений и резолюций, обозначенных символом "К" или изложенных на должностных бланках мэра с "красной полосой", продлеваются только мэром.

7. Снятие с контроля исполнения правовых актов мэра, поручений и
резолюций.

7.1. Исполнение правового акта, поручения или резолюции мэра, поставленных на контроль в отделе контроля, снимается с контроля мэром или первым заместителем мэра после рассмотрения их на совещании "час контроля".

7.2. Должностные лица, на которых возложена ответственность за исполнение правового акта, поручения или резолюции мэра, поставленных на контроль в отделе контроля, предоставляют информацию об исполнении в виде служебной записки на имя мэра в отдел контроля.

Информация об исполнении должна содержать конкретные результаты работы, сроки исполнения, предложение о снятии с контроля.

7.3. Отдел контроля представляет служебную записку и свои предложения о снятии с контроля директору департамента организации управления и контроля мэрии для подписания и передачи мэру, который принимает решение.

7.4. Исполнение правового акта, поручения или резолюции мэра считается снятым с контроля при наличии соответствующей резолюции мэра или решения совещания "час контроля", проводимого первым заместителем мэра.

7.5. Поручение мэра о подготовке или доработке проекта правового акта мэра, является исполненным, если проект завизирован всеми заинтересованными лицами и сдан в отдел распорядительных документов для подготовки на подпись мэру.

7.6. Снятие с контроля резолюций мэра и его заместителей на входящей корреспонденции осуществляется канцелярией при предоставлении исполнителем ответа автору корреспонденции.

7.7. Снятие с контроля резолюций мэра на критических материалах в адрес, мэрии, опубликованных в СМИ, осуществляется руководителем прессцентра при предоставлении исполнителем информации о принятых мерах.

7.8. Снятие с контроля поручений и резолюций, обозначенных символом "К" или изложенных на должностных бланках мэра с "красной полосой", осуществляется только мэром.

8. Учет и анализ результатов исполнения документов, правовых актов
мэра, поручений и резолюций.

8.1. Результаты и ход исполнения документов, правовых актов мэра, поручений и резолюций учитываются и анализируются соответствующими структурными подразделениями департамента организации управления и контроля мэрии с помощью программы АСКИД.

8.2. Отдел контроля представляет мэру, заместителям мэра, директорам департаментов мэрии:

еженедельно, по пятницам, статистический анализ состояния исполнительской дисциплины и перечни правовых актов мэра, поручений и резолюций, поставленных на контроль в отделе контроля, срок исполнения которых истек;

ежемесячно, до 10 числа месяца, следующего за отчетным, аналитические справки об исполнении всех документов, стоящих на общем контроле.

8.3. В целях повышения оперативности контроля исполнения два раза в месяц первым заместителем мэра и директором департамента организации управления и контроля мэрии проводятся совещания "час контроля" (далее - совещание).

На совещании, проводимом первым заместителем мэра, руководители структурных подразделений мэрии сообщают о результатах исполнения ими документов, правовых актов, поручений, резолюций мэра.

На совещании, проводимом директором департамента организации управления и контроля мэрии, обсуждаются вопросы совершенствования контроля исполнения всех видов документов в мэрии с помощниками директоров департаментов мэрии, начальниками организационно-контрольных отделов департаментов мэрии и администраций районов города.

8.4. Повестка дня совещания и список приглашенных лиц, подготовленные отделом контроля, не позднее чем за четыре дня до совещания утверждаются руководителем совещания.

Утвержденная повестка дня совещания, не позднее чем за три дня до совещания направляется отделом контроля приглашенным лицам.

Материалы, необходимые для рассмотрения вопросов на совещании, не позднее чем за день до проведения совещания, направляются приглашенным лицам.

8.5. По результатам работы за квартал, в начале следующего квартала, у первого заместителя мэра проводится итоговое совещание по результатам исполнения документов.

Начальник отдела

распорядительных документов

М.Б.Барбышева