Приложение. Положение о создании и ведении общегородских нормативных справочников, используемых при разработке и эксплуатации баз данных в структурных подразделениях мэрии

Приложение

утверждено

распоряжением мэра

от 3 июля 2001 г. N 1545-р

Положение
о создании и ведении общегородских нормативных справочников,
используемых при разработке и эксплуатации баз данных
в структурных подразделениях мэрии

1. Общие положения

1.1. Положение о создании и ведении общегородских нормативных справочников, используемых при разработке и эксплуатации баз данных в структурных подразделениях мэрии (далее по тексту - положение) определяет требования к созданию и ведению официальных общегородских нормативных справочников, используемых при формировании муниципальных информационных ресурсов города Новосибирска.

Справочники предназначены для структурирования и упорядочения названий объектов и сущностей, ведения по ним общегородских кодов с целью обеспечения совместимости данных в создаваемых и эксплуатируемых базах данных.

1.2. Используемые термины:

база данных (БД) - совокупность организованных взаимосвязанных данных на машиночитаемых носителях;

банк данных - совокупность баз данных, а также программные, языковые и другие средства, предназначенные для централизованного накопления данных и их использования с помощью электронных вычислительных машин;

информационные ресурсы - отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных, других информационных системах);

справочник (классификатор) - таблица базы данных (систематизированный свод наименований и кодов), содержащая совокупность столбцов и строк, где строки соответствуют экземпляру объекта, конкретному событию или явлению, а столбцы - атрибутам (признакам, характеристикам, параметрам) объекта, события, явления. Экземпляры объектов в совокупности должны представлять собой полную коллекцию и выступать в качестве нормативного перечня, используемого при решении задач;

имя справочника - уникальная последовательность латинских символов, используемая в базе данных;

наименование справочника - краткое название, используемое в документах и документации (фраза на русском языке);

поле - атрибут (реквизит) справочника;

первичный ключ - поле или набор полей, однозначно идентифицирующий экземпляр (запись) таблицы. Значение ключа записи должно быть уникальным в таблице;

имя поля - уникальная в пределах полей справочника последовательность латинских символов, используемая при разработке программного обеспечения;

наименование поля - русское смысловое обозначение имени поля;

тип поля - вид хранения информации в поле (целые числа, строки символов, дата, дата + время :);

длина поля - количество знаков, символов : (если требуется указывать);

ссылка - поле, содержимое которого является значением первичного ключа экземпляра другого справочника;

информация - сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах, независимо от формы их представления;

пользователь (потребитель) информации - субъект, обращающийся к информационной системе или посреднику за получением необходимой ему информации и пользующийся ею;

исполнитель - структурное подразделение мэрии, отвечающее за ведение справочника.

2. Требования к нормативному справочнику

Справочник не должен дублировать информацию из других справочников (не относится к ссылкам).

По каждому включаемому в структуру полю должен быть установлен источник предоставления информации - структурное подразделение мэрии (исполнитель), несущее ответственность за достоверность и правильность вносимых в справочник данных.

3. Требования к описанию структуры нормативного справочника

3.1. Описание структуры справочника оформляется в соответствии с приложением и должно содержать:

3.1.1. Имя справочника.

Присваивается регистрирующим структурным подразделением мэрии при предварительном согласовании. Вносится в реестр муниципальных информационных ресурсов.

3.1.2. Наименование справочника.

Должно объяснять содержимое хранимой в справочнике информации.

Вносится в реестр муниципальных информационных ресурсов.

3.1.3. Назначение справочника.

Перечисляются предметные области, в которых предполагается использовать справочник.

3.1.4. Расчетное максимальное количество записей.

Необходимо для определения требуемого объема информации для хранения и передачи в электронном виде.

3.1.5. Структурное подразделение мэрии, ответственное за ведение справочника.

Структурное подразделение мэрии, отвечающее за достоверность информации, внесенной в справочник. При групповом наполнении справочника по каждому полю должен быть установлен ответственный за ведение данного поля.

3.1.6. Описание типов полей справочника.

Применяемые типы полей для описания полей справочника:

Number (p, s) - числовое значение. Где точность (р) - определяет максимальную длину данных, а (s) - число знаков справа от десятичной точки;

Сhar (n) - строка символов постоянной длины (до 255 байтов), где (n) - число символов в строке;

Varchar (n) - строка символов переменной длины (до 4 000 байтов);

Date - для хранения даты и времени;

Long - строка символов переменной длины (до 4 Гб);

Raw - двоичные данные без преобразования набора символов (до 255 байтов);

Long Raw - большие двоичные объекты без преобразования набора символов (до 4 Гб).

Для каждого типа данных должны быть определены правила заполнения: " регистр, прижим, : ".

3.1.7. Правила заполнения полей.

Для каждого поля должно быть описано:

назначение: "смысловое значение хранимой информации";

контролируемые ограничения: "min, max, :";

допустимые значения: " используемые разделители, символы, : ";

недопустимые значения: " не используемые разделители, символы, : ";

назначение по умолчанию: " начальные значения";

для ссылок: имя, наименование, ключ справочника (на который настраивается ссылка).

4. Порядок согласования нормативного справочника

4.1. Предварительное согласование.

Предварительное согласование осуществляется на этапе проектирования справочника или при его реорганизации структурным подразделением мэрии - исполнителем совместно со структурным подразделением мэрии, отвечающим за внесением справочника в реестр муниципальных информационных ресурсов (регистратором). При этом присваиваются имя справочника и имена полей, согласуются типы полей, определяется круг лиц, заинтересованных в создании данного справочника пользователей (структурных подразделений мэрии и организаций).

4.2. Коллегиальное согласование.

В соответствии со списком заинтересованных в создании данного справочника структурных подразделений мэрии и организаций осуществляется рассылка сопроводительным письмом описания структуры разрабатываемого справочника.

Все предложения и замечания по справочнику принимаются в течение пятнадцати дней со дня рассылки.

При необходимости проводится очное совместное обсуждение структуры справочника специалистами заинтересованных сторон.

5. Утверждение нормативного справочника

5.1. Разработанный структурным подразделением мэрии справочник утверждается распоряжением мэра, в котором должно быть отражено:

наименование утверждаемого нормативного справочника;

подразделение, ответственное(-ые) за наполнение и ведение справочника;

срок передачи справочника в пользование;

подразделение, ответственное за создание программного обеспечения по наполнению, ведению справочника и его тиражированию заинтересованным сторонам;

поручение ответственному за регистрацию о внесении справочника в реестр муниципальных информационных ресурсов;

поручение о приведении эксплуатируемого в структурных подразделениях мэрии программного и информационного обеспечения в соответствие с утверждаемым справочником.

5.2. К распоряжению мэра должны быть приложены:

описание структуры справочника;

смета затрат на организацию рабочих мест по наполнению и ведению справочника (при необходимости);

технологическая инструкция, регламентирующая порядок наполнения, ведения и рассылки справочника заинтересованным сторонам.

5.3. Справочники, затрагивающие только одну отрасль городского хозяйства, могут утверждаться приказом директора соответствующего департамента после согласования с регистратором муниципальных информационных ресурсов.

6. Внесение нормативного справочника в
реестр муниципальных информационных ресурсов

6.1. На основании распоряжения мэра ответственным за ведение реестра муниципальных информационных ресурсов производится регистрация справочника (внесение его в реестр муниципальных информационных ресурсов).

6.2. В соответствии со списком заинтересованных в данном справочнике структурных подразделений мэрии и организаций, структурным подразделением мэрии, ответственным за регистрацию справочника, осуществляется рассылка сопроводительным письмом утвержденного описания структуры справочника.

7. Наполнение и поддержание нормативного справочника
в актуальном состоянии

7.1. Ответственный(-ые) за наполнение и ведение справочника:

определяет круг лиц, имеющих право вносить изменения в содержимое справочника;

организует рабочее место для обеспечения оперативного внесения изменений в справочник;

использует программное обеспечение, установленное ответственным за создание программного обеспечения по наполнению, ведению справочника и его тиражированию заинтересованным сторонам;

обеспечивает оперативное внесение изменений в справочник.

7.2. Ответственный за создание программного обеспечения по наполнению, ведению справочника и его тиражированию заинтересованным сторонам обеспечивает:

создание программного обеспечения по наполнению, ведению справочника и его тиражированию заинтересованным сторонам;

установку программного обеспечения на рабочих местах;

предоставление прав доступа лицам, имеющим право вносить изменения в содержимое справочника;

защиту от несанкционированного доступа;

архивирование и хранение информации справочника на машинных носителях.

8. Информирование об изменениях содержательной части
нормативного справочника

8.1. Ответственный(-ые) за наполнение и ведение справочника после корректировки содержательной части справочника информирует структурное подразделение мэрии, ответственное за ведение реестра муниципальных информационных ресурсов, о внесенных изменениях.

8.2. Ответственный за ведение реестра муниципальных информационных ресурсов обеспечивает тиражирование (рассылку) заинтересованным сторонам обновленного справочника.

9. Внесение изменений в структуру нормативного справочника

При необходимости внесения изменений в структуру нормативного справочника ответственный(-ые) за наполнение и ведение справочника проводит подготовительные мероприятия, в соответствии с положением.