Приложение N 18. Требования к документам, изготовляемым с помощью печатающих устройств, и к файлам текстовых документов

Приложение N 18
к Инструкции по делопроизводству
в Центральной избирательной комиссии
Российской Федерации

Требования к документам, изготовляемым с помощью печатающих устройств, и к файлам текстовых документов

1. Тексты документов на бланках формата А4 печатаются через 1,5 межстрочных интервала, на бланках формата А5 - через 1 межстрочный интервал.

Тексты документов, подготавливаемых к типографскому изданию, печатаются через 2 межстрочных интервала.

2. Название вида документа печатается прописными буквами.

3. Если заголовок к тексту превышает 150 знаков (5 строк), допускается продлевать его до границы правого поля. Точка в конце заголовка не ставится.

4. Расшифровка подписи в реквизите "Подпись" печатается на уровне последней строки наименования должности с использованием комбинации клавиш Shift - Ctrl - Пробел между инициалами и фамилией.

5. Создание, форматирование и вывод на печать документов производится на компьютерах с использованием текстового процессора MS Word. Внедрение электронных таблиц, созданных в табличных процессорах, в документы MS Word не допускается. Допускается, при необходимости, создание, форматирование и вывод на печать таблиц посредством табличного процессора MS Excel.

"Рис. 12. Пункт 6 требований к документам, изготовляемым с помощью печатающих устройств, и к файлам текстовых документов"

7. При форматировании текста документов используется стиль "Документ ЦИК", который имеет следующие параметры:

-	шрифт		TimesNewRomanCyr
-	размер		14 пунктов
-	отступ		слева	0 см
			справа	0 см
-	интервал		перед	0 пунктов
			после	0 пунктов
-	межстрочный интервал полуторный
-	первая строка		отступ на 1,25 см
-	выравнивание		по ширине.

8. При форматировании таблиц необходимо соблюдать следующие требования:

таблица всегда должна иметь название, которое выравнивается по правому полю документа;

таблица выравнивается по центру листа;

заголовки граф и строк выравниваются по центру ячейки;

данные в ячейках таблицы выравниваются сверху по левому краю;

продолжение таблицы на новом листе всегда начинается с заголовков ее граф (или номеров граф в случае, если графы таблицы на первом листе пронумерованы);

строки таблицы переносятся на новый лист документа исключительно целиком;

ширина и высота таблицы не должны превышать размеры полей документа.

9. Размеры полей документа должны иметь следующие параметры:

-	верхнее		2,0 см
-	нижнее		2,0 см
-	левое		3,0 см
-	правое		1,5 см
От края до колонтитула:
-	верхнее		1,25 см
-	нижнее		1,25 см

10. При подготовке документов используют следующие реквизиты:

-	Государственный герб Российской Федерации;
-	наименование организации;
-	наименование должностного лица;
-	справочные сведения об организации;
-	наименование вида документа;
-	дата документа;
-	регистрационный номер документа;
-	ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа;
-	место составления (издания) документа;
-	адресат;
-	гриф утверждения документа;
-	заголовок к тексту документа;
-	указания по исполнению документа;
-	отметка о контроле;
-	текст документа;
-	отметка о наличии приложения;
-	подпись;
-	гриф согласования документа;
-	виза;
-	печать;
-	отметка об исполнителе;
-	отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
-	идентификатор электронной копии документа.

11. Реквизиты (кроме текста документа и адресата), состоящие из нескольких строк, печатают со следующими параметрами:

-	шрифт	TimesNewRomanCyr
-	размер	14 пунктов
-	отступ	слева		0 см
		справа		0 см
-	интервал	перед		0 пунктов
		после		0 пунктов
-	межстрочный интервал		одинарный
	отступ первой строки		нет
	выравнивание		по центру.

12. Реквизит "Адресат" печатают со следующими параметрами:

-	шрифт	TimesNewRomanCyr
-	размер	14 пунктов
-	отступ	слева	7 см
		справа	0 см
-	интервал	перед	0 пунктов
		после	0 пунктов
-	межстрочный интервал		одинарный
-	отступ первой строки		нет
-	выравнивание		по центру.

Если составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения документа", "Гриф согласования документа", "Отметка о наличии приложения" не умещаются на одной строке, то разрыв строки в нужном месте производится с помощью символа "Разрыв строки" (комбинация клавиш Shift - Enter), например:

	СОГЛАСОВАНО
	Генеральный директор НПО "Химавтоматика"
	Л.И. Петров

13. Идентификатор электронной копии документа (колонтитул) печатается в левом углу нижнего поля каждой страницы документа размером шрифта 8 пунктов, например:

В0301012

При печати документа в протокольно-контрольном отделе первый символ в идентификаторе означает код исполнителя, напечатавшего документ, два следующих соответствуют виду документа, два следующих - текущий месяц, три следующих - порядковый номер документа.

14. При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без знаков препинания.

Если документ имеет приложение, то оно печатается с новой страницы.

15. Для выявления и и