Приложение N 1. Положение о совещании при руководителе Федеральной миграционной службы

Приложение N 1
к приказу Федеральной
миграционной службы
от 18 июля 2014 г. N 444

Положение
о совещании при руководителе Федеральной миграционной службы

I. Общие положения

1. Совещание при руководителе Федеральной миграционной службы*(1) является одной из форм коллегиального рассмотрения текущих вопросов деятельности структурных подразделений центрального аппарата ФМС России, территориальных органов ФМС России, представительств (представителей) ФМС России за рубежом, а также организаций, созданных для решения возложенных на ФМС России задач*(2).

2. Участники совещания в своей деятельности руководствуются Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, нормативными правовыми актами Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Федеральной миграционной службы, а также настоящим Положением.

3. Совещания могут быть открытыми, закрытыми и выездными.

Вид проведения совещания, время, место и регламент его проведения, а также порядок подготовки информационно-аналитических материалов определяет руководитель ФМС России.

4. Постоянными членами совещания являются статс-секретарь - первый заместитель руководителя ФМС России, заместители руководителя ФМС России*(3) и руководитель Организационно-административного департамента ФМС России*(4).

5. Постоянные члены совещания участвуют в организации совещаний, подготовке материалов по рассматриваемым вопросам, выполнении принятых решений, осуществляют контроль за реализацией поручений, данных в ходе совещания, и имеют право:

5.1. Вносить на рассмотрение руководителя ФМС России предложения, замечания и дополнения в повестку и порядок ведения совещания;

5.2. Знакомиться с документами, касающимися рассматриваемых проблем, и материалами об исполнении принятых в ходе совещания решений.

5.3. Задавать вопросы в ходе совещания выступающим, вносить замечания и предложения по существу обсуждаемых вопросов, проектам принимаемых решений.

6. Для участия в совещании по решению руководителя ФМС России могут быть приглашены:

6.1. Представители органов государственной власти Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, общественных объединений.

6.2. Руководители (начальники), сотрудники подразделений системы ФМС России.

7. Приглашенные на совещание лица присутствуют только при обсуждении тех вопросов, для рассмотрения которых они приглашены. В ходе совещания они могут с разрешения руководителя ФМС России выступать с докладами, участвовать в прениях, вносить предложения, замечания, задавать вопросы, давать справки.

8. Проводит совещание руководитель ФМС России.

9. Вопрос об участии в совещании его постоянных членов, а также лиц, указанных в пунктах 6.1 и 6.2 настоящего Положения, решается руководителем ФМС России в каждом конкретном случае.

10. Ответственным за подготовку совещания является структурное подразделение центрального аппарата ФМС России, к компетенции которого отнесены вопросы организационно-аналитического обеспечения деятельности ФМС России, если решением руководителя ФМС России ответственным исполнителем не определено иное структурное подразделение центрального аппарата ФМС России*(5).

При проведении выездных совещаний ответственным за подготовку совещания является структурное подразделение центрального аппарата ФМС России либо территориальный орган ФМС России, которому дано соответствующее поручение руководителем ФМС России*(5).

II. Порядок подготовки материалов к совещанию

11. Подготовка материалов к совещанию возлагается на ответственного исполнителя.

Для подготовки материалов к совещанию по указанию руководителя ФМС России могут назначаться соисполнители.

12. Ответственный исполнитель обязан:

12.1. Организовать и координировать работу соисполнителей.

12.2. Подготовить и представить на утверждение руководителю ФМС России согласованный с заместителями руководителя ФМС России по соответствующему направлению деятельности список представителей органов государственной власти Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, общественных объединений, а также начальников (руководителей) подразделений системы ФМС России, приглашаемых для участия в совещании.

12.3. Оформить приглашения согласно утвержденному руководителем ФМС России списку лиц, приглашаемых на совещание.

12.4. Проинформировать структурное подразделение центрального аппарата ФМС России, к компетенции которого отнесены вопросы организационно-аналитического обеспечения деятельности ФМС России, не позднее трех рабочих дней с момента получения указания руководителя ФМС России о подготовке совещания (сообщить дату, время, место его проведения, а также вопросы, рассматриваемые на совещании).

13. Перечень материалов, подготавливаемых ответственным исполнителем к совещанию:

13.1 Аналитическая справка по вопросу, внесенному на обсуждение совещания.

13.2. Проект протокола совещания.

13.3. Порядок проведения совещания.

13.4. Тезисы выступления руководителя ФМС России по обсуждаемому вопросу, а также вопросы к участникам совещания.

14. Ответственность за качество подготавливаемых (дорабатываемых) материалов совещания, достоверность содержащихся в них сведений и соблюдение сроков представления материалов возлагается на ответственного исполнителя и соисполнителей.

15. Сроки представления соисполнителями информационно-справочных материалов определяются ответственным исполнителем.

При представлении ответственному исполнителю материалов, не соответствующих требованиям, или невозможности их приведения в соответствие с требованиями настоящего Положения либо при нарушении установленных сроков их представления ответственный исполнитель докладывает об этом руководителю ФМС России для принятия решения.

16. Материалы к закрытым совещаниям готовятся в установленном законодательством Российской Федерации порядке.

III. Требования, предъявляемые к материалам совещания

17. Проект протокола совещания:

17.1. Состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части проекта протокола указываются: фамилия председательствующего и количество участников совещания.

В основной части проекта протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса, принятые решения и конкретные поручения организационно-распорядительного характера с указанием сроков и должностных лиц системы ФМС России, ответственных за их исполнение.

17.2. Визируется руководителем (начальником) подразделения системы ФМС России, определенного ответственным исполнителем.

17.3. Согласовывается с:

постоянными членами совещания;

руководителями (начальниками) структурных подразделений центрального аппарата ФМС России, которым в проекте протокола совещания даются поручения либо к компетенции которых отнесены вопросы, затронутые в проекте протокола совещания;

структурным подразделением центрального аппарата ФМС России, к компетенции которого отнесены вопросы правового обеспечения деятельности ФМС России.

Согласование проекта протокола осуществляется не позднее рабочего дня, следующего за датой поступления материалов на согласование.

18. Аналитическая справка:

содержит краткое, глубокое и объективное изложение существа вопроса, вносимого на совещание, описание недостатков, существующих проблем и возможных путей их решения;

подписывается руководителем (начальником) подразделения системы ФМС России, являющегося ответственным исполнителем, и визируется заместителем руководителя ФМС России по курируемому направлению деятельности.

19. Демонстрационные материалы к совещанию готовятся в форме, обеспечивающей их показ электронными средствами и (или) проекционными устройствами.

20. Материалы совещания готовятся в соответствии с установленными в ФМС России правилами подготовки документов.

21. Ответственный исполнитель не позднее, чем за пять календарных дней до даты проведения совещания:

21.1. Готовит повестку совещания, порядок его проведения, список участников совещания, которые вместе с другими материалами совещания докладываются руководителю ФМС России.

21.2. Направляет материалы постоянным членам совещания.

22. Лица, приглашенные на совещание, знакомятся с материалами совещания ответственным исполнителем только по соответствующему вопросу повестки, для рассмотрения которого они приглашены.

23. Публикация и распространение проектов протокола совещания и других документов не допускаются.

IV. Протокол совещания

24. Итоговым документом совещания является протокол совещания.

Протокол включает порядковый номер, дату, место проведения совещания.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части указываются: фамилии председательствующего и присутствовавших на совещании. Если количество присутствовавших превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола (приложением к протоколу).

В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.

Наименование вопроса подчеркивается одной чертой ниже последней строки, под которой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса.

Протокол подписывается руководителем ФМС России.

25. Датой протокола является дата проведения совещания.

26. Решения совещания, оформленные протоколом, обязательны для исполнения постоянными членами совещания и подразделениями системы ФМС России.

27. Проект протокола совещания по рассмотренному вопросу:

27.1. В течение семи календарных дней с даты проведения совещания, если руководителем ФМС России не установлен иной срок:

дорабатывается ответственным исполнителем с учетом высказанных в ходе совещания замечаний и предложений;

согласовывается с постоянными членами совещания и структурным подразделением центрального аппарата ФМС России, к компетенции которого отнесены вопросы правового обеспечения деятельности ФМС России.

Рассмотрение и согласование проекта протокола должностными лицами осуществляется не позднее рабочего дня, следующего за датой поступления материалов на согласование.

27.2. В течение десяти календарных дней с даты проведения совещания, если руководителем ФМС России не установлен иной срок, представляется ответственным исполнителем на подпись руководителю ФМС России.

28. Копия подписанного руководителем ФМС России протокола в суточный срок рассылается постоянным членам совещания и в структурные подразделения центрального аппарата ФМС России.

В территориальные органы ФМС России, представительства (представителям) ФМС России за рубежом, а также организации, созданные для решения возложенных на ФМС России задач, направляются выписки из протокола в части, их касающейся.

29. Присвоение порядковых номеров протоколам всех совещаний и хранение протоколов осуществляет структурное подразделение центрального аппарата ФМС России, к компетенции которого отнесены вопросы организационно-аналитического обеспечения деятельности ФМС России.

V. Обеспечение деятельности совещания

30. Организационное и документационное обеспечение совещания осуществляет ответственный исполнитель.

31. На ответственного исполнителя возлагается:

31.1. Сбор, обобщение и доклад руководителю ФМС России материалов совещания.

31.2. Доведение протокола совещания (выписок из него) до постоянных членов совещания и подразделений системы ФМС России.

32. Ответственный исполнитель в день проведения совещания назначает сотрудников, ответственных за встречу участников совещания, не имеющих права беспрепятственного входа в административные здания ФМС России, их сопровождение на регистрацию и к месту проведения совещания.

33. Постоянные члены совещания, а также приглашенные на совещание руководители (начальники) подразделений системы ФМС России подтверждают ответственному исполнителю свое участие в совещании не менее чем за пять дней до установленной даты его проведения.

34. При проведении совещания в административном здании ФМС России, расположенном в г. Москве:

34.1. Ответственный исполнитель, за день до его проведения направляет в организацию системы ФМС России, осуществляющую материально-техническое обеспечение деятельности ФМС России, списки участников совещания, не имеющих права беспрепятственного входа в административные здания ФМС России, с указанием их должностей, фамилий, имен и отчеств для организации их прохода в административное здание ФМС России, в котором будет проходить совещание.

34.2. Материально-техническое и транспортное обеспечение совещания возлагается на организацию системы ФМС России, осуществляющую материально-техническое обеспечение деятельности ФМС России.

34.3. Организация системы ФМС России, осуществляющая материально-техническое обеспечение деятельности ФМС России (при проведении совещания в административном здании ФМС России, расположенном в г. Москве), обеспечивает:

34.3.1. Готовность зала к проведению совещания.

34.3.2. Закупку и передачу ответственному исполнителю расходных материалов к организационно-вычислительной технике и канцелярских товаров согласно поданным им заявкам.

34.3.3. Наличие и техническую готовность необходимых средств связи и проекционного оборудования, установку микрофонов в зале проведения совещания.

34.3.4. Показ сопровождающих выступления (содоклады) демонстрационных материалов, подготовленных докладчиками (содокладчиками).

34.3.5. Функционирование видео-конференц-связи в зале проведения совещания и определяет порядок осуществления видео-конференц-связи территориальными органами ФМС России.

34.3.6. Ведение аудиозаписи хода совещания, которая по его окончании представляется на цифровом носителе ответственному исполнителю.

34.3.7. Автотранспортное обеспечение прибывших для участия в работе совещания начальников (руководителей) подразделений системы ФМС России.

34.4. Структурное подразделение центрального аппарата ФМС России, к компетенции которого отнесены вопросы ресурсного обеспечения деятельности ФМС России, определяет порядок размещения в гостинице лиц, прибывающих на совещание, и доводит его до сведения руководителей (начальников) подразделений системы ФМС России в части, их касающейся.

34.5. Пресс-служба ФМС России по указанию председательствующего на совещании:

34.5.1. Осуществляет приглашение и аккредитацию представителей средств массовой информации на совещание, а также предоставляет СМИ информацию о вопросах, подлежащих рассмотрению в ходе совещания.

34.5.2. Организует прибытие, пропуск и сопровождение представителей СМИ, устанавливает продолжительность их участия и порядок проведения звукозаписи, видео- и фотосъемок на совещании.

34.5.3. По окончании совещания по указанию руководителя ФМС России организует пресс-конференцию (брифинг).

34.5.4. Подготавливает информационные материалы об итогах совещания и направляет их в установленном порядке в организацию системы ФМС России, к компетенции которой отнесено материально-техническое обеспечение деятельности ФМС России, для размещения на официальном сайте ФМС России не позднее дня проведения совещания.

35. При проведении выездного совещания его всестороннее обеспечение, а также организация взаимодействия со СМИ возлагаются на ответственного исполнителя.

36. Участникам совещания не разрешается проносить в зал проведения совещания аудио- и видеозаписывающие устройства, фотоаппаратуру и средства связи (за исключением лиц, ответственных за подготовку протокола совещания).

VI. Контроль исполнения решений совещания

37. Ответственность за исполнение протокола совещания несут постоянные члены совещания, руководители (начальники) подразделений системы ФМС России, указанных в протоколе.

38. Контроль исполнения протоколов совещания осуществляется структурным подразделением центрального аппарата ФМС России, к компетенции которого отнесены вопросы организационно-аналитического обеспечения деятельности ФМС России.

39. Основной формой контроля за исполнением протокольных поручений совещания является отчет об их исполнении, который направляется ответственному исполнителю.

40. Снятие с контроля пункта протокола совещания осуществляется:

40.1. Поручений, полученных структурными подразделениями центрального аппарата ФМС России, загранаппаратом ФМС России, а также иными организациями и подразделениями, созданными для решения возложенных на ФМС России задач, - на основании докладной записки за подписью руководителя (начальника) соответствующего подразделения.

Рассмотренная курирующим заместителем руководителя ФМС России копия докладной записки с отчетом о выполнении пункта протокола совещания направляется не позднее трех рабочих дней с момента истечения срока, установленного для его исполнения, ответственному исполнителю.

40.2. Поручений, полученных территориальными органами ФМС России, - на основании отчетов, направляемых в электронном виде в порядке и сроки, установленные в табеле форм отчетов.

Типовые формы о ходе выполнения протоколов совещания, а также методические указания по их применению разрабатываются структурным подразделением центрального аппарата ФМС России, к компетенции которого отнесены вопросы организационно-аналитического обеспечения деятельности ФМС России.

41. Подразделения системы ФМС России обязаны информировать структурное подразделение центрального аппарата ФМС России, к компетенции которого отнесены вопросы организационно-аналитического обеспечения деятельности ФМС России, о ходе выполнения протокола совещания не позднее 5 числа месяца, следующего за отчетным кварталом, если в протоколе не указано иное.

42. В случае невозможности исполнения поручения в установленный срок решение о продлении срока может быть принято руководителем ФМС России.

При необходимости продления срока выполнения поручения должностное лицо, ответственное за его выполнение, представляет служебную записку на имя руководителя ФМС России не позднее, чем за три дня до истечения установленного срока, с мотивированным изложением причины о его продления и указанием конкретных мер, которые необходимо осуществить для исполнения поручения, а также реальном сроке его исполнения.

43. Начальник (руководитель) подразделения системы ФМС России, не исполнившего протокольное поручение совещания в установленный срок, в течение трех дней после истечения срока представляет руководителю ФМС России докладную записку о ходе исполнения поручения с указанием должностных лиц, на которых возложено исполнение поручения, причин его неисполнения в установленный срок и мер ответственности, предлагаемых или принятых в отношении должностных лиц, виновных в неисполнении протокольного поручения.

Копия рассмотренной руководителем ФМС России докладной записки направляется в структурное подразделение центрального аппарата ФМС России, к компетенции которого отнесены вопросы организационно-аналитического обеспечения деятельности ФМС России.

______________________________

*(1) Далее - "совещание".

*(2) Далее - "подразделения системы ФМС России".

*(3) Далее - "заместители руководителя ФМС России".

*(4) Далее - "постоянные члены совещания".

*(5) Далее - "ответственный исполнитель".