Приложение. Регламент организации работы с сообщениями граждан, поступающими в Департамент г. Москвы по конкурентной политике посредством Единой городской автоматизированной системы обеспечения поддержки деятельности Открытого правительства г. Москвы

Приложение
к приказу Департамента г. Москвы
по конкурентной политике
от 28 января 2016 г. N 70-01-7/16

Регламент
организации работы с сообщениями граждан, поступающими в Департамент города Москвы по конкурентной политике посредством Единой городской автоматизированной системы обеспечения поддержки деятельности Открытого правительства города Москвы

1. Общие положения

1.1. Регламент организации работы с сообщениями граждан, поступающими в Департамент города Москвы по конкурентной политике (далее - Департамент) посредством Единой городской автоматизированной системы обеспечения поддержки деятельности Открытого правительства города Москвы (далее - Регламент), определяет порядок обработки сообщений, поступающих в Департамент посредством указанной информационной системы (далее - сообщения), подготовки и направления ответов на указанные сообщения сотрудниками Департамента.

1.2. Обработка сообщений и направление ответов на них осуществляется:

- в целях реализации Указа Президента Российской Федерации от 7 мая 2012 г. N 601 "Об основных направлениях совершенствования системы государственного управления";

- в соответствии с постановлениями Правительства Москвы от 2 апреля 2013 г. N 187-ПП, от 28 ноября 2014 г. N 702-ПП "О Единой городской автоматизированной системе обеспечения поддержки деятельности Открытого правительства города Москвы";

- на основании распоряжения руководителя Аппарата Мэра и Правительства Москвы от 18 ноября 2013 г. N 90-РР "Об утверждении Регламента обработки и публикации информации в государственной информационной системе города Москвы "Наш город. Программа развития Москвы";

- в соответствии с Регламентом обработки сообщений граждан, поступающих в систему обработки электронных сообщений граждан через Единую городскую автоматизированную систему обеспечения поддержки деятельности Открытого правительства города Москвы (далее - ЕГАС ОДОПМ), утвержденным Управлением по совершенствованию административно-управленческих процессов органов исполнительной власти города Москвы и Департаментом информационных технологий города Москвы.

1.3. Прием сообщений и направление ответов на них осуществляется посредством личного кабинета Общегородской системы обработки электронных сообщений жителей города Москвы в области городского хозяйства, размещенном в сети Интернет по адресу: http://er.mos.ru (далее - личный кабинет СОЭС).

Направление ответа на сообщение производится путем заполнения соответствующей формы в личном кабинете СОЭС.

Прием, обработка сообщений, подготовка и направление ответов на них производится сотрудниками структурных подразделений Департамента.

1.4. Регистрация сообщений, подготовка, согласование и направление ответов на указанные сообщения осуществляется посредством автоматизированной системы документооборота Департамента (далее - система документооборота).

1.5. Порядок приема, регистрации, обработки, подготовки и направления ответов по возвращенным на доработку сообщениям аналогичен порядку работы с вновь поступившими сообщениями.

2. Порядок работы с сообщениями

2.1. Мониторинг поступления, регистрация, первичная обработка сообщений, оформление и направление ответов на них

2.1.1. Мониторинг поступления, регистрация, первичная обработка, направление на исполнение сообщений, а также оформление и направление ответов на них осуществляется службой "одного окна" Отдела координации работы с документами Департамента (далее - служба "одного окна").

Мониторинг поступления сообщений, оформление и направление ответов на них, а также проверка наличия возвращенных на доработку ответов производится посредством личного кабинета СОЭС.

2.1.2. Служба "одного окна" ежедневно обеспечивает мониторинг информации, размещенной в личном кабинете СОЭС, на предмет поступления новых сообщений и возвращенных на доработку ответов.

2.1.3. При первичной обработке поступившего сообщения/возвращенного на доработку ответа сотрудник службы "одного окна" проверяет корректность направления сообщения в адрес Департамента, наличие приложений, если в сообщении присутствуют ссылки на них.

2.1.4. В случае неправильно указанного адресата либо отсутствия указанных в тексте приложений к сообщению сотрудник службы "одного окна" посредством личного кабинета СОЭС готовит и направляет мотивированный отказ в обработке сообщения.

2.1.5. По результатам первичной обработки сообщения служба "одного окна" осуществляет:

2.1.5.1. Оформление поступившего сообщения в системе документооборота.

2.1.5.2. Направление поручения по подготовке ответа на сообщение заместителю руководителя Департамента, начальнику управления, осуществляющего свою деятельность в прямом подчинении у руководителя Департамента или начальнику самостоятельного отдела в соответствии с распределением обязанностей, утвержденным правовым актом Департамента (далее - руководителю самостоятельного подразделения Департамента), в соответствии с распределением обязанностей посредством системы документооборота со сроком исполнения поручения.

2.1.5.3. При поступлении соответствующей служебной записки (п. 2.2.3.1) замену резолюции о назначении ответственного за обработку сообщения и подготовку ответа на него (далее - ответственный исполнитель) в системе документооборота.

2.1.5.4. Оформление и направление ответа на сообщение посредством личного кабинета СОЭС при поступлении ответа, подписанного заместителем руководителя Департамента или руководителем самостоятельного подразделения Департамента (п. 2.1.5.2).

2.1.5.5. Снятие поручения по обработке сообщения с контроля в системе документооборота по результатам направления ответа на сообщение посредством личного кабинета СОЭС.

2.1.5.6. Направление ответа на доработку ответственному исполнителю с указанием причин (критериев) необходимости доработки ответа. Перечень критериев направления ответов на доработку указан в приложении к Регламенту.

2.1.5.7. Контроль поступивших на доработку ответов в личном кабинете СОЭС.

2.1.6. Еженедельно (по пятницам) служба "одного окна" формирует упреждающий контроль по поступившим сообщениям и направляет отчет в структурные подразделения Департамента (п. 2.1.5.2).

2.2. Обработка сообщений и подготовка ответов на них

2.2.1. Обработку сообщения, подготовку ответа на него осуществляет ответственный исполнитель, являющийся сотрудником структурного подразделения Департамента, к ведению которого отнесено указанное сообщение.

2.2.2. При поступлении поручения о рассмотрении сообщения ответственный исполнитель проводит предварительный анализ сведений, указанных в сообщении.

2.2.3. В случае если сообщение не относится к компетенции данного структурного подразделения Департамента, ответственный исполнитель:

2.2.3.1. Обеспечивает подготовку соответствующей служебной записки в адрес службы "одного окна" за подписью заместителя руководителя Департамента, курирующего работу структурного подразделения, или руководителя самостоятельного подразделения Департамента с обоснованием причин о необходимости замены резолюции о назначении ответственного исполнителя и указанием структурного подразделения к компетенции которого относится указанное сообщение.

2.2.3.2. Информирует сотрудника службы "одного окна", осуществившего направление сообщения на исполнение в системе документооборота, о необходимости корректировки ответственного исполнителя в системе документооборота.

2.2.3.3. Осуществляет контроль за переводом поручения по подготовке ответа в зону ответственности другого подразделения Департамента.

2.2.4. По результатам предварительного анализа сообщения за исключением случаев, указанных в пункте 3.3, ответственный исполнитель обеспечивает подготовку ответа с проведением при необходимости во взаимодействии с Управлением автоматизации закупок и системной интеграции Департамента мероприятий по актуализации сведений в ЕГАС ОДОПМ.

2.2.5. После утверждения проекта ответа на сообщение заместителем руководителя Департамента, курирующим работу соответствующего структурного подразделения Департамента, либо руководителем самостоятельного подразделения Департамента ответственный исполнитель:

2.2.5.1. Обеспечивает внесение соответствующих сведений в систему документооборота.

2.2.5.2. Информирует сотрудника службы "одного окна", осуществившего направление сообщения на исполнение в системе документооборота, о согласовании проекта ответа и размещении соответствующей информации в системе документооборота.

2.2.6. При подготовке ответа возможно приложить фотографии в формате *.jpg, *.png совокупным размером не более 10 Мб.

3. Сроки регистрации, обработки, рассмотрения сообщений и подготовки ответов на них

3.1. Подготовленный ответ на сообщение размещается в личном кабинете СОЭС в срок не более 5-ти (пяти) рабочих дней, начиная с рабочего дня, следующего за днем размещения сообщения в личном кабинете СОЭС.

3.2. Сроки регистрации, обработки сообщений, подготовки и направления ответов на указанные сообщения составляют:

3.2.1. Первичная обработка, регистрация и направление сообщения на исполнение посредством системы документооборота в структурное подразделение Департамента, ответственное за подготовку ответа, - не более 1-го (одного) рабочего дня после размещения указанного сообщения в личном кабинете СОЭС.

3.2.2. Подготовка и направление в адрес службы "одного окна" служебной записки о необходимости замены резолюции о назначении ответственного исполнителя по обработке сообщения - не более 1-го (одного) рабочего дня после первичного направления обращения на исполнение в системе документооборота.

3.2.3. Замена резолюции о назначении ответственного исполнителя - в течение двух часов после получения соответствующей служебной записки (п. 2.2.3.1.)

3.2.4. Обработка сообщения с проведением при необходимости актуализации сведений в ЕГАС ОДОПМ с последующей подготовкой и согласованием ответа заместителем руководителя Департамента либо руководителем самостоятельного подразделения Департамента, размещением соответствующей информации в системе документооборота и информированием службы "одного окна" о подготовке ответа - не более 2-х (двух) рабочих дней после направления сообщения на исполнение в системе документооборота.

3.2.5. Регистрация ответа на сообщение в системе документооборота и его размещение в личном кабинете СОЭС - не более 1-го (одного) рабочего дня после согласования ответа ответственным исполнителем в системе документооборота.

3.2.6. Обработка возвращенного на доработку сообщения с проведением при необходимости актуализации сведений в ЕГАС ОДОПМ, подготовка (доработка) и направление ответа на сообщение посредством системы документооборота - не более 24 часов после направления обращения на исполнение в системе документооборота.

3.2.7. Общий срок обработки сообщения, подготовки ответа и его размещения в личном кабинете СОЭС - не более 5-ти (пяти) рабочих дней, начиная с рабочего дня, следующего за днем размещения сообщения в личном кабинете СОЭС.

3.3. В выходные и праздничные дни срок обработки сообщений и подготовки ответов на сообщения увеличивается на длительность выходных и праздничных дней.

3.4. Обращение считается закрытым непосредственно после размещения в личном кабинете СОЭС ответа на указанное сообщение.

4. Принятые меры за нарушения, допущенные ответственными исполнителями при подготовке ответов на сообщения

4.1. Служба "одного окна":

4.1.1. Ежеквартально осуществляет мониторинг исполнительской дисциплины, в том числе нарушения при подготовке ответов на сообщения.

4.1.2. Формирует отчет по результатам работы структурных подразделений Департамента.

4.1.3. Направляет отчет в Управление финансов, административной деятельности и кадров Департамента.

4.2. Формирование отчета за первый, второй и третий кварталы осуществляется до 20 числа месяца, следующего за каждым отчетным кварталом. Формирование отчета за четвертый квартал осуществляется до 20 декабря текущего года.

4.3. В отчете отражаются данные о количестве подготовленных ответов на сообщения, принятых в работу, и количество нарушений, допущенных при подготовке ответов.

4.4. Управление финансов, административной деятельности и кадров Департамента:

4.4.1. На основании представленного отчета проводит анализ и, при необходимости, устанавливает меры за допущенные нарушения при подготовке ответов.

4.4.2. В срок не позднее 25 числа месяца, следующего за отчетным кварталом, вносит необходимую информацию в личном кабинете СОЭС по принятым мерам за допущенные нарушения при работе с сообщениями.

4.5. Виды нарушений:

4.5.1. Отсутствие ответа в личном кабинете СОЭС в установленный настоящим Регламентом срок.

4.5.2. Несоблюдение заявленных в подготовленном исполнителем ответе сроков совершения действий, необходимых для решения проблем, указанных в сообщении.

4.5.3. Возврат подготовленного в Департаменте ответа на доработку по одной и той же причине два и более раз.

4.5.4. Отражение в ответе недостоверной информации об устранении проблем, заявленных в сообщении.

4.5.5. Отсутствие в сообщении информации, размещение которой является обязательным в соответствии с настоящим Регламентом.

4.5.6. Недостоверность и (или) неполнота сведений, содержащихся в ответе, размещенном в личном кабинете СОЭС в соответствии с настоящим Регламентом.