Распоряжение ОАО "РЖД" от 10 февраля 2016 г. N 228р "Технология организации электронного документооборота первичных учетных документов и счетов-фактур с применением электронной подписи между ОАО "РЖД" в лице ЦФТО/ТЦФТО и Клиентами"

Термины и определения

ЦФТО	Центр фирменного транспортного обслуживания - филиал ОАО "РЖД"
ТЦФТО	Территориальный центр фирменного транспортного обслуживания - структурное подразделение Центра фирменного транспортного обслуживания - филиала ОАО "РЖД"
АС ЭТРАН	Автоматизированная система централизованной подготовки и оформления перевозочных документов
ЭП	Усиленная квалифицированная электронная подпись
Клиент	Юридическое лицо, заключившее с ОАО "РЖД" соглашение об организации расчетов/договор на организацию расчетов
ЭД	Электронный документ
УДП ЕЛС ЕК АСУФР	Учет доходов от грузовых перевозок с применением технологии ведения единого лицевого счета клиента ЕК АСУФР
Оператор ЭДО	Оператор электронного документооборота. Организация (юридическое лицо), входящая в сеть доверенных операторов электронного документооборота Федеральной налоговой службы
Акт	Акт оказанных услуг
Договор	Соглашение об организации расчетов/договор на организацию расчетов, заключенный между Клиентом и ОАО "РЖД"
Перечень	Перечень первичных документов к Акту оказанных услуг

1. Общие положения

1.1. Настоящая технология разработана с целью определения порядка применения электронной подписи для подписания электронных счетов-фактур, актов и перечней между ОАО "РЖД" в лице ЦФТО/ТЦФТО и Клиентами.

1.2. Подписание Клиентами и уполномоченными сотрудниками ОАО "РЖД" ЭП Актов и перечней осуществляется в рамках "единого окна" АС ЭТРАН.

1.3. Передача Клиенту электронных счетов-фактур, подписанных ЭП сотрудника ОАО "РЖД", осуществляется через Оператора ЭДО, обеспечивающего обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота счетов-фактур между ОАО "РЖД" и Клиентом.

1.4. Передача электронных счетов-фактур, подписанных ЭП, осуществляется с помощью средств криптографической защиты информации по телекоммуникационным каналам связи в соответствии с порядком N 50Н, утвержденным приказом Министерства финансов Российской Федерации от 25.04.2011 г.

1.5. Передача ОАО "РЖД" Клиенту электронных счетов-фактур, актов оказанных услуг и перечней к ним подписанных ЭП, производится без печати комплекта документов на бумажном носителе.

1.6. Настоящая технология применяется только в части договоров на осуществление грузоперевозок и предоставления услуг с ними связанных с использованием автоматизированных систем УДП ЕЛС ЕК АСУФР и АС ЭТРАН.

1.7. Подписание электронных документов, в соответствии с настоящей технологией, осуществляется с помощью усиленной квалифицированной электронной подписи на основании ФЗ от 06.04.2011 N 63-ФЗ (с учетом дополнений и изменений) и статьи 169 Налогового кодекса РФ.

1.8. Хранение документов (в т.ч. извещений о подтверждении получения счетов-фактур), подписанных ЭП, осуществляется в базе данных УДП ЕЛС ЕК АСУФР в хронологическом порядке по мере их выставления, в течение срока хранения, установленного распоряжением ОАО "РЖД" от 28.12.2007 г. N 2474р не более 5 лет.

1.9. Передача первичных учетных документов и счетов-фактур по требованию налоговых органов осуществляется установленным порядком в ОАО "РЖД".

1.10. В случае возникновения технических сбоев и нештатных ситуаций при организации передачи электронных первичных учетных документов и счетов-фактур с применением ЭП осуществляется переход на бумажный документооборот.

2. Основные мероприятия, необходимые для начала осуществления электронного документооборота первичных учетных документов и счетов-фактур

Настоящая технология применяется при наличии:

2.1. заключенных между ЦФТО/ТЦФТО и Клиентом:

- Договора;

- договора об электронном обмене документами.

При заключении с ОАО "РЖД" договора об электронном обмене документами Клиент указывает наименование и код любого Оператора ЭДО, входящего в сеть доверенных операторов ЭДО ФНС России, имеющего договорные отношения с Клиентом.

При этом уполномоченным Оператором ЭДО ОАО "РЖД" является Удостоверяющий центр ОАО "НИИАС".

2.2. установленных на рабочем месте ответственных сотрудников необходимых аппаратных средств, клиентского программного и информационного обеспечения, средств электронной подписи и защиты.

2.3. выданного Клиенту уполномоченным Удостоверяющим центром квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи.

3. Организация электронного документооборота счетов-фактур, актов оказанных услуг и перечней к ним с применением ЭП

3.1. Ответственный сотрудник ЦФТО/ТЦФТО в сроки установленные Договором формирует в ЕК АСУФР в электронном виде Акт и перечень первичных документов и выполняет операцию "Передать в ЭТРАН" для передачи данных электронных документов в АС ЭТРАН.

3.2. В АС ЭТРАН уполномоченный сотрудник ЦФТО/ТЦФТО производит подписание своей ЭП Акта и перечня первичных документов;

3.3. После подписания документов ЭП сотрудником ЦФТО/ТЦФТО в АС ЭТРАН Клиенту обеспечивается доступ к электронным документам для подписания ЭП в течение установленного Договором времени.

Информация о не подписании Клиентом Актов и перечней ЭП в АС ЭТРАН отображается в УДП ЕЛС ЕК АСУФР.

3.4. В день передачи Клиенту Акта и перечня уполномоченный сотрудник ЦФТО/ТЦФТО после подписания электронных Актов и перечней со стороны ОАО "РЖД" формирует и подписывает ЭП в УДП ЕЛС ЕК АСУФР электронные счета-фактуры.

3.5. После подписания счета-фактуры ЭП сотрудника ЦФТО/ТЦФТО, в УДП ЕЛС ЕК АСУФР осуществляется передача электронного счета-фактуры Клиенту через автоматизированную систему Оператора ЭДО.

3.6. После получения счета-фактуры Клиент с целью подтверждения получения данного документа формирует и подписывает ЭП в системе Оператора ЭДО извещение о получении счета-фактуры, которое передается через Операторов ЭДО в УДП ЕЛС ЕК АСУФР.

3.7. В случае необходимости внесения изменений в счет-фактуру, Клиентом направляется уведомление об уточнении счета-фактуры, подписанное ЭП в УДП ЕЛС ЕК АСУФР через Оператора ЭДО.

При этом, в случае получения уведомления об уточнении счета-фактуры, в части внесения изменений в реквизитный состав полей документа (наименования плательщика, адреса плательщика и т.д.), в установленном порядке вносятся соответствующие изменения в паспорт Клиента в НСИ АС ЭТРАН.

3.8. ЦФТО/ТЦФТО после получения уведомления об уточнении счета-фактуры, в случае обоснованной необходимости, устраняет указанные в уведомлении ошибки и направляет Клиенту исправленный счет-фактуру в электронном виде в соответствии с настоящей технологией.

3.9. Клиент, в течение установленного договором времени, после получения Акта и перечня с ЭП сотрудника ЦФТО/ТЦФТО, подписывает данные документы в АС ЭТРАН своей ЭП.

3.10. При обоснованном несогласии с электронными данными Акта Клиент подписывает данный документ ЭП в АС ЭТРАН с разногласиями. При этом Клиент указывает в АС ЭТРАН причину несогласия, номер обращения и несогласованную сумму платежей.

3.11. Сотрудник ЦФТО/ТЦФТО проводит работу с Клиентом по урегулированию разногласий в установленном порядке.

3.12. После признания сторонами несогласованных сумм платежей по Акту, подписанному Клиентом с разногласиями, и формирования в АС ЭТРАН скорректированных документов в УДП ЕЛС ЕК АСУФР формируется автоматически корректировочный (исправительный) Акт с перечнем первичных документов и корректировочный (исправительный) счет-фактура в установленном порядке.

На суммы по вновь выявленным документам в УДП ЕЛС ЕК АСУФР формируется Акт оказанных услуг на суммы по вновь выявленным документам с перечнем первичных документов в установленном порядке.

3.13. В сроки, установленные Договором, сотрудник ЦФТО/ТЦФТО составляет акт сверки расчетов установленным порядком.

3.14. В случае обнаружения ошибок в программном обеспечении Клиент или сотрудник ЦФТО/ТЦФТО создает установленным порядком обращение в АСУ Единой Службы Поддержки Пользователей (ЕСПП).