Приложение N 2. Изменения и дополнения в Инструкцию по делопроизводству в центральном аппарате Федеральной налоговой службы, утвержденную приказом ФНС России от 29.10.2009 N ШТ-7-4/533@

Приложение N 2
к приказу Федеральной налоговой службы
от 16 марта 2016 г. N ММВ-7-10/143@

Изменения и дополнения
в Инструкцию по делопроизводству в центральном аппарате Федеральной налоговой службы, утвержденную приказом ФНС России от 29.10.2009 N ШТ-7-4/533@
(далее - Инструкция по делопроизводству)

1. Инструкцию по делопроизводству дополнить пунктом 1.3 следующего содержания:

"1.3. Все документы (за исключением документов, составляющих внутреннюю переписку) изготавливаются на бумажном носителе. Документы, составляющие внутреннюю переписку, могут изготавливаться в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе.

Документы пересылаются (направляются адресатам) на бумажном носителе или в электронной форме.

В налоговые органы документы в электронной форме направляются в виде:

- электронного документа - файла документа, созданного в электронной форме с использованием электронного шаблона бланка, который воспроизводит реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением изображения Государственного герба Российской Федерации. Исходящий электронный документ оформляется одновременно с оригиналом на бумажном носителе. Исходящий электронный документ подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). Подписание УКЭП электронных документов, составляющих внутреннюю переписку, не требуется;

- электронного образа документа - электронной копии документа, полученной в результате сканирования документа, изготовленного на бумажном носителе. Электронный образ документа должен содержать подпись должностного лица, регистрационные номер и дату. Электронный образ документа УКЭП не подписывается.

Физическим и юридическим лицам (включая органы власти) документ в электронной форме направляется в виде электронного образа документа".

2. Пункты Инструкции по делопроизводству 1.3-1.15 считать пунктами 1.4.1-1.16 соответственно.

3. Пункт 2.2.1 Инструкции по делопроизводству изложить в следующей редакции:

"2.2.1. Корреспонденция из УФНС России и МИ ФНС России в электронном виде средствами СЭД поступает в БД "Канцелярия экспедиция" в виде РК, в которую должен быть вложен документ в электронной форме.

Если документ в электронной форме состоит из файла сопроводительного письма и одного или нескольких файлов приложений, то для приложений наличие УКЭП не требуется".

4. Абзац 1 пункта 2.2.2 Инструкции по делопроизводству изложить в следующей редакции:

"2.2.2. В подразделении ДОУ проверяется правильность заполнения основных реквизитов, соблюдение сроков направления документа, наличие электронного документа (в том числе наличие и подлинность УКЭП) либо наличие электронного образа документа".

5. Абзац 1 пункта 6.1.2 Инструкции по делопроизводству дополнить следующим предложением:

"При необходимости, оформляются дополнительные поручения структурным подразделениям - исполнителям в виде дополнительных указаний по исполнению документов".

6. Абзац 1 пункта 6.2.2 Инструкции по делопроизводству дополнить следующим предложением:

"Документы, поступившие в электронной форме, рассматриваются в электронном виде без их предварительного распечатывания".

7. В пунктах 7.2.2 и 7.2.5 Инструкции по делопроизводству слова "электронный образ документа" заменить словами "документ в электронной форме" в соответствующем падеже.

8. В пунктах 7.3.2 и 7.3.5 Инструкции по делопроизводству слова "электронный образ документа" заменить словами "электронный документ" в соответствующем падеже.

9. В абзаце 5 пункта 8.7.1 Инструкции по делопроизводству слова "файл документа или сканированный образ документа" заменить словами "документ в электронной форме".

10. Абзац 1 пункта 8.7.2 Инструкции по делопроизводству после "или" дополнить текстом ", при необходимости".

11. В абзаце 2 пункта 8.7.8 Инструкции по делопроизводству слово "сканированных" заменить словом "электронных".

12. Абзац 5 пункта 9.1.6 Инструкции по делопроизводству изложить в следующей редакции:

"Остальная корреспонденция подлежит отправке только в электронном виде в форме электронного документа либо в форме электронного образа документа. При этом сканированию подлежат бумажные оригиналы, имеющие подпись должностного лица, регистрационные номер и дату".

13. Пункт 9.3.9 Инструкции по делопроизводству изложить в следующей редакции:

"9.3.9. Заказными письмами отправляются документы, поименованные в специально утвержденном Перечне. При этом описи заказных почтовых отправлений могут предъявляться по требованию судов общей юрисдикции и участников арбитражных (гражданских) процессов (в период рассмотрения дел) как доказательство их отправки".

14. В пункте 9.4.1 Инструкции по делопроизводству:

в абзаце 1 предложение после слова "виде" дополнить словом "электронный";

в абзаце 2 слово "Сканированный" заменить словом "Электронный".

15. В пункте 9.5.2.1 Инструкции по делопроизводству слова "сканированного файла ответа" заменить словами "электронного образа документа".

16. Пункт 9.5.3 Инструкции по делопроизводству изложить в следующей редакции:

"9.5.3. Отправка исходящей корреспонденции в электронном виде по ЭП осуществляется работником подразделения ДОУ средствами СЭД ЦА.

Отправка документов в электронной форме адресатам осуществляется только при наличии в СЭД ЦА правильно оформленной РК исходящего документа. Исполнитель несет персональную ответственность за идентичность документа в электронной форме, вложенного в регистрационную карточку, оригиналу на бумажном носителе и за корректность заполнения листа рассылки в регистрационной карточке исходящего документа.

В случае неверно оформленной РК в СЭД ЦА отправка документа в электронной форме не производится, а РК возвращается на доработку в структурное подразделение, ответственное за исполнение документа".

17. Пункт 9.6 Инструкции по делопроизводству изложить в следующей редакции:

"9.6. Отправка корреспонденции по системе МЭДО

9.6.1. По системе МЭДО отправляются документы в органы государственной власти (после их подтверждения готовности к обмену и успешного тестирования доставки корреспонденции).

Список органов государственной власти, которым корреспонденция отправляется в электронном виде по системе МЭДО, создается, доводится до структурных подразделений центрального аппарата и поддерживается в актуальном состоянии подразделением ДОУ.

Для обеспечения отправки документов по системе МЭДО администратор СЭД предварительно осуществляет настройку РК соответствующего органа государственной власти в БД "Внешние адресаты".

9.6.2. Отправка документов по системе МЭДО осуществляется только при наличии в СЭД ЦА регистрационной карточки исходящего документа, оформленной аналогично РК документов, отправляемых по СЭД ЦА.

При этом в РК исходящего документа вкладывается электронный образ бумажного оригинала, содержащий подпись, регистрационный номер и дату регистрации. Файл электронного образа документа УКЭП не подписывается.

Исполнитель несет персональную ответственность за идентичность электронного образа документа, вложенного в регистрационную карточку, оригиналу на бумажном носителе.

9.6.3. Отправка исходящей корреспонденции по системе МЭДО осуществляется работником подразделения ДОУ средствами СЭД ЦА.

В случае неверно оформленной РК в СЭД ЦА отправка документа по системе МЭДО не производится, а РК возвращается на доработку в структурное подразделение, подготовившее документ".

18. Пункт 12.2 Инструкции по делопроизводству изложить в следующей редакции:

"12.2. Бланки и электронные шаблоны бланков документов центрального аппарата ФНС России".

19. Абзац 7 пункт 12.2.2 Инструкции по делопроизводству слово "документа" заменить словами "письма, приказа, распоряжения".

20. Инструкцию по делопроизводству дополнить пунктом 12.2.5 следующего содержания:

"12.2.5. Все письма центрального аппарата ФНС России подготавливаются в электронном виде и оформляются (распечатываются) на бланках либо стандартных листах бумаги.

Письмо на бумажном носителе, отправляемое любому адресату (кроме адресата - налогового органа и организации, находящейся в ведении ФНС России), распечатывается с использованием гербового бланка (бланка, содержащего изображение Государственного герба Российской Федерации и изготовленного типографским способом). В этом случае распечатывание осуществляется без воспроизведения электронного шаблона бланка налогового органа.

Письмо на бумажном носителе, отправляемое в налоговый орган (организацию, находящуюся в ведении ФНС России), распечатывается без использования гербового бланка налогового органа (на чистых листах бумаги). В этом случае при печати сохраняются все элементы электронного шаблона бланка.

Письмо, адресованное налоговому органу (организации, находящейся в ведении ФНС России), но впоследствии подлежащее предоставлению третьему лицу, оформляется с использованием гербового бланка".