Положение об организации внутреннего аудита в холдинге "РЖД" (утв. решением совета директоров ОАО "РЖД" от 7 декабря 2015 г. (протокол N 22))

I. Общие положения

1. Настоящее Положение определяет цели, задачи, статус и порядок организации внутреннего аудита в холдинге "РЖД", а также полномочия и ответственность подразделения внутреннего аудита и других участников внутреннего аудита.

2. Проведение внутреннего аудита в ОАО "РЖД" возлагается на Центр внутреннего аудита "Желдораудит" - структурное подразделение ОАО "РЖД" (далее - Центр "Желдораудит").

Подразделение внутреннего аудита ОАО "РЖД" создается и ликвидируется на основании приказа президента ОАО "РЖД".

3. Действие настоящего Положения распространяется на подразделения аппарата управления ОАО "РЖД", его филиалы, другие структурные подразделения ОАО "РЖД" (далее - подразделения ОАО "РЖД").

В дочерних обществах ОАО "РЖД" настоящее Положение реализуется путем проведения корпоративных процедур в соответствии с законодательством Российской Федерации и нормативными документами ОАО "РЖД".

Вопрос об организации внутреннего аудита в дочерних обществах ОАО "РЖД" рассматривается органами управления дочерних обществ в соответствии с учредительными документами и другими документами, определяющими особенности работы конкретного общества.

Проведение внутреннего аудита в дочерних обществах ОАО "РЖД" возлагается на подразделения внутреннего аудита соответствующих дочерних обществ.

4. Изменения в настоящее Положение вносятся при возникновении условий или событий, которые оказывают существенное влияние на деятельность внутреннего аудита, в том числе:

- изменение целей, задач и функций внутреннего аудита;

- изменение полномочий и возникновение существенных ограничений в деятельности внутреннего аудита;

- по результатам оценки качества деятельности внутреннего аудита;

- существенные изменения в деятельности и структуре холдинга "РЖД".

Директор ОАО "РЖД" по внутреннему контролю и аудиту и начальник Центра "Желдораудит" периодически рассматривают вопрос о необходимости внесения изменений в настоящее Положение.

Инициаторами внесения изменений также могут являться президент ОАО "РЖД", совет директоров ОАО "РЖД", Комитет по аудиту и рискам совета директоров ОАО "РЖД", вице-президент ОАО "РЖД", в ведении которого находятся вопросы внутреннего аудита. Организация разработки и подготовки предложений о внесении изменений в настоящее Положение возлагается на начальника Центра "Желдораудит".

Согласование и утверждение изменений производятся в установленном в ОАО "РЖД" порядке.

5. Настоящее Положение разработано с учетом требований федеральных законов и других нормативных правовых документов Российской Федерации, концептуальной базы профессиональной практики Института внутренних аудиторов в части, не противоречащей российскому законодательству, передовой международной и отечественной практики в области внутреннего аудита, методических указаний и рекомендаций в области внутреннего аудита Министерства экономического развития Российской Федерации (Федерального агентства по управлению государственным имуществом) и нормативных документов ОАО "РЖД".

6. В настоящем Положении используются следующие термины и понятия:

- аудиторские доказательства - информация, полученная при проведении проверки, и результат анализа этой информации, на которых основываются выводы по результатам проверки;

- аудиторская процедура - совокупность профессиональных действий по сбору аудиторских доказательств для достижения целей проверки;

- бизнес-процесс - устойчивая целенаправленная совокупность взаимосвязанных действий (последовательность работ), осуществляемых с целью создания определенного продукта или услуги;

- исполнительные органы управления ОАО "РЖД" - президент ОАО "РЖД", правление ОАО "РЖД";

- конфликт интересов - любая ситуация, при которой личная или профессиональная заинтересованность работника подразделения внутреннего аудита может повлечь за собой ненадлежащее исполнение им должностных обязанностей;

- модель аудита - перечень объектов внутреннего аудита (бизнес-процессы, виды деятельности, отдельные проекты или инициативы, подразделения, бизнес-единицы, центры ответственности и иное) в зависимости от выбранного в обществе подхода к их структурированию для целей проведения внутренних аудиторских проверок;

- общество - ОАО "РЖД" и (или) дочернее общество ОАО "РЖД";

- объект внутреннего аудита - подразделения аппарата управления ОАО "РЖД", его филиалы и другие структурные подразделения, дочерние общества ОАО "РЖД" (в установленном порядке), иные центры ответственности, а также виды деятельности, бизнес-процессы, отдельные проекты или инициативы, по которым проводятся внутренние аудиторские проверки;

- подразделение внутреннего аудита - Центр внутреннего аудита "Желдораудит" - структурное подразделение ОАО "РЖД" или подразделение внутреннего аудита дочернего общества ОАО "РЖД";

- процедуры внутреннего контроля (контрольные процедуры) - совокупность действий и мероприятий, направленных на предупреждение, ограничение и предотвращение рисков в финансово-хозяйственной деятельности ОАО "РЖД" (дочернего общества ОАО "РЖД");

- система внутреннего контроля - совокупность организационных мер, методик, процедур, норм корпоративной культуры и действий, предпринимаемых обществом (советом директоров, иными органами управления, руководством и другими работниками) для достижения оптимального баланса между ростом стоимости общества, прибыльностью и рисками, для обеспечения финансовой устойчивости, эффективного ведения хозяйственной деятельности, сохранности активов, соблюдения законодательства, устава и нормативных документов общества, своевременной подготовки достоверной отчетности;

- система внутрикорпоративных стандартов аудиторской деятельности - комплект взаимосвязанных нормативных документов, создающих условия для организации и проведения эффективного внутреннего аудита в холдинге "РЖД";

- система управления рисками - комплекс взаимосвязанных процедур, методов и соответствующих инструментов управления рисками ОАО "РЖД" (дочернего общества ОАО "РЖД").

II. Определение, цели и задачи внутреннего аудита

7. Внутренний аудит представляет собой процесс, направленный на содействие совету директоров и исполнительным органам управления в повышении эффективности управления обществом, совершенствовании его финансово-хозяйственной деятельности путем системного и последовательного подхода к анализу и оценке системы управления рисками и внутреннего контроля, а также практики корпоративного управления как инструментов обеспечения разумной уверенности в достижении поставленных перед обществом целей.

8. Целью внутреннего аудита является предоставление независимой и объективной информации совету директоров и исполнительным органам управления о состоянии финансово-хозяйственной деятельности, надежности и эффективности систем управления рисками, внутреннего контроля и практики корпоративного управления в обществе и его дочерних обществах для сохранения финансовой устойчивости, повышения результативности и эффективности бизнес-процессов, совершенствования деятельности и достижения поставленных перед обществом целей.

При этом подразделения ОАО "РЖД" и дочерние общества ОАО "РЖД" несут ответственность за построение систем внутреннего контроля и управления рисками, включая выявление и оценку рисков, разработку и осуществление мероприятий по управлению рисками.

9. Основными задачами внутреннего аудита являются:

- организация и проведение проверок, направленных на повышение эффективности и результативности бизнес-процессов холдинга "РЖД", достоверность отчетности, сохранность активов, соблюдение требований законодательства Российской Федерации и нормативных документов ОАО "РЖД" и его дочерних обществ;

- системная и последовательная оценка надежности и эффективности систем внутреннего контроля и управления рисками, а также оценка практики корпоративного управления;

- своевременное обеспечение руководства ОАО "РЖД" (дочернего общества ОАО "РЖД") достоверной информацией о состоянии финансово-хозяйственной деятельности, эффективности бизнес-процессов, надежности процедур внутреннего контроля и управления рисками, а также корпоративного управления в подразделениях ОАО "РЖД" (дочернего общества ОАО "РЖД");

- разработка предложений и рекомендаций по совершенствованию деятельности, повышению надежности и эффективности системы управления рисками и внутреннего контроля, практики корпоративного управления объекта аудита и (или) общества в целом.

10. Для оценки эффективности системы внутреннего контроля внутренний аудит проводит проверку, в том числе:

- соответствия целей бизнес-процессов, проектов, подразделений целям общества, обеспечения эффективности, надежности и целостности бизнес-процессов и информационных систем, в том числе надежности процедур противодействия противоправным действиям, злоупотреблениям и коррупции;

- соответствия результатов функционирования бизнес-процессов и деятельности подразделений поставленным целям;

- обеспечения достоверности бухгалтерской (финансовой), статистической, управленческой, производственной и иной отчетности;

- адекватности критериев, установленных для анализа степени исполнения (достижения) поставленных целей;

- по выявлению недостатков системы внутреннего контроля, которые не позволили (не позволяют) бизнес-процессу, подразделению или обществу в целом достичь поставленных целей;

- результатов реализации мероприятий по устранению нарушений, недостатков и совершенствованию систем управления рисками и внутреннего контроля;

- эффективности и целесообразности использования ресурсов;

- обеспечения сохранности активов;

- соблюдения требований законодательства Российской Федерации и нормативных документов ОАО "РЖД" (дочерних обществ ОАО "РЖД").

11. Для оценки эффективности системы управления рисками внутренний аудит проводит проверку, в том числе:

- достаточности и зрелости элементов системы управления рисками для ее эффективного функционирования: цели и задачи, инфраструктура, включая организационную структуру, средства автоматизации и т.п., организация процессов, нормативно-методологическое обеспечение, взаимодействие подразделений в рамках системы управления рисками, отчетность;

- полноты выявления и корректности оценки рисков подразделениями и центрами ответственности;

- эффективности контрольных процедур и иных мероприятий по управлению рисками, включая эффективность использования выделенных на эти цели ресурсов;

- анализирует информацию о реализовавшихся рисках (в том числе выявленных по результатам проверок нарушениях, фактах недостижения поставленных целей, случаях судебных разбирательств и других).

12. Для оценки эффективности практики корпоративного управления внутренний аудит проводит проверку, в том числе:

- соблюдения этических принципов и корпоративных ценностей;

- порядка постановки целей, мониторинга и контроля их достижения;

- уровня нормативного обеспечения и процедур информационного взаимодействия (в том числе по вопросам внутреннего контроля и управления рисками) на всех уровнях управления, включая взаимодействие с заинтересованными сторонами;

- обеспечения прав акционеров, в том числе в дочерних обществах, и эффективности взаимоотношений с заинтересованными сторонами;

- процедур раскрытия информации о деятельности общества, в том числе его дочерних обществ.

lll. Подотчетность внутреннего аудита

13. Вице-президент ОАО "РЖД", в ведении которого находятся вопросы внутреннего аудита (далее - курирующий вице-президент ОАО "РЖД"), ведет вопросы и несет ответственность за осуществление внутреннего аудита в ОАО "РЖД" и (в установленном порядке) в его дочерних обществах.

Курирующий вице-президент ОАО "РЖД" координирует работу директора ОАО "РЖД" по внутреннему контролю и аудиту, а также Центра "Желдораудит".

Директор ОАО "РЖД" по внутреннему контролю и аудиту организует работу по проведению внутреннего аудита в ОАО "РЖД" и (в установленном порядке) в его дочерних обществах.

В непосредственном ведении директора ОАО "РЖД" по внутреннему контролю и аудиту находится Центр "Желдораудит", на который возложено проведение внутреннего аудита в ОАО "РЖД".

Центром "Желдораудит" руководит начальник Центра, назначаемый на должность и освобождаемый от должности президентом ОАО "РЖД" по представлению директора ОАО "РЖД" по внутреннему контролю и аудиту и согласованию с курирующим вице-президентом ОАО "РЖД", а также в установленном порядке с Комитетом по аудиту и рискам совета директоров ОАО "РЖД".

14. Независимость внутреннего аудита в ОАО "РЖД" обеспечивается разграничением административной и функциональной подотчетности Центра "Желдораудит".

15. Административная подотчетность выражается в прямом подчинении Центра "Желдораудит" директору ОАО "РЖД" по внутреннему контролю и аудиту, работу которых координирует курирующий вице-президент ОАО "РЖД".

Административная подотчетность Центра "Желдораудит" курирующему вице-президенту ОАО "РЖД" включает в себя в том числе:

- получение курирующим вице-президентом ОАО "РЖД" отчетов о деятельности Центра "Желдораудит";

- рассмотрение и принятие решений о выделении необходимых средств в рамках утвержденного бюджета на осуществление внутреннего аудита;

- администрирование стратегий, политик и процедур внутреннего аудита;

- оказание поддержки во взаимодействии Центра "Желдораудит" с подразделениями ОАО "РЖД" и (в установленном порядке) с дочерними обществами ОАО "РЖД".

16. Центр "Желдораудит" функционально подотчетен совету директоров ОАО "РЖД" (через Комитет по аудиту и рискам), что означает рассмотрение и принятие решений на заседаниях Комитета по аудиту и рискам по следующим вопросам:

- согласование Положения об организации внутреннего аудита;

- согласование плана деятельности Центра "Желдораудит";

- утверждение годового бюджета Центра "Желдораудит";

- получение информации о ходе выполнения плана деятельности Центра "Желдораудит";

- согласование кандидатуры на должность начальника Центра "Желдораудит";

- определение вознаграждения начальника Центра "Желдораудит";

- рассмотрение существенных ограничений полномочий и иных ограничений, способных негативно повлиять на осуществление внутреннего аудита.

17. Независимость внутреннего аудита в дочерних обществах ОАО "РЖД" должна аналогичным образом обеспечиваться разграничением административной и функциональной подотчетности подразделения внутреннего аудита дочернего общества.

18. В состав подразделений внутреннего аудита ОАО "РЖД" и дочерних обществ ОАО "РЖД" не входят подразделения и работники, деятельность которых не связана с осуществлением внутреннего аудита.

На руководителя подразделения внутреннего аудита не могут быть возложены обязанности, не связанные с осуществлением внутреннего аудита.

IV. Полномочия внутреннего аудита

19. Директор ОАО "РЖД" по внутреннему контролю и аудиту и начальник Центра "Желдораудит" уполномочены:

- участвовать в заседаниях совета директоров ОАО "РЖД", Комитета по аудиту и рискам по вопросам внутреннего аудита, внутреннего контроля, управления рисками и корпоративного управления;

- запрашивать и получать любую информацию и материалы о деятельности ОАО "РЖД" и его дочерних обществ, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей;

- знакомиться с текущими и перспективными планами деятельности, отчетами о выполнении планов и программ, проектами решений и решениями совета директоров ОАО "РЖД" и исполнительных органов ОАО "РЖД";

- доводить до сведения совета директоров ОАО "РЖД", Комитета по аудиту и рискам и исполнительных органов управления ОАО "РЖД" предложения по улучшению существующих систем, процессов, стандартов, методов ведения деятельности, а также давать комментарии по любым вопросам, входящим в компетенцию внутреннего аудита;

- привлекать в порядке, установленном внутренними нормативными документами ОАО "РЖД", работников ОАО "РЖД" и сторонних экспертов для выполнения проверок и других заданий;

- принимать участие в совещаниях и заседаниях рабочих органов ОАО "РЖД" и (в установленном порядке) дочерних обществ ОАО "РЖД" при условии невовлеченности в операционную деятельность (комитетов, комиссий, рабочих групп и др.).

20. Руководитель и работники подразделений внутреннего аудита в рамках своих полномочий имеют право:

- запрашивать от подразделений любую информацию, необходимую для проведения проверки, получать комментарии (пояснения) к представленной информации в письменной и устной форме. В случае непредставления информации или комментариев (пояснений) составляется соответствующий акт, который в установленном порядке доводится до вышестоящего руководителя;

- делать копии документов, при необходимости применять фото- и видеоаппаратуру и иные технические средства;

- пользоваться информационными ресурсами и базами программного обеспечения, первичными документами и другими необходимыми сведениями, бухгалтерской, налоговой, статистической и иной отчетностью подразделений;

- беспрепятственно осматривать любые помещения, территории объектов подразделений при проведении проверок;

- требовать от подразделений (при необходимости) проведения внеплановой инвентаризации имущества и обязательств;

- в рамках выполнения проверок проводить интервью с работниками подразделений;

- запрашивать и получать необходимую помощь работников подразделений, в которых проводится проверка, а также помощь работников других подразделений по вопросам проверок;

- осуществлять иные действия, необходимые для достижения целей проверки.

21. Руководители и работники объектов внутреннего аудита при проведении внутреннего аудита обязаны:

- создавать условия для полного и эффективного проведения внутреннего аудита, а также обеспечения сохранности рабочих материалов;

- предоставлять по запросам работников подразделений внутреннего аудита необходимую информацию, в том числе первичные и другие документы на бумажном носителе и (или) в электронной форме;

- представлять заключения, отчеты (акты) по результатам проверок, проведенных аудиторскими организациями, налоговыми и другими государственными контролирующими органами;

- обеспечивать доступ работникам подразделений внутреннего аудита ко всем информационным ресурсам, используемым объектом внутреннего аудита;

- представлять письменные объяснения по вопросам, возникающим в ходе проверки;

- обеспечивать доступ работникам подразделений внутреннего аудита на проверяемые объекты и в помещения;

- принимать необходимые меры по устранению выявленных нарушений, недостатков систем внутреннего контроля и управления рисками, их причин и последствий.

V. Ответственность внутреннего аудита

22. Руководитель и работники подразделения внутреннего аудита несут в установленном порядке ответственность за качество и своевременность выполнения возложенных задач и функций.

Работниками подразделения внутреннего аудита должно быть обеспечено качество, полнота, достоверность и объективность информации, отраженной в отчете о результатах проверки.

23. В целях соблюдения принципа объективности и недопущения возникновения конфликта интересов при выполнении своих функций работники внутреннего аудита не должны:

- заниматься проверкой тех областей деятельности подразделений, за которые они ранее несли ответственность в течение года, предшествующего проверке;

- участвовать в процессах операционной деятельности и принятия управленческих решений;

- осуществлять разработку и внедрение процедур внутреннего контроля и процессов управления рисками;

- принимать участие в проверках и иных заданиях в случае наличия у них конкурирующего профессионального или личного интереса (финансовой, имущественной, родственной или какой-либо иной заинтересованности) в деятельности проверяемых объектов внутреннего аудита;

- участвовать в какой-либо деятельности, которая могла бы нанести ущерб их беспристрастности или восприниматься как наносящая такой ущерб;

- руководить работниками других подразделений, за исключением случаев, когда эти работники назначены участвовать в проведении проверки.

24. Работники подразделений внутреннего аудита не имеют права:

- не раскрывать все известные им существенные факты, которые в случае сокрытия могут исказить данные отчета о результатах проверки;

- принимать в подарок что-либо, что может нанести ущерб профессиональному мнению работника внутреннего аудита или восприниматься как наносящее такой ущерб.

25. При наличии конфликта интересов или ограничении полномочий внутреннего аудита:

- работники подразделения внутреннего аудита информируют руководителя подразделения внутреннего аудита о любых ограничениях их полномочий и возникающих конфликтах интересов;

- руководитель подразделения внутреннего аудита информирует единоличный исполнительный орган общества или другое уполномоченное должностное лицо, которому подразделение административно подотчетно.

26. Не допускается использование работниками подразделений внутреннего аудита конфиденциальной и инсайдерской информации, а также информации, составляющей коммерческую тайну ОАО "РЖД" (дочерних обществ ОАО "РЖД"), полученной в рамках проведения проверок, в личных интересах или любым другим образом, противоречащим требованиям нормативных правовых документов Российской Федерации или нормативных документов ОАО "РЖД" (дочерних обществ ОАО "РЖД").

Работники подразделения внутреннего аудита не имеют права разглашать и передавать указанную информацию.

27. Правила поведения работников подразделений внутреннего аудита и основные принципы, которые должны соблюдаться ими в профессиональной деятельности, устанавливаются в соответствующих кодексах деловой этики работников этих подразделений.

28. Работники подразделений внутреннего аудита должны проявлять профессионализм и ответственное отношение к работе, обладать знаниями, навыками и компетенциями, необходимыми для выполнения своих должностных обязанностей, и постоянно их совершенствовать.

29. Подразделения внутреннего аудита разрабатывают и реализуют программы повышения профессионального уровня своих работников.

VI. Взаимодействие внутреннего аудита с заинтересованными сторонами

30. Центр "Желдораудит" в рамках своих полномочий осуществляет взаимодействие по вопросам, относящимся к внутреннему аудиту:

- с Комитетом по аудиту и рискам совета директоров ОАО "РЖД", подразделениями ОАО "РЖД", ревизионной комиссией ОАО "РЖД", внешним аудитором ОАО "РЖД", другими субъектами внутреннего контроля и управления рисками, иными заинтересованными сторонами, контрольными и другими органами государственной власти, органами местного самоуправления, государственными надзорными органами;

- в установленном порядке - с комитетами по аудиту советов директоров, ревизио