Приложение. Порядок хранения аккредитационных дел организаций, осуществляющих образовательную деятельность, в Департаменте образования г. Москвы

Приложение
к приказу Департамента
образования г. Москвы
от 8 октября 2015 г. N 2125

Порядок
хранения аккредитационных дел организаций, осуществляющих образовательную деятельность, в Департаменте образования города Москвы

1. Настоящий Порядок определяет правила хранения аккредитационных дел организаций, осуществляющих образовательную деятельность (далее - аккредитационное дело), государственная аккредитация образовательной деятельности которых осуществляется Департаментом образования города Москвы (далее - Департамент).

2. Аккредитационное дело заводится после принятия заявления о проведении государственной аккредитации образовательной деятельности (далее - заявление) и прилагаемых к нему документов к рассмотрению по существу.

3. Аккредитационное дело составляется и регистрируется государственными гражданскими служащими отдела лицензирования и государственной аккредитации (далее - служащие Департамента) Управления государственного надзора и контроля в сфере образования (далее - Управление), ответственными за рассмотрение заявления и прилагаемых к нему документов по существу.

4. Аккредитационное дело формируется на бумажном носителе в папке (скоросшивателе), на лицевой стороне обложки и торце которой проставляются реквизиты аккредитационного дела (номер по номенклатуре дел Управления, регистрационный номер, дата заведения и полное наименование организации, осуществляющей образовательную деятельность (далее - организация) и регистрируется в журнале регистрации аккредитационных дел.

5. В случае, если взаимодействие Департамента и организации осуществлялось с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети "Интернет", включая государственную информационную систему "Портал государственных и муниципальных услуг (функций) города Москвы", Аккредитационное дело формируется в форме электронного документа, подписанного электронной подписью в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

Аккредитационное дело, сформированное в форме электронного документа, имеет реквизиты, указанные в пункте 4 настоящего Порядка. Аккредитационное дело, сформированное в форме электронного документа, регистрируется в журнале регистрации аккредитационных дел, где указывается, что аккредитационное дело ведется в форме электронного документа.

6. Аккредитационные дела хранятся в специально оборудованном помещении Управления, позволяющем обеспечить их сохранность (далее - Архив управления).

7. Аккредитационное дело передается в Архив управления на хранение служащему Департамента, ответственному за хранение аккредитационных дел, в течение 20 дней со дня принятия решения о государственной аккредитации образовательной деятельности либо об отказе в государственной аккредитации образовательной деятельности.

В случае отзыва организацией заявления, аккредитационное дело передается на хранение в Архив управления в течение 20 дней со дня принятия заявления организации, об отзыве заявления.

В случае прекращения рассмотрения заявления и прилагаемых к нему документов в связи с вступлением во время процедуры государственной аккредитации образовательной деятельности в законную силу решения суда об административном приостановлении деятельности или об аннулировании лицензии на осуществление образовательной деятельности, аккредитационное дело передается на хранение в Архив управления в течение 20 дней со дня направления уведомления о возвращении заявления и прилагаемых к нему документов в адрес организации.

7. Аккредитационное дело, передаваемое на хранение, включает в себя:

а) заявление и прилагаемые к нему документы;

б) распорядительный акт Департамента о проведении аккредитационной экспертизы;

в) заключение по результатам аккредитационной экспертизы, отчеты об аккредитационной экспертизе;

г) распорядительные акты Департамента о государственной аккредитации или об отказе в государственной аккредитации, о переоформлении свидетельства о государственной аккредитации, о предоставлении дубликата свидетельства о государственной аккредитации, о приостановлении, возобновлении, прекращении, лишении государственной аккредитации;

д) копию свидетельства о государственной аккредитации (временного свидетельства о государственной аккредитации, дубликата свидетельства о государственной аккредитации) с приложениями.

е) опись документов, включенных в состав аккредитационного дела.

8. В случае прекращения рассмотрения Департаментом заявления и прилагаемых к нему документов в связи с вступлением во время процедуры государственной аккредитации образовательной деятельности в законную силу решения суда об административном приостановлении деятельности или об аннулировании лицензии на осуществление образовательной деятельности, оригинал заявления и прилагаемых к нему документов изымаются из аккредитационного дела и возвращаются организации. На место изъятого заявления и прилагаемых к нему документов в аккредитационное дело вкладываются: копия изъятого заявления и прилагаемых к нему документов; копия уведомления о возвращении оригинала заявления и прилагаемых к нему документов организации; уведомление о вручении (в случае если заявление и прилагаемые к нему документы были направлены организации, заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении).

9. При поступлении в Департамент от организации заявления о переоформлении свидетельства о государственной аккредитации, заявления о выдаче временного свидетельства о государственной аккредитации, заявления о выдаче дубликата свидетельства о государственной аккредитации (временного свидетельства о государственной аккредитации), а также при рассмотрении Департаментом вопросов, связанных с приостановлением, возобновлением, прекращением и лишением государственной аккредитации, аккредитационное дело дополняется следующими документами:

а) распорядительным актом Департамента о проведении аккредитационной экспертизы, заключением по результатам аккредитационной экспертизы, отчетами об аккредитационной экспертизе (при переоформлении свидетельства о государственной аккредитации в соответствии с подпунктом "б" пункта 78 Положения о государственной аккредитации образовательной деятельности, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 18 ноября 2013 г. N 1039);

б) распорядительным актом Департамента о переоформлении свидетельства о государственной аккредитации, о предоставлении дубликата свидетельства о государственной аккредитации (временного свидетельства о государственной аккредитации), о приостановлении, возобновлении, прекращении или лишении государственной аккредитации;

в) копией переоформленного свидетельства о государственной аккредитации (переоформленного приложения к свидетельству о государственной аккредитации), временного свидетельства о государственной аккредитации, дубликата свидетельства о государственной аккредитации (временного свидетельства о государственной аккредитации) с приложениями.

10. Дополнение аккредитационного дела документами осуществляется служащими Департамента, ответственными за предоставление государственной услуги по государственной аккредитации образовательной деятельности с внесением сведений в опись документов, включенных в состав аккредитационного дела.

11. Служащими Департамента, ответственными за предоставление государственной услуги по государственной аккредитации образовательной деятельности, ведется журнал регистрации аккредитационных дел (на бумажном носителе).

12. Служащими Департамента, ответственными за хранение аккредитационных дел в Архиве управления, ведется перечень аккредитационных дел, находящихся на хранении на бумажном носителе и в форме электронного документа и журнал движения аккредитационных дел (на бумажном носителе).

13. В журнале регистрации аккредитационных дел указываются:

номер по номенклатуре дел Управления;

порядковый номер аккредитационного дела;

регистрационный номер аккредитационного дела;

наименование организации;

дата заведения аккредитационного дела;

дата окончания аккредитационного дела;

фамилия, имя, отчество, должность и подпись служащего Департамента, ответственного за регистрацию аккредитационного дела;

фамилия, имя, отчество, должность и подпись представителя организации, ответственного за представление заявления и прилагаемых к нему документов.

14. В перечне аккредитационных дел, находящихся на хранении, указываются:

порядковый номер аккредитационного дела;

наименование организации;

регистрационный номер аккредитационного дела;

даты заведения и окончания аккредитационного дела;

дата передачи аккредитационного дела на хранение в Архив управления;

срок хранения аккредитационного дела;

фамилия, имя, отчество, должность и подпись служащего Департамента, передавшего аккредитационное дело на хранение;

фамилия, имя, отчество, должность и подпись служащего Департамента, ответственного за хранение аккредитационных дел.

15. В журнале движения аккредитационных дел указываются:

порядковый номер аккредитационного дела;

наименование организации;

регистрационный номер аккредитационного дела;

действие, совершаемое с аккредитационным делом (передача на хранение, выдача, возврат на хранение, изъятие документов из аккредитационного дела), и дата его совершения;

фамилия, имя, отчество, должность и подпись лица, передающего аккредитационное дело на хранение, получающего, возвращающего аккредитационное дело или изымающего документы из аккредитационного дела;

фамилия, имя, отчество, должность и подпись служащего Департамента, ответственного за хранение аккредитационных дел.

16. Аккредитационное дело выдается:

1) руководству Департамента;

2) руководству Управления государственного надзора и контроля в сфере образования Департамента;

3) служащим Департамента, на которых возложено выполнение услуги по государственной аккредитации;

4) служащим Департамента, на которых возложено выполнение функции по контролю и надзору в сфере образования;

5) служащим Департамента, на которых возложено выполнение функции по правовому обеспечению деятельности Департамента;

6) должностным лицам иных органов государственной власти в соответствии с законодательством Российской Федерации.

17. Аккредитационное дело выдается во временное пользование лицам, указанным в пункте 16 настоящего Порядка, на срок не более двух месяцев.

18. При изъятии документов из аккредитационного дела в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, на место изъятого документа в аккредитационное дело вкладываются: документ, являющийся основанием для такого изъятия; расписка получателя документов из аккредитационного дела (при личной передаче).

19. В случае принятия решения о государственной аккредитации образовательной деятельности аккредитационное дело хранится в течение срока действия свидетельства о государственной аккредитации и в течение 5 лет со дня окончания срока его действия.

20. В случае принятия решения об отказе в государственной аккредитации образовательной деятельности аккредитационное дело хранится в течение 5 лет со дня издания соответствующего распорядительного акта Департамента.

21. В случае отзыва организацией заявления, аккредитационное дело хранится в течение 5 лет со дня отзыва заявления.

22. В случае прекращения рассмотрения Департаментом заявления и прилагаемых к нему документов в связи с вступлением во время процедуры государственной аккредитации образовательной деятельности в законную силу решения суда об административном приостановлении деятельности или об аннулировании лицензии на осуществление образовательной деятельности, аккредитационное дело хранится в течение 5 лет со дня прекращения его рассмотрения.

23. По истечении сроков хранения, указанных в пунктах 19-22 настоящего Порядка, аккредитационное дело подлежит экспертизе ценности в соответствии с архивным законодательством Российской Федерации. Аккредитационные дела, не включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации, подлежат уничтожению в установленном порядке.