Письмо Минфина России от 14 апреля 2016 г. N 02-06-05/21573 Об оформлении и хранении учреждением копий расчетных листов по заработной плате

Письмо Минфина России от 14 апреля 2016 г. N 02-06-05/21573

Департамент бюджетной методологии Министерства финансов Российской Федерации рассмотрел обращение относительно оформления и хранения учреждением копий расчетных листов по заработной плате и сообщает следующее.

В соответствии со статьей 4 Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" рассмотрению подлежат следующие виды обращений граждан:

предложения по совершенствованию законов и иных нормативных правовых актов, деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, развитию общественных отношений, улучшению социально-экономической и иных сфер деятельности государства и общества;

просьбы граждан о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц, либо сообщения о нарушении законов или иных нормативных правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, либо критика деятельности указанных органов и должностных лиц;

жалобы граждан - просьбы о восстановлении или защите его нарушенных прав, свобод или законных интересов либо прав и свобод или законных интересов других лиц.

Содержащийся в обращении вопрос о порядке хранении первичных учетных документов в соответствии с нормативными правовыми актами Министерства финансов Российской Федерации не соответствует приведенным видам обращений граждан, подлежащих рассмотрению федеральными органами государственной власти, и, следовательно, должен быть оформлен на бланке организации за подписью руководителя.

Вместе с тем сообщаем, что расчетные листы по заработной плате работников формируются на основании форм документов, установленных приказом Министерства финансов Российской Федерации от 30.03.2015 N 52н "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению" (далее - Приказ N 52н).

Расчет заработной платы осуществляется на основании Расчетно-платежной ведомости (ф. 0504401) или Расчетной ведомости (ф. 0504402), сведения из которой затем отражаются в Карточке-справке (ф. 0504417).

Карточка-справка (ф. 0504417) применяется для регистрации справочных сведений о заработной плате работника учреждения, в которой помимо общих сведений о работнике, ежемесячно отражаются по всем источникам финансового обеспечения (деятельности) суммы начисленной заработной платы по видам выплат, суммы удержаний (по видам удержаний), сумма к выдаче.

При этом в соответствии с Приказом N 52н Методическими указаниями по применению Карточки-справки (ф. 0504417) не предусмотрено формирование и хранение вторых экземпляров расчетных листов.

Кроме того, обращаем внимание, что в соответствии с положениями Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утвержденной Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 01.12.2010 N 157н (далее - Инструкция 157н), устанавливающей обязательные общие требования к ведению бухгалтерского учета, правила документооборота и технология обработки учетной информации, а также график документооборота утверждаются актами субъекта учета, устанавливающими в целях организации и ведения бухгалтерского учета учетную политику субъекта учета.

Одновременно сообщаем, что первичные учетные документы, применяемые в рамках установленного документооборота для оформления операций по начислению заработной платы (оплаты труда), должны соответствовать требованиям трудового законодательства Российской Федерации. При этом Карточка-справка является обязательным документом в составе документооборота учреждения, являющимся основанием для начисления пенсий и определения трудового стажа работника.

Заместитель директора Департамента бюджетной методологии

С.В. Сивец