Постановление Администрации Новосибирской области от 19 января 2009 г. N 9-па "Об электронном документообороте в исполнительных органах государственной власти Новосибирской области"

В связи с завершением опытной эксплуатации системы электронного документооборота и делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Новосибирской области постановляю:

1. Администрации Новосибирской области, исполнительным органам государственной власти Новосибирской области перейти с 01.02.2009 на электронный документооборот с входящими и исходящими документами в системе электронного документооборота и делопроизводства "СМ-Делопроизводство" (далее - СЭДД).

2. Утвердить прилагаемую Инструкцию по работе в СЭДД в исполнительных органах государственной власти Новосибирской области (далее - Инструкция).

3. Руководителям структурных подразделений администрации Новосибирской области, исполнительных органов государственной власти Новосибирской области организовать работу с входящими и исходящими документами в соответствии с требованиями Инструкции.

4. Контроль за исполнением постановления возложить на заместителя Губернатора Новосибирской области Хомлянского А.Б.

Губернатор области

В.А.Толоконский

Инструкция
по работе с входящими и исходящими документами в системе электронного документооборота и делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Новосибирской области
(утв. постановлением администрации Новосибирской области от 19 января 2009 г. N 9-па)

I. Регистрация и учет входящих документов

1. Входящие документы (правительственные, корреспонденция, факсимильные сообщения, другие документы), поступившие в администрацию Новосибирской области и исполнительные органы государственной власти Новосибирской области, подлежат учету и регистрации в подсистеме "Входящие документы" системы электронного документооборота и делопроизводства "СМ-Делопроизводство" (далее - СЭДД).

Регистрация и учет документов, направленных в администрацию Новосибирской области, производится в отделе корреспонденции-канцелярии государственно-правового департамента администрации Новосибирской области (далее - канцелярия).

Регистрация и учет документов, направленных в исполнительные органы государственной власти Новосибирской области, производится специально уполномоченным работником в этих органах власти (далее - уполномоченный по ДО).

2. При регистрации документа оформляется реквизит отметка о поступлении документа в организацию в соответствии с п. 2.2.25 Инструкции по документационному обеспечению администрации Новосибирской области, утвержденной постановлением Губернатора Новосибирской области от 30.12.2005 N 700 (далее - Инструкция N 700).

Регистрация документа осуществляется путем создания регистрационно-контрольной карточки (далее - РКК), в которой заполняются следующие реквизиты:

отметка о поступлении документа в организацию;

дата регистрации документа;

вид документа;

наименование организации автора документа;

регистрационный номер и дата поступившего документа;

фамилия автора, подписавшего документ;

заголовок к тексту;

количество экземпляров, листов, приложений;

адресат;

кодификатор темы обращения.

Состав реквизитов, в зависимости от задач использования информации о документе, может дополняться другими реквизитами.

После заполнения РКК документа осуществляется преобразование текста (сканирование) документа, поступившего на бумажном носителе, в электронную форму (образ), кроме документов, не подлежащих сканированию.

Перечень входящих документов, не подлежащих преобразованию в электронную форму, в администрации Новосибирской области утверждается руководителем государственно-правового департамента администрации Новосибирской области.

Перечень входящих документов, не подлежащих преобразованию в электронную форму, в исполнительных органах государственной власти Новосибирской области определяется руководителем соответствующего органа.

Электронная форма документа прикрепляется к РКК.

Документы, поступившие в канцелярию или уполномоченному по ДО исполнительных органов государственной власти Новосибирской области в электронной форме, распечатываются на бумажный носитель, оформляется реквизит отметка о поступлении документа в организацию, электронная форма документа прикрепляется к РКК.

Документы, поступившие в структурные подразделения администрации Новосибирской области или структурные подразделения исполнительных органов государственной власти Новосибирской области по электронной почте, требующие регистрации, пересылаются в канцелярию или уполномоченным по ДО соответствующих органов.

После регистрации электронная копия документов (РКК и электронная форма документа) автоматически поступает по СЭДД на имя соответствующего руководителя (адресата), о чем на его персональном компьютере появляется уведомление.

3. Факсимильные сообщения, направленные в канцелярию и приемную Губернатора Новосибирской области, поступают в электронной форме в канцелярию для их учета в подсистеме "СМ-Факс" СЭДД.

Сотрудник канцелярии создает РКК, прикрепляет к ней электронную форму документа. СЭДД уведомляет адресата о поступлении документа.

Факсимильные сообщения, поступившие на факсимильные аппараты, установленные в структурных подразделениях администрации области и исполнительных органов государственной власти Новосибирской области, учитываются в этих подразделениях.

4. Документы, направленные на исполнение из администрации Новосибирской области в исполнительные органы государственной власти Новосибирской области, повторно в этих органах не регистрируются.

II. Рассмотрение документов

5. Документы в СЭДД получают адресаты и все исполнители, получившие поручения по этим документам.

6. Руководители, получившие уведомление о поступлении документа, рассматривают документ, с помощью СЭДД создают карточку резолюции с указанием следующих реквизитов: автор резолюции, исполнитель, текст резолюции, дата резолюции, срок исполнения. После создания карточки резолюции документ поступает исполнителю этой резолюции.

Исполнители знакомятся с документами в день их получения. Для получения поступающих документов и резолюций они просматривают базу данных "Уведомления".

После исполнения поручения исполнитель создает карточку исполнения, в которой записывается результат исполнения поручения.

III. Регистрация исходящих писем

7. Исходящие письма, созданные в администрации Новосибирской области и в исполнительных органах государственной власти Новосибирской области, регистрируются в подсистеме "Исходящие документы" СЭДД.

8. Исполнитель, получивший поручение на создание инициативного исходящего письма или письма-ответа, готовит проект исходящего письма в электронной форме.

9. РКК исходящего документа создается канцелярией или исполнителем. В РКК заполняются необходимые реквизиты (вид документа, заголовок, адресат, инициалы и фамилию руководителя, подписывающего письмо, взаимосвязь с входящим документом), прикрепляется электронная форма письма с приложениями к нему.

Заполненную РКК исполнитель направляет на регистрацию уполномоченному по ДО, который уведомляется по СЭДД.

10. На основе электронной формы оформляется проект служебного письма на бумажном носителе в соответствии с требованиями пункта 7.9 Инструкции N 700.

Подписанное письмо передается в канцелярию или уполномоченному по ДО, который находит в СЭДД РКК этого письма, сверяет содержание файла с письмом на бумажном носителе и присваивает регистрационный номер. Регистрационный номер переносится на оригинал исходящего письма.

Канцелярия или уполномоченный по ДО делают в РКК отметку об отправке письма, заполняя способ и дату отправки.

Если письмо является ответным на ранее поступивший документ, канцелярия или уполномоченный по ДО создает карточку ответного документа к РКК входящего документа.

IV. Внутренние документы

11. К внутренним документам относится переписка между руководителями структурных подразделений администрации Новосибирской области, исполнительных органов государственной власти Новосибирской области с Губернатором Новосибирской области, заместителями Губернатора Новосибирской области, между собой, а также докладные и служебные записки.

12. Письма регистрируются в подсистеме "Исходящие документы" в соответствии с правилами, установленными в разделе 3 данной Инструкции с созданием РКК.

13. В случае, если адресатами исходящего письма являются руководители структурных подразделений администрации Новосибирской области, исполнительных органов государственной власти Новосибирской области, то при регистрации исходящего письма автоматически формируется внутренний документ, который поступает по СЭДД уполномоченным по ДО.

14. Докладные и служебные записки регистрируются в подсистеме "Внутренние документы" с созданием РКК.

15. Все последующие этапы работы с документом (создание резолюций, направление исполнителям, исполнение, направление в дело) отражаются в РКК соответствующего документа.

V. Принципы формирования регистрационных номеров документов

16. Входящему документу присваивается порядковый номер и делопроизводственный индекс структурного подразделения администрации или исполнительного органа государственной власти Новосибирской области, например, 148/2.

17. Учет поступивших факсимильных сообщений осуществляется путем проставления номера по порядку с добавлением через дефис буквы "ф", например, 234-ф.

18. Регистрационный номер исходящих писем заместителей Губернатора Новосибирской области, руководителей структурных подразделений администрации Новосибирской области, исполнительных органов государственной власти Новосибирской области имеет следующую структуру: порядковый номер, индекс дела по номенклатуре дел, делопроизводственный индекс структурного подразделения: 589-08/14.

Номер дела может дополняться буквенным обозначением и дополнительными индексами структурных подразделений, например, ВГ-5880/10-3.

19. Регистрация поступивших писем-ответов осуществляется путем создания ответных карточек к РКК инициативных писем. Письму-ответу присваивается тот же регистрационный номер с добавлением номера поступившего ответа: 1483/22-1, 1483/22-2.

20. Письмам-ответам на входящие документы присваивается номер входящего документа. Сведения о документе вносятся в ответную карточку к РКК входящего документа: 148/2.

21. Письма-ответы на поступившие факсимильные сообщения регистрируются как инициативные письма.

22. Письма-ответы на правительственные документы регистрируются как инициативные письма.

VI. Подлинники документов

23. Подлинники документов, поступившие в администрацию Новосибирской области, предоставляются Губернатору Новосибирской области.

24. Подлинники документов хранятся в канцелярии, у уполномоченных по ДО структурных подразделений администрации Новосибирской области и исполнительных органах государственной власти Новосибирской области.

25. Подлинники документов, не преобразованные в электронную форму, находятся у исполнителей до направления документа в дело.

26. Подлинники документов используются для систематизации документов в делопроизводстве.

VII. Порядок работы с контрольными резолюциями

27. Сотрудник канцелярии при заполнении РКК резолюции Губернатора Новосибирской области, в случае, если документ контрольный, проставляет признак в "отдел контроля".

28. Руководитель отдела контроля государственно-правового департамента администрации Новосибирской области (далее - отдел контроля) после получения уведомления в СЭДД определяет по резолюции ответственного контролера (работника отдела контроля) по исполнению документа.

29. Ответственные контролеры, получившие уведомление с контрольной резолюцией, оформляют контрольную карточку в день получения уведомления.

30. Исполнители, указанные ответственными в контрольной карточке, получают уведомление-напоминание о наступлении контрольного срока.

31. Ответственные исполнители готовят информацию о проделанной работе, электронную форму информации направляют уполномоченному по ДО или ответственному за организацию контроля в подразделении.

32. Уполномоченные по ДО или ответственные за организацию контроля при создании РКК ответов по исполнению контрольных документов (прямых поручений Губернатора Новосибирской области, нормативных правовых актов Новосибирской области, резолюций Губернатора Новосибирской области на документы) ставят отметку для направления уведомления в отдел контроля.

Бумажный экземпляр письма на имя Губернатора Новосибирской области о снятии с контроля поручения, подписанный ответственным исполнителем, передают в отдел контроля для оформления резолюции в РКК.

33. Ответственный контролер, получив уведомление об исполнении документа, вносит соответствующие сведения в контрольной карточке резолюции о снятии с контроля или о продлении срока исполнения с указанием дополнительной информации.

34. В исполнительных органах государственной власти Новосибирской области работу по организации внутреннего контроля за исполнением контрольных резолюций руководителей осуществляют специалисты ответственные за организацию контроля.

VIII. Порядок работы с документами в случае временного отсутствия рабочего места исполнителя в системе СЭДД

35. При отсутствии технической возможности подключения рабочего места руководителя или исполнителя к СЭДД функции по электронному документообороту осуществляют уполномоченные по ДО.