Письмо Федерального архивного агентства от 8 августа 2016 г. N 7/1742-Н О сроках хранения документов по личному составу

Письмо Федерального архивного агентства от 8 августа 2016 г. N 7/1742-Н

Вопрос: 1. В соответствии со ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ в коммерческих организациях все документы по личному составу, созданные до 2003 года, должны храниться не менее 75 лет со дня создания, а созданные после 2003 года - не менее 50 лет. Согласно п. 3 ст. 3 Закона N 125-ФЗ документы по личному составу - это архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем. То есть формально под данное определение подпадают практически любые документы, образующиеся в процессе ведения кадрового делопроизводства в организации. В частности, такое определение позволяет отнести к документам по личному составу в том числе приказы об отпусках, о командировках, о дисциплинарных взысканиях, графики отпусков, табели учета рабочего времени. Вместе с тем согласно Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденному приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 N 558, сроки хранения указанных документов составляют (в зависимости от документа) 1 год или 5 лет. Относятся ли перечисленные документы к документам по личному составу и каков срок их хранения?

2. Является ли документом по личному составу трудовая книжка? Каков срок ее хранения?

3. Верно ли, что для всех документов по личному составу, в отношении которых Перечень устанавливает срок хранения 75 лет, срок хранения в настоящий момент составляет 50 лет, если они созданы в коммерческой организации после 2003 года?

Ответ: Федеральное архивное агентство рассмотрело письмо и сообщает следующее. Документы по личному составу (трудовые договоры, личные дела, приказы о приеме, переводах и увольнении сотрудников, приказы об отпусках, приказы о командировках, приказы о поощрениях, приказы о дисциплинарных взысканиях, графики отпусков и др.) имеют разные сроки хранения в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 г. N 558. Трудовая книжка сотрудника хранится по месту работы в организации до увольнения сотрудника, срок хранения невостребованных трудовых книжек работниками - 50 лет. Для всех документов по личному составу, в отношении которых Перечень устанавливает срок хранения - 75 лет, срок хранения в настоящий момент предполагается 50 лет с момента закрытия этих дел делопроизводством, если они созданы после 2003 года. Соответствующие изменения планируются внести в Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации" N 125-ФЗ от 22 октября 2004 года.

И.о. Руководителя

О.В. Наумов