Приложение. Порядок работы с документами в Департаменте науки, промышленной политики и предпринимательства г. Москвы

Приложение
к приказу Департамента науки,
промышленной политики
и предпринимательства г. Москвы
от 4 декабря 2014 г. N П-18-12-367/4

Порядок
работы с документами в Департаменте науки, промышленной политики и предпринимательства города Москвы

1. Общие положения

1.1. Все служебные документы оформляются в соответствии с нормами постановления Правительства Москвы от 21.02.2006 N 112-ПП (ред. от 17.07.2013) "О Регламенте Правительства Москвы".

1.2. Все служебные документы в соответствии с распоряжением Мэра Москвы от 10.07.2012 N 552-РМ "О работе с электронными документами в электронном документообороте органов исполнительной власти города Москвы, а также подведомственных им государственных учреждений города Москвы" оформляются в системе электронного документооборота Правительства Москвы.

2. Подготовка проектов резолюций, сроки исполнения и порядок исполнения служебных документов

2.1. Порядок подготовки проектов резолюций.

Результат рассмотрения документа отражается в резолюции (резолюциях).

Управление делами обеспечивает первичное рассмотрение документов, подготовку проектов резолюций и направление их на подпись руководителю Департамента или уполномоченному должностному лицу.

При подготовке проекта резолюции руководителя Департамента или уполномоченных должностных лиц учитывается распределение обязанностей между руководителем Департамента и его заместителями.

Резолюция, содержащая принятое решение должностного лица по исполнению документа, может быть адресована только руководителям подведомственных структурных подразделений, контроль за деятельностью и координацию работы которых осуществляет указанное должностное лицо, в пределах их компетенции.

Документ может иметь несколько резолюций (одного или нескольких должностных лиц) соответственно этапам рассмотрения. При этом последующая резолюция не должна дублировать и противоречить первой, в ней должен конкретизироваться порядок исполнения документа, срок его исполнения (с учетом конечного срока исполнения, установленного первой резолюцией) и исполнитель.

2.2. Резолюция оформляется на бланке установленного образца. Бланк резолюции скрепляется с документом. Резолюция может быть оформлена и на самом документе.

2.3. В состав резолюции входят следующие элементы:

- исполнитель (фамилия и инициалы должностного лица или лиц, которым дается поручение);

- содержание поручения;

- срок исполнения поручения.

Дополнительно (знак +) могут быть указаны фамилии и инициалы должностных лиц, которым данный документ направляется для информации и по их усмотрению для участия в решении вопроса.

При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель либо им считается лицо, указанное в резолюции первым.

Резолюция подписывается должностным лицом, которое дает поручение, и датируется.

На бланке резолюции указывается также фамилия исполнителя, подготовившего проект резолюции (либо условное обозначение фамилии, имени, отчества исполнителя).

2.4. Сроки исполнения служебного документа и обращения гражданина указываются в резолюциях руководителя Департамента или уполномоченных должностных лиц.

Поступившие соответствующим заместителям руководителя Департамента поручения рассматриваются в следующем порядке:

- поручения и документы, поступившие до 18.00 текущего рабочего дня, рассматриваются по мере их поступления;

- поручения и документы, поступившие после 18.00 текущего рабочего дня, рассматриваются до 10.00 следующего рабочего дня;

- поручения, содержащие указания "незамедлительно", "срочно", и оперативные поручения рассматриваются заместителями руководителя Департамента в течение часа с момента их получения.

Срок исполнения служебного документа устанавливается с учетом выполнения всех необходимых действий по исполнению документа, в том числе при необходимости выполнения действий по согласованию подготовленной позиции и информированию о результатах и (или) ходе рассмотрения документа.

Каждая последующая резолюция должна быть оформлена с учетом конечного срока исполнения, установленного первой резолюцией.

Отсутствие указания конкретного срока исполнения в резолюции означает, что исполнение документа предусмотрено в течение одного месяца, за исключением документов, имеющих сроки исполнения, установленные федеральным законодательством и законодательством города Москвы.

Исполнение поручений, зафиксированных в резолюциях и снабженных специальными пометками, осуществляется в следующем порядке:

- поручения с пометкой "незамедлительно" исполняются в течение одного дня со дня подписания и регистрации поручения (резолюции);

- поручения с пометкой "весьма срочно" исполняются не позднее двух дней со дня подписания и регистрации поручения (резолюции);

- поручения с пометкой "срочно" исполняются не позднее трех дней со дня подписания и регистрации поручения (резолюции);

- поручения с пометкой "оперативно" исполняются не позднее 10 дней со дня подписания и регистрации поручения (резолюции).

При простановке пометок срочности должностными лицами сотрудники их структурных подразделений обязаны незамедлительно довести до сведения исполнителей информацию о срочном поручении и направить, используя средства оперативной доставки, документ исполнителю. Доставка документа исполнителю осуществляется незамедлительно.

2.5. Порядок исполнения документов.

Исполнение документов осуществляется в соответствии с поручениями руководителя Департамента или уполномоченных должностных лиц, содержащимися в распорядительных документах, протоколах, резолюциях.

Если в резолюции служебного документа или обращения гражданина в качестве исполнителя указаны несколько лиц и не определен ответственный исполнитель, ответственным за подготовку обобщенной информации является лицо, указанное в резолюции (поручении) первым (далее - ответственный исполнитель).

Должностное лицо, указанное в резолюции отдельно от основных исполнителей (знак +), принимает участие в работе над документом при необходимости, по собственному усмотрению.

Соисполнители не позднее чем за пять дней до истечения срока исполнения документа обязаны представить ответственному исполнителю справки для обобщения и составления отчета либо сообщить свое мнение по поднятому в документе вопросу в другой форме, устраивающей ответственного исполнителя.

Ответственному исполнителю дается право созыва соисполнителей.

Соисполнители в равной степени несут ответственность за качественную и своевременную подготовку проектов документов.

Ответственный исполнитель обобщает полученную информацию и представляет должностному лицу, давшему поручение, документ (справку, информацию) по исполнению резолюции (поручения) с указанием мнения соисполнителей либо прилагает копии справок соисполнителей не позднее чем за 3 дня до истечения срока исполнения документа.

3. Оформление документов

3.1. Обязательными реквизитами документов являются: наименование организации (должностного лица) - автора документа, название вида документа (кроме писем), дата и номер документа, текст, подпись, печать (в случаях, требующих дополнительного удостоверения документа).

3.2. Адресат указывается на отправляемых документах. Документы адресуются в организации, их структурные подразделения, конкретному должностному лицу.

3.3. Наименование органа исполнительной власти города Москвы, организации (структурного подразделения) указывается в именительном падеже, наименование должности и фамилия адресата - в дательном. При этом при адресовании документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией.

3.4. Если в качестве адресата выступает руководитель органа (организации), то наименование органа (организации) входит в наименование должности адресата.

3.5. При адресовании документа физическому лицу инициалы указывают после фамилии.

3.6. Если документ отправляют в несколько однородных организаций, то их следует указать обобщенно.

3.7. При адресовании документа должностному лицу органа исполнительной власти города наименование должности указывается в соответствии с наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении на должность.

3.8. Адрес не проставляется на документах, направляемых в органы, должностным лицам государственной власти Российской Федерации и органы, должностным лицам государственной власти города Москвы (Московская городская Дума, Правительство Москвы, органы исполнительной власти города), а также при переписке между структурными подразделениями Аппарата Мэра и Правительства Москвы.

3.9. В состав реквизита "адресат" должен входить почтовый адрес, при этом должен соблюдаться следующий порядок написания:

- наименование адресата (наименование организации или при адресовании документа физическому лицу - фамилия, имя, отчество);

- название улицы, номер дома, номер квартиры;

- название населенного пункта (город, поселок и т.п.);

- название области, края, автономного округа (области), республики;

- страна (для международных почтовых отправлений);

- почтовый индекс.

3.10. Подчеркивание перед указанием адреса не ставится. Адрес указывается тем же шрифтом, что и должность или название организации.

3.11. При направлении документа в адрес конкретного должностного лица допускается начинать текст с персонального обращения к адресату с использованием слов "уважаемый"/"уважаемая".

3.12. При адресовании документов в иные организации допускается также обращение с использованием слова "господин".

3.13. Заголовок к тексту указывается к каждому документу формата А4. Заголовок должен быть кратким, точно отражать содержание документа и формулироваться в виде ответа на вопрос "о чем?". Печатается от границы левого поля, под реквизитами документа (оформляется с использованием шрифта размером на 2-4 кегля меньше, чем текст документа). Длина заголовка в одной строке не должна превышать 80 мм (примерно 4-5 слов в одной строке).

При подготовке проектов обращений за подписью Мэра Москвы С.С. Собянина краткое содержание не указывается.

Примечание: В заголовке письма обязательно должна быть раскрыта его тема, заголовок должен быть лаконичным и по возможности содержать не более 10 слов. При написании заголовка не могут быть использованы фразы "О снятии поручения с контроля", "О выполнении поручения N ...". Точка в конце заголовка не ставится.

3.14. При подготовке проектов докладов Мэру Москвы докладная записка должна начинаться информацией о дате поручения и регистрационном номере. Необходимо также указать, кем дано поручение, имея в виду три варианта: Мэр Москвы, заместитель Мэра Москвы в Правительстве Москвы - руководитель Аппарата Мэра и Правительства Москвы, Аппарат Мэра и Правительства Москвы и содержать краткое изложение вопроса, по которому дано поручение.

3.15.

ГАРАНТ:

Текст документа приводится в соответствии с источником