Приложение I. Помещения и услуги

Приложение I

Помещения и услуги

В настоящем документе предпринимается попытка определить потребности секретариата Экономической и социальной комиссии Организации Объединенных Наций для Азии и Тихого океана (ЭСКАТО) для обслуживания Министерской конференции по транспорту и других соответствующих мероприятий, которые пройдут в Москве, Российская Федерация, с 5 по 9 декабря 2016 года. Для этого совещания требуются услуги синхронного перевода с английского, китайского, русского и французского языков и на них, а также услуги письменного перевода, машинописи, размножения и распространения сессионной документации на всех этих четырех языках.

Обозначенные ниже требования основываются на информации, имеющейся в наличии на момент подготовки настоящего документа, и поэтому они могут меняться в случае возникновения дополнительных требований. Некоторые объекты/услуги могут потребоваться в случае возникновения непредвиденных обстоятельств. Все объекты и услуги предоставляются за счет принимающей страны.

Министерская конференция по транспорту будет проводиться с применением бумагосберегающих технологий. Поэтому необходимо обеспечить доступ к Интернету со скоростью по крайней мере 100 Мбит/с. В наличии будет иметься ограниченное число печатных экземпляров документов совещания. Поэтому к делегатам обращается просьба заблаговременно загружать предсессионные документы с веб-сайта http://www.unescap.org/events/ministerial-conference-transport-third-sess ion. Участникам также предлагается привезти свои собственные портативные компьютеры или/и смарт- устройства, при помощи которых они могут постоянно пользоваться веб-сайтом и соответствующими документами. Кроме того, будут предоставлены USB-носители с содержащимися на них всеми предсессионными документами для личного использования.

1. Конференционные помещения

1.1 Конференц-зал/залы заседаний

Мероприятия	Число посадочных мест и требования	Кол-во
Пленарные заседания	300 мест: 125 мест в первых рядах, 125 дополнительных мест и 50 резервных мест (приблизительно 700 )	1
Параллельные мероприятия (в случае необходимости)	Этот вопрос будет обсуждаться с принимающей страной	1
Неофициальные консультации	100 мест: 50 мест в первых рядах (350 )	1
Зал для пресс- конференций	50 мест (приблизительно 120 )	1
Небольшой зал заседаний	60 мест: 30 мест в первых рядах (приблизительно 150 )	1
Зал для совещаний высокопоставленных лиц	Должен примыкать к залу проведения пленарных заседаний, 15-20 мест	1
Зал для проведения двусторонних консультаций	15-20 мест	1

Зал пленарных заседаний должен располагать возможностями для обеспечения синхронного перевода на четырех языках, а именно на английском, китайском, русском и французском. Залы совещаний для неофициальных консультаций, пресс-конференций и небольшой зал совещаний должны быть оборудованы системами громкоговорящей связи и проекционными системами.

Дополнительные помещения могут потребоваться для параллельных мероприятий, которые будут определены в свое время.

1.2 Помещения для сотрудников секретариата ЭСКАТО*

Председатель Конференции	1 комната, полностью оборудованная для работы и проведения приемов, с приемной для размещения секретаря, с одним персональным компьютером (располагающим доступом к Интернету), 1 принтером и телефонным аппаратом с прямым набором международных номеров
Исполнительный секретарь	1 комната, полностью оборудованная для работы и проведения приемов, с приемной для размещения секретаря, с одним персональным компьютером (располагающим доступом к Интернету), 1 принтером и 1 телефонным аппаратом с прямым набором международных номеров
Канцелярия Исполнительного секретаря, включая Секцию стратегической связи и пропаганды	1 комната с офисной мебелью для 3 человек, с 2 персональными компьютерами (подключенными к Интернету), 1 принтером, 1 аппаратом факсимильной связи и 1 телефоном с прямым набором международных номеров
Высокопоставленные официальные сотрудники Организации Объединенных Наций (в случае необходимости)	1 комната с офисной мебелью, с 1 персональным компьютером (подключенным к Интернету), 1 принтером и 1 телефоном с прямым набором международных номеров
Отдел транспорта	1 комната с офисной мебелью на 18 человек, с 12 персональными компьютерами (подключенными к Интернету), 4 принтерами, 1 копировальным аппаратом, 1 аппаратом факсимильной связи и 1 телефоном с прямым набором международных номеров
Отдел администрации, включая Группу по организации конференций	1 комната с офисной мебелью на 7 человек, с 4 персональными компьютерами (подключенными к Интернету), 1 принтером, 1 цветным принтером, 1 копировальным аппаратом, 1 аппаратом факсимильной связи и 1 телефоном с прямым набором международных номеров
Начальник, Секция конференционного обслуживания и документации (СКОД)	1 комната с офисной мебелью, с 1 персональным компьютером (подключенным к Интернету), 1 принтером и 1 телефоном с прямым набором международных номеров
Центр размножения документации	1 комната с 12 длинными столами для подборки/хранения документов (3х7' каждый), 3 комплектами столов и стульев, с 1 персональным компьютером (подключенным к Интернету), 1 принтером, 4 фотокопировальными аппаратами
Начальник Группы редактирования документов	1 комната с офисной мебелью на 2 человека, с 1 персональным компьютером (подключенным к Интернету) и 1 принтером
Лингвистические службы (переводчики/машинистки)	3 комнаты, каждая с офисной мебелью на 2 человека, с 1 персональным компьютером (подключенным к Интернету), 1 принтером (располагающимся рядом с Группой редактирования документов)
Комната отдыха для синхронных переводчиков	Место рядом с залом пленарных заседаний, оборудованное столом, диванами/стульями, располагающее телефоном и белой доской объявлений, с 1 персональным компьютером (подключенным к Интернету) и 1 принтером
Секция безопасности и охраны	1 комната для 2 сотрудников со столом, диванами/стульями и телефоном, 1 персональным компьютером (подключенным к Интернету) и 1 принтером
Стойка распространения документации	1 место рядом с залом пленарных заседаний, оборудованное ячейками в количестве 65 штук размером 10" х 10" х 14"
Комнаты для хранения документов и предметов снабжения	1 комната
Стойка регистрации и информации	Располагается рядом с залом приемов и имеет достаточное число столов/стульев, а также 1 персональный компьютер (подключенный к Интернету), 1 принтер
Молельная комната	Оборудована компасом

______________________________

* Планировка комнат будет определена ЭСКАТО после подтверждения места расположения.

1.3 Прочие помещения и объекты

1.3.1 Фойе для делегатов. Оно должно располагаться вблизи от зала пленарных заседаний и должно быть оборудовано соответствующей мебелью, включая несколько письменных столов. В случае проведения выставок по темам и работе ЭСКАТО, они будут проходить рядом с фойе для делегатов или в других пригодных для этого местах;

1.3.2 Место для работы делегатов. Для содействия подготовке письменных заявлений/сообщений делегатов необходимо предоставить оборудованную мебелью площадь в размере 100 . Для делегатов также следует предоставить компьютеры, подключенные к Интернету;

1.3.3 Место для работы сотрудников прессы (как для местных, так и для иностранных корреспондентов);

1.3.4 Место для проведения протокольных мероприятий. Следует предоставить два места для проведения соответствующих протокольных мероприятий, таких, как официальные завтраки/обеды или приемы;

1.3.5 Местный организационный комитет (например, официальные лица, отвечающие за конференционные помещения и оборудование, сотрудники протокола, сотрудники, отвечающие за размещение в гостиницах и перевозки, а также другие сотрудники, в случае необходимости);

1.3.6 Прочие конференционные объекты:

- объекты связи (телефоны для прямого набора международных номеров и аппараты факсимильной связи);

- центр туристической информации;

- банковские услуги;

- кафетерий и бар;

- медицинский центр;

- услуги поддержки для лиц с инвалидностью;

- служба перевозок.

2. Оборудование и материалы в залах заседаний/совещаний

В представленной ниже таблице указаны потребности по залу проведения пленарных заседаний. Потребности по другим залам будут определены с учетом информации, представленной в соответствующих пунктах.

Оборудование	Пленарные заседания
Система синхронного перевода
Настольные микрофоны для столов руководителей	9
Микрофоны для делегатов	63
Наушники для делегатов	300
Кабины синхронного перевода	4 + 1 запасная
Оборудование для презентаций
ЖК-проектор(ы)	2
Ноутбук(и)	1
Экран(ы)	2
Плазменный ЖК-дисплей, размером 42"	2
Цифровой хронометр	1
Оборудование записи
Запись на компакт-диски	Канал оратора + английский канал
Видеозапись	Да
Телефон
Телефон секретаря + световой индикатор	1

2.1 Аудиосистема - услуги синхронного перевода предоставляются на пленарных заседаниях с использованием наушников и принимающих устройств для пяти каналов, а именно канала оратора (язык выступления) и каналов английского, китайского, русского и французского языков. Для этого необходимы пять кабин - одна кабина для контроля и четыре кабины для синхронного перевода - в зале пленарных заседаний. Каждая кабина должна быть достаточно большой для размещения двух синхронных переводчиков, сидящих рядом друг с другом, за исключением кабины для синхронного перевода на китайский язык, которая должна обеспечивать размещение трех переводчиков, сидящих рядом друг с другом. В случае использования мобильных кабин для синхронного перевода они должны соответствовать ISО4043.1998(E) в том, что касается положений Общих характеристик и оборудования мобильных кабин для синхронного перевода. Кроме того, могут возникнуть потребности в синхронном переводе на другие языки;

2.2 Микрофоны - зал пленарных заседаний: на трибуне необходимо установить до девяти микрофонов, и 63 микрофона необходимо установить на столах делегатов (2 делегата пользуются 1 микрофоном). Кроме того, для ораторов рядом с трибуной необходимо установить стойку с микрофоном и освещением. В целом, в зале пленарных заседаний требуются приблизительно 73 микрофона. Микрофоны также необходимо установить в кабинах для синхронного перевода;

2.3 Микрофоны - в других залах заседаний, таких, которые предназначаются для параллельных мероприятий, неофициальных консультаций, и в малом зале заседаний для каждых 2 делегатов, размещающихся за столом, необходимо установить 1 микрофон;

2.4 Все микрофоны должны быть оборудованы сигналом, показывающим, включены они или нет. Система контроля синхронного перевода должна обеспечивать переключение между различными языками;

2.5 Наушники - наушники и принимающие устройства должны располагать переключателями каналов и регуляторами громкости. В зале пленарных заседаний должно иметься адекватное число этих устройств. На случай необходимости для целей незамедлительной замены должны быть предоставлены резервные аккумуляторы для принимающих устройств;

2.6 Подключение к Интернету - место проведения совещания должно быть подключено к 2 линиям Интернета, основной и резервной, с автоматическим переключением между ними в случае отказа одной из них. Пропускная способность каждой линии должна составлять по меньшей мере 100 Мбит/с (выгрузка/загрузка). Во всех комнатах заседаний должна обеспечиваться адекватная связь WiFi для доступа к сети Интернет. Организатор должен предоставить оборудование для этих линий, связи WiFi и локальной сети;

2.7 Электроснабжение - возможность подключения к электросети напряжением 240 В предоставляется на трибуне и у столов делегатов;

2.8 Оборудование для презентаций - в зале пленарных заседаний и во всех залах заседаний, в которых может возникнуть необходимость проведения видеопрезентаций и, возможно, редактирования текста, предоставляются проекционные экраны, ЖК-проекторы и ноутбуки с установленными англоязычными версиями операционной системы и пакета MS Office, к каждому из которых прилагается беспроводная мышь. Кроме того, Председателю и другим лицам, находящимся на трибуне, предоставляются мониторы с плоским экраном диагональю 42" для просмотра презентаций;

2.9 Аудио- и видеозапись слушаний - в аппаратной кабине зала пленарных заседаний устанавливается оборудование для аудио- и видеозаписи. Итоговая видеозапись будет помещена на DVD или USB носитель. Кроме того, в зале пленарных заседаний ведется аудиозапись канала оратора и английского канала. Запись производится в формате MP3 или WAV. Запись каждого заседания (продолжительностью полдня) предоставляется в распоряжение секретариата Конференции ЭСКАТО через 30 минут после завершения каждого заседания.

Итоговая запись будет помещена на CD или USB носитель с указанными датой и временем, который предоставляется в распоряжение секретариата Конференции ЭСКАТО в конце соответствующей сессии;

2.10 Трансляция слушаний - будет обеспечена установка трех камер и соответствующей панели управления для трансляции пленарных заседаний в фойе и отдельных рабочих помещениях секретариата посредством замкнутой телевизионной системы;

2.11 Мониторы замкнутой телевизионной системы - устанавливаются в фойе для делегатов, помещениях Группы по организации конференций, помещениях Секции конференционного обслуживания и документации, помещениях для работников средств массовой информации и в отдельных помещениях секретариата для трансляции пленарных заседаний. Кроме того, замкнутая телевизионная система используется для демонстрации на этих мониторах информации о повестке дня и других объявлений/извещений. Для подготовки текстовых сообщений будут необходимы компьютер и другое аппаратное оборудование. Кроме того, для съемок пленарных заседаний будет предоставлена видеозаписывающая аппаратура, осуществляющая запись на жесткий диск. Для демонстрации видеозаписей необходим DVD-проигрыватель. В соответствующих пунктах контроля/распространения будут необходимы операторы, а в зале пленарных заседаний - не менее двух профессиональных телеоператоров, управляющих видеокамерой, установленной на прочном колесном штативе;

2.12 Телефонные аппараты - на столе сотрудников по конференционному обслуживанию в зале пленарных заседаний устанавливаются телефонные аппараты со световыми индикаторами, подключенные к параллельным линиям;

2.13 Фотокопировальные аппараты и сканеры - для содействия скорейшему размножению текстов выступлений в целях их незамедлительного распространения в зале пленарных заседаний устанавливаются два фотокопировальных аппарата с податчиками, сортировщиками и брошюровщиками. В зале будут установлены также два сканера;

2.14 Компьютеры и принтеры - в зале пленарных заседаний устанавливаются один персональный компьютер (с доступом к сети Интернет) и один принтер для сотрудников по конференционному обслуживанию. Персональные компьютеры на стойке регистрации/информации подключаются к той же рабочей группе, что и компьютеры Группы по организации конференций и/или Секции конференционного обслуживания и документации, для обеспечения общего доступа к файлам и папкам;

2.15 Оборудование для проведения видеоконференций - в случае необходимости соответствующее оборудование будет предоставлено принимающей страной.

3. Оборудование, предметы снабжения и услуги для помещений секретариата и других рабочих помещений Конференции

3.1 Офисное оборудование*

Оборудование	Кол-во
Фотокопировальные аппараты с податчиками, сортировщиками и брошюровщиками (скорость работы - не менее 60 стр./мин.)	8
Персональные компьютеры	31
Принтеры	19
Цветной принтер	1
Факсимильные аппараты с прямым набором международных номеров	3
Телефонные линии с прямым набором международных номеров	7
Сканеры	2
Тележки	3
Параллельные телефонные линии	В зависимости от необходимости
Запирающиеся шкафы	В зависимости от необходимости
Настольные лампы	20

______________________________

* Количество единиц оборудования может быть изменено в зависимости от отведенных помещений.

Операционные пульты фотокопировальных аппаратов, принтеров и факсимильных аппаратов будут на английском языке. Все персональные компьютеры будут подключены к сети Интернет и - через локальную сеть - к общим принтерам. И операционная система, и пакет Microsoft Office, установленные на компьютеры, должны быть на английском языке. Доступ ко всему оборудованию обеспечивается по меньшей мере за одни сутки до начала мероприятия и в течение одних суток после его завершения.

3.2 Подключение к сети Интернет

В целях обеспечения устойчивости связи место проведения совещания должно быть подключено к двум линиям Интернета, основной и резервной, с автоматическим переключением между ними в случае отказа одной из них. Пропускная способность каждой линии должна составлять по меньшей мере 100 Мбит/с (выгрузка/загрузка). Во всех залах заседаний и рабочих помещениях должна обеспечиваться адекватная связь WiFi для доступа к сети Интернет. Организатор должен предоставить оборудование для подключения к Интернет- каналам, связи WiFi и локальной сети.

3.3 Канцелярские принадлежности

Принимающая сторона предоставляет все требуемые канцелярские принадлежности и другие расходные материалы, включая бумагу для размножения документов. ЭСКАТО предоставляет принимающей стороне перечень канцелярских принадлежностей.

4. Встреча в аэропорту

В целях упрощения прохождения иммиграционных и таможенных процедур для всех делегатов и сотрудников секретариата ЭСКАТО по прибытии в аэропорт действует специальная стойка, которая начинает функционировать по меньшей мере за один день до начала мероприятия в целях оказания им помощи в прохождении процедур контроля в аэропорту.

Принимающая сторона обеспечивает отдельный коридор для прибытия и отъезда делегатов на уровне министров и выше.

5. Транспорт

Для служебного пользования главных сотрудников и должностных лиц секретариата выделяются следующие транспортные средства с водителями:

- Легковой автомобиль - Председатель Конференции (1 день до/1 день после)

- Легковой автомобиль - Исполнительный секретарь (1 день до/1 день после)

- Легковой автомобиль - Секретариат Конференции (3 дня до/2 дня после)

- Микроавтобус - Секретариат Конференции (3 дня до/2 дня после)

Вышеуказанные транспортные средства выделяются по прибытии соответствующих должностных лиц/сотрудников и до их отъезда, включая "передовую" и "ликвидационную" группы (сотрудники Группы по организации конференций и группы документации и сотрудники по вопросам безопасности).

6. Местный персонал

Принимающая страна выделяет местный персонал (добровольцев из высших учебных заведений или других подходящих лиц), который будет работать с сотрудниками ЭСКАТО в целях обслуживания сессии:

Функции	Требования	Кол-во
Младшие сотрудники по обслуживанию Конференции	Свободное владение английским языком	Будет определено позже
Канцелярские помощники	Свободное владение английским языком и пакетом программ MS Office	Будет определено позже
Помощники по вопросам регистрации	Свободное владение английским языком	Будет определено позже
Помощники по документации	Свободное владение английским языком и опыт использования офсетных/копировальных машин	Будет определено позже
Всего		Будет определено позже

Кроме того, принимающая страна предоставляет официального фотокорреспондента, технических специалистов по работе с аудио/видеоаппаратурой, обсуживающий технический персонал, медработников, персонал службы безопасности, водителей и разнорабочих для работы с сотрудниками секретариата ЭСКАТО. Желательно, чтобы указанный местный персонал мог говорить по-английски.

Весь местный персонал предоставляется по меньшей мере за одни сутки дня до начала мероприятия и в течение одних суток после его завершения.

7. Прочие связанные с мероприятием принадлежности и материалы

7.1 Таблички на дверях залов пленарных заседаний и заседаний комитетов - держатели для табличек и их содержание предоставляются ЭСКАТО;

7.2 Принимающая страна распечатывает таблички с указанием названий рабочих помещений; текст табличек предоставляет ЭСКАТО;

7.3 Указатели - обеспечивается наличие ряда табличек с указанием направлений к различным залам заседаний и рабочим помещениям, которые устанавливаются в стратегических местах;

7.4 Принимающая страна предоставляет 64 флагштока для размещения флагов в зале пленарных заседаний, а также шесть отдельных флагштоков. Флаги предоставляются ЭСКАТО. Принимающая страна также предоставляет два флагштока, которые будут располагаться на территории, прилегающей к месту проведения мероприятия, для вывешивания флагов принимающей страны и Организации Объединенных Наций на период проведения мероприятия;

7.5 Лица, принимающие участие в мероприятии, должны пройти регистрацию и получить пропуск участника с фотографией. По соображениям безопасности пропуск участника с фотографией необходимо носить на видном месте в течение всего времени проведения основного мероприятия и протокольных мероприятий.

Для изготовления пропуска участника с фотографией должно быть предоставлено необходимое оборудование и технические средства;

7.6 Предоставляются необходимые информационно-пропагандистские материалы, такие как декорации, баннеры, постеры и прочие материалы, отражающие название мероприятия;

7.7 Принимающая страна обеспечивает бесперебойное снабжение питьевой водой в залах для заседаний для делегатов, в кабинах синхронного перевода и в помещениях, отведенных для обслуживающего персонала, в том числе по вечерам и на протяжении всего времени, пока сотрудникам необходимо оставаться в помещениях по профессиональным соображениям.

8. Отправка грузов

Принимающая сторона будет содействовать и способствовать прохождению таможенных процедур в отношении документов, публикаций и других материалов для целей проведения этого мероприятия, содержащихся в сопровождаемом багаже сотрудников секретариата ЭСКАТО.

9. Гостеприимство

Кофе и чай предоставляются дважды в день в перерывах между заседаниями утром и днем.

10. Выставки/параллельные мероприятия (если применимо)

Для организации выставок или других параллельных мероприятий должна быть отведена подходящая зона в конференц-центре или другом помещении.

11. Культурная программа

Принимающей стране предлагается рассмотреть возможность организации экскурсий, культурной программы и/или программы для супругов на период проведения мероприятия.