Раздел II. Управление

Раздел II
Управление

ARA.GEN.200 Система управления

(a) Компетентный орган должен установить и применять систему управления, которая включает в себя как минимум следующее:

(1) документально подтвержденные принципы и процедуры, описывающие его организацию, средства и методы достижения соблюдения положений Регламента (ЕС) 216/2008 и его имплементационных правил. Процедуры должны соответствовать последним требованиям и выступать в качестве базовых рабочих документов компетентного органа для всех соответствующих задач;

(2) достаточное количество сотрудников для выполнения задач и исполнения обязанностей. Указанные сотрудники должны быть квалифицированы на выполнение закрепленных за ними задач и обладать необходимыми знаниями, опытом, начальной подготовкой и переподготовкой для обеспечения сохранения компетенции. Система должна регулировать возможность использования сотрудников для быстрого выполнения всех задач;

(3) соответствующие средства и служебные помещения для выполнения всех поставленных задач;

(4) функция контроля соответствия системы управления установленным требованиям и соразмерности процедур, в том числе установление внутренней процедуры аудиторской проверки и процесса управления рисками безопасности. Контроль соответствия должен включать в себя систему обратной связи с высшим руководством компетентного органа в отношении результатов проверки для обеспечения имплементации корректирующих мер при необходимости;

(5) лицо или группа лиц, которая в основном несет ответственность перед высшим руководством компетентного органа за функцию контроля соответствия.

(b) Компетентный орган для каждой сферы деятельности, включая систему управления, должен назначить одно или несколько лиц с общей ответственностью за выполнение соответствующей задачи/задач.

(c) Компетентный орган должен разработать процедуры для участия во взаимном обмене всей необходимой информацией и для содействия другим компетентным органам, включающие в себя все результаты и последующие действия, предпринятые на основании надзора за лицами и организациями, которые осуществляют деятельность на территории государства-члена ЕС, но сертифицированные компетентным органом другого государства-члена ЕС или Агентством.

(d) В целях стандартизации Агентству необходимо предоставить копию процедур, связанных с системой управления, и их изменениями.

ARA.GEN.205 Распределение задач между квалифицированными организациями

(a) Задачи, связанные с первоначальной сертификацией или постоянным надзором за лицами или организациями, подпадающими под действие Регламента (ЕС) 216/2008 и его имплементационных правил, распределяются государством-членом ЕС только между квалифицированными организациями. При распределении задач компетентный орган должен гарантировать, что он:

(1) располагает системой для первоначальной и последующей оценки соответствия компетентной организации Приложению V к Регламенту (EC) 216/2008.

Настоящая система и результаты оценки должны быть задокументированы;

(2) заключил документально оформленное соглашение с квалифицированным органом, утвержденное обеими сторонами на соответствующем уровне управления, в котором четко определены:

(i) подлежащие выполнению задачи;

(ii) заявления, отчеты и учетные сведения, которые должны быть предоставлены;

(iii) технические условия, подлежащие соблюдению при выполнении указанных задач;

(iv) соответствующая страховая защита ответственности; и

(v) защита информации, полученной при осуществлении указанных задач.

(b) Компетентный орган должен гарантировать, что внутренняя процедура аудиторской проверки и процесс управления рисками безопасности согласно параграфу ARA.GEN.200(a)(4) охватывают все осуществляемые от его имени задачи, связанные с сертификацией или постоянным надзором.

ARA.GEN.210 Изменения в системе управления

(a) Компетентный орган должен располагать системой для идентификации изменений, которые влияют на его способность осуществлять свои задачи и исполнять обязанности, установленные в Регламенте (EC) 216/2008 и его имплементационных правилах. Указанная система должна обеспечивать ему возможность принимать меры, необходимые в целях гарантии того, что система управления продолжает эффективно функционировать и отвечает соответствующим требованиям.

(b) Компетентный орган должен своевременно обновлять свою систему управления в случае внесения изменений в Регламент (ЕС) 216/2008 и его имплементационные правила в целях обеспечения эффективной имплементации.

(c) Компетентный орган должен уведомить Агентство об изменениях, влияющих на его способность выполнять свои задачи и обязанности, установленные в Регламенте (EC) 216/2008 и его имплементационных правилах.

ARA.GEN.220 Ведение учета

(a) Компетентный орган должен установить систему ведения учета для соответствующего хранения, доступа и надежного отслеживания:

(1) документально подтвержденных принципов и процедур системы управления;

(2) подготовки, квалификации и авторизации своего персонала;

(3) распределения задач, с учетом элементов, названных в ARA.GEN.205, а также особенностей распределенных задач;

(4) процессов сертификации и постоянного надзора за сертифицированными организациями;

(5) процессов для выдачи лицензий, квалификационных отметок, сертификатов и удостоверений сотрудников, а также процессов для постоянного надзора за владельцами указанных лицензий, квалификационных отметок, сертификатов и удостоверений;

(6) процессов для выдачи квалификационных сертификатов FSTD и процессов для постоянного надзора за FSTD и организацией, которая его эксплуатирует;

(7) надзора за лицами и организациями, осуществляющими деятельность на территории государства-члена ЕС, но находящимися под контролем или сертифицированными компетентным органом другого государства-члена ЕС или Агентством, по согласованию между указанными органами;

(8) оценки альтернативных методов установления соответствия, предложенных организациями, и уведомления о них Агентства, а также оценки альтернативных методов установления соответствия, используемых самим компетентным органом;

(9) результатов, корректирующих мер и даты завершения осуществления мер;

(10) мер принудительного характера;

(11) информации, связанной с безопасностью, и последующих мер; и

(12) использования положений о гибкости в соответствии со Статьей 14 Регламента (ЕС) 216/2008.

(b) Компетентный орган должен вести список всех выданных им сертификатов для организации, сертификатов о квалификации FSTD, а также лицензий, сертификатов и удостоверений сотрудников.

(c) Все учетные сведения должны храниться в течение минимального срока, определенного в настоящем Регламенте. При отсутствии указанной информации учетные сведения должны храниться в течение минимум 5 лет в соответствии с применимым законодательством о защите данных.