Приложение. Изменения, которые вносятся в Инструкцию по делопроизводству в Федеральной службе государственной статистики, утвержденную приказом Росстата от 15 января 2014 г. N 32

а) абзац первый изложить в следующей редакции:

"1.2#. Для целей настоящей Инструкции используются следующие термины и определения:";

б) абзац четвертый изложить в следующей редакции:

"регистрация документа" - присвоение документу регистрационного номера, внесение сведений о документе в регистрационно-учетную форму";

в) абзац восьмой изложить в следующей редакции:

"реквизит документа" - элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним";

г) абзац одиннадцатый изложить в следующей редакции:

"номенклатура дел" - систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения;";

д) абзац девятнадцатый исключить;

е) абзац двадцатый изложить в следующей редакции:

"система электронного документооборота" - автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание электронных документов и электронных копий документов, управление ими, их хранение и доступ к ним, а также регистрацию документов;";

ж) абзац двадцать второй изложить в следующей редакции:

"электронная копия документа" - копия документа, созданная в электронной форме;".

а) абзац первый изложить в следующей редакции:

"2.1.1. Документы в Росстате оформляются на бланках с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации установленной формы на стандартных листах бумаги форматов А4 (210*297 мм) (далее - бланки документов) и имеют установленный состав документов с определенным их расположением и оформлением.

При создании электронных документов в СЭД используются электронные шаблоны документов.";

б) абзац второй исключить;

в) абзац третий изложить в следующей редакции:

"Электронные шаблоны документов воспроизводят все реквизиты документов, создаваемых в процессе деятельности Росстата, за исключением изображения Государственного герба Российской Федерации.".

а) абзац первый изложить в следующей редакции:

"2.1.2. Образцы бланков документов и электронных шаблонов документов утверждаются:";

б) абзац четвертый после слов "бланков" дополнить словами "документов";

в) абзац шестой после слов "бланков" дополнить словами "документов и электронных шаблонов документов".

а) абзац первый после слов "бланки" дополнить словами "документов";

б) абзац второй после слов "бланка" дополнить словами "документов";

в) абзац третий после слов "бланков" дополнить словами "документов".

а) абзацы первый, второй, третий, четвертый после слов "бланков" дополнить словом "документов";

б) абзац третий после слов "бланка" дополнить словами "документа".

а) абзац второй изложить в следующей редакции:

"В соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477, реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности Росстата, являются:

б) абзац пятый изложить в следующей редакции:

"Реквизиты на бланках документов центрального аппарата Росстата печатаются в одну краску - синюю, в территориальных органах Росстата - черную. Реквизиты в электронных шаблонах документов - печатаются в черную краску.".

а) абзац первый изложить в следующей редакции:

"2.2.3. Наименование должности.";

б) абзац второй изложить в следующей редакции:

"Наименование должности лица, подписавшего документ, указывается в должностном бланке и должностном электронном шаблоне документа (бланк письма руководителя Федеральной службы государственной статистики, бланк письма статс-секретаря - заместителя руководителя Федеральной службы государственной статистики (далее - заместитель руководителя), бланк письма заместителя руководителя Федеральной службы государственной статистики), имеющих право использовать должностные бланки и должностные электронные шаблоны документов.";

в) дополнить абзацем третьим, следующего содержания:

"Наименование должности указывается под наименованием (полным, сокращенным) Федеральной службы государственной статистики (территориального органа Росстата).".

а) абзац первый после слов "данные" дополнить словами "о Росстате (территориальных органах Росстата)";

б) абзац второй после слов "бланках писем и" дополнить словами "электронных шаблонов документов".

а) в абзацах первом, втором после слов "номер и дату" дополнить словом "входящего";

б) в абзаце третьем слово "письма" заменить словами "входящего документа".

а) абзац первый изложить в следующей редакции:

"2.2.11. Заголовок к тексту.";

б) в абзаце втором слова "Наименование документа - краткое содержание (далее - заголовок) документа" заменить словами "Заголовок к тексту";

в) в абзаце шестом слова "и индивидуальных" исключить.

а) абзац первый изложить в следующей редакции:

"2.2.13. Отметка о приложении.";

б) в абзацах втором, тринадцатом, пятнадцатом, семнадцатом и девятнадцатом слова "наличии приложений" заменить словом "приложении";

в) дополнить абзацем двадцать пятым следующего содержания:

"В отметке приложения к основному приложению указывается наименование основного приложения, утвержденного основным документом, его дата и номер.".

а) абзац первый, второй, третий, седьмой после слов "Гриф согласования" дополнить словами "документа";

б) абзац восьмой после слов "грифы согласования" и "грифов согласования" дополнить словами "документа".

а) абзац пятый после слов "к нему" дополнить словами "на бумажном носителе или в СЭД";

б) абзац шестой изложить в следующей редакции:

"Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа визового экземпляра проекта документа под подписью, ближе к нижнему полю. Проекты электронных документов, подписываемые усиленной квалифицированной подписью, визируются в СЭД.";

в) абзац двенадцатый изложить в следующей редакции:

"Замечания, особые мнения о проекте документа оформляются на отдельном листе, в СЭД - на карточке визы, при необходимости с прикреплением файла с текстом замечаний.".

а) в абзаце первом слова "должностного лица" исключить;

б) абзац второй изложить в следующей редакции:

"В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка, должностного электронного шаблона документа, наименование должности не указывается), личная подпись и её расшифровка (инициалы, фамилия).";

в) в абзаце двенадцатом слова "на официальном бланке" заменить словами "на угловом бланке письма или угловом электронном шаблоне документа";

г) абзац семнадцатый изложить в следующей редакции:

"При подписании электронных документов, направляемых участникам информационного взаимодействия по МЭДО, используется квалифицированная электронная подпись."

д) абзац восемнадцатый изложить в следующей редакции:

"При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании документов в электронном виде в СЭД во внутреннем документообороте Росстата могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется, при условии, что программные средства, применяемые в Росстате, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее документ.".

"2.2.16.1. Отметка об электронной подписи.

Отметка об электронной подписи (далее - ЭП) содержит сведения об ЭП, которой был подписан документ в электронном виде, и располагается в документе на месте размещения личной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе.

Отметка об электронной подписи содержит:

эмблему Федеральной службы государственной статистики;

информацию о подписании документа;

сведения о сертификате электронной подписи;

номер сертификата электронной подписи;

данные владельца электронной подписи;

срок действия сертификата электронной подписи.".

а) в абзаце первом слово "документ" исключить;

б) абзац четвертый после слов "многостраничной копии документа." дополнить словами:

"Копия электронного документа на бумажном носителе заверяется печатью "Для заверения копий электронных документов".".

"2.2.21. Указания по исполнению документа (резолюция).

Указания по исполнению документа (резолюция), как правило включают: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, дату создания поручения, фамилию, инициалы автора поручения."

а) абзац первый изложить в следующей редакции:

"2.2.23. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.";

б) абзац пятый после слов "по исполнению документа" дополнить словами "(дата, N документа).".

а) абзац первый изложить в следующей редакции:

"2.2.25. Гриф ограничения доступа к документу";

б) в абзаце втором слова "Пометка о конфиденциальности" заменить словами "Гриф ограничения доступа к документу";

в) в абзаце третьем и четвертом слова "Пометка" заменить словами "Гриф ограничения доступа к документу";

г) абзац пятый исключить.

"2.2.26. Текст документа.

Текст документа составляется на государственном языке Российской Федерации.

Текст документа является основной содержательной частью документа, раскрывающей его суть и значение.".

а) абзац восьмой после слов "данного вопроса" дополнить словами "в последовательности соответствующей очередности выступления.";

б) абзац шестнадцатый после слов "на" дополнить словами "общем бланке Росстата или на".

а) в абзаце первом после слов "с использованием электронного шаблона" исключить слова "бланка" и "ЭЛЕКТРОННАЯ ПОЧТА";

б) в абзаце втором слова "на бланке письма" заменить словами "на должностном бланке письма или должностном электронном шаблоне документа";

в) абзац третий после слов "бланке письма" дополнить словами "или электронном шаблоне документа";

г) абзац четвертый и пятый после слов "бланке письма" дополнить словами "или электронном шаблоне документа".

а) абзац первый исключить;

б) в абзаце втором слова "Наименование к документу" заменить словами "Заголовок к тексту".

а) в абзаце первом слова "Отметка о наличии приложения" заменить словами "Отметка о приложении";

б) абзац второй изложить в следующей редакции:

"Виза в служебных письмах проставляется в нижней части последнего листа визового экземпляра, помещаемого в дело Росстата согласно номенклатуре дел. Если письмо пересылается адресату по МЭДО или СЭД, виза проставляется в листе визирования в СЭД.".

а) в абзаце четвертом слова "при отсутствии СЭД" исключить;

б) абзац пятый изложить в следующей редакции:

"Реквизитами служебной записки являются адресат, наименование вида документа, дата документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа, заголовок к тексту, текст документа, подпись.";

в) в абзаце десятом слова "адресанта" заменить словами "документа".

а) в абзаце первом слова "по каналам информационных систем общего пользования и сетей международного информационного обмена" заменить словами "в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет";

б) абзац второй изложить в следующей редакции:

"Электронные сообщения в адрес Росстата (территориального органа) могут поступать на официальный адрес электронной почты Росстата (территориального органа) в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет";

в) в абзаце третьем слова "территориальным органам и их работникам" заменить словами "территориальных органов".

а) в абзаце втором слово "Лично" исключить;

б) абзац пятый исключить.

а) в абзаце первом слова "личной переписки и" исключить;

б) абзац второй изложить в следующей редакции:

"Электронные образы документов, поступившие на официальный адрес электронной почты Росстата (территориального органа) в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" регистрируются с соблюдением единых правил и регистрационных карточек в СЭД";

в) абзац четвертый после слов "по СЭД" дополнить словами "и на бумажных носителях".

а) абзац третий после слов "трех дней" дополнить словами "с момента поступления;";

б) абзац пятый изложить в следующей редакции:

"документов поступивших по МЭДО в рабочее время - в день поступления, иных документов в день поступления либо на следующий рабочий день, если иное не установлено законодательством Российской Федерации.".

а) абзац первый изложить в следующей редакции:

"3.5.11. Документ, поступивший на бумажном носителе или копия электронного документа с указанием по исполнению (резолюцией) документа, могут передаваться в структурное подразделение:";

б) дополнить новым абзацем следующего содержания:

"При обеспечении возможности доступа исполнителя к электронной копии документа в СЭД подлинник документа может оставаться в службе делопроизводства.".

"Служебные письма, подписанные начальником управления центрального аппарата Росстата или иным должностным лицом, регистрируются в СЭД сотрудником, ответственным за ведение делопроизводства в управлении.".

"После заполнения и сохранения электронной регистрационной карточки отправляемого документа, работник, осуществляющий регистрацию документа, проставляет в электронном документе, направляемого по СЭД, на подлиннике документа, исполненного на бумажном носителе, в реквизитах документа и на его визовом экземпляре номер документа и дату регистрации, присвоенные в СЭД, осуществляет сканирование зарегистрированного документа и приложений к нему. В электронных документах, направляемых по МЭДО, номер документа и дата регистрации проставляются автоматически.".

а) в абзаце первом слова "для проверки правильности оформления, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа указателю рассылки" исключить;

б) в абзаце втором слова "Проверка правильности оформления документа осуществляется" заменить словами "Перед регистрацией документа регистратором осуществляется проверка правильности оформления документа";

в) дополнить новым абзацем следующего содержания:

"Неправильно оформленные документы регистрации не подлежат.".

а) абзац второй изложить в следующей редакции:

"Протоколы Всероссийских совещаний Росстата, протоколы селекторных совещаний (видеоконференций), совещаний у руководителя Росстата, заместителей руководителя Росстата регистрирует в СЭД и доводит до исполнителей сотрудник, ответственный за ведение делопроизводства Административного управления. При необходимости копии этих протоколов рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки, в течение двух дней."

б) дополнить новым абзацем следующего содержания:

"Секретарь заседания совещания, комиссии (совета), рабочих групп и иных органов - работник, ответственный за проведение заседания, в день заседания совещания, комиссии (совета), рабочих групп и иных органов в СЭД создает электронную регистрационную карточку протокола для формирования номера и даты протокола, нажав кнопку "сформировать номер" в правом нижнем углу карточки.".

а) абзац первый исключить;

б) абзац третий изложить в следующей редакции:

"Регистрацию, рассылку, прикрепление подлинника и создание поручений по протоколу заседания комиссии (совета), рабочих групп и иных органов осуществляет секретарь заседания.".

а) дополнить абзацем вторым следующего содержания:

"Иностранная корреспонденция, поступившая в территориальный орган Росстата, без регистрации, направляется в центральный аппарат Росстата с необходимой информацией и документами для подготовки ответа не позднее двух дней с момента получения документа.";

б) абзац второй считать третьим.

"3.11. Особенности работы с электронными документами

а) после слов "по установленной форме" добавить слова "(Приложения N 34, 35, 36";

б) слова "через три года" заменить словами "через один год".

а) абзац первый изложить в следующей редакции:

"7.12. Опись дел структурного подразделения центрального аппарата (территориального органа) Росстата (в двух экземплярах) подписывает руководитель структурного подразделения. Один экземпляр описи передается в центральный архив (архив территориального органа Росстата), второй - остается в структурном подразделении.";

б) дополнить абзацем четвертым следующего содержания:

"В случае обнаружения отсутствия дел, числящихся по номенклатуре дел, структурным подразделением принимаются меры по розыску. Обнаруженные дела включаются в опись, если принятые меры не дали результатов, то на необнаруженные дела составляется акт об утрате документов, который подписывается руководителем структурного подразделения и передается вместе с описью дел структурного подразделения в архив Росстата (территориальных органов Росстата).".

а) абзац первый изложить в следующей редакции:

"8.2. Передача дел в архив центрального аппарата (территориального органа) Росстата производится на основании описей (Приложения N 34, 35, 36, 37) дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения и дел по личному составу, составленных структурными подразделениями центрального аппарата (территориального органа) Росстата.".

б) в абзаце втором слова "(до 10 лет)" заменить словами "(до 10 лет) включительно срока".

"9.3. Электронные дела постоянного хранения принимаются в архив центрального аппарата (территориального органа) Росстата в упорядоченном состоянии в двух экземплярах (основном и рабочем) по описям структурных подразделений (Приложение N 36) в формате PDF/A.".

"9.9. Обязательным условием хранения электронных документов в архиве центрального аппарата (территориального органа) Росстата являются:

наличие в архиве организации не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов (основной и рабочий экземпляры должны находиться на разных физических устройствах);

наличие технических и программных средств, предназначенных для воспроизведения, копирования, перезаписи электронных документов, контроля физического и технического состояния;

обеспечение режима хранения электронных документов, исключающих утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение информации.".

"9.10. В процессе хранения электронных документов в архиве организации не реже одного раза в 5 лет производится технический контроль физического состояния носителей электронных документов и воспроизводимости электронных документов. Проверка наличия и состояния электронных документов в архиве комиссий или не менее чем двумя работниками.

Выявляются и учитываются электронные документы, требующие перезаписи на новые электронные носители, проводится контроль физического и технического состояния единиц хранения, осуществляется проверка на наличие вредоносных компьютерных программ.".