Письмо Минфина России от 6 декабря 2016 г. N 02-07-10/72408 О работе с подотчетными лицами с использованием банковских (дебетовых) карт

Письмо Минфина России от 6 декабря 2016 г. N 02-07-10/72408

Департамент бюджетной методологии и финансовой отчетности в государственном секторе Министерства финансов Российской Федерации (далее - Департамент) рассмотрел обращение по вопросу порядка работы с подотчетными лицами с использованием банковских (дебетовых) карт и сообщает.

Согласно статье 13 Федерального закона от 10.07.2002 N 86-ФЗ "О Центральном банке Российской Федерации" (далее - Банк России) рассмотрение стратегии развития национальной системы платежных карт и дача рекомендаций по указанной стратегии входит в компетенцию Национального финансового совета - коллегиального органа Банка России.

Порядок выдачи кредитными организациями на территории Российской Федерации платежных карт (банковских карт) и особенности осуществления операций с платежными картами установлены в "Положении об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт", утвержденным Банком России 24.12.2004 N 266-П (далее - Положение N 266-П).

Исходя из пункта 1.5. Положения N 266-П, банковская карта является электронным средством платежа, которое используется для совершения операций ее держателем (физическим лицом, в том числе уполномоченным юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем) в пределах расходного лимита.

При этом в соответствии с пунктом 2.5. Положения N 266-П Клиент - юридическое лицо осуществляет с использованием расчетных (дебетовых) карт, кредитных карт следующие операции:

получение наличных денежных средств в валюте Российской Федерации для осуществления на территории Российской Федерации в соответствии с порядком, установленным Банком России, расчетов, связанных с деятельностью юридического лица, в том числе оплатой командировочных и представительских расходов;

оплата расходов в валюте Российской Федерации, связанных с деятельностью юридического лица, в том числе оплатой командировочных и представительских расходов, на территории Российской Федерации;

иные операции в валюте Российской Федерации на территории Российской Федерации, в отношении которых законодательством Российской Федерации, в том числе нормативными актами Банка России, не установлен запрет (ограничение) на их совершение;

получение наличных денежных средств в иностранной валюте за пределами территории Российской Федерации для оплаты командировочных и представительских расходов;

оплата командировочных и представительских расходов в иностранной валюте за пределами территории Российской Федерации.

Таким образом, по мнению Департамента, проведение расчетов с подотчетными лицами по банковским картам посредством электронных платежей относится к безналичным расчетам. Операции получения наличных денежных средств по банковской карте или внесения наличных денежных средств на банковскую карту относятся к наличным расчетам и регулируются Указаниями Банка России от 07.10.2013 N 3073-У "Об осуществлении наличных расчетов".

Особенности осуществления операций по обеспечению денежными средствами учреждений государственного сектора с использованием карт определены в разделе V Правил обеспечения наличными денежными средствами организаций, лицевые счета которым открыты в территориальных органах Федерального казначейства, финансовых органах субъектов Российской Федерации (муниципальных образований), утвержденных Приказом Федерального казначейства от 30.06.2014 N 10н.

Обязательные общие требования к бухгалтерскому (бюджетному) учету организациями государственного сектора расчетов с подотчетными лицами на соответствующих счетах Единого плана счетов определены Инструкцией по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утвержденной Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 01.12.2010 N 157н (далее - Инструкция 157н).

В соответствии с пунктом 213 Инструкции 157н дебиторская задолженность подотчетных лиц отражается в сумме денежных средств, выданных ему по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления подотчетного лица, содержащего назначение аванса, расчет (обоснование) размера аванса и срок, на который он выдается.

В соответствии с пунктом 214 Инструкции 157н увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц на суммы полученных денежных средств допускается при отсутствии за подотчетным лицом задолженности по денежным средствам, по которым наступил срок предоставления авансового отчета.

Таким образом, при осуществлении расчетов с подотчетными лицами при условии использования банковских (дебетовых) карт должны выполняться требования Инструкции 157н, в том числе, в части оформления письменного заявления подотчетного лица на выдачу аванса, а также ограничений по получению аванса при наличии просроченной задолженности подотчетного лица по предыдущему авансу. Обращаем внимание, что Инструкция 157н не регулирует срок предоставления авансового отчета.

Одновременно сообщаем, что Указаниями Банка России от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства" (далее - Указания) установлены аналогичные правила при выдаче работнику под отчет наличных денег.

В соответствии с пунктом 6.3. Указаний для выдачи наличных денег работнику под отчет (далее - подотчетное лицо) на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, расходный кассовый ордер 0310002 оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии - руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.

Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.

Также обращаем внимание, что основные принципы правового регулирования трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений между работником и работодателем, в том числе компенсация командировочных расходов, транспортных расходов и других затрат, связанных с исполнением работником трудовых или иных обязанностей, определены Трудовым кодексом Российской Федерации.

Заместитель директора Департамента бюджетной методологии и финансовой отчетности в государственном секторе

С.В. Сивец