Постановление Государственного Комитета Совета Министров СССР по науке и технике от 4 сентября 1973 г. N 435 "Об Основных положениях Единой государственной системы делопроизводства"

Государственный комитет Совета Министров СССР по науке и технике постановляет:

1. Одобрить в основном разработанные Главным архивным управлением при Совете Министров СССР, Государственным комитетом Совета Министров СССР по вопросам труда и заработной платы, Министерством приборостроения, средств автоматизации и систем управления, Государственным комитетом стандартов Совета Министров СССР и Академией наук СССР в соответствии с постановлением Совета Министров СССР от 27 сентября 1967 г. N 900 Основные положения Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД) (прилагаются).

2. Рекомендовать министерствам и ведомствам использовать указанные Основные положения ЕГСД при совершенствовании делопроизводства в центральном аппарате и подведомственных учреждениях, на предприятиях и в организациях.

3. Главному архивному управлению при Совете Министров СССР обеспечить издание Основных положений ЕГСД и методологическое руководство применением ЕГСД в министерствах и ведомствах, учреждениях и организациях.

4. Главному архивному управлению при Совете Министров СССР, Государственному комитету стандартов Совета Министров СССР учесть Основные положения ЕГСД при разработке унифицированной системы организационно-распорядительной документации, приспособленной для обработки средствами вычислительной техники.

Заместитель Председателя Государственного комитета Совета Министров СССР по науке и технике

Д. Жимерин

Единая государственная система делопроизводства
(основные положения)

Предисловие

Основные положения Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД) разработаны во исполнение постановления Совета Министров СССР от 27 сентября 1967 г. N 900 и в соответствии с Координационным планом, утвержденным Государственным комитетом Совета Министров СССР по науке и технике 30 ноября 1967 года.

Создание Единой государственной системы делопроизводства обусловлено насущными потребностями дальнейшего совершенствования управленческого труда, поскольку документирование организационной деятельности аппарата управления является одной из существенных форм его работы.

Основные положения ЕГСД представляют систематизированный свод правил, нормативов и рекомендаций по ведению делопроизводства, начиная с момента поступления или создания документов - до сдачи их в архив; позволяют практически обеспечить документное обслуживание сферы управления.

Внедрение ЕГСД призвано осуществить общее упорядочение работы с документами в учреждениях, организациях и предприятиях, на рациональной основе, в соответствии с возможностями и потребностями управленческого аппарата.

Цель единой государственной системы делопроизводства - довести до уровня общей нормы апробированные и оправдавшие на практике рациональные формы и методы обработки служебной информации. Тематические разделы ЕГСД охватывают вопросы организации делопроизводства, экономики и организации труда делопроизводственного персонала, механизации процессов документооборота.

Разработка ЕГСД осуществлялась путем всестороннего изучения систем делопроизводства в ряде звеньев государственного аппарата, с целью выявления общих закономерностей в работе с управленческой документацией, присущих большинству учреждений и организаций, а также определения возможности, границ и масштабов системного упорядочения однотипных делопроизводственных операций.

Первая часть (1-7 разделы) основных положений ЕГСД посвящены методике и технике работы с документами. Они формулируют требования и рекомендации по вопросам подготовки служебных документов, организации документооборота, учета и поиска информации, осуществления контроля за исполнением документов и их группировки в дела. К существенным моментам этой части относятся положения, устанавливающие порядок подготовки и издания организационно-распорядительной документации; правила унификации, трафаретизации и способы оптимальной организации прохождения документов; методику создания карточной формы учетно-справочного аппарата; применение перфокарт и перфолент для контроля за исполнением документов.

Вторая часть (раздел 8) основных положений ЕГСД, посвящена организации труда делопроизводственного персонала. В нее включены нормативы, обеспечивающие построение и функционирование делопроизводственных служб, исчисление их штатной положенности, нормирование документационных работ, а также требования к должностному составу и условиям труда работников.

Третья часть (раздел 9) ЕГСД излагает рекомендации по механизации труда, основанные на принципе комплектности, означающем, что технические средства для создания и обработки документов следует применять последовательно на тех участках paботы с документами, где возможна и необходима механизация процессов. Именно комплексное решение в сочетании с дифференцированным подходом к внедрению техники (в зависимости от объема документооборота) способно повысить управленческий и экономический эффект деятельности учреждений, организаций и предприятий.

Организационные мероприятия по внедрению ЕГСД в ведомствах, учреждениях и на предприятиях должны предусматривать:

- меры, обеспечивающие непосредственное внедрение ЕГСД, разработку положений о делопроизводственных подразделениях и должностных инструкций для различных категорий работников делопроизводства;

- материально-техническое обеспечение внедрения ЕГСД, изготовление в соответствии с государственными стандартами новых бланков документов, регистрационных карточек, обложек дел, приобретение и установку необходимого оборудования;

- обучение работников ведению делопроизводства на основе положений ЕГСД, путем организации курсов, семинарских занятий и т.п.

Внедрение Единой государственной системы делопроизводства, безусловно, потребует организационных усилий и материальных затрат, однако это обеспечит затем определенный управленческий эффект, а также создаст предпосылки для оптимизации управления в будущем. ЕГСД явится активным подспорьем автоматизированных систем управления, поскольку она регламентирует состав управленческой документации и документационные операции, внедряет научно-нормативную постановку труда делопроизводственного персонала. Механизация работы с документами рассматривается ЕГСД как обязательное условие правильной организации делопроизводства. Необходимо учитывать, что без повсеместной унификации и единообразных схем оптимального документооборота не представляется возможным создание общегосударственной автоматизированной системы сбора и обработки информации.

Излагаемые в ЕГСД основные положения являются также организующей основой для совершенствования делопроизводства большого количества учреждений, задачей которых в ближайшее время является упорядочение работы с документами и ее простейшая механизация.

***

Основные положения Единой государственной системы делопроизводства разработаны: Всесоюзным научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела; Институтом государства и права Академии наук СССР; Всесоюзным научно-исследовательским институтом стандартизации; Всесоюзным научно-исследовательским институтом классификации, индексации и кодирования; Научно-исследовательским институтом труда; Всесоюзным научно-исследовательским институтом организационной техники.

В разработке основных положений Единой государственной системы делопроизводства принимали участие: В.Н. Автократов, В.Д. Банасюкевич, З.В. Бондаренко, В.Г. Белов, Н.А. Беляева, М.А. Васильев, Д.Д. Голованов, А.К. Иванова, Ж.Г. Исаджанян, В.И. Кокарев, А.С. Красавин, М.И. Князева, Б.И. Кремер, М.Т. Лихачев, А.С. Малитиков, М.В. Мурахина, П.Я. Наговицин, Л.П. Никитина, Э.Л. Оганесян, А.К. Палкин, Р.А. Поспелова, Е.В. Предейн, А.Л. Райхцаум, Т.Г. Расщепова, В.И. Ремнев, В.В. Свешников, Г.Э. Слезингер, В.В. Снедкова, А.Н. Сокова, Д.И. Сольский, Е.Л. Сонечкина, И.Д. Тиновицкая, Ю.А. Тихомиров, К.В. Якушева.

1. Общие положения

1.1. Под делопроизводством понимается деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций.

1.2. Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД) представляет собой свод государственных стандартов и основных положений, определяющих и регламентирующих организацию делопроизводственных процессов в учреждениях, организациях и на предприятиях (Приложение 1).

1.3. Основные положения ЕГСД распространяются на организационно-распорядительную документацию, создаваемую во всех звеньях органов государственного управления, в процессе деятельности органов государственной власти, суда, прокуратуры, администрации предприятий и учреждений, а также общественных организаций*(1).

Примечание. Порядок работы с секретными документами и документами "для служебного пользования" устанавливается специальными инструкциями.

1.4. ЕГСД преследует главную цель - усовершенствовать на единой основе постановку делопроизводства в учреждениях страны путем установления рациональной организации, форм и методов работы с документами, унификации и стандартизации документов, механизации делопроизводственных процессов.

ЕГСД направлена на совершенствование документации и документооборота в учреждениях и создание условий для последующей разработки основ информационного обеспечения автоматизированных систем управления.

При условии, если в учреждении действует автоматизированная система управления (АСУ) или отдельные ее подсистемы, базирующиеся на организационно-распорядительной документации, формы документов и работа с ними должны строиться в соответствии с требованиями информационного обеспечения АСУ.

1.5. ЕГСД устанавливает общий порядок документирования и организации работы с документами в учреждении, типовую структуру и функции делопроизводственных служб, перечень служащих, занятых в этой сфере деятельности, содержит рекомендации по определению численности делопроизводственного персонала и норм времени на обработку документов, излагает требования к условиям труда и правила применения средств механизации делопроизводственных процессов.

1.6. Положения ЕГСД применяются учреждениями избирательно, в зависимости от отнесения их к одной из четырех категорий:

I-ая категория	-	учреждения, с объемом документооборота свыше 100.000 документов в году;
II-ая категория	-	учреждения, с объемом документооборота от 25.000 до 100.000 документов в год;
III-ья категория	-	учреждения с объемом документооборота от 10.000 до 25.000 документов в год;
IV-ая категория	-	учреждения, с объемом документооборота до 10.000 документов в год.

Примечания: 1. Отнесение учреждений к названным категориям учитывается при установлении структуры делопроизводственных служб, механизации процессов делопроизводства, а также при решении отдельных вопросов документирования и организации работы с документами.

2. Случаи избирательного применения положений ЕГСД оговариваются в тексте.

1.7. Делопроизводство в учреждениях организуется на основе полной или частичной централизации, в зависимости от объема документационных работ, их территориального размещения и технической оснащенности.

1.8. Министерства и ведомства на основе положений ЕГСД утверждают инструкции по делопроизводству для учреждений своей отрасли или типовые инструкции для подведомственных однотипных учреждений, на основе которых могут разрабатываться индивидуальные инструкции по делопроизводству, применительно к условиям конкретных учреждений.

1.9. Инструкция по делопроизводству является нормативным документом, регламентирующим организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними в конкретном учреждении (группе учреждений), с учетом условий и специфики их деятельности. К инструкции прилагаются формы и образцы применяемых в учреждении документов, учетно-регистрационные формы (регистрационные карточки, номенклатуры дел, описи и т.п.), справочно-методический материал (классификаторы документов; перечень документов, не подлежащих регистрации, схемы документооборота и т.д.).

Наряду с инструкциями по делопроизводству учреждениями могут разрабатываться другие инструктивные и справочные пособия по наиболее важным вопросам и участкам работы с документами (памятки, правила и др.).

1.10. Ответственность за соблюдение требований ЕГСД в учреждениях следует возлагать на соответствующие делопроизводственные службы или специально выделенных на то сотрудников. Вышестоящим ведомствам и организациям необходимо осуществлять контроль за состоянием делопроизводства в подведомственных им учреждениях.

2. Подготовка служебных документов

2.1. Документирование управленческой деятельности

2.1.1. Документирование управленческой деятельности заключается в записи по установленным формам потребной для управления информации, т.е. в создании необходимых документов.

Основанием для создания документов является необходимость удостоверения наличия и содержания управленческих действий, передачи информации, хранение и использование ее в течение определенного времени.

2.1.2. Комплекс документов определяется:

- кругом вопросов, решаемых учреждением в процессе своей деятельности;

- объемом и характером компетенции учреждения;

- порядком разрешения вопросов (на основе коллегиальности или единоначалия);

- объемом и характером взаимосвязей с другими учреждениями.

2.1.3. Отбор видов документов, необходимых и достаточных для работы учреждения, производится на основе классификаторов участков и вопросов его конкретной деятельности (Приложение 2).

Классификатор составляется на основе положений об учреждении, о структурных подразделениях и должностных инструкций. При составлении классификатора могут быть использованы также номенклатуры дел, перечни документов с указанием сроков хранения, описи дел постоянного и временного хранения.

При разработке классификатора учитывается разделение управленческой деятельности учреждения на конкретные участки (вопросы) и установление комплексов видов и разновидностей документов, необходимых для их выполнения.

Комплексы видов и разновидностей документов определяются в соответствии с функциональным назначением каждого документа (Приложение 3).

2.1.4. Управленческая деятельность учреждения выражается посредством распорядительных документов.

Согласно действующему законодательству учреждения издают:

Советы Министров союзных и автономных республик:

а) постановления,

б) распоряжения

Министерства CCCР, союзных и автономных республик:

а) приказы,

б) инструкции,

в) указания

Государственные, комитеты, комитеты и комиссии:

а) постановления,

б) приказы,

в) инструкции,

г) указания

Главные управления и управления при Советах Министров СССР, союзных и автономных республик:

а) приказы,

б) инструкции,

в) указания

Исполкомы Советов депутатов трудящихся, их управления и отделы:

а) решения (только исполкомы),

б) распоряжения (только исполкомы),

в) приказы (только управления и отделы исполкомов)

Администрация промышленных и производственных объединений, фирм, трестов, комбинатов:

а) приказы,

б) инструкции,

в) указания

Администрация предприятий, учреждении и организаций:

а) приказы,

б) инструкции,

в) распоряжения (только предприятия),

г) указания.

Перечисленные ведомства и организации утверждают уставы или положения об учреждениях, их структурных подразделениях и вводят их в действие соответствующими распорядительными документами.

2.1.5. Юридическими основаниями возникновения распорядительных документов в деятельности учреждений являются:

- государственные законы, Указы Президиумов Верховных Советов СССР, союзных и автономных республик, постановления и распоряжения Советов Министров СССР; союзных и автономных республик;

- конкретные поручения вышестоящих органов;

- осуществление исполнительной и распорядительной деятельности в целях выполнения учреждением возложенных на него задач в соответствии с его компетенцией;

- потребность правового регулирования работы аппарата управления.

2.1.6. Решение наиболее важных вопросов, а также решение вопросов, относящихся ко всем или нескольким подчиненным учреждениям, либо их структурным подразделениям, излагается в постановлениях, решениях и приказах. Конкретные вопросы исполнения и уточнения принятых решений фиксируются указаниями и распоряжениями.

В коллегиальных органах распорядительные документы, принятые на основе единоначалия, носят подчиненный характер по отношению к постановлениям коллегиального органа и не могут отменять или изменять их.

По вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию различных государственных органов и общественных организаций, принимаются совместные распорядительные документы.

В случае принятия совместных распорядительных документов неоднородными органами, полномочными издавать разные виды распорядительных документов, - документ принимается в форме решения.

2.1.7. Издание распорядительных документов обязательно:

а) По организационным вопросам: при создании, реорганизации и ликвидации учреждений и структурных подразделений;

определении функций и задач учреждений и структурных подразделений; утверждении структуры учреждения; подведении итогов деятельности учреждений, организаций и предприятий; определении прав и обязанностей должностных лиц; в случаях отмены, изменения и приостановления действия правовых актов (в установленном порядке); при организации и подведении итогов социалистического соревнования, общественных смотров и т.п.

б) В области планирования: при определении порядка и сроков составления планов; утверждении перспективных и годовых планов; в случае изменения плановых показателей и установления дополнительных плановых заданий; при подведении итогов выполнения планов.

в) В области производства: при необходимости проведения мероприятий, направленных на обеспечение научно-технического прогресса, внедрения новейших достижений науки, техники и передового опыта; для организации выпуска новой продукции или оказания новых специализированных видов услуг, а также снятия с производства устаревшей или не пользующейся спросом продукции.

г) В области капитального строительства: при определении или изменении объема и целевого назначения капитальных вложений; утверждении технико-экономических нормативов и показателей оптимальных мощностей вновь строящихся, реконструируемых и расширяемых предприятий; утверждении технико-экономических обоснований и заданий на проектирование строительства новых, реконструкцию и расширение действующих предприятий, зданий и сооружений; утверждении титульных списков строек, а также титульных списков проектно-изыскательских работ для строительства; утверждении цен, прейскурантов и т.п. нормативов на виды работ; при приемке в эксплуатацию готовых объектов.

д) В области материально-технического снабжения и сбыта: при распределении материальных ресурсов; распределении и перераспределении фондов на сырье, топливо, оборудование и другие материальные ресурсы; утверждении планов внутриотраслевых и межотраслевых кооперативных поставок продукции.

е) В области финансов и кредита: при разработке основных мероприятий по внедрению и укреплению хозяйственного расчета, повышению рентабельности и увеличению накоплений предприятий и организаций, по эффективному использованию основных фондов, оборотных средств и банковских кредитов; в случаях образования фонда освоения новой техники, фонда для премирования за создание и внедрение новой техники и других централизованных фондов; при утверждении отчетов и балансов главных управлений, управлений и отделов министерств, подведомственных им предприятий, учреждений, организаций; в случаях изменения целевого расходования ассигнований, распределения и перераспределения денежных средств и т.д.; по вопросам выполнения финансовых, кредитных и кассовых планов.

ж) По вопросам труда и заработной платы: при назначении работников на должность, освобождении от должности и перемещениях по службе; при решении вопросов о поощрениях и дисциплинарных взысканиях; решении вопросов о командировках работников; введении единых и типовых норм выработки (обслуживания), тарифно-квалификационных справочников; утверждении систем оплаты труда работников; в случаях премирования работников и выплаты единовременных денежных вознаграждений.

Примечание. Приведенный перечень не является исчерпывающим и включает в себя лишь наиболее характерные и стабильные основания обязательного издания распорядительных документов.

Во всех случаях, когда действующими нормами не установлено обязательное издание документа, выбор письменной или иной формы выражения управленческих действий лежит на органе управления (должностном лице) и определяется целесообразностью в каждом конкретном случае.

2.1.8. Распорядительные документы, поступающие в учреждения из вышестоящих органов, доводятся до подведомственных учреждений посредством:

- издания самостоятельных распорядительных документов (постановления, приказы, указания, решения, распоряжения), в которых излагается содержание документа вышестоящего органа применительно к задачам учреждения и намечаются конкретные мероприятия, подлежащие осуществлению;

- издания информационного письма, если распорядительный документ вышестоящего органа не требует конкретизации.

В любом случае документы, издающиеся на основе документов вышестоящих органов, должны содержать ссылку на них с указанием наименования документа, его номера, даты и заголовка.

2.1.9. Ход обсуждения вопросов в коллегиальных органах, на собраниях, заседаниях, совещаниях фиксируется в протоколах.

Протоколы оформляются на основании стенограмм или записей хода заседания, а также других материалов (справки, проекты решений), подготовленных к заседанию.

В тех случаях, когда заседание стенографируется, содержание выступлений в протокол не включается. Оформленная соответствующим образом стенограмма прилагается к протоколу.

Рекомендуется также записывать ход заседания на магнитной пленке (магнитофон, диктофон). После заседания записанные таким образом тексты выступлений перепечатываются и включаются в протокол.

Решения коллегиальных органов доводятся до исполнителей путем рассылки постановлений или решений. В учреждениях решения коллегий проводятся в жизнь, как правило, приказами руководителя учреждения.

2.1.10. Учреждение организует и ведет переписку с вышестоящими, подведомственными и другими организациями, а также гражданами в пределах своей компетенции.

Направление писем осуществляется:

а) по требованию вышестоящих отраслевых и функциональных органов;

б) по просьбе подведомственных учреждений;

в) при осуществлении оперативных связей;

г) по просьбе граждан.

Передача текста служебного документа по телеграфу (телеграммы) допускается в тех случаях, когда требуется его срочное исполнение.

Для оперативной передачи информации по телефону применяются телефонограммы.

2.2. Унификация документов

2.2.1. В учреждении должна использоваться унифицированная документация, обеспечивающая возможность применения средств современной вычислительной и организационной техники, независимо от того, имеются эти средства в данном учреждении, или они еще не приобретены.

В условиях функционирования в аппаратах управления унифицированной системы организационно-распорядительной документации, приспособленной для использования в автоматизированных системах управления (АСУ), документация учреждения должна полностью соответствовать требованиям этой системы.

2.2.2. Унификация документов заключается в установлении единого комплекса их видов и разновидностей для аналогичных управленческих ситуаций, в разработке единых форм документов и единых правил их составления, оформления и создания трафаретных текстов.

2.2.3. Унификация комплекса видов и разновидностей документов проводится на основе классификатора участков и вопросов деятельности учреждения.

2.2.4. Формы документов должны соответствовать требованиям ГОСТ 6.39-72 "Система организационно-распорядительной документации. Формуляр-образец". На его основе учреждениями проектируются бланки документов.

В целях более полного единообразия в построении документов целесообразно применять бланки с угловым расположением постоянных реквизитов.

2.2.5. Трафаретные тексты рекомендуются создавать для групп документов, оформляющих идентичные управленческие действия. Трафареты определяют состав информации в документах (набор показателей), ее последовательность и закрепляют устойчивые словесные формулировки.

Трафаретные тексты могут применяться в учреждении в виде сборников таких текстов, бланков документов с трафаретными текстами, в форме образцов трафаретных текстов, приложенных к инструкции по делопроизводству.

При наличии в учреждении соответствующего оборудования трафаретные тексты могут кодироваться на специальном носителе и воспроизводиться на пишущих автоматах.

2.2.6. Правила составления и оформления документов следует основывать на требованиях ГОСТ 6.39-72 и рекомендациях Основных положений ЕГСД.

2.3. Правила составления и оформления документов

2.3.1. При составлении и оформлении документов необходимо соблюдать ряд требований и правил, обеспечивающих правовую основу документов, способствующих оперативному исполнению и последующему использованию их в справочных и научно-исторических целях, а также создающих предпосылки для машинной обработки информации.

2.3.2. Каждый вид документа должен иметь строго определенный комплекс реквизитов (составных частей) и стабильный порядок их расположения.

2.3.3. Составление и оформление документов предполагают обязательное соблюдение следующих требований: указание учреждения-автора (как правило, воспроизводится в бланке документа); наименование вида документа (на письмах наименование не указывается); составление заголовка документа; адресование и датирование документа; проставление отметок о согласовании текста документа; удостоверение документа (подписание, утверждение, проставление печати); проставление отметок о прохождении и исполнении документа.

Места расположения реквизитов в документах определены ГОСТ 6.39-72 "Система организационно-распорядительной документации. Формуляр-образец".

2.3.4. Указание наименования вида должно быть на каждом документе (за исключением письма). Наименование документа обуславливает особенности изложения содержания и построения текста, помогает определить назначение документа и степень обязательности выполнения его требований.

2.3.5. Заголовок составляется к любому документу формата (210x297), независимо от его назначения.

Заголовок должен быть максимально коротким и точным. Формулировать заголовок рекомендуется с помощью отглагольного существительного, отвечая на вопрос "о чем"; "Об изменении...", "О выделении...", "Об отмене...".

Если в документе отражено несколько вопросов, заголовок может формулироваться обобщенно. Заголовок формулируется составителем документа.

В документе большого объема или отражающем несколько вопросов наряду с заголовком составляются подзаголовки. Они пишутся в левой части листа.

Заголовок не проставляется на телефонограммах, извещениях и на документах, текст которых печатается на бумаге формата .

2.3.6. При адресовании документов необходимо соблюдать следующие правила:

- документы адресуются учреждению, его структурному подразделению или конкретному должностному лицу (структурное подразделение или должностное лицо указывается во внутриведомственной переписке, переписке с постоянными корреспондентами и в других случаях, когда установление точного адресата не вызывает трудностей);

- наименование учреждений и его структурной части указывается в именительном падеже; при направлении документа должностному лицу указывается название учреждения в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном. Например:

                Электромеханический завод

                Начальнику отдела сбыта

                т. ______________________

                    (фамилия, инициалы)

- при рассылке документов адресат может быть обозначен обобщенно.

Например: Начальникам главных управлений, управлений и отделов;

- почтовый адрес корреспондента указывается полностью: почтовый индекс, республика, область, город, номер почтового отделения, улица, номер дома. Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения, постоянным корреспондентам или учреждениям своей системы; в этих случаях целесообразно применять конверты с заранее напечатанными адресами;

- документ не должен содержать больше четырех адресов; при направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку и на каждом документе указывается только один адрес.

2.3.7. Датой документа является дата его подписания, утверждения, или события, которое зафиксировано в документе.

Например: датой приказа и письма является дата их подписания, датой протокола и акта - дата события, датой плана, отчета и других документов, требующих утверждения, дата их утверждения.

Датой издания (принятия) распорядительного документа считается дата его подписания руководителем или дата принятия документа коллегиальным органом. Датой вступления распорядительного документа в силу считается дата получения его адресатами (если в самом документе не указан иной срок).

В состав даты входят число, месяц и год. При оформлении даты рекомендуется использовать только арабские цифры, которыми обозначается число, номер месяца, два последних знака года. Если номер места или число состоят из одной цифры, то перед ними проставляется 0. Например: 2 января 1974 года следует писать - 02.01.74.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, датируются и подписываются.

2.3.8. Согласование является способом предварительного рассмотрения и оценки проекта документа.

Согласование должно обеспечить правильное и всестороннее решение вопросов:

- о качестве подготовленного документа, его целесообразности, своевременности, политической, экономической и научно-технической обоснованности; о соответствии документа, действующему законодательству и правовым актам, определяющим компетенцию учреждения, издающего документ.

2.3.9. Согласование проектов документов производится с учреждениями, предприятиями, организациями, структурными подразделениями и должностными липами, которые в соответствии с их компетенцией имеют непосредственное отношение к вопросам, содержащимся в проекте документа.

Согласование может производиться как внутри учреждения (с различными подразделениями и должностными лицами), так и вне его (с подчиненными и неподчиненными органами).

2.3.10. Внутреннее согласование документа целесообразно производить в следующей очередности: с функциональными, отраслевыми, территориальными подразделениями, совещательными органами данного учреждения и общественными организациями; с работниками, ответственными за разрешение функциональных вопросов (главные, старшие специалисты и т.д.); с финансовым подразделением или главным (старшим) бухгалтером; с юридической службой; с заместителем председателя коллегиального органа или с заместителями руководителя учреждения, ведающими вопросами, содержащимися в проекте документа.

2.3.11. Внешнее согласование в зависимости от содержания документа рекомендуется осуществлять в следующей очередности:

- с подчиненными и неподчиненными органами, когда последние выступают обязанной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания правового акта или когда содержание документа затрагивает их непосредственные интересы;

- с организациями, занимающимися научными исследованиями в той области, к которой имеет отношение содержание документа;

- с партийными и другими общественными организациями - в случаях, когда документы касаются наиболее важных вопросов подбора, расстановки и воспитания кадров, организации массовых мероприятий, предусматривают участие общественных организаций в их проведении;

- с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (санитарный, противопожарный и т.д.);

с вышестоящими органами общей или отраслевой компетенции - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с разрешения этих органов.

2.3.12. Формой внутреннего согласования проекта документа является визирование проекта. Виза включает в себя личную подпись визирующего и дату согласования. При необходимости могут быть указаны должность визирующего и расшифровка его подписи (инициалы и фамилия).

      Например: Начальник  планового отдела

                (подпись) А.М. Иванов 10.02.74.

Замечания или дополнения к документу излагаются на отдельном листе. В этом случае виза может иметь следующую форму:

Начальник планового отдела

(подпись) А.М. Иванов 10.02.74.

Замечания прилагаются.

Визы проставляются на экземпляре документа, который будет подписан. Письма и другие исходящие документы визируются на экземплярах, остающихся в учреждении. Место расположения виз определено ГОСТ 6.39-72.

2.3.13. Внешнее согласование можно оформлять: грифом согласования, справкой согласования или представлением протокола обсуждения проекта документа на заседание коллегиального органа.

Гриф согласования включает в себя следующие элементы: слово "согласовано", наименование должности, личную подпись, инициалы и фамилию лица, с которым документ согласовывается, дату согласования. Например:

                 Согласовано

                 Начальник Технического управления

                 Госстандарта СССР

                 (подпись)   Б.Н. Лямин

                 13.02.74.

2.3.14. Удостоверение документов является формой выражения ответственности за их содержание и законности. Основными способами удостоверения документов являются: подписание, утверждение и проставление печати.

2.3.15. Подпись - обязательный реквизит документа. Документ подписывается руководящими работниками учреждения или другими должностными лицами в соответствии с их компетенцией, установленной действующим законодательством или иными правовыми актами.

2.3.16. В учреждениях, действующих на основе единоначалия, документы подписываются одним должностным лицом: руководителем органа, либо одним из его заместителей или одним из руководителей структурных подразделений. Доклады, докладные записки, справки и т.п. документы информационного, справочного или аналитического характера могут подписываться исполнителем, если разрешаемые при этом вопросы не выходят за пределы его полномочий.

Подписи двух должностных лиц проставляются на документах коллегиальных органов. Постановления, решения, протоколы рекомендуется подписывать руководителю и секретарю коллегиального органа.

Примечание. В коллегиальных органах распоряжения, принимаемые в единоличном порядке, имеют одну подпись.

Две или более подписей проставляются в том случае, если за содержание документа несут ответственность несколько лиц (например, акты, финансовые документы, документы исходящие от нескольких учреждений).

2.3.17. Подписывается, как правило, один первый экземпляр документа. В состав подписи входит: обозначение должности, инициалы и фамилия лица, подписавшего документ (полное, если документ написан не на бланке, и сокращенное - на документах, составленных на бланках),

Например,

           Директор института (подпись) Б.В. Басов.

При подписании документов, составленных комиссией, указываются не должности лиц, составивших документ, а распределение обязанностей в составе комиссии.

Например:

           Председатель комиссии:

           Члены комиссии:

2.3.18. Утверждение - особый способ удостоверения документа после его подписания, санкционирующий распространение действия документа на определенный круг учреждений, должностных лиц и граждан.

Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения.

Утверждаются документы соответствующими органами или должностными лицами, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в этих документах.

2.3.19. Утверждаются, как правило, следующие виды документов: положения (об организациях, учреждениях, их структурных подразделениях, совещательных органах и т.п.); уставы учреждений и предприятий; отчеты и балансы; структура и штатные расписания; текущие и перспективные планы; акты контрольно-ревизионного характера; акты приема в эксплуатацию законченных строительством или реконструкцией зданий и сооружений; акты приема и передачи дел; отдельные разновидности протоколов.

2.3.20. Утверждение документа производится двумя способами: грифом утверждения или изданием соответствующего распорядительного документа (постановления, решения, приказа). Оба способа утверждения имеют одинаковую юридическую силу.

Распорядительный документ рекомендуется издавать в случаях, когда введение документа требует дополнительных действий и предписаний.

Элементами грифа утверждения являются: слово "утверждаю", наименование должности, личная подпись, инициалы и фамилия лица, утвердившего документ, дата утверждения. Например:

                                              Утверждаю

                           Министр приборостроения, средств автоматизации

                           и систем управления СССР

                           (подпись)     К.Н. Руднев

                           14.02.74.

При утверждении документа правовым актом на документе проставляется гриф по форме:

                                             УТВЕРЖДЕНО

                                             ____________________________

                                             (название документа

                                             в творительном падеже)

                                             от ___________ N ___________

2.3.21. На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, ставится печать.

Гербовая печать ставится на документах, где воспроизведение оттиска гербовой печати специально предусматривается нормативным актом, например, трудовые книжки, титульные листы.

Кроме того, применение печати необходимо во всех случаях удостоверения прав физических и юридических лиц, установления фактов, вызывающих расходование денежных средств и материальных ценностей, а также на: уставах (положениях) учреждений, организаций и предприятий; доверенностях; договорах; удостоверениях.

Печать, воспроизводящая наименование соответствующего учреждения или его структурного подразделения (не гербовая), может ставиться: на копиях документов, направляемых в другие учреждения; размноженных экземплярах распорядительных документов при их рассылке; на справках, подтверждающих факты, связанные с трудовой деятельностью граждан (о месте работы, о заработной плате и т.д.).

Перечень других документов, на которых проставляется печать, определяется учреждением на основании действующих нормативных актов.

2.3.22. Копия документа - воспроизведение всех реквизитов документа - изготовляется и выдается с разрешения руководителя учреждения или руководителя соответствующего структурного подразделения.

Учреждение может засвидетельствовать копии только тех документов, которые создаются в самом учреждении.*(2) Вместе с тем при разрешении дел, касающихся приема граждан на работу, учебу, удовлетворения их трудовых, жилищных и т.п. прав, при формировании личных дел рабочих, служащих и учащихся, учреждению разрешается изготовлять копии документов, выданных другими учреждениями, необходимых для решения соответствующих вопросов (копии дипломов и свидетельств о полученном образовании и т.д.).

2.3.23. Копия документа воспроизводится на бланке данного учреждения, заверяется подписью должностного лица, удостоверяющего соответствие ее содержания подлиннику. Если копия изготовляется не на бланке, с оригинала документа изготовленного на бланке, при ее снятии полностью воспроизводится текст бланка подлинник.

На первом листе копии документа делается отметка "копия".

Заверительная надпись составляется по форме: верно, наименование должности, личная подпись заверившего лица, его инициалы и фамилия, дата заверения копии.

При пересылке копии в другие учреждения или выдаче на руки отдельным лицам на ней следует проставлять печать.

При оформлении копий, касающихся личных прав и интересов граждан, на документе, с которого снята копия, делают отметку, кому и когда она выдана, а на самой копии - отметку о том, что подлинник хранится в данной организации.

2.3.24. Копийный экземпляр исходящего документа (отпуск) содержит визы лиц, составивших документ, и визы лиц, с которыми документ согласовывался. В него вносятся все исправления, сделанные при подписании подлинника. Текст бланка не воспроизводится, на его месте проставляется дата подписания и регистрационный индекс. Подпись удостоверяется по форме:

                    п/п (подлинник подписан)

верно;

подпись; инициалы и фамилия заверяющего лица; дата заверения.

Размноженные экземпляры документов, не воспроизводящие факсимильную подпись подлинника, удостоверяются печатью.

На размноженном экземпляре указывается номер заказа и тираж.

2.3.25. Указания по исполнению документа даются в форме резолюции руководителя учреждения или структурного подразделения. В состав резолюции включаются, как правило, следующие обязательные элементы: указание исполнителя (или исполнителей); содержание действий; срок исполнения (в необходимых случаях); личная подпись руководителя; дата резолюции.

2.3.26. Прохождение документа в учреждении удостоверяется соответствующими отметками.

Отметка о поступлении проставляется на нижнем поле первого листа документа, справа.

Отметки о контроле документа проставляются по форме: "К" или "Контроль" и помещаются на левом поле первого листа документа в соответствии с ГОСТ 6.39-72.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело помещается на нижнем поле первого листа документа и содержит следующие данные: краткую справку об исполнении (если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении); слова "в дело" и номер дела, в которое должен быть подшит документ; дату направления документа в дело; подпись руководителя подразделения.

Отметка "в дело" свидетельствует о том, что работа над документом завершена.

Каждый документ должен содержать отметку о непосредственном исполнителе. Отметка состоит из фамилии исполнителя и номера его служебного телефона, проставляемых на всех экземплярах в нижнем левом углу оборотной или лицевой стороны последнего листа документа.

2.3.27. Приложения к документу могут быть трех видов:

- приложения, утверждаемые или вводимые в действие соответствующими распорядительными документами (приложения к правовым актам);

- приложения, поясняющие или дополняющие содержание основного документа;

- приложения, являющиеся самостоятельными документами, направляемыми с сопроводительным письмом.

Приложения должны иметь все необходимые для документа элементы (наименование, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, даты, отметки о согласовании, утверждении и т.д.).

Приложения к распорядительному документу содержат в верхнем правом углу первого листа отметку с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера по форме:

               Приложение к _____________________________________________

                            (полное название распорядительного документа)

               от _____________ N _________________________________

                      (дата)             (индекс документа)

При наличии нескольких приложений к распорядительному документу на них проставляется порядковый номер: "Приложение 1", "Приложение 2" и т.д.

Порядок оформления сведений о приложениях определен ГОСТ 6.38.72.

2.4. Требования к текстам документов

2.4.1. Тексты документов рекомендуется разделять на две основные части. В первой части указывается обоснование или основание составления документа. Во второй части излагаются выводы, предложения, решения, распоряжения или просьба.

Если документ состоит из одной фразы, то в первой ее части также рекомендуется сообщать обоснование или причины создания документа, а во второй - решение, распоряжение, просьбу.

2.4.2. В отдельных случаях текст документа может содержать одну заключительную часть: приказы - распорядительную часть без преамбулы, письма - просьбу без пояснений и т.п.

2.4.3. Для конкретного вида документа целесообразнее разработать определенную схему построения текста, закрепляемую соответствующим распорядительным документом учреждения. При наличии ГОСТа на данный вид документа его текст строится в соответствии с действующим стандартом.

2.4.4. Документы, содержащие информацию по различным вопросам деятельности учреждения (доклады, положения, отчеты, обзоры и т.д.), делятся на разделы (главы, пункты, подпункты).

2.4.5. Разделы должны иметь заголовки, выражающие существо содержания документа. Деление его текста на пункты и подпункты производится в соответствии с ГОСТ 1.5-68.

2.4.6. При подготовке текстов документов рекомендуется соблюдать следующее:

- заменять сложные предложения простыми; применять устойчивые (трафаретные) словосочетания; использовать прямой порядок слов в предложении (подлежащее предшествует сказуемому, определения стоят перед определяемыми словами, дополнения стоят после управляющего слова, обстоятельственные слова стоят ближе к слову, к которому они относятся, вводные слова стоят в начале предложения), в том случае, если логическое (смысловое) ударение падает на объект действия;

использовать обратный порядок слов в предложении (сказуемое предшествует подлежащему) в том случае, если логическое (смысловое) ударение падает на само действие или на субъект действия;

заменять отглагольные существительные, особенно в распорядительных документах, соответствующими глаголами; употреблять в распорядительных документах глаголы неопределенной формы, например: "утвердить", "обязать", "отменить"; заменять местоимения существительными. (Например: "Институт просит", "Заводу требуется", а не "Нам требуется");

использовать в распорядительных документах языковые конструкции повелительного (императивного) характера; применять устойчивые словесные формулы. Например: "приказываю" (в приказе), "предлагаю" (в указании), "решил" (в решении).

3. Организация документооборота

3.1. Общие правила организации документооборота

3.1.1. Движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки образует документооборот учреждения.*(3)

3.1.2. Организация документооборота в каждом учреждении должна отвечать следующим требованиям:

Прохождение документов в учреждении должно быть оперативным, целенаправленно регулироваться и оптимально осуществляться (приложение 4);

Следует исключать инстанции прохождения и действия с документами, не обусловленные деловой необходимостью. Каждое перемещение документа должно быть оправданным. Необходимо исключать или ограничивать возвратные перемещения документов;

В порядке прохождения и в процессе обработки основных категорий документов необходимо добиваться максимального единообразия. В этих целях рекомендуется разрабатывать примерные схемы прохождения и обработки основных категорий и видов документов (как приложение к инструкции по делопроизводству).

Эффективным средством оптимизации документопотоков в учреждениях 1-ой категории является использование вычислительной техники и экономико-статистических методов.

3.2. Порядок прохождения и исполнения входящих документов

3.2.1. Прием и первоначальная обработка поступающей корреспонденции в учреждении осуществляется в нейтрализованном порядке экспедицией или специально выделенным работником канцелярии (секретарем учреждения).*(4)

Первоначальная обработка поступающей корреспонденции заключается в проверке правильности доставки и целостности вложений, фиксации факта поступления документа в учреждение и подготовке корреспонденции к передаче по назначению.

3.2.2. Проверка правильности доставки имеет целью выявление корреспонденции, доставленной не по назначению. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности.

Все конверты, за исключением личной корреспонденции и писем в адрес общественных организаций, вскрываются. При этом проверяется целостность конвертов и наличие вложенных в них документов. При обнаружении повреждения, отсутствия документов или приложения к нему об этом сообщается отправителю. Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по конверту можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документа.

На всех входящих документах проставляется регистрационный штамп (приложение 5), фиксирующий факт и время поступления документа в учреждение, место проставления которого определено ГОСТ 6.39-72 (п. 2.1).

3.2.3. Документы в экспедиции сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые (в соответствии с перечнями нерегистрируемых документов).

Нерегистрируемые документы, документы в адрес общественных организаций и с пометкой "лично" непосредственно передаются по назначению.

Регистрируемые документы передаются по назначению после их рассмотрения и регистрации. Для этого документы на имя руководства учреждения и документы без указания конкретного адресата передаются в канцелярию, документы в адрес структурных подразделений - в структурные подразделения. При централизованной регистрации все указанные документы передаются в канцелярию.

3.2.4. В канцелярии и структурных подразделениях производится предварительное рассмотрение поступивших документов. При этом устанавливается должностное лицо или подразделение, которому следует передать на рассмотрение или исполнение поступивший документ.

Передача документов на рассмотрение или исполнение производится исходя из содержания и важности документа и в соответствии с функциями и компетенцией подразделений или должностных лиц, которым документ направляется.

Документы, адресованные должностным лицам, как правило, следует направлять непосредственно им. Если установлено, что документы адресованы неправильно, то их необходимо передать по назначению (согласно содержанию).

Руководству учреждения передаются документы партийных и правительственных органов, вышестоящих административных органов, а также другие важнейшие документы по принципиальным вопросам деятельности учреждения, содержащие необходимую для него информацию, исполнение которых требует решения руководства. Остальные документы передаются руководителям структурных подразделений либо непосредственно исполнителям.

В экстренных случаях исполнителям могут быть переданы документы, подлежащие рассмотрению руководством учреждения или его подразделений, с последующим докладом о них руководителю.

3.2.5. Предварительное рассмотрение поступивших документов осуществляются работники, имеющие необходимую квалификацию (помощники руководителей учреждения, референты по делопроизводству и др.), полномочные направить документ по назначению.

3.2.6. При предварительном рассмотрении документов следует руководствоваться положениями об учреждении и его структурных подразделениях, должностными инструкциями, классификаторами, номенклатурой дел, примерными схемами движения документов и другими материалами.

3.2.7. Документы должны передаваться руководству или непосредственным исполнителям в день их поступления. Телеграммы, телетайпограммы и другие срочные документы следует направлять на исполнение в первую очередь.

Когда в поступившем документе имеется ссылка на другие документы, последние подбираются и передаются руководству учреждения вместе с поступившим документом или соответствующей справкой.

3.2.8. При наличии в учреждении бюро писем заявления и письма трудящихся должны направляться в бюро непосредственно из экспедиции. Бюро производит регистрацию и предварительное рассмотрение заявлений и писем, направляя наиболее существенные из них, а также коллективные письма на рассмотрение руководству, а остальные - на исполнение в структурные подразделения.*(5)

3.2.9. Документы, подлежащие регистрации, после предварительного их рассмотрения регистрируются в канцелярии или структурном подразделении, после чего передаются руководителям учреждения и его структурных подразделений для рассмотрения по существу содержащихся в документах вопросов.

Результаты рассмотрения документов отражаются в резолюциях. Резолюции должны содержать ясное и исчерпывающее указание о порядке и характере исполнения документов и исполнителе.

Как правило, на документе должно быть не более одной резолюции. Последующие резолюции руководителей необходимы, когда в них детализируется порядок исполнения документа.

Рассмотрение документов должно производиться в кратчайший срок (как правило, в день поступления документа).

3.2.10. Документы могут быть зарегистрированы после рассмотрения соответствующими должностными лицами. В этом случае одновременно с заполнением регистрационной карточки осуществляется перенос на карточку текста резолюции, проставляются индексы подразделения-исполнителя и документа; документ ставится на контроль (если это необходимо).

Когда регистрация производится до рассмотрения документов руководством, их следует возвращать в канцелярию (секретарю учреждения) для перенесения текста резолюции на регистрационную карточку, а затем доставлять по назначению.

3.2.11. Документы в процессе исполнения передаются в соответствующие структурные подразделения поочередно либо одновременно в копиях.*(6)

Одновременная рассылка в копиях применяется, когда документ подлежит исполнению несколькими соисполнителями или с документом в короткий срок следует ознакомить ряд должностных лиц.

3.2.12. Ответственным за исполнение документа является лицо, указанное в резолюции первым. Ответственному исполнителю предоставляется право созыва соисполнителей.

Подлинник документа передается ответственному исполнителю, который обязан немедленно организовать его исполнение в установленный срок.

Соисполнители документа должны по требованию ответственного исполнителя представить все необходимые материалы. Соисполнители в равной мере несут ответственность за своевременную и качественную подготовку проектов документов.

Исполненные документы передаются для подшивки в дело в те структурные подразделения или тем работникам, которые производят формирование дел по соответствующим вопросам.

3.3. Порядок прохождения исходящих и внутренних документов в процессе их подготовки

3.3.1. Порядок прохождения исходящих документов состоит в составлении проекта документа, его изготовлении, согласовании, визировании (в необходимых случаях), подписании (утверждении), регистрации (регистрируемых документов) и отправке.

Для предварительного ознакомления и согласования проект документа может быть размножен и одновременно передан всем участвующим в его подготовке организациям и лицам.

До передачи подготовленного документа на подпись исполнитель должен проверить его содержание, правильность оформления, наличие необходимых виз и приложений к документу. Документ представляется на подпись вместе с материалами, на основании которых он готовился.

3.3.2. Исходящие документы подписываются руководством учреждения или руководителям структурных подразделений.

Документы, не требующие подписи руководителя учреждения, следует отправлять за подписью руководителей структурных подразделений в соответствии с их компетенцией.

Подписанные документы регистрируются и передаются в экспедицию для отправки.

Отправка ответов на предложения, заявлении и жалобы граждан производится через бюро писем.

3.3.3. Обработка отправляемой корреспонденции в экспедиции включает ее сортировку, адресование, фальцевание и вложение в конверты, заклеивание, определение и проставление стоимости отправления, составления списка на заказную почту и сдачу в отделение связи.*(7)

Документы передаются в экспедицию полностью оформленными с пометкой о категории почтового отправления (кроме простых отправлений). Отправлять документы заказной почтой без крайней необходимости не рекомендуется.

В экспедиции проверяется правильность оформления документов, наличие приложений, указанных в основном документе. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям.

Для документов, направляемых постоянным адресатам, используются конверты с адресами, напечатанными типографским способом или средствами оперативного размножения.

Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт.

Переданные в экспедицию документы на обработку должны быть обработаны и отосланы в тот же день.

3.3.4. Внутренние документы готовятся, оформляются и исполняются (используются) в пределах самого учреждения.

Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления, организуется в соответствии с общим порядком обращения исходящих, а на этапе исполнения (использования) - входящих документов.

Проекты распорядительных документов после подготовки и согласования их с соответствующими подразделениями передаются в юридическую службу учреждения (юрисконсульту) для проверки правильности содержания подготовленных документов действующему законодательству. После подписания указанные документы регистрируются и пересылаются для исполнения или ознакомления в подразделения учреждения, а в необходимых случаях за его пределы.

Особенностью прохождения протоколов является отсутствие этапов подготовки проекта документа, его визирования и согласования. Протоколы, содержащие поручения отдельным должностным лицам или подразделениям учреждения, передаются адресатам в виде размноженных экземпляров или выписок из протокола.

Докладные записки на имя руководителя учреждения или структурного подразделения, справки, сводки и другие внутренние документы оперативного характера рассматриваются должностным лицом, которому они направлены, после чего в общем порядке передаются для исполнения (использования) в соответствующие структурные подразделения либо помещаются в соответствующее дело.

3.4. Организация доставки документов

3.4.1. Доставка документов внутри учреждения осуществляется курьерской связью или с помощью технических средств.*(8)

Курьерами доставляются по назначению все входящие, исходящие и внутренние документы. Документы в пределах структурного подразделения могут доставляться секретарем структурного подразделения. Число доставок документов в течение дня зависит от характера деятельности учреждения и объема документооборота. В учреждениях I-ой категории следует осуществлять до 4 доставок документов в день. В остальных учреждениях - не менее 2 доставок. Срочная документация, включая телеграммы, доставляется немедленно.

3.4.2. Порядок доставки документов курьерами фиксируется в графике доставки документов, устанавливающем время и маршруты курьерской связи.

Графики курьерской связи могут разрабатываться сроком на 1 месяц, квартал, полугодие и год. Полугодовые и годовые маршруты разрабатываются при стабильной структуре и документообороте учреждения.

В учреждениях I-ой категории разрабатывается несколько маршрутов. За каждым курьером закрепляется соответственно один-два маршрута. Крупные структурные подразделения с большим объемом документооборота и машинописное бюро включаются одновременно в два или более маршрутов.

В учреждениях II-й и III-ей категорий организуется кольцевая курьерская связь, включающая в один маршрут все структурные подразделения.

В учреждениях IV-й категории, как правило, доставка документов осуществляется секретарем.

3.5. Порядок приема и передачи документов

3.5.1. Прием и передача входящих, исходящих и внутренних документов на всех этапах прохождения осуществляется, как правило, без расписок, но с обязательной отметкой в регистрационной карточке или других учетных формах. Под расписку могут передаваться контролируемые и другие наиболее важные документы.

3.5.2. Передача документов в пределах структурного подразделения должна производиться через секретаря, который делает соответствующую пометку в регистрационной карточке. О передаче документа из одного структурного подразделения в другое в обязательном порядке ставится в известность канцелярия учреждения или другая служба, где был зарегистрирован документ. В регистрационных карточках делается пометка о передаче документа.

Контролируемые и другие наиболее важные документы передаются через канцелярию или другую службу, контролирующую исполнение документа.

3.6. Учет объема документооборота

3.6.1. В учреждениях следует осуществлять учет объема документооборота. Под объемом документооборота понимается количество входящих, исходящих и внутренних документов учреждения за определенный период времени. Количественному учету подлежат все входящие, исходящие и внутренние документы учреждения. При определении объема документооборота раздельно подсчитывается количество основных документов и количество экземпляров (копий), изготовленных средствами оперативного размножения. Общее количество выражается дробью, где числитель обозначает количество основных документов, знаменатель - количество экземпляров (копий) документов.

3.6.2. Во всех учреждениях раздельному учету подлежит количество входящих, исходящих и внутренних документов, а также предложений, заявлений и жалоб граждан. В учреждениях I-й категории рекомендуется подсчитывать общее количество документов по видам, структурным подразделениям и корреспондентам (адресатам); для других категорий учреждений такая детализация подсчета применяется при необходимости.

Учет объема входящих и исходящих документов производится при первоначальной обработке или отправке документов (в экспедиции учреждения).

Подсчет внутренних документов осуществляется по месту подготовки или исполнения (использования) документа так, чтобы каждый документ учитывался только один раз.

3.6.3. Данные об объеме документооборота периодически (ежемесячно) суммируются в канцелярии (экспедиции) в специальной форме (Приложение 6).

Данные о документопотоках и объеме документооборота должны систематически анализироваться и учитываться при установлении структуры и штатной численности делопроизводственной службы учреждения, осуществлении мероприятий по усовершенствованию постановки делопроизводства в учреждении и его механизации, для анализа загруженности в работе подразделений учреждения и деятельности учреждения в целом.

Для учета объема документооборота и анализа документопотоков может использоваться вычислительная техника.

4. Регистрация документов и построение справочного аппарата

4.1. Общие правила регистрации документов

4.1.1. Регистрация документов - это запись необходимых сведений о документах с последующим проставлением на них делопроизводственного индекса и даты регистрации. Целью регистрации является обеспечение учета, контроля и поиска документов.

4.1.2. Основным принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ должен регистрироваться в данном учреждении только один раз. Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние - в день подписания.

4.1.3. Регистрация документов осуществляется, как правило, централизованно. Децентрализованная регистрация допускается в учреждениях I-й категории, в территориально разобщенных структурных подразделениях, а также в необходимых случаях, вызываемых особой спецификой деятельности учреждения.

4.1.4. Обязательной регистрации подлежат документы, поступающие из вышестоящих органов или направляемые в их адрес, важнейшие внутренние документы (приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, протоколы, докладные записки и др.), а также предложения, заявления и жалобы граждан. Документы, полученные от других учреждений или отправляемые в их адрес, регистрируются, при условии если они требуют ответа.

4.1.5. Каждое учреждение должно иметь перечень документов, не подлежащих регистрации службой делопроизводства. Перечень утверждается руководителем учреждения, если он включает нерегистрируемую документацию всего учреждения, или руководителем того структурного подразделения, на документы которого перечень распространяется (Приложение 7).

В перечень включаются не только поздравительные письма и телеграммы, пригласительные билеты, информация, присылаемая для сведения, но и все документы, проходящие через службу делопроизводства и подвергающиеся в отраслевых и функциональных структурных подразделениях и службах оперативному учету в специальных учетных формах. Например, бухгалтерские документы первичного учета регистрируются в бухгалтерии; месячные и квартальные отчеты подведомственных организаций учитываются в функциональных или отраслевых структурных подразделениях и др.

4.1.6. При регистрации документов используются следующие основные справочные материалы: перечень документов, не подлежащих регистрации службой делопроизводства; перечень структурных подразделений с их условными обозначениями; номенклатура дел; классификатор документов.

4.2. Индексация документов

4.2.1. Индексация документов в делопроизводстве - это проставление их порядковых номеров и необходимых условных обозначений при регистрации, указывающих место их исполнения (составления) и хранения.

4.2.2. Индекс входящего, исходящего и внутреннего документа, как правило, состоит из индекса дела по номенклатуре и регистрационного номера документа.

4.2.3. Исключение представляют индексы распорядительных документов (постановлений, распоряжений, приказов, приказов по личному составу и других), протоколов, а в отдельных случаях - предложений, заявлений и жалоб граждан. Индексами распорядительных документов и протоколов являются их регистрационные номера, которые присваиваются самостоятельно в пределах каждого вида документов. Индексы предложений, заявлений и жалоб граждан могут быть дополнены первой буквой фамилии автора документа.

4.3. Формы регистрации документов и порядок их заполнения

4.3.1. Для регистрации всех категорий входящих, исходящих и внутренних документов применяется единая регистрационная карточка (Приложения 8, 9).

4.3.2. Количество экземпляров регистрационной карточки определяется числом справочных и контрольных картотек во всех структурных подразделениях и звеньях, в которых документ будет исполняться и контролироваться.

4.3.3. В учреждениях с объемом документооборота до 500-600 документов в год допускается регистрация документов в журналах регистрации входящих, исходящих и внутренних документов (Приложения 10, 11).

4.3.4. При регистрации писем на карточках и в журналах, как правило, самостоятельно регистрировать следует только инициативный документ (запрос), составленный в данном учреждении или присланный из другого ведомства. Данные об ответном документе фиксируются в порядке дополнения к регистрационным записям на соответствующий инициативный документ. Заполнение граф карточки производится аналогично заполнению граф журнала.

4.3.5. Регистрационная карточка заполняется машинописным или рукописным способом.

4.3.6. Календарная шкала карточки должна использоваться для контроля за сроками исполнения документа; на ней отмечается дата, к которой документ должен быть исполнен. На карточке формата , в которой нанесены только нечетные числа, срок исполнения документа, если он приходится на четное число, отмечается днем раньше.

4.3.7. В графе "Корреспондент" пишется название организации, откуда поступил или куда направляется документ. При регистрации предложений, заявлений и жалоб граждан пишется их фамилия, имя, отчество, место работы или домашний адрес автора.

4.3.8. В графе "Дата поступления и индекс документа" отмечается дата поступления документа и индекс, который ему присваивается в организации, в которую он поступил.

4.3.9. В графе "Дата и индекс документа" проставляется дата документа и индекс, присвоенный документу организацией - автором документа.

4.3.10. В графе "Краткое содержание" указывается вид документа, его заголовок или краткое содержание.

4.3.11. При записи в карточку содержания резолюции указываются также ее автор и дата.

4.3.12. Запись об исполнении документа должна отражать решение вопроса по существу, дату и индекс ответного документа. Если составление письменного ответа не требуется - указывается конкретная запись о том, когда, кем и как решен вопрос, поставленный в инициативном документе.

4.3.13. В графе "Контрольные отметки" фиксируются отметки о контроле за сроками исполнения, которые должны содержать дату проверки и конкретные причины задержки исполнения документа. Графа может быть использована для записей, отражающих движение документа,

4.3.14. Графы регистрационной карточки "Фонд N", "Опись N", "Дело N " заполняются в архиве.

4.3.15. Бланки регистрационной карточки должны изготовляться типографским способом или методом оперативной полиграфии на бумаге формата (148x210 мм) и (105x148 мм) по ГОСТ 9327-60. Допускается цветовое различие карточек.

4.3.16. В необходимых случаях, вызываемых спецификой деятельности организации, допускается введение дополнительных реквизитов в регистрационной карточке, например: "Вид документа", "Количество листов", "Расписка в получении документа" и др. Расположение реквизитов произвольное.

Допускается также разделение сложных реквизитов карточки на составные части (например, "Дата поступления и индекс документа", "Дата и индекс документа").

4.4. Построение справочного аппарата

4.4.1. Регистрационные карточки систематизируются по определенной схеме в картотеках, составляющих основу справочного аппарата к служебным документам.

4.4.2. Справочный аппарат в делопроизводстве должен отвечать требованиям наиболее полного и разностороннего раскрытия состава и содержания документов, обеспечения их оперативного поиска и контроля за исполнением, быстрого получения необходимой документной информации.

4.4.3. Поиск документа в делопроизводстве, наблюдение за исполнением документа и поиск информации, заключенной в документе, наиболее полно обеспечивает справочная картотека.

Справочная картотека делится на две части: на неисполненные и исполненные документы.

Первая часть картотеки служит для поиска документа в процессе его исполнения по исполнителям, корреспондентам или срокам исполнения.

Вторая часть картотеки строится с учетом использования ее для поиска исполненных документов по определенному вопросу.

4.4.4. В учреждениях I-й, II-й и III-й категорий справочные картотеки могут вестись как в канцелярии (на переписку руководства и важнейшую внутреннюю документацию), так и в каждом структурном подразделении (на документы подразделения).

В учреждениях IV-й категории ведется единая справочная картотека (или заменяющие ее журналы регистрации) на все регистрируемые документы.

4.4.5. Разделами первой части картотеки на неисполненные документы являются названия корреспондентов или структурных подразделений (исполнителей).

Разделы и рубрики второй части картотеки соответствуют разделам и рубрикам классификатора. Если классификатором служит номенклатура дел, то разделы картотеки соответствуют структурным подразделениям учреждения, а рубрики - заголовкам дел и их индексам по номенклатуре.

4.4.6. Карточки из разделов первой части по мере исполнения документов с проставленными в них необходимыми отметками перемещаются в соответствующий раздел и рубрику второй части картотеки.

4.4.7. Картотека на заявления, предложения и жалобы граждан может вестись отдельно от основной картотеки; карточки в ней целесообразно располагать по алфавиту фамилий заявителей. Алфавитная картотека в случае необходимости может делиться по административно-территориальным единицам, а внутри этих делений - по алфавиту фамилий заявителей.

5. Организация контроля за исполнением документов

5.1. Задачи и правила контроля исполнения документов

5.1.1. Исполнение предложений, поручений и вопросов, содержащихся в документах, должно постоянно контролироваться. Контролю за исполнением подлежат наиболее важные входящие, исходящие и внутренние документы.

5.1.2. Организация контроля за исполнением документов должна обеспечивать их своевременное и качественное исполнение.

Действия по контролю за исполнением документов включают в себя непосредственную проверку и регулирование хода исполнения, учет и анализ результатов исполнения контролируемых документов в установленные сроки.

5.1.3. Контроль за исполнением документов и содержащихся в них поручений осуществляют руководители учреждения, руководители структурных частей и уполномоченные ими лица. Непосредственный контроль за исполнением документов возлагается, как правило, на делопроизводственный аппарат учреждения и специально создаваемую в нем контрольную службу.

В структурных подразделениях учреждения контроль за исполнением документов осуществляет секретарь или другое лицо, ответственное за делопроизводство.

5.1.4. Категории документов, подлежащих контролю, устанавливаются в соответствии с действующим законодательством и настоящими положениями, с учетом специфики деятельности учреждения, и закрепляются в перечне (Приложение 12).

По указанию руководства на контроль могут быть поставлены документы, не включенные в перечень.

5.2. Сроки исполнения документов

5.2.1. Сроки исполнения документов могут быть типовыми и индивидуальными.

5.2.2. Типовые сроки исполнения устанавливаются для определенных, наиболее массовых категорий документов, подлежащих контролю, в соответствии с существующим законодательством и примерным перечнем (Приложение 12).

В остальных случаях сроки исполнения документов, как правило, не должны превышать 10 дней. Более длительный срок может быть установлен для документов, сложных по характеру их исполнения.

Сроки исполнения предложений, заявлений и жалоб граждан устанавливаются в соответствии с Указом Президиума Верховного Совета СССР от 12 апреля 1968 г.

5.2.3. Индивидуальные сроки исполнения устанавливаются для наиболее важных документов руководителями учреждения и структурных подразделений или указываются в самом документе. При определении продолжительности срока исполнения учитывается содержание документа и практические возможности учреждения.

Индивидуальные сроки фиксируются в резолюции руководителя. Если индивидуальный срок исполнения документа отличается от типового срока, установленного для данной группы документации, временем исполнения считается индивидуальный срок.

5.2.4. Если во входящем документе указан срок, к которому предполагается получить ответ на исполненный документ, этот срок, как правило, должен соблюдаться.

5.2.5. Срок исполнения документа исчисляется с момента поступления его в учреждение.

5.2.6. Срок исполнения документа может быть продлен только лицом или учреждением, которые его установили. Продление срока исполнения должно быть оформлено сразу по получении документа исполнителем или не менее, чем за 2-3 дня до истечения срока исполнения документа, если в процессе исполнения выясняется невозможность соблюдения указанного срока. В противном случае документ считается не исполненным в срок.

5.2.7. Контроль за исполнением документов осуществляется с момента постановки документа на контроль.

В случае задержки в исполнении документов контрольная служба учреждения обязана принять меры для выяснения и устранения причин задержки и обеспечения своевременного исполнения документов.

5.3. Ведение контроля за исполнением документов

5.3.1. Контроль за исполнением документов рекомендуется вести на карточках. В качестве контрольных карточек используются дополнительные экземпляры регистрационных карточек, изготавливаемых при постановке документов на контроль.

Контроль за исполнением поручений, содержащихся во внутренних распорядительных документах, осуществляется также с помощью карточек. Контрольные карточки могут заводиться и на поручения руководства учреждения, отданные в устной форме.

5.3.2. На контрольных карточках и на контролируемых документах проставляются знак контроля "К" или штамп "контроль". Для отметки о контроле ГОСТ 6.39-72 отведено определенное место на левом поле бланка.

5.3.3. Карточки группируются в специальной контрольной картотеке или в соответствующем разделе справочной картотеки по срокам исполнения.

5.3.4. Данные о ходе исполнения документов, полученные посредством телефонного запроса или при произведенной проверке структурного подразделения - исполнителя вносятся в графу "Контрольные отметки" контрольной карточки. При этом прежние записи не зачеркиваются.

В учреждениях I-й и II-й категорий составляются и направляются в структурные подразделения - исполнителя, перечни не исполненных в срок документов (Приложение 13). После заполнения соответствующих граф перечни возвращаются в контрольную службу.

5.3.5. В учреждениях с большим объемом документооборота контроль за исполнением документов может производиться с помощью счетно-перфорационной и электронно-вычислительной техники.

В учреждениях II-й и III-й категорий для контроля за исполнением документов могут применяться ручные перфокартотеки (с краевой перфорацией и щелевые).

5.3.6. Контроль за исполнением предложений, заявлений и жалоб граждан осуществляется по картотеке писем граждан или по специальному разделу справочной картотеки.

5.3.7. Для контролируемых исходящих инициативных документов, по которым ожидается получение ответа, заводится отдельная контрольная картотека или выделяется специальный раздел в справочной картотеке. Карточки в них располагаются по срокам исполнения задания или по ожидаемым датам получения ответов.

Приблизительный срок ожидаемого ответа на инициативный документ проставляется на его копии при регистрации (если этот срок не указан в самом тексте документа).

5.3.8. Документ считается исполненным лишь тогда, когда решены поставленные в нем вопросы и корреспонденту дан ответ по существу. Если исполнение не документировалось, отметка об исполнении делается на самом документе - запросе и контрольной карточке.

5.3.9. После исполнения документы снимаются с контроля.

Снять документ с контроля может только то должностное лицо (или служба), которое поставило его на контроль; при этом на документе и карточке делается отметка о снятии с контроля.

Данные об исполнении документа и снятии с контроля вносятся в контрольную карточку.

5.4. Обобщение и анализ данных об исполнении документов

5.4.1. Данные о результатах исполнения контролируемых документов обобщаются по состоянию на 1-ое число каждого месяца и докладываются руководству учреждения.

В учреждениях I-й и II-й категорий ежемесячно составляются сводки об исполнении документов (приложение 14) и сводки рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан (приложение 15).

В учреждениях III-й и IV-й категорий составляется единая ежемесячная справка об исполнении документов с графой по исполнению предложений, заявлений и писем граждан.

5.4.2. Данные о ходе и результатах контроля за исполнением документов периодически анализируются. На основе анализа разрабатываются предложения по ускорению исполнения документов и повышению исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом.

6. Составление номенклатур и формирование дел

6.1. Составление номенклатур дел

6.1.1. Документы после их исполнения группируются в дела, представляющие собой совокупность документов или документ, относящийся к определенному вопросу или участку деятельности учреждения, подшитый в отдельную обложку.

6.1.2. В целях правильного формирования дел, обеспечивающего быстрый поиск документов по их содержанию, и видам, производится классификация документов в делопроизводстве.

Классификация документов закрепляется в номенклатуре дел, являющейся систематизированным списком наименований дел, заводимых в делопроизводстве, с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел утверждается в установленном порядке.

6.1.3. Номенклатура дел используется как схема распределения и группировки исполненных документов в дела, как указатель индексации документов и сроков хранения дел, схема построения справочной картотеки на исполненные документы, как учетный документ в архиве учреждения для дел временного хранения (до 10 лет включительно).

6.1.4. Основными принципами построения номенклатуры дел являются: единство в подходе к учету, систематизации, описанию и поиску документов; применение индексации документов, обеспечивающей внесение в соответствующие разделы номенклатуры изменений, добавлений и исправлений; стабильность индексов дел; сохранение за номенклатурой дел функции учета документов.

6.1.5. Номенклатуры дел подготавливаются структурными подразделениями учреждения.

Ответственность за разработку номенклатуры дел в учреждениях I-й и II-й категорий возлагается на канцелярию, в учреждениях III-й и IV-й категорий - на секретариат (секретаря).

6.1.6. Номенклатуры дел подразделяются на индивидуальные, примерные и типовые.

Индивидуальная номенклатура дел отражает документы одного конкретного учреждения.

Примерные и типовые номенклатуры дел разрабатываются в целях унификации группировки документов определенной категории учреждений с однотипным характером деятельности и составом документов (например, областные, краевые Советы депутатов трудящихся и их исполнительные комитеты; управления сельского хозяйства облкрайисполкомов; проектные институты системы Госстроя и т.д.).

Как правило, типовой номенклатурой устанавливается единая индексация дел для учреждений всей системы (ведомства, отрасли). Примерные номенклатуры дел имеют рекомендательный характер.

6.1.7. Примерные и типовые номенклатуры дел разрабатываются вышестоящими учреждениями (ведомствами) и служат основой для составления индивидуальных номенклатур в подведомственных организациях. Примерные и типовые номенклатуры дел являются методическими пособиями и обязательно согласовываются с архивными учреждениями.

При составлении индивидуальных номенклатур на основе типовых и примерных номенклатур должна быть учтена специфика формирования дел конкретного учреждения.

6.1.8. Каждое учреждение должно иметь номенклатуру дел (независимо от того, существует ли примерная или типовая номенклатура дел). Номенклатура дел составляется в соответствии с ГОСТ 6.39-72 и оформляется согласно ГОСТ 6.38-72.

Рекомендуется сводная форма номенклатура дел, отражающая документы всего учреждения и состоящая из номенклатур его подразделений (приложения 16, 17).

Сводная номенклатура дел учреждений I-й и II-й категорий должны иметь общую порядковую нумерацию для учета всех дел учреждения с сохранением индексов дел, отраженных в номенклатурах подразделений.

Учреждениям III-й и IV-й категорий рекомендуется сводная номенклатура с единой нумерацией и индексацией дел, где общий порядковый номер является частью индекса дела.

Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь строго определенный индекс и стабильный порядок расположения его составных частей.

Как правило, следует сохранять в номенклатуре дел одинаковые порядковые номера для однородных дел в пределах разных структурных подразделений.

Номенклатуры дел структурных подразделений разрабатываются их руководителями с привлечениями ведущих специалистов, согласовываются с канцелярией и архивом учреждения.

Сводная номенклатура дел готовится канцелярией на основе номенклатур подразделений и согласовывается с соответствующим архивным учреждением.

Сводные номенклатуры дел учреждений, не сдающих свои документы на государственное хранение, согласовываются с вышестоящими учреждениями соответствующего уровня.

После утверждения сводной номенклатуры дел руководителем учреждения структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.

6.1.9. Утвержденные номенклатуры дел действуют в течение ряда лет и подлежат пересоставлению и переутверждению в случае коренного изменения функций и структуры учреждения. Если таких изменений не произошло, номенклатура дел в конце каждого года уточняется и вводится в действие с I января следующего года. Ежегодный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного хранения и включается в раздел номенклатуры канцелярии (секретариата).

6.1.10. Составлению номенклатуры дел предшествует изучение состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе реализации учреждением управленческих функций. При этом используются: положения (уставы) об учреждении и его структурных подразделениях, планы и отчеты о работе учреждения, штатные расписания, действующие перечни документов, классификаторы, номенклатуры дел за прошлые годы, список структурных подразделений и корреспондентов, описи дел постоянного и долговременного хранения, справочные картотеки.

6.1.11. Выбор классификационной схемы номенклатуры дел должен основываться на учете организанионно-структурного построения аппарата учреждения и выполняемых учреждением функций.

Классификационными делениями (разделами и подразделами) номенклатуры дел могут быть как внутренние подразделения организационной структуры учреждения, так и управленческие функции или направления деятельности учреждения.

6.1.12. В номенклатуру должны быть включены все дела и документы, которые отражают документируемые участки работы и отдельные вопросы деятельности учреждения.

В номенклатуру исключаются также дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий учреждения или прекращения его деятельности. Например, дела избирательных комиссий по выборам в органы государственной власти включаются в сводную номенклатуру Совета депутатов трудящихся и его исполнительного комитета; дела ликвидационной комиссии - в сводную номенклатуру ликвидируемого учреждения.

Дела общественных организаций учреждения (профсоюзной, народного контроля, добровольных обществ и т.д.), органов и подразделений учреждения, действующих на общественных началах (общественных отделов, общественных инспекторов, общественных комитетов, общественных комиссий, общественных товарищеских судов, общественных Советов и т.п.) - включаются в номенклатуру дел учреждений, при которых они созданы.

В номенклатуру также включаются незаконченные делопроизводством дела, поступившие из другого учреждения для их продолжения, а также все справочные картотеки к документам.

Не включаются в номенклатуру дел печатные издания, сборники постановлений Совета Министров СССР и Совета Министров союзной республики, Ведомости Президиума Верховного Совета СССР и Президиума Верховного Совета союзной республики, брошюры, справочники, информационные листки, бюллетени, реферативные журналы, экспресс-информация и другие подобные материалы.

6.1.13. Индексы дел в учреждениях I-й и II-й категорий состоят из обозначения структурных подразделений или классификационных индексов и порядкового номера дела в пределах структурного подразделения; в учреждениях III-й и IV-й категорий индекс дела состоит из обозначения структурного подразделения или классификационного индекса и порядкового номера дела (валового по номенклатуре). В конце года учитывается общее количество томов (дел).

В течение всего срока действия номенклатуры в ней своевременно проставляются отметки о заведении дел, о передаче их в архив учреждения, о переходящих делах, о выделении к уничтожению дел, о липах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другое учреждение для продолжения.

6.1.14. В номенклатуре указываются наименования разделов и подразделов классификационной схемы и наименования (заголовки) дел.

Разделы и подразделы в схеме номенклатуры дел, как правило, располагаются в соответствии с утвержденной структурой учреждения. При этом рекомендуется в качестве первого раздела номенклатуры указывать канцелярию (секретариат). После структурных подразделений в порядке значимости должны располагаться общественные организации.

Примечание. Действующие на общественных началах структурные подразделения и органы учреждения располагаются непосредственно за основными структурными подразделениями.

В номенклатуре дел, построенной по производственно-отраслевой и функциональной схемам, ее разделами и подразделами являются управленческие функции и отрасли, которые располагаются в ней в порядке их значимости. За ними располагаются разделы, характеризующие деятельность учреждения на общественных началах и деятельность его общественных организаций.

Заголовки дел располагаются в соответствующих разделах и подразделах номенклатуры.

Заголовки дел формируются на основе определений документируемых участков работы и вопросов деятельности учреждения. К ним добавляется название рода заводимого дела (переписка, дело) или вида документов (приказы, протоколы, акты), а также уточняющие содержание дела данные об авторе документов, корреспондентах, датах событий, указания о подлинности или копийности документов и т.д.

При составлении заголовка соблюдается политически правильное отражение информации о событиях, фактах и явлениях, а также краткость и четкость его формулировки.

6.1.15. Если в течение года в учреждении возникают новые документируемые участки работы и непредусмотренные формируемые из документов дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. С этой целью в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

6.1.16. По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел.

6.2. Формирование дел

6.2.1. Формированием дел называется группировка документов в дела в соответствии с номенклатурой.

6.2.2. Формирование дел, как правило, должно осуществляться централизованно по месту регистрации документов. Децентрализованное формирование дел допускается в учреждениях I-й и II-й категорий; при территориальной разобщенности структурных подразделениях, а также в необходимых случаях, вызываемых спецификой деятельности учреждения.

Структурные подразделения учреждения в централизованном порядке группируют в дела документацию по профилю своего подразделения.

В учреждениях III-й и IV-й категорий канцелярия осуществляет формирование дел всего учреждения.

Во всех категориях учреждений не рекомендуется формирование и хранение дел у исполнителей.

6.2.3. При формировании дел требуется строго соблюдать их объем и состав документов, которые должны помещаться в данное дело. Включение в дело документов, не относящихся к нему, а также черновиков, вариантов, размноженных копий и документов, подлежащих возврату, не допускается.

В процессе группировки документов проверяется правильность оформления документов (наличие подписей, даты, индекса, отметок "В дело N ...", заверительной подписи и т.п.). Недооформленные и неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю на доработку.

Документы постоянного и временного срока хранения следует группировать в отдельные дела.

Каждое дело должно содержать не более 250 листов (30-40 мм толщины).

6.2.4. В дела группируются документы одного делопроизводственного года. Исключение составляют переходящие дела.

6.2.5. Приложения большого объема следует группировать в отдельные тома. Небольшие приложения присоединяются к тем документам, к которым они относятся.

6.2.6. Расположение документов внутри дела производится в порядке разрешения вопросов, хронологии, алфавита, индексации (нумерации) и т.п. Эти принципы могут варьироваться и комбинироваться.

Преимущественное значение имеет вопросный принцип систематизации, предусматривающий расположение документов в логической последовательности решения того или иного вопроса. Такая систематизация в основе своей совпадает с расположением документов по их датам (подписания, поступления, исполнения).

6.2.7. При хронологическом порядке расположения документов постоянного срока хранения наиболее ранние документы располагаются в начале дела.

6.2.8. Методическое руководство и контроль за правильностью формирования дел осуществляет канцелярия учреждения.

6.3. Систематизация отдельных категорий документов

6.3.1. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

6.3.2. Документы коллегий группируются в два дела: 1) протоколы и решения коллегии, 2) документы к заседаниям коллегии (повестка дня, доклады, справки, заключения, проекты решений и другие документы).

6.3.3. Документы заседаний исполкомов местных Советов депутатов трудящихся группируются в два дела: 1) протоколы со всеми приложениями к ним, 2) решения.

6.3.4. Протоколы располагаются в деле в прямом хронологическом порядке и по номерам. Документы к заседаниям, сгруппированные в отдельное дело, систематизируются по номерам протоколов заседаний.

Внутри группы документов, относящихся к одному протоколу, производится их систематизация в последовательности решения вопросов: сначала подшивается инициативный документ, а затем другие документы, относящиеся к данному вопросу.

6.3.5. Поручения вышестоящих органов группируются в дела по направлениям деятельности учреждения. Документы внутри дел располагаются в хронологическом порядке.

6.3.6. Приказы по личному составу и заменяющие их записки о приеме на работу и об увольнении группируются отдельно от приказов руководителя учреждения по основной деятельности.

6.3.7. Планы, отчеты, сметы группируются отдельно от проектов этих документов.

6.3.8. Документы в личных делах располагаются в следующем порядке: внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле; заявление о приеме на работу, направление или представление; анкета; листок по учету кадров; автобиография; документы об образовании; выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении (копии записок о приеме на работу, о переводе, увольнении); дополнение к личному листку по учету кадров; дополнение к личному делу по учету поощрений; справки и другие документы, относящиеся к данному лицу.*(9)

Копии приказов о наложении взыскания, о поощрениях, изменении фамилии и т.д. в связи с вынесением этих записей в дополнение к личному листку по учету кадров, в личное дело не помещаются.

6.3.9. Справки с места жительства, медицинские справки о состоянии здоровья и другие документы второстепенного значения группируются отдельно от личных дел в дела временного хранения.

6.3.10. Лицевые счета рабочих и служащих и другие подобные документы группируются в самостоятельные дела в пределах года и располагаются в них по алфавиту фамилий.

6.3.11. Предложения, заявления и жалобы граждан формируются раздельно: предложения и заявления граждан по улучшению работы данного учреждения или подведомственных ему предприятий и организаций; заявления граждан по личным вопросам.

Документы в этих делах располагаются в хронологическом или алфавитном порядке.

Каждое заявление (жалоба) и документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу. В случае получения повторного заявления (жалобы) или возникновения дополнительных документов они подшиваются в данную группу документов.

6.3.12. Переписку следует группировать в дела за период календарного или учебного года.

В дело переписки помещаются все документы, возникшие в ходе решения вопроса. Переписка систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом.

При возобновлении переписки по определенному вопросу документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела за предыдущий год, в котором хранятся предшествующие документы по этому вопросу.

Переписка с правительственными и вышестоящими учреждениями группируется по конкретным вопросам.

6.3.13. На каждое поданное рационализаторское предложение формируется отдельное дело из следующих основных документов: внутренней описи документов, находящихся в деле; рационализаторского предложения - заявления с описанием сущности предложения, с приложением в необходимых случаях чертежей, схем, эскизов; справки заявителю о получении от него рационализаторского предложения; письма заявителю о результатах рассмотрения его предложения; решения о внедрении или отклонении рационализаторского предложения; переписки по рационализаторскому предложению.

6.3.14. На каждую поступившую заявку о выдаче диплома на открытие, авторского свидетельства и патента на изобретение заводится отдельное дело. В нем группируются следующие документы: внутренняя опись документов, находящихся в деле; заявление о выдаче диплома на открытие, авторского свидетельства (патента) на изобретение; описание предполагаемого открытия, изобретения; чертежи; справка о приеме заявки к рассмотрению; дополнения и исправления к описанию изобретения (открытия) и чертежам; заключение о наличии новизны в открытии (либо об ее отсутствии); заключение о полезности предполагаемого изобретения; данные экспертизы на новизну; решение о выдаче диплома на открытие, авторского свидетельства, патента на изобретение; публикации в Бюллетене изобретений; переписка по заявке на изобретение (открытие).

7. Подготовка документов к последующему хранению и использованию

7.1. Подготовка документов к последующему хранению и использованию включает: экспертизу научной и практической ценности документов; оформление дел; описание дел; обеспечение сохранности документов; передачу дел в архив учреждения.

7.2. Экспертиза научной и практической ценности документов

7.2.1. Экспертиза ценности документов - это определение политического, народно-хозяйственного, социально-культурного и иного значения документов в целях их отбора на хранение и установления сроков хранения.

7.2.2. Экспертиза ценности документов осуществляется постоянно действующей экспертной комиссией учреждения (ЭК).

В учреждениях I-й категории рекомендуется создавать центральные экспертные комиссии (ЦЭК) и ЭК в структурных подразделениях.

7.2.3. Экспертная комиссия назначается приказом руководителя учреждения в составе не менее четырех-пяти человек, под председательством одного из руководящих работников. О ней разрабатывается специальное положение. ЭК руководствуется в работе действующими перечнями и номенклатурами дел.

Экспертная комиссия учреждения осуществляет следующие функции:

- рассматривает проекты номенклатур дел учреждения и его структурных подразделений;

- организует ежегодный отбор документов на хранение и уничтожение;

- рассматривает описи на дела постоянного хранения, подлежащие передаче в государственный архив, и описи на дела по личному составу постоянного и долговременного хранения, выносит решения о представлении их на утверждение экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архивного учреждения;

- рассматривает акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению;

- рассматривает предложения об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных действующими перечнями, и выносит решения о представлении этих предложений на утверждение архивного учреждения;

- участвует в подготовке и рассмотрении проектов перечней документов, типовых и примерных номенклатур дел и других методических пособий по делопроизводству и работе архива учреждения;

- осуществляет инструктаж, консультации и контроль за деятельностью ЭК структурных подразделений и ЭК подведомственных учреждений;

- оказывает методическую и практическую помощь подведомственным учреждениям, не состоящим на учете архивных учреждений, по вопросам рассмотрения и согласования номенклатур дел, описей, актов и методических пособий по организации, хранению и учету документов,

7.2.4. Члены ЭК с участием других специалистов учреждения проверяют правильность проведенного отбора документов на хранение и уничтожение путем просмотра описей, актов и документов. Непосредственный отбор документов производится делопроизводственным персоналом учреждения. Методическую помощь и контроль за деятельностью экспертной комиссии осуществляют работники архива учреждения. Заседания ЭК протоколируются.

7.2.5. Решения ЭК утверждаются руководством учреждения, а в некоторых случаях и архивным учреждением.

Обязательному утверждению архивного учреждения подлежат: решения ЭК об утверждении описей на дела, подлежащие постоянному хранению, в том числе и по личному составу; предложения о сокращении сроков хранения документов, установленных типовыми и примерными номенклатурами дел; предложения об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями, типовыми и примерными номенклатурами дел.

Согласованию с архивными учреждениями подлежат также методические разработки учреждений о постановке делопроизводства и работы архива.

7.2.6. Отбор документов к уничтожению оформляется актом (Приложение 18). Акты рассматриваются ЭК учреждения (структурного подразделения), подписываются председателем и ее членами и утверждаются руководством учреждения.

Уничтожение включенных в акт документов производится учреждением после того, как описи на дела постоянного хранения за соответствующий период времени утверждены архивным учреждением. Исключение составляют документы, для которых действующими перечнями установлены временные сроки хранения с отметкой ЭПК. Их уничтожение должно согласовываться с архивным учреждением.

7.3. Оформление дел

7.3.1. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи.

Дела постоянного и долговременного хранения при заведении дел подшиваются в твердую обложку, листы дела нумеруются. В конце дела на отдельном листе делается заверительная надпись.

7.3.2. Дела кратковременного хранения (до 10 лет включительно) оформляются упрощенно: дела не подшиваются, листы в них не нумеруются, уточнение обозначений на обложках не производится, описи на дела не составляются, учет ведется по номенклатуре дел.

7.3.3. В процессе группировки документов в дела постоянного хранения составляется внутренняя опись документов, находящихся в деле (Приложение 19), которая помещается в начале дела и включает указание индексов документов, краткого содержания, дат и номера листов в деле. Листы внутренней описи нумеруются отдельно; их количество обозначается в заверительной надписи после общего количества листов дела через знак + (плюс).

Внутреннюю опись рекомендуется составлять для дел постоянного хранения, сформированных по видам и разновидностям документов, заголовки которых не полностью раскрывают их содержания.

7.3.4. Обложка при заведении дел оформляется в соответствии с ГОСТ 17914-72 (Приложение 20).

7.3.5. По окончании делопроизводственного года в оформление обложки дел постоянного и долговременного хранения вносятся необходимые уточнения:

- если название учреждения (его структурного подразделения, вышестоящего ведомства ) изменилось или дело было передано для окончания в другое учреждение (структурное подразделение), на обложку дописывается название этого учреждения (структурного подразделения);

- в заголовки дел, содержащих распорядительные документы (приказы, протоколы, постановления) вносятся их номера; указывается подлинность или копийность документов; если дело с перепиской состоит из нескольких томов, то заголовок по номенклатуре в каждом томе уточняется указанием корреспондента, автора, территории и др.; для каждого тома указывается дата (число, месяц, год) начала и окончания каждого тома. Точные даты проставляются и на обложках, если это необходимо для быстрого поиска документов в последующем;

- если в деле имеются документы-приложения за более ранние годы, чем год образования дела, на его обложке под датой делается оговорка: "имеются документы за такие-то годы";

- из заверительной надписи на обложку дела выносится количество листов в деле;

- при внесении дел в опись на обложке дела проставляется номер дела по описи и, по согласованию с архивом учреждения,- номер описи и фонда.

7.3.6. Надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения следует производить четко, светостойкими чернилами или тушью. По сложным вопросам, связанным с оформлением дел, подлежащих передаче на государственное хранение, необходимо консультироваться с соответствующим государственным архивом.

7.4. Описание документов постоянного и долговременного хранения

7.4.1. По окончании делопроизводственного года на дела постоянного и долговременного хранения составляются описи дел, (Приложения 21, 22) Опись представляет собой систематизированный перечень заголовков и других необходимых сведений о составе и содержании дел. Описи на дела постоянного хранения, предназначенные для последующей передачи в государственные архивы, подлежат утверждению ЭПК архивного учреждения через два года после завершения дел в делопроизводстве"

7.4.2. Описи составляются раздельно на дела постоянного и долговременного хранения и на дела по личному составу. Дела по личному составу со сроками хранения "постоянно" могут по согласованию с архивными учреждениями, включаться в описи на дела постоянного хранения.

7.4.3. Описи составляются делопроизводственным персоналом структурных подразделений учреждения при методической помощи архива учреждения, а в необходимых случаях - архивного учреждения.

7.4.4. Описи составляются: на дела постоянного хранения как учреждения в целом (для бесструктурных учреждений, учреждений с централизованным формированием и хранением дел, учреждений, образующих в процессе своей деятельности до 200 дел постоянного хранения), так и на дела каждого структурного подразделения в отдельности (для учреждений, имеющих сложную структуру и образующих свыше 200 дел постоянного хранения в структурных подразделениях).

Опись ведется с единой валовой нумерацией в течение нескольких лет и заканчивается по согласованию с соответствующим архивным учреждением.

7.4.5. Опись состоит из годовых разделов. При составлении описи на дела каждого структурного подразделения в отдельности создается несколько годовых разделов описи (по числу структурных подразделений и общественных организаций).

7.4.6. В годовом разделе описи дела канцелярии располагаются в начале описи, а общественных организаций - в конце описи.

В годовой раздел описи подлежат внесению дела постоянного хранения, которые не завершены делопроизводством в течение года. В этом случае в конце годовых разделов описи каждого следующего года, в течение которых дело продолжалось делопроизводством, необходимо указывать: "Документы по данному году см. также в разделе за __________ год, N _________".

7.4.7. Годовые разделы описей (Приложение 22) на дела постоянного хранения предшествующего делопроизводственного года составляются в четырех экземплярах, заверяются лицом, ответственным за делопроизводство, подписываются председателем ЭК (после утверждения описи комиссией) и согласовываются с руководителем учреждения.

Четыре экземпляра годового раздела описи на дела постоянного хранения направляются на утверждение в соответствующее архивное учреждение. Один экземпляр описи после утверждения остается в государственном архиве, остальные возвращаются учреждению.

В соответствии с утвержденными годовыми разделами описи учреждение обязано в установленные сроки сдать, а государственный архив принять на хранение внесенные в опись дела.

Описи на дела долговременного хранения составляются в двух экземплярах, оформляются аналогично описям на дела постоянного хранения, в архивное учреждение не направляются.

7.4.8. При передаче документов на государственное хранение описи должны иметь: оглавление, список сокращенных слов, предисловие, указатели, заверительный лист (Приложение 23). Опись на дела долговременного хранения состоит из тех же элементов. Заглавный лист описи (Приложение 21) составляется при первой передаче дел в государственный архив.

7.4.9. Каждое дело (том) имеет по описи самостоятельный порядковый номер. Дела в описях рекомендуется систематизировать в соответствии с номенклатурой дел (в эту систематизацию могут быть внесены уточнения). Документы по личному составу систематизируются в описи по алфавиту, тематике, хронологии.

7.5. Обеспечение сохранности документов

7.5.1. Лица, ответственные за ведение делопроизводства, призваны обеспечить сохранность документов.

Дела с момента заведения их в делопроизводстве и до сдачи в архив учреждения или уничтожения могут храниться как в рабочих комнатах,так и в специально отведенных пригодных закрывающихся помещениях. Дела помещаются корешками наружу в закрывающихся шкафах канцелярского типа, предохраняющих документы от пыли, воздействия солнечного света и обеспечивающих их сохранность.

7.5.2. Изъятие и выдача каких-либо документов из дел постоянного хранения не разрешается. В исключительных случаях (например, по требованию судебно-следственных органов) такое изъятие производится с разрешения руководителя учреждения с обязательным оставлением в деле точной заверенной копии изъятого документа и вложением акта о причинах изъятия подлинника.

7.5.3. В течение делопроизводственного года на выданное при служебной необходимости дело заполняется карточка-заместитель. В ней указывается структурное подразделение, номер дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

7.6. Передача дел в архив учреждения

7.6.1. В архив учреждения передаются дела постоянного и долговременного хранения через год после завершения их в делопроизводстве структурных подразделении. Дела временного хранения передаются в архив по усмотрению руководства учреждения.

7.6.2. Сдача дел в архив учреждения осуществляется по графику, утвержденному руководством учреждения. Архив принимает дела по описям и номенклатурам дел. Вместе с делами передаются регистрационные карточки на документы, для пополнения ими справочного аппарата архива.

Если отдельные дела необходимо оставить в делопроизводстве для текущей работы, архив учреждения оформляет выдачу этих дел во временное пользование.

Заведующий архивом расписывается в приеме дел на всех экземплярах годовых разделов описей, указывая дату приема и количество принятых дел. Один экземпляр годовых разделов описей возвращается сдатчику, остальные остаются в архиве учреждения.

7.6.3. До передачи в государственные архивы документы, подлежащие государственному хранению, хранятся в архивах учреждений в течение следующих сроков:

- в архивах высших органов государственной власти и органов государственного управления Союза ССР, союзных и автономных республик, ВЦСПС и Центросоюза - 15 лет;

- в архивах учреждений: общесоюзного и республиканского подчинения - 15 лет; краевого, областного и окружного подчинения - 10 лет; городского и районного подчинения - 5 лет; в колхозах и совхозах - 5 лет. Материалы по личному составу хранятся в архивах учреждений 40 лет, записи актов гражданского состояния - 75 лет.

По истечении указанных сроков документы, подлежащие государственному хранению, передаются из архивов учреждений в государственные архивы.

Главным архивным управлением при Совете Министров СССР предоставлено право главным архивным управлениям - архивным управлениям союзных республик определять категории учреждений, от которых производится или не производится прием документов в государственные архивы, а также устанавливать категории документов, подлежащих государственному хранению.

8. Основы организации труда делопроизводственного персонала

8.1. Общие требования к организации труда работников делопроизводства

8.1.1. Организация труда работников делопроизводства в каждом учреждении призвана обеспечить наиболее эффективную работу аппарата управления в условиях действующей системы управления и применяемых средств управленческой техники.

8.1.2. Организация труда работников делопроизводства и его взаимосвязи с организацией и техникой управления в любом учреждении включает в себя решение следующих вопросов:

- четкое организационное построение службы делопроизводства, выбор наиболее рациональной системы делопроизводства (централизованной или децентрализованной);

- правильное разграничение функций по делопроизводственному обслуживанию между подразделениями и отдельными исполнителями, внедрение передовых приемов и методов труда;

- регламентацию должностного и количественного состава делопроизводственного персонала, повышение его квалификационного уровня культуры в работе;

- рациональную организацию рабочих мест, обеспечение благоприятных условий труда работников делопроизводства и его нормирование.

8.1.3. Рациональное разделение труда работников делопроизводственного обслуживания в учреждениях определяется должностными инструкциями и предусматривает: равномерную их загрузку в течение рабочего дня (месяца, года) при нормальной напряженности труда на каждом рабочем месте; распределение между исполнителями работ по сложности их выполнения и квалификации исполнителей.

Основой для разработки должностных инструкций работникам делопроизводства учреждений является Квалификационный справочник должностей служащих*(10), в котором по каждой должности указано, что должен знать работник, его основные обязанности и квалификационные требования. При составлении должностных инструкций работникам службы делопроизводства, не включенным в квалификационный справочник (методисту по рационализации делопроизводства, инспектору по учету и регистрации корреспонденции, инспектору по учету и регистрации писем граждан, редактору секретариата, корректору), могут быть использованы типовые должностные инструкции, приведенные в Приложении 24.

8.2. Структура и функции служб делопроизводства

8.2.1. Вся работа по делопроизводственному обслуживанию в учреждениях осуществляется специальной службой - канцелярией, положение о которой разрабатывается на основе типового положения, приведенного в Приложении 25.

8.2.2. Структура канцелярии устанавливается в зависимости от отнесения учреждения к одной из четырех категорий и в соответствии с типовой структурой. (Приложения 26, 27, 28).

В небольших учреждениях, не имеющих в своем составе канцелярии, функцию делопроизводственного обслуживания выполняет секретарь руководителя учреждения.

Для выполнения каждой функции в составе канцелярии предусматривается соответствующее подразделение. При небольшом объеме документооборота допускается совмещение различных функций в одном подразделении или одним исполнителем.

В условиях автоматизированной системы управления делопроизводственное обслуживание в учреждениях I-й и II-й категорий может быть возложено на документационные центры (в учреждениях III-й и IV-й категорий - на документационные бюро), призванные осуществлять наряду с функциями канцелярии централизованное документационное обеспечение всех структурных подразделений.

8.2.3. Основными функциями канцелярии учреждения являются: прием, регистрация (учет), распределение документов и доставка их исполнителям, оформление и отправка исходящих документов; стенографирование и печатание документов; контроль за сроками исполнения документа; формирование дел и сдача в архив; хранение и обеспечение использования документальных материалов в делопроизводстве и архиве учреждения; методическое руководство всеми звеньями учреждения в области делопроизводства в целях его систематического совершенствования; повышение квалификации делопроизводственного персонала; контроль за ведением делопроизводства в подведомственных организациях.

Работа канцелярии должна строиться так, чтобы руководители и специалисты учреждения были освобождены от функций по делопроизводственному обслуживанию.

8.3. Должностной и численный состав делопроизводственного персонала

8.3.1. Наименования должностей работников канцелярии учреждения устанавливаются в соответствии с Единой номенклатурой должностей служащих*(11) (Приложение 29).

Для специалистов и технических исполнителей учреждений, которые наряду с исполнительскими функциями осуществляют руководство одним или несколькими подчиненными ему исполнителями, могут быть установлены должности старших (например, старший инженер, старший техник и т.д.). Должности старших могут устанавливаться в виде исключения и при отсутствии в их непосредственном подчинении исполнителей, если на указанных работников, помимо широкого круга обязанностей как исполнителей, возлагаются функции руководства самостоятельным участком работы при нецелесообразности создания отдельного структурного подразделения.

8.3.2. Численность работников делопроизводственных служб предприятий определяется в соответствии с утвержденными нормативами численности по функции общего делопроизводства. При этом в качестве основных факторов принимается объем документооборота и общая численность работников предприятия.

8.3.3. Численность работников делопроизводственных служб в учреждениях определяется на основе типовых норм времени на работы по делопроизводственному обслуживанию*(12) и объема документооборота, а также анализа организации и затрат труда работников служб.

8.4. Нормирование делопроизводственных работ

8.4.1. Нормирование делопроизводственных работ имеет целью определение численности работников, необходимой для эффективного выполнения всего объема работ по данной функции управления на предприятии, в учреждении или в их структурных подразделениях, а также установление трудности выполнения отдельных видов работ в целях более правильной расстановки исполнителей, учета индивидуального вклада каждого работника в общий труд и материального стимулирования за результаты труда.

8.4.2. Для определения необходимой численности служащих в целом по функции "Общее делопроизводство" на промышленных предприятиях или в учреждениях применяются укрупненные нормативы численности. Нормативные формулы при этом разрабатываются и утверждаются соответствующими министерствами.

8.4.3. Определение трудоемкости отдельных видов работ (операций) по делопроизводственному обслуживанию, а также решение других вопросов совершенствования организации труда работников в условиях конкретного предприятия, учреждения или их структурного подразделения осуществляется на основе норм времени (типовых или местных). При этом численность работников службы делопроизводства определяется путем составления суммарной трудоемкости работ (нормируемых и ненормируемых) и фонда рабочего времени одного работника.

8.4.4. Нормирование делопроизводственных работ по типовым нормам времени предполагает проведение организационно-технических мероприятий по созданию соответствующих условий работы исполнителей (организации рабочих мест, оснащенность оргтехникой, условия труда и т.д.) и осуществление необходимого инструктажа исполнителей.

8.4.5. В случае, когда уровень организации труда на предприятии, в учреждении или в их структурных подразделениях превышает предусмотренный в действующих нормативных материалах, нормирование делопроизводственных работ следует осуществлять на основе местных норм времени или путем непосредственного анализа затрат рабочего времени в конкретном подразделении.

8.5. Основные требования к оборудованию рабочих мест

8.5.1. В каждом учреждении необходимо осуществлять мероприятия по рациональной организации рабочих мест делопроизводственного персонала. Рабочее место - зона трудовой деятельности одного или нескольких исполнителей, оснащенная необходимыми средствами для выполнения должностных обязанностей.

8.5.2. При размещении в служебных помещениях делопроизводственных служб необходимо учитывать их взаимосвязь в работе и последовательность прохождения документов в учреждении.

8.5.3. Рациональная организация рабочих мест предполагает правильную планировку их, оснащение необходимой мебелью, техническими средствами и вспомогательными устройствами.

8.5.4. В соответствии с действующими нормами площадь служебных помещений устанавливается из расчета четырех квадратных метров на одного работника*(13).

8.5.5. В комплект мебели для оборудования рабочих мест входят: письменные столы (обычные и специализированные); вспомогательные столы и тумбочки для хранения справочного материала, для установки пишущей машины, диктофонов, телефонов, картотеки и др.; кресла, стулья (подъемно-поворотные); шкафы обычного типа и специальные (для документов).

8.5.6. Работники службы делопроизводства должны быть обеспечены необходимыми инструктивными и справочными материалами, номенклатура которых определяется характером их работы (например, должностные инструкции, инструкции по ведению делопроизводства, орфографический словарь, списки телефонов работников учреждений и т.д.).

8.6. Условия труда работников делопроизводства

8.6.1. Условия труда - совокупность факторов производственной среды, оказывающих влияние на здоровье и работоспособность человека в процессе труда.

Мероприятия по улучшению условий труда работников службы делопроизводства должны быть направлены на повышение их работоспособности и сохранение здоровья путем создания нормального освещения (местного и общего), необходимой чистоты, влажности и температуры воздуха, благоприятной окраски рабочего помещения, устранения шумов, установления правильного режима труда и отдыха, повышения общей культуры труда.

8.6.2. Освещенность помещений в зависимости от их назначения должна удовлетворять требованиям действующих норм (см. п. 8.5.4.). Для обеспечения рассеянного освещения при малой яркости светильников рекомендуется применять люминесцентные лампы типа ЛБ и ЛХБ.

8.6.3. В соответствии с действующими нормами температура в служебных помещениях должна быть в пределах 18-20°С; относительная влажность воздуха должна равняться в зимний период 45-50% и летний - 50-55%.

8.6.4. Уровни посторонних шумов, проникающих в служебные помещения извне, в соответствии с действующими нормами не должны превышать 40 дб.

8.6.5. В соответствии с требованиями технической эстетики выбор окраски помещений должен производиться с учетом особенностей климата, условий работы и характера освещения помещений (например, салатный, светло-голубой в южных районах страны; светло-желтый - в северных районах).

8.6.6. Улучшению состава воздуха и снижению нервно-психического и зрительного утомления работников способствует размещение в служебных помещениях цветов. В небольших помещениях цветы следует размещать на стенках; при достаточном свете растения могут устанавливаться также на полу. Они не должны занимать проходы, загромождать оконные проемы и светильники.

8.6.7. В процессе труда работников службы делопроизводства рекомендуется проведение регламентированных перерывов для предупреждения утомления.

Периодичность указанных перерывов зависит от характера выполняемой работы. Например, в машинописных бюро целесообразно вводить перерывы длительностью 3-4 минуты через каждые 45 минут работы.

Физкультурная пауза проводится дважды в день: первая - через 2-2,5 часа после начала работы, вторая - через 2-2,5 часа во второй половине дня (примерный комплекс упражнений для производственной гимнастики машинисток приводится в Приложении 30).

9. Механизация делопроизводственных процессов

9.1. Общие принципы механизации делопроизводственных процессов

9.1.1. Механизация делопроизводственных процессов представляет собой применение прогрессивных технических средств для выполнения операций по документированию и организации работы с документами.

Цель механизации делопроизводства заключается в передаче выполнения нетворческих (вспомогательных) операций прогрессивным техническим средствам.

Механизация является обязательным условием рациональной постановки делопроизводства в каждом учреждении, средством повышения производительности и удешевления управленческого труда.

9.1.2. Механизация делопроизводственных процессов должна осуществляться на основе упорядочения делопроизводства в учреждении, исходя из порядка и правил, устанавливаемых соответствующими разделами основных положений ЕГСД, а также другими действующими нормативно-распорядительными документами.

9.1.3. Под комплексной механизацией следует понимать применение технических средств для всей последовательности операций с входящими, исходящими и внутренними документами. Комплексная механизация обеспечивает наиболее эффективное выполнение персоналом учреждения делопроизводственных процессов.

9.1.4. При проведении комплексной механизации следует учитывать функциональные особенности конкретных учреждений, объем и характер документационных работ, а также действующие нормативы численности и нормы времени на работы по делопроизводственному обслуживанию.

9.1.5. Направления механизации определяются возможностями применения технических средств для рационализации конкретных делопроизводственных операций.

Для механизации делопроизводственных процессов используются машины, аппараты и устройства, классифицированные по их назначению и функциям.

9.1.6. Действующая классификация промышленной продукции предусматривает следующие группы средств механизации и автоматизации управленческих и инженерно-технических работ (оргтехники):

- средства составления текстовых документов (586100);

- средства копирования и оперативного размножения документов (586200);

- средства обработки документов (586300);

- средства поиска, хранения и транспортирования документов (586400);

- мебель и оборудование специализированные для служебных помещений (586600);

- средства сигнализации и информации учрежденческие (586700);

Указанные группы оргтехники разделяются на соответствующие подгруппы, конкретизирующие технологическую функцию технических средств и отражающие сложившиеся в практике планирования и управления разделение труда и специализацию производства.

Подгруппы средств оргтехники, применяемых для механизации делопроизводственных процессов, операций, приводятся в нижеследующем перечне.

Перечень
делопроизводственных процессов, операций и средств оргтехники для их механизации

Наименование процессов (операций)		Наименование подгрупп технических средств	Шифры подгрупп по классификатору
1		2	3
1. Подготовка документов
1.1.	Составление документов	Машины и автоматы пишущие	586110
		Техника диктофонная	586120
		Ручки автоматические и карандаши механические	586130
1.2.	Изготовление документов	Машины и автоматы пишущие	586110
		Средства подборки документов конторские	586820
		Мебель служебных помещений специализированная	586610
1.3.	Оформление документов	Ручки автоматические и карандаши механические	586130
2. Копирование и размножение документов
2.1.	Получение технических копий	Средства электрофотографического копирования	586240
		Средства термокопирования	586260
2.2.	Изготовление макета-оригинала	Машины и автоматы пишущие	586110
		Средства фотокопирования	586220
2.3.	Изготовление печатных форм	Машины и автоматы пишущие	586110
		Средства фотокопирования	586220
		Средства электрофотографического копирования	586240
		Средства электронно-искрового копирования	586250
		Средства термокопирования	586260
2.4.	Печать тиража	Средства офсетной печати конторские	586270
		Средства трафаретной (ротаторной) печати	586280
		Средства спиртовой (гектографической) печати	586290
		Мебель служебных помещений специализированная	586610
2.5.	Фальцевание размноженных документов	Средства фальцевания документов конторские	586310
2.6.	Подборка листов	Средства подборки документов конторские	586320
2.7.	Скрепление листов	Средства скрепления и склеивания документов и конвертов конторские	586340
2.8.	Обрезка бумаги	Средства резки бумаги конторские	586330
3. Экспедиционная обработка и транспортирование (доставка) документов
3.1.	Прием корреспонденции	Средства резки бумаги конторские	586330
3.2.	Расконвертовка корреспонденции	Средства резки бумаги конторские	586330
		Средства скрепления и склеивания документов и конвертов конторские	586340
		Средства для уничтожения документации	586370
3.3.	Учет поступления корреспонденции	Средства адресовальные и штемпелевальные	586360
3.4.	Сортировка корреспонденции по получателям	Мебель служебных помещений специализированная	586610
3.5.	Доставка документов получателям	Средства транспортирования документов конторские	586440
3.6.	Доставка документов для отправки адресатам	Средства транспортирования документов конторские	586440
3.7.	Сортировка документов по корреспондентам	Мебель служебных помещений специализированная	586610
3.8.	Адресование корреспонденции на конвертах	Машины и автоматы пишущие	586110
		Ручки автоматические и карандаши механические	586130
		Средства адресовальные и штемпелевальные конторские	586360
3.9.	Конвертование корреспонденции	Средства фальцевания документов конторские	586310
		Средства скрепления и склеивания документов и конвертов конторские	586340
3.10.	Определение стоимости почтового отправления	Весы почтовые
3.11.	Маркирование корреспонденции	Средства адресовальные и штемпелевальные конторские	586360
3.12.	Составление сопроводительных почтовых документов	Машины и автоматы пишущие	586110
		Ручки автоматические и карандаши механические	586130
3.13.	Сдача корреспонденции в отделение связи	Средства транспортирования документов конторские	586440
4. Регистрация документов и построение учетно-справочного аппарата
4.1.	Получение входящих документов	Средства транспортирования документов конторские	586440
4.2.	Распределение документов на регистрируемые и нерегистрируемые	Мебель служебных помещений специализированная	586610
4.3.	Индексирование документов	Ручки автоматические и карандаши механические	586130
		Средства адресовальные и штемпелевальные конторские	586360
4.4.	Заполнение регистрационных карточек	Машины и автоматы пишущие	586110
		Ручки автоматические и карандаши механические	586130
4.5.	Скрепление документов с регистрационными карточками	Средства скрепления и склеивания документов и конвертов конторские	586340
4.6.	Перенос текста резолюций на регистрационные карточки	Машины и автоматы пишущие	586110
		Ручки автоматические и карандаши механические	586130
4.7.	Расстановка регистрационных карточек	Картотеки	586410
4.8.	Доставка документов на исполнение	Средства транспортирования документов конторские	586440
4.9.	Доставка исходящих документов	Средства транспортирования документов конторские	586440
4.10.	Индексирование исходящих документов	Ручки автоматические и карандаши механические	586130
		Средства адресовальные и штемпелевальные конторские	586360
4.11.	Заполнение регистрационных карточек на исходящие инициативные документы	Машины и автоматы пишущие Ручки автоматические и карандаши механические	586110
			586130
4.12.	Расстановка регистрационных карточек	Картотеки	586410
4.13.	Доставка документов на отправку	Средства транспортирования документов конторские	586440
5. Контроль за исполнением документов
5.1.	Получение контрольных карточек	Средства транспортирования документов конторские	586440
5.2.	Расстановка контрольных карточек	Картотеки	586410
5.3.	Передача сведений о контроле исполнения документов в ИВЦ (МСС)	Средства транспортирования документов конторские	586440
		Устройства поисково-вызывные учрежденческие	586710
5.4.	Проверка хода исполнения документов	Картотеки	586410
		Средства механизации поиска информации	586420
		Устройства поисково-вызывные учрежденческие	586710
5.5.	Внесение в контрольные карточки данных об исполнении документов	Машины и автоматы пишущие	586110
		Ручки автоматические и карандаши механические	586130
		Средства механизации поиска информации	586420
		Устройства поисково-вызывные учрежденческие	586710
5.6.	Составление сведений об исполнении документов	Машины и автоматы пишущие	586110
		Ручки автоматические и карандаши механические	586130
		Картотеки	586410
		Средства механизации поиска информации	586420
6. Формирование, оформление, хранение и использование дел
6.1.	Прием исполненных документов и проверка их оформления	Средства адресовальные и штемпелевальные конторские	586360
		Средства транспортирования документов конторские	586440
6.2.	Группировка исполненных документов в дела	Средства скрепления и склеивания документов и конвертов конторские	586340
		Средства хранения документов	586430
6.3.	Нумерация листов в деле	Ручки автоматические и карандаши механические	586130
		Средства адресовальные и штемпелевальные конторские	586360
6.4.	Составление заверительной надписи и внутренней описи в деле	Машины и автоматы пишущие	586110
		Ручки автоматические и карандаши механические	586130
		Средства адресовальные и штемпелевальные конторские	586360
6.5.	Описание дела на обложке	Ручки автоматические и карандаши механические	586130
		Средства адресовальные и штемпелевальные конторские	586360
6.6.	Хранение дел	Средства хранения документов	586430
6.7.	Запрос информации	Устройства поисково-вызывные учрежденческие	586710
6.8.	Поиск информации	Картотеки	586410
		Средства механизации поиска информации	586420
		Средства хранения документов	586430

9.2. Комплекты прогрессивных технических средств

9.2.1. Комплекты прогрессивных технических средств для механизации делопроизводственных процессов представляют собой набор средств оргтехники, обусловленный технологической последовательностью, интенсивностью и объемом работ.

9.2.2. Различия в объемах документооборота учреждений обуславливают вариантность (дифференциацию) составов комплектов. Вариантность заключается как в номенклатурном, так и в количественном составе технических средств.

9.2.3. Для применения в делопроизводстве учреждений устанавливаются четыре варианта комплектов технических средств.

Номенклатурный и количественный состав комплектов технических средств, установленный в зависимости от принадлежности учреждения к одной из четырех категорий по объему документооборота, приводится ниже.

В состав комплектов должны включаться машины, аппараты и устройства серийного отечественного производства и поставляемые в СССР странами - членами СЭВ.

Составы
комплектов прогрессивных технических средств для механизации делопроизводственных процессов

Наименование видов (типов)		Категории учреждений (по объемам документооборота)
		I (свыше 100 тыс. док-тов в год)	II (25-100 тыс. док-тов в год)	III (10-25 тыс. док-тов в год)	IV (до 10 тыс. док-тов в год)
1		2	3	4	5
I. Подготовка документов
1.1.1.	Машина пишущая портативная	+	+	+	+
1.1.2.	Диктофон кабинетный	+	5	1	1
1.1.3.	Диктофон носимый	+	4	2	1
1.1.4.	Станция диктофонная	+	+	-	-
1.1.5.	Ручка автоматическая перьевая	+	+	+	+
1.1.6.	Ручка автоматическая шариковая	+	+	+	+
1.1.7.	Карандаш механический	+	+	+	+
1.2.1.	Машина пишущая канцелярская	+	4	1	2
1.2.2.	Машина пишущая канцелярская электрическая	+	12	6	-
1.2.3.	Автомат пишущий	1	1	-	-
1.2.4.	Пюпитр электрифицированный	+	4	1	1
1.2.5.	Устройство листоподборочное конторское	+	1	1	-
1.2.6.	Мебель для машинописного бюро	+	+	+	+
1.3.1.	Прибор настольный	+	+	+	+
2. Копирование и размножение документов
2.1.1.	Аппарат электрофотографический копировально-множительный с промежуточным носителем изображения ротационный	1	1	-	-
2.1.2.	Аппарат электрофотографический копировально-множительный с непосредственным копированием на электрофотографическую бумагу	+	+	1	1
2.1.3.	Аппарат термокопировальный	-	-	+	+
2.2.1.	Автомат наборно-пишущий	1	1	-	-
2.2.2.	Оборудование репродукционного копирования	+	+	-	-
2.3.1.	Машина пишущая канцелярская электрическая	1	1	1	1
2.3.2.	Оборудование для обработки фотокопий и печатных форм	1	1	-	-
2.3.3.	Аппарат электрофотографический копировально-множительный с промежуточным носителем изображения плоскостной	1	1	-	-
2.3.4.	Аппарат электронно-искровой для копирования без изменения масштаба	-	+	+	-
2.4.1.	Машина офсетная конторская	3	1	-	-
2.4.2.	Ротатор сетчатый	-	+	+	-
2.4.3.	Гектограф сплошной печати	-	-	+	+
2.4.4.	Мебель для копировально-множительного бюро	+	+	+	+
2.5.1.	Машина конторская взаимоперпендикулярной фальцовки	1	1	-	-
2.6.1.	Устройство листоподборочное конторское	-	-	1	1
2.6.2.	Машина конторская листоподборочная автоматическая	1	-	-	-
2.6.3.	Машина листоподборочная конторская полуавтоматическая	+	1	-	-
2.7.1.	Машина проволокошвейная конторская	1	1	-	-
2.7.2.	Машина бесшвейного скрепления конторская	+	1	+	+
2.7.3.	Сшиватель документов	+	+	2	1
2.8.1.	Устройство бумагорезальное конторское	+	+	1	1
3. Экспедиционная обработка и транспортирование (доставка) документов
3.1.1.	Приспособление для вскрытия шпагатной заделки	3	2	1	1
3.1.2.	Устройство обеспыливающее	1	1	-	-
3.2.1.	Вибросталкиватель листов бумаги механический	1	1	-	-
3.2.2.	Машина конвертовскрывающая электрическая	1	1	-	-
3.2.3.	Машина конвертовскрывающая ручная	+	+	1	1
3.3.1.	Сшиватель документов	+	+	1	1
3.3.2.	Машина для уничтожения документации	1	1	-	-
3.4.1.	Аппарат штемпелевальный электромагнитный	1	1	1	1
3.4.2.	Нумератор шестизначный полуавтоматический	1	1	1	1
3.5.1.	Мебель для экспедиции	+	+	+	+
3.6.1.	Средства транспортирования пневматические конторские	+	+	-	-
3.6.2.	Конвейер для вертикального транспортирования документов	1	-	-	-
3.6.3.	Тележка	+	1	1	1
3.6.4.	Папка-портфель курьера	+	+	+	1
3.7.1.	См. пп. 3.6.1. - 3.6.4.
3.8.1.	См. п. 3.5.1.
3.9.1.	Машина пишущая канцелярская	-	-	1	1
3.9.2.	Машина пишущая канцелярская электрическая	1	1	-	-
3.9.3.	Ручка автоматическая перьевая	+	+	+	+
3.9.4.	Ручка автоматическая шариковая	+	+	+	+
3.9.5.	Устройство адресовальное конторское	1	1	-	-
3.10.1.	Машина конвертозаклеивающая конторская	1	1	-	-
3.10.2.	Приспособление с универсальной склеивающей лентой	+	+	+	+
3.10.3.	Клейница	+	+	+	+
3.10.4.	Машина пачковязальная конторская	1	-	-	-
3.11.1.	Весы почтовые	1	1	1	1
3.12.1.	Машина маркировальная	1	1	-	-
3.13.1.	См. пп. 3.9.1. - 3.9.4.
3.14.1.	См. пп. 3.6.1. - 3.6.4.
4. Регистрация документов и построение учетно-справочного аппарата
4.1.1.	См. пп. 3.6.1. - 3.6.4.
4.2.1.	См. п. 3.5.1.
4.3.1.	Ручка автоматическая перьевая	+	+	+	+
4.3.2.	Ручка автоматическая шариковая	+	+	+	+
4.3.3.	Набор штампов	+	+	+	+
4.3.4.	Нумератор с переменными индексами	1	1	-	-
4.4.1.	Машина пишущая портативная	+	2	1	1
4.4.2.	Машина пишущая канцелярская	+	1	-	-
4.5.1.	Сшиватель документов	1	1	-	-
4.6.1.	См. пп. 4.3.1., 4.3.2., 4.4.1., 4.4.2.
4.7.1.	Картотека настольная	-	-	+	+
4.7.2.	Картотека стационарная немеханизированная	-	1	1	-
4.7.3.	Картотека стационарная механизированная	2	1	-	-
4.8.1.	См. пп. 3.6.1. - 3.6.4.
4.9.1.	См. пп. 3.6.1. - 3.6.4.
4.10.1	Нумератор четырехзначный полуавтоматический	+	+	1	1
4.11.1	См. пп. 4.3.1., 4.3.2., 4.4.1., 4.4.2.
4.12.1.	См. пп. 4.7.1. - 4.7.3.
4.13.1.	См. пп. 3.6.1. - 3.6.4.
5. Контроль за исполнением документов
5.1.1.	См. пп. 3.6.1. - 3.6.4.
5.2.1.	Картотека настольная	-	-	+	+
5.2.2.	Картотека стационарная немеханизированная	+	+	+	+
5.2.3.	Картотека стационарная механизированная	+	1	-	-
5.3.1.	Устройство поисково-вызывное проводное учрежденческое	+	+	+	+
	См. пп. 3.6.1. - 3.6.4.
5.4.1.	Комплект счетно-перфорационных машин	1	-	-	-
5.5.1.	Машина пишущая канцелярская см. 3.9.3., 3.9.4., 5.4.1.	+	1	1	1
5.6.1.	см. пп. 4.3.1., 4.3.2., 4.4.1., 4.4.2., 5.2.1. - 5.2.3., 5.3.1.
6. Формирование, оформление, хранение и использование дел
6.1.1.	Набор штампов	+	+	+	+
6.2.1.	Регистратор	+	300	100	40
6.2.2.	Скоросшиватель	+	1000	250	100
6.2.3.	Обложка дела постоянного хранения	+	300	100	40
6.2.4.	Машина сверлильная	1	1	-	-
6.2.5.	Дырокол конторский	+	+	+	+
6.3.1.	Нумератор четырехзначный полуавтоматический	+	+	1	1
6.3.2.	Карандаш механический	+	+	+	+
6.4.1.	См. п.п. 4.3.1., 4.3.2., 4.4.1., 4.4.2., 6.3.1., 6.3.2.
6.5.1.	См. пп. 4.3.1., 4.3.2., 6.3.1., 6.3.2.
6.6.1.	Шкаф для хранения документов	+	+	+	+
6.6.2.	Стеллаж для хранения документов	+	+	+	+
6.6.3.	Картотека стационарная немеханизированная	-	-	+	+
6.6.4.	Картотека стационарная механизированная	+	1	-	-
6.6.5.	Мебель для архива	+	+	+	+
6.7.1.	См. п. 5.3.1.
6.8.1.	Комплект оборудования поиска карт с краевой и внутренней перфорацией	+	+	+	+
6.9.1.	Машина вычислительная десятиклавишная	+	1	-	-

Примечания: 1. В графах 2-5 указывается количество технических средств. Знак (+) обозначает, что количество указанных средств определяется самими учреждениями применительно к конкретным условиям. Знак (-) обозначает, что применение таких технических средств для данной категории учреждений экономически нецелесообразно.

2. При определении количества технических средств принимались во внимание следующие исходные данные:

- каждый документ в среднем состоит из трех листов смешанного текста II-й группы сложности, напечатанного через полтора интервала на листах формата А4;

- документы на листах формата А4 составляют 90%, а на листах формата А3 - 10% от годового объема документооборота;

- входящая корреспонденция составляет 45%, исходящая - 45%, внутренняя - 10% от годового объема документооборота;

- средний объем дела - 100 листов.

3. Если исходные данные в учреждении отличаются от приведенных в п. 2, то количество технических средств должно быть соответственно изменено.

9.2.4. Составы комплектов прогрессивных технических средств следует корректировать применительно к конкретным условиям организации работы с документами в различных учреждениях.

9.2.5. Если для механизации делопроизводственного процесса (операции) имеется несколько моделей технических средств, то необходимо осуществить выбор конкретного изделия.

9.2.6. Выбор конкретного изделия сводится к определению номенклатуры изделий, расчету их количества, определению места размещения. Выбор проводится с учетом эффективности конкретного изделия, его качества и определяется техническими данными моделей (марок).

9.2.7. Для выбора конкретного изделия следует применять метод сравнения приведенных затрат по операциям, подлежащим механизации, Для упрощения расчетов при сравнении нескольких вариантов рекомендуется пользоваться следующей формулой, по которой лучшим будет вариант, имеющий наименьшую сумму затрат.

,

где С - сумма годовых текущих затрат по данному варианту, руб.;

- нормативный коэффициент сравнительной экономической эффективности;

К - капитальные вложения по данному варианту, руб.

9.3. Основные положения по рациональному использованию комплектов прогрессивных технических средств

9.3.1. Механизация делопроизводственных процессов предусматривает наиболее рациональное использование технических средств.

Различаются два способа использования технических средств: централизованный и децентрализованный.

Централизованно используются такие средства, которые технически невозможно или экономически нецелесообразно придавать каждому рабочему месту.

Средства, составляющие принадлежность рабочих мест (портативные пишущие машины, сшиватели, счетно-клавишные машины, дыроколы и т.п.), необходимо использовать децентрализованно.

9.3.2. Конкретные участки, на которых следует применять технические средства, определяются в зависимости от структурного построения и содержания делопроизводственной службы учреждения.

9.3.3. При внедрении комплектов технических средств должны осуществляться организационно-технические мероприятия, связанные с монтажом, пуском и регулированием изделий, входящих в состав комплекта.

Монтаж, пуск и регулирование таких средств проводятся в соответствии с указаниями, содержащимися в эксплуатационных документах (техническое описание, инструкция по техническому обслуживанию и т.д.).

Технические средства до сдачи их в эксплуатацию должны подвергаться испытанию и наладке.

Ввод таких средств в эксплуатацию следует оформлять актом.

9.3.4. Обязательным условием внедрения технических средств для механизации делопроизводственных процессов является соответствующая подготовка кадров.

Подготовка кадров должна предусматривать: обучение персонала работе с техническими средствами на рабочих местах; обучение персонала на специальных курсах; систематическое проведение лекционных и семинарских занятий.

9.3.5. Подготовку кадров следует проводить в таких организационных формах, как семинары (общие и тематические), инструктажи, консультации.

Знание технических инструкций персоналом необходимо проверять перед допуском каждого работника к эксплуатации средств, а затем не реже одного раза в год.

*(1) Далее именуются "учреждения".

*(2) Это не распространяется на архивные учреждения и нотариат.

*(3) Согласно определению, данному в ГОСТ 16487-70.

*(4) В дальнейшем вместо слов "экспедиция или специально выделенный работник канцелярии (секретарь учреждения)" употребляется слово "экспедиция".

*(5) Исполнение предложений, заявлений и жалоб граждан осуществляется в соответствии с Указом Президиума Верховного Совета СССР от 12 апреля 1968 г. "О порядке рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан".

*(6) За исключением случаев, когда размножение документа не разрешается соответствующими правилами.

*(7) Подготовка корреспонденции к отправке производится в соответствии с "Почтовыми правилами", утвержденными приказом Министра связи СССР от 26.12.1962 г. N 670.

*(8) Технические средства доставки документов целесообразно применять в учреждениях I-ой категории, а также при функционировании AСУ.

*(9) В пределах этих групп документы располагаются по хронологии.

*(10) Квалификационный справочник должностей служащих. Часть I. Должности служащих, общие для предприятий и учреждений. Часть II. Должности руководителей и специалистов, занятых инженерно-техническими и экономическими работами на производственных предприятиях. М., НИИ труда, 1971. (ГК СМ СССР по вопросам труда и заработной платы).

*(11) Единая номенклатура должностей служащих. М., НИИ труда, 1967. (ГК СМ СССР по вопросам труда и заработной платы).

*(12) Типовые нормы времени на работы по делопроизводственному обслуживанию. М. НИИ труда, 1972. (ГК СМ СССР по вопросам труда и заработной платы).

*(13) Временные указания по проектированию зданий административных учреждений и проектных организаций (СН-400-69), утвержденные Госкомитетом по гражданскому строительству при Госстрое СССР 8 октября 1969 г.