Приложение N 10. Журнал учета служебных документов

Приложение N 10
к Инструкции (пп. 100-102, 104,
105, 113, 125, 130, 131, 133, 149,
155, 199, 216, 250, 295)

                                 ЖУРНАЛ

                       учета служебных документов

_________________________________________________________________________

                     (наименование воинской части)

                                            Начат "___"__________ 20__ г.

                                            Окончен "__"_________ 20__ г.

                                            На ____листах.

Порядковый учетный номер

Номер поступившего документа

Дата документа

Откуда (от кого) поступил или куда (кому) отправлен документ

Наименование или краткое содержание документа

Количество экземпляров

Номера экземпляров

Количество листов

Кому передан документ на исполнение или кем исполнен документ

Расписка в получении документа и дата

Расписка принявшего документ обратно и дата

Какой входящий номер исполнен или каким исходящим номером исполнен документ

Отметка о подшивке, отправке или уничтожении документа

Примечание

Номер дела

Номера листов

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

<-19*->

<-19->

<-14->

<-41->

<-92->

<-9->

<-10->

<-9->

<-29->

<-29->

<-29->

<-19->

<-9->

<-14->

<-28->

/\ 7,5 \/

______________________________

* Размеры даны в миллиметрах.

Пояснения
по ведению и заполнению журнала

1. Учет поступающих и отправляемых служебных документов ведется в журналах учета служебных документов (входящих и исходящих соответственно).

Служебные документы, созданные для внутреннего пользования (внутренние документы) и подлежащие в дальнейшем хранению в делах, учитываются в журнале учета служебных документов (входящих).

2. Порядок заполнения отдельных граф:

дата регистрации документа указывается на каждый день только один раз при записи первого документа посередине листа, отступив от записи последнего документа за предыдущий день;

порядковый номер является регистрационным номером учтенного служебного документа. Регистрация, в том числе если журнал учета служебных документов ведется на протяжении нескольких лет, ежегодно начинается с первого номера;

поступившие из других воинских частей машинные носители информации (МНИ) учитываются в журнале учета служебных документов с последующим переносом учета самих МНИ в журнал учета МНИ (временно поступившие МНИ учету в журнале учета МНИ не подлежат) с проставлением на них новых реквизитов;

сопроводительные письма к приказам (директивам) регистрируются с указанием в графе 8 в числителе количества листов, а через дробь в знаменателе - количества экземпляров поступивших приказов (директив);

в тех случаях, когда возвращается входящий документ с решением командира (начальника) в виде краткой резолюции на этом же документе, в журнале учета делается отметка: "Возвращен отправителю" и указываются порядковый номер по разносной книге (реестру) и дата возвращения, а в графе 11 журнала записывается резолюция командира (начальника).

Примечание. При отсутствии в воинских частях журналов учета служебных документов по форме, установленной настоящей Инструкцией, допускается для ведения учета несекретных служебных документов использование журналов учета по форме N 5, установленной Инструкцией по режиму секретности в Вооруженных Силах Российской Федерации.