Приложение N 12. Книга учета изданий

Приложение N 12
к Инструкции (пп. 105, 199,
202, 216)

                                 КНИГА

                              учета изданий

     _______________________________________________________________

                     (наименование воинской части)

                                            Начат "___"__________ 20__ г.

                                            Окончен "__"_________ 20__ г.

                                            На ____листах.

Порядковый (инвентарный) номер	Входящий номер и дата сопроводительного письма (накладной), инвентарный номер	Откуда поступило	Название издания	Издатель, год издания	Количество экземпляров	Номера экземпляров	Кому отправлено	Номер и дата сопроводительного письма, реестра	Количество экземпляров	Номера экземпляров	Отметка об уничтожении или переучете
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12

Пояснения
по заполнению книги

1. В книге подлежат учету все поступающие в воинскую часть несекретные официальные издания, а также могут быть учтены разработки, лекции и другие созданные для внутреннего пользования документы, которые предназначены для постоянного или длительного пользования и нецелесообразно подшивать в дела.

Книга ведется до полного заполнения как переходящая из года в год, после чего заводится новая книга, которая учитывается в номенклатуре как очередной том.

2. Порядок заполнения граф:

в графе 1 порядковый номер является инвентарным номером учтенного издания, документа. Нумерация начинается с первого номера и продолжается в нарастающем порядке из года в год. Инвентарный номер проставляется на экземплярах издания (кроме поступивших для временного пользования и подлежащих возврату), документа и на сопроводительных документах, при которых получено издание. В тех случаях, когда часть полученных экземпляров издания подлежит рассылке в другие воинские части, инвентарный номер на них не проставляется;

в графе 2 указываются входящий номер и дата сопроводительного документа, инвентарный номер, за которым получено издание;

в графе 3 указывается, откуда поступило издание;

в графе 4 указывается полное название издания (если учитывается документ, дается его краткое содержание). Если издание подлежит рассылке, то запись последующего издания производится с учетом того, чтобы осталось свободное место для отметок об отправленных экземплярах издания в графах 8 - 11;

в графе 5 указываются издатель и год издания (кем подписан или утвержден документ и дата);

в графе 6 указывается количество полученных экземпляров издания;

в графе 7 указываются номера поступивших экземпляров издания, документа);

в графах 8 - 11 (заполняются при рассылке издания в другие воинские части, а также при возвращении издания, поступившего для временного пользования):

в графе 8 указывается кому отправлено (возвращено) издание;

в графе 9 указывается номер и дата сопроводительного письма, с которым разослано (возвращено) издание. Если рассылка издания произведена без сопроводительного документа, то указывается номер реестра. Запись производится против того названия издания, которое отправлено;

в графе 10 указывается количество отправленных (возвращенных) экземпляров издания;

в графе 11 указываются номера отправленных (возвращенных) экземпляров издания;

в графе 12 делается отметка о переучете или уничтожении издания со ссылкой на соответствующее основание (например, "Уничтожено по акту N _____ от "___"__________ 20__ г.) ". Количество уничтоженных экземпляров указывается в графе 10.