Приложение N 2. Методические рекомендации по применению примерной номенклатуры дел районного (городского) отдела занятости населения

Приложение N 2
к приказу Минтруда России
от 30.05.00 N 141

Методические рекомендации
по применению примерной номенклатуры дел районного (городского) отдела занятости населения

Примерная номенклатура дел районного (городского) отдела занятости населения (далее - Примерная номенклатура) представляет собой систематизированный список наименований дел, заводимых в делопроизводстве отдела. Она определяет порядок группировки документов в дела, устанавливает сроки их хранения и является основой для составления индивидуальных номенклатур дел.

Примерная номенклатура дел состоит из разделов, соответствующих направлениям деятельности районного (городского) отдела занятости населения. Функциональный принцип построения номенклатуры дел избран из-за отсутствия типовой структуры и значительных различий в структуре районных (городских) отделов занятости населения в субъектах Российской Федерации.

Примерная номенклатура дел составлена с учетом действующих нормативно-методических документов по документационному обеспечению управления (ДОУ) и в соответствии с Инструкцией о порядке и сроках хранения документов, заполняемых на граждан, обращающихся в районные, городские центры занятости населения по вопросам трудоустройства, утвержденной приказом руководителя Федеральной службы занятости Российской Федерации от 13 июля 1994 г. N 98.

Примерная номенклатура включает в себя максимальный комплекс документов, которые могут образовываться в деятельности районных (городских) отделов занятости населения. В индивидуальные номенклатуры дел составители должны включать только те документы и дела, которые фактически образуются в делопроизводстве районных, городских отделов занятости населения.

Каждый раздел содержит дела определенного структурного подразделения районного (городского) отдела занятости населения, соответствующие его функциям. Документы, общие для всех структурных подразделений (положения об отделах, должностные обязанности работников, номенклатуры дел подразделений и др.), включены в раздел "01 - Руководство". При составлении индивидуальной номенклатуры дел эти дела должны быть помещены в разделы соответствующих структурных подразделений, их заголовки и сроки хранения могут быть взяты из первого раздела примерной номенклатуры.

Документы федеральных органов законодательной и исполнительной власти, поступающие в виде типографских копий, не включены в примерную номенклатуру дел и не подлежат включению в индивидуальную номенклатуру дел, т.к. относятся не к архивным документам, а к библиотечному фонду, они обычно хранятся в СИФе отделов занятости населения.

Распорядительные документы Минтруда России, территориального органа Минтруда России по вопросам занятости населения, администрации района (города) как документы, требующие исполнения на уровне руководства отдела, включены в раздел "Руководство", они подлежат хранению в канцелярии (общем отделе) отдела занятости населения.

Нормативные правовые и методические документы Минтруда России и территориального органа Минтруда России по вопросам занятости населения включены в разделы примерной номенклатуры по направлениям деятельности, т.к. они исполняются и хранятся в делах соответствующих подразделений.

Сроки хранения документов определяются в соответствии с Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (М., 1989) с учетом поправок, внесенных в него Центральной экспертно-проверочной комиссией при Федеральной архивной службе России. Сроки хранения копийных экземпляров машинописных документов, не предусмотренные Перечнем, установлены исходя из практических потребностей районного (городского) отдела занятости населения (в основном "до минования надобности").

Рекомендуется следующий порядок составления индивидуальной номенклатуры дел районного (городского) отдела занятости населения.

Номенклатура дел на данный год составляется по установленной форме не позднее, чем в октябре предшествующего года.

Номенклатуры дел структурных подразделений разрабатываются их руководителями с привлечением специалистов на базе соответствующих разделов примерной номенклатуры дел и согласовываются с делопроизводственным подразделением отдела занятости населения.

Графа 1 номенклатуры "Индекс дела" состоит из двух частей: первая - цифровое обозначение структурного подразделения отдела (оно может совпадать с цифровым обозначением соответствующего направления деятельности отдела в примерной номенклатуре дел), вторая - порядковый номер заголовка дела в пределах структурного подразделения. Дела располагаются в номенклатуре по степени их важности и по взаимосвязи.

В конце номенклатуры дел структурного подразделения помещаются 1-2 свободных резервных индекса дел (без указания заголовков) для записи в течение года новых дел, которые не были предусмотрены номенклатурой дел.

Графа 2 включает заголовки дел. При составлении заголовков дел возможны уточнения заголовков, предложенных в примерной номенклатуре дел, их конкретизация, например, в переписке - уточнение адресатов и т.п. Допускается объединение в одно дело двух или нескольких взаимосвязанных по содержанию и одинаковых по срокам хранения заголовков из примерной номенклатуры. Объединение дел с различными сроками хранения не рекомендуется, но если оно произведено, то объединенное дело получает наибольший срок хранения.

Обязательным требованием является раздельная группировка в дела документов постоянного и временного сроков хранения.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании года и служит целям учета завершенных в делопроизводстве дел до их описания.

В графе 4 сроки хранения дел и статьи по перечню переносятся из примерной номенклатуры дел. В случае заведения дел, не предусмотренных примерной номенклатурой, сроки их хранения устанавливаются в соответствии с Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (М., 1989) и согласовываются с соответствующим учреждением Федеральной архивной службы России.

Все документы, имеющие постоянный срок хранения, подлежат передаче в соответствующий муниципальный архив. В целях устранения возможного дублирования установленный примерной номенклатурой постоянный срок хранения отдельных дел может быть по согласованию с соответствующим учреждением Федеральной архивной службы России, принимающим аналогичные документы (например, статотчеты) от других организаций, заменен сроком "до минования надобности".

Выделение к уничтожению дел со сроком хранения "до минования надобности" производится по решению экспертной комиссии районного (городского) отдела занятости населения после того, как отпадает необходимость в практическом использовании этих дел.

Отметка "ЭПК", добавленная к сроку хранения дела в примерной номенклатуре, переносится в индивидуальную номенклатуру дел. Эта отметка означает, что в данном деле могут быть документы, имеющие научно-историческую ценность, которые подлежат отбору на постоянное хранение при полистном просмотре дела. Решение о дальнейшем хранении данного дела принимает экспертно-проверочная комиссия (ЭПК) органа управления архивным делом субъекта Российской Федерации.

В графу 5 переносятся все примечания из графы 4 примерной номенклатуры дел и, кроме того, могут делаться отметки о заведении дел, о переходящих делах, о передаче дел, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование данных дел.

Итоговая запись в конце номенклатуры о количестве заведенных дел заполняется по окончании делопроизводственного года на основании суммирования сведений в графе 3.

Сводная номенклатура дел районного (городского) отдела занятости населения печатается в четырех экземплярах на общем бланке отдела, представляется на согласование в муниципальный архив, после согласования утверждается руководителем отдела и вводится в действие с 1 января того года, на который она составлена. В последующие годы номенклатура дел ежегодно перепечатывается с учетом изменений в составе документации. Необходимым условием при этом является сохранение прежних индексов для всех дел, повторяющихся из года в год.

Номенклатура дел представляется вновь на согласование в муниципальный архив не реже, чем через 5 лет, но в обязательном порядке - в случае существенных изменений в функциях, структуре отдела и соответственно - в составе документации.

Утвержденная в установленном порядке номенклатура дел обязательна для применения в делопроизводстве районного (городского) отдела занятости населения, а также является основным нормативным документом при проведении отбора документов отдела для передачи на постоянное хранение в соответствующий муниципальный архив. Порядок и сроки отбора документов, их обработки, описания и передачи в муниципальный архив устанавливаются нормативными и методическими документами Федеральной архивной службы России и архивного органа субъекта Российской Федерации, а также планом-графиком комплектования муниципального архива, утвержденным администрацией муниципального образования. Допускается по согласованию между отделом занятости населения и муниципальным архивом досрочная передача документов в данный архив на постоянное хранение.

Приоритет решения вопросов о целесообразности приема на государственное хранение отдельных категорий дел и документов принадлежит экспертно-проверочным комиссиям архивных органов субъектов Российской Федерации. Возможен выборочный прием отдельных категорий документов: личные дела граждан, открывающих собственное дело, заявления и жалобы граждан и материалы их рассмотрения и т.п.

Методическое руководство и контроль за применением индивидуальной номенклатуры дел, правильностью заведения и формирования дел осуществляется делопроизводственным подразделением районного (городского) отдела занятости населения, проверка правильности формирования дел в структурных подразделениях проводится периодически работником районного (городского) отдела занятости населения, отвечающим за архив.