Положение о Комиссии Федеральной нотариальной палаты по использованию информационных технологий (утв. решением Правления Федеральной нотариальной палаты (протокол N 17/15 от 21 декабря 2015 г.))

1. Общие положения

1.1. Комиссия Федеральной нотариальной палаты по использованию информационных технологий образована в соответствии с пунктом 16.4. Устава Федеральной нотариальной палаты.

Сокращённое наименование Комиссии - КИТ ФНП.

1.2. В своей деятельности Комиссия Федеральной нотариальной палаты по использованию информационных технологий (далее - Комиссия) руководствуется законодательством Российской Федерации, Уставом Федеральной нотариальной палаты, решениями Собрания представителей нотариальных палат субъектов Российской Федерации (далее - Собрание), Правления Федеральной нотариальной палаты, распоряжениями Президента Федеральной нотариальной палаты и настоящим Положением.

1.3. Положение о Комиссии, внесение изменений в Положение, план работы Комиссии утверждаются Правлением Федеральной нотариальной палаты.

1.4. Председатель Комиссии избирается и полномочия его досрочно прекращаются Собранием по предложению Правления Федеральной нотариальной палаты.

1.5. Персональный и количественный состав Комиссии утверждается Правлением Федеральной нотариальной палаты по представлению председателя Комиссии.

1.6. Членом Комиссии может быть любой нотариус, занимающийся частной практикой, и выдвинутый нотариальной палатой (далее - нотариальная палата, нотариальные палаты), членом которой он является.

1.7. Члены Комиссии на первом заседании Комиссии избирают из своего состава заместителя председателя Комиссии и секретаря Комиссии.

Заместитель председателя Комиссии выполняет полномочия председателя Комиссии во время его отсутствия.

1.8. Комиссия осуществляет свою работу на принципах коллективного, свободного, делового обсуждения вопросов и разрешения их на основе гласности, справедливости, беспристрастности и открытости.

1.9. Председатель и члены Комиссии осуществляют свою деятельность на безвозмездной основе. Федеральной нотариальной палатой (далее - ФНП) в установленном порядке выплачивается компенсация документально подтверждённых расходов, непосредственно связанных с выполнением ими обязанностей членов Комиссии.

1.10. Материально-техническое и информационное обеспечение деятельности Комиссии осуществляет ФНП.

2. Цели и задачи Комиссии

2.1. Комиссия создана в целях разработки и внедрения единой стратегии развития информационных технологий для обеспечения нотариальной деятельности в Российской Федерации.

2.2. Основными задачами Комиссии являются подготовка предложений по:

- улучшению качества нотариальной деятельности за счёт использования информационных технологий;

- повышению эффективности работы нотариусов и нотариальных палат;

- обеспечению единого стандарта нотариальной деятельности;

- разработке и внедрению новых способов защиты прав и законных интересов граждан и организаций при обращении к нотариусам за совершением нотариальных действий и использовании нотариально удостоверенных документов;

- обеспечению дополнительной защиты профессиональной деятельности и прав нотариусов при совершении ими нотариальных действий и выполнении других обязанностей, возложенных на них законом;

- комплексному обеспечению информационной безопасности и защиты информации при создании и использовании информационных систем в нотариальной практике;

- применению единой технической политики и централизованной разработки программных и технических средств для совершения нотариальных действий;

- обеспечению совместимости, преемственности и масштабируемости применяемых нотариальным сообществом технических и программных решений;

- реализации возможности интеграции с внешними информационными системами программных продуктов, используемых нотариусами;

- интеграции внутренних информационных ресурсов с информационными системами федеральных органов государственной власти и постепенный переход на взаимодействие с ними в электронной форме;

- формированию нормативно-правовой базы, обеспечивающей появление новых видов нотариальных действий, связанных с электронным документооборотом;

- формированию нормативно-правовой базы, обеспечивающей внедрение внутреннего электронного документооборота внебюджетного нотариата и постепенная замена им традиционного бумажного документооборота.

3. Функции Комиссии

3.1. Для достижения указанных целей на Комиссию возлагаются следующие функции:

- разработка единой стратегии применения информационных технологий в нотариальной деятельности для улучшения и развития единой информационной системы нотариата Российской Федерации, организации информационного взаимодействия нотариата с государственными и негосударственными информационными системами;

- анализ практики использования электронных документов и информационных систем нотариусами и нотариальными палатами, подготовка обобщения по указанным вопросам;

- изучение международного опыта, обобщение практики использования электронных документов и информационных систем в других странах;

- подготовка предложений по совершенствованию действующего законодательства по вопросам применения и использования электронных документов и информационных технологий в нотариальной деятельности;

- использование банка данных, правовых систем и систем связи ФНП;

- взаимодействие с комиссиями, советами и рабочими группами ФНП, Управлением делами ФНП, Фондом "Центр инноваций и информационных технологий" и другими фондами ФНП, нотариальными палатами;

- разработка ежегодной стратегии развития информационных технологий в сфере нотариата и определение приоритетных направлений для её успешной реализации;

- осуществление иных функций, направленных на выполнение целей Комиссии.

3.2. Комиссия для осуществления своих функций имеет право:

- знакомиться с документами и материалами ФНП по вопросам компетенции Комиссии;

- получать в установленном порядке от работников Управления делами ФНП и нотариальных палат необходимые материалы и информацию, включая справочные, аналитические, статистические и иные данные;

- присутствовать на заседаниях Правления ФНП (в лице председателя Комиссии, его заместителя или любого члена Комиссии, уполномоченного решением Комиссии);

- приглашать на свои заседания членов других комиссий и советов ФНП, работников Управления делами ФНП, технических специалистов и экспертов, нотариусов и их помощников, нотариусов других стран;

- вносить предложения по вопросам компетенции Комиссии на рассмотрение Правления ФНП;

- рассматривать и согласовывать подготовленный Фондом "Центр инноваций и информационных технологий" (далее - Фонд) проект ежегодного плана работ, который включает в себя: Стратегию развития основных направлений деятельности Фонда, Технико-экономическое обоснование (ТЭО) используемых технических и программных средств, а также проект сметы доходов и расходов Фонда на предстоящий календарный год;

- в соответствии со Стратегией и планом работ Фонда подготавливать для исполнения Фондом задачи по технической реализации стратегии и мероприятий, указанных в плане работ;

- давать заключения по ежегодным отчётам Фонда о проделанной работе для дальнейшего рассмотрения на Правлении ФНП;

- вырабатывать рекомендации в целях оптимизации поставленных перед Фондом задач в рамках ежегодного плана работ;

- привлекать технических специалистов и экспертов для организации работ, связанных с решением сложных технических задач (вопросов);

- давать заключения о целесообразности и возможности привлечения Фондом сторонних специалистов и организаций для задач, связанных с выполнением работ лицами, которые не являются работниками Фонда (заключения являются обязательными и необходимы для рассмотрения данных вопросов на заседании Правления ФНП).

4. Порядок деятельности Комиссии

4.1. Руководство деятельностью Комиссии осуществляет председатель Комиссии, который:

- организует работу Комиссии, созывает и проводит её заседания, представляет Комиссию на Собрании и заседаниях Правления ФНП;

- обеспечивает информирование членов Комиссии, организует документооборот Комиссии и передачу материалов на хранение в ФНП, а также обладает правом подписи от имени Комиссии и ведёт служебную переписку на бланках ФНП;

- определяет повестку дня заседания и по согласованию с Президентом ФНП - дату и место проведения заседания Комиссии;

- составляет списки лиц, приглашаемых на заседание Комиссии;

- отвечает за выполнение членами Комиссии решений Собрания и Правления ФНП, распоряжений Президента ФНП, касающихся деятельности Комиссии;

- ежегодно отчитывается о деятельности Комиссии перед Собранием и Правлением ФНП;

- обеспечивает взаимодействие между членами Комиссии, а также с иными комиссиями, советами, рабочими группами ФНП, Управлением делами ФНП, фондами ФНП, нотариальными палатами;

- в целях реализации интеллектуального потенциала нотариального сообщества и выявления деловых качеств нотариусов даёт отдельные поручения нотариусам, желающим в дальнейшем работать в Комиссии.

4.2. Обязанности по ведению делопроизводства, подготовке и оформлению необходимой документации возлагаются на секретаря Комиссии. В отсутствие секретаря его обязанности выполняются любым членом Комиссии по поручению председателя Комиссии.

4.3. Присутствие на заседании Комиссии её членов обязательно. Члены Комиссии не вправе делегировать свои полномочия иным лицам. В случае отсутствия члена Комиссии на заседании, он вправе изложить своё мнение по рассматриваемым вопросам в письменном виде, которое подлежит обязательному приобщению к протоколу заседания Комиссии.

4.4. Заседания Комиссии являются открытыми, в них вправе принимать участие любой член нотариального сообщества, а также по приглашению председателя Комиссии - представители научных кругов, специалисты и эксперты.

4.5. Заседания Комиссии созываются по мере необходимости и могут быть организованы в форме видеоконференции.

Комиссия правомочна проводить свои заседания, если на них присутствует не менее 50% её членов.

Решения Комиссии принимаются открытым голосованием, простым большинством голосов присутствующих на заседании членов Комиссии. При равенстве голосов мнение председательствующего на заседании считается решающим.

Решения Комиссии направляются на рассмотрение Правления ФНП.

4.6. Решения Комиссии оформляются протоколом, который подписывается председательствующим на заседании и секретарём.

Хранение протоколов осуществляет председатель Комиссии. Копия протокола сдается на хранение в Управление делами ФНП.

4.7. При необходимости принятия решения по вопросам, не терпящим отлагательства, решение может быть принято путём проведения заочного голосования с использованием телефонных и иных систем средств связи (электронной почты и т.п.), в этом случае в протоколе указывается, что рассмотрение и голосование по решению всех или части вопросов проводились заочно.

4.8. Члены Комиссии обладают равными правами при обсуждении рассматриваемых на заседании Комиссии вопросов. В случае несогласия с принятым решением, член Комиссии вправе изложить в письменном виде особое мнение, которое подлежит обязательному приобщению к протоколу заседания Комиссии.

4.9. Членство в Комиссии прекращается:

- по собственному желанию члена Комиссии;

- в случае прекращения полномочий нотариуса;

- в случае прекращения деятельности Комиссии;

- по решению Правления ФНП, в том числе по представлению председателя Комиссии, если деятельность члена Комиссии противоречит настоящему Положению.