Постановление Губернатора Новосибирской области от 24 февраля 2009 г. N 61 "Об утверждении Административного регламента администрации Новосибирской области по исполнению государственной функции по организации приема делегаций иностранных государств и субъектов Российской Федерации различного уровня на территории Новосибирской области (в том числе визитов проездом)"

В соответствии с постановлением администрации Новосибирской области от 22 августа 2006 года N 64-па "Об утверждении Порядка разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг" постановляю:

1. Утвердить прилагаемый Административный регламент администрации Новосибирской области по исполнению государственной функции по организации приема делегаций иностранных государств и субъектов Российской Федерации различного уровня на территории Новосибирской области (в том числе визитов проездом) (далее - Административный регламент).

2. Администрации Новосибирской области обеспечить исполнение государственной функции в соответствии с Административным регламентом.

3. Контроль за исполнением постановления возложить на заместителя Губернатора Новосибирской области Хомлянского А.Б.

В.А.Толоконский

Административный регламент
администрации Новосибирской области по исполнению государственной
функции по организации приема делегаций иностранных государств
и субъектов Российской Федерации различного уровня на территории Новосибирской области (в том числе визитов проездом)
(утв. постановлением Губернатора Новосибирской области от 24 февраля 2009 г. N 61)

I. Общие положения

1. Наименование государственной функции - организация приема делегаций иностранных государств и субъектов Российской Федерации различного уровня на территории Новосибирской области (в том числе визитов проездом) (далее - государственная функция).

Административный регламент исполнения государственной функции (далее - административный регламент) разработан в целях упорядочения организации приема делегаций иностранных государств и субъектов Российской Федерации различного уровня на территории Новосибирской области (далее - прием делегаций) и определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) при осуществлении мероприятий по приему делегаций.

2. Исполнение государственной функции администрации Новосибирской области осуществляет комитет внешнеэкономического сотрудничества и туризма (далее - комитет).

В процессе исполнения государственной функции комитет взаимодействует с:

структурными подразделениями центрального аппарата Министерства иностранных дел Российской Федерации (далее - МИД России), представительством МИД России в Сибирском федеральном округе;

управлением делами администрации Новосибирской области и ГУ "Хозяйственное управление администрации Новосибирской области";

комитетом административных органов администрации Новосибирской области;

департаментом информации администрации Новосибирской области;

департаментом культуры Новосибирской области;

департаментом здравоохранения Новосибирской области;

иными федеральными органами государственной власти, областными исполнительными органами государственной власти Новосибирской области, структурными подразделениями администрации Новосибирской области и организациями, участвующими в организации визита делегаций в Новосибирскую область.

3. Исполнение государственной функции по приему делегаций осуществляется в соответствии с:

Конституцией Российской Федерации ("Российская газета", N 237, 1993);

Федеральным законом от 04.01.99 N 4-ФЗ "О координации международных и внешнеэкономических связей субъектов Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, N 2., 1999, ст. 231);

Указом Президента Российской Федерации от 12.03.96 N 375 "О координирующей роли Министерства иностранных дел Российской Федерации в проведении единой внешнеполитической линии Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, N 12, 1996, ст. 1061);

Законом Новосибирской области от 13.11.2000 N 125-ОЗ "О международных, внешнеэкономических и межрегиональных связях Новосибирской области" ("Советская Сибирь", N 223, 2000; N 234, 2001; N 216, 2007; N 219, 2008);

постановлением главы администрации (Губернатора) Новосибирской области от 21.10.2004 N 638 "О приеме иностранных делегаций в Новосибирской области и выезде делегаций Новосибирской области в иностранные государства" ("Советская Сибирь", N 217, 2004; N 12, 2005);

постановлением Губернатора Новосибирской области от 18.04.2005 N 238 "Об утверждении Положения о комитете внешнеэкономического сотрудничества и туризма администрации области" ("Советская Сибирь", N 83, 2005).

4. В результате исполнения государственной функции в отношении делегации (официального лица), планирующей(его) посетить с визитом Новосибирскую область, осуществляется весь комплекс мероприятий, связанных с обеспечением организации ее(его) пребывания в Новосибирской области.

5. Субъектами, в отношении которых исполняется государственная функция, являются официальные делегации (официальные лица), планирующие прибыть в Новосибирскую область и возглавляемые:

руководителями иностранных государств, руководителями органов государственной власти иностранных государств;

руководителями международных организаций и учреждений;

руководителями дипломатических, торговых и иных представительств, консульских учреждений иностранных государств в Российской Федерации и Российской Федерации в иностранных государствах;

высшими должностными лицами и руководителями органов власти субъектов иностранных федеральных государств, административно-территориальных образований иностранных государств;

высшими должностными лицами и руководителями органов государственной власти субъектов Российской Федерации.

II. Требования к порядку исполнения государственной функции

6. Место нахождения комитета, телефоны для справок, интернет-адрес и электронная почта:

а) 630011, г. Новосибирск,11, Красный проспект, 18, кабинеты 99, 96;

б) телефоны для справок:

(8-383)-223-95-65, (8-383)-223-93-86, (8-383)-222-17-42, факс (8-383)-223-45-14;

в) официальный сайт администрации Новосибирской области: http://www3.adm.nso.ru/;

г) электронная почта комитета: mikitchenko@obladm.nso.ru, juni@obladm.nso.ru;

адреса электронной почты для справок: juni@obladm.nso.ru, mai@obladm.nso.ru, nrn@obladm.nso.ru.

7. На официальном интернет-сайте администрации Новосибирской области содержится следующая информация:

1) адрес и график работы комитета, номера телефонов, адреса интернет-сайта и электронной почты комитета;

2) порядок получения консультаций должностных лиц комитета;

3) текст Административного регламента с приложениями (только на официальном интернет-сайте администрации Новосибирской области).

8. Информация о правилах исполнения государственной функции предоставляется:

а) непосредственно в комитете;

б) посредством размещения в информационно-телекоммуникационных сетях общего пользования (в том числе в сети Интернет), публикаций в СМИ;

в) с использованием средств телефонной связи, электронной почты.

9. Порядок получения консультаций (справок) по вопросам исполнения государственной функции:

1) консультации (справки) по вопросам исполнения государственной функции предоставляются специалистами комитета, исполняющими государственную функцию;

2) консультации предоставляются специалистами комитета бесплатно при личном или письменном обращении заявителей, посредством телефонной связи, электронной почты или сети Интернет.

10. График работы комитета:

Понедельник 9-00 - 13-00 14-00 - 18-00

Вторник 9-00 - 13-00 14-00 - 18-00

Среда 9-00 - 13-00 14-00 - 18-00

Четверг 9-00 - 13-00 14-00 - 18-00

Пятница 9-00 - 13-00 14-00 - 17-00

11. Информация по вопросам исполнения государственной функции, в том числе о ходе исполнения государственной функции, предоставляется в устной (лично или по телефону) или письменной форме.

При устном обращении заявителей (лично или по телефону) специалист комитета, осуществляющий прием и консультирование, дает устный ответ. Если специалист не дает ответ либо подготовка ответа требует продолжительного времени, он обязан предложить заявителю один из трех вариантов дальнейших действий:

изложить обращение в письменной форме;

назначить другое удобное для заявителя время для консультации;

дать ответ в течение двух рабочих дней по контактному телефону, указанному заявителем.

Письменная информация обратившимся заявителям предоставляется при наличии письменного обращения. Письменный ответ подписывается председателем комитета или иным уполномоченным лицом, содержит фамилию и номер телефона исполнителя. Ответ направляется по почте, электронной почте, посредством факсимильной связи в зависимости от способа обращения заявителя за консультацией или способом, указанным в письменном обращении.

При письменном обращении ответ направляется заявителю в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения.

В случае необходимости направления запроса (для уточнения или проверки информации) в другие государственные органы, органы местного самоуправления или организации, срок рассмотрения обращения продлевается не более чем на 30 дней, заявителю при этом направляется предварительный ответ с описанием действий, совершаемых по его обращению.

12. Срок исполнения государственной функции устанавливается с момента обращения заявителя до момента исполнения государственной функции и определяется председателем комитета или иным уполномоченным лицом, исходя из планируемых сроков пребывания делегации (официального лица) в Новосибирской области и даты обращения заявителя.

13. Государственная функция исполняется бесплатно.

14. Основаниями для приостановления исполнения государственной функции либо для отказа в исполнении государственной функции являются:

получение официального сообщения о переносе сроков визита делегации или отмене визита;

отсутствие по объективным причинам возможности в исполнении государственной функции в предлагаемые сроки визита делегации.

15. В помещениях, где осуществляется исполнение государственной функции, создаются рабочие места, которые оборудуются необходимой офисной мебелью и компьютерами, оснащенными электронной почтой и доступом в сеть Интернет.

III. Административные процедуры

Описание последовательности действий при исполнении государственной функции

16. Основанием для начала исполнения государственной функции является получение областным исполнительным органом государственной власти Новосибирской области или структурным подразделением администрации Новосибирской области средствами почтовой или факсимильной связи одного из следующих документов:

1) обращения представителя иностранного государства или субъекта Российской Федерации (далее - прибывающая сторона) на имя Губернатора Новосибирской области о намерении посетить Новосибирскую область с визитом;

2) информационного сообщения о намерении иностранной делегации или официального лица посетить Новосибирскую область со стороны центрального аппарата МИД России или представительства МИД России в Сибирском федеральном округе и иных органов государственной власти, органов местного самоуправления;

3) положительного ответа от представителя иностранного государства или субъекта Российской Федерации на приглашение Губернатора Новосибирской области посетить с визитом Новосибирскую область.

17. Исполнение государственной функции включает в себя выполнение следующих административных процедур:

1) подготовка решения об организации приема делегации;

2) организация работы рабочей группы по обеспечению организации приема делегации и передовой группы представителей прибывающей стороны (при необходимости);

3) формирование проекта программы пребывания делегации;

4) решение организационно-протокольных вопросов организации приема делегации;

5) решение административно-хозяйственных вопросов организации приема делегации;

6) решение вопросов обеспечения безопасности членам делегации;

7) решение вопросов освещения визита делегации в средствах массовой информации;

8) решение вопросов обеспечения культурного обслуживания членов делегации (при необходимости);

9) решение вопросов обеспечения медицинского обслуживания членов делегации (при необходимости);

10) формирование итоговых материалов по визиту делегации;

11) организационно-протокольное сопровождение делегации в ходе визита;

12) оформление результатов визита делегации.

Последовательность выполнения административных процедур приведена на блок-схеме в приложении N 1 к Административному регламенту.

Подготовка решения об организации приема делегации

18. Сотрудник, ответственный за делопроизводство в соответствующем исполнительном органе государственной власти Новосибирской области или структурном подразделении администрации Новосибирской области, передает поступивший документ в отдел корреспонденции - канцелярию государственно-правового департамента администрации Новосибирской области (далее - канцелярия) для передачи его на рассмотрение и вынесение резолюции Губернатору Новосибирской области или заместителю Губернатора Новосибирской области, курирующему развитие международных и межрегиональных связей.

Если обращение о намерении посетить Новосибирскую область с визитом поступило на имя руководителя исполнительного органа государственной власти Новосибирской области, структурного подразделения администрации области, о его поступлении докладывается Губернатору Новосибирской области соответствующим руководителем или обращение передается заместителю Губернатора Новосибирской области, курирующему развитие международных и межрегиональных связей, для доклада Губернатору и получения резолюции.

Максимальный срок выполнения действия - 10 минут.

19. После получения документа с резолюцией Губернатора Новосибирской области (заместителя Губернатора Новосибирской области) председатель комитета назначает ответственного (ых) специалиста (ов) за организацию приема делегации (далее - специалист комитета) и передает ему (им) документ для организации работы в соответствии с резолюцией.

Максимальный срок выполнения действия - 20 минут.

20. При необходимости специалист комитета разрабатывает перечень мероприятий по организации визита с указанием ответственных лиц из числа сотрудников комитета, назначенных ответственными за организацию визита председателем комитета, и утверждает его в установленном порядке у председателя комитета (заместителя председателя).

Максимальный срок выполнения действия - 60 минут.

21. Специалист комитета готовит проект письма с сообщением о готовности принять делегацию в предложенные сроки за подписью Губернатора Новосибирской области (заместителя Губернатора Новосибирской области) в адрес прибывающей стороны и подписывает его в установленном порядке.

В случае, если согласно резолюции Губернатора Новосибирской области (заместителя Губернатора Новосибирской области) в предложенные прибывающей стороной сроки или по иным причинам исполнить государственную функцию не представляется возможным, специалист комитета готовит проект письма с соответствующим мотивированным ответом в адрес прибывающей стороны за подписью Губернатора Новосибирской области (заместителя Губернатора Новосибирской области) и подписывает его в установленном порядке.

Подписанное и зарегистрированное письмо с ответом направляется сотрудником комитета представителю прибывающей стороны в день его получения из канцелярии (аппарата заместителя Губернатора).

Максимальный срок подготовки письма - 30 минут.

22. В случае, если прибывающей стороной являются представители иностранного государства, по получении в работу документа с резолюцией специалист комитета готовит информационное письмо о предстоящем визите на имя руководителя представительства МИД России в Сибирском федеральном округе, с просьбой направить справочные материалы о сотрудничестве Российской Федерации со страной, из которой прибывает делегация, а также дать рекомендации относительно предстоящего визита за подписью заместителя Губернатора Новосибирской области, курирующего деятельность комитета и подписывает его в установленном порядке.

В случаях ограниченного времени (менее 5 рабочих дней) для организации приема делегации допускается подготовка письма за подписью председателя комитета, а также направление письма напрямую в центральный аппарат МИД России в соответствующий территориальный департамент и/или департамент по связям с субъектами Российской Федерации, парламентом и общественными объединениями.

Подписанное и зарегистрированное письмо с ответом направляется специалистом комитета адресату в день его получения из аппарата заместителя Губернатора Новосибирской области (от сотрудника комитета, отвечающего за делопроизводство).

Максимальный срок подготовки письма - 30 минут.

Организация работы рабочей группы по обеспечению организации приема делегации и передовой группы представителей прибывающей стороны
(при необходимости)

23. Специалист комитета по заданию председателя комитета формирует список членов рабочей группы по обеспечению организации приема делегации или официального лица под председательством заместителя Губернатора Новосибирской области, которому поручено возглавить данную рабочую группу.

Состав рабочей группы определяется специалистом комитета исходя из поручений председателя комитета (заместителя председателя), целесообразности и необходимости привлечения представителя той или иной организации.

Максимальный срок подготовки списка членов рабочей группы - 30 минут.

24. Специалист комитета обеспечивает:

1) своевременное приглашение членов рабочей группы на заседания рабочей группы;

2) подготовку и раздачу членам рабочей группы необходимых информационных материалов;

3) ведение протокольной записи заседаний рабочей группы и оформление решений заседаний рабочей группы (при необходимости).

Последующие действия по выполнению государственной функции, предусмотренные данным регламентом, специалист комитета выполняет исходя из принятых на заседаниях рабочей группы решений.

Сроки выполнения действий устанавливаются председателем рабочей группы и/или председателем комитета (заместителем председателя) исходя из конкретных обстоятельств.

25. При необходимости специалист комитета разрабатывает план мероприятий по организации визита с указанием ответственных лиц из числа членов рабочей группы, в установленном порядке подписывает его у руководителя рабочей группы и в день подписания доводит до сведения членов рабочей группы.

Максимальный срок подготовки плана мероприятий - 30 минут.

26. В случае прибытия в Новосибирскую область передовой группы представителей прибывающей стороны для проработки организационно-протокольных, административно-хозяйственных и иных вопросов организации визита специалист комитета совместно со специалистами управления делами администрации Новосибирской области обеспечивает:

1) решение административно-хозяйственных вопросов пребывания передовой группы в Новосибирской области (размещение, транспортное обслуживание и т.д.);

2) осмотр планируемых мест размещения членов делегации, объектов посещения, маршрута перемещения и т.п.;

3) участие членов передовой группы в заседаниях рабочей группы по обеспечению организации приема делегации;

4) осуществление иных необходимых действий.

Конкретный перечень необходимых действий, которые необходимо осуществить для обеспечения работы передовой группы, определяется специалистом комитета исходя из поручений руководителя рабочей группы по обеспечению организации приема делегации и/или председателя комитета (заместителя председателя), рекомендаций руководителя передовой группы, целесообразности и необходимости осуществления тех или иных действий.

Сроки выполнения действий устанавливаются председателем рабочей группы и/или председателем комитета (заместителем председателя) исходя из рекомендаций руководителя передовой группы и конкретных обстоятельств.

Формирование проекта программы пребывания делегаций

27. Специалист комитета связывается с представителем прибывающей стороны, уточняет у него информацию о сроках визита делегации или официального лица, составе делегации, целях и формате визита и т.п., а также согласовывает с ним необходимые вопросы пребывания делегации в Новосибирской области.

При необходимости для осуществления действия привлекается переводчик.

Максимальный срок выполнения действия - 30 минут.

28. Исходя из цели и формата визита, результатов согласования с представителем прибывающей стороны, рекомендаций МИД России (для иностранных делегаций), интересов Новосибирской области по развитию сотрудничества со страной (ее отдельным регионом) или субъектом Российской Федерации, представители которой (-ого) планируют посетить Новосибирскую область, рекомендаций, приведенных в приложении N 2 к Административному регламенту, а также указаний председателя комитета (заместителя председателя) специалист комитета формирует проект программы пребывания делегации в Новосибирской области (далее - программа пребывания).

В случае, если руководитель делегации прибывает вместе с супругой, возможно формирование отдельного проекта программы пребывания для супруги руководителя делегации.

При формировании проекта программы пребывания председатель комитета (заместитель председателя) и/или специалист комитета по вопросам согласования времени встречи или пребывания делегации в той или иной организации взаимодействуют с лицами (их представителями), с которыми планируется встреча в ходе визита, и руководителями (их представителями) соответствующих организаций.

Сформированный проект программы пребывания специалист комитета передает председателю комитета для согласования с Губернатором Новосибирской области (заместителем Губернатора Новосибирской области) не позднее чем за пять рабочих дней до начала визита.

Максимальный срок подготовки проекта программы пребывания после всех необходимых согласований - 20 минут.

29. После согласования проекта программы пребывания с Губернатором Новосибирской области (заместителем Губернатора Новосибирской области) председатель комитета передает его специалисту комитета для внесения необходимых корректировок и доведения до сведения представителя прибывающей стороны.

Специалист комитета доводит до сведения представителя прибывающей стороны проект программы пребывания.

Максимальный срок выполнения действия - 30 минут.

Решение организационно-протокольных вопросов организации приема делегации

30. При необходимости специалист комитета осуществляет поиск и подбор переводчика для работы с делегацией и/или для обеспечения перевода на встречах с официальными лицами Новосибирской области и проводит с ним необходимый инструктаж.

Максимальный срок проведения инструктажа с переводчиком - 30 минут.

31. При необходимости специалист комитета осуществляет поиск и подбор экскурсовода для организации осмотра достопримечательностей Новосибирской области и проведения иных экскурсионных программ, предусмотренных проектом программы пребывания, и проводит с ним необходимый инструктаж.

Максимальный срок проведения инструктажа с экскурсоводом - 30 минут.

32. Специалист комитета подготавливает и подписывает в установленном порядке у заместителя Губернатора Новосибирской области, курирующего деятельность комитета, или у председателя комитета информационные письма-заявки в адрес:

1) руководителя гостиницы (или иного средства размещения), в которой планируется размещение делегации, о размещении членов делегации;

2) генерального директора ОАО "Аэропорт Толмачево" или начальника железнодорожного вокзала "Новосибирск-Главный" об обеспечении встречи и проводов делегации;

3) руководителей пограничных и таможенных органов об обеспечении беспрепятственного пересечения государственной границы и прохождения таможенного контроля для членов делегации в рамках действующего законодательства (в случае прибытия и/или отбытия делегации международным авиарейсом);

4) лиц, с которыми запланирована встреча членов делегации, или руководителей организаций, посещение которых предполагает проект программы, об организации встречи или посещения организации;

5) иных лиц и руководителей иных организаций по организационно-протокольным вопросам пребывания делегации в Новосибирской области.

Конкретный перечень лиц и организаций, в адрес которых направляются письма-заявки, определяется специалистом комитета, исходя из целесообразности и необходимости направления такого письма-заявки и указаний председателя комитета (заместителя председателя).

Подписанные и зарегистрированные письма-заявки направляются специалистом комитета адресату в день его получения из аппарата заместителя Губернатора Новосибирской области (от сотрудника комитета, отвечающего за делопроизводство).

Максимальный срок подготовки одного письма-заявки - 10 минут.

33. Специалист комитета связывается с представителями лица, встреча с которым предусмотрена проектом программы пребывания, или представителями организаций, посещение которых предусматривает проект программы пребывания, и, в случае их готовности принять делегацию в предложенные сроки, совместно с ними подготавливает сценарий встречи и/или посещения организации делегацией, списки и схему рассадки участников мероприятия, перечень возможных тем обсуждения в ходе мероприятия иные необходимые материалы.

При необходимости председатель комитета (заместитель председателя) и/или специалист комитета посещают объекты, планируемые к посещению делегацией, для определения маршрута посещения и решения иных вопросов.

Документы и материалы готовятся специалистом комитета исходя из Основных положений государственной протокольной практики Российской Федерации, утвержденными Указом Президента Российской Федерации от 16.09.2004 N 1183, пожеланий прибывающей стороны, формата визита, устоявшейся практики их подготовки и имеющихся прецедентов, после чего согласовываются с председателем комитета (заместителем председателя).

По результатам подготовки указанных документов и материалов при необходимости вносятся корректировки в проект программы пребывания.

Данные административные действия осуществляются многократно в течение всего блока действий, связанных с решением организационно-протокольных вопросов организации приема делегации, но не позднее чем за два рабочих дня до начала визита. После этого срока дальнейшие согласования не желательны.

Максимальный срок подготовки одного документа (материала) - 40 минут.

34. Подготовленные документы и материалы специалист комитета передает председателю комитета (заместителю председателя) для их согласования с Губернатором Новосибирской области, заместителями Губернатора Новосибирской области, руководителями областных исполнительных органов государственной власти, структурных подразделений и иными заинтересованными лицами, непосредственно участвующими в мероприятиях, предусмотренных проектом программы пребывания.

Максимальный срок выполнения действия - 5 минут.

35. После согласования документов и материалов со всеми заинтересованными лицами председатель комитета передает их специалисту комитета и при необходимости, дает поручения специалисту комитета по внесению корректировок в подготовленные документы и материалы и подготовке обобщенных информационных материалов по визиту в необходимом формате. После данного действия дальнейшие изменения в программе пребывания делегации нежелательны.

Максимальный срок выполнения действия - 30 минут.

36. При необходимости специалист комитета организует заполнение, рассылку (передачу) приглашений участникам мероприятий (прием, церемония, культурное мероприятие и т.п.), предусмотренных программой пребывания, согласно спискам участников мероприятий.

Максимальный срок заполнения и рассылки (передачи) одного приглашения (нарочным, средствами факсимильной, телефонной связи, электронной почтой) - 20 минут.

37. Специалист комитета готовит информационные и справочные материалы, необходимые для информирования Губернатора Новосибирской области (заместителей Губернатора Новосибирской области) и иных заинтересованных лиц, участвующих в мероприятиях, предусмотренных программой пребывания делегации.

Максимальный срок подготовки одного материала - 40 минут.

38. При необходимости специалист комитета готовит мультимедийную презентацию для выступления Губернатора Новосибирской области (заместителя Губернатора Новосибирской области) или председателя комитета в ходе мероприятий, предусмотренных программой пребывания делегации.

Презентация передается в комитет компьютерных технологий администрации Новосибирской области для обеспечения ее демонстрации в ходе соответствующего выступления не позднее чем в день, предшествующий дню начала визита.

Максимальный срок подготовки презентации - 3 рабочих дня.

Решение административно-хозяйственных вопросов организации
приема делегации

39. Специалист комитета формулирует и в устной форме вносит председателю комитета (заместителю председателя) предложения по подбору сувениров, информационных, презентационных материалов, предназначенных для вручения членам делегации, а также при необходимости по перечню транспортных средств, требуемых для обеспечения транспортного обслуживания делегации.

Председатель комитета (заместитель председателя) согласовывает данные предложения с аппаратом Губернатора Новосибирской области (заместителя Губернатора Новосибирской области) и управляющим делами администрации Новосибирской области и дает соответствующие указания специалисту комитета.

Максимальный срок выполнения действия - 30 минут.

40. Специалист комитета готовит и подписывает в установленном порядке у председателя комитета письмо в адрес управляющего делами администрации Новосибирской области с информацией о предстоящем визите, в котором указывается о необходимости осуществления действий, связанных с административно-хозяйственным обслуживанием делегации (организация ресторанного обслуживания, заказ цветов, изготовление полиграфической продукции и т.п.).

Подписанное и зарегистрированное письмо направляется специалистом комитета адресату в день его получения от сотрудника комитета, отвечающего за делопроизводство.

Максимальный срок подготовки письма - 20 минут.

41. При необходимости председатель комитета (заместитель председателя) или специалист комитета связывается с начальниками отделов организационного и материально-технического обеспечения и правового обеспечения госзаказа управления делами администрации Новосибирской области и согласовывает с ними содержание и сроки выполнения действий, связанных с приемом делегации, и передает информацию, необходимую для подготовки организационно-правовых документов, связанных с обеспечением выполнения данных действий (договоров, актов приемки-передачи и т.д.).

Максимальный срок согласования - 20 минут.

42. При необходимости предоставления транспортных (ого) средств (а) членам делегации специалист комитета готовит и подписывает в установленном порядке у председателя комитета письмо в адрес управляющего делами администрации Новосибирской области с информацией о перечне транспортных средств, требуемых для обеспечения транспортного обслуживания делегации.

Подписанное и зарегистрированное письмо направляется специалистом комитета адресату в день его получения от сотрудника комитета, отвечающего за делопроизводство. Копия письма отправляется в автохозяйство ГУ "Хозяйственное управление администрации Новосибирской области".

Максимальный срок подготовки письма - 20 минут.

43. При необходимости председатель комитета (заместитель председателя) или специалист комитета связывается с начальником автохозяйства ГУ "Хозяйственное управление администрации Новосибирской области" и согласовывает перечень предоставляемых транспортных средств для обеспечения транспортного обслуживания делегации и график их работы.

Максимальный срок согласования - 20 минут.

44. Специалист комитета подготавливает проект распоряжения Губернатора Новосибирской области о приеме делегации в Новосибирской области и в установленном порядке обеспечивает необходимые согласования данного документа.

Максимальный срок подготовки проекта распоряжения - 20 минут.

45. Согласованный в установленном порядке проект распоряжения Губернатора Новосибирской области о приеме делегации передается специалистом комитета в отдел подготовки документов государственно-правового департамента администрации Новосибирской области для его подписания и регистрации не позднее чем за один рабочий день до начала визита.

Максимальный срок выполнения действия - 10 минут.

46. Специалист комитата исходя из программы пребывания делегации и установленных нормативов и расценок на требуемые товары или услуги подготавливает проект сметы расходов, связанных с приемом делегации, в установленном порядке подписывает ее у председателя комитета (заместителя председателя) и согласовывает с заместителем начальника управления - главным бухгалтером управления делами администрации Новосибирской области.

Максимальный срок выполнения действия - 20 минут.

Решение вопросов обеспечения безопасности членам делегации

47. Специалист комитета готовит и подписывает в установленном порядке у председателя комитета письмо на имя председателя комитета административных органов администрации Новосибирской области с информацией о предстоящем визите, в котором указывается необходимость организации сопровождения транспорта делегации автомобилями Государственной инспекцией безопасности дорожного движения Главного управления внутренних дел по Новосибирской области (далее - ГИБДД ГУВД по Новосибирской области) и обеспечения безопасности делегации на территории Новосибирской области согласно требованиям действующего законодательства.

Подписанное и зарегистрированное письмо направляется специалистом комитета адресату в день его получения от сотрудника комитета, отвечающего за делопроизводство.

Максимальный срок подготовки письма - 10 минут.

48. При необходимости председатель комитета (заместитель председателя) или специалист комитета связывается с председателем комитета административных органов администрации Новосибирской области или специалистом этого комитета, которому поручено организовать обеспечение безопасности членам делегации, и согласовывает с ним порядок осуществления необходимых мер по обеспечению безопасности членам делегации в ходе визита.

Максимальный срок согласования - 20 минут.

49. При необходимости специалист комитета совместно со специалистом комитета административных органов администрации Новосибирской области, которому поручено организовать обеспечение безопасности членам делегации, разрабатывают схему кортежа автомобилей делегации и согласовывают маршрут его передвижения по территории Новосибирской области с ГИБДД ГУВД по Новосибирской области.

Максимальный срок выполнения действия - 30 минут.

50. При необходимости специалист комитета по поручению председателя комитета (заместителя председателя) передает заинтересованным службам и органам, обеспечивающим безопасность прохождения мероприятий, предусмотренных программой пребывания делегации или официального лица в Новосибирской области, списки участников мероприятий и иные материалы.

Максимальный срок выполнения действия - 10 минут.

Решение вопросов освещения визита делегации в средствах массовой информации

51. Специалист комитета готовит пресс-релиз с информацией о предстоящем визите делегации для передачи его в департамент информации администрации Новосибирской области для размещения на интернет-портале администрации Новосибирской области и распространения среди средств массовой информации.

Максимальный срок подготовки пресс-релиза - 20 минут.

52. Специалист комитета готовит письмо в адрес руководителя департамента информации администрации Новосибирской области с информацией о предстоящем визите, в котором указывается о необходимости обеспечения освещения в средствах массовой информации приема делегации, а также организации пресс-конференции или брифинга, если это запланировано проектом программы пребывания.

Подписанное и зарегистрированное письмо вместе с пресс-релизом и иной необходимой информацией направляется специалистом комитета адресату в день его получения от сотрудника комитета, отвечающего за делопроизводство.

Максимальный срок подготовки письма - 10 минут.

53. При необходимости председатель комитета (заместитель председателя) или специалист комитета связывается с руководителем департамента информации администрации Новосибирской области или специалистом департамента информации администрации Новосибирской области, которому поручено организовать обеспечение освещения в средствах массовой информации визита делегации, и согласовывает с ним порядок осуществления необходимых мер по обеспечению освещения в средствах массовой информации визита делегации.

Максимальный срок согласования - 20 минут.

Решение вопросов обеспечения культурного обслуживания
членов делегации (при необходимости)

54. Специалист комитета готовит письмо в адрес руководителя департамента культуры Новосибирской области с информацией о предстоящем визите, в котором указывается о необходимости обеспечения культурного обслуживания членов делегации согласно проекту программы пребывания.

Подписанное и зарегистрированное письмо направляется специалистом комитета адресату в день его получения от сотрудника комитета, отвечающего за делопроизводство.

Максимальный срок подготовки письма - 10 минут.

55. При необходимости председатель комитета (заместитель председателя) или специалист комитета связывается с руководителем департамента культуры Новосибирской области или специалистом департамента культуры Новосибирской области, которому поручено организовать обеспечение культурного обслуживания делегации, и согласовывает с ним порядок осуществления необходимых мер по обеспечению культурного обслуживания делегации.

Максимальный срок согласования - 20 минут.

Решение вопросов обеспечения медицинского обслуживания
членов делегации (при необходимости)

56. Специалист комитета готовит и подписывает в установленном порядке у председателя комитета письмо на имя руководителя департамента здравоохранения Новосибирской области с информацией о предстоящем визите, в котором указывается о необходимости осуществления действий по организации медицинского обслуживания членов делегации (работа автомобиля скорой медицинской помощи, наличие необходимых медикаментов и т.п.).

Подписанное и зарегистрированное письмо направляется специалистом комитета адресату в день его получения от сотрудника комитета, отвечающего за делопроизводство.

Максимальный срок подготовки письма - 10 минут.

57. При необходимости председатель комитета (заместитель председателя) или специалист комитета связывается с руководителем департамента здравоохранения Новосибирской области или специалистом департамента здравоохранения Новосибирской области, которому поручено организовать обеспечение медицинского обслуживания делегации, и согласовывает с ним порядок осуществления необходимых мер по обеспечению медицинского обслуживания делегации.

Максимальный срок согласования - 20 минут.

Формирование итоговых материалов по визиту делегации

58. Специалист комитета формирует информационную папку для Губернатора Новосибирской области (заместителей Губернатора Новосибирской области) с материалами, подготовленными в ходе подготовки визита.

Перечень необходимых материалов определяется специалистом комитета исходя из программы пребывания делегации, целесообразности и необходимости предоставления того или иного материала и указаний председателя комитета (заместителя председателя).

Максимальный срок формирования информационной папки - 60 минут.

59. Специалист комитета согласовывает содержание информационной папки, предназначенной для Губернатора Новосибирской области (заместителей Губернатора Новосибирской области), с аппаратом Губернатора Новосибирской области (заместителей Губернатора Новосибирской области) и при необходимости вносит корректировки.

Максимальный срок согласования и внесения корректировок - 30 минут.

60. Специалист комитета передает информационную папку, предназначенную для Губернатора Новосибирской области (заместителей Губернатора Новосибирской области), в аппарат Губернатора Новосибирской области (заместителей Губернатора Новосибирской области) не позднее чем в день, предшествующий дню начала визита.

Максимальный срок выполнения действия - 10 минут.

61. Специалист комитета готовит макет брошюры с материалами по визиту делегации или официального лица в Новосибирскую область.

Содержание брошюры определяется специалистом комитета исходя из программы пребывания делегации в Новосибирской области, целесообразности и необходимости наличия того или иного материала в брошюре и указаний председателя комитета (заместителя председателя).

Максимальный срок подготовки макета брошюры - 60 минут.

62. Специалист комитета передает макет брошюры с материалами по визиту делегации в отдел подготовки документов государственно-правового департамента администрации Новосибирской области для изготовления брошюры в необходимом формате не позднее чем в день, предшествующий дню начала визита.

Максимальный срок выполнения действия - 10 минут.

63. Изготовленные брошюры специалист комитета передает в аппарат Губернатора Новосибирской области, заместителей Губернатора Новосибирской области, руководителям структурных подразделений администрации Новосибирской области, областных исполнительных органов государственной власти Новосибирской области, участвующим в мероприятиях, предусмотренных программой пребывания делегации, и иным заинтересованным лицам в день ее изготовления.

Максимальный срок передачи брошюры одному лицу - 20 минут.

Организационно-протокольное сопровождение делегации в ходе визита

64. Не позднее чем в день, предшествующий началу визита, специалист комитета связывается с залом официальных делегаций аэропорта "Толмачево" или железнодорожного вокзала "Новосибирск-Главный" для подтверждения визита делегации и представителями лиц, встреча с которыми предусмотрена программой пребывания, или представителями организаций, посещение которых предусматривает программа пребывания, для подтверждения встречи или посещения.

Максимальный срок подтверждения каждого мероприятия - 10 минут.

65. Специалист комитета, ответственный за предварительную подготовку мероприятий, предусмотренных программой пребывания, в ходе визита, согласно разработанным сценариям мероприятий, совместно со специалистами управления делами администрации Новосибирской области, ГУ "Хозяйственное управление администрации Новосибирской области", представителями лиц, встреча с которыми предусмотрена программой пребывания, или представителями организаций, посещение которых предусматривает программа пребывания, обеспечивает готовность мероприятия (размещение флагов, наличие сувениров, состояние помещения и т.п.).

Предварительная подготовка мероприятий, предусмотренных программой пребывания, в ходе визита должна быть закончена не позднее чем за 20 минут до прибытия делегации на данное мероприятие.

Максимальный срок выполнения действия - 15 минут.

66. Председатель комитета (заместитель председателя) и/или специалист комитета, ответственный за осуществление организационно-протокольного обеспечения мероприятий, предусмотренных программой пребывания, в соответствии с разработанными сценариями сопровождает(-ют) членов делегации в ходе визита и осуществляет (ют) организационно-протокольное обеспечение запланированных мероприятий в соответствии с разработанными сценариями мероприятий.

Действие осуществляется в течение всего времени пребывания делегации в Новосибирской области.

Оформление результатов визита делегации

67. Специалист комитета, сопровождавший делегацию, или специалист комитета, которому председатель комитета (заместитель председателя) дал соответствующее поручение, в течение трех рабочих дней после визита подготавливает отчетный документ по итогам визита, в котором коротко отражает содержание всех состоявшихся встреч членов делегации, запланированных программой пребывания, и результаты достигнутых договоренностей.

68. Специалист комитета передает подготовленный отчетный документ председателю комитета (заместителю председателя) для ознакомления и внесения необходимых корректировок.

Максимальный срок выполнения действия - 5 минут.

69. При необходимости после внесения необходимых корректировок специалист комитета передает отчетный документ в аппарат Губернатора (заместителя Губернатора) для ознакомления.

Максимальный срок выполнения действия - 5 минут.

70. Исходя из данных Губернатором Новосибирской области (заместителем Губернатора Новосибирской области) в ходе визита поручений председатель комитета назначает ответственных лиц за организацию выполнения данных поручений.

Максимальный срок выполнения действия - 5 минут.

71. В случае, если прибывающей стороной являются представители иностранного государства, специалист комитета направляет копию отчетного документа в представительство МИД России в Сибирском федеральном округе.

Максимальный срок выполнения действия - 5 минут.

72. При необходимости специалист комитета организует размещение отчетного документа на интернет-портале администрации Новосибирской области.

Максимальный срок выполнения действия - 10 минут.

73. Специалист комитета в установленном порядке вносит в базу данных комитета информацию о контактных данных членов делегации или официального лица, а также всех лиц, участвовавших в подготовке визита.

Максимальный срок выполнения действия - 40 минут.

74. В течение пяти рабочих дней специалист комитета вносит поправки в проект сметы расходов, связанных с приемом делегации, и в установленном порядке подписывает ее у председателя комитета (заместителя председателя) и передает заместителю начальника управления - главному бухгалтеру управления делами администрации Новосибирской области.

75. При необходимости специалист комитета готовит проекты документов об оплате оказанным членам делегации в ходе визита услуг (переводческих, экскурсионных и т.п.) и передает их в отдел правового обеспечения госзаказа управления делами администрации Новосибирской области.

Максимальный срок выполнения действия - два рабочих дня для каждой услуги.

76. При необходимости специалист комитета готовит проект(-ы) благодарственных письма (ем) по итогам визита за подписью Губернатора Новосибирской области (заместителя Губернатора Новосибирской области) в адрес прибывающей стороны и/или представителей организаций, участвовавших в организации визита, и подписывает его (их) в установленном порядке.

Подписанное (ые) и зарегистрированное (ые) письмо (а) направляется сотрудником комитета адресату (ам) в день его (их) получения из канцелярии (аппарата заместителя Губернатора Новосибирской области).

Максимальный срок подготовки одного благодарственного письма - 30 минут.

77. Специалист комитета списывает все подготовленные в ходе подготовки визита материалы и документы в дело в соответствии с номенклатурой дел комитета.

Максимальный срок выполнения действия - 20 минут.

IV. Порядок и формы контроля за исполнением государственной функции

78. Текущий контроль над соблюдением и исполнением положений Административного регламента осуществляют заместитель Губернатора Новосибирской области, курирующий работу комитета, председатель комитета, его заместители, а также должностные лица комитета, ответственные за организацию работы по исполнению государственной функции.

79. Выборочный контроль осуществляется путем проведения председателем комитета, его заместителями проверок соблюдения и исполнения сотрудниками комитета положений настоящего Административного регламента.

80. Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании полугодовых или годовых планов работы комитета, утвержденных председателем комитета) и внеплановыми. При проверке могут рассматриваться все вопросы, связанные с исполнением государственной функции (комплексные проверки) или отдельные вопросы (тематические проверки). Проверка также может проводиться по конкретному обращению заявителей.

81. По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

V. Порядок обжалования действий (бездействия) и решений,
осуществляемых (принятых) в ходе выполнения государственной функции

82. Заинтересованные лица имеют право на обжалование решений, принятых в ходе исполнения государственной функции, действий (бездействия) специалистов комитета, участвующих в исполнении государственной функции, в административном и судебном порядках.

83. Заинтересованные лица имеют право обратиться с жалобой лично или направить письменное обращение председателю комитета по адресу: Красный проспект, д. 18, к. 95, г. Новосибирск, 11, 630011.

84. Председатель комитета проводит личный прием заинтересованных лиц по предварительному согласованию по телефонам (383) 2239565, (383) 2234702.

Прием проводится при личном обращении по адресу: Красный проспект, д. 18, к. 93б г. Новосибирск, 11, 630011.

85. При обращении заинтересованного лица в письменной форме срок рассмотрения жалобы не должен превышать 30 дней с момента получения обращения.

В случае, если по обращению требуется проведение проверки, срок рассмотрения жалобы может быть продлен, но не более чем на 30 дней. О продлении срока рассмотрения жалобы заинтересованное лицо уведомляется письменно с указанием причин.

86. Гражданин (юридическое лицо) в своем письменном обращении в обязательном порядке указывает наименование государственного органа, в который направляет письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии) (наименование юридического лица, его юридический адрес), почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, излагает суть предложения, заявления или жалобы, ставит личную подпись (должность юридического лица, фамилию, имя и отчество должностного лица юридического лица и его личную подпись) и дату.

Дополнительно в жалобе указываются причины несогласия с обжалуемым решением, действием (бездействием), обстоятельства, на основании которых заинтересованное лицо считает, что нарушены его права, свободы и законные интересы, созданы препятствия к их реализации либо незаконно возложена какая-либо обязанность, требования (об отмене решения, о признании незаконным действия (бездействия), а также иные сведения, которые заинтересованное лицо считает необходимым сообщить.

К жалобе могут быть приложены копии документов, подтверждающих изложенные в жалобе обстоятельства. В таком случае в жалобе приводится перечень прилагаемых к ней документов.

Если документы, имеющие существенное значение для рассмотрения жалобы, отсутствуют или не приложены к обращению, решение принимается без учета доводов, не подтвержденных документами.

Жалоба подписывается подавшим ее заинтересованным лицом.

87. По результатам рассмотрения жалобы председатель комитета принимает решение об удовлетворении требований заинтересованного лица и признании неправомерным обжалованного решения, действия (бездействия) либо об отказе в удовлетворении жалобы.

Письменный ответ, содержащий результаты рассмотрения обращения, направляется заинтересованному лицу.

Приложение N 1
к Административному регламенту
администрации Новосибирской области
по исполнению государственной функции
по организации приема делегаций
иностранных государств и субъектов
Российской Федерации различного уровня
на территории Новосибирской области
(в том числе визитов проездом)

Блок-схема последовательности выполнения административных процедур

                /--------------------------------------------------------\     /---------\

                |   Подготовка решения об организации приема делегации   |     |5 дней до|

                \--------------------------------------------------------/     | визита  |

      /---------------------------------------|                                |         |

/ - - - - -\    /---------------------------------------------------------\    \---------/

| Организа-     |   Формирование проекта программы пребывания делегации   |

     ция   |    \---------------------------------------------------------/    /---------\

|  работы                                         |                            |         |

   рабочей |                                      |                            |         |

| группы по       /-------------------------------+----------------------\     |         |

   обеспе- |      |          |          |         |           |          |     |         |

|   чению         |          |          |         |           |          |     |         |

  организа-| /---------\ /--------\ /--------\ /-------\ / - --- -\ / - --- -\ |         |

|    ции     | Решение | | Решение| | Решение| |Решение| | Решение| | Решение  |         |

   приема  | |организа-| |  адми- | | вопро- | |вопро- |   вопро-     вопро- | |         |

| делегации  | ционно- | | нистра-| |   сов  | |  сов  | |   сов  | |   сов    |1 день до|

      и    | |протоко- | | тивно- | | обеспе-| |освеще-|   обеспе-    обеспе-| | визита  |

| передовой  |  льных  | |хозяйст-| |  чения | |  ния  | |  чения | |  чения   |         |

   группы  | | вопро-  | | венных | |безопас-| |визита |  медицин-     куль- | |         |

|представи-|-|   сов   |-| вопро- |-|  ности |-|делега-|-|  ского |-| турного  |         |

    телей  | | органи- | |   сов  | | членам | | ции в |  обслужи-    обслу- | |         |

| прибыва-   |  зации  | | органи-| | делега-| | сред- | |  вания | | живания  |         |

    ющей   | | приема  | |  зации | |   ции  | | ствах |   членов     членов | |         |

|  стороны   |  деле-  | | приема | |        | |массо- | | делега-| | делега-  |         |

    (при   | |  гации  | | делега-| |        | |  вой  |  ции (при   ции (при| |         |

| необходи-  |         | |   ции  | |        | |инфор- | | необхо-| | необхо-  |         |

   мости)  | |         | |        | |        | | мации |  димости)   димости)| |         |

\- - - - - / \---------/ \--------/ \--------/ \-------/ \- - - - / \- --- - / |         |

     |            |           |          |         |          |         |      |         |

     \-----------------------------------+------------------------------/      |         |

                                         |                                     \---------/

                      /-------------------------------------\

                      |        Формирование итоговых        |                  /---------\

                      |   материалов по визиту делегации    |                  |         |

                      \-------------------------------------/                  |В течение|

                                         |                                     | визита  |

                      /-------------------------------------\                  |         |

                      |     Организационно-протокольное     |                  \---------/

                      |сопровождение делегации в ходе визита|

                      \-------------------------------------/

                                         |

                      /-------------------------------------\                 /------------\

                      |       Оформление результатов        |                 |5 дней после|

                      |          визита делегации           |                 |   визита   |

                      \-------------------------------------/                 \------------/

Приложение N 2
к Административному регламенту
администрации Новосибирской области
по исполнению государственной функции
по организации приема делегаций
иностранных государств и субъектов
Российской Федерации различного уровня
на территории Новосибирской области
(в том числе визитов проездом)

Рекомендации по формированию программы пребывания делегации

Программой пребывания могут быть предусмотрены следующие мероприятия (см. таблицу).

Мероприятие	Максимальная длительность мероприятия, мин.
Встреча (проводы) делегации	30
Протокольная встреча с Губернатором Новосибирской области	40
Рабочая встреча с Губернатором Новосибирской области и иными официальными лицами	80
Подписание официальных документов	10
Рабочий завтрак (обед, ужин)	90
Посещение отраслевых организаций и предприятий	120
Пресс-конференция	60
Подход к прессе	20
Осмотр достопримечательностей города	120
Культурная программа (спектакль, концерт)	120
Официальный прием от имени Губернатора Новосибирской области	120