Методические указания по ведению договорной и претензионной работы в ОАО "РЖД" (утв. ОАО "РЖД" 31 марта 2016 г. N 261) (с изменениями и дополнениями)

Методические указания по ведению договорной и претензионной работы в ОАО "РЖД"
(утв. ОАО "РЖД" 31 марта 2016 г. N 261)

С изменениями и дополнениями от:

27 декабря 2016 г.

I. Вводные положения

Настоящие Методические указания по ведению договорной и претензионной работы в ОАО "РЖД" (далее - Методические указания) разработаны с целью детализации процессов договорной и претензионной работы в ОАО "РЖД", принципов и подходов организации взаимодействия подразделений аппарата управления, структурных подразделений, служб железных дорог, филиалов, дочерних и зависимых обществ ОАО "РЖД" при ведении договорной и претензионной работы, с учетом особенностей внутренних документов ОАО "РЖД", практики ведения договорной и претензионной работы.

Методические указания представляют собой текстовое описание структуры процесса и детализацию взаимосвязанных подпроцессов, происходящих на каждой стадии договорной и претензионной работы.

Настоящие Методические указания действуют и подлежат применению в отношении:

всех документов, подписываемых от имени ОАО "РЖД" и фиксирующих договоренности, достигнутые компанией с другими субъектами правоотношений, регулируемых гражданским законодательством (к таким документам относятся договоры (контракты), меморандумы, протоколы о намерениях, соглашения, дополнительные соглашения, документы, подписываемые сторонами с целью исполнения, изменения или прекращения основных документов, в том числе регулируемые законодательством иностранного государства либо применимое право в которых не определено);

претензий, вытекающих из договоров, заключаемых ОАО "РЖД", а также претензий в связи с причинением внедоговорного вреда.

Исключения для применения настоящих Методических указаний составляют договоры и претензии, на которые не распространяется действие Положения о договорной и претензионной работе в ОАО "РЖД", а также договоры, для которых внутренними документами ОАО "РЖД" установлен особый порядок договорной и (или) претензионной работы.

II. Термины и определения

АС ЕРД - Автоматизированная система формирования и хранения карточек договоров в едином реестре договоров холдинга ОАО "РЖД".

Безденежные договоры (меморандумы, протоколы (соглашения) о намерениях (сотрудничестве) и т.п.) - договоры, заключаемые от имени ОАО "РЖД", не содержащие обязательств финансово-экономического характера.

Договоры - гражданско-правовые договоры (контракты), соглашения, меморандумы, протоколы (соглашения) о намерениях (сотрудничестве) и иные документы, в которых изложены достигнутые сторонами договоренности по любому аспекту деятельности ОАО "РЖД", а также дополнительные соглашения (дополнения), заключаемые сторонами с целью исполнения, изменения или прекращения действия основных документов.

Доходные договоры - договоры, заключаемые от имени ОАО "РЖД" с контрагентами, плательщиками по которым являются покупатели и заказчики товарно-материальных ценностей, работ или услуг, поставляемых, выполняемых или оказываемых ОАО "РЖД".

Комплект договорной документации - совокупность документов, необходимых для надлежащего, всестороннего и полного рассмотрения (визирования) проекта договора, включающая в себя, в том числе, организационно-распорядительные документы ОАО "РЖД", на основании которых осуществляется договорная работа по проекту договора, пояснительную записку, изменяемую часть документации процедуры размещения заказа и переписку подразделений ОАО "РЖД" по проекту договора, а также документы, подтверждающие полномочия подписывающего со стороны контрагента лица.

Конкурентная процедура закупки - процедура закупки, предусмотренная Положением о закупке, в ходе которой выбор лучшего поставщика (исполнителя, подрядчика) осуществляется на основе сравнения предложений (состязательности) нескольких независимых участников процедуры закупки.

Контрагент - юридическое или физическое лицо, с которым ОАО "РЖД" состоит в договорных отношениях или с которым у ОАО "РЖД" предполагаются договорные отношения.

Основание заключения договора (Основание) - оформленный в соответствии с требованиями законодательства и внутренних документов ОАО "РЖД" документ, позволяющий однозначно определить волеизъявление ОАО "РЖД" по заключению, изменению или прекращению соответствующего договора с определенным контрагентом.

Ответственное подразделение - подразделение, из деятельности которого вытекает претензия.

План закупок - план закупок товаров, работ, услуг для осуществления основных видов деятельности ОАО "РЖД", формируемый и утверждаемый в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации, в частности, в соответствии с требованиями Федерального закона от 18.07.2011 N 223-ФЗ "О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц", Постановления Правительства от 17.09.2012 N 932 "Об утверждении правил формирования плана закупки товаров (работ, услуг) и требований к форме такого плана", и утверждаемыми в соответствии с ними внутренними документами ОАО "РЖД". Порядок и сроки формирования Плана закупок, его содержание, срок его размещения и корректировки определены распоряжением ОАО "РЖД" от 25.12.2014 N 3142р "О Регламенте взаимодействия подразделений ОАО "РЖД" при организации закупочной деятельности".

Подразделение-исполнитель - подразделение, в интересах, в компетенции и в рамках бюджета которого предполагается заключение и реализация договора, либо подразделение, определенное уполномоченным лицом ОАО "РЖД" в качестве подразделения-исполнителя.

Положение о договорной и претензионной работе - Положение о договорной и претензионной работе в ОАО "РЖД", являющееся утвержденным в установленном порядке внутренним документом ОАО "РЖД", устанавливающим основные принципы и правила осуществления договорной и претензионной работы в ОАО "РЖД".

Положение о закупке - Положение о закупке товаров, работ, услуг для нужд ОАО "РЖД", утвержденное советом директоров ОАО "РЖД" 30.06.2014 и объявленное распоряжением ОАО "РЖД" от 17.07.2014 N 1663р.

Претензия - письменное требование совершить определенное действие (выполнить работу, оказать услугу, устранить недостатки выполненных работ, возместить убытки, выплатить неустойку, соразмерно уменьшить цену договора и т.д.) или воздержаться от совершения определенного действия, оформленное в соответствии с требованиями закона или соглашения о претензионном порядке (при наличии).

Претензионная работа - деятельность по рассмотрению и предъявлению претензий.

Причастное подразделение - подразделение ОАО "РЖД", участвующее в процессе договорной и претензионной работы по вопросам, относящимся к его компетенции в соответствии с положением о данном подразделении, утвержденным ОАО "РЖД".

Проект договора - текст договора со всеми приложениями, подготовленный для включения в документацию процедуры размещения заказа или для подписания сторонами.

Процедура размещения заказа - процедура определения контрагента по договору и условий договора, предусмотренная Положением о закупке или иными внутренними документами ОАО "РЖД", определяющими порядок заключения расходных и доходных договоров*(1).

Процесс договорной работы - процесс последовательных, взаимосвязанных действий, направленных на подготовку к заключению договора, заключение договора, сопровождение договора, закрытие договора.

Расходные договоры - договоры, заключаемые от имени ОАО "РЖД" с контрагентами, плательщиком по которым является ОАО "РЖД".

Регламент взаимодействия - Регламент взаимодействия подразделений ОАО "РЖД" при организации закупочной деятельности, утвержденный распоряжением ОАО "РЖД" от 25 декабря 2014 г. N 3142р.

Сделка - действия граждан и юридических лиц, направленные на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей (это может быть как один договор, так и комплекс взаимосвязанных договоров, направленных на реализацию одного проекта, достижения единой цели).

Соглашение о претензионном порядке - условия договора о порядке и сроках предъявления и рассмотрения претензий по договору.

Стадии договорной работы - этапы договорной работы (подготовка к заключению договора, заключение договора, сопровождение договора, закрытие договора).

Структурные подразделения ОАО "РЖД" - подразделения, не имеющие статуса "Филиал". К таким структурным подразделениям в контексте настоящих Методических указаний не относятся структурные подразделения филиалов ОАО "РЖД".

Типовая форма договора - форма договора, подлежащая применению подразделением-исполнителем при составлении проекта договора в ОАО "РЖД". Каталог Типовых форм договоров приложен к настоящим Методическим указаниям.

Участники процесса договорной работы - лица, подразделения, участвующие в процессе договорной работы (подразделение-исполнитель, причастные подразделения, лицо, подписывающее договор и т.д.).

Определения, применяемые в отношении подразделений ОАО "РЖД" в рамках настоящих Методических указаний:

бухгалтерия - Бухгалтерская служба или подразделение, осуществляющее соответствующие функции в филиалах и структурных подразделениях ОАО "РЖД";

имущественная служба - Департамент управления имуществом, его региональные подразделения или подразделение, осуществляющее соответствующие функции в филиалах и структурных подразделениях ОАО "РЖД";

инвестиционная служба - Департамент инвестиционной деятельности или подразделение, осуществляющее соответствующие функции в филиалах и структурных подразделениях ОАО "РЖД";

международная служба - Департамент международного сотрудничества или подразделение, осуществляющее соответствующие функции в филиалах и структурных подразделениях ОАО "РЖД";

служба безопасности - Департамент безопасности, его региональные центры или подразделение, осуществляющее соответствующие функции в филиалах и структурных подразделениях ОАО "РЖД";

служба интеллектуальной собственности - Управление по вопросам интеллектуальной собственности или подразделение, осуществляющее соответствующие функции в филиалах и структурных подразделениях ОАО "РЖД";

служба информатизации - Департамент информатизации или подразделение, осуществляющее соответствующие функции в филиалах и структурных подразделениях ОАО "РЖД";

служба развития систем управления - Департамент развития системы управления или подразделение, осуществляющее соответствующие функции в филиалах и структурных подразделениях ОАО "РЖД";

служба технической политики - Департамент технической политики или подразделение, осуществляющее соответствующие функции в филиалах и структурных подразделениях ОАО "РЖД";

таможенная служба - Центр по таможенной деятельности или подразделение, осуществляющее соответствующие функции в филиалах и структурных подразделениях ОАО "РЖД";

филиалы - филиалы и структурные подразделения ОАО "РЖД";

финансовая служба - Департамент корпоративных финансов или подразделение, осуществляющее соответствующие функции в филиалах и структурных подразделениях ОАО "РЖД";

центр организации закупочной деятельности - Центр организации закупочной деятельности или его региональное подразделение (по территориальной принадлежности);

экономическая служба - Департамент экономики или подразделение, осуществляющее соответствующие функции в филиалах и структурных подразделениях ОАО "РЖД";

юридическая служба - Правовой департамент, юридические подразделения филиалов или юридические службы железных дорог, осуществляющие правовое сопровождение деятельности соответствующего филиала или структурного подразделения ОАО "РЖД".

III. Организация процесса договорной работы

Договорная работа в ОАО "РЖД" включает в себя 4 основных стадии, являющиеся подпроцессами первого уровня:

1) подготовка к заключению договора;

2) заключение договора;

3) сопровождение договора;

4) исполнение договора.

1. Подготовка к заключению договора

1.1. Основания заключения договора

Заключение договора (подготовка к заключению договора) осуществляется при наличии Основания заключения договора.

В случае отсутствия на момент подготовки проекта договора соответствующего Основания, подразделение исполнитель указывает в пояснительной записке причину и подтверждает обязанность представить Основание при направлении договора на визирование.

1.1.1. Основания заключения договоров, предусматривающих закупку ОАО "РЖД" товаров, работ, услуг (расходные договоры):

а) итоги процедур закупок, подведенные конкурсной комиссией ОАО "РЖД", иными конкурсными комиссиями и уполномоченными органами, образованными в порядке, установленном внутренними документами ОАО "РЖД", а также решения указанных комиссий и органов, принятые в соответствии с подпунктами 2 и 3 пункта 85 Положения о закупке;

б) итоги конкурентной процедуры закупки в электронной форме, зафиксированные в автоматизированной информационной системе "Электронная торгово-закупочная площадка ОАО "РЖД" или на иной торговой площадке, на которой проводится процедура закупки;

в) протоколы рассмотрения аукционных заявок, поступившие на участие в открытом аукционе в электронной форме, в случае, если он признан несостоявшимся, протоколов рассмотрения документов, представленных в обоснование демпинговой цены договора, в случае, если документацией закупки были установлены антидемпинговые меры;

г) подпункты 4-24, 28, 29, 30, 32 и 33 пункта 85 Положения о закупке;

д) решения президента ОАО "РЖД", вице-президентов и руководителей филиалов, принятые в соответствии с подпунктами 1, 25-27, 31 и 34 пункта 85 Положения о закупке.

Решения, предусмотренные подпунктом "д" настоящего пункта, оформляются приказом, распоряжением, поручением.

Подразделение-исполнитель готовит проект приказа, распоряжения, поручения в соответствии с требованиями пункта 150 Регламента взаимодействия, в котором в том числе должна содержаться информация о:

предмете закупки;

сумме закупки по годам с учетом или без учета НДС (может быть указан лимит затрат по сделке);

обоснование цены договора;

основание для заключения договора с единственным поставщиком (исполнителем, подрядчиком) с учетом соответствующего подпункта пункта 85 Положения о закупке;

срок действия договора;

номер строки плана закупок ОАО "РЖД", утвержденного в установленном порядке;

сведения о лице, с которым заключается договор (полное наименование, ИНН);

обоснование выбора контрагента.

Перечень должностных лиц, имеющих право принимать решение о заключении договора в рамках подпункта "д" настоящего пункта является исчерпывающим и не подлежит расширительному толкованию. Руководители региональных (структурных) подразделений филиалов не вправе издавать такие распорядительные документы.

Руководители региональных (структурных) подразделений филиалов, в рамках выданных доверенностей, вправе заключать договоры с конкретным контрагентом только при наличии надлежащим образом оформленного распорядительного документа, подписанного президентом, вице-президентами или руководителем соответствующего филиала, содержащего поручение руководителю регионального (структурного) подразделения филиала о заключении договора с конкретным контрагентом, на условиях, указанных в таком распорядительном документе.

1.1.2. Основания заключения договоров, предусматривающих предоставление со стороны ОАО "РЖД" товаров, работ, услуг (доходные договоры), а также договоров, не содержащих обязательств финансово-экономического характера (безденежные договоры):

а) решения президента ОАО "РЖД", вице-президентов и руководителей филиалов о заключении договоров, принимаемых в пределах полномочий, определенных внутренними документами ОАО "РЖД" и/или соответствующей доверенностью;

б) решения президента ОАО "РЖД", вице-президентов и руководителей филиалов, принимаемых в пределах полномочий, определенных внутренними документами ОАО "РЖД" и/или соответствующей доверенностью, об участии ОАО "РЖД" в процедурах размещения заказа, организуемых третьими лицами;

в) итоги процедур размещения заказа, подведенные конкурсной комиссией ОАО "РЖД", иными конкурсными комиссиями и уполномоченными органами, образованными в порядке, установленном внутренними документами ОАО "РЖД";

г) итоги процедур размещения заказа в электронной форме, зафиксированные в автоматизированной информационной системе "Электронная торгово-закупочная площадка ОАО "РЖД" или на иной торговой площадке, на которой осуществляется размещение заказов.

1.1.3. Основанием заключения дополнительного соглашения к договору является соответствующее решение уполномоченного лица или органа компании, оформленное в порядке, определенном внутренними документами ОАО "РЖД" по обращению подразделения-исполнителя.

1.1.4. Заключение доходных договоров и безденежных договоров, в случае, когда такие договоры заключаются на постоянной основе в процессе обычной хозяйственной деятельности ОАО "РЖД", а также заключение дополнительных соглашений, которыми вносятся изменения в реквизиты сторон, устраняются опечатки и технические ошибки, допущенные в договоре при его заключении, осуществляется без оформления соответствующего Основания.

1.2. Документы по контрагенту

1.2.1. На стадии подготовки к заключению договора, за исключением случаев заключения договора по итогам конкурентной процедуры размещения заказа, подразделение-исполнитель в обязательном порядке истребует у контрагента оригиналы или надлежащим образом заверенные копии следующих документов (учредительных, правоустанавливающих и т.д.):

1) учредительные документы с учетом внесенных в них изменений, свидетельства о государственной регистрации учредительных документов и внесенных в них изменений;

2) свидетельство о государственной регистрации контрагента, свидетельство о внесении в государственный реестр изменений в сведения о юридическом лице, не связанных с внесением изменений в учредительные документы, свидетельство о постановке на учет в налоговом органе;

3) выписка из единого государственного реестра юридических лиц (для юридических лиц) либо выписка из единого государственного реестра индивидуальных предпринимателей (для индивидуальных предпринимателей), выданная регистрирующим органом не ранее чем за один месяц до представления проекта договора на согласование;

4) документы, подтверждающие полномочия лица на подписание договора, оформленные надлежащим образом (протокол (решение) уполномоченного органа управления контрагента о назначении исполнительного органа; доверенность, если договор со стороны контрагента подписан не единоличным исполнительным органом; согласие соответствующего органа управления контрагента на совершение сделки, предусмотренной договором, в случаях, когда это определено законодательством Российской Федерации и учредительными документами контрагента);

5) паспорт (для физических лиц);

6) согласие контролирующих органов на совершение сделки или подтверждение уведомления соответствующих органов о совершении сделки в случаях, когда такое согласие или уведомление предусмотрено законодательством Российской Федерации;

7) лицензии, если деятельность, которую осуществляет контрагент, подлежит в соответствии с законодательством Российской Федерации лицензированию;

8) бухгалтерская (финансовая) отчетность контрагента на последнюю отчетную дату;

9) квитанции о приеме налоговой декларации (авансовых расчетов) по НДС, налогу на прибыль и/или по упрощенной системе налогообложения и/или единому налогу на вмененный доход за текущий и предшествующий годы (по итогам каждого отчетного периода в течение года и в целом за год) при заключении договора на сумму более 500 000 рублей без учета НДС;

10) платежные поручения об уплате налогов по декларациям (авансовым расчетам), указанным в подпункте 9 настоящего пункта;

11) банковская карточка с образцами подписей и оттиском печати контрагента;

12) информационная справка, содержащая сведения о владельцах контрагента, включая конечных бенефициаров, с приложением подтверждающих документов;

13) декларация о соответствии контрагента критериям отнесения к субъектам малого и среднего предпринимательства в соответствии с формой, утвержденной постановлением Правительства Российской Федерации от 11 декабря 2014 г. N 1352 "Об особенностях участия субъектов малого и среднего предпринимательства в закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц" (если контрагент является субъектом малого и среднего предпринимательства).

Надлежащим образом заверенной копией является копия документа, удостоверенная нотариально, или заверенная непосредственно контрагентом. Если внутренними документами ОАО "РЖД" или законодательством не установлено иное, заверение копий документов контрагентом осуществляется путем проставления на документе надписи или штампа "Копия верна", печати контрагента и подписи руководителя контрагента или уполномоченного им лица.

1.2.2. Подразделение-исполнитель осуществляет хранение указанных в подпункте 1.2.1 настоящих Методических указаний документов, следит за сроком их действия и, при необходимости, истребует у контрагента актуальные на текущую дату документы.

1.2.3. По обоснованному запросу (в том числе устному) подразделение-исполнитель в обязательном порядке оперативно предоставляет направившему запрос причастному подразделению необходимые документы по контрагенту.

. В отношении доходных договоров и безденежных договоров, в отдельных случаях по обоснованному предложению подразделения-исполнителя, перечень документов, представляемых контрагентом, может быть изменен.

При этом, обязательным является предоставление документов, предусмотренных подпунктами 1-6, 12 пункта 1.2.1 настоящих Методических указаний.

В отношении доходных договоров в сфере оказания услуг грузовых железнодорожных перевозок перечень документов может быть сокращен до документов, указанных в подпунктах 1, 3-5, 12 пункта 1.2.1 настоящих Методических указаний.

Решение об изменении перечня, предоставляемых контрагентом документов, оформляется распорядительным документом за подписью вице-президента, курирующего соответствующее направление деятельности.

1.2.5. Ответственность за нарушение сроков рассмотрения проекта договора и его подписания, сроков исполнения договора, возникновение иных негативных последствий, вызванных несвоевременным предоставлением документов по контрагенту, предоставлением некачественных документов, предоставлением документов не в полном объеме, отсутствием актуальных версий документов несет подразделение-исполнитель.

1.3. Подготовка проекта договора

Подготовка проекта договора осуществляется одновременно с подготовкой документов для принятия решения о выборе контрагента по договору и включает в себя следующее.

1.3.1 Общие положения

1.3.1.1. Проекты договоров должны соответствовать обязательным для сторон правилам и требованиям, установленным применимым законодательством, а также внутренним документам ОАО "РЖД" и контрагента.

Не допускается заключение договоров, в которых отсутствуют условия, определяемые как существенные для данного вида договоров, а также необходимость включения которых в договоры соответствующего вида установлена внутренними документами ОАО "РЖД" (в том числе рекомендациями подразделений в рамках их компетенции).

1.3.1.2. Договоры заключаются исключительно в письменной форме. В случае необходимости или, если обязательное нотариальное удостоверение предусмотрено законодательством, договор заключается в нотариальной форме.

1.3.1.3. Контрагентом ОАО "РЖД" по договору могут быть только юридические или физические лица. Если со стороны ОАО "РЖД" и/или контрагента выступает руководитель филиала (структурного подразделения) юридического лица, в преамбуле договора указывается, что договор заключается ОАО "РЖД" и/или контрагентом (указывается наименование юридического лица в соответствии с его учредительными документами) в лице руководителя филиала (или иного представителя), действующего на основании доверенности. Заключение договора между филиалами (и иными структурными подразделениями), в том числе между филиалами (структурными подразделениями) ОАО "РЖД" не допускается.

Организация взаимодействия между филиалами (структурными подразделениями) ОАО "РЖД" осуществляется путем формирования и исполнения взаимных обязательств (наряд-заказов) в соответствии с требованиями распоряжения ОАО "РЖД" от 29.03.2013 N 764р "О развитии системы внутреннего обмена услугами ОАО "РЖД".

1.3.1.4. Вопросы обоснования необходимости (целесообразности) заключения договора, определения содержания и условий проекта договора в части сроков, номенклатуры товаров (работ, услуг), размера ответственности контрагента, других существенных и необходимых условий договора находятся в сфере ответственности подразделения-исполнителя.

1.3.1.5. Подразделение-исполнитель может привлекать к работе над проектом договора подразделения ОАО "РЖД" путем направления мотивированных запросов соответствующим подразделениям по вопросам, относящимся к их компетенции.

1.3.1.6. Если при заключении договора с иностранными лицами текст договора составляется не только на русском языке, подразделение-исполнитель до согласования проекта договора обращается в Департамент международного сотрудничества для организации перевода его текста на русский или иностранный язык с соблюдением аутентичности текстов.

Рассмотрению и визированию подлежит версия такого договора на русском языке.

1.3.2. Назначение ответственного сотрудника

В подразделении-исполнителе должен быть назначен ответственный сотрудник, который будет сопровождать договор на всех стадиях договорной и претензионной работы.

Ответственный сотрудник подразделения-исполнителя должен знать все особенности предполагаемой к заключению сделки, чтобы, при необходимости, по обоснованному (в том числе устному) запросу любого из причастных подразделений оперативно дать пояснения по договору. В случае отсутствия такого сотрудника по причине отпуска (командировки, болезни, и т.п.) в подразделении-исполнителе назначается другой ответственный исполнитель. В случае отсутствия такого исполнителя и невозможности оперативно получить необходимую информацию, причастное подразделение рассматривает проект договора на основе представленных подразделением-исполнителем материалов, проявляя при этом разумную осмотрительность и максимально обеспечивая защиту интересов ОАО "РЖД" по вопросам своей компетенции.

1.3.3. Оформление пояснительной записки

Пояснительная записка необходима для оперативного получения причастным подразделением наиболее полной информации по сделке. Такой подход позволяет всесторонне оценить представленные документы и выработать предложения по варианту договора, отражающие интересы ОАО "РЖД".

Пояснительная записка должна прилагаться к договору на всех этапах стадии подготовки к заключению договора.

Пояснительная записка оформляется в виде простого письменного документа, в котором подробно, последовательно и по возможности просто (без употребления сложных специальных терминов) излагается:

1) описание предполагаемого договора;

2) основание заключения договора, оформленное в соответствии с требованиями, предъявляемыми к такому документу, с указанием реквизитов соответствующего документа (при наличии);

3) цели и мотивировку заключения договора;

4) информацию об источнике расходов (доходов) по договору (для расходных договоров указывается сумма по каждому источнику финансирования, сумма целевого финансирования (с указанием наименования внешнего источника финансирования), бизнес-код объекта при закупке за счет средств инвестиционного бюджета;

5) информацию о наличии признаков сделки с заинтересованностью и/или крупной сделки, сделки, подпадающей под действие антимонопольного законодательства;

6) иную информацию в соответствии с требованиями внутренних документов ОАО "РЖД" и/или необходимую для наиболее полного и оперативного рассмотрения проекта договора;

7) по договорам на оказание услуг по определению рыночной стоимости объектов оценки к пояснительной записке должна прилагаться справка, согласованная подразделением, осуществляющим ведение бухгалтерского и налогового учета, содержащая перечень объектов имущества, в отношении которого производится определение его рыночной стоимости либо рыночной величины арендной платы, наименование балансодержателя, инвентарный номер, первоначальную стоимость, начисленную амортизацию, остаточную стоимость объекта;

8) уникальный номер строки плана закупок (для расходных договоров);

9) при заключении договора с единственным поставщиком (исполнителем, подрядчиком) - является или нет контрагент субъектом малого и среднего предпринимательства, информация о наличии инновационности и высокотехнологичности продукции (работ, услуг), а также о конфликте интересов;

10) информацию о работнике подразделения-исполнителя, сопровождающем договор, и оперативном способе связи с ним.

Пояснительная записка к проекту договора подписывается руководителем подразделения-исполнителя или его заместителем.

1.3.4. Составление проекта договора и приложений к договору

1.3.4.1. Форма договора

1.3.4.1.1. Подразделение-исполнитель готовит проект договора с приложениями в письменной форме с применением шрифтов и порядка форматирования, указанных в подпункте 1.3.4.3 настоящих Методических указаний, с использованием соответствующей типовой формы договора.

Если к правоотношениям по предполагаемой к заключению сделке не применимы типовые формы договоров, подразделение-исполнитель обращается с мотивированным запросом об оказании содействия в подготовке соответствующего проекта договора в юридическую службу. Такой запрос должен содержать подробное описание набора и последовательности действий, предполагаемых к совершению со стороны ОАО "РЖД" и контрагента, ожидаемый результат по договору, перечень технических средств (машин, инструментов, технологий и т.п.), предполагаемых к использованию по договору, указание на территорию действия договора, а также другую информацию, отражающую суть фактических взаимоотношений сторон по договору. Подразделение-исполнитель также может обратиться к контрагенту с предложением представить для рассмотрения форму договора, используемую (подготовленную) контрагентом.

1.3.4.1.2. При заключении государственных контрактов, доходных договоров, заключаемых по результатам участия ОАО "РЖД" в конкурсных процедурах, проводимых третьими лицами, а также договоров, форма которых предусмотрена законодательством Российской Федерации, подразделение-исполнитель использует форму договора, представленную государственным заказчиком, включенную в конкурсную документацию или утвержденную соответствующим нормативным документом.

1.3.4.1.3. Выбор формы договора подразделение-исполнитель осуществляет в зависимости от предмета правоотношений по сделке (приобретение и продажа имущества, выполнение работ, оказание услуг, выполнение функций агента и т.д.). При невозможности самостоятельно определить предмет правоотношений и выбрать форму договора подразделение-исполнитель может обратиться за разъяснениями в юридическую службу.

ГАРАНТ:

Нумерация здесь и далее по тексту приводится в соответствии с источником

1.3.3.1.4. Внесение изменений в типовые формы может быть осуществлено по согласованию с Правовым департаментом на основании мотивированного обращения подразделения-исполнителя.

1.3.4.2. Структура договора

Проект договора должен в обязательном порядке включать в себя условия, являющиеся в соответствии с применимым законодательством существенными для такого вида договоров, и содержать, как правило, следующие положения:

1) наименование договора, указание места для проставления регистрационного номера договора, указание места и даты подписания договора;

2) преамбула: указываются официальные наименования сторон (в соответствии с уставом или иным учредительным документом); лица, подписывающие договор; ссылка на документы, уполномочивающие соответствующее лицо на подписание договора, с указанием их реквизитов (устав, доверенность, приказ и т.п.);

3) предмет договора: указывается вид правоотношений и основные параметры сделки;

4) цена договора: указывается цена договора в рублях, в валютном эквиваленте с указанием порядка оплаты в рублях, в иностранной валюте (при расчетах с иностранными контрагентами);

5) условия расчетов*(2): необходимо предусмотреть периодичность оплаты (единовременная оплата, авансовый платеж, поэтапная оплата); срок оплаты; документ, на основании которого производится оплата (счет, акт сдачи-приемки обязательств и т.д.);

6) порядок сдачи-приемки обязательств: определяются документы, оформляемые по окончании исполнения обязательств (например, акт сдачи-приемки), сроки и порядок согласования и подписания сторонами таких документов; возможность стороны, принимающей исполнение обязательств, мотивированно отказаться от приемки обязательств с определением перечня недостатков и требовать устранения таких недостатков за счет другой стороны с указанием срока их устранения, возмещения своих расходов на устранение недостатков, соразмерного уменьшения цены договора, и т.д.;

7) права и обязанности сторон: указывается подробный перечень действий, которые стороны обязаны и вправе совершить для надлежащего исполнения договора, сроки реализации конкретных прав и обязанностей;

8) если контрагент (по расходному договору) является иностранной организацией, не признаваемой налоговым резидентом Российской Федерации и имеющей постоянное местонахождение в государстве, с которым Российская Федерация имеет соглашение об избежании двойного налогообложения - обязанность ежегодно до 1 февраля (но не позднее срока уплаты первого в этом году платежа) представлять ОАО "РЖД" (филиалу) апостилированное свидетельство о постоянном местонахождении контрагента, выданное уполномоченным органом соответствующего иностранного государства;

если контрагент (по расходному договору) является постоянным представительством иностранной организации в Российской Федерации, то ежегодно до 1 февраля (но не позднее срока уплаты первого в этом году платежа) - обязанность представлять ОАО "РЖД" (филиалу) подтверждение, что доход по договору относится к постоянному представительству в Российской Федерации, и нотариально заверенную копию свидетельства о постановке контрагента на учет в российских налоговых органах, оформленную не ранее чем в предшествующем году;

9) требование к контрагенту о необходимости предоставления информации об изменениях в составе владельцев контрагента, включая конечных бенефициаров, и (или) в исполнительных органах контрагента не позднее чем через 5 (пять) календарных дней после таких изменений;

10) требование о привлечении субподрядчиков (соисполнителей) из числа субъектов малого и среднего предпринимательства к исполнению договора, заключенного по результатам конкурентной процедуры закупки, в соответствии с планом привлечения субподрядчиков (соисполнителей) из числа субъектов малого и среднего предпринимательства, представленного в составе заявки на участие в процедуре закупки, по результатам которой заключается договор, а также условие об ответственности контрагента за неисполнение условия о привлечении к исполнению договора субподрядчиков (соисполнителей) из числа субъектов малого и среднего предпринимательства;*(3)

11) условие о возможности контрагента по согласованию с заказчиком осуществить замену субподрядчика (соисполнителя) из числа субъектов малого и среднего предпринимательства, с которым заключается либо ранее был заключен договор субподряда, на другого субподрядчика (соисполнителя) из числа субъектов малого и среднего предпринимательства при условии сохранения цены договора, заключаемого или заключенного между контрагентом и субподрядчиком (соисполнителем), либо цены такого договора за вычетом сумм, выплаченных контрагентом в счет исполненных обязательств в случае если договор субподряда был частично исполнен;*(3)

12) требование о предоставлении контрагентом ежегодно, не позднее 1 декабря, подтверждения на текущий год статуса субъектов малого и среднего предпринимательства каждого из субподрядчиков (соисполнителей), с которыми заключены субподрядные договоры 1-го уровня по форме декларации о соответствии контрагента критериям отнесения к субъектам малого и среднего предпринимательства, утвержденной постановлением Правительства Российской Федерации от 11 декабря 2014 г. N 1352 "Об особенностях участия субъектов малого и среднего предпринимательства в закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц";*(3)

13) требование о предоставлении контрагентом подтверждения на текущий год своего статуса субъекта малого и среднего предпринимательства по форме декларации о соответствии контрагента критериям отнесения к субъектам малого и среднего предпринимательства, утвержденной постановлением Правительства Российской Федерации от 11 декабря 2014 г. N 1352 "Об особенностях участия субъектов малого и среднего предпринимательства в закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц";*(4)

14) условие о возможности расторжения договора в одностороннем порядке (одностороннего отказа от исполнения договора) в случае непредставления контрагентом информации, указанной в подпунктах 9-12 настоящего пункта;

15) положения о соблюдении сторонами конфиденциальности информации о заключении, исполнении, условиях договора, а также информации, полученной в ходе исполнения договора;

16) антикоррупционную оговорку, предусматривающую возможность расторжения договора в случае подтверждения фактов совершения сотрудниками контрагента коррупционных действий;

Информация об изменениях:

Подпункт 17 изменен. - Распоряжение ОАО "РЖД" от 27 декабря 2016 г. N 2719р

См. предыдущую редакцию

17) ответственность сторон: в обязательном порядке проект договора должен содержать ответственность контрагента (с указанием размера штрафных санкций*, порядка их расчета и взыскания) за несвоевременное, ненадлежащее исполнение, а также неисполнение своих обязательств по договору; ответственность за разглашение конфиденциальной информации, полученной в ходе исполнения договора; ответственность за утрату документации и материалов, переданных для исполнения договора, и т.п.;

Информация об изменениях:

Подпункт 18 изменен. - Распоряжение ОАО "РЖД" от 27 декабря 2016 г. N 2719р

См. предыдущую редакцию

18) гарантийные обязательства (в случае если они распространяются на результат по договору в соответствии с применимым законодательством).

Условие о предоставлении гарантийного срока не менее 36 месяцев с даты начала эксплуатации оборудования обязательно для включения в договоры поставки, выполнения работ на основное технологическое оборудование систем связи, сигнализации, централизации и автоблокировки, электрификации и электроснабжения, автоматики и телемеханики, инженерных систем зданий и сооружений, автомобильную и тракторную технику путевого хозяйства;

______________________________

* Размер штрафных санкций определяется подразделением-исполнителем исходя из специфики договора, требований разумности и обоснованности и должен быть максимально возможным, экономически обоснованным и покрывать возможные финансово-экономические потери Компании.

19) порядок взаимодействия сторон при возникновении обстоятельств непреодолимой силы - какие именно обстоятельства признаются сторонами обстоятельствами непреодолимой силы; в течение какого срока их действия положения договора сохраняют свою силу для сторон (в том числе пролонгация действия договора на срок действия обстоятельств непреодолимой силы); условие, при котором договор прекращается (например, если срок действия обстоятельств непреодолимой силы превышает 3 (три) месяца);

20) разрешение споров, возникающих при исполнении договора:

а) путем переговоров (устно и (или) письменно; предусматривается порядок направления соответствующих сообщений и (или) писем с указанием срока их рассмотрения);

б) в претензионном порядке (в соглашении о претензионном порядке указывается, является ли обязательным предъявление претензии по договору до передачи спора на рассмотрение суда).

Если предъявление претензии предусмотрено, то необходимо предусмотреть срок, в течение которого на претензию необходимо направить ответ (обычно указывается срок 30 календарных дней).

Также можно дополнительно предусмотреть адрес направления претензии (особенно актуально в рамках договоров, исполнение которых осуществляется несколькими подразделениями одной стороны - например, при поставке товаров в адрес нескольких получателей) и требования к оформлению претензии (письменная форма, прилагаемые к претензии документы и т.д.).

В соглашении о претензионном порядке стороны могут предусмотреть условие о том, что претензионная работа по договору будет осуществляться в порядке, установленном отдельным нормативным документом (в т.ч. внутренним документом одной из сторон). В таком случае должны быть указаны полные реквизиты такого документа (номер, дата, название, принявший орган).

в) в судебном порядке (указывается суд, в котором споры подлежат рассмотрению). В случае, если договор заключается с дочерним или зависимым обществом ОАО "РЖД", споры подлежат разрешению в третейском суде в соответствии с поручением первого вице-президента ОАО "РЖД" Морозова В.Н. от 26.01.2009 N П-ВМ-3, с указанием следующей формулировки: "Все споры, связанные с заключением, исполнением, изменением, расторжением и прекращением настоящего Договора разрешаются в Постоянно действующем Третейском суде ЗАО "Ассоциация Профессиональной Правовой Помощи" в соответствии с Положением и Регламентом Постоянно действующего Третейского суда. Местонахождение Постоянно действующего Третейского суда ЗАО "Ассоциация Профессиональной Правовой Помощи": 125167, г. Москва, ул. Степана Супруна, д. 4/10, офис 147, Телефоны: 613-87-23, 613-61-27.";

21) порядок внесения в договор изменений и дополнений: любые изменения*(5) должны совершаться в письменной форме путем оформления (заключения) сторонами дополнительных соглашений к договору;

22) порядок расторжения договора: право ОАО "РЖД" в одностороннем внесудебном порядке расторгнуть договор; порядок возврата денежных средств, перечисленных в качестве аванса/предоплаты; отсутствие права у контрагента требовать оплаты понесенных контрагентом расходов в случае расторжения договора, по причинам, связанным с ненадлежащим исполнением контрагентом условий договора, а также оплата обоснованных, необходимых, фактически понесенных, документально подтвержденных контрагентом расходов в случае расторжения договора по причинам, не связанным с ненадлежащим исполнением контрагентом условий договора;

23) срок действия договора: указывается конечный срок*(6) действия договора, после которого все правоотношения сторон по договору должны быть прекращены, условие о порядке продления срока действия;

24) условие об оформлении акта приемки исполненных обязательств*(7) по форме, приведенной в приложении N 1 к настоящим Методическим указаниям;

25) прочие условия, в том числе:

если обязательства со стороны ОАО "РЖД" исполняет филиал, указывается наименование этого филиала (или его структурного подразделения), адрес и реквизиты (при необходимости);

количество экземпляров, в котором договор составляется;

порядок извещения сторонами друг друга о смене реквизитов (путем уведомления в соответствующий срок и последующего внесения изменений в договор);

26) реквизиты сторон (юридический адрес, почтовый адрес, банковские реквизиты);

27) подписи сторон;

28) приложения к договору.

Подразделение-исполнитель готовит приложения к договору. Приложения являются неотъемлемой частью договора. При наличии приложений к договору в тексте договора должен содержаться перечень всех приложений с указанием наименования приложения и его порядкового номера. Нумерация приложений в обязательном порядке должна быть сквозной (в порядке (очередности) их упоминания в тексте проекта договора). Указанные в договоре наименование приложения и номер, должны полностью совпадать с наименованием и порядковым номером, указанным в приложении. Условия приложений должны полностью соответствовать положениям договора. Одинаковая информация - ссылки, наименования, даты, цифры, и т.п., используемые в договоре и приложениях к нему, также должны полностью совпадать. Подразделение-исполнитель обязано проверять соответствие условий приложений положениям договора.

1.3.4.3. Оформление проекта договора

1.3.4.3.1. Проект договора оформляется с учетом следующих требований:

на листах формата А4, в доступном для чтения виде (размер шрифта N 14, межстрочный интервал 18 пт, выравнивание по левой и правой границам текстового поля; текст печатается с абзаца, т.е. с отступа размером 1,25 см от левой границы текстового поля);

только с одной стороны листа (не допускается оформление с обеих сторон листа);

наличие нумерации страниц;

не допускается разрыв страниц между заголовком раздела и текстом самого раздела;

подписи сторон не должны быть на отдельном листе.

1.3.4.3.2. В случае, если в проекте договора вводятся термины для упрощения чтения текста, например:

"открытое акционерное общество "Российские железные дороги" (далее - Заказчик)";

"акт сдачи-приемки оказанных услуг (далее - акт сдачи-приемки)"; и т.п.,

такие термины используются по всему тексту единообразно. Не допускается использование различных терминов для обозначения одного понятия, если иное не предусмотрено договором.

1.3.4.3.3. Оформление договора на русском и иностранном языках осуществляется следующим образом:

текст на русском и иностранном языках располагается параллельно в 2 колонки;

разделы и пункты на русском и иностранном языках должны располагаться на одном уровне;

в случае оформления и подписания отдельно экземпляра на русском и отдельно экземпляра на иностранном языке, в тексте договора (например, в разделе "Прочие условия") необходимо указывать количество подписываемых экземпляров на каждом языке и для каждой из сторон.

1.3.5. Переговоры с контрагентом

1.3.5.1. При необходимости, подразделение-исполнитель проводит с контрагентом переговоры по вопросу согласования проекта договора и приложений к нему. Основной целью переговоров является доведение до контрагента и отстаивание договорной позиции, учитывающей, прежде всего, интересы ОАО "РЖД", а также, при необходимости, поиск устраивающих стороны компромиссных решений.

1.3.5.2. При заключении договора по результатам конкурентной процедуры размещения заказа переговоры с контрагентом не проводятся. Исключения составляют случаи, когда переговоры с контрагентом прямо предусмотрены документацией процедуры размещения заказа.

1.3.5.3. Переговоры могут проводиться путем обмена корреспонденцией (письмами, сообщениями, извещениями и т.д.), в том числе с использованием электронной почты и других средств текстовой коммуникации, по телефону или путем организации очных встреч между уполномоченными представителями ОАО "РЖД" и контрагента.

1.3.5.4. Переговоры, переписку с контрагентом, урегулирование всех вопросов, возникающих при подготовке проекта договора, осуществляет исключительно подразделение-исполнитель.

1.3.5.5. Вся переписка или иной информационный обмен между подразделениями ОАО "РЖД", осуществляемые в ходе подготовки проекта договора, включая информационный обмен между подразделениями ОАО "РЖД" касательно переговоров с контрагентом, предназначены исключительно для внутреннего пользования и не могут быть предоставлены контрагенту.

1.3.5.6. При необходимости подразделение-исполнитель привлекает к участию в переговорах профильные подразделения ОАО "РЖД" по вопросам, относящимся к их компетенции. В любом случае за организацию переговоров и формирование договорной позиции несет ответственность подразделение-исполнитель.

1.3.5.7. По результатам переговоров стороны могут подписывать протоколы, меморандумы, обмениваться письмами или иным образом фиксировать достигнутые в процессе переговоров договоренности сторон. В случае если стороны предполагают, что указанные документы должны иметь обязательную для сторон юридическую силу, то их согласование должно осуществляться в соответствии с порядком, установленным Положением о договорной и претензионной работе и настоящими Методическими указаниями.

Основные переговоры с контрагентом и согласование текста проекта договора должны осуществляться, как правило, до официального прохождения процедуры рассмотрения проекта договора в причастных подразделениях ОАО "РЖД" в соответствии с Положением о договорной и претензионной работе.

1.3.6. Привлечение консультантов

При необходимости к подготовке к заключению договора могут быть привлечены консультанты.

1.3.6.1. Если договор, заключаемый с иностранным лицом, регулируется и/или споры по договору рассматриваются в соответствии с законодательством иностранного государства, подразделение-исполнитель в обязательном порядке организует привлечение к работе над проектом договора консультанта, обладающего необходимым опытом и квалификацией в области законодательства, которым регулируется договор.

1.3.6.2. Привлечение юридических консультантов, с которыми у ОАО "РЖД" существуют договорные отношения, осуществляется Правовым департаментом на основании поручения президента или вице-президента, курирующего направление деятельности, по которому предполагается заключение договора.

1.3.6.3. Для организации привлечения юридического консультанта подразделение-исполнитель готовит проект поручения о привлечении консультанта, в котором указывается следующая информация:

краткое описание проекта;

краткое обоснование необходимости привлечения консультанта;

предполагаемый объем услуг, который должен быть выполнен консультантом по проекту;

указание подразделению-исполнителю и Правовому департаменту о привлечении консультанта;

наименование консультанта, которого необходимо привлечь.

Проект поручения о привлечении консультанта направляется подразделением-исполнителем на согласование в Правовой департамент. К проекту поручения подразделение-исполнитель прикладывает сопроводительную записку, содержащую подробное описание проекта и обоснование необходимости привлечения консультанта, предполагаемую продолжительность работы консультанта по проекту, исходя из сроков его реализации, предполагаемую сумму затрат на оплату услуг консультанта (если применимо), ф.и.о. контактных лиц подразделения-исполнителя и их телефоны (адреса электронной почты), которые будут осуществлять взаимодействие с консультантами.

После согласования проекта поручения Правовым департаментом подразделение-исполнитель организует подписание поручения соответствующим руководителем ОАО "РЖД" и направляет его в Правовой департамент. Правовой департамент направляет консультанту уведомление с описанием объема и содержания запрашиваемых услуг, запросом о возможности их выполнения консультантом и указанием контактных лиц ОАО "РЖД" по проекту.

При получении от консультанта согласия на оказание услуг Правовой департамент информирует об этом подразделение-исполнителя с указанием контактного лица консультанта.

Дальнейшее взаимодействие с консультантом осуществляет подразделение-исполнитель, при необходимости с привлечением Правового департамента.

1.3.6.4. Если оплата услуг юридического консультанта осуществляется за счет бюджета Правового департамента, выставленные консультантом счета и расшифровки перечней оказанных услуг, с указанием подразделения ОАО "РЖД", в интересах которого оказывались услуги, направляются в Правовой департамент.

На основании указанных документов Правовой департамент формирует и направляет в подразделение-исполнитель запросы о подтверждении оказания консультантом услуг.

Подразделение-исполнитель в течение трех рабочих дней письменно подтверждает Правовому департаменту факт оказания указанных в запросах услуг, либо перечисляет те услуги, которые подразделением-исполнителем не подтверждаются.

1.3.6.5. Если необходимо привлечение консультанта, с которым у ОАО "РЖД" отсутствуют договорные отношения, подразделение-исполнитель организует заключение договора с новым консультантом в общем порядке, определенном внутренними документами ОАО "РЖД", выступая по этому договору подразделением-исполнителем.

Ответственность за организацию работы привлеченного консультанта, включая достоверность информации, определение необходимого объема оказываемых консультантом услуг, соответствие параметров бюджета проекта затратам на оплату услуг консультантов, организацию документооборота, предоставление консультантом заключений, организацию участия консультантов в совещаниях и переговорах и т.д., несет подразделение-исполнитель.

1.3.6.6. При заключении договора по результатам процедур размещения заказов привлечение консультанта возможно исключительно на стадии подготовки формы договора для включения ее в документацию процедуры размещения заказа (разработки документации процедуры размещения заказа).

1.4. Согласование проекта договора

1.4.1. Общие положения

1.4.1.1. Согласование проекта договора (проекта договора, включаемого в документацию процедуры размещения заказа) причастными подразделениями ОАО "РЖД" состоит из двух последовательных подпроцессов:

рассмотрение проекта договора;

визирование проекта договора.

Инициатором и координатором обоих подпроцессов является подразделение-исполнитель.

1.4.1.2. Если в подразделении-исполнителе установлен модуль "Договорная работа" системы ЕАСД, то направление документов и согласование проекта договора осуществляется с использованием данного модуля в обязательном порядке.

1.4.1.3. В случае если электронная система предусматривает возможность получения подразделением-исполнителем подтверждения согласования причастным подразделением проекта договора в электронной форме, такое подтверждение может быть осуществлено путем проставления соответствующей отметки в электронной системе.

1.4.1.4. Согласование проектов договоров, вытекающих из деятельности филиалов, в том числе непосредственными руководителями которых являются вице-президенты, осуществляют подразделения такого филиала, а при их отсутствии - внешние подразделения, осуществляющие сопровождение соответствующей деятельности филиала в соответствии с Положением о филиале.

1.4.1.5. Функции юридической службы*(8) и центра организации закупочной деятельности по рассмотрению и визированию договоров могут быть переданы подразделению филиала по согласованию с юридической службой и центром организации закупочной деятельности соответственно.

1.4.1.6. Подразделение-исполнитель осуществляет контроль за сроками рассмотрения и визирования и несет ответственность за нарушение сроков, вызванное низким качеством подготовки проекта договора, материалов и иных документов, необходимых для надлежащего рассмотрения и визирования.

1.4.2. Рассмотрение проекта договора

1.4.2.1. Процедура рассмотрения проекта договора представляет собой регламентированный процесс взаимодействия подразделения-исполнителя и причастных подразделений по формированию согласованного текста проекта договора.

1.4.2.2. Для надлежащей организации процедуры рассмотрения, подразделение-исполнитель формирует комплект договорной документации, который в обязательном порядке включает:

текст проекта договора и приложений к нему;

пояснительную записку к проекту договора;

документы по контрагенту (за исключением случаев заключения договоров по итогам конкурентной процедуры размещения заказа);

документ, являющийся основанием для заключения договора, оформленный в установленном порядке*(9);

другие документы, которые, по мнению подразделения-исполнителя, необходимы для надлежащего рассмотрения проекта договора причастными подразделениями.

1.4.2.3. К проекту договора, включаемого в документацию процедуры размещения заказа, помимо документов указанных в подпункте 1.4.2.2 настоящих Методических указаний, прилагается:

изменяемая часть документации процедуры размещения заказа;

описание предмета процедуры размещения заказа;

техническое задание (технические условия) и календарный план в том виде, в котором они будут включаться в документацию процедуры размещения заказа, с указанием видов работ (услуг, товаров и т.д.) и сроков их выполнения (оказания, поставки и т.д.).

1.4.2.4. В комплект договорной документации по дополнительному соглашению также включается копия основного договора и всех предыдущих дополнительных соглашений.

1.4.2.5. До направления комплекта договорной документации на рассмотрение подразделение-исполнитель проверяет наличие всех необходимых документов и их содержание на наличие фактических, смысловых, текстовых, орфографических, стилистических и иных ошибок, а также на соответствие документов друг другу.

1.4.2.6. При определении необходимости включения подразделений в процедуру рассмотрения проекта договора в соответствии с их компетенцией, подразделение-исполнитель руководствуется следующим.

Базовый перечень подразделений и вопросов, при наличии которых соответствующее подразделение подлежит включению в процедуру рассмотрения проекта договора, составляет:

Департамент управления дочерними и зависимыми обществами - в случае заключения договора, связанного с участием, прекращением участия, изменением доли участия в других юридических лицах;

инвестиционная служба - в случае заключения договора за счет средств, предусмотренных инвестиционной программой ОАО "РЖД";

служба информатизации - в случае заключения договора, связанного с программно-информационным обеспечением;

служба интеллектуальной собственности - в случае заключения договора, независимо от источника финансирования, в том числе с иностранными лицами, содержащего задания на разработку и доработку объектов техники и технологий, разработку программного обеспечения, создание учебной литературы, товарных знаков и других объектов интеллектуальных прав, а также их распределение, использование или отчуждение;

служба технической политики - в случае заключения договора, предусмотренного планом научно-технического развития ОАО "РЖД";

имущественная служба - в случае заключения договора в отношении недвижимого имущества, а также в отношении услуг по определению рыночной стоимости объектов оценки;

международная служба - в случае заключения договора с иностранными лицами;

таможенная служба - в случае заключения договора, предусматривающего перемещение товаров и/или транспортных средств через границу Российской Федерации;

служба развития системы управления - в случае заключения договора независимо от источников финансирования, в том числе с иностранными лицами, содержащего задания на разработку и доработку моделей бизнес-процессов, правил, регламентов и стандартов в области управления и повышения эффективности деятельности ОАО "РЖД", а также функциональных стратегий ОАО "РЖД" и его дочерних обществ;

экономическая служба - в случае заключения договора, выполняемого за счет источников финансирования, относящихся к ее компетенции;

финансовая служба - по вопросам порядка расчетов, финансовой ответственности, источников финансирования, а также по иным вопросам, отнесенным к компетенции службы документами ОАО "РЖД", за исключением договоров, по которым порядок расчетов, объем финансирования, финансовая ответственность, источники и порядок финансирования определены распорядительными документами ОАО "РЖД";

бухгалтерия - по вопросам ведения бухгалтерского учета и налогообложения;

служба безопасности - по вопросам проверки контрагентов на предмет того, что деятельность организации не приостановлена, в отношении нее не проводится процедура ликвидации или банкротства, на имущество не наложен арест, а также отсутствия в реестре недобросовестных поставщиков ФАС России;

центр организации закупочной деятельности - в случае заключения договора на закупку товаров, работ, услуг с единственным поставщиком (исполнителем, подрядчиком);

юридическая служба - по вопросам, отнесенным к компетенции службы документами ОАО "РЖД".

1.4.2.7. Договоры, заключаемые на сумму не более 500 000 (пятьсот тысяч) рублей с НДС, направляются на рассмотрение в бухгалтерию, службу безопасности, центр организации закупочной деятельности (в случаях, установленных Положением о договорной и претензионной работе и настоящими Методическими указаниями) и юридическую службу в случаях и в порядке, предусмотренном внутренними документами ОАО "РЖД", регламентирующими взаимодействие подразделений ОАО "РЖД" при размещении заказа.

1.4.2.8. Проекты договоров, подготовленные с использованием типовой формы, заполнение которой предполагает исключительно внесение реквизитов сторон (указание представителей сторон, документов, подтверждающих их полномочия, банковских и иных реквизитов), а также информации, относящейся только к компетенции подразделения-исполнителя, могут быть по решению руководителя подразделения-исполнителя направлены на визирование без прохождения процедуры рассмотрения, определенной настоящим разделом, за исключением договоров, заключаемых по результатам конкурентных процедур размещения заказа.

1.4.2.9. Комплект договорной документации одновременно направляется во все подразделения, участвующие в процедуре рассмотрения.

1.4.2.10. По мотивированному запросу (в том числе устному) согласующего подразделения подразделение-исполнитель организует предоставление других документов, необходимых для надлежащего рассмотрения проекта договора и не вошедших в комплект договорной документации.

1.4.2.11. Подразделение, участвующее в рассмотрении проекта договора, в срок, установленный Положением о договорной и претензионной работе, направляет в подразделение-исполнитель замечания и предложения, которые оформляются письмом*(10), содержащим предложения по формулировкам положений договора, указание на наличие редакционных замечаний по тексту проекта договора, комментарии по предмету договора и его условиям, а также по основаниям заключения договора.

При рассмотрении проекта договора в модуле "Договорная работа", в случае отсутствия замечаний и предложений, оформление письменного согласования не является обязательным. В этом случае согласие подразделения может быть выражено путем проставления соответствующей отметки в электронной системе.

1.4.2.12. В случае если на стадии рассмотрения подразделением даны замечания, без устранения которых невозможно рассмотреть проект договора по существу, проект считается нерассмотренным и подлежит направлению на рассмотрение после устранения указанных замечаний.

1.4.2.13. Подразделение-исполнитель обобщает все замечания и предложения, при необходимости проводит дополнительные консультации с причастными подразделениями, формирует новый текст договора.

При наличии редакционных замечаний, изложенных в письме или по тексту (при отсутствии письма с замечаниями), такие замечания также должны учитываться подразделением-исполнителем.

1.4.2.14. Согласование нового текста проекта договора с контрагентом осуществляет подразделение-исполнитель.

1.4.2.15. Согласование проекта договора, заключаемого по результатам конкурентных процедур размещения заказа, с контрагентом не производится.

1.4.2.16. Не допускается включение в документацию процедуры размещения заказа проекта договора, по которому имеются неустраненные замечания каких-либо подразделений.

1.4.2.17. Результатом процедуры рассмотрения является окончательная версия проекта договора, согласованная причастными подразделениями ОАО "РЖД".

1.4.3. Визирование проекта договора

Информация об изменениях:

Пункт 1.4.3.1 изменен. - Распоряжение ОАО "РЖД" от 27 декабря 2016 г. N 2719р

См. предыдущую редакцию

1.4.3.1. Визирование проекта договора представляет собой проставление на оборотной стороне последнего листа одного экземпляра договора (визового экземпляра) подписи визирующего лица с расшифровкой (указанием его фамилии и инициалов, должности, сокращенного наименования подразделения) и даты визирования. Если приложения к договору затрагивают компетенцию визирующего подразделения, такое подразделение визирует также соответствующие приложения.

Оформление визовой страницы договора осуществляет подразделение-исполнитель.

Пример:

(сокращенное наименование подразделения)

(подпись визирующего лица)

(фамилия и инициалы визирующего лица)

                                                       "___" _________ г.

                                                       (дата визирования)

Если электронная система предусматривает возможность получения подразделением-исполнителем подтверждения визирования проекта договора в электронном виде, по решению руководителей подразделения-исполнителя и визирующего подразделения на оборотной стороне последнего листа визового экземпляра проекта договора подразделение-исполнитель может проставить отметку о подтверждении визирования проекта договора соответствующим подразделением в электронном виде. В этом случае за идентичность текста проекта договора, представленного к подписанию, и текста договора, завизированного в электронном виде визирующим подразделением (в пределах его компетенции), отвечают подразделение-исполнитель и соответствующее визирующее подразделение.

На визовом листе в обязательном порядке указывается технический номер карточки договора в ЕАСД.

1.4.3.2. Подразделение-исполнитель визирует на оборотной стороне все листы визового экземпляра проекта договора и приложений к нему.

От лица подразделения ОАО "РЖД" проект договора визирует руководитель соответствующего подразделения или его заместитель.

От лица юридической службы каждый лист проекта договора (за исключением приложений, не затрагивающих его компетенцию) визирует специалист, осуществляющий согласование данного проекта.

1.4.3.3. К визовому экземпляру проекта договора подразделение-исполнитель прикладывает сопроводительную записку в которой указывается, что проект договора рассмотрен всеми необходимыми подразделениями с указанием реквизитов писем, которыми были представлены замечания и/или предложения, соблюдены все процедуры и получены все одобрения, необходимые для подписания договора.

1.4.3.4. В случае если к работе над проектом договора привлечен консультант в порядке, установленном подпунктом 1.3.6 настоящих Методических указаний, к визовому экземпляру проекта договора подразделение-исполнитель прилагает заключение консультанта.

1.4.3.5. Ответственность за определение необходимости получения соответствующего одобрения (согласования), уведомление подразделений, участвующих в согласовании проекта договора, и лица, подписывающего договор, о необходимости одобрения (согласования) сделки, а также за подготовку соответствующих документов и их своевременное представление несет подразделение-исполнитель.

1.4.3.6. При наличии неустраненных в рабочем порядке замечаний по проекту договора в сопроводительной записке также делается ссылка на наличие таких замечаний с указанием структурного подразделения, представившего замечания, и объяснением причины неустранения указанных замечаний.

1.4.3.7. Доработанный с учетом поступивших замечаний и предложений визовый экземпляр проекта договора с приложениями подразделение-исполнитель последовательно направляет на визирование в подразделения ОАО "РЖД", принимавшие участие в его рассмотрении, за исключением договоров, заключаемых по результатам конкурентных процедур размещения заказа.

1.4.3.8. Договор, заключаемый по результатам конкурентной процедуры размещения заказа, подразделение-исполнитель направляет на визирование в центр организации закупочной деятельности, осуществлявший проведение конкурентной процедуры размещения заказа, а также в службу безопасности и юридическую службу, участвовавших в процедуре рассмотрения проекта договора.

1.4.3.9. Если договор подписывается президентом ОАО "РЖД", проект договора до визирования Правовым департаментом направляется на визирование первому вице-президенту или старшему вице-президенту или вице-президенту, курирующему вопросы, связанные с предметом договора.

1.4.3.10. В случае если в процессе визирования в договор вносятся изменения, подразделение-исполнитель оформляет новый визовый экземпляр проекта договора и повторно визирует его у подразделения, чью компетенцию затрагивают внесенные изменения. Если такие изменения не затрагивают компетенцию подразделений, завизировавших проект договора до внесения изменений, то в графе для визирования соответствующего подразделения делается отметка "виза прилагается" и к проекту договора прилагается лист с визой, проставленной на предыдущем варианте проекта договора.

1.4.3.11. Отказ от визирования не допускается.

При наличии существенных замечаний по проекту договора, представленному на визирование, руководитель подразделения визирует проект договора с отметкой "с замечаниями" и прикладывает к договору текст замечаний с детальным обоснованием необходимости их учета и своими предложениями.

В случае если, по мнению подразделения-исполнителя, замечания не могут быть учтены, то по окончании процедуры визирования подразделение-исполнитель представляет лицу, подписывающему договор, докладную записку с указанием замечаний к проекту договора и изложением своей позиции в отношении таких замечаний.

Лицо, подписывающее договор, принимает решение о подписании договора с учетом или без учета замечаний.

1.4.3.12. Внесение изменений в проект договора, заключаемого по результатам конкурентной процедуры размещения заказов, после объявления результатов процедуры не допускается, за исключением, случаев, предусмотренных подпунктом 1.4.3.13.

1.4.3.13. В случае визирования проекта договора бухгалтерией, службой безопасности, центром организации закупочной деятельности, проект договора направляется последовательно в указанные подразделения после получения виз всех причастных подразделений и до направления в юридическую службу.

В юридическую службу проект договора представляется на визирование после получения всех необходимых виз, одобрения сделки органами управления контрагента в порядке, установленном законодательством и внутренними документами контрагента.

В случае поступления в юридическую службу проекта договора, подготовленного с нарушениями требований законодательства, внутренних документов ОАО "РЖД", с наличием орфографических, грамматических, пунктуационных, стилистических, технических и иных ошибок, юридическая служба вправе потребовать у подразделения-исполнителя устранить такие нарушения в пределах срока, установленного для визирования договора, либо возвратить проект договора подразделению-исполнителю для устранения указанных нарушений. Ответственность за устранение указанных недоработок, за несоблюдение сроков согласования проекта договора при их устранении, лежит на подразделении-исполнителе.

Проекты договоров, оформленные с нарушением порядка рассмотрения и/или визирования, могут быть возвращены центром организации закупочной деятельности, юридической службой на доработку.

1.5. Согласование проекта договора в филиалах и региональных подразделениях

1.5.1. Согласование проектов договоров, заключаемых руководителями (представителями по доверенности, в том числе региональными) филиалов, осуществляется соответствующими службами филиалов (их региональных подразделений) в порядке, установленном Положением о договорной и претензионной работе и настоящими Методическими указаниями.

1.5.2. Если в штате филиала (его регионального подразделения) отсутствуют необходимые службы (специалисты), проект договора направляется на согласование в бухгалтерию, соответствующую службу железной дороги или подразделение аппарата управления ОАО "РЖД". В этом случае функциональным заказчиком (подразделением-исполнителем) по отношению к согласующим бухгалтерии, службам железной дороги или аппарата управления выступает соответствующий филиал в целом, а не его отдельное структурное подразделение.

1.5.3. Направление проекта договора на рассмотрение в бухгалтерию, службы железной дороги или аппарат управления осуществляется только после согласования всеми причастными подразделениями (внутренними службами, управлениями) филиала (регионального подразделения).

Бухгалтерия, службы железной дороги (аппарата управления) осуществляют согласование поступившего от филиала (регионального подразделения) проекта договора в порядке, установленном Положением о договорной и претензионной работе и настоящими Методическими указаниями.

2. Заключение договора

2.1. Подписание договора

2.1.1. Подразделение-исполнитель после получения необходимых виз, согласований и разрешений направляет проект договора контрагенту для подписания и проставления печати.

2.1.2. Подразделение-исполнитель обязано проверить на дату подписания договора полномочия обеих сторон на подписание договора (например, не истек ли срок доверенности).

2.1.3. Подписание договора от имени ОАО "РЖД" до его подписания контрагентом допускается в исключительных случаях по решению лица, подписывающего договор от имени ОАО "РЖД".

2.1.4. После подписания договора контрагентом подразделение-исполнитель представляет договор на подпись лицу, уполномоченному подписать этот договор от имени ОАО "РЖД".

2.1.5. Не допускается подписание договора, по которому имеются неурегулированные с контрагентом вопросы, в том числе договоры с протоколом разногласий, с оговорками и т.д.

В исключительных случаях, если это обусловлено сложнокомпонентным характером сделки или длительным сроком реализации проекта, в тексте договора могут содержаться отсылки о том, что отдельные положения договора будут согласованы сторонами в дальнейшем, путем подписания дополнительных соглашений к данному договору или подписанием других договоров, заключаемых во исполнение основной сделки. В этом случае, в основном договоре должны быть конкретно указаны те положения, регулирование которых предполагается осуществить в будущем, должен быть детально определен порядок согласования таких положений, а также порядок действия сторон, если по каким-либо причинам стороны не согласуют указанные положения. Примером таких договоров могут служить долгосрочные договоры поставки, когда при подписании договора определяется общий объем и вид поставляемой продукции, а конкретная номенклатура (сроки поставки, конкретные получатели и т.п.) указываются в спецификациях, дополнительных соглашениях, иных документах, подписываемых уполномоченными представителями сторон в сроки и порядке, определенные в основном договоре.

2.1.6. Не допускается внесение каких-либо изменений в договор, в том числе редакционных, после визирования договора юридической службой. Договор должен представляться на подпись только с оригинальной визой юридической службы.

2.1.7. Подписание договора, на совершение которого требуется одобрение органов управления ОАО "РЖД" и/или согласование контролирующих органов, осуществляется после получения соответствующего одобрения и/или согласования. В этом случае подразделение-исполнитель прилагает к договору, представленному на подписание, копию соответствующего решения.

2.1.8. От имени ОАО "РЖД" договоры подписываются президентом ОАО "РЖД" или лицом, исполняющим его обязанности, либо по доверенности, в том числе, выданной в порядке передоверия уполномоченными лицами в пределах прав и параметров, установленных соответствующей доверенностью.

Доверенности на право заключения договоров, а также представительства перед третьими лицами от имени ОАО "РЖД" при ведении договорной работы оформляются в соответствии с внутренними документами ОАО "РЖД", регламентирующими порядок выдачи, отмены, регистрации и ведения реестра доверенностей в ОАО "РЖД".

Ответственность за своевременное обращение по вопросу оформления доверенности на уполномоченное лицо, замены доверенности, утратившей силу (в связи с истечением срока действия доверенности, изменения должности поверенного и т.д.), а также за соответствие предоставленных доверенностью полномочий заключаемому договору несет подразделение-исполнитель.

2.1.9. Как правило, договоры подписываются в количестве оригинальных экземпляров, соответствующем количеству сторон договора, по одному для каждой стороны. Экземпляром ОАО "РЖД" является экземпляр, содержащий визы подразделений ОАО "РЖД" (визовый экземпляр).

2.1.10. В случае, когда сторонами подписан не визовый экземпляр договора (например, подписание договора на официальных мероприятиях), подразделение-исполнитель:

1) проверяет соответствие подписанного и визового экземпляров договора (подписанный экземпляр договора должен быть абсолютно идентичен визовому экземпляру);

2) оформляет на оборотной стороне последнего листа подписанного договора визовую страницу;

3) делает в графе, предназначенной для проставления визы, за исключением графы для визирования подразделением-исполнителем и юридической службой, надпись "виза прилагается";

4) визирует каждую страницу оригинала подписанного договора;

5) прикладывает визовый экземпляр договора и направляет подписанный экземпляр договора для перевизирования в юридическую службу, указав в сопроводительном письме причину перевизирования;

6) после визирования юридической службой направляет подписанный экземпляр договора с приложением визовой страницы визового экземпляра договора на регистрацию.

2.2. Регистрация и хранение договора

2.2.1. Регистрация подписанного договора осуществляется в ОАО "РЖД" регистратором в порядке, определенном внутренними документами ОАО "РЖД".

2.2.2. Если договор требует нотариального удостоверения либо государственной регистрации, подразделение-исполнитель обеспечивает удостоверение (регистрацию) такого договора. В случае если это предусмотрено в договоре, нотариальное удостоверение либо государственную регистрацию осуществляет контрагент по договору.

2.2.3. Подразделение-исполнитель обеспечивает регистрацию договора в системе АС ЕРД.

Номер и дата договора в системе АС ЕРД должны строго совпадать с номером и датой договора, указанными на бумажном носителе.

Не допускается внесение каких-либо изменений и дополнений в номер договора на бумажном носителе и в системе АС ЕРД, в том числе внесение исправлений, проставление дополнительных знаков, символов, иных номеров к номеру договора ОАО "РЖД" (цифр, букв, слешей, тире, точек и т.д.), а также проставление на бумажном носителе второй даты договора, за исключением даты его регистрации.

В документах (актах, счетах, накладных, чеках и др.) для принятия их к учету (оплате) номер и дата договора должны совпадать с номером и датой договора, указанными на бумажном носителе и в системе АС ЕРД.

2.2.4. Подлинные визовые экземпляры договоров, заключенных в аппарате управления и филиале, структурном подразделении ОАО "РЖД", вместе с прилагаемыми к ним документами хранятся в течение сроков, установленных внутренними документами ОАО "РЖД", регламентирующими хранение документов, и в порядке, установленном внутренними документами соответственно ОАО "РЖД" и филиала, структурного подразделения.

2.2.5. Передача экземпляра договора контрагенту обеспечивается подразделением-исполнителем.

2.2.6. При необходимости централизованного учета исполнения договорных обязательств копии заключенных филиалами дополнительных соглашений (иных документов) к договору, подписанному в аппарате управления, могут быть переданы в подразделение-исполнитель по договору, осуществляющее оперативный и сводный учет исполнения договорных обязательств.

3. Сопровождение договора

3.1. Учет исполнения договорных обязательств

3.1.1. Подразделение-исполнитель ведет оперативный и сводный учет исполнения договорных обязательств, а также контроль за их исполнением.

Информация об изменениях:

Пункт 3.1.2 изменен. - Распоряжение ОАО "РЖД" от 27 декабря 2016 г. N 2719р

См. предыдущую редакцию

3.1.2. Сопровождение договора осуществляется подразделением-исполнителем и предусматривает проведение следующих мероприятий:

1. проверка качества и своевременности исполнения сторонами обязательств по договору, в том числе контроль за своевременным проведением расчетов и предоставлением соответствующих документов в бухгалтерию для отражения операций в бухгалтерском и налоговом учете;

2. проверка сроков действия договора, при необходимости осуществление процедуры изменения сроков договора (в том числе в случае если процедура сдачи-приемки обязательств, оплаты не укладывается в конечный срок действия договора);

3. составление проектов писем, уведомлений, дополнительных соглашений и других документов к договору;

4. своевременное внесение информации о заключенных дополнительных соглашениях к договорам в систему АС ЕРД;

5. осуществление необходимых для оформления отношений по договору действий, таких как приемка исполнения по договору, составление актов, выставление и получение счетов, счетов-фактур и т.д.;

6. ведение рекламационной и претензионной работы;

7. своевременное информирование и передача в случае нарушения контрагентами условий договора необходимых документов в юридическую службу, службу безопасности и другие заинтересованные подразделения с целью принятия необходимых мер;

8. своевременное внесение в существующие учетные системы, включая АС ЕРД, следующих сведений:

по заключенным договорам, в том числе об исполнении договоров;

о соблюдении контрагентами графика поставки товаров/выполнения работ/оказания услуг;

о сроках фактической оплаты по расходным договорам, особенно в случаях поэтапного исполнения договоров;

о наличии случаев ненадлежащего исполнения контрагентами договорных обязательств и применении заказчиками штрафных санкций;

9. представление сведений по заключенным договорам на основании нормативных документов, определяющих формирование отчетности в ОАО "РЖД".

3.1.3. Ответственность за своевременный и надлежащий учет исполнения обязательств по договору несет руководитель подразделения-исполнителя.

3.1.4. Непосредственное исполнение договора, заключенного аппаратом управления ОАО "РЖД", а также подписание документов о его исполнении может быть передано филиалу, в интересах которого заключен договор.

3.2. Внесение изменений в договор

3.2.1. В случае необходимости в договор могут вноситься изменения.

3.2.2. Внесение изменений возможно как в проект договора (до момента подписания договора сторонами), так и в подписанный договор.

Не допускается заключение дополнительного соглашения к договору, срок действия которого истек или действие которого прекращено.

3.2.3. До момента подписания договора сторонами, в том числе после прохождения процедуры визирования, изменения вносятся путем подготовки новой редакции текста договора и направления его на согласование в те подразделения, к чьей компетенции относятся внесенные изменения, в порядке установленном Положением о договорной и претензионной работе и настоящими Методическими указаниями.

3.2.4. После подписания договора сторонами и до момента прекращения договора внесение изменений оформляется дополнительным соглашением (дополнением) к договору.

В дополнительном соглашении в обязательном порядке делается ссылка на основной договор с указанием его реквизитов (наименование, дата, номер и т.п.), указываются разделы (пункты, статьи) договора, текст которых изменяется или дополняется.

Если текст раздела (статьи, пункта, и т.п.) договора подлежит изменению, то в дополнительном соглашении указывается, что текст излагается в новой редакции и приводится новая редакция соответствующего раздела (статьи, пункта, и т.п.).

При возникновении необходимости дополнить раздел (статью, пункт, и т.п.) новыми положениями, в дополнительном соглашении указывается, что договор дополняется новыми положениями, и приводится редакция таких положений с указанием раздела (статьи, пункта, и т.п.), в текст которых включаются новые положения.

3.2.5. Внесение изменений в договор может быть инициировано любым заинтересованным подразделением в пределах его компетенции.

3.2.6. Для организации работы по внесению изменений в договор подразделение-исполнитель по собственной инициативе или по мотивированному обращению заинтересованного подразделения, содержащему обоснование необходимости внесения изменений и предложения по редакции соответствующих разделов (статей пунктов, и т.п.), готовит проект дополнительного соглашения к договору.

3.2.7. При подготовке проекта дополнительного соглашения подразделение-исполнитель в обязательном порядке проверяет соответствие предлагаемых изменений (дополнений)# основному договору и предыдущих дополнительных соглашений к нему. Определение необходимости, подготовка и внесение изменений в договор (оформление изменений в договор) осуществляется в порядке, установленном Положением о договорной и претензионной работе и настоящими Методическими указаниями.

3.2.8. В случае невозможности внесения предложенных заинтересованными подразделениями изменений (дополнений) (например: отказ контрагента, прекращение договора, несоответствие предлагаемых изменений условиям конкурса, по результатам которого заключен договор, и т.п.), подразделение-исполнитель направляет инициатору соответствующий ответ с указанием причин, по которым договор не может быть изменен.

3.3. Рекламационная и претензионная работа

Рекламационная и претензионная работа осуществляется в порядке, установленном внутренними документами ОАО "РЖД" и договором.

Если иное не установлено соответствующими внутренними документами ОАО "РЖД" или договором, фиксацию нарушений договора контрагентом, причинения вреда вне договорных отношений, детальное описание нарушения и его последствий, организацию подготовки и сбор первичных документов, подтверждающих факт нарушения, подготовку расчета неустойки (убытков), определение взаимосвязи между действиями (бездействием) контрагента и необходимостью предъявления претензии (рекламации), обоснование необходимости предъявления претензии (рекламации), получение от контрагента объяснений, проведение переговоров по вопросам урегулирования претензий (рекламаций) осуществляет ответственное подразделение.

3.3.1. Порядок рассмотрения претензий

3.3.1.1. Ответственное подразделение не позднее 2 (двух) рабочих дней с даты поступления к нему претензии регистрирует ее и направляет запрос в причастные подразделения о предоставлении документов, необходимых для подготовки мотивированного ответа на претензию.

В тот же срок копия претензии направляется в бухгалтерию, финансовую службу, осуществляющие сопровождение ответственного подразделения.

3.3.1.2. В течение 5 (пяти) рабочих дней с даты поступления запроса подразделения направляют в ответственное подразделение запрошенные документы, а также мотивированные предложения по существу претензии.

Бухгалтерия в течение 5 (пяти) рабочих дней с даты получения копии претензии рассматривает претензию, проверяет достоверность отражения в бухгалтерском учете хозяйственных операций и направляет заключение об отражении задолженности в бухгалтерском учете.

Финансовая служба в течение 5 (пяти) рабочих дней с даты получения копии претензии рассматривает претензию и направляет мотивированные предложения по кругу ведения.

3.3.1.3. Ответственное подразделение рассматривает претензию и готовит проект ответа на нее в течение 5 рабочих дней с даты поступления к нему всех необходимых документов, но не позднее 10 (десяти) рабочих дней с даты направления запроса в соответствии с пунктом 3.3.1.1 настоящих Методических указаний.

Ответ на претензию ответственное подразделение готовит исходя из фактических обстоятельств, в связи с которыми предъявлена претензия, имеющихся документов и полученных предложений причастных подразделений.

При неполучении запрошенных документов или мотивированных предложений от причастных подразделений в срок претензия рассматривается ответственным подразделением на основании имеющихся документов. Ответственность за возможные негативные последствия в связи с рассмотрением претензии в отсутствие каких-либо документов или предложений несет подразделение, не предоставившее запрошенные документы или предложения в срок.

3.3.1.4. Проект ответа на претензию должен содержать:

1) наименование заявителя претензии, которому направляется ответ;

2) адрес, по которому направляется ответ на претензию;

3) мотивированную и документально обоснованную позицию ОАО "РЖД" по сути заявленных требований;

4) при наличии, информацию о:

направлении претензии не по адресу;

получении претензии без документов, подтверждающих заявленные требования (в т.ч. без указанных в претензии в качестве приложения);

подписании претензии неуполномоченным лицом;

несоблюдении заявителем претензии порядка и сроков предъявления претензии, предусмотренных законом или соглашением о претензионном порядке;

ошибках и неточностях в расчете заявленных требований.

5) вывод об отказе в удовлетворении (полном или частичном) претензии либо о согласии с претензией (полностью или частично) и порядке ее удовлетворения.

6) перечень документов и материалов, прилагаемых к ответу на претензию и подтверждающих содержащуюся в ответе позицию ОАО "РЖД".

3.3.1.5. Удовлетворение претензии в части денежных требований допускается только в отношении основного долга. Оплата неустойки (штрафов, пени и т.д.) допускается только в случае принятия такого решения руководителем, курирующим ответственное подразделение.

3.3.1.6. В суточный срок после подготовки проекта ответа на претензию ответственное подразделение направляет его на согласование в юридическую службу, а при необходимости - в иные причастные подразделения.

Если проект ответа предусматривает полное или частичное удовлетворение претензии, то он также направляется на согласование в финансовую службу.

Срок согласования проекта ответа на претензию либо направления по нему мотивированных замечаний не должен превышать 5 рабочих дней. В исключительных случаях указанный срок может быть продлен согласовывающим подразделением на срок не более 3 рабочих дней путем направления ответственному подразделению мотивированного уведомления.

В случае поступления мотивированных замечаний ответственное подразделение дорабатывает проект ответа на претензию и осуществляет его согласование в порядке, установленном настоящим пунктом.

По запросу согласовывающего подразделения ответственное подразделение обязано незамедлительно предоставить все имеющиеся документы, необходимые для рассмотрения проекта ответа на претензию.

3.3.1.7. При наличии между причастными подразделениями неустранимых разногласий по проекту ответа на претензию ответственное подразделение незамедлительно докладывает (с описанием фактической ситуации и позиций причастных подразделений) об этом руководителю, курирующему ответственное подразделение, который в течение 3 рабочих дней принимает решение по претензии. Ответ на претензию направляется ответственным подразделением в соответствии с принятым решением.

3.3.2. Порядок предъявления претензий

3.3.2.1. В случае нарушения контрагентами ОАО "РЖД" своих обязательств по договору или причинения ОАО "РЖД" вреда третьим лицом, не состоящим с ОАО "РЖД" в договорных отношениях, ответственное подразделение готовит проект претензии, который должен содержать:

1) наименование лица, которому адресована претензия;

2) адрес, по которому направляется претензия;

3) детальное описание того, какие действия (бездействие) адресата претензии являются основанием для ее предъявления;

4) указание на то, какие положения договора и (или) нормативных документов нарушены адресатом претензии;

5) сведения о том, чем подтверждается вина адресата претензии в нарушении своих обязательств и (или) причинении вреда (рекламационные документы, документы об исполнении договора (акты сдачи-приемки, сверки расчетов и др.), результаты экспертиз и исследований, отчеты об оценке, переписка с адресатом претензии, и т.д.).

6) требования к адресату претензии (выполнение предусмотренных договором обязательств, возмещение убытков, выплата неустойки и т.д.) и необходимая для их выполнения информация (банковские реквизиты для перечисления денежных средств и т.д.)

7) расчет суммы предъявляемых требований;

8) срок рассмотрения претензии;

9) перечень документов и материалов, прилагаемых к претензии (в т.ч. числе, документы, подтверждающие содержащиеся в претензии сведения и ее подписание со стороны ОАО "РЖД" уполномоченным лицом).

3.3.2.2. Документы и материалы прилагаются к претензии в виде копий, заверенных ответственным подразделением. При этом ответственное подразделение несет ответственность за соответствие направленных копий документов оригиналам, а также за возможность, при необходимости, предоставления оригиналов документов (например, в случае необходимости предоставления оригиналов документов на обозрение суда).

3.3.2.3. Ответственное подразделение несет ответственность за достоверность изложенных в проекте претензии фактов и правильность расчета претензионных требований.

В случае предъявления претензии из договора, содержащего соглашение о претензионном порядке, ответственное подразделение несет ответственность за соблюдение такого порядка (в том числе в части требований к содержанию претензии и срокам ее предъявления).

3.3.2.4. В суточный срок после подготовки проекта претензии ответственное подразделение направляет его на согласование в юридическую службу, а при необходимости - в иные причастные подразделения.

3.3.2.5. Проект претензии направляется на согласование со всеми приложениями. Если претензия предъявляется по договору, то причастным подразделениям дополнительно направляется копия соответствующего договора и основание его заключения.

По запросу согласующего подразделения ответственное подразделение обязано незамедлительно предоставить все имеющиеся документы, необходимые для рассмотрения проекта претензии.

3.3.2.6. Срок согласования проекта претензии либо направления по нему мотивированных замечаний не должен превышать 5 рабочих дней. В исключительных случаях указанный срок может быть продлен согласующим подразделением на срок не более 3 рабочих дней путем направления ответственному подразделению мотивированного уведомления.

В случае поступления мотивированных замечаний ответственное подразделение дорабатывает проект претензии и осуществляет его согласование в порядке, установленном настоящим пунктом.

3.3.2.7. При наличии между причастными подразделениями неустранимых разногласий по проекту претензии ответственное подразделение незамедлительно докладывает (с описанием фактической ситуации и позиций причастных подразделений) об этом руководителю, курирующему ответственное подразделение, который в течение 3 рабочих дней принимает решение по претензии. Дальнейшая работа по предъявлению претензии осуществляется ответственным подразделением в соответствии с принятым решением.

3.3.2.8. Ответственное подразделение осуществляет направление претензии способом, позволяющим подтвердить факт ее получения адресатом.

3.3.2.9. Ответственное подразделение не позднее 2 (двух) рабочих дней с даты поступления подтверждения факта получения претензии адресатом направляет в Центр организации закупочной деятельности копию претензии с приложением перечня документов и материалов, прилагаемых к претензии, а также документов, свидетельствующих о получении их контрагентом.

3.3.3. Особенности претензионной работы в связи с причинением вреда

3.3.3.1. При рассмотрении и предъявлении претензий в связи с причинением вреда в обязательном порядке устанавливается наличие или отсутствие надлежащих доказательств:

факта вреда и обоснованности его размера;

вины лица в причинении вреда;

причинно-следственной связи между действием (бездействием) виновного лица и возникновением вреда.

При наличии указанных доказательств они в обязательном порядке прикладываются к проекту ответа на претензию или проекту претензии.

В отсутствие указанных доказательств претензия не удовлетворяется (не предъявляется).

3.3.3.2. По претензиям в связи с причинением вреда имуществу ОАО "РЖД" фактическое исполнение функций ответственного подразделения осуществляет подразделение балансодержателя, к непосредственной сфере ведения которого относится поврежденное имущество.

3.3.3.3. Если в результате одного события причинен вред имуществу нескольких балансодержателей, то ими может быть согласовано ведение претензионной работы одним из балансодержателей в отношении всего вреда.

4. Исполнение договора

4.1. Прием исполненных обязательств по договору

Исполнение договора или его отдельных обязательств фиксируется, подписанием сторонами документа (акт, накладная и т.п.) о выполненных работах, поставленных товарах, оказанных услугах и т.д. (далее - акт сдачи-приемки).

В случаях, когда исполнение договора или отдельного обязательства по договору фиксируется актом сдачи-приемки, подразделение-исполнитель проверяет соответствие выполненных обязательств условиям договора и составляет соответствующий акт сдачи-приемки, либо рассматривает акт сдачи-приемки, представленный контрагентом.

Согласование акта сдачи-приемки с контрагентом осуществляется подразделением-исполнителем в порядке, установленном договором. При необходимости подразделение-исполнитель может привлекать к согласованию акта сдачи-приемки заинтересованные структурные подразделения.

Согласованный сторонами и подписанный контрагентом акт сдачи-приемки подразделение-исполнитель передает на подпись лицу, подписавшему договор, или уполномоченному руководителю структурного подразделения, или лицу, уполномоченному на подписание соответствующего акта сдачи-приемки на основании доверенности.

После подписания акта сдачи-приемки подразделение-исполнитель оставляет у себя копию акта сдачи-приемки, а подлинные экземпляры акта сдачи-приемки передает в бухгалтерию и контрагенту по договору.

4.2. Прекращение договора

4.2.1. Договор прекращается:

4.2.1.1. Полным исполнением и принятием сторонами всех обязательств по договору.

Прием исполненных контрагентом обязательств по договору и проведение расчетов оформляется в порядке, установленном законодательством, внутренними документами ОАО "РЖД", условиями договора.

4.2.1.2. Подписанием сторонами соглашения о досрочном прекращении договора.

Соглашение о досрочном прекращении договора оформляется в порядке, установленном Положением о договорной и претензионной работе и настоящими Методическими указаниями. В тексте соглашения о прекращении договора в обязательном порядке делается ссылка на основной договор с указанием его реквизитов (наименование, дата, номер и т.п.), указывается объем исполненных и принятых сторонами обязательств, включая объем оплаченных денежных средств, составляется акт сверки расчетов или указывается в какой период времени с момента подписания соглашения о расторжении договора стороны должны его подписать, а также определяется в течение какого периода времени стороны должны завершить все взаиморасчеты.

4.2.1.3. Односторонним отказом от исполнения договора, когда возможность такого отказа предусмотрена законом или договором.

Односторонний отказ оформляется в порядке определенном договором, а при отсутствии такого порядка в договоре путем направления письменного уведомления контрагенту с указанием причин отказа (со ссылкой на соответствующее положение закона и/или договора), даты расторжения или периода времени, по истечении которого договор будет считаться прекращенным, предложения по порядку проведения взаиморасчетов, порядок и сроки оплаты штрафов, пени и т.д. Уведомление об отказе от исполнения договора рассматривается как соглашение о досрочном прекращении договора и подлежит оформлению в порядке, установленном Положением о договорной и претензионной работе и настоящими Методическими указаниями. При этом, необходимо учитывать, что в соответствии со статьей 450.1 Гражданского кодекса Российской Федерации сторона должна при осуществлении этого права действовать разумно и добросовестно. В связи с этим у подразделения-исполнителя должно быть надлежащее обоснование отказа от договора.

Уведомление о прекращении договора в одностороннем порядке должно содержать сведения об объеме фактически исполненных обязательств сторонами и должно быть направлено контрагенту средствами связи, позволяющими установить достоверно факт получения уведомления.

Копия уведомления должна быть представлена в Центр организации закупочной деятельности незамедлительно с момента направления уведомления.

4.2.1.4. По вступившему в законную силу решению суда.

При наличии соответствующего решения суда, вступившего в законную силу, договор подлежит прекращению в порядке, определенном таким решением.

Копия решения суда, вступившего в законную силу, представляется в Центр организации закупочной деятельности незамедлительно.

4.2.2. Прекращение договора оформляется актом приемки исполненных обязательств, составленным по форме, установленной в приложении N ___ к настоящим Методическим указаниям.

Согласование акта приемки исполненных обязательств с контрагентом осуществляется подразделением-исполнителем в порядке, установленном договором.

Акт приемки исполненных обязательств не является первичным учетным документом.

Согласованный сторонами и подписанный контрагентом акт приемки исполненных обязательств подразделение-исполнитель передает на подпись лицу, подписавшему договор, или уполномоченному на основании доверенности руководителю подразделения.

После подписания акта приемки исполненных обязательств подразделение-исполнитель передает один экземпляр акта контрагенту по договору, второй экземпляр оставляет себе. Копию акта подразделение-исполнитель незамедлительно направляет в Центр организации закупочной деятельности.

Подразделение-исполнитель оставляет у себя копии документов, предусмотренных договором. При проведении проверки деятельности подразделения-исполнителя уполномоченными подразделениями ОАО "РЖД" подразделение-исполнитель обязано по запросу данных подразделений представить им копии документов, предусмотренных договором.

4.2.3. На основании представленного подразделением-исполнителем акта приемки исполненных обязательств центр организации закупочной деятельности в целях учета данных для ведения реестра договоров, в системе АС ЕРД, присваивает договору статус действия "Исполнен"/"Приостановлен".

После присвоения указанного статуса заключение дополнительных соглашений, исполнение сторонами обязательств по договору, в том числе прием исполненных контрагентом обязательств по договору, оплата и т.д. не производится.

5. Организация процесса договорной работы в ЕАСД

5.1. В соответствии с распоряжением ОАО "РЖД" от 30.12.2010 N 2822р "О вводе в постоянную эксплуатацию модуля "Договорная работа" рассмотрение, визирование и подписание договоров в ОАО "РЖД", осуществляемые в соответствии с Положением о договорной и претензионной работе, обязательно с использованием модуля "Договорная работа".

5.2. В модуле "Договорная работа" создается регистрационная карточка проекта договора с автоматическим присвоением технического номера, который в течение всей процедуры рассмотрения/визирования/подписания/регистрации остается неизменным.

5.3. В регистрационной карточке во вкладке "Файлы" прикрепляются все необходимые для рассмотрения проекта договора документы (в формате Word или PDF), в том числе проект договора (дополнительного соглашения + подписанный договор, актуальные приложения и дополнительные соглашения к нему), документы, указанные в пункте 1.2 настоящих Методических указаний, основание для заключения договора, а также иные документы (в том числе, переписка между причастными подразделениями по вопросу заключения договора).

5.4. В регистрационной карточке во вкладке "Маршрут" создаются соответствующие стадии прохождения проекта договора, маршруты для направления в автоматическом режиме во все причастные подразделения в соответствии с действующим в ОАО "РЖД" порядком (первоначально маршрут "рассмотрение", далее маршрут "визирование", далее маршрут "подписание" и т.д.).

5.5. В регистрационной карточке всегда должна присутствовать актуальная версия проекта договора (при наличии более одной версии, файлу с неактуальной версией необходимо присвоение статуса "Неактуален"). Запрещается создавать новую регистрационную карточку с присвоением другого технического номера для направления повторно в причастное подразделение договора, по которому уже даны замечания соответствующим подразделением.

6. Организация договорной и претензионной работы в дочерних и зависимых обществах ОАО "РЖД"

Дочерние и зависимые общества ОАО "РЖД" являются самостоятельными юридическими лицами и осуществляют договорную и претензионную работу в соответствии с законодательством и собственными документами, определяющими порядок выбора контрагентов, заключение и исполнение договоров.

В целях организации взаимодействия между ОАО "РЖД" и дочерними (зависимыми) обществами при осуществлении в рамках холдинга ОАО "РЖД" договорной и претензионной работы, в ОАО "РЖД" могут приниматься документы, определяющие возможность и степень участия дочерних (зависимых) обществ в ходе реализации ОАО "РЖД" договорной и претензионной кампании, а также порядок такого взаимодействия.

Для формирования единой политики в части организации заключения и исполнения договоров, в ОАО "РЖД" могут разрабатываться и приниматься документы, определяющие общие принципы, стандарты, подходы и т.д. в области ведения договорной и претензионной работы в холдинге ОАО "РЖД". Реализация положений указанных документов осуществляется путем проведения корпоративных процедур в соответствии с законодательством и регламентирующими документами холдинга ОАО "РЖД".

______________________________

*(1) Процедуры размещения заказа могут быть конкурентными и неконкурентными

*(2) При определении условий расчетов необходимо руководствоваться внутренними документами ОАО "РЖД", регулирующими соответствующие условия, а также документацией процедуры размещения заказа

*(3) Если требование о привлечении субподрядчиков (соисполнителей) из числа субъектов малого и среднего предпринимательства предусмотрено условиями процедуры закупки, на основании которой заключен договор

*(4) Пункт включается в случае заключения Договора с субъектом малого и среднего предпринимательства

*(5) В договоре необходимо прямо предусмотреть внесение любых изменений в договор только путем оформления дополнительного соглашения

*(6) Этот срок должен включать в себя также период сдачи-приемки обязательств, мотивированных возражений и оплаты, не превышающий 90 календарных дней с даты окончания оказания услуг, выполнения работ, поставки и т.д.

*(7) Акт приемки исполненных обязательств не является первичным учетным документом

*(8) Для филиалов, юридическое сопровождение которых осуществляется Правовым департаментом или юридической службой железной дороги

*(9) В случае, если на дату направления проекта договора на рассмотрение документ, являющийся основанием для его заключения, находится на стадии подготовки/согласования/подписания/регистрации, в сопроводительной записке необходимо указать соответствующую информацию

*(10) Процесс направления замечаний по проекту договора при отсутствии письма с замечаниями и созданием исходящего документа урегулирован информационным письмом Департамента управления делами, размещенным в соответствующей папке в ЕАСД

Статс-секретарь - вице-президент ОАО "РЖД"

А.А. Мещеряков