Часть 3. Надзор за признанными организациями

Часть 3
Надзор за признанными организациями

1 Цель

В части 3 Кодекса ПО предоставляются рекомендации по осуществляемому государством флага надзору за ПО, уполномоченными выдавать установленные законом свидетельства и предоставлять услуги от его имени. В части 3 также предоставляются рекомендации по принципам надзора, который может включать инспектирование судов, аудит и мониторинг.

2 Область применения

Часть 3 Кодекса ПО применима ко всем государствам флага, которые предоставили ПО полномочия по выдаче установленных законом свидетельств и предоставлению услуг. В часть 3 включены положения, касающиеся надзора со стороны государства флага, и предлагаются рекомендации, не имеющие обязательной силы, предназначенные для оказания помощи государствам флага в разработке и осуществлении эффективной программы надзора за ПО.

3 Справочные документы

Следующие документы являются справочными:

.1 документы ИМО, имеющие обязательную силу;

.2 стандарт ISO 9000:2005. Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь;

.3 стандарт ISO 9001:2008. Системы менеджмента качества. Требования;

.4 стандарт ISO/IEC 17020:1998. Общие критерии функционирования различных типов органов, выполняющих проверки;

.5 стандарт ISO 19011:2002. Руководящие указания по аудиту систем менеджмента качества и/или экологического менеджмента; и

.6 национальное законодательство.

4 Термины и определения

4.1 Аудит означает систематический, независимый и документированный процесс получения свидетельств аудита и объективного их оценивания с целью установления степени выполнения критериев аудита. Аудит опирается на ряд принципов. Благодаря этим принципам аудит становится эффективным и надежным инструментом, содействующим политике и управлению со стороны руководства, обеспечивающим информацию, на основе которой может действовать ПО с целью улучшить свою деятельность. Приверженность этим принципам является необходимым условием для получения релевантных и достаточных заключений по результатам аудита, а также для того, чтобы аудиторы, работающие независимо друг от друга, приходили при аналогичных обстоятельствах к аналогичным заключениям.

4.2 Критерии аудита означают совокупность политики, процедур или требований.

4.3 Свидетельства аудита означают записи, изложения фактов или другую информацию, которые связаны с критериями аудита и могут быть проверены. Свидетельства аудита могут быть качественными или количественными.

4.4 Наблюдения аудита означают результаты сравнения собранных свидетельств аудита с критериями аудита. Наблюдения аудита могут указывать на соответствие, замечание (потенциальное несоответствие) или несоответствие критериям аудита или на возможности для улучшения.

4.5 Заключение по результатам аудита означает выходные данные аудита, предоставленные группой по аудиту после рассмотрения целей аудита и всех наблюдений аудита.

4.6 Заказчик аудита означает организацию или лицо, заказавшее аудит.

4.7 Проверяемая организация - это организация, признанная государством флага, которая может подвергаться аудиту со стороны уполномочившего ее государства флага.

4.8 Аудитор означает лицо, обладающее компетентностью для проведения аудита.

4.9 Группа по аудиту означает одного или более аудиторов, проводящих аудит, при поддержке технических экспертов в случае необходимости.

4.10 Технический эксперт означает лицо, которое обеспечивает специальными знаниями или опытом группу по аудиту.

4.11 Программа аудита означает совокупность одного или нескольких аудитов, запланированных на конкретный период времени и направленных на достижение конкретной цели. Программа аудита включает всю деятельность, необходимую для планирования, организации и проведения аудитов.

4.12 План аудита означает описание деятельности и мероприятий по аудиту.

4.13 Область аудита означает объем и границы аудита. Область аудита обычно включает описание местонахождения, организационной структуры, видов деятельности и процессов организации, а также охватываемого периода времени.

4.14 Компетентность означает продемонстрированные личные качества и продемонстрированную способность применять знания и навыки.

4.15 Надзор означает любую деятельность государства флага, выполняемую с целью удостовериться, что услуги ПО отвечают требованиям ИМО и национальным требованиям государства флага, предоставившего полномочия.

4.16 Мониторинг означает любую деятельность государства флага, когда государство флага наблюдает за услугами, предоставляемыми ПО, или проводит обзор документации, используемой ПО, и проводится с целью удостовериться, что услуги ПО соответствуют требованиям ИМО и национальным требованиям. Мониторинг может рассматриваться как составляющая часть надзора.

5 Создание программы надзора

5.1 Надзор

Государство флага должно создать программу надзора или участвовать в программе надзора с адекватными ресурсами для мониторинга своих ПО и для связи с ними, с тем чтобы убедиться, что его международные обязательства полностью выполняются, путем:

.1 осуществления своих полномочий для проведения дополнительных освидетельствований с целью убедиться, что суда, имеющие право плавать под его флагом, действительно отвечают требованиям применимых международных документов;

.2 проведения дополнительных освидетельствований, если это будет сочтено необходимым, с целью убедиться, что суда, имеющие право плавать под его флагом, отвечают национальным требованиям, дополняющим международные требования, имеющие обязательную силу; и

.3 предоставления персонала, имеющего хорошие знания норм и правил государства флага и ПО, который имеется в наличии для проведения эффективного надзора за ПО.

5.2 Контроль со стороны государства флага за обязанностями, порученными ПО

Контроль со стороны государства флага за обязанностями, порученными ПО, должен учитывать, среди прочего, следующее:

.1 документацию системы менеджмента качества ПО;

.2 доступ к международным инструкциям, циркулярам и руководствам;

.3 доступ к документации ПО, относящейся к флоту государства флага;

.4 сотрудничество при проведении государством флага проверок и работы по верификации; и

.5 предоставление информации и статистических сведений, включая, но не ограничиваясь этим, повреждения и аварии, относящиеся к флоту государства флага.

5.3 Верификация и мониторинг

Государство флага должно установить систему для обеспечения адекватности выдачи установленных законом свидетельств и предоставления услуг. Такая система должна, среди прочего, включать следующие элементы:

.1 процедуры связи с ПО;

.2 процедуры для направления со стороны ПО сообщений государству флага и обработки таких сообщений государством флага. Должны быть учтены следующие требования к направлению сообщений:

.1 ПО должна незамедлительно уведомлять государство флага в случае, когда ей становится известно о ситуации, связанной с существенным недостатком или серьезной проблемой, относящейся к безопасности, которая обычно рассматривается как достаточное основание для задержания судна и запрещения выхода в море до исправления положения;

.2 ПО должна незамедлительно уведомлять государство(а) флага в случае, когда ей становится известно о ситуации на судне или в компании, связанной с существенным несоответствием, как определено в Руководстве по осуществлению Международного кодекса по управлению безопасностью (МКУБ) Администрациями (резолюция А. 1022(26) с поправками);

.3 вышеупомянутое уведомление должно содержать наименование компании или судна, номер ИМО, официальный номер, если применимо, и описание существенного несоответствия, недостатка или проблемы;

.4 ПО должна информировать государство флага как можно скорее о любых опасных происшествиях, несчастных случаях, поломках механизмов или конструкции либо отказах на судне, о которых ей становится известно; и

.5 ПО должна сообщать государству флага в письменной форме названия и официальные номера, если применимо, любых судов, исключенных из перечня судов, которым ПО присвоила класс/выдала установленные законом свидетельства и для которых ПО предоставляла услуги. В сообщении должно содержаться описание причины(причин) исключения из класса, и оно должно быть направлено в течение тридцати (30) дней после того, как исключение начало действовать;

.3 дополнительные проверки судна государством флага;

.4 необходимые консультации по техническим вопросам и/или вопросам, связанным с безопасностью, между ПО в отношении выдачи установленных законом свидетельств и предоставления услуг, которые могут оказать влияние на действительность свидетельств, выданных полностью или частично от имени государства (государств) флага;

.5 оценка/принятие государством флага сертификации системы менеджмента качества ПО, проведенной независимым органом по аудиту, признанным государством флага;

.6 мониторинг и верификация выдачи установленных законом свидетельств и предоставления услуг, которые способствуют в целом или частично соблюдению какого-либо документа ИМО, имеющего обязательную силу. Государство флага должно рассмотреть осуществление следующего:

.1 надзор со стороны государства флага за системами менеджмента качества ПО;

.2 наблюдение за аудитами систем менеджмента качества, проводимыми другими квалифицированными лицами или организациями, внешними по отношению к ПО и не зависимыми от нее, или систематический обзор отчетов о таких аудитах;

.3 верификация и инспекции судов, которым должны выдаваться установленные законом свидетельства и предоставляться услуги; и

.4 система претензий и отзывов, а также последующие корректирующие действия;

.7 государство флага, принимающее суда, построенные без его участия, должно установить, что ПО, выдающая установленные законом свидетельства и предоставляющая услуги таким судам, соответствует настоящему Кодексу; и

.8 в отношении судов, построенных без установленного государства флага, до выдачи свидетельств должны быть проверены конкретные требования государства флага.

6 Принципы проведения аудита

6.1 Государство флага должно быть убеждено, что ПО располагает эффективной системой менеджмента качества. Государство флага может полагаться на аудиты, проводимые аккредитованным органом по сертификации или эквивалентными организациями. Поощряется межправительственное сотрудничество для установления общей практики проведения аудита.

6.2 Аудитор государства флага должен способствовать продвижению следующих принципов:

.1 этичное поведение: основа профессионализма. Доверие, честность, конфиденциальность и осмотрительность имеют важнейшее значение для проведения аудита;

.2 беспристрастность: обязанность представлять доклады правдиво и точно. Наблюдения аудита, заключения по результатам аудита и отчеты об аудитах отражают правдиво и точно деятельность по аудиту. Значительные препятствия, с которыми пришлось столкнуться в ходе аудита, а также неразрешенные расхождения во мнениях между группой по аудиту и проверяемой организацией отражаются в отчетах; и

.3 профессиональное прилежание: проявление аккуратности и здравого смысла при проведении аудита. Аудиторы проявляют профессиональное прилежание в соответствии с важностью выполняемой задачи и доверием, оказываемым им заказчиками аудита и другими заинтересованными сторонами. Важным фактором является наличие необходимой компетентности.

6.3 Нижеизложенные принципы относятся к аудиту, который по определению является независимым и систематическим.

.1 Независимость: основа беспристрастности аудита и объективности заключений по результатам аудита. Аудиторы не зависят от проверяемой деятельности и свободны от предубеждений и конфликта интересов. Аудиторы проявляют объективный подход в течение всего процесса аудита для обеспечения того, чтобы в основе наблюдений и заключений по результатам аудита находилось только свидетельство аудита;

.2 Подход на основе фактов: рациональный метод для достижения надежных и воспроизводимых заключений аудита при систематическом процессе аудита. Свидетельство аудита проверяемо. Оно основано на выборках доступной информации, поскольку аудит осуществляется в течение ограниченного периода времени и ограниченными ресурсами. Надлежащее использование выборок тесно связано с достоверностью, которая должна присутствовать в заключениях по результатам аудита.

6.4 Рекомендации, приведенные в настоящем Кодексе, основаны на изложенных выше принципах.

7 Управление программой надзора

7.1 Общие положения

7.1.1 От государств флага требуется подтверждать, что организации, признанные для выдачи установленных законом свидетельств и предоставления услуг от их имени, выполняют требования настоящего Кодекса. Цель такого подтверждения состоит в том, чтобы удостовериться, что ПО выдает установленные законом свидетельства и предоставляет услуги в соответствии с настоящим Кодексом и соглашением с государством флага.

7.1.2 Государство флага должно разработать и осуществлять эффективную программу надзора за ПО, действующей от его имени, а также управлять этой программой.

7.1.3 Программа надзора должна включать различную деятельность по мониторингу, которая, среди прочего, может включать аудиты, инспекции и замечания аудитов (потенциальные несоответствия). Программа надзора со стороны государств флага за их ПО должна разрабатываться после внимательной оценки факторов, связанных с ПО, а также степени доступа к записям ПО, касающимся выдачи установленных законом свидетельств и предоставления услуг, которые доступны для государства флага. В программе также должны приниматься во внимание выдача установленных законом свидетельств и предоставление услуг по отношению к положениям конвенций и по отношению к национальным требованиям и инструкциям, опубликованным государством флага. Факторы должны включать:

.1 область применения и периодичность аудитов высокого уровня ПО, проводимых государствами флага и независимыми аккредитованными органами, а также внутренних аудитов, проводимых ПО;

.2 объем, в котором наблюдения аудита, замечания (потенциальные несоответствия) и корректирующие действия предоставляются государству флага;

.3 объем, в котором государство флага может проводить дистанционный мониторинг ПО, который может осуществляться различными способами, в зависимости от объема информации, доступной для государства флага в электронном виде. Дистанционный мониторинг может включать:

.1 обзор содержания актов освидетельствований, связанных с выдачей ПО установленных законом свидетельств;

.2 обзор эффективности контроля и устранения недостатков и невыполненных требований в рамках утвержденных конечных сроков, как установлено государством флага через ПО; и

.3 обзор инструкций ПО, конкретных для данной страны, с целью определить, что ПО надлежащим образом и полностью учитывает национальные требования государства флага;

.4 инспекции государства флага, проводимые на судах, с целью проверки окончательных результатов процесса выдачи свидетельств с обращением особого внимания на его национальные требования и/или выполнение инструкций, изданных для ПО; и

.5 задержания в рамках контроля судов государством порта и недостатки, отнесенные к ответственности ПО.

7.1.4 Программа надзора должна также включать всю деятельность, необходимую для планирования и организации типов и количества действий по наблюдению, а также для предоставления ресурсов для их эффективного и результативного осуществления в течение установленных периодов времени.

7.1.5 Лица, которым назначены обязанности по управлению программой надзора, должны:

.1 установить и осуществлять программу надзора, наблюдать за ней, проводить ее обзор и совершенствовать ее; и

.2 определять необходимые ресурсы и обеспечивать, чтобы они имелись в наличии и предоставлялись, как это требуется.

7.1.6 Программа надзора должна также включать планирование, предоставление ресурсов и установление процедур для проведения деятельности по мониторингу в рамках программы.

7.2 Цели и объем программы надзора

7.2.1 Цели программы надзора

7.2.1.1 Государство флага должно установить цели программы надзора, с тем чтобы направлять планирование и проводить деятельность по мониторингу.

7.2.1.2 Должны быть рассмотрены следующие цели:

.1 приоритеты менеджмента;

.2 намерения государства флага;

.3 требования системы государства флага;

.4 установленные законом, нормативные и контрактные требования;

.5 необходимость оценки ПО;

.6 требования государства флага, ПО и другие требования;

.7 потребности других заинтересованных сторон; и

.8 риски для государства флага.

7.2.2 Объем программы надзора

7.2.2.1 Программа надзора государства флага должна отражать размер, характер и сложность программы предоставления полномочий государством флага, а также следующие факторы:

.1 область распространения, цели и продолжительность деятельности по мониторингу, который предстоит провести;

.2 периодичность деятельности по мониторингу, который предстоит провести;

.3 число, важность, сложность, сходство и места расположения ПО;

.4 стандарты, а также установленные законом, нормативные и контрактные требования и другие критерии мониторинга;

.5 необходимость аккредитации или регистрации ПО/выдачи ПО свидетельства;

.6 заключения предыдущей деятельности по мониторингу;

.7 обеспокоенность заинтересованных сторон; и

.8 значительные изменения в ПО или ее деятельности.

7.2.2.2 Государство флага может заключать письменное соглашение с целью участвовать в совместной деятельности по мониторингу/надзору с другим государством или государствами флага, которые предоставили полномочия одной и той же ПО, при условии что степень подробности сведений, касающихся требований отдельного государства флага, и функционирование отдельного государства флага рассматриваются на уровне, эквивалентном программе надзора, проводимого каждым отдельным государством флага. В свою очередь, никакое государство флага или организация не могут заставить другое государство флага согласиться с проведением надзора за ПО другими сторонами вместо проведения собственного надзора этим отдельным государством флага, кроме случаев, когда оно делает такой выбор путем письменного соглашения или когда это предусмотрено законодательством этого государства. Копии всех таких соглашений должны предоставляться в ИМО для информации государств-членов.

7.3 Ответственность за проведение программы надзора, ее ресурсы и процедуры

7.3.1 Ответственность за проведение программы надзора

7.3.1.1 Государство флага отвечает за управление своей программой надзора. Государство флага должно использовать компетентных лиц, которые понимают требования к надзору, принципы аудита и применение техники аудита. Эти лица должны иметь навыки управления, а также понимать технические и коммерческие вопросы, относящиеся к деятельности, для которой предстоит проводить мониторинг.

7.3.1.2 Лица, которым назначена ответственность за управление программой надзора, должны:

.1 установить цели и объем программы надзора;

.2 установить ответственность и процедуры, а также обеспечить предоставление ресурсов;

.3 обеспечить выполнение программы надзора;

.4 обеспечить ведение надлежащих записей программы надзора; и

.5 наблюдать за программой надзора, проводить ее обзор и совершенствовать программу.

7.3.2 Ресурсы программы надзора

При определении ресурсов для программы надзора государство флага должно рассмотреть следующее:

.1 финансовые ресурсы, необходимые для разработки и выполнения деятельности по надзору, управления надзором и его усовершенствования;

.2 методы аудита;

.3 процессы достижения и поддержания компетентности персонала и улучшения деятельности по надзору;

.4 наличие персонала и технических экспертов, имеющих надлежащую компетентность для целей конкретной программы надзора;

.5 объем программы надзора; и

.6 время для переездов, размещение и прочие потребности, связанные с надзором.

7.3.3 Процедуры программы надзора

7.3.3.1 Процедуры программы надзора государством флага должны охватывать следующее:

.1 планирование и составление графиков деятельности по проведению надзора;

.2 обеспечение компетентности назначенного персонала;

.3 отбор подходящего персонала и назначение ему ролей и обязанностей;

.4 проведение деятельности по мониторингу;

.5 проведение последующих действий, если применимо;

.6 ведение записей программы надзора;

.7 наблюдение за выполнением и эффективностью программы надзора; и

.8 предоставление докладов об общих достижениях программы надзора.

7.3.3.2 Для государств флага, имеющих ограниченную программу полномочий, вышеизложенная деятельность может быть охвачена одной процедурой.

7.3.4 Выполнение программы надзора

Выполнение государством флага программы надзора должно включать следующие факторы:

.1 информирование соответствующих сторон относительно целей программы надзора;

.2 координация и составление графиков деятельности по мониторингу, относящейся к программе надзора;

.3 установление и поддержание процесса оценки назначенного персонала и его постоянного профессионального развития;

.4 отбор и назначение ответственного персонала;

.5 предоставление необходимых ресурсов для программы надзора, в частности, для соответствующей деятельности по мониторингу;

.6 строгое выполнение деятельности по мониторингу в соответствии с программой надзора;

.7 обеспечение контроля за записями в отношении деятельности по мониторингу;

.8 обеспечение обзора и одобрения докладов о деятельности по мониторингу, а также обеспечение их рассылки заинтересованным сторонам; и

.9 обеспечение последующих действий, если применимо.

7.3.5 Записи программы надзора

7.3.5.1 Должны поддерживаться записи, касающиеся мониторинга государством флага, с целью продемонстрировать выполнение программы надзора. Записи должны включать следующее:

.1 все записи, относящиеся к деятельности по мониторингу, такие как:

.1 планы;

.2 отчеты;

.3 отчеты о несоответствиях;

.4 отчеты о корректирующих и предупреждающих действиях; и

.5 записи о последующих действиях, если применимо;

.2 результаты обзора программы надзора; и

.3 записи, относящиеся к персоналу и охватывающие такие вопросы, как:

.1 оценка компетентности назначенного персонала и его работы;

.2 отбор группы для проведения мониторинга и/или аудита; и

.3 поддержание и повышение компетентности.

7.3.5.2 Записи должны сохраняться и быть надлежащим образом защищены.

7.4 Мониторинг и обзор программы надзора

7.4.1 Должен проводиться мониторинг выполнения программы надзора государством флага, а также ее обзор через определенные промежутки времени, с тем чтобы определить, были ли достигнуты ее цели, и выявить возможности для улучшения.

7.4.2 Государство флага должно разработать и использовать показатели эффективности для наблюдения за результативностью его программы надзора за ПО. Должны быть рассмотрены следующие факторы:

.1 способность назначенного персонала выполнять план надзора;

.2 соответствие требованиям Кодекса ПО, деятельности по мониторингу и расписанию деятельности; и

.3 отзывы заказчиков, информация от ПО и назначенного персонала.

7.4.3 При оценке эффективности ПО государство флага должно рассмотреть следующие показатели:

.1 функционирование ПО в рамках контроля судов государством порта;

.2 результаты внутренних аудитов ПО;

.3 результаты аудитов системы менеджмента качества, выполненных организациями третьих сторон (АСВ);

.4 результаты предыдущего мониторинга эффективности; и

.5 состояние/соответствие судов, которые прошли освидетельствование и получили свидетельства от ПО.

7.4.4 Государство флага должно периодически оценивать свою общую деятельность в отношении осуществления административных процессов, процедур и ресурсов, необходимых для выполнения его обязательств, требуемых конвенциями, участником которых оно является.

7.4.5 Другие меры для оценки деятельности государств флага могут включать, среди прочего, следующее:

.1 число задержаний в рамках контроля судов государством порта;

.2 результаты инспекций государства флага;

.3 статистику аварий;

.4 процессы связи и информации;

.5 ежегодные статистические сведения о гибели судов (за исключением конструктивной полной гибели судов (КГС)); и

.6 другие показатели эффективности, смотря по тому, что применимо, для определения того, достаточны ли укомплектование штатом, ресурсы и административные процедуры для выполнения их обязательств в качестве государства флага. Другие показатели для измерения эффективности могут включать следующее:

.1 соотношение гибели и аварий для определения тенденций за определенные периоды времени;

.2 число подтвержденных случаев задержания судов по отношению к размеру флота;

.3 число подтвержденных случаев некомпетентности или неправильных действий отдельных лиц, имеющих дипломы или подтверждения, выданные по его уполномочию;

.4 ответные меры в связи с докладами о недостатках или вмешательством государства порта;

.5 расследования очень серьезных и серьезных аварий и извлеченные из них уроки;

.6 задействованные технические и иные ресурсы;

.7 результаты инспекций, освидетельствований и контроля судов, входящих в состав флота;

.8 расследование несчастных случаев на производстве;

.9 число аварий и нарушений, относящихся к Конвенции МАРПОЛ с поправками; и

. 10 число приостановлений или изъятий дипломов, подтверждений и одобрений.

7.4.6 Обзор программы надзора должен также учитывать:

.1 результаты и тенденции, полученные на основании мониторинга;

.2 соответствие процедурам;

.3 возникающие потребности и ожидания заинтересованных сторон;

.4 записи программы надзора;

.5 альтернативные или новые методики проведения аудита или деятельности по мониторингу; и

.6 согласованность действий различных групп по аудиту в аналогичных ситуациях.

7.4.7 Следствием результатов обзоров программы надзора могут быть корректирующие и предупреждающие действия, а также улучшение программы надзора.