Приказ Министерства транспорта РФ от 15 декабря 2017 г. N 523 "Об утверждении Перечня документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в Министерстве транспорта Российской Федерации в форме электронных документов"

В соответствии с пунктом 6 Плана мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности, утвержденного распоряжением Правительства Российской Федерации от 12 февраля 2011 г. N 176-р, приказываю:

1. Утвердить прилагаемый Перечень документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в Министерстве транспорта Российской Федерации в форме электронных документов (далее - Перечень).

2. Административному департаменту обеспечить материально-техническое обеспечение ввода в действие Перечня.

3. Признать утратившим силу приказ Министерства транспорта Российской Федерации от 14 мая 2014 г. N 127 "Об утверждении Перечня документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в Министерстве транспорта Российской Федерации в форме электронных документов".

Министр

М.Ю. Соколов

УТВЕРЖДЕН
приказом Минтранса России
от 15 декабря 2017 г. N 523

Перечень
документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в Министерстве транспорта Российской Федерации*(1) в форме электронных документов

N п/п	Номер статьи	Вид документа	Срок хранения документа*(2)	Примечания
1	2	3	4	5
1. Организация системы управления 1.1. Руководство
1	5(1)	Документы о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации для рассмотрения на оперативных совещаниях у Министра, совещаниях по исполнительской дисциплине у заместителей Министра (докладные записки, справки, поручения, запросы и др.)*(4)	5 лет ЭПК*(3)
2	7	Поручения заместителей Министра и документы по их выполнению*(4)	5 лет ЭПК
3	18	Протоколы совещаний у заместителей Министра по оперативным вопросам и основной деятельности*(4)	5 лет ЭПК
4	18е	Протоколы оперативных совещаний у Министра*(4)	5 лет ЭПК
5	32	Переписка с министерствами и ведомствами по вопросам гражданской авиации	5 лет ЭПК
6	34	Переписка с Федеральным агентством воздушного транспорта, Федеральной службой по надзору в сфере транспорта по вопросам гражданской авиации	5 лет ЭПК
7	35	Переписка с организациями, предприятиями гражданской авиации по вопросам деятельности Департамента государственной политики в области гражданской авиации	5 лет ЭПК
1.2. Организационные основы управления
8	59	Документы рабочих групп, комиссий по координации определенных видов деятельности Минтранса России (протоколы, планы и т.д.)*(4)	5 лет ЭПК*(1)	После завершения деятельности рабочих групп*(1)
9	84	Переписка по организационным вопросам деятельности*(4)	5 лет*(1)
10	87	Документы (доклады, обзоры, сводки, докладные, служебные записки, справки), представляемые структурными подразделениями руководству Минтранса России*(4)	5 лет ЭПК
11	91	Переписка с заинтересованными организациями об организации и проведении круглых столов, других совещании*(4)	5 лет ЭПК
1.3. Контроль
12	183б	Обращения граждан и документы по их рассмотрению (справки, сведения, переписка)*(4)	5 лет ЭПК
1.4. Правовое обеспечение деятельности
13	192	Переписка по проведению правовой экспертизы документов, принимаемых в рамках деятельности международных организаций универсального характера*(4)	5 лет ЭПК
14	193	Переписка с департаментами Минтранса России и подведомственными ему федеральными службой и агентствами по вопросам судебной и договорно-правовой работы*(4)	5 лет ЭПК
1.5. Документационное обеспечение управления и организация хранения документов
15	203	Докладные записки, представляемые департаментами, подведомственными федеральными службой и агентствами руководству Минтранса России, о переносе срока исполнения, смене головного исполнителя и снятии с контроля поручений по правительственной корреспонденции*(4)	1 год*(1)	После снятия с контроля*(1)
16	206	Отчеты, акты об использовании, уничтожении номерных бланков*(4)	3 год
17	214	Переписка с организациями по вопросам информационно-технического обеспечения системы электронного документооборота*(4)	5 лет ЭПК
18	257	Отчеты, справки об объеме документооборота в Минтрансе России*(4)	1 год
2. Планирование деятельности 2.1. Прогнозирование
19	264	Переписка с Минэкономразвития России по методическому обеспечению разработки прогноза социально-экономического развития транспортного комплекса*(4)	5 лет ЭПК
20	273	Заявки на участие в конкурсах, аукционах и котировочные заявки от участников размещения заказа на право заключения государственного контракта с Минтрансом России*(4)	5 лет ЭПК
2.2. Текущее планирование
21	288	Оперативные планы структурных подразделений*(4)	До минования надобности*(2)
22	290	Планы работы структурных подразделений Минтранса России*(4)	5 лет
23	296	Переписка с подведомственными федеральными службой и агентствами по подготовке плана показателей их деятельности*(4)	5 лет ЭПК
3. Финансирование деятельности 3.1. Финансирование, кредитование
24	326	Переписка о финансовом обеспечении деятельности транспорта*(4)	5 лет ЭПК
4. Учет и отчетность 4.1. Бухгалтерский учет и отчетность
25	359	Переписка с Межрегиональным операционным управлением Федерального казначейства по вопросам представления отчетности*(4)	5 лет
26	367	Переписка с департаментами Минтранса России по административно-хозяйственным вопросам*(4)	1 год
4.2. Статистический учет и отчетность
27	465а	Сводные и годовые отчеты о выполнении плана показателей деятельности подведомственных федеральных службы и агентств*(4)	5 лет ЭПК
28	465в	Квартальные отчеты о выполнении плана показателей деятельности подведомственных федеральных службы и агентств*(4)	5 лет
29	469	Статистические отчеты и таблицы по всем вспомогательным направлениям и видам деятельности Минтранса России и документы к ним (докладные записки)*(4)	5 лет	Формы статистических отчетов
30	479	Переписка о составлении, представлении и проверке статистической отчетности**(4)	5 лет
5. Экономические, научные, культурные и иные связи 5.1. Организация связей
31	483	Переписка с международными организациями по вопросам летных стандартов*(4)	5 лет ЭПК
32	491	Журнал учета программ проведения встреч с иностранными делегациями*(4)	5 лет
5.2. Осуществление связей
33	498	Переписка с организациями и фирмами зарубежных стран о сотрудничестве в сфере транспорта*(4)	5 лет ЭПК
6. Информационное обслуживание 6.1. Сбор (получение) информации, маркетинг
34	514	Информационные обзоры по основным вопросам деятельности Минтранса России*(4)	До минования надобности
35	515	Документы по проведению встреч с представителями средств массовой информации (заявки, программы, список средств массовой информации, пресс-релизы, анонсы средств массовой информации по итогам встреч)*(4)	5 лет ЭПК
36	529	Документы об оформлении подписки на информационные издания (списки, каталоги, заявки, отчеты, переписка)*(4)	1 год*(1)	После получения подписной литературы*(1)
6.2. Распространение информации, реклама
37	555	Документы по информационному наполнению сайта Минтранса России (анонсы, пресс-релизы, документы Минтранса России для экспертизы)*(4)	5 лет ЭПК
7. Трудовые отношения 7.2. Нормирование труда, тарификация, оплата труда
38	596	Переписка с федеральными органами исполнительной власти, подведомственными федеральными службой и агентствами, департаментами по вопросам оплаты труда*(4)	5 лет ЭПК
8. Кадровое обеспечение 8.1. Прием, перемещение (перевод), увольнение работников
39	650	Документы о потребности в работниках, сокращении (высвобождении) работников (заявки, сведения, переписка)*(4)	5 лет
40	672	Заявления об участии в конкурсе на замещение вакантных должностей*(4)	3 года	После проведения конкурса*(1)
41	679	Документы по вопросам соблюдения требований к служебному поведению работников Минтранса России и урегулированию конфликта интересов*(4)	5 лет ЭПК*(1)	После урегулирования конфликта*(1)
42	693	Графики предоставления отпусков*(4)	1 год
8.2. Установление квалификации работников
43	702	Переписка с департаментами об аттестации и присвоении классных чинов в центральном аппарате*(4)	5 лет
8.3. Повышение квалификации работников
44	717	Переписка с департаментами о дополнительном профессиональном образовании работников Минтранса России*(4)	3 года
8.4. Награждение
45	742	Переписка с исполнительными органами государственной власти Российской Федерации, субъектами Российской Федерации о награждении работников транспортной системы России государственными, правительственными наградами и ведомственными наградами Минтранса России*(4)	5 лет ЭПК

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

10. Административно-хозяйственные вопросы 10.1. Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности
46	783	Документы (заявки, переписка) о допуске в служебные помещения в нерабочее время и выходные дни*(4)	1 год
11. Социально-бытовые вопросы 11.1. Социальное страхование
47	906	Переписка с Пенсионным фондом Российской Федерации об установлении пенсий и ежемесячной доплаты к государственным пенсиям работникам Минтранса России *(4)	5 лет
48	913	Документы по вопросам медицинского обслуживания работников Минтранса России (списки, справки, заявления, переписка)*(4)	3 года

______________________________

*(1) Сроки хранения, установленные для документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности Министерства транспорта Российской Федерации, полностью соответствуют срокам хранения, установленным для данных видов документов в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. N 558.

*(2) Срок хранения "до минования надобности" не может быть менее одного года.

*(3) Отметка "ЭПК" ("ЦЭК", "ЭК") означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения "постоянно".

*(4) По решению руководителей структурных подразделений Министерства транспорта Российской Федерации.

Согласовано

Руководитель Федерального архивного агентства

А.Н. Артизов