Методические рекомендации по организации проектной деятельности в федеральных органах исполнительной власти (утв. Правительством РФ 12 марта 2018 г. N 1937п-П6)

1. Общие положения

1.1. Настоящие методические рекомендации по организации проектной деятельности в федеральных органах исполнительной власти (далее - методические рекомендации) разработаны в соответствии с планом мероприятий по развитию проектной деятельности в Правительстве Российской Федерации на 2018 год, утвержденным распоряжением Правительства Российской Федерации от 25 января 2018 г. N 80-р, в целях методического обеспечения организации проектной деятельности и формирования функциональной структуры системы управления проектной деятельностью в федеральных органах исполнительной власти и подведомственных им организациях.

1.2. Методические рекомендации содержат перечень процессов и подпроцессов проектной деятельности. Требования и рекомендации к процессам и подпроцессам проектной деятельности и конкретные мероприятия по их выполнению содержатся в нормативных правовых актах, методических рекомендациях, стандартах, а также научных, учебных и иных материалах.

В целях организации проектной деятельности в федеральном органе исполнительной власти рекомендуется обеспечить описание и выполнение процессов и подпроцессов для всех элементов (групп процессов) проектной деятельности.

1.3. Настоящие методические рекомендации содержат перечень процессов и подпроцессов проектной деятельности для следующих элементов (групп процессов) проектной деятельности:

а) стратегическое планирование и управление портфелем проектов;

б) управление проектом¹;

в) принятие решений и организационная поддержка;

г) развитие компетенций и культуры эффективности;

д) управление стимулированием участников проектов.

2. Перечень процессов и подпроцессов элемента "Стратегическое планирование и управление портфелем проектов"

Элемент "Стратегическое планирование и управление портфелем проектов" включает следующие процессы и подпроцессы²:

2.1. Процесс "Идентификация", включающий подпроцессы:

а) ежегодное планирование мероприятий по управлению портфелем проектов (далее - портфель);

б) формирование перечня предложений по проектам (далее - предложения);

в) проверка предложений на соответствие целям, определенным документами стратегического планирования;

г) определение формы реализации предложения как проекта или процесса;

д) устранение дублирования предложений;

е) согласование реестра предложений и отдельных предложений с ведомственным координационным органом (далее - координационный орган).

2.2. Процесс "Экспертиза", включающий подпроцессы:

а) выявление взаимосвязей в портфеле и доработка предложений;

б) экспертиза предложений и оценка их содержания, реализуемости и влияния на цель;

в) планирование портфеля и экспертиза стоимости предложений.

2.3. Процесс "Ранжирование и балансировка", включающий подпроцессы:

а) разработка процесса ранжирования;

б) получение предварительных ограничений по бюджету портфеля;

в) ранжирование портфеля;

г) экспертная оценка результатов ранжирования;

д) балансировка, формирование альтернатив и выбор рекомендуемого сценария портфеля.

2.4. Процесс "Авторизация портфеля", включающий подпроцессы:

а) формирование паспортов проектов (по отобранным предложениям);

б) экспертиза паспортов проектов (по отобранным предложениям);

в) подготовка заседания координационного органа и одобрение портфеля;

г) информирование инициаторов проектов об одобрении портфеля.

2.5. Процесс "Мониторинг портфеля и показателей", включающий подпроцессы:

а) сбор и формирование отчетности, принятие управленческих решений по портфелю;

б) формирование, согласование и принятие решений по запросам на изменение портфеля;

в) формирование годового отчета по портфелю.

3. Перечень процессов и подпроцессов элемента "Управление проектом"

Элемент "Управление проектом" включает следующие процессы и подпроцессы:

3.1. Процесс "Запуск проекта", включающий подпроцессы:

а) определение цели и ключевых результатов проекта, разработка модели достижения показателей;

б) назначение ключевых участников проекта (ролей);

в) проведение совещаний и мероприятий по запуску проекта;

г) разработка модели функционирования результатов;

д) планирование контрольных точек уровня паспорта проекта;

е) определение ресурсов на подготовку и реализацию проекта;

ж) подготовка финансово-экономического обоснования проекта;

з) оценка рисков;

и) формирование паспорта проекта; согласование паспорта проекта с заинтересованными сторонами;

к) утверждение паспорта проекта.

3.2. Процесс "Планирование проекта", включающий подпроцессы:

а) формирование организационной структуры проекта;

б) вовлечение заинтересованных сторон;

в) определение и согласование состава рабочих органов проекта (ресурсного плана);

г) детализация модели достижения показателей;

д) актуализация модели функционирования результатов;

е) детальное планирование контрольных точек;

ж) детализация бюджета проекта на его реализацию;

з) планирование и согласование коммуникаций;

и) планирование обеспечения и контроля качества в проекте;

к) планирование рисков и возможностей;

л) планирование закупок и поставщиков;

м) формирование сводного плана проекта;

н) согласование сводного плана с заинтересованными сторонами;

о) утверждение сводного плана проекта.

3.3. Процесс "Оперативное управление", включающий подпроцессы:

а) назначение участников рабочих органов;

б) организация и проведение совещаний;

в) контроль актуальности модели функционирования результатов и достижения показателей;

г) подтверждение выделения финансового обеспечения проекта;

д) формирование рабочего плана проекта;

е) принятие решений о начале и завершении этапов проекта;

ж) согласование закупок и заключение договоров;

з) принятие решений по минимизации и управлению рисками;

и) развитие и обучение участников рабочих органов;

к) проведение совещаний и мероприятий по обмену знаниями;

л) исполнение плана коммуникаций;

м) обеспечение и контроль качества в проекте;

н) управление созданием и приемка результатов;

о) управление сроками и подтверждение достижения контрольных точек.

3.4. Процесс "Мониторинг и управление изменениями", включающий подпроцессы:

а) мониторинг цели и достижения показателей проекта;

б) мониторинг достижения результатов;

в) мониторинг выполнения бюджета проекта;

г) мониторинг состава и функционирования рабочих органов;

д) мониторинг и контроль мероприятий по закупке;

е) мониторинг выполнения планов коммуникаций;

ж) мониторинг рисков и возможностей;

з) подготовка и согласование запросов на изменения;

и) мониторинг достижения контрольных точек;

к) подготовка и согласование отчета о ходе реализации проекта.

3.5. Процесс "Оценки и иные контрольные мероприятия", включающий подпроцессы:

а) оценка организационной структуры, взаимодействия с заинтересованными сторонами;

б) оценка мониторинга цели и достижения показателей;

в) оценка планирования, достижения и эксплуатации результатов;

г) оценка достижения контрольных точек;

д) оценка управления бюджетом;

е) оценка планирования и мониторинга;

ж) оценка управления изменениями;

з) оценка управления рисками и возможностями;

и) оценка управления ресурсами;

к) оценка управления коммуникациями и информацией;

л) оценка управления качеством;

м) оценка управления закупками.

3.6. Процесс "Завершение", включающий подпроцессы:

а) получение обратной связи от заинтересованных сторон;

б) анализ достижения цели и показателей проекта;

в) анализ достижения результатов проекта;

г) анализ сроков проекта;

д) анализ исполнения бюджета проекта и финансового обеспечения эксплуатации результатов на период после завершения проекта;

е) анализ изменений в проекте;

ж) анализ рисков проекта;

з) анализ закупок и конкурсных процедур;

и) проведение итоговых совещаний;

к) планирование достижения показателей на период после завершения проекта;

л) завершение договоров закупок и поставок;

м) расформирование рабочих органов проекта;

н) формирование итогового отчета;

о) формирование отчета по извлеченным урокам;

п) закрепление ответственности за достижение показателей после завершения проекта;

р) архивирование документации по проекту.

4. Перечень процессов и подпроцессов элемента "Принятие решений и организационная поддержка"

Элемент "Принятие решений и организационная поддержка" включает следующие процессы и подпроцессы:

4.1. Процесс "Организация проектной деятельности, организация и функционирование координационных органов", включающий подпроцессы:

а) организация проектной деятельности (нормативная база);

б) формирование координационного органа;

в) функционирование координационного органа.

4.2. Процесс "Организация и функционирование проектных офисов", включающий подпроцессы:

а) формирование проектного офиса;

б) администрирование проектов;

в) методическое обеспечение проектной деятельности со стороны проектного офиса;

г) координация развития проектной деятельности со стороны проектного офиса;

д) координация формирования и развития автоматизированной информационной системы проектной деятельности;

е) взаимодействие проектных офисов разных уровней (при их наличии);

ж) популяризация проектной деятельности и развитие проектной культуры.

4.3. Процесс "Организация и функционирование проектных комитетов", включающий подпроцессы:

а) формирование проектных комитетов;

б) функционирование проектных комитетов.

4.4. Процесс "Взаимодействие с внешними экспертными и общественными сообществами", включающий подпроцессы:

а) формирование общественно-деловых советов;

б) функционирование общественно-деловых советов;

в) формирование экспертных групп;

г) функционирование экспертных групп.

5. Перечень процессов и подпроцессов элемента "Развитие компетенций и культуры эффективности"

Элемент "Развитие компетенций и культуры эффективности" включает следующие процессы и подпроцессы:

5.1. Процесс "Организация и проведение обучения", включающий подпроцессы:

а) формирование планов и графиков обучения участников проектной деятельности;

б) проведение мероприятий, предусмотренных графиком обучения;

в) подготовка отчета о проведенном обучении.

5.2. Процесс "Оценка уровня квалификации участников проектной деятельности", включающий подпроцессы:

а) проведение оценки уровня квалификации участников проектной деятельности;

б) формирование реестра участников проектной деятельности, подтвердивших уровень квалификации.

5.3. Процесс "Формирование и развитие кадрового резерва участников проектной деятельности", включающий подпроцессы:

а) проведение процедуры отбора кандидатов в кадровый резерв участников проектной деятельности;

б) работа с кадровым резервом участников проектной деятельности;

в) использование кадрового резерва при назначении на проектные роли.

6. Перечень процессов и подпроцессов элемента "Управление стимулированием участников проектов"

Элемент "Управление стимулированием участников проектов" включает следующие процессы и подпроцессы:

6.1. Процесс "Ведение реестра участников проектной деятельности", включающий подпроцесс:

а) учет фактической загрузки участников проектной деятельности.

6.2. Процесс "Планирование и оценка эффективности и результативности участников проектной деятельности", включающий подпроцессы:

а) определение плановых ключевых показателей эффективности участников проектной деятельности;

б) оценка фактически достигнутых значений ключевых показателей эффективности участников проектной деятельности.

6.3. Процесс "Осуществление материального стимулирования", включающий подпроцессы:

а) планирование размера материального стимулирования участников проектной деятельности, включая бюджет на выплату премий;

б) расчет фактического размера материального стимулирования участников проектной деятельности;

в) осуществление материального стимулирования участников проектной деятельности.

6.4. Процесс "Осуществление нематериального стимулирования", включающий подпроцесс:

а) осуществление нематериального стимулирования участников проектной деятельности.

7. Оценка качества организации проектной деятельности в федеральном органе исполнительной власти и подведомственных ему организациях

7.1. Для проверки федеральным органом исполнительной власти выполнения основных мероприятий по организации проектной деятельности рекомендуется использовать контрольный лист (чек-лист), приведенный в приложении.

7.2. По каждому мероприятию указываются сведения о выполнении (выполнено, частично выполнено, не выполнено).

Сведения о выполнении определяются экспертным путем на основе имеющихся документов, описывающих процессы проектной деятельности и (или) подтверждающих их выполнение.

------------------------------

¹ Здесь и далее под проектом понимается как проект, так и программа.

² Процессы и подпроцессы элемента "Стратегическое планирование и управление портфелем проектов" могут осуществляться, планироваться и выполняться по аналогии с порядком, предусмотренным постановлениями Правительства Российской Федерации от 12 октября 2017 г. N 1242 "О разработке, реализации и об оценке эффективности отдельных государственных программ Российской Федерации".

------------------------------