Приложение N 2. Положение о рабочей группе по разработке требований к системам электронного документооборота органов государственной власти

Приложение N 2
к приказу Росархива и Минкомсвязи России
от 1 февраля 2018 г. N 15/33

Положение
о рабочей группе по разработке требований к системам электронного документооборота органов государственной власти

1. Рабочая группа по разработке требований к системам электронного документооборота органов государственной власти (далее - Рабочая группа) является межведомственным органом, образованным в целях реализации подпункта 4 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. N 293.

2. Основными задачами Рабочей группы являются:

2.1. Выработка рекомендаций по развитию системы электронного документооборота органов государственной власти.

2.2. Выработка типовых функциональных требований к системам электронного документооборота органов государственной власти.

2.3. Выработка типовых функциональных требований к организации хранения электронных документов в системах электронного документооборота органов государственной власти.

2.4. Обеспечение регулярного взаимодействия Минкомсвязи России и Росархива с экспертным сообществом в сфере электронного документооборота.

2.5. Разработка предложений по вопросам:

- формирования единых стандартов создания электронных документов, их регистрации, управления электронными документами, организации хранения и доступа к электронным документам в системе электронного документооборота органа государственной власти, а также последующей передачи электронных документов в архив органа государственной власти или уничтожения;

- определения процедур обеспечения аутентичности, достоверности, целостности и пригодности для использования электронных документов в системе электронного документооборота органов государственной власти;

- формирования правовых основ развития электронного документооборота и хранения электронных документов.

2.6. Проработка технических, технологических и методологических мер по организации передачи электронных документов на хранение в государственный архив на долговременное или постоянное хранение.

3. В рамках реализации возложенных задач Рабочая группа имеет право:

3.1. Рассматривать предложения органов государственной власти, по вопросам, отнесенным к компетенции Рабочей группы.

3.2. Организовывать взаимодействие по вопросам компетенции Рабочей группы с заинтересованными федеральными органами государственной власти, научными и образовательными учреждениями, организациями и гражданами, в том числе запрашивать у них в установленном порядке информацию по вопросам, относящимся к компетенции Рабочей группы.

3.3. Принимать в пределах своей компетенции решения, рассматриваемые в качестве рекомендательных Минкомсвязью России, Федеральным архивным агентством и другими органами власти Российской Федерации.

3.4. Привлекать при необходимости экспертов и консультантов для проработки вопросов, вносимых на рассмотрение Рабочей группы.

4. Заседания Рабочей группы:

- организуются секретарем Рабочей группы;

- проводятся в очной форме;

- по решению Председателя Рабочей группы может быть проведено заочное заседание

- сопровождаются сбором секретарем Рабочей группы предложений и мнений членов рабочей группы и заключений приглашенных экспертов перед заседаниями;

- сопровождаются обсуждением результатов заседаний по электронной почте;

- поддерживаются информационной рассылкой членам Рабочей группы о результатах рассмотрения принятых рекомендаций Рабочей группы.

Решения рабочей группы оформляются протоколами заседаний. Протокол заседания Рабочей группы подписывается председателем (при отсутствии председателя, подписывается его заместителем).

Решения принимаются на заседаниях Рабочей группы, а также путем проведения заочного голосования.

Решения принимаются открытым голосованием простым большинством голосов. При равенстве голосов председатель Рабочей группы имеет право решающего голоса.

5. Председателем Рабочей группы является заместитель руководителя Федерального архивного агентства.

Председатель Рабочей группы:

- осуществляет общее руководство деятельностью Рабочей группы;

- распределяет обязанности между членами Рабочей группы;

- утверждает план работы Рабочей группы (на основе предложений членов Рабочей группы), регламент работы Рабочей группы, повестку дня заседания Рабочей группы;

Председатель Рабочей группы имеет одного заместителя.

6. Заместитель председателя Рабочей группы исполняет функции председателя Рабочей группы в случае его отсутствия или по поручению председателя Рабочей группы.

7. Секретарь Рабочей группы:

- обеспечивает актуальность контактной информации членов Рабочей группы;

- осуществляет организацию работы по подготовке заседаний Рабочей группы, подготавливает повестку дня заседания Рабочей группы и формирует по согласованию с председателем Рабочей группы список приглашенных на заседание лиц;

- обеспечивает подготовку плана работы Рабочей группы, осуществляет сбор материалов по вопросам, подлежащим рассмотрению на заседании Рабочей группы;

- не позже чем за 15 рабочих дней до заседания информирует членов Рабочей группы и лиц, приглашенных на заседание, о предлагаемой повестке дня заседания, дате, месте и времени его проведения;

- проводит сбор и структурирование материалов, необходимых для подготовки заседания Рабочей группы, представленных в Рабочую группу заинтересованными членами Рабочей группы, к компетенции которых относятся вопросы повестки дня, не позднее 10 рабочих дней до дня проведения заседания Рабочей группы;

- согласовывает с председателем Рабочей группы окончательную повестку дня и список материалов для рассылки членам Рабочей группы;

- рассылает повестку дня и материалы заседания Рабочей группы за 5 рабочих дней до назначенной даты заседания;

- ведет протокол заседания Рабочей группы;

- направляет копии протокола заседания Рабочей группы ее членам в течение 7 рабочих дней с момента его подписания;

- докладывает председателю Рабочей группы о деятельности Рабочей группы;

- выполняет иные обязанности по поручению председателя Рабочей группы или его заместителя.

8. В отсутствие секретаря Рабочей группы его полномочия выполняет другой член Рабочей группы по решению председателя Рабочей группы.

9. Члены Рабочей группы:

- присутствуют на заседаниях Рабочей группы, а при невозможности присутствовать на заседании Рабочей группы заблаговременно извещают об этом секретаря Рабочей группы;

- вносят председателю Рабочей группы предложения по плану работы Рабочей группы, повестке дня заседаний Рабочей группы и порядку обсуждения вопросов на заседаниях Рабочей группы;

- представляют секретарю Рабочей группы материалы по вопросам, подлежащим рассмотрению на заседании Рабочей группы, а также проекты решений заседаний Рабочей группы;

- предлагают кандидатуры представителей заинтересованных федеральных органов государственной власти и организаций, не входящих в состав Рабочей группы, а также независимых экспертов и иных заинтересованных лиц для участия в расширенном заседании Рабочей группы;

- участвуют в обсуждении рассматриваемых Рабочей группы вопросов и выработке по ним решений;

- направляют по запросу секретаря Рабочей группы и по своему решению в случае необходимости секретарю Рабочей группы свое мнение по вопросам повестки дня заседания Рабочей группы или по вопросам результатов заседания Рабочей группы в письменной форме.

10. Член Рабочей группы в случае его отсутствия на заседании вправе изложить свое мнение по рассматриваемым вопросам в письменной форме, которое оглашается на заседании.

11. Заседание Рабочей группы проводятся в соответствии с планом его работы.

В случае возникновения вопросов, требующих оперативного рассмотрения, проводятся внеочередные заседания Рабочей группы.

Заседание Рабочей группы проводит председатель Рабочей группы, а в его отсутствие заместитель председателя Рабочей группы.

12. Основная модель заседания Рабочей группы - модерируемая председателем Рабочей группы дискуссия, направленная на сбор мнений и выработку консенсусных рекомендаций.

13. На заседания Рабочей группы могут приглашаться лица, не входящие в состав Рабочей группы, по согласованию с председателем Рабочей группы.

14. Организационно-техническое и информационно-аналитическое обеспечение деятельности Рабочей группы осуществляется сотрудниками структурных подразделений Росархива и секретарем Рабочей группы.