Раздел IV. Особенности заключения договоров на прием в архив и использование объектов авторского права и смежных прав

Раздел IV. Особенности заключения договоров на прием в архив и использование объектов авторского права и смежных прав

4.1. Оформление передачи в архивы документов, в отношении которых действуют авторское право и смежные права

Интеллектуальные права не зависят от права собственности и иных вещных прав на материальный носитель (вещь), в котором выражены соответствующие объекты авторского права и смежных прав⁹⁶. Из этого следует, что переход права собственности на вещь, как правило, не влечет переход или предоставление исключительных прав на выраженный в нем объект авторского или смежных прав⁹⁷.

Соответственно, передача в архив документов как материальных носителей не означает одновременную передачу прав на выраженные в них объекты авторского права и смежных прав.

Документы - объекты авторского права и смежных прав могут поступать в архив как от физических лиц (авторов-создателей произведений, (исполнителей и др.), их наследников, а также иных лиц (например, коллекционеров) (в составе фондов личного происхождения), так и от организаций (редакций, издательств, научно-производственных объединений, творческих союзов, киностудий, театров, концертных, научно-исследовательских учреждений, учебных заведений и др.). Такие документы также создаются в результате инициативного документирования, осуществляемого самим архивом.

Рекомендуется именно при организации приема документов в архив оговаривать условия дальнейшего использования объектов авторского и смежных прав.

Если эти условия не были специально оговорены в договоре, то дальнейшее использование в архивах документов, в отношении которых действуют авторское право и смежные права, до истечения срока действия исключительного права на произведения может осуществляется только в пределах предусмотренных законодательством случаев свободного использования (см. Раздел 5 настоящих Методических рекомендаций). Для осуществления других форм и видов использования в каждом конкретном случае необходимо будет получать письменное разрешение от правообладателя.

Документы как материальные объекты могут приниматься в архив на следующих основаниях:

1) на основании требований закона⁹⁸, без оформления договора.

Так, государственные органы и органы местного самоуправления, государственные и муниципальные организации, являющиеся источниками комплектования государственного (муниципального) архива передают свои документы, отнесенные к составу Архивного фонда Российской Федерации, в обязательном порядке, без заключения договора.

Не оформляется договором и комплектование архива обязательными бесплатными экземплярами документов.

2) на основании договора, заключенного между собственником документов (уполномоченным им лицом) и архивом, подразумевающего передачу документов в федеральную собственность, собственность субъекта Российской Федерации или собственность муниципального образования (в оперативное управление государственного (муниципального) архива). Это могут быть такие виды договоров, как договор дарения (пожертвования) или договор купли-продажи, такие обязательства могут быть зафиксированы и в рамочных договорах⁹⁹, предполагающих многократную передачу документов от источника комплектования.

3) Документы могут передаваться в архив на основании решения суда, а также по завещанию¹⁰⁰.

4) Документы могут также храниться в архиве на основании договора хранения (не предполагающего передачу права собственности на документы архиву) между собственником документов (иным лицом, обладающим необходимыми полномочиями) или уполномоченным им лицом и архивом.

Распоряжаться документами, в том числе передавать их на постоянное хранение в архив, могут только собственники или иные лица, обладающие необходимыми полномочиями в отношении таких документов (как материальных объектов). Важно понимать, что данные лица (юридические или физические) могут при этом не обладать исключительными правами на произведение (или другой объект авторского и смежных прав). Разрешение авторов и иных правообладателей исключительных прав на передачу документов на постоянное или временное хранение в государственный или муниципальный архив в данном случае не требуется.

Информация об архивных документах включается в описи дел, документов. В заголовке единицы хранения указывается автор (исполнитель, режиссер и т.д.)¹⁰¹ (что важно для организации дальнейшего использования объектов авторского права). В графе "примечания" могут оговариваться условия доступа к единицам хранения (единицам учета) и их использования¹⁰²; там же можно указывать информацию о том, кто обладает исключительными правами на произведения (если это не организация-фондообразователь).

4.2. Определение условий использования объектов авторского права и смежных прав в договорах

Определять условия использования объектов авторского права и смежных прав, а также полностью передавать исключительные права на их использование могут только их авторы и иные правообладатели.

Эти условия могут быть зафиксированы в договорах дарения или купли-продажи, заключаемых при приеме документов на хранение в архив, или в отдельных договорах - договорах об отчуждении исключительного права на произведение и лицензионных договорах о предоставлении права использования произведения.

В свою очередь, архив может осуществлять использование документов, в отношении которых действуют авторское право и смежные права, а также определять условия использования архивных документов другими пользователями только в рамках правомочий, которыми он обладает.

Договор об отчуждении исключительного права на произведение

Исключительное право на использование произведения может быть передано архиву в полном объеме автором или иным правообладателем по договору об отчуждении исключительного права¹⁰³. Договор об отчуждении исключительного права не подлежит государственной регистрации (за исключением случаев, когда в отношении самих произведений осуществлялась регистрация).

Условия договора об отчуждении исключительного права на произведение могут быть включены в договор дарения документов, например, со следующей формулировкой предмета договора: "Даритель безвозмездно передает в собственность Российской Федерации документы личного происхождения (далее - документы), а Архив принимает документы на постоянное хранение по акту приема-передачи. Даритель безвозмездно передает принадлежащее ему исключительное право на документы личного происхождения как результат интеллектуальной деятельности в полном объеме Архиву".

Для передачи документов в архив автором или иным правообладателем без ограничений использования рекомендуется разработать специальную форму договора дарения, включающую все необходимые условия как о дарении документов, так и об отчуждении исключительных прав на содержащиеся в них произведения, в том числе четкую формулировку о передаче исключительного права на произведения в полном объеме.

В договоре об отчуждении исключительного права нет необходимости уточнять все возможные формы использования (например, что документы могут быть оцифрованы, включены в полнотекстовые базы данных и размещены в сети Интернет), так как после отчуждения исключительных прав полным объемом правомочий обладает новый правообладатель.

При этом использование объектов авторского права и смежных прав архивами осуществляется на основании законодательства, в пределах, определенных уставными документами архива.

Лицензионный договор о предоставлении права использования произведения

Если автор или иной правообладатель желает установить какие-либо ограничения на использование передаваемых в архив документов, в договор дарения документов включаются условия лицензионного договора или заключается отдельный лицензионный договор о предоставлении права использования произведения.

В соответствии со статьей 1285 ГК РФ по лицензионному договору одна сторона - автор или иной правообладатель (лицензиар) предоставляет либо обязуется предоставить другой стороне (лицензиату) право использования данного произведения в установленных договором пределах¹⁰⁴. Государственной регистрации лицензионный договор не подлежит (за исключением случаев, когда в отношении самих объектов авторского и смежных прав предусмотрена обязательная государственная регистрация).

Использование объектов авторского права и смежных прав архивами возможно только в пределах, установленных заключенными договорами, в рамках уставной деятельности архива, в соответствии с законодательством Российской Федерации.

В случае комплектования архива фондами личного происхождения ограничения на использование объектов авторского и смежных прав сначала могут оговариваться в заявлении, а потом уже фиксируются в договоре или соглашении.

При заключении договора на использование объектов авторского и смежных прав архив должен удостовериться, что другая сторона обладает соответствующими правами¹⁰⁵. При отсутствии возможности выяснения этой информации рекомендуется включать в договор положения примерно следующего содержания:

"Лицензиар гарантирует наличие у него необходимых прав в достаточном объеме для заключения настоящего Договора. Права, передаваемые по настоящему Договору, в том объеме, который согласован Сторонами, свободны от требования и иных притязаний со стороны третьих лиц, не находятся под арестом, залогом, не имеют иных ограничений.

В случае возникновения претензий со стороны возможных правообладателей и иных лиц по поводу использования Произведения, Лицензиар разрешает их самостоятельно и за свой счет, не привлекая Лицензиата. А в случае, если такие расходы понесет Лицензиат, Лицензиар обязуется возместить их в полном объеме".

Оговорим, что включение таких положений в договор не является гарантией невозникновения спорных ситуаций в дальнейшем, но будет урегулирован порядок возмещения возможных расходов архива, связанных с таким риском, лицом, с которым был заключен договор.

В лицензионном договоре следует указывать территорию, на которой допускается использование произведения. Если территория не указана, лицензиат вправе осуществлять их использование в Российской Федерации (но не за рубежом)¹⁰⁶.

Если произведение планируется к размещению в Интернете, то в договоре необходимо указать "территория - весь мир".

Лицензионный договор может предусматривать предоставление лицензиату:

1) простой (неисключительной) лицензии) - т.е. права использования произведения с сохранением за лицензиаром права выдачи лицензий другим лицам;

2) исключительной лицензии - т.е. права использования произведения без сохранения за лицензиаром права выдачи лицензий другим лицам¹⁰⁷.

При этом если в договоре не указано, что предоставленная лицензия является исключительной, то лицензия по умолчанию считается простой (неисключительной).

Следует учитывать, что в отношении различных способов использования произведения в договоре могут содержаться различные условия¹⁰⁸.

Договор считается заключенным, если между сторонами достигнуто соглашение по всем существенным условиям договора, а сам договор составлен в надлежащей форме¹⁰⁹.

Существенными условия лицензионного договора являются следующие:

- предмет договора (указание на произведение, право использования которого предоставляется по договору);

- способы использования произведения¹¹⁰.

Способы использования произведений (независимо от того, совершаются ли они в целях извлечения прибыли или нет) перечислены в пункте 2 статьи 1270 ГК РФ. Перечень действий, признаваемых использованием произведения, не является исчерпывающим. В договоре можно изменять формулировку способов использования произведения по желанию сторон. В таком случае рекомендуется определять в тексте договора, какие именно способы использования подразумеваются под той или иной формулировкой (например, "размещение на сайте" включает воспроизведение и доведение до всеобщего сведения).

В договор может быть включена, к примеру, следующая формулировка: "Лицензиат (Архив) имеет право использовать Произведение в соответствии со своими уставными целями следующими способами: ..."

При определении условий использования объектов авторского и смежных прав в договоре следует учитывать, что в нем целесообразно указывать, во-первых, разрешительные позиции, и только во-вторых, ограничительные. Ограничения и запреты уже установлены частью 4 ГК РФ. Также необходимо иметь в виду, что отсутствие запрета на использование определенным способом в положениях договора не является разрешением на такое использование.

Правообладатель (Лицензиар) может установить ограничения на доступ к таким документам и их использование. Но при этом должна обязательно присутствовать "разрешительная часть" договора, которая закрепляет допустимые формы использования.

Например: "Запрещается размещать копии документов в сети Интернет. Использование в других целях и формах разрешается без ограничений".

Правообладатель (Лицензиар) также вправе определить условия использования произведения.

Например: "Публикация документов разрешается при условии предварительного уведомления об этом Лицензиара".

Важно учитывать, что договор - это соглашение между его сторонами. Поэтому все обязательства за соблюдение условий договора несут именно его стороны, а не третьи лица.

Лицензиат и лицензиар, определяя условия лицензионного договора, не вправе возлагать на кого-либо, не являющегося стороной такого договора, (например, на пользователей) ответственность за нарушение авторских прав. Такая ответственность наступает в случаях и в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации, но не договором. Вместо этого уместно использовать формулировку: "Лицензиат не несет ответственности за несоблюдение третьими лицами законодательства Российской Федерации, в том числе законодательства в области интеллектуальной собственности".

Необходимо отметить также, что установление ограничений должно сопровождаться четким описанием всей процедуры их выполнения (порядка исполнения). Так, если автор просит уведомлять его при каждом использовании произведений, он должен указать, каким образом необходимо осуществлять такое уведомление, по какому телефону, адресу можно с ним связаться, в каком случае уведомление считается направленным надлежащим образом, как поступать в случае, если контактные данные недействительны, или в случае смерти данного лица, и т.д.

Если такие условия не были конкретизированы в договоре (предположим, в нем было только указано "о каждом использовании уведомлять меня"), то архив может обеспечить выполнение условий договора, отправив письменное уведомление по указанному в договоре адресу, или уведомив автора иным способом, позволяющим документально подтвердить отправку уведомления, (например, заказным письмом с обратным уведомлением; менее надежным способом является уведомление по факсу, телеграммой или телефонограммой).

При этом письменное уведомление считается доставленным, если: 1) оно было направлено по адресу его регистрации или указанному им в договоре; 2) адресат не явился в отделение связи и не получил соответствующее письмо с уведомлением о вручении; 3) письмо возвращено отправителю по истечении срока хранения¹¹¹.

Если известен факт смерти данного лица, то архив может считать себя свободным от выполнения условий по уведомлению об использовании (если в договоре не было указано, кого необходимо уведомлять в случае смерти лица, или даны другие указания).

Обязанность архива об уведомлении автора (другого правообладателя) об использовании документов путем направления отчетов возникает при заключении договора на основании прямого указания закона¹¹², если договором не предусмотрено иное. В случае, когда в договоре отсутствуют условия о сроке и порядке предоставления таких отчетов, отчеты должны предоставляться по требованию лицензиара¹¹³.

При заключении договора следует заранее избегать невыполнимых условий. Так, недействительным будет требование "Ограничить доступ к документам лиц, имеющих отношение к МВД и РУВД". Архив не вправе ограничивать доступ пользователей к любым объектам авторского права. Более того, архив не имеет возможности проверить, какое "отношение" имеет тот или иной пользователь к указанным органам. Кроме того, статья 1278 ГК РФ закрепляет возможность без согласия автора или иного правообладателя и без выплаты вознаграждения воспроизведение произведения для осуществления производства по делу об административном правонарушении, для производства дознания, предварительного следствия или осуществления судопроизводства в объеме, оправданном этой целью¹¹⁴.

В лицензионном договоре также целесообразно указывать срок его действия. Это может быть как весь срок действия исключительного права на произведение, так и другой (с возможностью выбрать количество лет). Срок действия лицензионного договора не может превышать срок действия исключительного права. По окончании срока действия исключительного права (см. Приложение 1 к настоящим Методическим рекомендациям) произведение переходит в общественное достояние.

Неуказание срока действия лицензионного договора не делает договор недействительным, но в таком случае договор считается заключенным на 5 лет¹¹⁵.

Например, договор может содержать следующее положение: "Лицензиар передает Лицензиату (Архиву) права использования на неисключительной основе (неисключительная лицензия) Произведения на условиях настоящего Договора на весь срок действия исключительного права на Произведение на территории всего мира".

Лицензионный договор, заключенный с конкретным правообладателем, продолжает действовать даже в том случае, если исключительное право на произведение переходит к другому правообладателю.

Лицензионный договор может быть как возмездным, так и безвозмездным. Безвозмездность лицензионного договора должна быть четко отражена в лицензионном договоре, иначе он будет считаться возмездным¹¹⁶. В возмездном лицензионном договоре должен быть указан размер вознаграждения за использование произведения или порядок исчисления такого вознаграждения¹¹⁷. В случае, если в договоре прямо не указано, что он безвозмездный, но при этом сторонами не определен размер вознаграждения или порядок его определения, договор будет считаться незаключенным¹¹⁸.

Грамотно составленный договор поможет архивам и самим правообладателям выстраивать на оговоренных в нем условиях отношения, связанные с дальнейшим использованием объектов авторского и смежных прав.

Особенности заключения рамочных договоров

При заключении с организацией-источником комплектования рамочного договора (договора, предусматривающего неоднократную передачу документов) в таком договоре указываются общие условия сотрудничества, а все существенные условия передачи и использования объектов авторского права или смежных прав конкретизируются в дополнительных соглашениях к такому договору. К дополнительному соглашению прилагается акт приема-передачи документов. Такое дополнительное соглашение должно содержать все существенные условия лицензионного договора или договора отчуждения¹¹⁹.

Если в фондах организации оказались единичные документы или комплексы документов, исключительными правами на использование которых организация не обладает, это можно оговорить в сопроводительном письме при передаче документов на хранение (с четким указанием названий документов, их авторов или других правообладателей исключительных прав на произведения). Соответствующую информацию целесообразно доводить до сведения представителей организации-фондообразователя.

Оформление лицензионных (сублицензионных) договоров между архивами и пользователями

Архив может заключать лицензионные (сублицензионные) договоры с пользователями в следующих случаях:

- если такое право предоставлено ему на основе лицензионного договора с правообладателем исключительных прав на произведение;

- если ранее архивом был заключен договор с правообладателем об отчуждении в пользу архива исключительных прав на произведение;

- если предметом договора является использование служебного произведения, права на которое принадлежат архиву;

- если права на произведение принадлежат Российской Федерации (соответствующему субъекту Российской Федерации, муниципальному образованию), а документы, содержащие данное произведение, находятся на постоянном хранении в архиве.

При подготовке лицензионных (сублицензионных) договоров, в которых архив выступает лицензиаром, необходимо учитывать все приведенные выше рекомендации по составлению такого вида договоров. Целесообразно наиболее подробно согласовывать формы и порядок использования произведений, положения об ответственности лицензиата в случае нарушения им условий договора и порядок взыскания неустойки.

При заключении договоров архивами и в качестве лицензиара, и в качестве лицензиата, обязательным является выполнение требований законодательства, в том числе и к отдельным видам сделок (например, к сделкам с заинтересованностью или крупным сделкам), нормативных актов Федерального архивного агентства, положений устава, на основании которого действует архив. В случаях, предусмотренных такими требованиями, заключение сделки необходимо согласовывать с учредителем.

Действие договоров, заключенных до 1 января 2008 г.

При организации работы с объектами авторского и смежных прав, договоры с правообладателями исключительных прав на которые были заключены до 1 января 2008 года, следует учитывать, что если они содержат положения, противоречащие действующему законодательству, данные положения будут считаться недействительными. Так, не могут быть ограничены автором (или иным правообладателем) формы свободного использования произведений архивами, предусмотренные ст. 1275, а также другими статьями ГК РФ.

В то же время положения ГК РФ о порядке заключения и форме договоров, а также об их государственной регистрации применяются только к договорам, заключенным после введения в действие части четвертой ГК РФ¹²⁰. Поэтому если возникают сомнения в легитимности заключенного договора, необходимо обращаться к ранее действовавшему законодательству¹²¹.